Какво трябва да знаете за обмена на електронни документи. Как да премина към електронен документооборот? Преминаване към електронен документооборот с контрагенти

Днес електронното управление на документи навлиза смело в живота ни, днес почти всички компании използват електронни документи, използват електронна поща, електронни декларации, особено след като за облагане с ДДС задължителните декларации са установени със закон. Някой е продължил напред и използва електронни системи за управление на документи в ежедневието и е превърнал всички отчетни и първични документи в електронен вид.

Концепцията за електронен документооборот и предимствата на електронния документооборот

Управлението на електронни документи има своите плюсове и минуси.

Таблица
Плюсове и минуси на електронното управление на документи

В същото време електронният документооборот се развива все повече. А предпоставки за това има.

Първо, електронното управление на документи е предвидено в данъчното законодателство. Така например при подаване на отчети за осигуровки или данък върху доходите на физическите лица трябва да се подаде по електронен път, ако фирмата има над 25 служители. Подаване на отчети по електронен път Необходимо е да се подаде декларация в електронен вид. В допълнение, обясненията, ако отчетността се подава по електронен път, ще трябва да бъдат предоставени и под формата на електронен документ през 2017 г.

На второ място, в счетоводството е възприет електронният документооборот. Съгласно Закон № 402-FZ „За счетоводството“ първичният счетоводен документ се съставя на хартиен носител и (или) под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис.
Трето, през 2017 г. електронното управление на документи ще получи още по-голямо развитие в съдебните производства. Така мнозина са свикнали с факта, че съдебните решения се публикуват електронно в интернет. Съгласно член 4 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация, искова молба, изявление, жалба, представяне и други документи могат да бъдат подадени в съда на хартиен носител или в електронен вид, включително под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис по начина, установен от законодателството на Руската федерация, чрез попълване на формуляр, публикуван на официалния уебсайт на съда в Интернет. Подобни разпоредби са установени в гражданския процес.

Четвърто, електронните технологии станаха неразделна част от нашия живот по отношение на използването на електронно управление на документи в тръжната документация и електронните търгове. Съгласно члена на Федералния закон от 05.04.2013 г. № 44-FZ (изменен на 03.07.2016 г.) „За договорната система в областта на възлагането на обществени поръчки за стоки, работи, услуги за изпълнение на държавни и общински нужди” търг в електронен вид (електронен търг) се разбира като търг, при който информацията за поръчката се съобщава от клиента на неограничен брой лица чрез публикуване на съобщение за такъв търг и документация за него в единна информационна система, единни изисквания и допълнителни изисквания се представят на участниците в поръчката, провеждането на такъв търг се осигурява на електронна платформа от неговия оператор.

Петата причина се дължи на факта, че днес много компании работят в различни региони, с различни градове, така че за да се организира ефективен бизнес е необходимо да се ускори документооборотът и да се опростят отношенията между страните. В тази връзка интуитивно много фирми въвеждат електронен документооборот.

Как да въведем електронен документооборот?

На втория етап трябва да изберете кой подпис ще използва компанията при изготвяне на документи.

Обикновен електронен подпис е електронен подпис, който чрез използване на кодове, пароли или други средства потвърждава факта на формиране на електронен подпис от определено лице.

Неквалифициран електронен подписе електронен подпис, който:

1. получена в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на ключ за електронен подпис;
2. ви позволява да идентифицирате лицето, подписало електронния документ;
3. ви позволява да откриете факта на извършване на промени в електронен документ след подписването му;
4. създаден с помощта на инструменти за електронен подпис.

1. ключът за проверка на електронния подпис е посочен в квалифицираното удостоверение;
2. За създаване и проверка на електронен подпис се използват инструменти за електронен подпис, които имат потвърждение за съответствие с изискванията (член 5 от Федералния закон от 6 април 2011 г. № 63-FZ (с измененията на 30 декември 2015 г.) „За електронния Подписи.“ Въпреки това, в много случаи се изискват документи за. За целите на сигурността това е подсилен квалифициран подпис.

На четвъртия етап е необходимо да се предоставят документи за сключване на споразумение.

Петият етап е сключване на договор със сертификационен център. Съгласно член 2 от Федералния закон от 6 април 2011 г. № 63-FZ (изменен на 30 декември 2015 г.) „За електронните подписи“, сертифициращият център е юридическо лице, индивидуален предприемач или държавен орган или орган на местно самоуправление който изпълнява функциите по създаване и издаване на сертификати за ключове, проверка на електронни подписи, както и други функции.

Шестият етап е въвеждането на електронен документооборот в компанията, организирането на специфичен обмен на електронни документи. Фактурите се изготвят в електронен вид по взаимно съгласие на страните по сделката и при наличие на съвместими технически средства и възможности да получават и обработват тези фактури в съответствие с утвърдения формат.

Какво трябва да съдържа договорът със сертифициращ орган?

При сключване на договор със сертификационен център е важно да се обърне внимание на предмета на договора. Съгласно член 432 от Гражданския кодекс на Руската федерация това са условията, задължителни за договори от този тип. Споразумението се счита за сключено, ако между страните е постигнато съгласие във формата, изисквана в съответните случаи, по всички съществени условия на споразумението. Тоест, важно е предметът на договора да бъде изписан възможно най-ясно.

Предметът на договора произтича от Закона за електронния подпис.

Център за проверка:

1. създава удостоверения за ключове за проверка на електронен подпис и издава такива удостоверения;
2. установява срокове на валидност на сертификатите за ключове за проверка на електронния подпис;
3. анулира издадените от този удостоверителен център сертификати за ключове за проверка на електронен подпис;
4. издава средства за електронен подпис по искане на заявителя;
5. поддържа регистър на сертификатите за ключове за проверка на електронния подпис, издадени и отменени от този удостоверителен център;
6. установява реда за поддържане на регистъра на удостоверенията;
7. създава ключове за електронен подпис и ключове за проверка на електронен подпис по искане на заявителите;
8. проверява уникалността на ключовете за проверка на електронния подпис в регистъра на сертификатите;
9. извършва проверка на електронни подписи по заявки от участници в електронното взаимодействие;
10. извършва и други дейности, свързани с използването на електронен подпис.

1. неизпълнение или неточно изпълнение на задължения, произтичащи от договора за предоставяне на услуги от удостоверителния център;
2. неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията (клауза 3 на член 13 от Федералния закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ (с измененията на 30.12.2015 г.) „За електронния подпис“).

Как да организираме електронен документооборот в една фирма?

Подготовката, оформянето и одобряването на проекти на електронни документи се извършва съгласно общите правила за деловодство, установени за подобни документи на хартиен носител. Електронният документ трябва да съдържа всички данни, установени за подобен документ на хартиен носител, с изключение на отпечатък от печат, тъй като печатът не е задължителен детайл. В рамките на компанията могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, в които не се използва електронен цифров подпис. Например документи могат да се подават за контрол без електронен цифров подпис.

Ако искате да организирате документооборота с вашите контрагенти, тогава трябва да включите съответните разпоредби в споразумението с контрагента.

Документите се генерират и подписват електронно. Използваните средства за електронен цифров подпис трябва да бъдат сертифицирани по установения начин.

Най-лесният начин е да организирате електронен документооборот с властите, например с данъчната служба. За да направите това, вие също трябва да получите електронен подпис и да сключите договор със удостоверителен център. Най-често данъкоплатците предоставят на данъчния орган декларации, обяснения и фактури. Като „обратна връзка“ документите се генерират от данъчните власти в съответствие със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 15 април 2015 г. № ММВ-7-2 /149@ „За одобряване на Процедурата за изпращане на документи, използвани от данъчните органи, когато упражняват правомощията си в отношенията, регулирани от данъчното законодателство и таксите, в електронна форма чрез телекомуникационни канали и относно признаването за невалидни на определени разпоредби на заповедта на Федералната данъчна служба от 17 февруари 2011 г. № ММВ-7-2 /169@.”

Такива документи включват:

1. изисквания за предоставяне на обяснения;
2. уведомления за контролирани чуждестранни дружества;
3. известия за обаждане на данъкоплатеца (платец на такса, данъчен агент);
4. данъчно известие;
5. решения за спиране на транзакции по сметки на данъкоплатец (платец на такси, данъчен агент) в банка и преводи на негови електронни средства;
6. решения за отмяна на спиране на транзакции по сметките на данъкоплатеца (платец на такса, данъчен агент) в банката и преводи на неговите електронни средства;
7. решения за извършване на данъчна ревизия на място;
8. други документи.

Как да организираме съхранението на електронни документи?

Как трябва да се съхраняват документите?

Първо, е необходимо да се изготви списък с дела за конкретна организация. Диапазонът от случаи ще варира в зависимост от компанията и сферата на дейност.

Номенклатурата на делата се използва за групиране на изпълнени документи в дела, систематизиране и записване на дела, определяне на сроковете им на съхранение и търсене на документи. Номенклатурата на досиетата е основа за съставяне на описи на постоянно и временно (над 10 години) съхранение, както и за регистриране на временно (до 10 години включително) съхранение.

Второ, необходимо е да се формулират случаи. За целта е необходимо да се извърши експертиза на стойността на документите, които ще се съхраняват електронно. Напомняме, че има нормативни срокове за съхранение на отделните документи. Например счетоводните документи се съхраняват 5 години, а данъчните 4 години.

трето, е необходимо да се отбележи, че данните се съхраняват електронно във файловата номенклатура. Например „Графици на работното време. Електронни документи“.

Четвърто, трябва да архивирате документи.

Преди да съхраните електронен файл, той трябва:
— изтегляне от електронната система (ако документът е създаден в някакъв специален софтуерен продукт);
— защита от евентуални промени чрез запазване в подходящ формат;
— запис на носител за съхранение.

Общоприетият формат за съхранение и архивиране на електронни документи е PDF/A. Трябва да се разграничава от обичайния PDF, с всяка актуализация на който се появяват нови възможности за работа с файлове. PDF/A е предназначен за нещо друго: това е формат за дългосрочно архивно съхранение на електронни документи.

Пета стъпкае изготвянето на инвентаризации. Описът включва всички електронни файлове, които са генерирани във връзка с електронни документи. Но вместо броя на листовете, който се посочва при създаване на хартиени файлове, се посочва обемът на електронните документи.

Форматът на инвентара може да изглежда така:

В някои случаи се налага унищожаване на документи. Например служебните бележки са съхранявани дълго време, срокът за съхранение е изтекъл и трябва да бъдат унищожени. В този случай се извършва експертиза за стойността на документите. Такъв преглед може да се извърши от специална комисия. Въз основа на резултатите от проверката се съставя акт за предоставяне на документи за унищожаване. Формата на такъв акт се разработва от компанията самостоятелно. А въз основа на акта дискове или други носители на информация просто се унищожават.

В заключение трябва да се отбележи, че, разбира се, бъдещето принадлежи на електронните документи. Важно е обаче да организирате правилно електронния документооборот. Много компании са изправени пред проблеми с неправилна организация на документооборота, когато само едно работно място в отдел или дори отдел е свързано с електронен документооборот, когато повечето от документите все още се поддържат на хартия. Следователно всички въпроси, свързани с електронното управление на документи, трябва да бъдат решени „на сушата“ на етапа на внедряване на системата.

В края на ноември създателите на системата за обмен на електронни правно значими документи “” проведоха състезание по управление на електронни документи на портала “Счетоводство онлайн”. Нито един от четиристотинте участници не можа да отговори правилно на всичките 15 въпроса от състезанието. Организаторите на състезанието анализираха всички получени отговори и сега предлагат да сортират въпросите, които са причинили най-много трудности на счетоводителите.

Въвеждаща информация

След като обменът на електронни фактури стана възможен през май тази година, много големи руски компании започнаха прехода към електронно управление на документи (EDF). Съответно, за да имат шанс да си сътрудничат с бизнес лидери, техните потенциални контрагенти трябва да се ориентират в регулаторната рамка, регулираща EDI. Днес ще помогнем на счетоводителите да се справят със сложни въпроси, които възникват при изучаването на правилата за обмен на електронни документи.

Генериране и издаване на електронни фактури

Най-големи трудности възникват при отговора на въпроса как да изпратите електронна фактура. Така 80% от участниците в състезанието смятат, че електронна фактура може да бъде изпратена на контрагента по имейл. Обаче не е така.

Съхранение на електронни документи

Приблизително половината от участниците в конкурса все още смятат, че за да се съхраняват електронни документи, те трябва да бъдат отпечатани. Федералният закон за архивното дело обаче гласи: „архивният документ е материален носител със записана върху него информация, който има данни, позволяващи да бъде идентифициран, и подлежи на съхранение поради значимостта на посочения носител и информация за гражданите, обществото и държавата“. По този начин законодателството не предвижда задължително изискване за създаване на хартиено копие на електронен документ и съхраняване на документа на хартиен носител.

Ред за обмен на електронни фактури

Практическата процедура за обмен на електронни фактури предизвика много по-малко въпроси. Може би това се обяснява с факта, че процедурата е фиксирана в отделен документ (заповед на Министерството на финансите на Русия от 25 април 2011 г. № 50n) и изключва всякакви двусмислени тълкувания. На въпроси как се коригират грешки във фактури, какво се счита за дата на получаване на електронен документ и дали е възможно да се подписва електронна фактура само с електронен подпис на ръководител или друго упълномощено със заповед лице, 49%, 54% и 63% са отговорили правилно участници в състезанието.

Формати за електронни документи

Повече от половината от участниците (58%) знаят за кои документи Федералната данъчна служба вече е разработила задължителни или препоръчителни XML формати. Припомняме, че със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 05.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ бяха одобрени задължителни формати за фактура, фактура за корекция, дневник на получени и издадени фактури и книги за покупки и продажби, както и за допълнителни листове от тези книги (виж ""). И заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 21 март 2012 г. № ММВ-7-6/172@ одобри препоръчителните формати на товарителницата във формата ТОРГ-12 и сертификата за приемане на работа (услуги) (вж. “”). Моля, имайте предвид, че документите, представени в такива формати, могат да бъдат изпратени до Федералната данъчна служба за проверка във формата, в която са получени от контрагента. Тоест, без да конвертирате документа в сканирано изображение.

Дневник за фактури и книга за покупки

Съответно 94% и 74% от участниците умеят да водят книга за покупки и дневници за фактури при наличие на електронни документи. Формата на книгата за покупки и правилата за нейното водене са посочени в Приложение № 4 към Решение № 1137, а формата на дневника за отразяване на получени и издадени фактури и правилата за воденето му са в Приложение № 3. на същата резолюция.

Съгласно параграф 2 от Приложение № 4, фактурите, получени както на хартиен носител, така и на електронен носител, подлежат на регистрация по унифициран начин в книгата за покупки. И в съответствие с параграф 3 от Приложение № 3, фактурите, изготвени на хартиен или електронен носител, се регистрират в хронологичен ред в част 1 на счетоводния дневник според датата на издаване. Получените фактури, както хартиени, така и електронни, се описват в част 2 на дневника по дата на получаване. В същото време, според формата на дневника и правилата за попълването му, методът на издаване на фактура се обозначава със стойността в колона 3: стойност 1 показва подготовката на документа на хартия, а стойност 2 показва подготовка в електронен вид.

Работа в системата за изпращане на електронни документи

Работата с електронни документи на практика се оказва много по-лесна, отколкото на теория. Въпреки изобилието от сложности в законодателството, регулиращо електронното управление на документи, повечето спорни теоретични въпроси са решени и автоматизирани на ниво. По този начин в системите на EDF операторите автоматично се извършва контрол върху правилното попълване на данните на електронните документи и формирането на всички технологични документи, а процедурата за коригиране на фактура на пръв поглед не се различава от подобна действия с хартиен документ. Най-вероятно затова участниците в анкетата са намерили за най-лесно изпълнението на практически задачи за работа в системата EDI. Повече от 75% от участниците са изпълнили такива задачи.

Материалът е подготвен от специалисти на системата за обмен на правно значими документи в електронен вид "Diadoc" въз основа на резултатите от конкурса "".

Ако една компания планира да премине към електронно управление на документи, нашите препоръки ще ви помогнат да създадете план за действие. Те ще ви кажат как да преговаряте с изпълнители, да изберете доставчик и да подготвите персонала за промени в работата.

Ако една компания ще премине към електронно управление на документи (EDF) с контрагенти, преценете предварително каква част от документите ще могат да бъдат предадени по електронен път. От това зависи мащабът на проекта, работният план за него, разходите за труд и разходите на компанията.

Как да съставим работен план за преминаване към електронен документооборот с изпълнители

Разделете работата по прехода на компанията към електронно управление на документи на блокове:

• организационни въпроси;
• контрагенти;
• документооборот;
• персонал;
• доставчик;
• бюджет.

Избройте какви задачи ще бъдат изпълнени във всеки блок (вижте.

). Коригирайте списъка, ако е необходимо. Да приемем, че една компания може да не се нуждае от автоматизация: удобно е да се проследява състоянието на регистрация на документи чрез счетоводната система на компанията, но ако обемът на документооборота не е голям, тогава разходите за автоматизация няма да се изплатят.

Решете сами в какъв ред да изпълните горните стъпки. Някои работи могат да се извършват едновременно, например разработване на презентационни материали за персонала и преговори с изпълнители.

Как да преговаряме с контрагенти за прехода към електронно управление на документи

Разделете контрагентите на компанията на четири групи. Всяка група ще трябва да предприеме специален подход, за да се споразумеят за преминаване към електронен документооборот. Възможно е не всички контрагенти да се съгласят, ще трябва да продължите да обменяте хартиени документи с тях или да прекратите сътрудничеството.

Значими контрагенти, които използват електронен документооборот.Такива компании вече работят със своите доставчици, може би не с организациите, с които вашата компания възнамерява да си сътрудничи. С контрагенти от тази група можете да работите, както следва:

1. Помислете дали е препоръчително да сключите споразумение с доставчика, с когото купувачът (доставчикът) си сътрудничи.

2. Разберете дали има роуминг между предвидения доставчик на вашата компания и доставчика на контрагента.

3. Поканете контрагента да сключи споразумение с доставчика, избран от вашата компания.

Значими контрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) откаже да използва електронно управление на документи и е неизгодно за компанията да спре да си сътрудничи с него, продължете според един от сценариите:

1. Използвайте с такъв контрагент .

2. Уговорете среща и се опитайте да ги убедите да използват електронно управление на документи.

Обещайте, че ще бъдете толерантни към евентуални недостатъци и ще помогнете за установяване на електронен документооборот при работа с вашата компания.

малъкконтрагенти, които използват електронен документооборот.За тази група купувачи и доставчици могат да се прилагат същите опции, както по отношение на значимите контрагенти. Но е препоръчително да водите преговори под формата на кореспонденция, за да не губите допълнително време. Ако не може да се постигне споразумение, може да е по-лесно да откажете сътрудничество.

малъкконтрагенти, които не използват електронен документооборот.Ако купувачът (доставчикът) не е един от ключовите партньори на компанията, опитайте се да го мотивирате да използва електронен документооборот с удобен за вас доставчик. Настроики:

1. Обявете, че например от началото на новото тримесечие вашата фирма приема и изпраща документи само в електронен вид.

2. Вземете комисионна, ако контрагентът загуби и изпратени дубликати; глоба, ако е подал оригинални документи след крайния срок. Приложете такива мерки по отношение на купувачи (доставчици), които не предават документите навреме.

За малки фирми, които обменят документи на хартиен носител, си струва да подготвите ясна презентация. Ако контрагентите разбират нюансите на електронното управление на документи, ще бъде по-лесно да ги убедите да променят процедурата си на работа. Едва ли е възможно да се срещнете с всички малки купувачи и доставчици на компанията, така че презентацията ще убеди.

Как да изберем доставчик на електронен документооборот

Ако една компания има много контрагенти, тогава най-вероятно ще трябва да работи с няколко доставчици. Опитайте се да сведете до минимум броя на последните.

Изберете доставчици:

• с които контрагентите на компанията вече работят и на които можете да прехвърлите значителен обем транзакции;
• които имат максимален роуминг;
• които могат да използват сертификатите за подпис на компанията (ако има такива).

Ценовият фактор не е необходимо да се взема предвид. Ако доставчикът няма роуминг с доставчиците на вашите контрагенти, той не е подходящ, дори ако услугите му са по-евтини.

Как да формализираме документооборота на фирмата

Преди да преминете към електронно управление на документи, трябва да формализирате движението на фирмените документи. Съставете или коригирайте, ако е необходимо:

1. Списък на документите, които компанията използва при работа с контрагенти.

2. Актуален списък на длъжностните лица, участващи в документооборота. Моля, посочете кой:

• създава документ – качва го в личния акаунт на доставчика;
• подписва документа. Тези служители ще се нуждаят от потребителско име и парола, за да влязат в личния си акаунт и сертификати за електронен подпис;
• контролира подписването на документа от контрагента;
• отпечатва документа и го архивира в папка или го записва на сървъра на компанията.

Този списък трябва постоянно да се актуализира. Веднага след напускане на служител електронният му подпис трябва да бъде анулиран и издаден на новоназначеното лице.

Подгответе и документирайте във вътрешния правилник график за движение на документите от момента на създаване до изпращане в архива (вж. ).

Как да подготвим персонала на компанията за преминаване към електронен документооборот

Колко бързо и успешно компанията ще премине към , зависи от служителите. За да им попречим да саботират проекта, е важно не да ги насилваме, а да ги убедим в ползите от иновациите.

Съществен разход при внедряването на електронен документооборот е заплащането на работното време на служителите, което те ще изразходват за обучение за работа в новата система и разрешаване на извънредни ситуации. Провеждайте централизирани усилия за достигане и обучение, за да намалите тези разходи.

Започнете да обяснявате и обучавате предварително - когато ръководството реши да премине към електронно управление на документи. Организирайте презентация, обясняваща принципите на работа за целия персонал на компанията, включително служителите, които не участват в електронното управление на документи.

Обърнете специално внимание на обучението на подписалите. Създайте им ясни и подробни инструкции, за предпочитане със снимки на екрана: кой сайт да отидат, каква информация да въведат и къде, какви бутони да натиснат и в кой момент, как да работят със сертификата за подписване.

Следните аргументи ще помогнат да се убедят служителите да подкрепят проекта за въвеждане на електронно управление на документи:

• По отношение на степента на отговорност на длъжностното лице електронният подпис не се различава от физическия;
• Електронното управление на документи ви позволява бързо да създавате и обработвате документи. Не е необходимо да се обаждате и да разберете кога контрагентът ще подпише и изпрати необходимия документ;
• документите няма да бъдат загубени. Ще бъде по-лесно да ги намерите.

Как да планираме разходите за внедряване на електронен документооборот

се състои от следните части:

1. Цената на услугите на доставчика е 10 000–20 000 рубли. на година, зависи от тарифния план. Разберете цените и бюджета за тях.

2. Цената на сертификат за електронен подпис е 1000–2000 рубли. на година, зависи от тарифния план на производителя на сертификата.

3. Заплати на служителите - допълнително заплащане или цената на времето, което персоналът ще отдели извън преките си задължения. Разходите зависят от продължителността на задачите и цената на един час работа на служителя.

Следните видове работа ще бъдат трудоемки: срещи и телефонни разговори с контрагенти, изготвяне на презентации и инструкции за контрагенти и служители на вашата компания, обучение на служители, разрешаване на извънредни ситуации (вж. ). Планирайте колко време ще отнеме.

Бюджетирайте не само заплатите на служителите, но и социалните вноски от тях.

4. Цената на автоматизацията – зависи от задачите, които компанията иска да реши, сложността на изпълнението им и цената на един час работа на разработчиците.

Приготвени от материали

В момента обменът на документи между бизнес субекти и физически лица постепенно преминава от хартиен носител към електронен. Електронната система за управление на документи има редица предимства пред обикновените хартиени - спестява време и повишава ефективността на взетите решения. EDMS може да бъде изградена както в рамките на една компания, така и между различни компании през Интернет.

Електронен документообороте система от процеси за обработка на документи в електронен вид. Повечето съвременни програми за счетоводство и персонал могат да генерират електронни документи в стандартен формат, установен на законодателно ниво. Но за да има юридическа тежест подобен документ, той трябва да бъде подписан от двете страни с електронен подпис.

Електронният документооборот може да се раздели на два големи вида - обмен на документи в рамките на една компания или между различни фирми чрез комуникационни канали. Възможно е тези две системи да се комбинират в една глобална.

Използването на електронен документооборот в една компания изисква закупуването на необходимия софтуерен пакет (EDW платформа), както и оборудване за функционирането му (мрежово оборудване, сървър и др.).

За обмен на документи между две компании е необходим оператор за електронен документооборот. Гарантира доставка на съобщения, контролира формата на изпращаните документи, изисква удостоверяване на работа с данни с електронен подпис и съхранява архив от документи.

внимание!Една от тези услуги е. Получените чрез него документи са правно значими, ако носят знак от електронния подпис и на двете страни на документооборота.

Предимства и недостатъци на EDI

Основни предимства

Управлението на електронни документи има неоспорими предимства пред хартията:

• Рационализиране на работата в офиса - системата няма да ви позволява да присвоявате един и същи номер на различни документи, тъй като това ще става по ред и автоматично;
• Проследяване на позицията на всеки документ – по всяко време можете да разберете кой точно работи с документа. Служител няма да може да го повреди или загуби. Документ, изтрит случайно или нарочно, все още може да бъде възстановен;
• Ускоряване на обработката на документи - ако фирмените отдели са разпръснати в няколко сгради, тогава хартиеният документ трябва да се носи лично там за одобрение. С EDI необходимият документ достига до служителя за части от секундата;
• Удобна работа с версии - при редактиране системата запазва всяка версия. Ако е необходимо, можете да проследите кой и кога е направил промени в документа;
• 24-часов дистанционен достъп - при необходимост достъпът до системата EDF може да се организира през Интернет от всеки компютър в света. Служителят може да работи с документи, докато е в командировка, на почивка или в отпуск по болест;
• Планиране на работата - чрез посочване на дата на създаване и дата на изпълнение можете да планирате изпълнението на входящите документи според опашката;
• Търсене на документи - можете да търсите в общата база данни с документи, като използвате ключови думи и изрази;
• Спестява хартия - няма нужда да отпечатвате всички документи в необходимото количество.

Основни недостатъци

Въпреки очевидните предимства, EDI системите имат и недостатъци, които могат да спрат компанията да ги внедри.

Те включват:

• Трябва да похарчите пари за закупуване на системата, която в зависимост от броя на потребителите може да достигне до 100 хиляди рубли;
• След покупка отнема много време за инсталиране, внедряване и отстраняване на грешки;
• Необходимо е обучение на всички потребители, които ще участват в него;
• Гарантиране на сигурността на системата – ограничаване на достъпа между потребителите, издаване на необходимите електронни подписи, защита срещу външно проникване;
• Фирмата трябва да разполага с администратор, който да следи функционирането на системата, да извършва сервизна дейност и да разрешава потребителски проблеми;
• За да се защити информацията, е необходимо да се архивира базата данни с документи;
• Ако EDI не е достъпен от партньорските фирми, е необходимо да се осигури съществуването както на електронна, така и на хартиена система.

Функционалност за управление на електронни документи

Всяка система за управление на документи трябва да осигури изпълнението на много действия:

• Работа с всякакъв вид документи - създаване, оформяне, обработка, регистриране, следене на изпълнението, съгласуване и др.;
• Организирайте документопотоците - определяйте маршрути в рамките на компанията, ограничавайте достъпа между отделните потребители, предоставяйте възможност за работа с един документ за няколко души едновременно;
• Организирайте архив от документи с възможност за търсене и съхранение.

внимание!Електронното управление на документи трябва да предоставя същата възможност за работа с документи като традиционния хартиен носител.

Големите развити системи предоставят възможности:

• Регистрация на всички преминаващи документи - входящи, изходящи, вътрешни, с по-нататъшното им пренасочване към мениджъра;
• Осигурява единна процедура за работа с документи във всяко звено на дружеството;
• Работа с документа както индивидуално, така и колективно;
• Обмен на документи между отдели и конкретни служители;
• Ограничете достъпа до документи;
• Използвайте стандартни формуляри за всички документи;
• Контролирайте дали одобрението, изпълнението и другата работа с документа ще бъде завършена навреме;
• Генериране на отчетност – аналитична, статистическа и др.;
• Организирайте архивно съхранение със записване на датата и часа на достъп на потребителя.

Възможно ли е да се комбинира хартиен документооборот с електронен?

След преминаване към електронно управление на документи в една организация, първоначално все още няма да е възможно напълно да се изоставят хартиените документи.

Това може да се случи по няколко причини:

• Не всички контрагенти използват EDI;
• Предприятието вече разполага с много хартиени документи, съхранявани в архива.

Има обаче фундаментални разлики при работата с електронни и хартиени документи. Например, хартиен документ трябва да бъде разпечатан и занесен на управителя за подпис, докато електронен документ се подписва в самата система. Хартиените счетоводни документи, изпратени до контрагент, могат да бъдат загубени по пощата по време на изпращане, докато електронните стигат до адресата.

Основната разлика при работата с двата вида документи е тяхното съхранение. Електронните документи веднага влизат в системата, където всички потребители могат да работят с тях. За хартиените документи все пак трябва да се организира архив, където да се съхраняват по ред. В същото време, след достигане до компанията, хартиеният документ трябва да бъде сканиран и това сканирано копие трябва да бъде заредено в системата за по-нататъшна работа.

внимание!Така работата в компанията все още трябва да се извършва само по електронен път. Ако пристигне хартиен документ, го виждат само тези, които го получават или подписват. В същото време работата с електронно копие ви позволява да защитите оригинала от почти всякаква загуба и позволява на няколко потребители да работят с него едновременно.

Какви EDI програми съществуват?

На пазара има много системи за управление на документи, всяка със своите предимства и недостатъци. Най-често срещаните системи:

Взаимодействие на електронен документ с други програми

Заемайки своето място в електронната среда на организацията, EDI системата трябва по време на работа да поддържа свободно други вече работещи в нея бизнес приложения. Например, необходимо е свободно да се обработват счетоводни документи - фактури, актове, фактури, пълномощни и др.

Освен това системата за електронен документооборот трябва да работи последователно с всички и да работи с едни и същи данни. Поради това е необходимо системата да може да поддържа справочници, използвани в електронната среда и да може да актуализира данните в тях.

Освен това е необходимо да се вземе предвид работата с външни данни - имейл, платформи за търговия и др.

Когато избирате система за електронно управление на документи, трябва да обърнете внимание на възможностите за нейното взаимодействие с други инструменти и източници на данни, налични в предприятието. Обикновено популярните и следователно активно развиващите се системи включват много модули за най-популярните програми - 1C, Parus, Oracle и много други.

Например, програмата за управление на електронни документи 1C може да ви позволи да генерирате, получавате и изпращате електронни счетоводни документи директно от нея, като същевременно ги потвърждавате с квалифициран подпис.