Korespondensiya sa negosyo - mga pangunahing kaalaman, uri, tampok, panuntunan para sa pagsasagawa ng sulat sa negosyo. Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa negosyo: mga halimbawa

Ang sinumang nagsusumikap na magmukhang disente sa mga lupon ng negosyo ay palaging gumagamit. At palagi niyang naaalala ang pangunahing bagay - ang email ay hindi dapat masira ang addressee, o ang reputasyon ng kumpanya kung saan siya ay kinatawan, o ang imahe ng negosyo.

Ang kakayahang tama at may kakayahang magsagawa ng elektronikong sulat sa negosyo ay ang pangunahing bahagi ng imahe ng isang modernong tagapamahala. Ito ay parehong tanda ng pangkalahatang antas ng kultura at isang tagapagpahiwatig ng personal na propesyonalismo. Alinsunod sa kung paano nagagawa ng isang tao na bumalangkas at gawing pormal ang kanyang mga iniisip, ang isang tao ay may kumpiyansa na hatulan ang kanyang saloobin sa iba at sa kanyang sarili nang personal. Ang isang walang ingat na nakasulat na email ay madaling masira ang reputasyon ng negosyo ng may-akda sa mga mata ng mga kasosyo at kasamahan.

Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa negosyo sa pamamagitan ng email

2. Malinaw na maunawaan kung kanino ang iyong mensahe ay tinutugunan at kung kanino ang impormasyong nilalaman nito ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Kanino nakadirekta ang iyong sulat? Sa kliyente? Sa isang partner? Kasamahan? Sa isang subordinate? Sa amo? Ang addressee ay ipinahiwatig sa "to" na hanay, ang mga interesado ay ipinahiwatig sa "kopya". Huwag magpadala ng mga karagdagang kopya, lalo na sa iyong boss. Kung binanggit ang mga third party sa email, kadalasang kasama rin sila sa column na "kopya".

3. Bumuo ng layunin ng mensahe para sa iyong sarili. Anong layunin ang itinakda mo para sa iyong sarili: ano ang sinisikap mong makamit mula sa mambabasa ng iyong liham? Anong reaksyon ang inaasahan mo? Ang tatanggap, na nabasa ang iyong mensahe, ay dapat na maunawaan kaagad kung ano ang kailangan mo mula sa kanya. Mga panuntunan para sa pagsasagawa ng elektronikong sulat:

Kung gusto mong magdala ng indibidwal na pananaw sa mga kaganapan - mula sa unang tao (kami, ako)
Kung ang iyong mensahe ay isang pagtatanong o likas na pagtuturo - mula sa pangalawang tao (ikaw, ikaw)
Kung nagsusulat ka ng isang liham bilang tagamasid sa labas at nais mong ipaalam sa addressee ang tungkol sa mga nagawang katotohanan o kaganapan - sa ika-3 tao (sila, siya, siya).

4. Huwag iwanang walang laman ang field na “paksa”. Karamihan sa mga taong nakatanggap ng email ay nagsisimulang suriin ang sulat sa pamamagitan ng pagtingin sa field ng paksa. Ang isang tao ay gumagawa ng desisyon na basahin ang isang liham sa loob ng ilang segundo, kaya ang nilalaman ng liham ay dapat na maipakita sa linya ng paksa. Ang paksa ay dapat na maikli, tiyak at nagbibigay-kaalaman.

5. Panatilihing malinaw ang nilalaman: address at pagbati, pangunahing bahagi, buod, lagda, mga contact. Dapat naglalaman ang anumang liham etiquette sa email. Huwag maging tamad at huwag laktawan ang anumang bahagi ng tinatanggap na nilalaman; ang isang wastong na-format na sulat ay isang tagapagpahiwatig ng iyong propesyonalismo.

6. Ang pagtugon at pagbati sa kausap ay isang tagapagpahiwatig ng iyong paggalang sa kanya. Kung maaari, simulan ang bawat liham sa isang personal na mensahe at pagbati. Ang isang tanda ng pagiging magalang ay ang tawagin ang iyong kausap sa pamamagitan ng pangalan. Pagkatapos ng address, maglagay ng kuwit kung gusto mong bigyan ang mensahe ng pang-araw-araw na karakter. At kung nais mong bigyang-diin ang pormalidad at kahalagahan, gumamit ng tandang padamdam, kahit na ang liham na ito ay naka-address sa isang kasamahan na madalas mong kausap.

7. Sumunod sa prinsipyo: maikli at malinaw (KY). Ang isa sa mga pangunahing panuntunan ng pagsusulatan sa email ng negosyo ay ang "minimum na salita - maximum na impormasyon." Ilahad ang iyong mga saloobin nang partikular (malinaw), pare-pareho, maigsi at sa paraang madaling maunawaan. Dapat na maikli ang mga pangungusap, ginagawa nitong mas madali para sa addressee na ihatid ang kinakailangang impormasyon. Mayroong isa Ang ginintuang tuntunin ng mga email– bahagi, isang paksa – isang liham. Mas mainam na magpadala ng ilang email (bawat isa ay may isang paksa) kaysa sa isang malaking mensahe na may ilang hindi nauugnay na ideya.

8. Huwag gawing liham pangnegosyo ang impormal na komunikasyon. Walang emosyon sa email! Kung gusto mong bigyang-diin ang mga puntong itinakda sa iyong mensahe sa email nang emosyonal, ang emosyonal na subtext ay dapat na nakatago sa likod ng isang neutral, panlabas na kalmado at tamang tono ng presentasyon. Ito ay nakakamit sa pamamagitan ng nilalaman, hindi sa pamamagitan ng wika.

9. Sumunod sa isang malinaw na istraktura ng pangunahing teksto ng liham. Kadalasan, ang isang liham ay binubuo ng tatlong bahagi:

Ang dahilan ng pagsulat ng liham (dahilan, batayan). Ang bahaging ito ay kadalasang maikli hangga't maaari
Pare-parehong paglalahad ng kakanyahan ng isyu
Mga solusyon, kahilingan, mungkahi, konklusyon

10. Ang hitsura ng mensahe ay dapat na napakadaling maunawaan. Hatiin ang teksto sa mga talata, na dapat maglaman ng hindi hihigit sa lima hanggang anim na linya. Mas mainam na paghiwalayin ang mga talata sa isa't isa na may blangkong linya. Pumili ng isang kulay at isang font, upang ang teksto ay mas mahusay na nakikita. Mas mainam na huwag gumamit ng mga tandang padamdam, emoticon, pagdadaglat, o cursive na elemento maliban kung talagang kinakailangan.

11. Isulat nang tama. Ang illiterate na pagsulat ay nagpapahiwatig na ang may-akda ay hindi sapat na pinag-aralan. Ang iyong reputasyon sa negosyo ay sinisiraan ng mga typo at error sa text. Bago magpadala ng sulat, etiquette sa email Inirerekomenda na muli mong basahin nang mabuti ang liham. Maraming mga email program at text editor ang maaaring suriin ang bantas at spelling, at kung may nakitang mga error, nag-aalok sila ng mga opsyon sa pagwawasto. Ang serbisyong ito ay kinakailangan upang magsulat ng mga email.

12. Isaalang-alang kung anong dokumentasyon ang kailangang isama sa mga kalakip. Hindi mo dapat isama ang detalyadong impormasyon sa katawan ng liham; mas mainam na ipadala ito bilang isang hiwalay na file. Sa linya ng paksa ng email, tiyaking ipahiwatig kung aling file ang iyong ipinapasok, kung hindi, maaaring ituring ito ng tatanggap bilang isang virus. Ang lahat ng mga file ay dapat na ma-scan gamit ang anti-virus software bago ipadala.

14. Ang pahabol ay napakabihirang ginagamit sa mga sulat sa negosyo. Kung gagamit ka ng pahabol sa iyong mensahe, ito ay isang indikasyon na hindi mo pa napag-isipan ang nilalaman ng liham.

15. Sa mga espesyal na kaso lamang binibigyan ng read receipt. Karaniwan, ang isang nabasang resibo ay dapat na itakda lamang para sa mga panlabas na tatanggap at kapag ang isang tugon ay inaasahan mula sa tatanggap.

16. Gamitin lamang ang checkbox na "mataas na kahalagahan" kapag ito ay talagang kinakailangan. Kung naglalaman ang email ng mahalagang impormasyon na nangangailangan ng agarang atensyon, itakda ang kahalagahan sa "mataas." Iha-highlight nito ang iyong email sa iyong inbox. Ngunit hindi inirerekumenda na abusuhin ang function na ito nang walang pangangailangan.

17. Basahin muli ang sulat bago ipadala. Ang lahat ba ay maikli, tiyak, naiintindihan, at mayroon bang anumang hindi naaangkop na impormasyon o mga pagkakamali sa gramatika? Tama ba ang mga detalye ng tatanggap? Suriin ang pagkakasunod-sunod at lohika ng presentasyon.

19. Ang nagpasimula ng sulat ay nagtatapos sa elektronikong diyalogo.

20. Tandaan mo yan Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa email, o sa halip ang kanilang pagsunod ay isang tagapagpahiwatig ng isang modernong propesyonal na tagapamahala.

Sa prinsipyo, ang mga tanong tungkol sa kung paano at sa anong paraan ay maaaring malikha at maipadala ay hindi dapat lumabas. Gayunpaman, hindi lahat ay handa na agad na simulan ang gawaing ito pagdating sa mga opisyal na liham, lalo na kapag ang may-akda ng liham ay inaasahan na makatanggap ng tugon. Sasabihin ko sa iyo ang isang maliit na lihim ng pagsusulatan sa negosyo: mas mahigpit ang karakter at istilo ng liham, mas malaki ang pagkakataon ng tugon mula sa tatanggap. Sa araling ito, magbibigay ako ng ilang sample na email na dapat tumulong sa mga user na magpasya sa kanilang sariling istilo at pagkatapos ay bumuo ng mga mensahe sa pinakakarapat-dapat na paraan.

Una, kailangan nating magpasya kung ano ang magiging kalikasan ng liham na gagawin natin. Hinahati ko ang lahat ng papalabas na email sa tatlong pangunahing uri:

• Alok sa negosyo
• Pagtatanong sa negosyo
• Friendly na address

Alinsunod dito, para sa lahat ng tatlong uri mayroon akong mga template, parehong sa anyo ng mga simpleng text file at sa anyo ng mga template na iniayon para sa mga partikular na email program. Lumipat tayo sa bawat isa sa kanila sa pagkakasunud-sunod.

Alok sa negosyo

Kumusta (Magandang hapon), [pangalan ng taong tinutugunan]!

Maipapayo na ipahiwatig ang pangalan sa anumang liham kapag nakikipag-usap, dahil ang isang personal na address ay naglalagay ng isang tao sa isang palakaibigan na kalagayan. Gayunpaman, kung hindi mo pa rin malaman ang pangalan, sapat na ang isang template greeting.

Hayaan akong ipakilala sa iyong pansin ang isang bagong serbisyo (bagong produkto) mula sa aming kumpanya [pangalan ng kumpanya].

Hayaan akong mag-alok ng kooperasyon sa larangan ng [pangalan ng larangan ng aktibidad].

Susunod, maikling ilarawan ang mga pakinabang ng iyong panukala sa mga tuntunin ng presyo o ilang mga katangian ng kalidad. Ang pangunahing bagay ay hindi labis na labis. Megabytes ng teksto, at kahit na pupunan ng maliwanag, walang kahulugan na mga larawan, ay nakakatakot lamang sa mga tao. Kung ang tatanggap ng liham ay interesado sa iyong alok mula sa mga unang linya, tiyak na makikipag-ugnayan siya sa iyo para sa karagdagang impormasyon.

Kung seryoso ka sa pagkuha ng mga tamang tao na makipag-ugnayan sa iyo sa unang pagkakataong makipag-ugnayan ka sa kanila, makatuwirang isipin ang tungkol sa pag-abot nang higit pa sa email. Magandang ideya na gumawa ng mga account sa mga serbisyo tulad ng ICQ atSkype. Minsan mas madali para sa isang tao na makipag-ugnayan sa iyo sa pamamagitan ng regular na telepono, kung, siyempre, maingat mong iniwan ang numero sa iyong lagda.

Bakit kailangan mong i-duplicate ang iyong sariling e-mail address sa pirma, itatanong mo, kung ito ay awtomatikong ipinapasa ng mail server. Ang panuntunan dito ay ang labis na impormasyon sa pagsusulatan sa negosyo ay hindi kailanman kinakailangan. Isipin natin ang isang sitwasyon kung saan ang iyong sulat ay natanggap ng isang tao na posibleng hindi interesado sa alok, o kung sino lang ang walang kakayahang tumugon dito ng tama. Ipinapasa nito ang natanggap na mensahe sa ibang user, ngunit sa ilang kadahilanan, ang impormasyon tungkol sa tunay na nagpadala ay nawala mula sa awtomatikong idinagdag na data, na nagpapahirap sa pakikipag-ugnayan sa iyo. Gayunpaman, ito ay palaging sapat upang tingnan ang lagda upang matukoy ang may-akda ng liham at ang kanyang mga kinakailangang contact.

Pagtatanong sa negosyo

Hello (Magandang hapon)!

O, kung kilala ang pangalan ng addressee, kung gayon (Mahal, [Pangalan, Patronymic])!

Mangyaring magbigay ng impormasyon tungkol sa produkto (serbisyo) [pangalan ng produkto/serbisyo] na may paglalarawan ng buong katangian at mapagkumpitensyang katangian.

Batay sa Pederal na Batas ng Russian Federation [numero at petsa ng dokumento], hinihiling ko sa iyo na magbigay ng impormasyon [ilarawan ang data na kinakailangan upang makuha].

Maaari ka ring makipag-ugnayan sa pamamahala ng isang partikular na serbisyo sa Internet kung ang iyong mga karapatan ay nilabag.

Kaugnay ng paglabag sa sugnay [numero ng sugnay sa kasunduan ng gumagamit] ng kasunduan ng gumagamit, katulad ng: "[Sipiin ang buong teksto ng nasabing sugnay]", hinihiling ko sa iyo na magsagawa ng pagsisiyasat at kumuha ng naaangkop na mga parusa laban sa nagkasala [ responsable (kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga empleyado ng serbisyo)] tao [site (pangalan ng site)]. Mangyaring iulat ang mga resulta ng inspeksyon at ang mga parusang ipinataw sa [iyong sariling email address].

Friendly na address

Pagbati (Magandang araw) (Hello), [pangalan ng tao]!

Kapag una kang nakipag-ugnayan sa amin sa isang palakaibigang paraan, isang magandang indicator ang pagiging kumpleto ng iyong text message. Ang isang wastong nakasulat, makapal na teksto ay magsasaad ng iyong mataas na interes sa pakikipag-ugnayan sa tamang tao at pumupukaw ng pagnanais para sa isang tugon. Huwag kalimutang buksan ang pag-uusap na may ilang mga paunang tanong.

Halimbawang email

Ang isang mahalagang bahagi ng gawain ng maraming mga organisasyon ay ang mga sulat sa negosyo, na may maraming mga patakaran at tampok. Hindi lamang mga sekretarya, kundi pati na rin ang iba pang mga empleyado ay dapat na magsulat ng mga liham para sa pakikipag-ugnayan sa mga kasosyo at iba pang empleyado.

Konsepto ng sulat sa negosyo

Ang terminong ito ay tumutukoy sa pagpapalitan ng impormasyon sa komersyo at negosyo. Mayroong isang tiyak na tuntunin ng magandang asal para sa pagsusulatan sa negosyo, na itinuro pa sa mga espesyal na kurso. Ang liham ay dapat iguhit ayon sa mga patakaran, dahil ito ay lilikha at mapanatili ang reputasyon ng kumpanya, at bubuo din ng isang seryosong saloobin sa organisasyon. Ang liham pangnegosyo, mula sa teknikal na pananaw, ay isang tool na naglalayong mapabuti ang komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang kumpanya o departamento.

Mga uri ng sulat sa negosyo

Mayroong ilang mga uri ng mga dokumento, at ang bawat isa sa kanila ay naglalaman ng sarili nitong mga patakaran para sa pagpapatupad at pagsusumite. Ang mga pangunahing kaalaman sa pagsusulatan sa negosyo ay ginagamit din kapag nakikipag-usap sa pamamagitan ng e-mail. Tinutukoy ng mga eksperto ang mga sumusunod na uri ng mga liham pangnegosyo: mga liham ng pasasalamat, kahilingan, kahilingan, pasensiya, pagtanggi, pagbati at pakikiramay. Bilang karagdagan, may mga komersyal na liham, na kinabibilangan ng mga paghahabol, pagtanggi, paalala, garantiya, at iba pa.

Paano maayos na magsagawa ng sulat sa negosyo?

Kapag bumubuo ng isang liham, mahalagang bigyang-pansin ang lahat ng mga detalye. Kapag inilalarawan ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo, ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay pansin sa mga sumusunod na aspeto:

1. Kung nagsusulat ka ng isang liham kung saan kailangan mong sagutin ang mga partikular na tanong na itinanong ng may-akda, kung gayon ito ay angkop na banggitin ang bawat isa sa kanila nang hiwalay. Upang gawin ito, gamitin ang pagnunumero at hatiin ang teksto sa mga talata.
2. Kapag bumubuo ng isang liham, kailangan mong magkomento sa madaling sabi sa lahat ng mga dokumento na nakalakip alinman sa iyo o ng iyong kausap. Mahalaga ito upang agad na maunawaan ng tatanggap ang diwa ng liham.
3. Ang liham ay dapat pirmahan ng tagapamahala at nakatatak.

Mga panuntunan para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo

Hindi katanggap-tanggap ang mga error kapag gumagawa ng mga liham pangnegosyo, kaya mahalagang malaman ang mga pangunahing panuntunan para sa pagbuo ng mga ito:

1. Huwag gumamit ng mga salita na hindi alam ang kahulugan, o suriin ang kanilang interpretasyon gamit ang isang diksyunaryo.
2. Ang pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo ay hindi kasama ang paggamit ng mga partikular na terminolohiya, dahil ang ilang mga salita ay maaaring hindi alam ng addressee. Kung ginamit ang mga naturang termino, magbigay ng paliwanag.
3. Ipahayag ang iyong mga saloobin sa maikling pangungusap upang hindi mawala ang pangunahing punto.
4. Kung hindi mo lubusang alam ang wikang Ruso, mas mainam na i-type muna ang teksto sa isang editor o sa isang dokumento sa iyong computer upang suriin ang spelling.
5. Ang mga sulat sa negosyo ay hindi pinapayagan ang paggamit ng mga kolokyal na salita, pampanitikan na pagpapahayag, at iba pa. Bago magpadala ng sulat, suriin ito para sa mga error at typo. Mas mainam na suriin muli pagkatapos ng ilang sandali.

Simula ng isang liham sa liham ng negosyo

Una, sa istraktura ng liham mayroong isang "header", na naglalaman ng posisyon at buong pangalan ng addressee. Kasama sa mga tampok ng sulat sa negosyo ang karaniwang address na "Mahal," na sa karamihan ng mga kaso ay nakasulat sa gitna ng pahina. Kung ang tao ay hindi pamilyar, kung gayon ang salitang "Mr." ay nakasulat bago ang apelyido. Kasama sa unang talata (preamble) ang layunin at dahilan ng liham. Pagkatapos basahin ito, dapat na maunawaan ng addressee ang pangunahing kahulugan ng mensahe.

Kahilingan sa pagsusulatan sa negosyo

Ang isa sa mga tanyag na uri ng sulat sa negosyo ay isang sulat ng kahilingan. Ito ay maaaring isang mataktikang kahilingan o isang diplomatikong kahilingan sa isang kasalukuyang isyu. Ang mga kasanayan sa pagsulat ng negosyo ay mahalaga para sa mga kahilingan sa pagsulat dahil dapat itong mag-udyok sa tatanggap na gawin ang aksyon na kinakailangan ng manunulat. Mayroong ilang mga patakaran para sa pagsulat ng isang liham:

1. Dapat personal na kausapin ang addressee, na sinusunod ang mga pangunahing kaalaman sa etika sa negosyo.
2. Upang ipaliwanag sa tatanggap ang dahilan ng kahilingan, maaari mong bigyan siya ng papuri, i-highlight ang kanyang negosyo o mga personal na katangian at merito.
3. Magbigay ng mga dahilan para sa kahilingan at interes ang addressee sa pagtupad nito. Ang problema ay dapat ilarawan nang maikli at malinaw hangga't maaari.
4. Kapag ginawa ang kahilingan, dapat itong baguhin at ulitin muli, na nagbibigay-diin sa mga potensyal na benepisyo.

Paano paalalahanan ang iyong sarili sa mga sulat sa negosyo?

Ang isang liham ng paalala ay ginagamit kapag kailangan mong paalalahanan ang tungkol sa pagtupad sa mga obligasyong isinagawa, pagsunod sa batas, paglapit sa isang mahalagang kaganapan, at iba pa. Sa karamihan ng mga kaso, ginagamit ang pasalitang paalala bago ito. Bilang resulta, ang liham ay nagsisilbing ilang uri ng katibayan ng aksyon na ginawa. Kasama sa isang paalala sa mga sulat sa negosyo ang:

1. Impormasyon tungkol sa nagpadala at tatanggap. Pagkatapos nito, nakasaad ang dahilan ng paalala.
2. Ang mga link sa mga batas at regulasyon na may kaugnayan sa isyu na binabawi ay ibinigay.
3. Ang mga parirala ng mga sulat sa negosyo ay dapat na malinaw, ngunit hindi nagbabanta. Hindi mali na ipaalala sa iyo na ang problema ay maaaring malutas nang mapayapa.
4. Ang liham ay walang pamantayan, kaya maaari itong isulat sa malayang anyo.

Paano maayos na humingi ng paumanhin sa mga sulat sa negosyo?

Ang isa sa pinakamahirap na sulat na isulat ay isang liham ng paghingi ng tawad, na nangangailangan sa iyo na parehong humingi ng paumanhin at iligtas ang mukha para sa kumpanya. Bilang karagdagan, ito ay naglalayong ibalik ang mga nasirang relasyon. Ang mga sulat sa negosyo ay nagpapahiwatig ng mga sumusunod na tampok ng paghingi ng tawad:

1. Kasama sa istruktura ng liham ang indikasyon ng tatanggap, ang paksa ng mensahe at ang mensahe.
2. Hindi mo kailangang tukuyin ang tagapalabas, dahil pipirmahan ng management ang lahat.
3. Ang mga parirala ng paghingi ng tawad sa mga sulat sa negosyo ay hindi dapat tahasan at ang paksa ng liham ay dapat na neutral o wala sa kabuuan.
4. Ang epekto na kailangang makamit ay isang taos-pusong paghingi ng tawad at impormasyon tungkol sa nangyari, iyon ay, isang indikasyon ng dahilan para sa hindi kasiya-siyang sitwasyon.

Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa negosyo sa pamamagitan ng email

Ang lahat ng mga panuntunang binanggit kanina ay may kaugnayan din para sa electronic na sulat, ngunit mayroon pa ring ilang mga tampok:

1. Ang isang email sa trabaho ay dapat gamitin nang eksklusibo para sa opisyal na sulat, dahil ang lahat ng mga titik ay naka-save sa server at maaaring basahin ng ibang tao.
2. Ang pagsusulatan sa email ng negosyo ay nangangailangan ng paggamit ng nababasang font at pinakamahusay na pumili ng Arial o Times New Roman. Ang laki ng mga titik ay dapat na katamtaman. Ang teksto ay hindi dapat maglaman ng Caps Lock, mga tandang padamdam o mga espesyal na character. Katanggap-tanggap na i-highlight ang ilang mga parirala sa italics o bold, ngunit gamitin lamang ito kung talagang kinakailangan.
3. Para sa mas mahusay na pagiging madaling mabasa, gumamit ng mga subheading, ngunit tandaan na ang kanilang bilang ay hindi dapat malaki, kaya ang maximum ay 3-4 na piraso. Ang isang talata ay hindi dapat mas mahaba sa apat na linya.
4. Hindi pinapayagan ng etika sa email ng negosyo na iwanang blangko ang field ng paksa. Isulat dito ang kakanyahan ng liham, na dapat ay tiyak, nagbibigay-kaalaman at maigsi.
5. Dapat mong isama ang iyong lagda at impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa dulo, at hindi ito dapat tumagal ng higit sa anim na linya. Gamitin ang sumusunod na istraktura: "Na may paggalang," pangalan at apelyido, pangalan ng kumpanya, numero ng telepono, e-mail, at address ng website.
6. Sa pagsusulatan sa negosyo, angkop na gumamit ng template ng kumpanya sa iyong istilo ng kumpanya. Salamat dito, posible na tumayo mula sa iba at sa parehong oras ay sumunod sa mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo. Mahalagang huwag kalimutan na ang liham ay maaaring basahin hindi lamang sa isang screen ng computer, kundi pati na rin sa isang telepono, kaya ang template ay dapat na ma-optimize para sa resolution ng iba't ibang mga screen.

Mga aklat sa pagsusulatan sa negosyo

Upang mas maunawaan ang lahat ng mga intricacies ng pagsulat ng isang business letter, maaari kang magbasa ng kapaki-pakinabang na literatura. Ang mga sumusunod na gawa ay itinuturing na mabuti:

1. « Ang sining ng pagsulat ng negosyo. Mga batas, trick, tool» S. Karepina. Ipinaliwanag ng may-akda kung ano ang istilo ng negosyo ng pagsusulatan, kung paano maayos na mag-iwan ng iba't ibang uri ng mga liham at ulat.
2. « Pagsusulatan sa e-mail ng negosyo. Limang Panuntunan para sa Tagumpay" Inilalarawan ng may-akda ang mga anyo ng pagsusulatan sa negosyo at nag-aalok ng mga tool upang makatulong na gawing mas epektibo ang komunikasyon. Dito mahahanap mo ang mga kapaki-pakinabang na tip at trick.

Ang tagumpay sa mga aktibidad ng anumang organisasyon, komersyal na kumpanya o negosyo ay hindi maiiwasang nauugnay sa kultura ng pag-uugali at kagandahang-asal. Ang lahat ng mga aksyon ng manager at mga empleyado ay dapat na tiyak na isinasaalang-alang ang mga patakaran ng mabuting asal at naaangkop sa sitwasyon.

Ang isa sa pinakamahalagang bahagi ng tuntunin ng magandang asal ay ang pagsusulatan sa negosyo.

Tinatayang halos 50% ng oras sa trabaho ay ginugugol sa pagharap sa mga papeles at koreo. Ngunit ito ay kinakailangan, dahil ang karampatang mga sulat sa negosyo ay maaaring makabuluhang tumaas ang turnover ng isang kumpanya at mapabilis ang pakikipag-ugnayan ng iba't ibang mga serbisyo at departamento.

Siyempre, mayroong ilang mga pattern dito, at tiyak na pag-uusapan natin ang mga ito sa artikulong ito. Ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo ay matagal nang na-standardize. Ang umiiral na GOST R.6.30-2003 ay tutulong sa iyo na mailagay nang tama ang teksto sa sheet, sasabihin sa iyo kung ano ang gagawin ng mga indent, margin, at font. Ang mga sulat sa negosyo ay nailalarawan sa pamamagitan ng pagkakapareho at pag-uulit ng mga pattern ng pagsasalita.

Gayunpaman, ang anumang liham ay indibidwal. Isang malaking imprint dito ang iniwan ng pagkakakilanlan ng nagpadala, ang kanyang posisyon, sitwasyon at tatanggap. Sa ilang lawak, ang pagsusulatan sa negosyo ay isang kumbinasyon ng pagkamalikhain at pagsusumikap.

Mga uri ng sulat sa negosyo

Ang sirkulasyon ng dokumento ay isinasagawa sa papel at sa pamamagitan ng e-mail.

Ang lahat ng mga sulat sa negosyo ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na grupo:

Opisyal/impormal na sulat;

Panloob at panlabas.

Kasama sa opisyal na sulat ang mga komersyal na alok, mga liham ng pasasalamat at mga garantiya, mga kasunduan sa kalakalan, mga order para sa negosyo, mga responsibilidad sa trabaho, mga kahilingan, mga kahilingan, mga paghahabol.

Kasama sa impormal na pagsusulatan ang iba't ibang pagbati mula sa mga kasosyo sa negosyo, mga customer, at mga empleyado; pakikiramay, pasensiya, imbitasyon at pasasalamat.

Ang mga panloob na dokumento ay umiikot lamang sa pagitan ng mga departamento ng isang negosyo, habang ang mga panlabas na dokumento ay lumampas sa mga hangganan nito.

Mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo: panloob na nilalaman

Ang pangunahing kinakailangan ay ang kaiklian at kalinawan ng liham. Huwag iunat ang teksto sa maraming pahina. Ang pinakamagandang opsyon ay magkasya sa isa.

Ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo ay kinabibilangan ng pagbubukod ng mga kumplikado, hindi malinaw, banyaga at lubos na dalubhasang mga salita at ekspresyon mula sa teksto. Ang lahat ng mga pangungusap ay dapat na maikli, na may pangunahing kaisipan ng may-akda at walang "tubig".

Iwasan ang mga dobleng interpretasyon sa iyong liham, kung hindi, kung may mga pagtatalo, magiging mas mahirap na ipagtanggol ang iyong pananaw at patunayan kung ano ang ibig mong sabihin sa isang tiyak na parirala.

Ang mga patakaran para sa pagsulat ng mga sulat sa negosyo ay nag-oobliga sa manunulat na tawagan ang tatanggap sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, na pinangungunahan ng pamagat na "Mahal ...". At siguraduhing gamitin ang "ikaw," kahit na mayroon kang magandang pakikipagkaibigan sa tatanggap ng liham.

Sa panimula, bilang karagdagan sa pagpapahiwatig ng apelyido at unang pangalan, ang pangunahing layunin ng mensahe ay nakasaad. Ang mga halimbawa ng pagsusulatan sa negosyo ay may sapat na kaalaman sa mga template at cliches para sa mga ganitong kaso: "Kaugnay ng nakaraang liham ...", "Ipapaalala namin sa iyo...", "Ipaalam sa amin ..." at iba pa.

Palambutin ang isang sagot na hindi kanais-nais para sa tatanggap (pagtanggi sa isang alok, pagtanggi sa pakikipagtulungan) gamit ang mga parirala: "Sa kasamaang palad, hindi namin magagawang samantalahin ang mga iminungkahing kondisyon..." o katulad.

Panlabas na papel na dokumentasyon

Ang anumang liham pangnegosyo ay dapat na nakasulat sa letterhead ng kumpanya na may mga detalye ng kumpanya at lahat ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

Tiyaking isama ang eksaktong petsa ng dokumento.

Ang kanang itaas na sulok ng sheet ay inookupahan ng mga inisyal ng addressee at address ng kumpanya ng tatanggap.

Hatiin ang teksto sa mga makabuluhang talata upang mas madaling maunawaan at maunawaan ito ng mambabasa. Hindi hihigit sa 4-5 na linya.

Ang pagsulat ng lahat ng mga salita sa malalaking titik ay masamang anyo.

Ang mga dokumento ay maaaring ilakip sa liham. Sa kasong ito, nakalista ang mga ito sa isang hiwalay na linya sa ibabang kaliwang bahagi ng sheet. Ayon sa etika sa negosyo, ang tugon sa isang liham ay dapat matanggap sa loob ng 10 araw. Kung ang problema ay nangangailangan ng mas maraming oras upang malutas, ang addressee ay dapat na ipaalam ito.

Pagkatapos magsulat, dapat mong tiyaking maingat na suriin muli ang teksto para sa mga error, parehong spelling at grammar. Kung may oras ka, dapat mong isantabi ang sulat at ibalik ito muli sa ibang pagkakataon. Bilang isang tuntunin, matutuklasan ang mga kamalian na hindi napansin noong una. Ang payong ito ay pinakamahalaga kapag tumutugon sa isang reklamo ng customer. Hindi mo dapat inisin ang isang tao nang higit pa sa isang illiterately written letter.

Kapag ang dokumento ay nakasulat at nasuri ng ilang beses, i-print ito sa A4 na papel. Ang laki na ito ay ang karaniwang sukat na ginagamit para sa anumang sulat, kahit na ang teksto mismo ay tumatagal lamang ng kalahating sheet.

Subukan ang tinta sa printer bago mag-print upang maiwasan ang malabo o sloppy na output.

Sa ilang mga kaso, maaari mong ilakip ang iyong business card sa dokumento, at ilakip ang naka-print na sheet mismo sa isang transparent na file.

Ang isang branded na sobre na may logo ng kumpanya ay itinuturing ding magandang anyo.

Ang mga patakaran para sa pagsasagawa ng impormal na pagsusulatan sa negosyo ay kadalasang mas emosyonal kaysa sa mga papeles ng negosyo at hindi gaanong clichéd. Ang mga pagdadaglat at paggamit ng mga makukulay na pang-uri ay angkop dito, halimbawa, sa pagbati: kamangha-mangha, tumutugon, mabait.

Mga email sa negosyo

Ang katotohanan na hindi ka nagpapadala ng sulat sa isang sobre sa pamamagitan ng postal network ay hindi dapat nakakarelaks. Nalalapat din ang mga alituntunin ng pagsusulatan sa negosyo sa mga kasong ito.

Ang mga karampatang at wastong mensahe ng electronic na negosyo ay lumikha ng isang positibong imahe ng parehong negosyo at isang partikular na tao. Malaki ang halaga ng reputasyon sa negosyo!

Mga pangunahing tuntunin para sa pagsusulatan sa pamamagitan ng e-mail

Gamitin lamang ang iyong email address sa trabaho para sa layunin nito.

Bigyang-pansin ang pangalan ng mailbox. Huwag gumamit ng mga maling pangalan kapag nagtatrabaho, tulad ng "baby", "superman", kahit na nakasaad ang mga ito sa English transcription.

Palaging punan ang column na "paksa", kung hindi ay maaaring mauwi sa spam ang iyong sulat. Ang mga paglalarawan tulad ng "plano", "listahan", "komersyal na panukala", "ulat" ay hindi angkop. Maaaring may napakaraming katulad na mga titik sa inbox ng iyong tatanggap. Maging tiyak hangga't maaari tungkol sa kung tungkol saan ang iyong mensahe. Huwag gumamit ng higit sa limang salita. I-capitalize ang iyong paksa. Hindi na kailangang maglagay ng tuldok sa dulo.

Kung tumutugon ka sa isang naunang natanggap na email, tiyaking alisin ang "Re" sa linya ng paksa.

Estilo ng komunikasyon

Panatilihin ang sulat sa isang negosyong format. Alisin ang pananakot, pagsusumamo, pag-uutos na tono.

Ang mga alituntunin ng electronic business correspondence ay hindi pinapayagan ang paggamit ng mga emoticon o isang malaking bilang ng mga tandang pananong o mga tandang padamdam sa teksto.

Maging magalang. Ang isang ipinag-uutos na pagbati sa simula at paalam sa kausap sa dulo ay magandang anyo. Halimbawa, "Na may paggalang..." o tulad nito: "Taos-puso sa iyo...".

Mga sulat sa email ng negosyo at ang "ginintuang tuntunin" nito: huwag maghalo ng iba't ibang paksa sa isang mensahe. Mas mainam na magpadala ng isang serye ng mga liham.

Ang isang email ay dapat na kalahati ng haba ng isang liham na papel.

Paggawa gamit ang mga attachment

Kung napakaraming impormasyon na dapat ipahiwatig, huwag ilagay ang lahat sa katawan ng liham, ngunit ilakip ito bilang hiwalay na mga dokumento bilang mga kalakip.

Para sa kaginhawahan ng tatanggap, palitan ang pangalan ng mga dokumentong inihanda mo sa mga pangalan na naiintindihan niya. Ito ay magpapakita ng iyong interes at mananalo sa iyo. Isipin kung gaano karaming mga folder ng trabaho ang mayroon ang tatanggap sa kanyang computer at kung paano niya hahanapin ang iyong sulat sa mga iyon.

Siguraduhing ipaalam sa tatanggap ang tungkol sa mga file na iyong ipinapadala upang hindi niya sila ituring na isang random na virus. I-archive ang malalaking dokumento.

Pinakamainam na magpadala ng masyadong malalaking attachment (mahigit sa 200 kbytes) sa ibang mga paraan, halimbawa, sa pamamagitan ng isang ftp server.

Hindi pinapayagan ng ilang mail server ang mga format gaya ng COM, EXE, CMD, PIF at ilang iba pa na dumaan at harangan ang mga ito.

Kung mayroong ilang mga tatanggap ng iyong sulat, maglaan ng oras upang tanggalin ang lahat ng ebidensya ng mass forwarding sa bawat oras. Ang addressee ay hindi nangangailangan ng ganoong karagdagang impormasyon. Tutulungan ka ng command na "bcc".

Ang mga patakaran para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay nangangailangan na ipaalam sa kabilang partido na ang sulat ay natanggap. Kung hindi posible na sumagot sa ngayon, abisuhan ang iyong kausap tungkol dito. I-save ang iyong kasaysayan ng pagsusulatan upang maiwasan ang mga karagdagang tanong at paglilitis.

Kung ang tugon ay mahalaga at apurahan, ito ay pinahihintulutan na dagdagan na abisuhan ang addressee sa pamamagitan ng telepono, Skype o ICQ. Kung kahit na pagkatapos nito ay hindi mo nagawang makamit ang isang positibong resulta, paalalahanan muli ang iyong sarili.

Karaniwan na kapag humiling ka ng isang dokumento, nakakatanggap ka ng walang laman na sulat na may kalakip na file bilang tugon. Ito ay hindi katanggap-tanggap. Ang mga halimbawa ng pagsusulatan sa negosyo ay nangangailangan na ang may-katuturang impormasyon ay ilagay sa katawan ng dokumento. Halimbawa, ito: "Ipinapadala ko ang kinakailangang data para sa iyong kahilingan."

Huwag kalimutang ipahiwatig ang mga coordinate sa dulo ng liham: lahat ng magagamit na paraan ng komunikasyon, posisyon, website ng kumpanya, mga link sa mga social network.

Kapag nagsusulat ng mga contact sa organisasyon, magbigay ng maraming impormasyon hangga't maaari - numero ng telepono na may area code, address na may zip code. Pagkatapos ng lahat, ang iyong komunikasyon ay nangyayari hindi lamang sa mga residente ng iyong rehiyon. Kung mayroon ka ng lahat ng impormasyon, mas madaling makipag-ugnayan sa iyo.

At ang huling tuntunin: kung sino ang nagsimula ng sulat ay dapat tapusin ang elektronikong diyalogo.

Konklusyon

Ang pagsusulatan sa negosyo ay isang maselang bagay. Minsan ang isang sulyap ay sapat na upang bumuo ng isang tiyak na opinyon tungkol sa isang tao at sa organisasyong kanyang kinakatawan. Ang pag-alam sa mga tuntunin ng pagsusulat ng negosyo ay maaaring makatulong nang malaki sa iyong karera.

Mga elektronikong sulat sa negosyo. Tungkol sa paksa ng liham

Ang artikulong ito ay tungkol sa pagpuno sa field ng Paksa sa mga email ng negosyo.

Punan ang field na "Paksa ng Email" ayon sa nilalaman nito.

Isang tila simpleng bagay. Kung sumulat ka sa iyong partner tungkol sa mga deadline para sa pagpapadala ng mga dokumento, isulat sa paksang "Tungkol sa mga deadline para sa pagpapadala ng Kasunduan." Kung nagsusulat ka tungkol sa pagpapalit ng iyong legal na address, isulat sa paksang "Tungkol sa pagpapalit ng iyong legal na address." Ngunit, tulad ng ipinapakita ng pagsasanay sa pagsusulatan, hindi lahat ng bagay na halata sa atin ay pantay na halata sa iba...

Noong isang araw, muling nakahinga ng maluwag ang aking kaibigan at kasamahan (Natasha) matapos makatanggap ng sulat mula sa kanyang business partner. At sinabi niya: "Kagandahan! Hindi isang sulat, ngunit isang kanta! Hindi ko pa nabubuksan, pero alam ko na kung ano ang isinusulat niya!” At pagkatapos ay idinagdag niya: "At ang paghahanap ng alinman sa kanyang mga sulat sa aking mailbox ay ilang minuto na lang!"

“Anong espesyal doon?” - tama ang tanong mo. At pagkatapos ay sasabihin ko sa iyo kung bakit ang kasalukuyang pagkakasunud-sunod sa pagsusulatan sa addressee ay nagpapasaya sa aking kaibigan.

Si Natasha ay isang espesyalista sa pakikipagtulungan sa mga kliyente at kasosyo sa isang kumpanya ng pagsasanay.

Mahigit 2 buwan na ang nakalipas, nagsimula siyang makipag-ugnayan sa isang bagong kasosyo sa negosyo ng kumpanya. (Tawagan natin siyang "Vasya"). Sa simula ng isang paparating na pakikipagtulungan, palaging may maraming mga isyu na kailangang talakayin, linawin, linawin, pinagsama-sama, atbp. Sa araw, nagpalitan ng malaking bilang ng mga mensahe sina Natasha at Vasya. Ngunit kung titingnan mo ang inbox ni Natasha at tiningnan ang thread ng sulat kay Vasya, makakahanap ka ng isang ganap na simpleng larawan. Mayroong maraming mga titik, ngunit ang lahat ng impormasyon ay bumaba sa dalawang semantiko na punto: sa patlang na "Mula sa" sinasabing "Vasya", at sa larangan ng paksa - "Kooperasyon sa Perm" (Binago ko ang pangalan ng negosyo ni Natasha kasosyo at ang pangalan ng lungsod para sa malinaw na mga kadahilanan. Gaya ng sinasabi nila, Mangyaring isaalang-alang ang anumang mga pagkakataon bilang isang aksidente).

Isipin ang sitwasyon: ang unang titik ay may paksang "Cooperation with Perm". Mula sa liham na ito, nalaman ni Natasha ang impormasyon tungkol sa addressee, tungkol sa kanyang kumpanya, at nakilala ang kanyang komersyal na alok. Mga sagot. Ang mga sumusunod na liham ay nililinaw ang mga detalye ng trabaho, ang mga detalye ng pagsasagawa ng mga on-site na pagsasanay, talakayin ang mga aspeto ng pananalapi, organisasyon, atbp. (Sa pagtatapos ng linggo, mayroong 17 na liham mula kay Vasya sa mailbox ni Natasha). Bukod dito, ang lahat ng mga titik: mula sa una hanggang sa huli, ay may isang opsyon sa paksa: "Kooperasyon sa Perm." Ngayon isipin kung ano ang kailangan mong gawin kung kailangan mo, halimbawa, upang makahanap ng isang partikular na liham na may partikular na impormasyon sa sulat na ito. Tulad ng sinasabi nila, "it's a no brainer" kung ano ang kailangan mong gawin: buksan ang mga titik nang random at subukang tandaan kung aling araw ng linggo ang isyung ito ay tinalakay. Hindi ko sasabihin ang tungkol sa oras na ginugol, ang pagiging epektibo ng naturang paghahanap at ang mga kasamang emosyon. At kaya malinaw ang lahat.

Mga konklusyon:

1. Tandaan na ang field ng Paksa ay isang mahalagang bahagi ng email.

2. Punan ang patlang ng paksa nang makatwiran, gawing lubos na nagbibigay-kaalaman ang impormasyon.

Halimbawa, "Agreement.Account.Act" sa halip na "Documents"

3. Habang nagbabago ang mga aspeto ng isyung tinatalakay, linawin ang paksa (gumamit ng extension).

Halimbawa,

Pakikipagtulungan sa Perm → Pakikipagtulungan sa Perm. Petsa → Pakikipagtulungan sa Perm. Kasunduan

4. Gawing makabuluhan ang paksa, ngunit napakaikli(ang bilang ng mga character na makikita ng addressee sa oras na matanggap sa field na "Subject" ay medyo limitado)

Halimbawa,

Pakikipagtulungan sa Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Kung sa pakikipagtalastasan sa isang kasosyo sa negosyo/kliyente ay nakita mo na ang field na “Subject” ay random na pinunan o hindi napunan, gawin ang inisyatiba sa iyong sariling mga kamay at subukan ang isa sa dalawang senaryo:

— Kapag sumasagot, baguhin nang tama ang nilalaman ng patlang na "Paksa" / punan ito sa iyong sarili. Kung ang tatanggap ay matulungin, marahil ang pagkilos na ito ay sapat na upang maibalik sa normal ang sulat. Kung magpapatuloy pa rin ang tatanggap (malamang dahil sa ugali) na huwag pansinin ang mga nilalaman ng field na ito, gumamit ng isa pang script (basahin sa ibaba):

— Sumulat ng liham sa addressee na may kahilingan/alok na may humigit-kumulang sumusunod na nilalaman: "Vasya, gusto ko talagang maging epektibo ang aming sulat at para malutas namin ang lahat ng aming mga isyu sa negosyo sa lalong madaling panahon. Iminumungkahi ko na agad mong ipahiwatig ang paksa at nilalaman ng liham sa patlang na "Paksa". Sa palagay ko, sa ganitong paraan, mapapalaki natin nang husto ang pagiging epektibo ng ating komunikasyon.”

Kinuha ni Natasha ang payo ko. At ngayon para sa ikalawang buwan ay tinatamasa ko ang transparency at kalinawan ng mga sulat na natatanggap ko!

Nais ko ang parehong kasiyahan sa iyo, mahal kong mga mambabasa!