การประชุมเป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจร่วมกัน ซึ่งฝ่ายบริหารเชิญ การอภิปรายปัญหาให้เสร็จในเวลาที่เหมาะสมจะสอนผู้คนให้ค้นหาแนวทางแก้ไข วินัยที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว และในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้พวกเขา

§หนึ่ง. ประชุมเป็นองค์กรประเภทสื่อสารธุรกิจของกลุ่ม

การประชุมทางธุรกิจ (การประชุม)- การสื่อสารด้วยปากเปล่าของกลุ่มคน (กลุ่ม) การสื่อสารประเภทนี้ผสมผสานประเภทต่าง ๆ เข้าด้วยกัน: บทพูดคนเดียว (คำปราศรัยเบื้องต้นและปิดโดยผู้ดำเนินรายการ, สุนทรพจน์โดยผู้เข้าร่วม, รายงาน), การสนทนา (การแลกเปลี่ยนข้อมูล, การส่งเสริมและการอภิปรายแนวคิดในระหว่างการระดมสมอง), การอภิปราย

ประสิทธิผลของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดงาน - อยู่ที่ทักษะการพูดและความสามารถในการบริหารจัดการ บ่อยครั้งที่ผู้นำเป็นผู้นำการประชุมเอง

งานหลักต่อไปนี้ของการประชุมทางธุรกิจมีความโดดเด่น:

1) ค้นหาวิเคราะห์สถานะของกิจการ (วิธีการดำเนินการตามแผนสิ่งที่เกิดขึ้นในทีม ... ); แลกเปลี่ยนข้อมูลในประเด็นภายใต้การอภิปราย ประสานความพยายาม และสรุปผลขององค์กร งานเหล่านี้สอดคล้องกับประเภทการรวบรวมข้อมูล

2) แจ้งทีมงานเกี่ยวกับการค้นหาการแก้ปัญหา ประสบการณ์ใหม่ๆ และความเป็นไปได้ในการดำเนินการ เพื่อโน้มน้าวพนักงานให้ทราบถึงความถูกต้องของนโยบายเศรษฐกิจที่กำลังดำเนินอยู่ เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ ควรมีการประชุมชี้แจงหรือการบรรยายสรุปการประชุม

3) หาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน ผลิต รวบรวมความคิด นี่คือการประชุมประเภทหนึ่ง - เป็นปัญหาหรือ "ระดมความคิด"

4) เลือกและตัดสินใจอย่างสร้างสรรค์ นี่คืองานของการประชุม - ผู้มีอำนาจตัดสินใจ

5) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีความรู้ที่จำเป็น พัฒนาทักษะของพวกเขา ประเภทนี้เรียกว่าการประชุมหรือการประชุมฝึกอบรม

หากผู้นำสนใจติดต่อกับทีมอย่างต่อเนื่อง เขาจะจัดการประชุมเป็นประจำ ตามความถี่ของการประชุมอาจเป็นครั้งเดียวและเป็นระยะ

§2. ขั้นตอนการจัดเตรียมและจัดประชุม

การประชุมคือการสื่อสารกลุ่มที่มีการจัดการ จัดระเบียบ ความสำเร็จ 90% ขึ้นอยู่กับการเตรียมการ การไตร่ตรององค์ประกอบโครงสร้างของขั้นตอนการสื่อสาร การประเมินที่ตามมาและการประเมินตนเอง

การเตรียมการประชุมเริ่มต้นด้วยการกำหนดความต้องการ ขอแนะนำให้ใช้ประเภทงานที่ซับซ้อนนี้หากไม่มีทางเลือกอื่น เช่น การสนทนา การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง การเชื่อมโยงกับการประชุมอื่นๆ หลังจากตัดสินใจจัดกระบวนการอภิปรายร่วมกัน หัวข้อและวัตถุประสงค์ของกระบวนการจะมีความชัดเจน โดยการเน้นและจัดกลุ่มปัญหา วาระการประชุมได้รับการพัฒนา การเลือกลำดับการพิจารณาคำถาม เริ่มจากเหตุผลทางจิตวิทยา รายการที่ "ยาก" ที่สุดที่ต้องมีการอภิปรายและอธิบายเพิ่มเติมจะดีที่สุดในครั้งที่สามของการประชุมเมื่อประสิทธิภาพทางร่างกายและจิตใจของกลุ่มมาถึงจุดสูงสุด ปัญหาปัจจุบันหรือเร่งด่วนที่ไม่ต้องใช้เวลามากสามารถแก้ไขได้ก่อน และรายการ "ง่าย" ที่สุดหรือสิ่งที่น่าสนใจที่สุดสามารถทิ้งไว้ในตอนท้ายได้

โดยทั่วไป จำเป็นต้องเตรียมร่างคำตัดสิน โดยอาจเรียกประชุมคณะกรรมการเพื่อจุดประสงค์นี้ มักประกอบด้วย "แบบสอบถาม" สำหรับแต่ละรายการซึ่งผู้เข้าร่วมจะให้คำตอบเฉพาะในระหว่างการประชุม

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดองค์ประกอบเชิงปริมาณและคุณภาพของผู้ชม และเตรียมผู้เข้าร่วม

ไม่จำเป็นต้องเชิญหัวหน้าทุกแผนกมาประชุมทุกครั้ง เจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจมากที่สุดในปัญหาภายใต้การสนทนามักจะเกี่ยวข้อง จำเป็นต้องพิจารณาว่าผู้สื่อสารเป็นตัวแทนของความคิดเห็นที่หลากหลายหรือจัดตั้งกลุ่มที่เหนียวแน่นด้วยมุมมองเดียวกัน ด้วยจำนวนผู้เข้าร่วม การประชุมจะแคบลง (สูงสุด 5 คน) ขยายเวลา (สูงสุด 20 คน) และตัวแทน (มากกว่า 20 คน) กลุ่มเล็กมีความเหนียวแน่น มีประสิทธิผลสูง แต่เป็นการยากที่จะเริ่มการสนทนาในกลุ่ม มีความเสี่ยงในการตัดสินใจที่ไม่น่าเชื่อถือ ตามกฎแล้วผู้ยิ่งใหญ่ทำการตัดสินใจที่ได้รับการพิจารณาอย่างดีจากหลายมุมมอง แต่เป็นการยากที่จะได้รับฉันทามติในตัวพวกเขา จำเป็นต้องมีการควบคุมที่เพิ่มขึ้น มีอันตรายจากการเกิดขึ้นของกลุ่ม แรงกดดันต่อ " ผู้ก่อวินาศกรรม" จำนวนผู้เข้าร่วมในอุดมคติสำหรับการประชุมทางธุรกิจภายในคือตั้งแต่ 6 ถึง 9 คน พนักงานทุกคนต้องทำความคุ้นเคยกับหัวข้อ วัตถุประสงค์ วาระการประชุม และเอกสารและเอกสารที่จำเป็นล่วงหน้า

เวลาที่ดีที่สุดในการจัดประชุมตามการวิจัยตามหลักสรีรศาสตร์คือช่วงสายในช่วงเช้า (11:00 น. วันพุธหรือวันพฤหัสบดี) มีการกำหนดวันเฉพาะในสัปดาห์ไว้สำหรับการประชุมปกติ

ตามกฎแล้วสถานที่คือสำนักงานของหัวหน้าองค์กร อย่างไรก็ตาม เป็นการดีกว่าที่จะจัดการประชุมในห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษ ต้องมีเสียงที่ดี ฉนวนกันเสียง การระบายอากาศ อุณหภูมิอากาศปกติ (+19°C) เฟอร์นิเจอร์ทำงานที่สะดวกสบาย การจัดเรียงผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุดอยู่ที่ระยะแขนจากกันและกันที่โต๊ะสี่เหลี่ยมคางหมู

ระยะเวลาที่เหมาะสมของกิจกรรมจิตร่วมกันของคนจำนวนมากคือ 40-45 นาที หากสถานการณ์ของคดีต้องการเวลามากกว่านี้ หลังจาก 40 นาที จะมีการประกาศให้พักสิบนาที กฎกำหนดไว้เมื่อเริ่มการประชุม โดยปกติ พิธีกรกล่าวเปิดและปิด เช่นเดียวกับสุนทรพจน์ทั้งหมดจะมีกำหนดไว้ 10 นาที ในการกล่าวเปิดงาน มีความจำเป็นต้องเน้นย้ำถึงปัญหาที่อภิปรายอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมอย่างยิ่งโดยสังเขป และดึงความสนใจของผู้ที่อยู่ในที่ประชุมไปยังเป้าหมายสูงสุดของการประชุมอีกครั้ง เพื่อสร้างแรงกระตุ้นสำหรับการอภิปราย เราสามารถเน้นความสำคัญเชิงปฏิบัติของคำถามและกำหนดงานเฉพาะจำนวนหนึ่งสำหรับผู้ฟัง ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับประธานการประชุมคือการไม่กำหนดตำแหน่งของตนกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ตั้งแต่เริ่มต้น ตำแหน่งนี้ให้น้ำหนักเป็นพิเศษกับคำพูดของผู้จัดการ และพนักงานที่มีความคิดเห็นตรงกันข้ามอาจไม่กล้าแสดงออกเพื่อไม่ให้ขัดแย้งกับเจ้าหน้าที่ เราต้องพยายามใช้ตำแหน่งที่เป็นกลางแสดงความคิดเห็นของเราจากบุคคลที่สามหรือกำหนดเป็นคำถาม เป็นการเหมาะสมที่จะเริ่มการประชุมที่จริงจังที่สุดด้วยคำพูดที่น่าสนใจอย่างไม่คาดคิดและแม้แต่เรื่องตลก จะมีประสิทธิภาพมากหากวลี ความคิดที่เปิดการประชุม ถูกนำมาใช้ในตอนท้าย ในการกล่าวปราศรัย โฮสต์เรียกผู้เข้าร่วมโดยใช้ชื่อจริง - ถ้าเป็นไปได้ ให้เน้นที่ประสบการณ์และความสามารถของพวกเขาในประเด็นที่เกี่ยวข้อง ประธานควรเอาใจใส่อย่างยิ่งไม่เพียงแต่แก่นแท้ของคำพูดเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงว่าแต่ละคนเข้ากับโครงสร้างโดยรวมอย่างไร ทำงานอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ มันนำไปสู่ด้านข้างหรือไม่ ผู้จัดงานปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ ในระหว่างและหลังจากพิจารณาปัญหาแต่ละข้อจะสรุปผลการปฏิบัติงานโดยสังเขป สิ่งนี้ทำให้เป็นไปได้เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผู้ที่อยู่ในปัจจุบันเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่เป็นเดิมพัน ว่ามีความคืบหน้าบางอย่างในระหว่างการอภิปราย หากผู้พูดเกินขอบเขตของคำถาม ให้หยุดเขาอย่างมีชั้นเชิง การประเมินข้อเสนออย่างมีวิจารณญาณจะได้รับทันทีหลังจากการปราศรัย หรือหากใช้วิธีระดมความคิด หลังจากแสดงความคิดเห็นทั้งหมดแล้ว

ขั้นตอนต่อไปของการประชุมคือการตัดสินใจ ร่างการตัดสินใจที่เตรียมไว้ล่วงหน้าจะถูกอ่านออกมา และผู้เข้าร่วมประชุมจะปรับเปลี่ยนตามผลการลงคะแนนของตนเอง หลังจากมีการตัดสินใจแล้ว บุคคลที่ใช้การบังคับและการควบคุมจะถูกกำหนด

เมื่อสิ้นสุดการประชุม ผู้นำสามารถเรียกร้องให้ทุกคนดำเนินการตามแผน โปรแกรม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่พวกเขามาถึงในท้ายที่สุด สรุปการอภิปรายสั้น ๆ ยกย่องความคิดที่ประสบความสำเร็จ ผลการดำเนินงาน; ขอบคุณทุกคนสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผล

นักวิจัยด้านการประชุมภาษาอังกฤษ Elan Barker เชื่ออย่างถูกต้องว่าการวิเคราะห์การอภิปรายอย่างต่อเนื่องอย่างต่อเนื่องจะนำไปสู่ผลกำไร การประเมินควรมีวัตถุประสงค์ กำหนดโดยทั้งกลุ่มในการประชุมแยกต่างหาก นอกการประชุม คุณสามารถขอให้ผู้เข้าร่วมกรอกแบบสอบถามโดยใช้สเกลเลื่อนที่เรียกว่าคำตอบ: (ไม่ใช่) 1 2 3 4 5 6 (ใช่):

การประชุมจำเป็นหรือไม่?

จุดประสงค์ชัดเจนหรือไม่?

ตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่

คุณเห็นด้วยหรือไม่ว่าระยะเวลาและระยะเวลาสะดวก?

คุณพอใจกับสถานที่หรือไม่?

คุณได้รับวาระและเอกสารตรงเวลาหรือไม่?

มีการกำหนดวาระการประชุมทั้งหมดหรือไม่?

คนเหล่านั้นมีความสามารถหรือไม่?

ประธานได้ใช้การควบคุมที่เหมาะสมหรือไม่?

คุณพอใจกับกระบวนการตัดสินใจหรือไม่?

การวิเคราะห์แอสเซมบลีสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีผู้เชี่ยวชาญอิสระเข้ามาเกี่ยวข้อง เขาจะสามารถประเมินได้อย่างเป็นกลางว่าอะไรเป็นไปด้วยดีและสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการมือใหม่สามารถวิเคราะห์การสื่อสารแบบกลุ่มได้อย่างอิสระตามรูปแบบ:

1. การประชุมประเภทใดขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์?

2. หัวข้อและหัวข้อย่อย (วาระ) มีการกำหนดไว้อย่างดีหรือไม่?

3.เรื่องไหนที่ยากที่สุดในการพิจารณา?

4. สถานที่ เวลา จำนวน และองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมมีความเหมาะสมหรือไม่?

5. พิธีกรกล่าวในการกล่าวเปิดงานว่าอย่างไร?

6. มีการนำกฎระเบียบใดบ้างมาใช้?

7. การจัดระเบียบคำพูดของผู้นำระหว่างการสนทนาคืออะไร?

8. ทุกคนที่อยู่ในตอนนี้มีส่วนร่วมในการอภิปรายหรือไม่?

9. มีการตัดสินใจอะไรบ้าง?

10.เจ้าภาพจบการประชุมอย่างไร?

11. โปรโตคอลถูกร่างขึ้นอย่างถูกต้องหรือไม่?

ในทางปฏิบัติ มีการแบ่งการประชุมร่วมกันตามงานและเป้าหมาย จากที่นี่ การประชุมที่มีปัญหา การให้ความรู้ และการปฏิบัติงานจะแตกต่างออกไป การจัดการส่วนบุคคล: หนังสือเรียน / S.D. Reznik และคนอื่นๆ - 2nd ed., revated. และเพิ่มเติม - ม.: INFRA-M, 2547. - 622 น.

วัตถุประสงค์ของการประชุมปัญหาคือการหาแนวทางการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาภายใต้การสนทนา การตัดสินใจในการประชุมนั้นมักจะเป็นผลมาจากการอภิปรายและดำเนินการหลังจากการลงคะแนน การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นตามโครงการ: รายงาน; คำถามสำหรับผู้พูด อภิปรายผล; การตัดสินใจ

งานของการประชุมบรรยายสรุปคือการถ่ายโอนคำสั่งซื้อและข้อมูลที่จำเป็นจากบนลงล่างในแผนการจัดการเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในการประชุมดังกล่าว ผู้นำจะแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร

การประชุมเชิงปฏิบัติการเรียกว่าการประชุมวางแผนการประชุมภาคฤดูร้อนการประชุมห้านาที พวกเขาไม่ได้อืดอาด งานของการประชุมดังกล่าวคือการได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันในการผลิต ตรงกันข้ามกับการบรรยายสรุป การประชุมเชิงปฏิบัติการทำให้แน่ใจถึงการถ่ายโอนข้อมูลจากล่างขึ้นบนตามแผนการควบคุม หลังจากได้รับข้อมูลล่าสุดจากผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ผู้จัดการจึงระบุถึง "ปัญหาคอขวด" สาเหตุของงานในมือและความล้มเหลว ที่นี่เขาทำการตัดสินใจที่จำเป็น ให้คำแนะนำ กำหนดเวลาในการดำเนินการ ไม่มีการรายงานในการประชุมเชิงปฏิบัติการ เป้าหมายหลักคือการระบุปัญหาของการผลิตซึ่งในการแก้ปัญหาซึ่งควรเน้นที่ความพยายามหลักของทีม

อย่างไรก็ตาม เป้าหมายหลักของการจัดการประชุมหรือการชุมนุมใดๆ คือการตัดสินใจร่วมกันหลังจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน กล่าวคือ เพื่อให้บรรลุผลที่แน่นอน

การจัดประเภทการประชุมและการประชุม

การประชุมและการประชุมเป็นทางการและไม่เป็นทางการ เพื่อที่จะดำเนินกิจกรรมได้สำเร็จ ก่อนอื่นจำเป็นต้องกำหนดลักษณะของเหตุการณ์

ประเภทการประชุมสามารถจำแนกได้ตามหน้าที่การบริหาร:

1. การประชุมวางแผนซึ่งหารือเกี่ยวกับประเด็นกลยุทธ์และยุทธวิธีขององค์กร ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามแผน

2. การประชุมว่าด้วยแรงจูงใจด้านแรงงาน ที่กล่าวถึงปัญหาด้านผลิตภาพและคุณภาพ ความพึงพอใจของพนักงาน สาเหตุของแรงจูงใจต่ำ ความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง ประเด็นเรื่องแรงจูงใจทางศีลธรรมและทางวัตถุ

3. การประชุมเกี่ยวกับองค์กรภายในที่ประเด็นของการจัดโครงสร้างองค์กร การประสานงานการดำเนินการของหน่วยโครงสร้าง การมอบหมายอำนาจ ฯลฯ กลายเป็นหัวข้อของการอภิปราย

4. การประชุมเพื่อติดตามกิจกรรมของพนักงานมีขึ้นเพื่อหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรม, การบรรลุเป้าหมาย, ปัญหาการหยุดชะงัก, ผลผลิตต่ำ

5. การประชุมเฉพาะสำหรับองค์กร ซึ่งจะมีการหารือเกี่ยวกับการจัดการการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในองค์กร นวัตกรรมและความเป็นไปได้ของการดำเนินการ ปัญหาการอยู่รอด ความสามารถในการแข่งขัน ภาพลักษณ์ สไตล์

นอกจากนี้ยังมีการจัดประเภทการประชุมตามรูปแบบการถือครอง:

1. การประชุมแบบเผด็จการซึ่งมีเพียงผู้นำเท่านั้นที่มีสิทธิ์พูดและตัดสินใจ ผู้เข้าร่วมในการประชุมเหล่านี้ควรฟังและตอบคำถามที่ผู้จัดการถาม การประชุมดังกล่าวจะจัดขึ้นเมื่อผู้จัดการต้องการแจ้งหรือให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

2. การประชุมฟรีไม่มีวาระการประชุม พวกเขาอาจจะจัดขึ้นโดยไม่มีประธาน การประชุมดังกล่าวจะลดลงเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การตัดสินใจที่ไม่ได้รับการแก้ไข การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาหรือการสนทนา

3. การประชุมอภิปราย - วิธีการตัดสินใจในประเด็นใด ๆ โดยสร้างแนวคิดใหม่และวิเคราะห์แนวทางแก้ไขที่เสนอซึ่งเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันของกลุ่มคนในระหว่างการประชุมที่จัดขึ้นตามกฎเกณฑ์บางประการ ลักษณะเฉพาะของวิธีนี้คือการไม่วิจารณ์และประเมินความคิดเห็นที่แสดงออกมา

เหตุการณ์อย่างเป็นทางการมีสถานะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและจัดขึ้นตามกฎที่กำหนดไว้ บุคคลที่ได้รับเชิญเป็นพิเศษจะเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวเสมอ องค์ประกอบหลักของเหตุการณ์:

1. วาระ (รายการประเด็นที่จะหารือ);

2. รายงาน (ระบุสาระสำคัญของปัญหา);

3. สุนทรพจน์ (อภิปรายวาระ)

4. การแก้ไข (การอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้ทำในการอภิปราย);

5. อภิปราย (จัดอภิปราย);

7. ร่างโปรโตคอล (คำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรของเหตุการณ์);

8. เบ็ดเตล็ด (อภิปรายประเด็นที่ไม่อยู่ในวาระ)

ในการประชุมแบบไม่เป็นทางการ ผู้คนจะรู้สึกสบายใจมากขึ้น แต่คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมดังกล่าวด้วย สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ คุณต้องการ:

1. รายการหัวข้อที่จะอภิปราย

2. เจ้าภาพงาน;

3. พิธีสารของข้อตกลงบรรลุ

กิจกรรมที่ไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในบรรยากาศที่ผ่อนคลายมากขึ้น แต่คุณยังต้องจำไว้ว่าเฉพาะการประชุมที่มีการจัดการอย่างดีหรือการประชุมเท่านั้นที่ให้ผลลัพธ์ในเชิงบวก

การประชุมทุกครั้งควรมีวาระการประชุมที่ต้องวางแผนล่วงหน้า วาระนี้ช่วยประหยัดเวลาและไม่จมปลักอยู่กับประเด็นรองเป็นเวลานาน

ระเบียบวาระที่เตรียมไว้อย่างดีประกอบด้วย

* วัตถุประสงค์ วันที่ เวลา และสถานที่จัดประชุม

* รายชื่อผู้ได้รับเชิญ;

* รายการปัญหาที่กล่าวถึง;

* ธีมหลัก;

* เบ็ดเตล็ด;

* วันที่ของการประชุมครั้งต่อไป

การประชุมคือการปรากฏตัวร่วมกันของกลุ่ม (กลุ่ม) ของประชาชนในที่ใดที่หนึ่งเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อต่าง ๆ หรือแก้ปัญหาบางอย่าง

มีแนวคิดอื่นของการประชุม - นี่คือการรวบรวมกลุ่มแรงงานทั้งหมดขององค์กรหรือองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วนและนำข้อมูลมาสู่การตัดสินใจของฝ่ายบริหารจำนวนมาก

หนึ่งในตัวเลือกที่ยากที่สุดสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจคือการประชุม โดยเฉพาะหากจัดอยู่ในสถานการณ์ความขัดแย้งหรือวิกฤตในองค์กร สำหรับการประชุมหลายองค์กรเป็นองค์กรปกครองสูงสุด ดังนั้นเอกสารที่สร้างขึ้นจากผลงานของพวกเขาจึงส่งผลต่อแผนกลยุทธ์ขององค์กรและส่งผลต่อบรรยากาศทางจิตวิทยาในทีมเสมอ

แนวทางหลักในการจัดทำการประชุมคือเอกสารด้านกฎระเบียบและการบริหารที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กรโดยรวมและการประชุมในฐานะคณะผู้บริหารของวิทยาลัย เอกสารเหล่านี้รวมถึง: หนังสือบริคณห์สนธิ กฎบัตรขององค์กร นิติบัญญัติที่มีบทบาทเป็นแบบอย่างของบทบัญญัติของสถาบันดังกล่าว เอกสารดังกล่าวมักจะมีข้อบ่งชี้ของประเด็นต่างๆ ที่สามารถส่งเพื่ออภิปรายในวิทยาลัยได้ ซึ่งรวมอยู่ในวาระการประชุม นอกจากนี้ เอกสารขององค์กรและการบริหารมักประกอบด้วยคำอธิบายของขั้นตอนการเตรียมการประชุม กฎของงานนี้ ซึ่งกำหนดระดับความเกี่ยวข้องของเทคโนโลยีบางอย่างของการโต้ตอบทางธุรกิจ

การปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าในสถานการณ์ที่มีความขัดแย้ง การร่างวาระการประชุมมีความสำคัญมากเพียงใด ความเป็นไปได้ของการแก้ไขข้อขัดแย้งเชิงสร้างสรรค์จะเพิ่มขึ้นหากวาระรวมเฉพาะประเด็นที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อสาระสำคัญของความขัดแย้งซึ่งเป็นเรื่องของความขัดแย้งที่เกิดขึ้น หากมีความพยายามในการแก้ไขปัญหาเพิ่มเติมในระหว่างการประชุม นอกเหนือจากความขัดแย้งเอง วาระดังกล่าวจะสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการพัฒนาความขัดแย้งในลักษณะหิมะถล่ม นี่เป็นเพราะการมีส่วนร่วมของคนจำนวนมากในเวลาเดียวกันในการโต้ตอบโดยตรง ผลประโยชน์ที่แตกต่างของพวกเขา รวมกับทัศนคติต่อการแข่งขันที่กำหนดโดยสถานการณ์ความขัดแย้ง สามารถกระตุ้นการขยายพื้นที่ความขัดแย้งเพิ่มเติม การเติบโตและความซับซ้อนของความขัดแย้งที่เกิดขึ้น

การประชุมทางธุรกิจและการประชุมจำนวนมากจัดขึ้นในรูปแบบของการอภิปราย ในการอภิปรายจำนวนมาก ผู้เข้าร่วมทุกคน ยกเว้นประธาน อยู่ในตำแหน่งที่เท่าเทียมกัน ไม่ได้แต่งตั้งวิทยากรที่เตรียมการมาเป็นพิเศษ ขณะเดียวกัน ทุกคนก็ปรากฏตัวไม่เพียงแต่ในฐานะผู้ฟังเท่านั้น มีการหารือกันในประเด็นพิเศษเป็นลำดับ ตามกฎเกณฑ์ที่เคร่งครัดและอยู่ภายใต้การเป็นประธานของเจ้าหน้าที่

สำหรับการจัดประชุมและความพร้อมสำหรับการสื่อสารที่มีความหมายเมื่อสองสามวันก่อนพวกเขาสามารถให้ใบรับรองเกี่ยวกับข้อดีของปัญหาภายใต้การสนทนา ในการรวบรวมขอแนะนำให้สร้างกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่เน้นการวิเคราะห์สถานะของกิจการในองค์กรอย่างครอบคลุม

ตามกฎแล้ว เอกสารสำหรับการประชุม (วาระ บทคัดย่อหรือข้อความรายงาน ร่างการตัดสินใจ ฯลฯ) จะถูกจัดเตรียมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมในอนาคตของการประชุมไม่ช้ากว่าสามถึงสี่วันก่อนเริ่มการประชุม ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารที่พัฒนาแล้ว และส่งข้อเสนอได้ทันทีในระหว่างการประชุม

ในทางจิตวิทยา การทำงานกับเอกสารที่มีอยู่แล้วในระหว่างการประชุมทำให้สามารถลดโอกาสที่ความเกลียดชังส่วนบุคคลจะรุนแรงขึ้นระหว่างฝ่ายที่ขัดแย้งกัน อุทธรณ์ไปยังเอกสาร เลี่ยงการโต้ตอบโดยตรงกับฝ่ายตรงข้าม การแนะนำเอกสารเป็นลิงค์ไกล่เกลี่ยช่วยลดโอกาสที่ปฏิกิริยาทางอารมณ์จะปะทุ ความขัดแย้งที่ดำเนินไปตามสถานการณ์การระเบิด

การจัดการกับข้อขัดแย้งระหว่างการประชุมสถานการณ์ของเกมมักจะสามารถจัดการได้มากขึ้นหากสามารถใช้กฎทั่วไปได้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่างข้อบังคับ คุณสามารถใช้รูปแบบทั่วไปต่อไปนี้เพื่อจัดการประชุมเป็นชิ้นงานเริ่มต้น:

• · สุนทรพจน์เบื้องต้นที่มีระยะเวลารวม 3 ถึง 5 นาที ซึ่งจะแจ้งกฎทั่วไปของการประชุม รูปแบบการจัดประชุม เวลาสิ้นสุดโดยประมาณ
• รายงานหลักที่มีความยาวตั้งแต่ 25 ถึง 30 นาที (หากมีการนำเสนอจุดยืนของคู่กรณีที่มีความขัดแย้งในแนวทแยงในที่ประชุม ทุกคนควรได้รับเวลาเท่ากันในการนำเสนอความคิดเห็น แต่โดยรวมแล้วไม่ควรเกิน 30 นาที มิฉะนั้น เนื่องจากความเหนื่อยล้าตามธรรมชาติ ผู้ชมจึงไม่ตั้งใจ);
• · คำถามสำหรับผู้พูดและคำตอบ (แต่ละคำถามและคำตอบ - ไม่เกิน 2 นาที)
• · สุนทรพจน์ของผู้พูดร่วม ข้อความเพิ่มเติม (ไม่เกิน 10-15 นาทีสำหรับผู้พูดทั้งหมดพร้อมข้อความเพิ่มเติมเนื่องจากเหตุผลที่ระบุไว้ในวรรค 2)
• คำถามสำหรับผู้พูดร่วม (ไม่เกิน 1 นาทีสำหรับแต่ละคำถามและคำตอบ)
• · สุนทรพจน์ของผู้เข้าร่วมประชุม (5-7 นาที)
• · คำตอบของผู้พูด (ครั้งละไม่เกิน 5 นาที)
• · คำตอบของวิทยากรร่วม (ครั้งละไม่เกิน 3 นาที)
• การอ้างอิงระหว่างการประชุม (ไม่ควรเกินสามถึงห้าเพื่อไม่ให้เบี่ยงเบนความสนใจจากหัวข้อหลักและไม่ทำให้รู้สึกว่าการเตรียมการเบื้องต้นสำหรับการประชุมไม่ดี การอ้างอิงหนึ่งรายการไม่ควรเกิน 3 นาที );
• อ่านร่างคำวินิจฉัยของที่ประชุม (ไม่เกิน 5 นาที)
• ข้อเสนอร่างคำตัดสิน (แต่ละข้อไม่เกิน 1-3 นาที)
• สรุปผลการประชุม (ไม่เกิน 10 นาที)

หากมีผู้เข้าร่วม 50-75 คน ถือว่าดีที่สุดที่จะหยุดพัก 10 นาทีทุกชั่วโมง เมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากขึ้น ขอแนะนำให้หยุดพักหลังจากทำงาน 1.5-2 ชั่วโมงและทำให้ยาว 15-20 นาที

รูปแบบการจัดโครงสร้างการประชุมตามเนื้อหาและเวลาที่กำหนดนั้นเป็นแบบคร่าวๆ แต่ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นระหว่างการประชุม ผู้จัดงานต้องคิดทบทวนและพัฒนาร่างข้อบังคับก่อน หากในบริบทของความขัดแย้ง การอภิปรายเกี่ยวกับกฎระเบียบที่ไม่ได้เตรียมไว้อย่างสมบูรณ์เริ่มต้นขึ้นในระหว่างการประชุม ปัญหาในการทำงานนี้อาจกลายเป็นเหตุผลเพิ่มเติมสำหรับการเปิดใช้งานการตั้งค่าความขัดแย้ง ซึ่งเป็น "การประลอง" ที่ไร้ประโยชน์

ความตื่นเต้นทางอารมณ์ที่เพิ่มขึ้น ลักษณะเฉพาะของสุนทรพจน์ในที่สาธารณะ และอื่นๆ สำหรับการพูดในที่ประชุมที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ความขัดแย้ง ผู้พูดแต่ละคนต้องศึกษาทั้งโครงสร้างและเนื้อหาของข้อความอย่างจริงจัง คำพูดใด ๆ จะต้องมีข้อเสนอที่สร้างสรรค์สำหรับการแก้ปัญหาที่กล่าวถึงในที่ประชุม ในสถานการณ์ที่มีความขัดแย้งในที่ประชุม คำพูดทางอารมณ์ที่ทำให้คนเหล่านั้นขุ่นเคืองเป็นอันตรายอย่างยิ่ง ดังนั้นควรแยกการโจมตีทางอารมณ์ออกจากการพูดในที่สาธารณะ

หากคำพูดมีลักษณะเป็นรายงาน จะต้องประกอบด้วย:

• คำจำกัดความสั้นๆ ของจุดประสงค์ของข้อความ
• คำแถลงข้อเท็จจริงหลัก
• คำชี้แจงที่กระชับและชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่เสนอในการแก้ปัญหา
• · สรุปโดยย่อ

วิทยากรที่กำหนดไว้ตามระเบียบควรเตรียมข้อความของสุนทรพจน์ไว้ล่วงหน้า วัสดุสำหรับการนำเสนอสามารถเป็นข้อมูลที่ได้รับจากการวิเคราะห์กรณีและปัญหาในองค์กร นอกจากนี้ รายงานควรกระทบยอดกับวาระการประชุมและข้อมูลการรายงานที่มีอยู่ขององค์กร รายงานไม่ควรมีสื่อดิจิทัลมากเกินไป: ควรใช้ตัวบ่งชี้หลักเท่านั้นเพื่อช่วยผู้ชมในการประเมินสถานการณ์ปัจจุบันและเข้าใจความหมายของโซลูชันที่เสนอ

เมื่อเตรียมผู้พูดสำหรับสุนทรพจน์ ขอแนะนำให้อ่านออกเสียงข้อความในรายงานตามจังหวะและลักษณะที่เขาจะพูดในที่ประชุม ประการแรก ช่วยให้คุณสามารถกำหนดและปรับกรอบเวลาของการแสดงได้ ประการที่สอง ช่วยให้การวางแนวในข้อความเร็วขึ้น การปฐมนิเทศดังกล่าวมีประโยชน์มากในบรรยากาศการประชุมที่อัดแน่นด้วยอารมณ์ เมื่อผู้พูดอาจถูกขัดจังหวะ ตัวเขาเองอาจหลงทาง หรือหากเขาต้องการกลับไปพูดบางส่วนอีกครั้ง เนื่องจากการประชุมเป็นกลุ่มการจัดการเชิงกลยุทธ์ที่มีราคาแพง เวลาที่ใช้โดยวิทยากรในการทำงานเบื้องต้นในการกล่าวสุนทรพจน์จึงค่อนข้างสมเหตุสมผล

ในการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งโดยผู้จัดประชุมสามัญ ควรให้ความสนใจอย่างมากกับการจัดทำรายงานการประชุม ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญขององค์กรและการบริหาร ระเบียบการนี้ควรบันทึกแนวทางการอภิปรายประเด็นที่หยิบยกขึ้นมา ขั้นตอนการตัดสินใจ และการตัดสินใจของที่ประชุมด้วยตนเอง

ในสภาพปัจจุบัน มักจะไม่มีการร่างรายงานการประชุมระหว่างการประชุม แต่ใช้การบันทึกวิดีโอหรือเสียง ในแง่ของความเร็วและความสะดวกในการประมวลผลและการจัดทำเอกสาร ควรบันทึกการประชุมแบบดิจิทัล แต่ถึงแม้จะใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อไม่ให้พลาดช่วงเวลาสำคัญของการประชุม ขอแนะนำให้แนบไฟล์เสียงหรือวิดีโอของสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อมกับจัดทำร่างโปรโตคอลที่เขียนด้วยลายมือระบุเวลาของเหตุการณ์สำคัญ . โปรโตคอลดังกล่าวช่วยในอนาคตในการถอดรหัสสิ่งที่บันทึกไว้ในเทปและสะท้อนคุณภาพในเนื้อหาของโปรโตคอลหลัก

สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับโปรโตคอลสำหรับเอกสารอย่างเป็นทางการคือการปฏิบัติตามกฎสำหรับการดำเนินการ รายงานการประชุมจะลงวันที่ในการประชุม ไม่ใช่ช่วงเวลาที่ลงนาม หากการประชุมเกิดขึ้นในช่วงหลายวัน รายงานการประชุมจะถูกลงวันที่โดยวันแรกและวันที่สิ้นสุด ซึ่งระบุด้วยยัติภังค์ นอกจากนี้ รายงานการประชุมยังระบุหมายเลขประจำเครื่อง ซึ่งตรงกับหมายเลขประจำเครื่องของการประชุม พร้อมทั้งระบุชื่อท้องที่ที่จัดประชุมด้วย

ในการร่างระเบียบการ ควรคำนึงว่าตามความครบถ้วนของความครอบคลุมของประเด็นที่กำลังหารือ เอกสารดังกล่าวจะแบ่งออกเป็นฉบับเต็มและฉบับย่อ ในโปรโตคอลสั้นๆ ระบุชื่อผู้พูด หัวข้อรายงาน ชื่อผู้พูด เนื้อหาของสุนทรพจน์ไม่ปรากฏในโปรโตคอลสรุป หากการประชุมจัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง จะสามารถร่างรายงานการประชุมดังกล่าวได้ก็ต่อเมื่อมีวิธีแก้ไขเนื้อหาของรายงานและสุนทรพจน์ (การถอดเสียง ข้อความรายงานและสุนทรพจน์ที่ผ่านการรับรอง บันทึกเสียงหรือวิดีโอ) ในกรณีนี้มีการสร้างรายการในโปรโตคอลที่มีการบันทึกคำปราศรัยโดยละเอียดที่เกี่ยวข้อง หากไม่สามารถทำได้ ควรมีการเตรียมโปรโตคอลโดยละเอียดที่สะท้อนถึงแนวทางของการอภิปราย การตัดสินใจที่เสนอและการตัดสินใจที่ยอมรับได้อย่างเต็มที่

ในระหว่างการประชุม แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะร่างรายงานฉบับเต็มฉบับสุดท้าย ดังนั้นร่างโปรโตคอลจึงถูกร่างขึ้น เมื่อแก้ไขปัญหาที่มีความละเอียดอ่อนในลักษณะนี้ จะไม่สามารถร่างรายงานการประชุมได้ทีละคน แต่สามารถร่างได้โดยผู้เข้าร่วมหลายคนในการประชุม ซึ่งจะร่างและร่างโปรโตคอลเวอร์ชันสุดท้ายภายในระยะเวลาห้าวัน

ลงนามรายงานการประชุมที่จัดทำโดยประธานและเลขานุการที่ประชุม การตัดสินใจขั้นสุดท้ายของการประชุมจะแจ้งแก่ผู้เข้าร่วมในรูปแบบของเอกสารอิสระ - มติและการตัดสินใจที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของเนื้อหาที่มีอยู่ในรายงานการประชุม

การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ แม้ว่าจะไม่ได้รับประกันว่าจะมีการแก้ไขข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์ แต่ก็ยังสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการทำงานที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพของการประชุม เนื่องจากมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก สถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐานในระหว่างการประชุม ความสามารถของผู้คนในการควบคุมตนเองลดลง ประสิทธิภาพการคาดการณ์แย่ลง ขั้นตอนที่อธิบายไว้มีบทบาทของแผนการปฐมนิเทศที่วางลงบนกระดาษในสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน โดยการปลดปล่อยจิตสำนึกของผู้คนจากแผนการดังกล่าว ผู้จัดการประชุมทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถทำงานอย่างเข้มข้นในสาระสำคัญของปัญหาได้ง่ายขึ้น และไม่เกี่ยวกับการจัดประชุมเอง

โดยทั่วไป การเตรียมการสำหรับการประชุมควรมุ่งเป้าไปที่การอำนวยความสะดวกให้มีความเข้มข้นสูงสุดของความสนใจของผู้เข้าร่วมในสาระสำคัญของความขัดแย้งที่กำลังได้รับการแก้ไข ในการทำเช่นนี้ ควรมีการจัดแนวทางแก้ไขปัญหาขั้นตอนที่เป็นไปได้ทั้งหมด ตลอดจนควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด โดยหลักๆ แล้วส่งเพื่ออภิปรายปัญหา

ทั้งในขั้นตอนการเตรียมการประชุมและระหว่างการดำเนินการ จำเป็นต้องคำนึงถึงลักษณะส่วนบุคคลของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย ผู้จัดงานมีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมเข้าใจว่าเป็นไปตามเจตจำนงและความตั้งใจของพวกเขาที่ประสิทธิผลของกิจกรรมของทั้งองค์กรโดยรวมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับ

มีกิจกรรมหลายประเภทที่จัดขึ้นสำหรับกลุ่มคนบางกลุ่ม ในสถานที่หนึ่ง ซึ่งมีการอภิปรายหัวข้อต่างๆ หรือตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ เช่น การประชุมผู้ถือหุ้นรายไตรมาสหรือการประชุมใหญ่ของบริษัท กิจกรรมเหล่านี้แบ่งออกเป็นหลายประเภท:

ü การประชุม

ü การประชุม

ü ประชุมธุรกิจ:

Ø การสนทนาทางธุรกิจ

Ø การเจรจาต่อรอง

การประชุม ดำเนินการตามกฎบางอย่าง ขั้นตอนการประชุม) ซึ่งระบุไว้ในกฎบัตรขององค์กร การจัดประชุมและคำวินิจฉัยของที่ประชุมได้บันทึกไว้ในเอกสารพิเศษเรียกว่า พบกันแปปเดี่ยว.

การประชุม แตกต่างจากการประชุมที่มักจะเชิญคนในวงแคบเข้าร่วมการประชุม ตัวอย่างเช่น บุคคลที่เป็นตัวแทนของแผนกต่างๆ ในองค์กรเดียวกัน หรือตัวแทนของบริษัทและบริษัทต่างๆ

การประชุมมักจะเป็นประจำมากกว่าการประชุม พวกเขาจะประชุมกันในช่วงเวลาที่แน่นอน ปกติสัปดาห์ละครั้ง มีการประชุมเพื่อคิดเกี่ยวกับปัญหาและประเด็นเฉพาะเรื่อง การประชุมดังกล่าวอาจมีลักษณะที่ไม่ได้กำหนดไว้ด้วยหากมีความจำเป็นเร่งด่วน โดยปกติแล้วจะไม่มีการจัดเก็บรายงานการประชุมในที่ประชุม แต่จะมีการลงมติโดยพิจารณาจากผลลัพธ์อย่างแน่นอน

การประชุมทางธุรกิจ แบ่งออกเป็น บทสนทนาทางธุรกิจและ การเจรจาต่อรอง

บทสนทนาทางธุรกิจเกิดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาฟรีและจัดขึ้นเพื่อหารือเกี่ยวกับงานเร่งด่วนต่างๆ แต่ในท้ายที่สุดก็จำเป็นต้องออกคำตัดสิน

การเจรจาต่อรองจัดให้มีการแก้ไขปัญหาและงานพื้นฐานเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมร่วมกันของบริษัท องค์กร หรือวิสาหกิจ เช่น การกำหนดขอบเขตของการมีปฏิสัมพันธ์ การจำกัดขอบเขตของอิทธิพล และอื่นๆ การเจรจาจบลงด้วยการลงนามในข้อตกลงขั้นสุดท้ายหรือคำสั่งด้วยวาจา

โดยธรรมชาติของกิจกรรม ผู้ประกอบการ นักธุรกิจ พ่อค้า มักจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้มีส่วนร่วมหรือจัดการประชุม การประชุม และการประชุมทางธุรกิจต่างๆ ด้วยตนเอง มีขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินกิจกรรมเหล่านี้ซึ่งต้องปฏิบัติตามเนื่องจากส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสำเร็จและการพัฒนาธุรกิจ

ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขใดบ้างเพื่อเตรียมและดำเนินกิจกรรมเหล่านี้อย่างมีคุณภาพ?

1. สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดหัวข้อและร่างวาระอย่างชัดเจน

วาระการประชุมควรมีประเด็นสำคัญ 2-3 เรื่องและประเด็นรองอีก 3-4 เรื่อง ทำไมอัตราส่วนดังกล่าว? ในกรณีที่มีปัญหาหลักเล็กน้อย คุณสามารถอุทิศเวลาให้กับปัญหาเหล่านี้เพื่อพิจารณาและดำเนินการในเชิงลึกมากขึ้น หากมีจำนวนมากในระยะเวลาที่ จำกัด ประเด็นหลักจะได้รับการพิจารณาอย่างผิวเผินและจะพลาดความแตกต่างมากมาย

2. ทำรายชื่อเฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าประชุม เจรจา เจรจา

ข้อยกเว้นคือ การประชุมการผลิตจัดขึ้นเป็นประจำและไม่มีการเปลี่ยนแปลงรายชื่อในปัจจุบัน

3. กำหนดวันที่และเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรม

วันและเวลาในการเจรจาจะต้องตกลงกับทุกฝ่าย

4. ประกาศบังคับของผู้คาดหวังทั้งหมดเกี่ยวกับวันและเวลาของเหตุการณ์

การประชุมต้องดำเนินการล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ เฉพาะผู้ที่ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมถาวรเท่านั้นที่จะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการประชุมการผลิตที่จะเกิดขึ้น

5. กำหนดกรอบเวลาระหว่างที่กิจกรรมนี้จะเกิดขึ้น และแจ้งผู้เข้าร่วมทั้งหมดเกี่ยวกับพวกเขา

จากประสบการณ์ที่แสดงให้เห็น คำเตือนเกี่ยวกับเวลาสิ้นสุดของกิจกรรมจะส่งผลต่อทุกคนที่มีอยู่และลดเวลาของกิจกรรมลง 10 ถึง 15%

6. จำเป็นต้องเตรียมคำปราศรัยหลัก อาจเป็นรายงานหรือข้อความสั้นๆ กำหนดผู้เข้าร่วมที่จำเป็นสำหรับการอภิปราย

การพูดควรทำอย่างเคร่งครัดในหัวข้อและเปิดเผยปัญหาที่อยู่ในการพิจารณา ข้อโต้แย้งและข้อสรุปต้องได้รับการพิสูจน์และสนับสนุนโดยข้อเท็จจริง การพูดที่ว่างเปล่าและความคลุมเครือจะทำให้ผู้ฟังไม่ใส่ใจและไม่แยแสเท่านั้น

7. ตัดสินใจเกี่ยวกับสถานที่และเตรียมจัดงาน

ห้องหรือห้องโถงควรมีความสะดวกสบายและมีขนาดที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมด พิจารณาจำนวนที่นั่งล่วงหน้า - ควรมีเก้าอี้เพียงพอสำหรับทุกคน ให้แน่ใจว่าคุณมีอะไหล่สำหรับกรณีฉุกเฉิน สำหรับการเจรจา จะเป็นประโยชน์ในการวางไพ่ไว้ข้างหน้าผู้เข้าร่วมแต่ละคนด้วยชื่อย่อเต็ม ระบุชื่อขององค์กรหรือ บริษัท ในนามของบุคคลนี้ วางกระดาษ/โน้ตบุ๊กและปากกาสองสามอันบนโต๊ะสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ยินดีต้อนรับเครื่องดื่ม (น้ำแร่ที่มีและไม่มีโซดา) และแก้ว กฎมารยาทในการเสิร์ฟชาและกาแฟระหว่างการเจรจา

งานต้องเริ่มอย่างเคร่งครัดในเวลาที่ตกลงกันไว้ ความล่าช้าจะส่งผลให้เกิดความล่าช้าเพิ่มเติมในเหตุการณ์ต่อๆ ไป เมื่อจัดการเจรจาทุกฝ่าย - ผู้เข้าร่วมตัดสินใจที่จะสังเกตช่วงเวลาของการเริ่มทำงานโดยไม่มีเงื่อนไข ความล่าช้าอย่างไม่สมเหตุสมผลของคุณในการเจรจาโดยพันธมิตรจะถือเป็นระดับสูงสุดของการละเลยและเป็นการยากที่จะคาดการณ์ผลลัพธ์เพิ่มเติม

ให้บรรยากาศโดยรวมภายในงานมีความเป็นกันเอง การเปลี่ยนแปลงไปสู่บุคลิกลักษณะ การประลอง การดูถูก และการยั่วยุเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

เพื่อจัดประชุม คุณต้องเลือกประธานทำได้โดยการลงคะแนนแบบเปิดหรือปิดโดยทั่วไป ขั้นตอนนี้จะต้องบันทึกไว้ในโปรโตคอล

ประธานมีหน้าที่ควบคุมระเบียบและประกาศชื่อและนามสกุลของผู้พูดแต่ละคน ตำแหน่งและชื่อของบริษัทในนามของผู้เข้าร่วมพูด

ผู้พูดที่เลือกจะต้องเป็นผู้ที่มีคุณสมบัติบางอย่าง ประการแรก ประธานต้องเป็นบุคคลที่มีความสามารถและเป็นกลาง ต้องสามารถแสดงออกอย่างชัดเจนและชัดเจน อดทนต่อความคิดเห็นที่ขัดแย้ง เขาไม่มีสิทธิที่จะให้การตั้งค่ากับใครและกำหนดความคิดเห็นของเขา หากมีข้อเสนอของตนเองในระหว่างการประชุม ประธานมีสิทธิที่จะแสดงต่อผู้ที่กล่าวสุนทรพจน์แล้วเท่านั้น

ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดของเหตุการณ์ใดๆ คือการสรุปและตัดสินใจ บ่อยครั้งที่มีการสูญเสียพลังงานและทำอะไรไม่ถูก เหตุผลก็คือด้านจิตวิทยา: ผู้เข้าร่วมไม่สามารถตระหนักว่าเวลากำลังจะหมดลงและจำเป็นต้องตัดสินใจบางอย่าง พวกเขาเริ่มสงสัย ลังเล ลังเลที่จะเลือก หากเกิดสถานการณ์เช่นนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือนำข้อเสนอหนึ่งข้อมาพิจารณา มันสำคัญมากที่จะไม่พลาดช่วงเวลาที่คุณควรหยุดการสนทนา ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของประธานทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีการฝึกลงคะแนนเสียงขั้นกลาง เมื่อสรุปผลของแต่ละขั้นตอนของการอภิปราย แต่มันก็ไม่คุ้มที่จะรีบเร่งกับการตัดสินใจขั้นสุดท้ายหากการตัดสินใจนี้ถูกปฏิเสธโดยชนกลุ่มน้อย ในกรณีนี้ จำเป็นต้องดำเนินการอภิปรายต่อไปเพื่อตัดสินใจที่ตรงกับทุกด้านของการอภิปราย

ลักษณะสำคัญของการจัดการองค์กรคือการจัดการประชุมและการประชุม ในระหว่างที่มีการสื่อสารทางธุรกิจ เพื่อให้การประชุมและการประชุมมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำให้ผู้นำ (ประธาน) ปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้ ก่อนการประชุม (ประชุม):

1. จัดเตรียมวาระเช่น รายการประเด็นที่จะแก้ไขในที่ประชุม (การประชุม) คำถามเหล่านี้สามารถถือเป็น

การปฏิเสธการตัดสินใจที่นำมาใช้ก่อนหน้านี้ตลอดจนปัญหาใหม่ที่เกิดขึ้นตั้งแต่การประชุมครั้งก่อน (การประชุม)

2. ตัดสินใจว่าใครควรเข้าร่วมประชุมและแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ตามกฎแล้วสมาชิกทุกคนในกลุ่มแรงงานจะเข้าร่วมการประชุมการผลิต เฉพาะพนักงานที่มีความสามารถในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเท่านั้นที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม

3. เลือกสถานที่และเวลาที่เหมาะสมตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่นั้นมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ กำหนดเวลาที่จำเป็นเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ โปรดทราบว่าระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุม (การประชุม) คือไม่เกินหนึ่งชั่วโมงครึ่ง ถ้าการประชุมต้องดำเนินต่อไปนานกว่านี้ ให้หยุดพัก

4. แจกจ่ายวาระการประชุมวาระการประชุมควรอยู่ในมือของพนักงานก่อนการประชุม (meeting) สองสามวันก่อนการประชุม เพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวสำหรับการประชุม (การประชุม)

5. กำหนดลำโพงหลักและลำโพงร่วมล่วงหน้า

6. พูดคุยกับผู้เข้าร่วมการประชุมล่วงหน้า หาตำแหน่งของพวกเขาซึ่งจะช่วยคาดการณ์สถานการณ์ความขัดแย้งและวางแผนการแก้ปัญหาโดยที่ยังคงความสามัคคีในทีม

7. การเลือกสถานที่สำหรับการประชุมก็มีความสำคัญเช่นกันห้องควรติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ที่สะดวกสบายมีอุณหภูมิอากาศปกติ ทางที่ดีควรวางผู้เข้าร่วมประชุมไว้ที่โต๊ะกลมเมื่อแต่ละคนหันหน้าเข้าหากัน เพื่อปรับปรุงการสื่อสารต่อหน้าผู้เข้าร่วม ขอแนะนำให้ติดตั้งป้ายชื่อ-นามสกุล ให้ทุกคนมองเห็นได้ชัดเจน

ระหว่างการประชุม (ประชุม):

1. อภิปรายวาระและหากจำเป็น ให้แก้ไขโดยคำนึงถึงสถานการณ์ใหม่ที่เกิดขึ้นล่าสุด

2. ติดตามเวลาเพื่อให้เคารพกฎเนื่องจากการอภิปรายที่เปิดเผยออกมาสามารถทำลายมันได้

3. ตรวจสอบเสรีภาพในการแสดงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งที่เป็นทางการจำเป็นต้องยับยั้งพลังของผู้ที่คุ้นเคยกับการริเริ่มโดยอาศัยธรรมชาติของพวกเขาอย่างแนบเนียนโดยให้โอกาสผู้เข้าร่วมที่กระตือรือร้นน้อยกว่าที่จะพูดก่อนหน้านี้

4. ในระหว่างการอภิปราย ให้วางตำแหน่งที่เป็นกลางเกี่ยวกับความคิดเห็นที่แสดงออกมา

5. ระวังความขัดแย้งที่เกิดขึ้นใหม่และเข้าไปแทรกแซงหากจำเป็นเป็นตัวกลางในการคลี่คลายสถานการณ์

6. ตรวจสอบเป็นระยะว่ากลุ่มพร้อมที่จะตัดสินใจหรือไม่คุณไม่ควรพลาดช่วงเวลาที่กลุ่มบรรลุข้อตกลงและการสนทนาใหม่ไม่สามารถเพิ่มสิ่งที่สำคัญอีกต่อไป

7. ยึดตามกฎการตัดสินใจที่พัฒนาโดยกลุ่มหากมีความขัดแย้งต้องลงคะแนนเสียงและตัดสินด้วยคะแนนเสียงข้างมาก

8. ก่อนจบการประชุม (ประชุม) สรุปงานถามกลุ่มว่ามีความจำเป็นต้องพบกันอีกหรือไม่ เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้คนออกจากการประชุม (การประชุม) ด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอย่างไร เมื่อการประชุมจบลงโดยไม่ได้ตัดสินใจใดๆ เลย อาจเกิดความรู้สึกผิดหวังและผิดหวังได้

หลังการประชุม (ประชุม):

1. วิเคราะห์หลักสูตรการประชุมครั้งล่าสุด (การประชุม)จำเป็นต้องพิจารณาว่าการประชุม (การประชุม) บรรลุภารกิจหรือไม่และความสามัคคีของกลุ่มได้รับการเสริมความแข็งแกร่งหลังจากนั้นหรือไม่

2. จัดทำและแจกจ่ายสรุปผลการประชุม (ประชุม)การบันทึกรายละเอียดของสิ่งที่ตกลงกัน ประเด็นที่ได้รับการแก้ไข และขั้นตอนต่อไปที่ควรทำควรเตือนสมาชิกในทีมถึงงานที่พวกเขาต้องทำ

3. ซ่อมแซมความสัมพันธ์ที่แตกสลายด้วยการสนทนาที่ไม่เป็นทางการหากมีการโต้เถียงกันอย่างเผ็ดร้อนระหว่างการประชุม (การประชุม) ก็มีแนวโน้มว่าความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในกลุ่มบางคนจะแย่ลงและทำให้พวกเขาไม่พอใจหรือไม่พอใจในการประชุม พูดคุยกับพวกเขาและทำให้พวกเขาสงบลง

4. สังเกตว่าสมาชิกกลุ่มรับมือกับงานที่ได้รับมอบหมายอย่างไรคุณต้องตรวจสอบว่ามีปัญหาใด ๆ เมื่อพนักงานทำงานเฉพาะหรือไม่

ข้อเสียโดยทั่วไปของการจัดประชุมคือ:

การประชุมจำนวนมากโดยไม่จำเป็น

หัวข้อที่คลุมเครือของการประชุม

เสียเวลาเปล่าเนื่องจากการสนทนาที่ไม่จำเป็น

ผู้เข้าร่วมจำนวนมากเกินสมควร

จำนวนผู้เข้าร่วมไม่เพียงพอ

ไม่มีโปรโตคอลแม้จะมีความจำเป็นก็ตาม

การกำหนดที่ชัดเจนไม่เพียงพอของการตัดสินใจ