Ano ang kailangan mong malaman tungkol sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento. Paano lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento? Paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga katapat

Ngayon, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay matapang na sumabog sa ating buhay, ngayon halos lahat ng mga kumpanya ay gumagamit ng mga elektronikong dokumento, gumagamit ng e-mail, mga elektronikong deklarasyon, lalo na dahil para sa pagbubuwis ng VAT ang mga mandatoryong deklarasyon ay itinatag ng batas. May isang taong lumipat at gumagamit ng mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento sa pang-araw-araw na buhay at na-convert ang lahat ng pag-uulat at pangunahing mga dokumento sa elektronikong anyo.

Ang konsepto ng pamamahala ng elektronikong dokumento at ang mga pakinabang ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay may mga kalamangan at kahinaan.

mesa
Mga kalamangan at kahinaan ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Kasabay nito, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay umuunlad nang higit pa. At may mga kinakailangan para dito.

Una, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay ibinigay para sa batas sa buwis. Halimbawa, kapag nagsusumite ng mga ulat sa mga premium ng insurance o personal na buwis sa kita, dapat itong isumite sa elektronikong paraan kung ang kumpanya ay may higit sa 25 empleyado. Pagsusumite ng mga ulat sa elektronikong paraan Kinakailangang magsumite ng deklarasyon sa elektronikong anyo. Bilang karagdagan, ang mga paliwanag kung ang pag-uulat ay isinumite sa elektronikong paraan ay kailangan ding ibigay sa anyo ng isang elektronikong dokumento sa 2017.

Pangalawa, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay pinagtibay sa accounting. Ayon sa Batas Blg. 402-FZ "Sa Accounting", ang pangunahing dokumento ng accounting ay iginuhit sa papel at (o) sa anyo ng isang elektronikong dokumento na nilagdaan ng isang elektronikong lagda.
Pangatlo, sa 2017, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay makakatanggap ng mas malaking pag-unlad sa mga legal na paglilitis. Kaya, marami ang nakasanayan sa katotohanan na ang mga desisyon ng korte ay inilathala nang elektroniko sa Internet. Ayon sa Artikulo 4 ng Arbitration Procedure Code ng Russian Federation, ang isang pahayag ng paghahabol, pahayag, reklamo, pagtatanghal at iba pang mga dokumento ay maaaring isampa sa korte sa papel o sa elektronikong anyo, kabilang ang sa anyo ng isang elektronikong dokumento na nilagdaan ng isang elektronikong lagda sa paraang itinatag ng batas ng Russian Federation, sa pamamagitan ng pagpuno ng form na nai-post sa opisyal na website ng korte sa Internet. Ang mga katulad na probisyon ay itinatag sa prosesong sibil.

Pang-apat, ang mga elektronikong teknolohiya ay naging mahalagang bahagi ng ating buhay sa mga tuntunin ng paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa malambot na dokumentasyon at mga elektronikong auction. Ayon sa artikulo ng Pederal na Batas na may petsang 04/05/2013 No. 44-FZ (tulad ng susugan noong 07/03/2016) "Sa sistema ng kontrata sa larangan ng pagkuha ng mga kalakal, gawa, serbisyo upang matugunan ang estado at munisipyo pangangailangan,” ang isang auction sa electronic form (electronic auction) ay nauunawaan bilang isang auction , kung saan ang impormasyon tungkol sa pagkuha ay ipinapaalam ng customer sa isang walang limitasyong bilang ng mga tao sa pamamagitan ng pag-post ng notice ng naturang auction at dokumentasyon tungkol dito sa isang pinag-isang sistema ng impormasyon, pare-parehong mga kinakailangan at karagdagang mga kinakailangan ay ipinakita sa mga kalahok sa pagkuha, ang pagdaraos ng naturang auction ay sinisiguro sa isang elektronikong platform ng operator nito.

Ang ikalimang dahilan ay dahil sa ang katunayan na ngayon maraming mga kumpanya ang nagpapatakbo sa iba't ibang mga rehiyon, na may iba't ibang mga lungsod, kaya upang maisaayos ang isang epektibong negosyo ay kinakailangan upang pabilisin ang daloy ng dokumento at gawing simple ang relasyon sa pagitan ng mga partido. Sa bagay na ito, intuitively, maraming mga kumpanya ang nagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Paano ipakilala ang pamamahala ng elektronikong dokumento?

Sa ikalawang yugto, kailangan mong piliin kung aling pirma ang gagamitin ng kumpanya kapag gumuhit ng mga dokumento.

Ang isang simpleng electronic signature ay isang electronic signature na, sa pamamagitan ng paggamit ng mga code, password o iba pang paraan, ay nagpapatunay sa katotohanan ng pagbuo ng isang electronic signature ng isang partikular na tao.

Hindi kwalipikadong electronic signature ay isang electronic signature na:

1. nakuha bilang resulta ng cryptographic transformation ng impormasyon gamit ang electronic signature key;
2. nagpapahintulot sa iyo na kilalanin ang taong pumirma sa elektronikong dokumento;
3. nagbibigay-daan sa iyo upang makita ang katotohanan ng paggawa ng mga pagbabago sa isang elektronikong dokumento pagkatapos ng pagpirma nito;
4. nilikha gamit ang mga electronic signature tool.

1. ang electronic signature verification key ay tinukoy sa kwalipikadong sertipiko;
2. Para gumawa at mag-verify ng electronic signature, ginagamit ang mga electronic signature tool na may kumpirmasyon ng pagsunod sa mga kinakailangan (Artikulo 5 ng Federal Law ng Abril 6, 2011 No. 63-FZ (as amyendahan noong Disyembre 30, 2015) “Sa Electronic Mga Lagda.” Gayunpaman, sa maraming kaso kinakailangan ang mga dokumento para sa Para sa mga layuning pangseguridad, ito ay isang pinalakas na kwalipikadong lagda.

Sa ika-apat na yugto, kinakailangan na magbigay ng mga dokumento para sa pagtatapos ng isang kasunduan.

Ang ikalimang yugto ay ang pagtatapos ng isang kasunduan sa isang sentro ng sertipikasyon. Ayon sa Artikulo 2 ng Pederal na Batas na may petsang Abril 6, 2011 Blg. 63-FZ (tulad ng binago noong Disyembre 30, 2015) "Sa Electronic Signatures," ang isang certification center ay isang legal na entity, indibidwal na negosyante o katawan ng estado o katawan ng lokal na pamahalaan na gumaganap ng mga function ng paglikha at pag-isyu ng mga pangunahing sertipiko ng pagpapatunay ng mga electronic na lagda, pati na rin ang iba pang mga function.

Ang ikaanim na yugto ay ang pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa kumpanya, ang organisasyon ng isang tiyak na pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento. Ang mga invoice ay iginuhit sa elektronikong anyo sa pamamagitan ng magkaparehong kasunduan ng mga partido sa transaksyon at kung mayroon silang mga katugmang teknikal na paraan at kakayahan upang matanggap at maproseso ang mga invoice na ito alinsunod sa naaprubahang format.

Ano ang dapat na nilalaman ng isang kontrata sa isang awtoridad sa sertipikasyon?

Kapag nagtatapos ng isang kasunduan sa isang sentro ng sertipikasyon, mahalagang bigyang-pansin ang paksa ng kasunduan. Ayon sa Artikulo 432 ng Civil Code ng Russian Federation, ito ang mga kondisyon na ipinag-uutos para sa mga kontrata ng ganitong uri. Ang isang kasunduan ay itinuturing na natapos kung ang isang kasunduan ay naabot sa pagitan ng mga partido, sa form na kinakailangan sa naaangkop na mga kaso, sa lahat ng mahahalagang tuntunin ng kasunduan. Iyon ay, mahalagang i-spell out ang paksa ng kontrata nang malinaw hangga't maaari.

Ang paksa ng kasunduan ay sumusunod mula sa Batas "Sa Electronic Signatures".

Sentro ng Pagpapatunay:

1. lumilikha ng mga sertipiko para sa mga electronic signature verification key at naglalabas ng mga naturang certificate;
2. nagtatatag ng mga panahon ng bisa para sa electronic signature verification key certificate;
3. kinansela ang electronic signature verification key certificates na inisyu ng certification center na ito;
4. naglalabas ng electronic signature means kapag hiniling ng aplikante;
5. nagpapanatili ng isang rehistro ng electronic signature verification key certificate na inisyu at binawi ng certification center na ito;
6. nagtatatag ng pamamaraan para sa pagpapanatili ng rehistro ng mga sertipiko;
7. lumilikha ng mga electronic signature key at electronic signature verification key sa kahilingan ng mga aplikante;
8. sinusuri ang uniqueness ng electronic signature verification keys sa certificate registry;
9. nagsasagawa ng pag-verify ng mga elektronikong lagda sa mga kahilingan mula sa mga kalahok sa elektronikong pakikipag-ugnayan;
10. nagsasagawa ng iba pang mga aktibidad na may kaugnayan sa paggamit ng mga elektronikong lagda.

1. hindi pagtupad o hindi wastong pagtupad ng mga obligasyon na nagmumula sa kontrata para sa pagkakaloob ng mga serbisyo ng sentro ng sertipikasyon;
2. kabiguang gampanan o hindi wastong pagganap ng mga tungkulin (sugnay 3 ng Artikulo 13 ng Pederal na Batas ng 04/06/2011 Blg. 63-FZ (tulad ng binago noong 12/30/2015) "Sa Electronic Signature").

Paano ayusin ang daloy ng elektronikong dokumento sa loob ng isang kumpanya?

Ang paghahanda, pagpapatupad at pag-apruba ng draft na mga elektronikong dokumento ay isinasagawa alinsunod sa mga pangkalahatang tuntunin ng trabaho sa opisina na itinatag para sa mga katulad na dokumento sa papel. Ang isang elektronikong dokumento ay dapat magkaroon ng lahat ng mga detalye na itinatag para sa isang katulad na dokumento sa papel, maliban sa isang seal impression, dahil ang isang selyo ay hindi isang mandatoryong detalye. Sa loob ng kumpanya, ang mga pamamaraan ay maaaring gamitin upang kumpirmahin ang mga aksyon sa mga elektronikong dokumento kung saan ang isang elektronikong digital na lagda ay hindi ginagamit. Halimbawa, ang mga dokumento ay maaaring isumite para sa kontrol nang walang electronic digital signature.

Kung gusto mong ayusin ang daloy ng dokumento sa iyong mga katapat, kailangan mong isama ang naaangkop na mga probisyon sa kasunduan sa katapat.

Ang mga dokumento ay nabuo at pinirmahan nang elektroniko. Ang mga electronic digital signature tool na ginamit ay dapat na sertipikado sa inireseta na paraan.

Ang pinakamadaling paraan ay upang ayusin ang daloy ng elektronikong dokumento sa mga awtoridad, halimbawa, sa serbisyo ng buwis. Para magawa ito, kailangan mo ring kumuha ng electronic signature at pumasok sa isang kasunduan sa isang certification center. Kadalasan, ang mga nagbabayad ng buwis ay nagbibigay ng mga deklarasyon, paliwanag, at mga invoice sa awtoridad sa buwis. Bilang isang "feedback", ang mga dokumento ay nabuo ng mga awtoridad sa buwis alinsunod sa Order of the Federal Tax Service of Russia na may petsang Abril 15, 2015 No. ММВ-7-2 /149@ "Sa pag-apruba ng Pamamaraan para sa pagpapadala ng mga dokumento na ginamit ng mga awtoridad sa buwis kapag ginagamit ang kanilang mga kapangyarihan sa mga relasyon na kinokontrol ng batas sa buwis at mga bayarin, sa elektronikong anyo sa pamamagitan ng mga channel ng telekomunikasyon at sa pagkilala bilang hindi wasto ng ilang mga probisyon ng utos ng Federal Tax Service na may petsang Pebrero 17, 2011 No. ММВ-7-2 /169@.”

Kabilang sa mga naturang dokumento ang:

1. mga kinakailangan para sa pagbibigay ng mga paliwanag;
2. mga abiso ng mga kinokontrol na dayuhang kumpanya;
3. mga abiso tungkol sa pagtawag sa nagbabayad ng buwis (nagbabayad ng bayad, ahente ng buwis);
4. paunawa sa buwis;
5. mga desisyon na suspindihin ang mga transaksyon sa mga account ng isang nagbabayad ng buwis (nagbabayad ng bayad, ahente ng buwis) sa isang bangko at mga paglilipat ng kanyang mga elektronikong pondo;
6. mga desisyon na kanselahin ang pagsuspinde ng mga transaksyon sa mga account ng nagbabayad ng buwis (nagbabayad ng bayad, ahente ng buwis) sa bangko at mga paglilipat ng kanyang mga elektronikong pondo;
7. mga desisyon na magsagawa ng on-site na pag-audit ng buwis;
8. iba pang mga dokumento.

Paano ayusin ang pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento?

Paano dapat iimbak ang mga dokumento?

Una, ito ay kinakailangan upang maghanda ng isang listahan ng mga gawain para sa isang partikular na organisasyon. Ang hanay ng mga kaso ay mag-iiba depende sa kumpanya at larangan ng aktibidad.

Ang nomenclature ng mga kaso ay ginagamit upang pangkatin ang mga naisagawang dokumento sa mga kaso, i-systematize at itala ang mga kaso, matukoy ang kanilang mga panahon ng imbakan at maghanap ng mga dokumento. Ang nomenclature ng mga file ay ang batayan para sa pag-compile ng mga imbentaryo ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan, pati na rin para sa pagtatala ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na imbakan.

Pangalawa, ito ay kinakailangan upang bumalangkas ng mga kaso. Upang gawin ito, kinakailangan na magsagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento na maiimbak sa elektronikong paraan. Paalalahanan ka namin na may mga panahon ng pag-iimbak ng regulasyon para sa mga indibidwal na dokumento. Halimbawa, ang mga dokumento ng accounting ay naka-imbak sa loob ng 5 taon, at mga dokumento sa buwis para sa 4 na taon.

Pangatlo, kinakailangang markahan na ang data ay nakaimbak sa elektronikong paraan sa nomenclature ng file. Halimbawa, "Mga iskedyul ng oras ng pagtatrabaho. Mga elektronikong dokumento".

Pang-apat, kailangan mong i-archive ang mga dokumento.

Bago mag-imbak ng isang elektronikong file, dapat itong:
— mag-download mula sa electronic system (kung ang dokumento ay nilikha sa anumang espesyal na produkto ng software);
— protektahan mula sa mga posibleng pagbabago sa pamamagitan ng pag-save sa isang angkop na format;
— sumulat sa isang storage medium.

Ang karaniwang tinatanggap na format para sa pag-iimbak at pag-archive ng mga elektronikong dokumento ay PDF/A. Dapat itong makilala mula sa karaniwang PDF, sa bawat pag-update kung saan lilitaw ang mga bagong pagkakataon para sa pagtatrabaho sa mga file. Ang PDF/A ay idinisenyo para sa ibang bagay: ito ay isang format para sa pangmatagalang imbakan ng archival ng mga elektronikong dokumento.

Ikalimang hakbang ay ang paghahanda ng mga imbentaryo. Kasama sa imbentaryo ang lahat ng mga electronic na file na nabuo kaugnay ng mga electronic na dokumento. Gayunpaman, sa halip na ang bilang ng mga sheet na ipinahiwatig kapag lumilikha ng mga file ng papel, ang dami ng mga elektronikong dokumento ay ipinahiwatig.

Maaaring ganito ang hitsura ng format ng imbentaryo:

Sa ilang mga kaso, kinakailangan upang sirain ang mga dokumento. Halimbawa, ang mga opisyal na tala ay nakaimbak nang mahabang panahon, ang panahon ng pag-iimbak ay nag-expire na at kailangan itong sirain. Sa kasong ito, isinasagawa ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Ang nasabing pagsusuri ay maaaring isagawa ng isang espesyal na komisyon. Batay sa mga resulta ng pagsusuri, ang isang aksyon sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak ay iginuhit. Ang anyo ng naturang pagkilos ay binuo ng kumpanya nang nakapag-iisa. At batay sa akto, ang mga disk o iba pang storage media ay sinisira lang.

Sa konklusyon, dapat tandaan na, siyempre, ang hinaharap ay kabilang sa mga elektronikong dokumento. Gayunpaman, mahalaga na maayos na ayusin ang daloy ng elektronikong dokumento. Maraming mga kumpanya ang nahaharap sa mga problema ng hindi wastong organisasyon ng daloy ng dokumento, kapag ang isang lugar ng trabaho lamang sa isang departamento o kahit na departamento ay konektado sa elektronikong daloy ng dokumento, kapag ang karamihan sa mga dokumento ay pinananatili pa rin sa papel. Samakatuwid, ang lahat ng mga isyu tungkol sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat malutas "sa pampang" sa yugto ng pagpapatupad ng system.

Sa pagtatapos ng Nobyembre, ang mga tagalikha ng system para sa pagpapalitan ng mga elektronikong legal na makabuluhang dokumento "" ay nagsagawa ng kumpetisyon sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa portal na "Accounting Online". Wala ni isa sa apat na raang kalahok ang makasagot ng tama sa lahat ng 15 tanong ng kompetisyon. Sinuri ng mga tagapag-ayos ng kumpetisyon ang lahat ng natanggap na tugon, at ngayon ay nag-aalok upang ayusin ang mga isyu na nagdulot ng pinakamaraming paghihirap para sa mga accountant.

Panimulang impormasyon

Matapos ang pagpapalitan ng mga elektronikong invoice ay naging posible noong Mayo ng taong ito, maraming malalaking kumpanya ng Russia ang nagsimula ng paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento (EDF). Alinsunod dito, upang magkaroon ng pagkakataong makipagtulungan sa mga pinuno ng negosyo, ang kanilang mga potensyal na katapat ay dapat mag-navigate sa balangkas ng regulasyon na namamahala sa EDI. Ngayon ay tutulungan namin ang mga accountant na harapin ang mga kumplikadong isyu na lumitaw kapag pinag-aaralan ang mga patakaran para sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento.

Pagbuo at pagpapalabas ng mga electronic na invoice

Ang pinakamalaking paghihirap ay lumitaw kapag sinasagot ang tanong tungkol sa kung paano magpadala ng isang elektronikong invoice. Kaya, 80% ng mga kalahok sa kumpetisyon ay naniniwala na ang isang elektronikong invoice ay maaaring ipadala sa katapat sa pamamagitan ng email. Gayunpaman, hindi ito.

Imbakan ng mga elektronikong dokumento

Humigit-kumulang kalahati ng mga kalahok sa kumpetisyon ay naniniwala pa rin na upang mag-imbak ng mga elektronikong dokumento, kailangan nilang i-print. Gayunpaman, ang Federal Law on Archival Affairs ay nagsasaad: "ang isang dokumento ng archival ay isang nasasalat na midyum na may impormasyon na nakatala dito, na may mga detalye na nagpapahintulot na makilala ito, at napapailalim sa imbakan dahil sa kahalagahan ng tinukoy na medium at impormasyon para sa mamamayan, lipunan at estado.” Kaya, ang batas ay hindi nagbibigay ng isang ipinag-uutos na kinakailangan upang lumikha ng isang papel na kopya ng isang elektronikong dokumento at iimbak ang dokumento sa papel na anyo.

Pamamaraan para sa pagpapalitan ng mga elektronikong invoice

Ang praktikal na pamamaraan para sa pagpapalitan ng mga electronic na invoice ay naglabas ng mas kaunting mga katanungan. Marahil ito ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng katotohanan na ang pamamaraan ay naayos sa isang hiwalay na dokumento (order ng Ministri ng Pananalapi ng Russia na may petsang Abril 25, 2011 No. 50n) at hindi kasama ang anumang hindi maliwanag na interpretasyon. Sa mga tanong tungkol sa kung paano itama ang mga error sa mga invoice, kung ano ang itinuturing na petsa ng pagtanggap ng isang electronic na dokumento, at kung posible bang pumirma sa isang electronic na invoice gamit lamang ang electronic na lagda ng isang manager o ibang tao na pinahintulutan ng order, 49%, 54% at 63% ang sumagot ng tama.mga kalahok sa patimpalak.

Mga format para sa mga elektronikong dokumento

Mahigit sa kalahati ng mga kalahok (58%) ang nakakaalam kung para saan ang mga dokumento ang Federal Tax Service ay nakabuo na ng mandatory o inirerekomendang XML na mga format. Alalahanin natin na sa pamamagitan ng utos ng Federal Tax Service ng Russia na may petsang 03/05/12 No. ММВ-7-6/138@, ang mga mandatoryong format ay naaprubahan para sa isang invoice, isang adjustment invoice, isang log ng natanggap at inisyu na mga invoice at mga aklat ng mga pagbili at pagbebenta, pati na rin para sa mga karagdagang sheet ng mga aklat na ito (tingnan ang ""). At ang pagkakasunud-sunod ng Federal Tax Service ng Russia na may petsang Marso 21, 2012 No. ММВ-7-6/172@ ay inaprubahan ang mga inirekumendang format para sa tala ng consignment sa form ng TORG-12 at ang sertipiko ng pagtanggap para sa trabaho (mga serbisyo) (tingnan ang “”). Pakitandaan na ang mga dokumentong isinumite sa ganitong mga format ay maaaring ipadala sa Federal Tax Service para sa pagpapatunay sa form kung saan natanggap ang mga ito mula sa counterparty. Iyon ay, nang hindi kino-convert ang dokumento sa isang na-scan na imahe.

Invoice journal at purchase ledger

94% at 74% ng mga kalahok, ayon sa pagkakabanggit, ay alam kung paano magtago ng isang purchase book at mga invoice journal sa pagkakaroon ng mga electronic na dokumento. Ang anyo ng aklat ng pagbili at ang mga tuntunin para sa pagpapanatili nito ay itinakda sa Appendix No. 4 hanggang Resolution No. 1137, at ang form ng journal para sa pagtatala ng mga natanggap at naibigay na mga invoice at ang mga patakaran para sa pagpapanatili nito ay nasa Appendix No. 3 sa parehong resolusyon.

Alinsunod sa talata 2 ng Appendix No. 4, ang mga invoice na natanggap sa papel at elektronikong anyo ay napapailalim sa pagpaparehistro sa isang pinag-isang paraan sa aklat ng pagbili. At alinsunod sa talata 3 ng Appendix No. 3, ang mga invoice na iginuhit sa papel o elektroniko ay nakarehistro sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod sa bahagi 1 ng accounting journal ayon sa petsa ng isyu. Ang mga natanggap na invoice, parehong papel at elektroniko, ay nakalista sa Bahagi 2 ng journal sa petsa na natanggap ang mga ito. Kasabay nito, ayon sa anyo ng journal at mga patakaran para sa pagpuno nito, ang paraan ng pag-isyu ng isang invoice ay ipinahiwatig ng halaga sa haligi 3: ang halaga 1 ay nagpapahiwatig ng paghahanda ng dokumento sa papel, at ang halaga 2 ay nagpapahiwatig paghahanda sa elektronikong anyo.

Nagtatrabaho sa system para sa pagpapadala ng mga elektronikong dokumento

Ang pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento sa pagsasanay ay naging mas madali kaysa sa teorya. Sa kabila ng kasaganaan ng mga kumplikado sa batas na kumokontrol sa pamamahala ng elektronikong dokumento, karamihan sa mga kontrobersyal na teoretikal na isyu ay nareresolba at awtomatiko sa antas. Kaya, sa mga sistema ng mga operator ng EDF, ang kontrol ay awtomatikong isinasagawa sa tamang pagpuno ng mga detalye ng mga elektronikong dokumento at ang pagbuo ng lahat ng mga teknolohikal na dokumento, at ang pamamaraan para sa pagwawasto ng isang invoice, sa unang tingin, ay hindi naiiba sa katulad mga aksyon gamit ang isang papel na dokumento. Malamang, ito ang dahilan kung bakit nakita ng mga kalahok sa survey na pinakamadaling kumpletuhin ang mga praktikal na gawain sa pagtatrabaho sa EDI system. Mahigit sa 75% ng mga kalahok ang nakakumpleto ng mga naturang gawain.

Ang materyal ay inihanda ng mga espesyalista ng system para sa pagpapalitan ng mga legal na makabuluhang dokumento sa electronic form na "Diadoc" batay sa mga resulta ng kumpetisyon "".

Kung nagpaplano ang isang kumpanya na lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, tutulungan ka ng aming mga rekomendasyon na gumawa ng plano ng pagkilos. Sasabihin nila sa iyo kung paano makipag-ayos sa mga kontratista, pumili ng provider at maghanda ng mga tauhan para sa mga pagbabago sa trabaho.

Kung lilipat ang isang kumpanya sa electronic document management (EDF) kasama ng mga katapat, suriin nang maaga kung anong bahagi ng mga dokumento ang maaaring maipadala sa elektronikong paraan. Ang laki ng proyekto, ang plano sa trabaho para dito, ang mga gastos sa paggawa at mga gastos ng kumpanya ay nakasalalay dito.

Paano gumuhit ng isang plano sa trabaho para sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento kasama ang mga kontratista

Hatiin ang gawain sa paglipat ng kumpanya sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa mga bloke:

• mga bagay na pang-organisasyon;
• mga katapat;
• daloy ng dokumento;
• mga tauhan;
• provider;
• badyet.

Ilista kung anong mga gawain ang tatapusin sa loob ng bawat bloke (tingnan.

). Ayusin ang listahan kung kinakailangan. Ipagpalagay natin na ang isang kumpanya ay maaaring hindi nangangailangan ng automation: ito ay maginhawa upang subaybayan ang katayuan ng pagpaparehistro ng dokumento sa pamamagitan ng sistema ng accounting ng kumpanya, ngunit kung ang dami ng daloy ng dokumento ay hindi malaki, kung gayon ang mga gastos sa automation ay hindi magbabayad.

Magpasya para sa iyong sarili kung anong pagkakasunud-sunod ang gagawin sa mga hakbang sa itaas. Ang ilang trabaho ay maaaring gawin nang sabay-sabay, halimbawa, pagbuo ng mga materyales sa pagtatanghal para sa mga kawani at pakikipag-ayos sa mga kontratista.

Paano makipag-ayos sa mga katapat sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento

Hatiin ang mga katapat ng kumpanya sa apat na grupo. Ang bawat grupo ay kailangang gumawa ng isang espesyal na diskarte upang sumang-ayon sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Posible na hindi lahat ng katapat ay sumang-ayon, kailangan mong patuloy na makipagpalitan ng mga dokumento sa papel sa kanila o wakasan ang pakikipagtulungan.

Mga makabuluhang katapat na gumagamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang mga naturang kumpanya ay nakikipagtulungan na sa kanilang mga provider, marahil ay hindi sa mga organisasyong nilayon ng iyong kumpanya na makipagtulungan. Maaari kang makitungo sa mga katapat mula sa pangkat na ito tulad ng sumusunod:

1. Isaalang-alang kung ipinapayong pumasok sa isang kasunduan sa provider kung saan nakikipagtulungan ang mamimili (supplier).

2. Alamin kung mayroong roaming sa pagitan ng nilalayong provider ng iyong kumpanya at ng provider ng counterparty.

3. Anyayahan ang katapat na pumasok sa isang kasunduan sa provider na pinili ng iyong kumpanya.

Mga makabuluhang katapat na hindi gumagamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Kung ang mamimili (supplier) ay tumangging gumamit ng elektronikong pamamahala ng dokumento, at hindi kapaki-pakinabang para sa kumpanya na huminto sa pakikipagtulungan sa kanya, magpatuloy ayon sa isa sa mga sitwasyon:

1. Gamitin sa tulad ng isang katapat .

2. Gumawa ng appointment at subukang kumbinsihin sila na gumamit ng electronic document management.

Ipangako na magiging mapagparaya ka sa mga posibleng pagkukulang at tutulong kang magtatag ng daloy ng elektronikong dokumento sa pakikipagtulungan sa iyong kumpanya.

Maliitmga katapat na gumagamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang parehong mga opsyon ay maaaring ilapat sa grupong ito ng mga mamimili at supplier tulad ng may kaugnayan sa mga makabuluhang katapat. Ngunit ipinapayong magsagawa ng mga negosasyon sa anyo ng pagsusulatan upang hindi mag-aksaya ng labis na oras. Kung hindi maabot ang isang kasunduan, maaaring mas madaling tanggihan ang pakikipagtulungan.

Maliitmga katapat na hindi gumagamit ng elektronikong pamamahala ng dokumento. Kung ang mamimili (supplier) ay hindi isa sa mga pangunahing kasosyo ng kumpanya, subukang hikayatin siya na gumamit ng elektronikong pamamahala ng dokumento sa isang provider na maginhawa para sa iyo. Mga Pagpipilian:

1. Ipahayag na, halimbawa, mula sa simula ng bagong quarter, ang iyong kumpanya ay tumatanggap at nagpapadala lamang ng mga dokumento sa electronic form.

2. Kumuha ng komisyon kung matalo ang katapat at nagpadala ng mga duplicate; fine kung nagsumite siya ng mga orihinal na dokumento pagkatapos ng deadline. Ilapat ang mga naturang hakbang na may kaugnayan sa mga mamimili (mga supplier) na hindi nag-aabot ng mga papel sa oras.

Para sa mga maliliit na kumpanya na nagpapalitan ng mga dokumento ng papel, ito ay nagkakahalaga ng paghahanda ng isang malinaw na pagtatanghal. Kung nauunawaan ng mga katapat ang mga nuances ng pamamahala ng elektronikong dokumento, magiging mas madali silang kumbinsihin na baguhin ang kanilang pamamaraan sa trabaho. Halos hindi posible na makipagkita sa lahat ng maliliit na mamimili at tagapagtustos ng kumpanya, kaya ang pagtatanghal ay kumbinsihin.

Paano pumili ng isang elektronikong tagabigay ng pamamahala ng dokumento

Kung ang isang kumpanya ay maraming katapat, malamang na kailangan nitong makipagtulungan sa ilang provider. Subukang bawasan ang bilang ng huli.

Pumili ng mga provider:

• kung kanino nagtatrabaho na ang mga katapat ng kumpanya at kung kanino ka maaaring maglipat ng malaking dami ng mga transaksyon;
• na may pinakamataas na roaming;
• na maaaring gumamit ng mga signature certificate ng kumpanya (kung mayroon man).

Ang kadahilanan ng presyo ay hindi kailangang isaalang-alang. Kung ang provider ay walang roaming sa mga provider ng iyong mga katapat, hindi ito angkop, kahit na ang mga serbisyo nito ay mas mura.

Paano gawing pormal ang daloy ng dokumento ng kumpanya

Bago lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, kailangan mong gawing pormal ang paggalaw ng mga dokumento ng kumpanya. Gumawa o ayusin kung kinakailangan:

1. Listahan ng mga dokumento na ginagamit ng kumpanya kapag nagtatrabaho sa mga katapat.

2. Kasalukuyang listahan ng mga opisyal na kasangkot sa daloy ng dokumento. Mangyaring ipahiwatig kung sino:

• lumilikha ng isang dokumento - i-upload ito sa personal na account ng provider;
• pinipirmahan ang dokumento. Ang mga empleyadong ito ay mangangailangan ng login at password upang maipasok ang kanilang personal na account at mga electronic signature certificate;
• kinokontrol ang paglagda ng dokumento ng katapat;
• ipi-print ang dokumento at i-file ito sa isang folder o i-save ito sa server ng kumpanya.

Ang listahang ito ay dapat na palaging na-update. Sa sandaling umalis ang isang empleyado, ang kanyang elektronikong lagda ay dapat na kanselahin at ibigay sa bagong hinirang na tao.

Maghanda at magdokumento sa mga panloob na regulasyon ng isang iskedyul para sa paggalaw ng mga dokumento mula sa sandali ng paglikha hanggang sa pagpapadala sa archive (tingnan. ).

Paano ihanda ang mga tauhan ng kumpanya para sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento

Gaano kabilis at matagumpay na lilipat ang kumpanya , depende sa mga empleyado. Upang pigilan silang sabotahe ang proyekto, mahalagang hindi pilitin, ngunit kumbinsihin sila sa mga benepisyo ng pagbabago.

Ang isang makabuluhang item sa gastos kapag nagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay ang pagbabayad para sa oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado, na gagastusin nila sa pagsasanay upang magtrabaho sa bagong sistema at paglutas ng mga sitwasyong pang-emergency. Magsagawa ng sentralisadong outreach at mga pagsisikap sa pagsasanay upang mabawasan ang mga gastos na ito.

Simulan ang pagpapaliwanag at pagsasanay nang maaga - kapag nagpasya ang pamamahala na lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Ayusin ang isang pagtatanghal na nagpapaliwanag ng mga prinsipyo ng trabaho para sa lahat ng mga tauhan ng kumpanya, kabilang ang mga empleyado na hindi nakikilahok sa pamamahala ng elektronikong dokumento.

Bigyang-pansin ang mga lumagda sa pagsasanay. Lumikha ng malinaw at detalyadong mga tagubilin para sa kanila, mas mabuti na may mga screenshot: aling site ang pupuntahan, anong impormasyon ang ilalagay at kung saan, anong mga pindutan ang pipindutin at sa anong sandali, kung paano magtrabaho kasama ang sertipiko ng pag-sign.

Ang mga sumusunod na argumento ay makakatulong na kumbinsihin ang mga empleyado na suportahan ang proyekto ng pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento:

• Sa mga tuntunin ng antas ng pananagutan ng isang opisyal, ang isang elektronikong lagda ay hindi naiiba sa isang pisikal;
• Nagbibigay-daan sa iyo ang pamamahala ng elektronikong dokumento na mabilis na gumawa at magproseso ng mga dokumento. Hindi mo kailangang tumawag at alamin kung kailan pipirma at ipapadala ng counterparty ang kinakailangang dokumento;
• hindi mawawala ang mga dokumento. Ito ay magiging mas madali upang mahanap ang mga ito.

Paano magplano ng mga gastos sa pagpapatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento

ay binubuo ng mga sumusunod na bahagi:

1. Ang halaga ng mga serbisyo ng provider ay 10,000–20,000 rubles. bawat taon, depende sa plano ng taripa. Alamin ang mga presyo at badyet para sa kanila.

2. Ang halaga ng electronic signature certificate ay 1000-2000 rubles. bawat taon, depende sa plano ng taripa ng tagagawa ng sertipiko.

3. Mga suweldo ng empleyado - karagdagang bayad o ang halaga ng oras na gugugulin ng mga kawani hindi sa kanilang mga direktang tungkulin. Ang mga gastos ay nakasalalay sa tagal ng mga gawain at ang halaga ng isang oras ng trabaho ng empleyado.

Ang mga sumusunod na uri ng trabaho ay magiging labor-intensive: mga pagpupulong at pakikipag-usap sa telepono sa mga kontratista, paghahanda ng mga presentasyon at tagubilin para sa mga kontratista at empleyado ng iyong kumpanya, pagsasanay sa mga empleyado, paglutas ng mga sitwasyong pang-emergency (tingnan. ). Planuhin kung gaano ito katagal.

Ang badyet ay hindi lamang ang mga suweldo ng empleyado, kundi pati na rin ang mga social na kontribusyon mula sa kanila.

4. Ang halaga ng automation - depende sa mga gawain na nais lutasin ng kumpanya, ang pagiging kumplikado ng kanilang pagpapatupad, at ang halaga ng isang oras ng trabaho ng developer.

Inihanda mula sa mga materyales

Sa kasalukuyan, ang pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga entidad ng negosyo at mga indibidwal ay unti-unting lumilipat mula sa papel patungo sa elektroniko. Ang isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay may isang bilang ng mga pakinabang sa simpleng papel - nakakatipid ito ng oras at pinatataas ang kahusayan ng mga desisyon na ginawa. Ang EDMS ay maaaring itayo sa loob ng isang kumpanya at sa pagitan ng iba't ibang kumpanya sa pamamagitan ng Internet.

Pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang sistema ng mga proseso para sa pagproseso ng mga dokumento sa elektronikong anyo. Karamihan sa mga modernong programa sa accounting at tauhan ay maaaring makabuo ng mga elektronikong dokumento sa isang karaniwang format na itinatag sa antas ng pambatasan. Ngunit para magkaroon ng legal na timbang ang naturang dokumento, dapat itong pirmahan ng magkabilang partido na may electronic signature.

Ang daloy ng elektronikong dokumento ay maaaring nahahati sa dalawang malalaking uri - ang pagpapalitan ng mga dokumento sa loob ng isang kumpanya o sa pagitan ng iba't ibang kumpanya sa pamamagitan ng mga channel ng komunikasyon. Posibleng pagsamahin ang dalawang sistemang ito sa isang pandaigdigang sistema.

Ang paggamit ng elektronikong pamamahala ng dokumento sa loob ng isang kumpanya ay nangangailangan ng pagbili ng kinakailangang software package (EDW platform), pati na rin ang kagamitan para sa operasyon nito (network equipment, server, atbp.).

Upang makapagpalitan ng mga dokumento sa pagitan ng dalawang kumpanya, kinakailangan ang isang electronic document management operator. Ginagarantiyahan nito ang paghahatid ng mga mensahe, kinokontrol ang format ng mga ipinadalang dokumento, nangangailangan ng sertipikasyon ng trabaho gamit ang data na may elektronikong lagda, at nag-iimbak ng archive ng mga dokumento.

Pansin! Isa sa mga ganitong serbisyo ay. Ang mga dokumentong natanggap sa pamamagitan nito ay legal na makabuluhan kung sila ay may marka mula sa elektronikong lagda ng magkabilang panig ng daloy ng dokumento.

Mga kalamangan at kawalan ng EDI

Pangunahing pakinabang

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay may hindi maikakaila na mga pakinabang sa papel:

• Pag-streamline ng trabaho sa opisina - hindi ka papayagan ng system na magtalaga ng parehong numero sa iba't ibang mga dokumento, dahil mangyayari ito nang maayos at awtomatiko;
• Pagsubaybay sa posisyon ng bawat dokumento - sa anumang oras maaari mong malaman kung sino ang eksaktong gumagana sa dokumento. Hindi ito masisira o mawawala ng isang empleyado. Ang isang dokumentong natanggal nang hindi sinasadya o sinasadya ay maaari pa ring maibalik;
• Pabilisin ang pagpoproseso ng dokumento - kung ang mga departamento ng kumpanya ay nakakalat sa ilang mga gusali, kung gayon ang papel na dokumento ay dapat na personal na dalhin doon para sa pag-apruba. Sa EDI, ang kinakailangang dokumento ay umaabot sa empleyado sa isang bahagi ng isang segundo;
• Maginhawang trabaho sa mga bersyon - kapag nag-e-edit, sine-save ng system ang bawat bersyon. Kung kinakailangan, maaari mong subaybayan kung sino ang gumawa ng mga pagbabago sa dokumento at kung kailan;
• 24 na oras na malayuang pag-access - kung kinakailangan, ang pag-access sa EDF system ay maaaring ayusin sa pamamagitan ng Internet mula sa anumang computer sa mundo. Ang isang empleyado ay maaaring magtrabaho kasama ang mga dokumento habang nasa isang business trip, nasa bakasyon o nasa sick leave;
• Pagpaplano ng trabaho - sa pamamagitan ng pagtukoy sa petsa ng paglikha at petsa ng pagpapatupad, maaari mong planuhin ang pagpapatupad ng mga papasok na dokumento ayon sa pila;
• Paghahanap ng dokumento - maaari kang maghanap sa pangkalahatang database ng dokumento gamit ang mga keyword at expression;
• Nakakatipid ng papel - hindi na kailangang i-print ang lahat ng mga dokumento sa kinakailangang dami.

Pangunahing disadvantages

Sa kabila ng malinaw na mga pakinabang, ang mga sistema ng EDI ay mayroon ding mga disadvantage na maaaring pigilan ang isang kumpanya sa pagpapatupad ng mga ito.

Kabilang dito ang:

• Kailangan mong gumastos ng pera sa pagbili ng system, na, depende sa bilang ng mga gumagamit, ay maaaring umabot ng hanggang 100 libong rubles;
• Pagkatapos ng pagbili, ito ay tumatagal ng mahabang panahon upang mai-install, ipatupad at i-debug;
• Ito ay kinakailangan upang sanayin ang lahat ng mga gumagamit na kasangkot dito;
• Pagtiyak ng seguridad ng system - paghihigpit sa pag-access sa pagitan ng mga gumagamit, pag-isyu ng mga kinakailangang elektronikong lagda, pagprotekta laban sa pagtagos sa labas;
• Ang kumpanya ay dapat magkaroon ng isang tagapangasiwa sa mga tauhan na susubaybay sa paggana ng system, magsagawa ng mga aktibidad sa serbisyo, at magresolba ng mga isyu sa user;
• Upang maprotektahan ang impormasyon, kinakailangan na i-back up ang database na may mga dokumento;
• Kung ang EDI ay hindi magagamit sa mga kasosyong kumpanya, ito ay kinakailangan upang matiyak ang pagkakaroon ng parehong electronic at papel na sistema.

Pag-andar ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Dapat tiyakin ng anumang sistema ng pamamahala ng dokumento ang pagpapatupad ng maraming aksyon:

• Makipagtulungan sa anumang uri ng mga dokumento - likhain ang mga ito, iguhit ang mga ito, iproseso ang mga ito, irehistro ang mga ito, subaybayan ang kanilang pagpapatupad, i-coordinate ang mga ito, atbp.;
• Ayusin ang mga daloy ng dokumento - matukoy ang mga ruta sa loob ng kumpanya, limitahan ang pag-access sa pagitan ng mga indibidwal na gumagamit, magbigay ng kakayahang magtrabaho kasama ang isang dokumento para sa ilang mga tao nang sabay-sabay;
• Ayusin ang isang archive ng mga dokumento na may kakayahang maghanap at mag-imbak ng mga ito.

Pansin! Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat magbigay ng parehong kakayahang magtrabaho sa mga dokumento tulad ng tradisyonal na papel.

Ang malalaking binuo na sistema ay nagbibigay ng mga pagkakataon:

• Pagpaparehistro ng lahat ng pumasa na mga dokumento - papasok, papalabas, panloob, kasama ang kanilang karagdagang pag-redirect sa manager;
• Tiyakin ang isang pare-parehong pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa bawat dibisyon ng kumpanya;
• Makipagtulungan sa dokumento nang paisa-isa at sama-sama;
• Palitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga departamento at mga partikular na empleyado;
• Limitahan ang pag-access sa mga dokumento;
• Gumamit ng mga karaniwang form para sa lahat ng mga dokumento;
• Kontrolin na ang pag-apruba, pagpapatupad at iba pang gawain kasama ang dokumento ay makukumpleto sa oras;
• Bumuo ng pag-uulat - analytical, istatistika, atbp.;
• Ayusin ang imbakan ng archival na may pagtatala ng petsa at oras ng pag-access ng user.

Posible bang pagsamahin ang daloy ng dokumento ng papel sa electronic?

Matapos lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon, sa una ay hindi pa rin posible na ganap na iwanan ang mga dokumentong papel.

Ito ay maaaring mangyari sa ilang kadahilanan:

• Hindi lahat ng katapat ay gumagamit ng EDI;
• Ang negosyo ay mayroon nang maraming mga dokumentong papel na nakaimbak sa archive.

Gayunpaman, may mga pangunahing pagkakaiba sa pagtatrabaho sa mga dokumentong elektroniko at papel. Halimbawa, ang isang papel na dokumento ay kailangang i-print at dalhin sa manager para sa lagda, habang ang isang elektronikong dokumento ay nilagdaan sa system mismo. Ang mga papel na dokumento sa accounting na ipinadala sa isang counterparty ay maaaring mawala sa koreo sa panahon ng pagpapadala, habang ang mga elektroniko ay nakakarating sa addressee.

Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng pagtatrabaho sa dalawang uri ng mga dokumento ay ang kanilang imbakan. Ang mga elektronikong dokumento ay agad na pumasok sa system, kung saan ang lahat ng mga gumagamit ay maaaring gumana sa kanila. Para sa mga papel na dokumento, ang isang archive ay dapat pa ring ayusin kung saan sila ay maiimbak sa isang maayos na paraan. Kasabay nito, pagkatapos maabot ang kumpanya, ang papel na dokumento ay dapat na ma-scan, at ang na-scan na kopya na ito ay dapat na mai-load sa system para sa karagdagang trabaho.

Pansin! Kaya, ang trabaho sa loob ng kumpanya ay dapat pa ring isagawa sa elektronikong paraan. Kung may dumating na papel na dokumento, tanging ang mga tumanggap o pumirma lamang nito ang makakakita nito. Kasabay nito, ang pagtatrabaho sa isang elektronikong kopya ay nagbibigay-daan sa iyo upang protektahan ang orihinal mula sa halos anumang pagkawala, at pinapayagan ang ilang mga gumagamit na magtrabaho kasama nito nang sabay-sabay.

Anong mga programa ng EDI ang umiiral?

Mayroong maraming mga sistema ng pamamahala ng dokumento sa merkado, bawat isa ay may sariling mga pakinabang at disadvantages. Ang pinakakaraniwang mga sistema:

Pakikipag-ugnayan ng isang elektronikong dokumento sa iba pang mga programa

Ang pagkuha ng lugar nito sa elektronikong kapaligiran ng organisasyon, ang EDI system ay dapat, sa panahon ng operasyon, malayang sumusuporta sa iba pang mga application ng negosyo na tumatakbo na dito. Halimbawa, kinakailangang malayang iproseso ang mga dokumento ng accounting - mga invoice, kilos, invoice, kapangyarihan ng abogado, atbp.

Bilang karagdagan, ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat gumana nang pare-pareho sa lahat at gumana sa parehong data. Samakatuwid, kinakailangan na ang system ay maaaring suportahan ang mga direktoryo na ginagamit sa elektronikong kapaligiran at makapag-update ng data sa mga ito.

Bilang karagdagan, kinakailangang isaalang-alang ang pagtatrabaho sa panlabas na data - email, mga platform ng kalakalan, atbp.

Kapag pumipili ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, kailangan mong bigyang-pansin ang mga posibilidad ng pakikipag-ugnayan nito sa iba pang mga tool at mapagkukunan ng data na magagamit sa negosyo. Karaniwan, sikat, at samakatuwid ay aktibong pagbuo ng mga system, kasama ang maraming mga module para sa pinakasikat na mga programa - 1C, Parus, Oracle at marami pang iba.

Halimbawa, ang programa sa pamamahala ng elektronikong dokumento na 1C ay maaaring magpapahintulot sa iyo na bumuo, tumanggap at magpadala ng mga dokumento ng electronic accounting nang direkta mula dito, habang kinukumpirma ang mga ito gamit ang isang kwalipikadong lagda.