Yrityksen sähköpostisäännöt. Liikekirjeen etiketti

Kysymyksiä siitä, miten ja millä tavoin voit luoda ja lähettää, ei periaatteessa pitäisi syntyä. Kaikki eivät kuitenkaan ole valmiita aloittamaan tämän tehtävän heti muodollisten kirjeiden yhteydessä, etenkin kun kirjeen kirjoittaja odottaa saavan vastauksen. Kerron teille pienen liikesalaisuuden salaisuuden, mitä tiukempi luonteeltaan ja tyyliään kirje on muodostettu, sitä enemmän mahdollisuuksia saada vastausta vastaanottajalta. Tässä opetusohjelmassa esittelen sinulle muutamia esimerkkejä sähköposteista, joiden pitäisi auttaa käyttäjiä määrittelemään oma tyylinsä ja säveltämään viestit sitten kaikkein pätevimmällä tavalla.

Ensinnäkin sinun on päätettävä, millaisen kirjeen me luomme. Luokittelen kaikki lähtevät sähköpostit kolmeen päätyyppiin:

• Yritystarjous
• Yritystutkimus
• Ystävällinen osoite

Vastaavasti kaikilla kolmella tyypillä on teroitettu tietyille postiohjelmille sekä yksinkertaisten tekstitiedostojen että mallien muodossa olevat mallipohjat. Siirrytään seuraavaan jokaisessa järjestyksessä.

Yritystarjous

Hei (hyvää iltapäivää), [vastaanottajan nimi]!

On suositeltavaa ilmoittaa nimi mihin tahansa kirjeeseen viestinnässä, koska henkilökohtainen vetoomus asettaa henkilön ystävällisesti. Jos nimeä ei kuitenkaan ollut mahdollista selvittää, mallipohjainen tervehdys riittää.

Annan esitellä huomioillesi uuden palvelun (uuden tuotteen) yrityksestämme [yrityksen nimi].

Saanen tarjota yhteistyötä [toiminta-alueen nimi] -alalla.

Seuraavaksi kuvailkaa lyhyesti tarjouksesi edut hinnan tai joidenkin laatuominaisuuksien suhteen. Tärkeintä ei ole liioitella sitä. Megatavun teksti, ja jopa täydennettynä kirkkailla, merkityksettömillä kuvilla, pelottaa vain ihmisiä. Jos kirjeen vastaanottaja on kiinnostunut tarjouksestasi ensimmäisiltä riveiltä, \u200b\u200bhän ottaa ehdottomasti sinuun yhteyttä saadaksesi lisätietoja.

Jos olet kiinnostunut oikeista ihmisistä, jotka ottavat sinuun yhteyttä ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä, on järkevää ajatella esteettömyyttä paitsi sähköpostitse. Tilien luominen sellaisissa palveluissa kuten. Ei ole tarpeetonta ICQ jaSkype. Joskus henkilöllä on paljon helpompaa ottaa sinuun yhteyttä tavallisella puhelimella, jos tietysti jätät sellaisten lukumäärän allekirjoituksessa.

Miksi sinun on kopioitava oma sähköpostiosoitteesi allekirjoituksessa, kysyt, jos postipalvelin välittää sen automaattisesti. Täällä on sääntö, että tarpeetonta tietoa liiketoiminnan kirjeenvaihdossa ei koskaan tarvita. Kuvittele tilanne, jossa kirjeesi saa henkilö, joka ei ole mahdollisesti kiinnostunut ehdotuksesta tai yksinkertaisesti ole pätevä vastaamaan siihen oikein. Hän välittää vastaanotetun viestin toiselle käyttäjälle, mutta jostain syystä tiedot todellisesta lähettäjästä katoavat automaattisesti lisätyistä tiedoista, mikä vaikeuttaa sinuun yhteyttä. Kuitenkin aina riittää, kun tarkastelemme allekirjoitusta, jotta voimme määrittää kirjeen kirjoittajan ja hänen tarvittavat yhteyshenkilöt.

Yritystutkimus

Hei hyvää iltapäivää)!

Tai jos vastaanottajan nimi on tiedossa, niin (Rakas, [nimi, etunimi])!

Pyydän teitä antamaan tietoja tuotteesta (palvelusta) [tuotteen / palvelun nimi] kuvauksella täydellisistä ominaisuuksista ja kilpailuominaisuuksista.

Antakaa tietoja [kuvailkaa saamiseksi vaadittavat tiedot] Venäjän federaation liittovaltion lain [asiakirjan numero ja päivämäärä] perusteella.

Voit myös viitata tämän tai sen palvelun hallintaan Internetissä, jos oikeuksiasi loukataan.

Käyttäjäsopimuksen lausekkeen [käyttölausekkeen numero] rikkomuksen yhteydessä, nimittäin: ”[lainaa nimetyn lausekkeen koko teksti]”, pyydän teitä tarkistamaan ja ryhtymään asianmukaisiin seuraamuksiin syyllisiä [vastuussa oleva (jos puhumme palvelun työntekijöistä]] henkilöä vastaan) [sivusto (sivuston nimi)]. Ilmoita todentamisen tulokset ja määrätyt seuraamukset [omaan sähköpostiosoitteeseesi].

Ystävällinen osoite

Terveisiä (Hyvää päivää) (Hei) [henkilön nimi]!

Kun otat yhteyttä ensin ystävällisellä tavalla, hyvä indikaattori on tekstiviestisi täydellisyys. Oikein kirjoitettu, runsaasti teksti osoittaa kiinnostuksesi yhteydenpitoon oikean henkilön kanssa ja aiheuttaa vastauksen. Muista aloittaa keskustelu muutamalla ensisijaisella kysymyksellä.

Esimerkki sähköposti

Jokainen meistä kirjoitti muodollisia kirjeitä ja muistiinpanoja ainakin useita kertoja elämässämme. Riippumatta siitä, missä olemme ja mitä teemme, millä tahansa alueella on oma yritystoiminnan kirjeenvaihto, joka on suoritettava joidenkin seikkojen selvittämiseksi, tietojen selventämiseksi, kysymyksen esittämiseksi ja niin edelleen. Kun aikaisemmin tämä ilmiö oli yleisempää paperilausunnoissa ja kirjeiden lähettämisessä pomoille (samoin kuin liikekumppaneille), tänään tämä luokka on yleisempi ympäristössämme.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon oikeata tunteminen on välttämätöntä, vaikka tilaat vain verkkokaupasta ja haluat kommunikoida sen edustajan kanssa.

Tässä artikkelissa kuvaamme joitain tärkeimmistä seikoista, jotka muodostavat yritysviestinnän. Kiinnitämme huomiota siihen, mitkä vivahteet tulisi ottaa huomioon vaihtaessamme kirjeitä kumppaneidemme kanssa; mitä ei pidä unohtaa, jos et halua tuntua epäpätevältä ja epäpuhdeltavalta keskustelukumppanille, ja muista myös säännöt, joita tulisi noudattaa missä tahansa tilanteessa.

Missä sovelletaan

Yritystoimintaa koskevaa kirjeenvaihtoa käytetään tietysti useimmiten työnkulussa. Jos työskentelet yrityksessä, sinun on ehdottomasti kohdeltava tämän tyyppistä kirjeenvaihtoa. Koska puhumme liiketoimintakysymyksistä, on helppo ymmärtää, että kirjoitustyylin tulisi olla sopiva - mahdollisimman virallinen ja muodollinen.

Yrityksen, jossa kirje lähetetään, työntekijöiden lisävaikutelma sinusta ja yrityksestäsi riippuu siitä, kuinka hyvin pystyt perustamaan liikekirjeenpidon. Siksi tekstin kirjoittamisprosessiin ja sen suunnitteluun tulisi suhtautua mahdollisimman vastuuntuntoisesti.

Ensinnäkin, jos etsit miten liiketoiminnan kirjeenvaihto tapahtuu, suosittelemme, että luet ohjeet. Kuten edellä todettiin, esittelemme siinä sekä teoreettisia seikkoja että käytännön kysymyksiä. Artikkelin lopussa yritämme antaa joitain esimerkkejä ilmauksista, jotka ovat tyypillisiä muodolliselle kirjoitustyylille. Lopulta tämän artikkelin pohjalta pystyt säveltämään itsenäisesti korkealaatuisia tekstejä jatkoyhteyttä varten urakoitsijoiden kanssa.

Kirjeenvaihtotyypit

Haluan kiinnittää huomiota sen tyyppeihin heti keskustelemalla siitä, mikä on yrityslähetys. Joten, voit valita pyyntökirjeen ja vastaavasti vastauskirjeen; tietokirje (lähetetään useimmiten asiakkaalle); kiitos (kiitosmerkkinä tarjotusta palvelusta), ilmoituskirje, muistutus, varoitus; suosituskirje; takuu ja saatekirje. Itse asiassa nämä ovat vain yleisimmin käytettyjä tyyppejä, jotka käsittävät sekä todellisen että sähköisen liiketoiminnan kirjeenvaihtoa. Siksi tapaamme heidän kanssaan käytännössä useimmiten.

Rakenne

On loogista, että minkä kirjeen kirjoittamisen helpottamiseksi organisaatiossa olisi hyödyllistä työskennellä sen tietyn rakenteen tai suunnitelman kanssa. Tämän avulla voit jakaa tehtävän pienempiin vaiheisiin, jotka on paljon helpompi suorittaa. Ajattele esimerkiksi kirjeesi riviä kattaaksesi aiheet, jotka sinun on oltava mahdollisimman tarkka. Jos esimerkiksi kirjoitat kysymystä tämän tai kyseisen tuotteen hinnasta, yritä kertoa lyhyesti motiivi: miksi kirjoitat yritykselle (koska haluat ostaa tai tilata tämän tai kyseisen tuotteen); selvennä päätavoitetta (selvitä, kuinka paljon sinulle maksaa 10 yksikön tuote tietyillä vaihtoehdoilla). Selvitä lopuksi, missä muodossa haluat saada laskelman, ja kysy, onko alennuksesta sellaiselle tuotemäärälle.

Tietysti nämä tiedot ovat jo ilmeisiä - sinun on vain loogisesti selvitettävä, mitä haluat kirjoittaa. Lisäksi emme saa unohtaa suunnittelua ja vaatimuksia. Puhumme tästä yksityiskohtaisemmin myöhemmin.

Vaatimukset kirjeelle

Liiketoiminnan kirjeenvaihtosääntöjen mukaan kaikkien kirjeiden on ensinnäkin oltava lyhyitä. Tämä on pääsääntö, että se luetaan. Olen samaa mieltä siitä, ettemme kaikki pidä siitä, kun meillä on paljon tietoa. Jos tämä kirje on luonteeltaan liike-elämää, sen ei pitäisi olla valtava - tällöin se voidaan yksinkertaisesti sivuuttaa. Jos et voi lyhentää tietoja heti, tee se sen jälkeen, kun olet kirjoittanut ensimmäisen kirjeesi kirjeestä.

Toiseksi kumppanisi (kirjeenvaihtajan) on ymmärrettävä, mikä on vaakalaudalla. Toisin sanoen kirjeestä tulisi tehdä informatiivinen ja ymmärrettävä. Siihen on laitettava tiedot, jotka haluat välittää, jotta vältetään lisäkysymykset ja et tuhlaa aikaa yksityiskohtien selventämiseen.

Kolmanneksi, kirje tulisi tehdä mahdollisimman kunnioittavasti kumppanillesi tai yrityksen työntekijälle, joka lukee sen. Se on totta - mitä enemmän kunnioitusta osoitat keskustelukumppanillesi, sitä enemmän on mahdollisuuksia, että hän vastaa oikein pyyntöösi ja lopulta saavutat halutun vaikutuksen.

Kirjeenvaihto englanniksi

Joissain tapauksissa neuvottelut tulisi käydä englanniksi (tai muulla kielellä kuin venäjällä). Tämä on normaalia, etenkin jos on suhteita ulkomaisiin urakoitsijoihin. On huomionarvoista, että liiketaloudellisen kirjeenvaihtosääntöjä sovelletaan mihin tahansa kieleen: vain tyylit voivat vaihdella. Sinun tehtäväsi on löytää sopivin tilanteeseen, jossa sinä ja kumppanisi (keskustelukumppani) olette.

Englanninkielinen yritystoiminta vaatii tietysti melko korkeatasoista osaamista, joten jos tämä ei koske sinua, suosittelemme ottamaan yhteyttä ammattikääntäjiin. On tärkeää, että käännöksen suorittaa henkilö, joka puhuu erikoispuhetta, joka sisältyy yritystoiminnan kieleen.

Esimerkki. esittely

Se, kuinka aloitat sen, on erittäin tärkeä kaikissa keskusteluissa. Tältä osin liikekirjeenpidon etiketti ei eroa elävästä viestinnästä: ensimmäinen askel on tervehtiä keskustelukumppania ja esitellä hänet jotenkin keskusteluun. Tervehdys voi olla tavallinen "Hei", mutta esittelyn tulisi olla henkilökohtaisempi. Voit esimerkiksi ilmoittaa kirjeesi lyhyen tarkoituksen ("Otamme sinuun yhteyttä saadaksesi selville joitain tietoja tuotteestasi. Ensinnäkin olemme kiinnostuneita" A1 "-mallin hinnoista). Toinen vaihtoehto: ”Jatkuvana“ A1 ”-mallista käytävää puhelinkeskusteluamme kirjoitan sinulle kysymyksellä tämän tuotteen kustannuksista”). Voit myös kuvailla tilannettasi yksinkertaisesti: "Kirjoitan sinulle siitä syystä, että kumppanisi otti vuonna 2010 yhteyttä yritykseemme, joka tarjoaa puolestasi aloittaa yhteistyön tällä alueella".

Materiaaliesittely

Lisäksi sen jälkeen, kun kirjoitit jonkin johdannon kirjeeseesi, sinun tulisi tehdä selvennys miksi kirjoitat. Kun olet esimerkiksi esittänyt kysymyksen tuotteen hinnasta, määritä, mikä sinua kiinnostaa. Voit kirjoittaa tämän: "Haluamme tilata N: nnen määrän tuoteyksiköitä, jos ne toimitetaan osoitteeseen X" Jos jatkat puhelinkeskustelua, voit ilmoittaa pyyntösi - miksi kirjoitit henkilölle puhuttuaan häntä puhelimitse (sanoa vahvistaaksesi aikomuksen suorittaa kauppa): vaihtoehdolla X ". Jos otat huomioon kolmannen version, voit myös alkaa kehittää aihetta yhteistyöhalustasi yrityksen kanssa. Kuvaile, että se on sinun etujesi mukaista ja että kumppani saa jonkin verran hyötyä vuorovaikutuksesta kanssasi, jos hän suostuu siihen: "Sinulle on mielenkiintoista tietää, että yrityksemme kurssi on muuttunut, jonka jälkeen se on tullut vielä lähempänä yrityksesi etuja."

Tuomita

Kaikissa liiketoiminnan kirjeenvaihdoissa (antamillamme esimerkeillä on myös välttämättä tämä ominaisuus) tarvitaan looginen järjestys. Jos aluksi kirjoitit siitä, miksi kirjoitat, sinun pitäisi konkretisoida ja laajentaa tätä ideaa edelleen. Ilmoita, mitä haluaisit keskustelukumppanilta laajemmin - ehkä vetää hänelle mahdollisuuden hyötyä siitä, että sovitkaa työskennellä kanssasi. Tämän osan pitäisi kaiken logiikan mukaan olla kirjeesi "huippu", jonkinlainen huipentuma. Jos lähestyt aluksi sujuvasti sitä, mikä kiinnostaa sinua ensin, tässä osassa sinun pitäisi paljastaa kortit. Kaikki liikekirjeenvaihto (yllä olevat esimerkit kirjaimista eivät ole poikkeus) tulee rakentaa niin sujuvaa ylöspäin suuntautuvaa käyrää pitkin. Silloin rivisi lukija ymmärtää mielialan ja siten hänen on mukavampaa kommunikoida kanssasi. Älä tee äkillisiä hyppyjä, älä siirry aiheesta toiseen.

Kuten esimerkit osoittavat, jos joudut keskustelemaan esimerkiksi kahdesta toisiinsa liittymättömästä aiheesta, voit jakaa artikkelin osiin jakamalla sen kappaleiksi. Tämä on kätevä lukijalle, joka näkee visuaalisesti hetken, jolloin siirryt kysymyksestä toiseen; niin sinulle, koska tässä tapauksessa kirjoitat ikään kuin puhumme kahdesta eri kirjaimesta.

Jos puhumme esimerkeistämme, sinun tulisi kirjoittaa: "Lisäksi haluamme tilata N-tuotteen, josta olemme vuorovaikutuksessa kanssasi kuukautta aiemmin." Tai: "Sopivaan hintaan olosuhteisiimme, haluaisimme luoda jatkuvan yhteistyön kanssasi tällä alueella lisäämällä myyntikanavan X-Y tuhanteen yksikköön." Lopuksi voit tehdä tämän: "Jos mielenkiintosi yhteistyöstä kanssamme on edelleen voimassa, ota meihin yhteyttä."

Joka toinen yrityslistan kirjeenvaihto perustuu tähän periaatteeseen, joten siinä ei ole mitään vikaa. Päinvastoin, otsikoiden korostaminen auttaa usein navigoimaan paremmin, koska se poistaa "kiinteän tekstin", tekee siitä eräänlaisen "ankkurin", johon voit visuaalisesti kiinnittää.

Viimeinen osa

Viimeinkin, sinun pitäisi lopettaa kirje samassa hengessä, jossa aloitit sen. Jos kirjoitat kiitollisuutta, kirjoita, että olet iloinen yhteistyöstä kuvailemasi yrityksen kanssa; Jos tämä on kaupallinen tarjous, sinun on ilmaista kiitollisuutesi kirjeellesi kiinnittämästä huomiosta ja toivottava jatkoyhteydestä tämän henkilön kanssa. Sinun on ymmärrettävä, että miten lopettat kirjeesi, päätyy suurelta osin lopullisena mielipiteenä sinusta ja yrityksestäsi. Kaikki liikekirjeenvaihto (esimerkit kirjeistä todistaa tämän jatkuvasti) on rakennettu kohteliaisuuteen - muista siis aina kiittää keskustelukumppania, ilmaista toivoa, ylistää häntä tai jättää suosituksesi. Sinun tulisi valita tekstin pääte tavalla, joka vastaa täysin kirjeessä kuvattua ongelmaa.

Esimerkkejä: "Toivomme pitävämme sinut pysyvänä yhteistyökumppanina ja toivomme vakaaa yhteistyötä tulevassa toiminnassamme." Tai "Olemme vilpittömästi kiitollisia huomiostamme ja toivomme, että voimme kehittää yhteistyötä kanssasi tulevaisuudessa." Tai "Kiitos huomiostamme. Toivon, että voimme jatkossakin palvella kiinnostuksiasi N-markkinoilla."

Etiketti ja lukutaito

Älä unohda kohteliaisuutta. Kuten edellä korostettiin, on tärkeää, että olet kiinnostunut yritystoiminnasta. Lauseita, kuten ”mielelläni yhteistyöstä”, “kiitos huomiostamme”, “pyydän anteeksi häiritsemästä sinua”, “tulemme mielellämme näkemään sinut”, “liittyisit meihin” ja muihin. Kaksi viimeksi mainittua muuten liittyvät enemmän yritysjuhlakutsuihin kuin liikekirjeeseen.

Lisää aina lauseita "kiitos", "kiitos", "ole ystävällinen" ja niin edelleen lauseisiin tarvittaessa merkiksi kunnioituksesta.

Ihmisen lukutaito on yhtä tärkeä asia liiketoimintakirjeiden kirjoittamisessa. Tarkemmin sanottuna, jos teet ainakin yhden perusvirheen kirjeen kirjoittamisessa, voit sanoa, että keskustelukumppani antaa sinusta täysin erilaisen mielipiteen kuin mitä odotat. Siksi yritä kirjoittaa niin osaavasti kuin mahdollista ja tarkista kaikki useita kertoja. Jos et tiedä miten löytää virheitä ja korjata ne itse, käytä oikolukijan palveluita tai erikoistuneita palveluita. Se on hyvin yksinkertainen, mutta antaa sinun olla varma tekstistäsi.

Harjoittelu ja koulutus

Internetissä, kuten edellä todettiin, on monia esimerkkejä kaikista aiheista olevista valmiista yrityskirjeistä. Emme lisänneet niitä kokonaan tähän, koska itse asiassa tässä artikkelissa ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tilaa tilaa niin suuren määrän tietoja. Sen sijaan päätimme asettaa yksinkertaisesti joitain perussääntöjä ja -periaatteita, joista sinulla oli mahdollisuus tutustua edellä. Nämä eivät tietenkään ole kaikki vaiheet, jotka tulisi suorittaa matkalla liikekirjeen opiskeluun. Itse asiassa käytännöllisellä kokemuksella on tärkein rooli tällä alalla.
Jos tutkit esimerkiksi 5-10 esimerkkiä valmiista kirjeistä, luet artikkelisi ja poimit täältä joitain sääntöjä, voit pian kirjoittaa kirjeitä tarvitsemallasi tavalla. Itse asiassa tämä riittää luomaan minkä tahansa kirjeen yritystoiminnan yhteydessä.

Valmiita esimerkkejä

Koska, kuten edellä todettiin, on olemassa suuri määrä valmiita esimerkkejä, opiskelijoilla ja aloittelevilla asiantuntijoilla on houkutus käyttää jonkun muun valmista työtä tuottaakseen oman projektinsa sen pohjalta. Haluan sanoa, että tätä ei suositella tekemään käytännössä, kun taas harjoittelet - kiitos.

Tutkiessaan sitä, mitä muilla kirjeillä on kirjoitettu, voit navigoida helpommin, mitä kirjeenvaihdossa on määritettävä. Tämä on normaalia, koska ihmisluonnon on oppia suoraan kokemuksesta.

Jos sinua kuitenkin pyydetään kirjoittamaan täysimittainen liiketoimintakirje, yritä ensin tarkistaa esimerkit ja valita tehtävällesi sopivin. Sitten sinun on mukautettava se niin paljon kuin mahdollista tilanteeseen, joka sinulla on yleisen konseptin mukaan, mutta samalla kirjoita se uudestaan \u200b\u200boman esitys- ja kirjoitustyylisi luomiseksi. Loppujen lopuksi pystyt ehkä välittämään tietoja paremmin ja tekemään itse viestinnästä tuottavampaa ja tehokkaampaa.

Opi ja harjoittele! Ja pystyt luomaan omat yrityskirjeesi melko lyhyessä ajassa!

Melko usein ensimmäinen kontakti liiketoimintamaailmassa alkaa kirjallisella viestinnällä - liikekirjeillä. Mutta jos se on kirjoitettu noudattamatta liikekirjeen etiketin sääntöjä, tuskin syntyvät yhteystiedot voidaan keskeyttää, ja menetät asiakkaan tai liikekumppanin. Siksi sinun ei todennäköisesti tarvitse vakuuttaa ketään siitä, kuinka tärkeätä on pystyä kirjoittamaan liikekirjeitä, jotka auttavat muodostamaan suotuisan vaikutelman itsestäsi ja yrityksestäsi kokonaisuutena.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon perussäännöt. Modernit kirjeenvaihtomuodot syntyivät yli 150 vuotta sitten. On yleisesti hyväksyttyä, että heidän kotimaansa on Englanti, jossa yritystoiminnan kirjeenvaihtoa koskevat säännöt otettiin ensin käyttöön.

Kirjeenvaihtoa koskevat yleiset säännöt

1. Ennen kuin aloitat kirjeiden kirjoittamisen liikekumppanille, sinun tulisi ymmärtää seuraavat seikat itsellesi:

Kirjeen tyyppi (saatekirje, tilauskirje, ilmoituskirje, muistutuskirje, esityskirje, kieltäytymiskirje, takuukirje jne.);

Otetaanko vastaus kirjeeseesi (on ehtoja, kun vastausta kirjeeseen ei odoteta, esimerkiksi esittelykirje);

Saako vastaanottaja ymmärtää kirjeen sisällön selvästi, eikö se jätä epäselvyyksiä kirjeenvaihdosta?

Oletko varma, että postitse lähetetty kirje saapuu ajoissa (jos ei, niin on parempi käyttää faksia, DHL-palveluita tai lähettää kirje Internetin kautta).

2. Kirjeen äänen tulee aina olla oikea.

3. Sanasto on valittava huolellisesti välttäen epätarkkuuksia, epäselvyyksiä ja ammattisanojen liiallista käyttöä. Kirjeen tekstin tulisi olla helppo ymmärtää.

4. Liiketoimintakirje tulee kirjoittaa vain sen organisaation kirjelomakkeelle, jonka puolesta puhut. Koska kirjelomakkeen ulkonäkö on eräänlainen käyntikortti yrityksellesi, virallisen kirjelomakkeen muotoilua on käsiteltävä erityisen huolellisesti. Mitä muodollisempi kirjelomake on, sitä muodollisemman kirjeen sävyn tulisi olla.

Asiakirjoja valmistettaessa on suositeltavaa käyttää tekstieditoria Microsoft Word (Microsoft Corporationin ohjelmistotuote), joka käyttää fontteja Times New Roman Cyr, koko 12 (taulukkoaineistoille), 13, 14, 15, Times DL, koko 12, 13, 14 - 1. -2 välein.

Täyttäessään yrityskirjettä sivunumerot kiinnitetään sivun oikean reunan alaosaan ja muita yritystodistuksia laadittaessa - arkin yläreunan keskelle.

Itse kirjeen teksti on suositeltavaa tulostaa A4-kokoisina lomakkeina 1,5–2 rivivälillä, A5-kokoisille lomakkeille ja vähemmän - yhdellä rivivälillä. Useista riveistä koostuvat asiakirjan yksityiskohdat (paitsi teksti) tulostetaan yhdellä rivivälillä.

Kirjallisiin tiedusteluihin on vastattava 10 päivän kuluessa niiden vastaanottamisesta.

Faksilla ja sähköpostitse vastaanotettuihin viesteihin on vastattava 48 tunnin sisällä viikonloppuja lukuun ottamatta

Liikekirjeen käsittelyä koskevat säännöt Venäjällä

Venäjällä virallisten lomakkeiden suunnittelua säännellään säädöksillä ja ennen kaikkea GOST 6.30-2003 “Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Yhtenäinen organisaatio- ja hallintoasiakirjojen järjestelmä. Dokumentointivaatimukset ".

GOST perusti kaksi vakiomuotoa lomakkeille - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm). Jokaisessa asiakirjan arkissa, joka on tehty sekä kirjelomakkeelle että ei siihen, on oltava vähintään 20 mm: n reunus - vasemmalle; 10 mm - oikea; 20 mm - yläosa; 20 mm - pohja.

Nämä paperityötä koskevat vaatimukset on kirjattu Venäjän lakiin, mutta kirjoittaja suosittelee niiden käyttöä laatiessaan liikekirjeen ulkomaiselle kumppanille.

Lähettäjäsi kanssa läheisyyden tasosta riippuen valitus voi alkaa sanoilla "Rakas + sukunimi (nimi, etunimi)" tai "Rakas + nimi ja sukunimi (nimi)". Sanat kuten "kunnioitettu", "herra", "rouva", "apulaisjohtaja", "osastopäällikkö" jne. missään tapauksessa ei voida vähentää. Muutoin vastaanottaja voi ajatella, että et todella kunnioita häntä kovinkaan paljon. Ja kirjeen tulisi päättyä kiitos sanoilla yhteistyöstä. Ja sitten ennen allekirjoituksesi asettamista ilmaisu: "Vilpittömästi ..." tai "Vilpittömästi sinun ...".

Virallisissa kirjeissä ei ole hyväksyttävää osoittaa "sinä", vaikka elämässä sinä ja tämä henkilö eivät ole vain liiketaloudellisia, vaan myös ystävällisiä suhteita.

Tyypillisesti yritys- tai palvelukirje koostuu useista tyypillisistä rakenteellisista elementeistä:

1. Otsikko-alue.
Kirjeen tässä osassa vasemmalla on organisaation kulmaleima, joka osoittaa organisaation nimen, postin ja muut yksityiskohdat sekä kirjeen rekisteröintinumero ja päivämäärä, jolloin kirje rekisteröidään lähteväksi asiakirjaksi. Jos palvelukirje on vastauskirje, niin tässä ilmoitetaan myös, mihin asiakirjaan kirje vastaa.
Otsikon oikealla puolella on vastaanottajan tiedot.

Kulmaleiman alla on otsikko asiakirjan tekstiin. Otsikon kielirakenne voi näyttää seuraavalta:

ü prepositio "О" + subst. ennakkotapauksessa: "Autojen toimituksesta";

ü kysymykseen "O" + n. alustavassa tapauksessa: "Varaosien toimituksesta";

ü noin + subst sukupuolitapauksessa: "koskien ostotilausta" jne.

2. Kirjeen todellinen teksti. Kirjetekstin suunnittelun pääpiirteet ovat seuraavat.

ü Palvelukirjeen tekstin tulisi pääsääntöisesti liittyä yhteen aiheeseen tai useita kysymyksiä, jos ne liittyvät toisiinsa ja sitä harkitaan vuonna 2006 yksi rakenneyksikkö kohdeorganisaatio.

ü Kirjeen teksti koostuu pääsääntöisesti kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa esitetään kirjeen laatimisen syy, peruste tai perusteet, esitetään linkit asiakirjoihin, jotka ovat kirjeen laatimisen perustana. Toinen osa, joka alkaa kappaleella, sisältää päätelmät, ehdotukset, pyynnöt, ratkaisut jne.

Liiketoiminnan kirjerakenne

1. Lähettävän organisaation nimi.

3. Kirjeen kirjoittamispäivä.

4. Kirjeen vastaanottajan osoite.

5. Osoitus tietystä henkilöstä.

6. Johdanto-osoite

7. Osoitus kirjeen yleisestä sisällöstä, ts. kirjeen aihe.

8. Kirjeen pääteksti.

9. Lopullinen kohteliaisuuskaava.

10. Allekirjoitus.

11. Viittaus hakemukseen.

Venäläisen kumppanin tulee muistaa vielä muutama sääntö täytettäessä yrityskirjettä.

Alkuperäisessä tapauksessa ilmoitetaan sen henkilön asema, jolle asiakirja on osoitettu, esimerkiksi:

toimitusjohtajalle
OJSC "Alpha Business"
V. A. Prokhorov

Beta Holding JSC
Pääkirjanpitäjä
V. M. Ivanov

Jos lisäät lyhenteet "herra", "rouva", niin vastaajan sukunimi kirjoitetaan ensin ja sen jälkeen alkukirjaimet.

Asiakirjassa saa olla enintään neljä vastaanottajaa. Sanaa "Kopioi" ennen toista, kolmatta, neljättä vastaanottajaa ei ole osoitettu. Jos vastaanottajamäärä on suurempi, asiakirjajakelulista tehdään.

Kun lähetät kirjeen organisaatiolle, ilmoita sen nimi ja sitten postiosoite.

Kun lähetät asiakirjan henkilölle, ilmoita vastaanottajan nimi ja alkukirjaimet sekä postiosoite

Kirjeen tekstissä mainitun liitteen olemassaolosta tehdään huomautus seuraavasti:

Käyttö: 5 litraa. 2 kappaletta .

Jos kirjeellä on liite, jota ei nimetä tekstissä, ilmoita sen nimi, arkkien lukumäärä ja kopiomäärä; Jos sovelluksia on useita, ne numeroidaan esimerkiksi:

Jos liitteet on sidottu, arkkien lukumäärää ei ilmoiteta.

Jos hakemusta ei lähetetä kaikkiin asiakirjassa ilmoitettuihin osoitteisiin, merkitään sen läsnäolo seuraavalla tavalla:

Liite: 3 litralla. 5 kappaletta. vain ensimmäiseen osoitteeseen.

Vaatimus "Allekirjoitus" sisältää asiakirjan allekirjoittaneen henkilön nimen (täydellinen, jos asiakirjaa ei ole laadittu kirjelomakkeelle, ja lyhennettynä - yrityksen viralliselle kirjelomakkeelle laadittuun asiakirjaan); henkilökohtainen allekirjoitus; allekirjoitus (allekirjoitukset, sukunimi), esimerkiksi:

Koulutukset

Sähköinen kirjeenvaihto on kätevä tapa kirjoittaa viestintää liiketoimintayksiköiden välillä. Sinun on kirjoitettava ja vastaanotettava paljon kirjeitä, ja viestinnän nopeus ja oikeellisuus on yksi osa yrityksen menestyvää työtä. Jotkut liikesuhteita koskevat säännöt.

Sähköposti on vakiinnuttanut paikkansa liiketoiminnan kirjeenvaihdossa etujensa ansiosta - saatavuus, tehokkuus ja helppokäyttöisyys ympäri vuorokauden. Tässä artikkelissa tarkastellaan joitain online-liiketoiminnan kirjeenvaihdon vivahteita.

Kirjeiden vastaanottaminen

1. Sinun tulisi tarkistaa postilaatikkosi useita kertoja työpäivän aikana. Muutoin voit viivästyttää tärkeiden asioiden ratkaisemista ja estää muiden ihmisten työn.
2. Jos sait kirjeen, sinun on luettava se, koska joku lähetti sen. Luonnollisesti emme puhu täällä roskapostista.
3. Jos olet johtaja, työpäiväsi pitäisi alkaa sähköpostisi tarkistamisesta. Mukavuussyistä aseta sähköpostiohjelmasi toimittamaan tai lähettämään postia automaattisesti 10-20 minuutin välein.
4. Jos olet kiireinen ja sait kirjeen, katso, keneltä se on peräisin, mistä kirjeellä on kysymys, ja katso nopeasti otsikkoon arvioidaksesi kirjeen merkityksen.
5. Yritä vastata sähköposteihin heti - tämä auttaa sinua välttämään sähköpostin tukkeumia.

Käytä Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kenttiä oikein

1. "Kenelle." Jos lähetät kysymyksen tai pyydät selventämään jotain, odotat vastauksen vastaanottajalta, jonka tiedot ilmoitetaan "kenttään". Kun olet vastaanottaja, sinun on vastattava kysymykseen. Toisin sanoen tämä kenttä sisältää vastaanottajan tiedot.
2. "Kopio". Vastaanottaja, jonka tiedot on ilmoitettu tällä kentällä, ovat kuin ”kutsutut silminnäkijät”. Tässä tapauksessa vastaanottajan ei tulisi vastata kirjeeseen. Lisäksi, jos tällaisen kirjeen lähettäminen on välttämätöntä, sen pitäisi alkaa kohteliaisuudesta rivillä "anteeksi puuttua".
3. "Piilotettu kopio". Päävastaaja ei tiedä, että kirje on lähetetty vastaanottajalle, jonka tiedot on ilmoitettu "sokean kopion" kentässä. Tätä kenttää käytetään myös massapostitukseen.

Kun vastaat, sinun ei pidä unohtaa "vastaa kaikki" -painiketta, tämä auttaa sinua ettemään ohittamaan yhtä vastaanottajaa. Voit poistaa ei-toivotut vastaanottajat ja lisätä uusia milloin tahansa.

Aihekenttä. Tämä kenttä tulee aina täyttää. Henkilö, jolle kirje on osoitettu, voi vastaanottaa valtavan määrän postia päivässä, ja tällä kentällä hän pystyy arvioimaan kirjeen tärkeysasteen. Sähköpostin aiheen tulisi näyttää tiivisti ja informatiivisesti sen sisältö.

"Kirjoittamisen merkitys." Jos kirje sisältää tärkeitä tai kiireellisiä tietoja, jotka on kiireellisesti pohdittava, ilmoita tämä, aseta merkitys "korkea". Tämän ansiosta sähköpostisi erottuu postilaatikossasi. Älä kuitenkaan käytä tätä ominaisuutta turhaan.

Kuinka vastata sähköpostiin

Seuraavaksi tarkastelemme pientä ohjetta vastauksen kirjoittamiseen kirjeelle.

1. Sinun on aina aloitettava tervehdyksellä - kunnianosoitus kohteliaisuudelle, mitään ei voida tehdä.
2. Sinun on kommunikoitava henkilön kanssa hänen kielellään. Ja tämä ei koske vain kielitiedettä, vaan myös viestinnän muotoa. Epävirallista viestintää voidaan pitää epäkunnioittavana ja jopa yritykseksi loukata keskustelukumppania.
3. Älä käytä translitterointia, paitsi kun lähetät kirjeen matkapuhelimelta. Jos sähköpostiohjelmassasi ei ole venäjän kieltä, lähetä kirjeen teksti sovellukseen.
4. Liikekirjeen tulee olla johdonmukainen, tarkka ja tiivis. Tarkkuus tarkoittaa selkeää viittausta viittaamiin tietoihin (päivämäärä, paikka, aika jne.). Konkreettisuus - kirjeesi vastaanottajan tulisi ymmärtää alusta alkaen, mitä häneltä vaaditaan. Laconicism. Jos ajattelet selkeästi, pystyt ilmaisemaan selvästi ajatuksesi. Ja keskustelukumppanisi näkee ja arvostaa sitä heti. Siksi sinun tulisi välttää "vettä" useilla sivuilla, jos voit tiivistää asian ytimen useissa lauseissa.
5. Kun kirje sisältää useita kysymyksiä, tehtäviä tai aiheita, ne on rakennettava ja erotettava toisistaan. Jatkuvaa ajatusvirtaa on vaikea lukea, ja sitä vaikeampaa on erottaa tärkeät kohdat siitä.
6. Kirjepyyntöihin on vastattava mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Vastauksia, kuten "Tehdään", ei voida hyväksyä.
7. Kirjeen tekstissä ei saa olla virheitä. Ei hätää, jos yksi tai kaksi pientä kirjoitusvirhettä hiipii sisään. Mutta jos kärsit kroonisesta lukutaidottomuudesta kirjeestä kirjeeseen, niin keskustelukumppanilla ei ole parhainta vaikutelmaa sinusta.
8. Luke kirjeesi aina oikolukuun! Lue kirje useita kertoja ja varmista, että et ole ohittanut mitään, tarkista siinä virheiden varalta, ovatko vastaanottajan tiedot oikein jne. Jne.

Liiketoiminnan kirjeenvaihto - tärkeä osa liiketoimintaa. Tapa, jolla yritys esiintyy ennen asiakkaitaan tai liikekumppaneita, riippuu sen ominaisuuksista. , johon voit luottaa ja jonka avulla voit harjoittaa liiketoimintaa, sinulla on oltava käsitys liiketoiminnan kirjeenvaihdon normeista, etiketin säännöistä. Tällaisten sääntöjen ja määräysten noudattaminen myötävaikuttaa varmasti koko yrityksen menestykseen.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon kieli

Etiketin normi liikekirjeenpidossa on tietty esityskielen tyyli, joka eroaa:

1. Toistuva toisto, puheen yhtenäisyys.

Tämän selityksen version avulla voit ilmaista itseäsi tarkemmin, ymmärrettävästi. Tämä sulkee pois kirjeen tekstin erilaisen ymmärtämisen. On suositeltavaa, että sinulla on käsillä joukko tiettyjä lauseita, joiden avulla voidaan ensinnäkin kirjoittaa selkeä yrityssanoma ja toiseksi säästää aikaa seuraavan, jopa myyvän kirjeen valmisteluun.

1. Neutraali ääni.

On tärkeää esittää tiedot loogisesti. Yritysten välisessä kirjeenvaihdossa olevien tosiasioiden emotionaalinen arviointi ei ole tarkoituksenmukaista. On kiellettyä mainita suomenkielisiä, murreellisia ilmaisuja, sanoja, jonkinlaisia \u200b\u200bvälituotteita. Kirjeenvaihdossa on tärkeää varmistaa esitettyjen tosiasioiden objektiivisuus ja rakentaa ne selkeässä loogisessa järjestyksessä.

1. Semanttinen tarkkuus.

Liikekirjeiden tarkoituksenmukainen sisältö varmistaa niiden käytännön ja jopa juridisen arvon. Siksi on tärkeää valita oikeat sanat, jotta vastaanottaja ymmärtää lähettäjän. On parempi olla sisällyttämättä sanoja, joilla on kaksinkertainen merkitys. Tässä tapauksessa voi tapahtua, että vastaanottaja ymmärtää kirjeen sisällön eri tavalla, omalla tavallaan.

1. Valinta tosiasiallisesta aineistosta.

Liikekirjeessä olevien tietojen, tosiseikkojen on oltava informatiivisia ja mikä tärkeintä, huolellisesti tarkastettava. Tässä tapauksessa tosiseikat olisi valittava huolellisesti, ilmoittakaa vain ne, joilla on merkitystä tietylle tapaukselle. Ei voida hyväksyä luetella samantyyppisiä tietoja, joissa on merkityksetön merkitys.

Liikekirjeiden tyypit

Liiketoimintakirjeet luokitellaan yleensä ominaisuuksiensa perusteella:

• Toiminnallisuuden perusteella - vastaus kysymykseen, pyyntöön, valitukseen, ehdotukseen jne.
• Rakenteen mukaan - standardi (tyypillisten liiketoimintakysymysten, tilanteiden ratkaiseminen), sääntelemätön (tekijän, muodollisen ja loogisen esityksen tai etiketinormien perusteella);
• Aihekohtaisesti - liiketoiminta (ratkaisevat taloudelliset, oikeudelliset, muut yrityksen toimintaan liittyvät kysymykset) tai kaupallinen, toimitus, myynti;
• Vastaanottajatyypin mukaan - tavallinen (yhdelle vastaanottajalle), pyöreä (lähetetään useampaan osoitteeseen kerralla);
• Koostumuksen mukaan - 1-puolinen (heijastaa yhtä ongelmaa), monipuolinen (kuvaa useita ongelmia).

Liikekirjetyypit sisällön mukaan:

• Suorita viestintärooli (kieltäytyminen, vaatimus, perustelu, tunnustaminen);
• Ole sopimusmuoto (perustuu liikekokousten tuloksiin, määräajat tehtävien suorittamiselle, erilaisten velvoitteiden täyttämiselle);
• Ole pyynnön muodossa - saadaksesi tarvittavat tiedot;
• Ole tarjous (usein vastaus aiemmin saatuun kyselykirjeeseen).

Liikekirjeiden rekisteröinti

Sähköisen kirjeenvaihdon mahdollisuuksien käytöstä huolimatta on edelleen käytäntö lähettää paperille painetut yrityskirjeet. Ja tässä tapauksessa on erittäin tärkeää, kuinka kirje itse näyttää, koska liikekirjeen ulkonäkö voi vaikuttaa vastaanottajan käsitykseen lähettävästä yrityksestä. Siksi sinun on noudatettava seuraavia suunnittelustandardeja:

• Liiketoimintakirjeet on painettava kirjelomakkeisiin, mieluiten korkealaatuisesta paperista, ja niissä on ilmoitettava kaikki lähettäjän tiedot, mutta niiden on oltava helposti luettavissa;
• Lähettäjän tiedot ulkomaisille kumppaneille osoitetussa kirjeessä, asiakkaiden on oltava englanninkielisiä;
• Kirjekuoressa oleva kirje tulee taittaa kerran niin paljon kuin mahdollista ja teksti sisäänpäin. Erittäin tärkeille kirjeille on parempi käyttää suurta, riittävän paksua kirjekuorta, jotta kirjainta ei tarvitse taittaa.
• Kirjekuoressa on sallittua ilmoittaa kaikki yksityiskohdat, kuten itse kirjeessä, ja jopa yrityksen logo;
• Vastaanottajan osoite ilmoitetaan vain kirjekuoressa. Kun käytetään kirjekuoria, joissa on läpinäkyvä ikkuna, vastaanottajan osoite kirjoitetaan itse kirjeeseen oikeassa yläkulmassa. Sitten kirje taitetaan siten, että osoite on näkyvissä läpinäkyvässä ikkunassa;
• Lähettäjän osoite on kirjoitettu sekä kirjekuoreen että kirjearkkiin.

Liiketoiminnan kirjeenvaihtosäännöt

# 1 - kirjeen lähettäminen yhdelle vastaanottajalle. Tässä tapauksessa kirjeenvaihto muuttuu henkilökohtaiseksi, mikä on tärkeää etenkin liikesuhteiden luomisessa.

Nro 2 -. Sinun on vastattava kaikkiin kirjeisiin ja ajoissa, jos tavoite on asetettu - muodostaa imago yrityksestä, joka on aina valmis yhteistyöhön ja joka kohtelee osoitettuja kunnioittavasti. On tärkeää muistaa, että sinun ei pitäisi kirjoittaa runoa. Selkeästi ja tiiviisti - tämän pitäisi olla vastauksen tyyli. Tässä tapauksessa sinun on noudatettava järjestelmää "1 kirjain - 1 vastaus".

# 3 - Jos haluat, että sähköpostin sisältö välitetään useille vastaanottajille, heidän osoitteensa lisätään "kopio" -riville. Tässä tapauksessa kirjeen saanut, jonka osoite on kirjoitettu "kopio" -riville, ei välttämättä vastaa. Tärkeintä on, että hänelle ilmoitetaan tästä tai toisesta tilanteesta.

# 4 - sähköpostin lähettäminen useille vastaanottajille kerralla on sallittua, mutta !!! vain jos viestiin ei odoteta vastausta. Tällaisia \u200b\u200bkirjeitä ovat hintojen jakelu, viestit työaikataulun muutoksista jne.

# 5 - aihe on ilmoitettava liikekirjeessä. Aiherivin avulla vastaanottaja voi ymmärtää välittömästi viestin aiheen.

Nro 6 - järjestelmä on "ensin tervehdys, sitten vetoomus vastaanottajalle". Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa on tapana osoittaa nimellä ja nimellä.

# 7 - kirjeen tekstin tulee perustua kolmeen pääkohtaan: tervehdys + vetoomus, kysymyksen selvitys, pyyntö tai toimintamotivaatio.

# 8 - sinun on käytettävä varovasti hälytystoimintoa. Tällöin viestin lopussa pyyntö ilmoitetaan kohteliaimmalla äänellä, että vastaanottaja ilmoittaa lähettäjälle kirjeen lukemisen tosiasiasta.

Nro 9 - allekirjoituksen tulee olla mahdollisimman lakoninen. Tällöin on tärkeää, että paitsi kirjoitat tietyt sanat, esimerkiksi "Vilpittömästi", vaan myös sähköpostiviestien tapauksessa ilmoittakaa kirjeen kirjoittajan nimen ja aseman jälkeen hänen tärkeimmät yhteystietonsa.

Nro 10 - pakollinen ilmoitus siitä, että kirjeeseen on liitetty lisämateriaalia, jos se lähetetään kirjeen mukana. Säännöllisen paperikirjeen tapauksessa riittää, että useimmissa tapauksissa maininta liitteestä niin monelle arkille. Jos puhumme sähköisestä liiketoiminnan kirjeenvaihdosta, niin sovellustietojen tulisi sisältää tietoja liitetiedostoista, erityisesti niiden muoto, määrä, sisältö. Tiedostojen koko ei saa olla yli 5 Mt.

Liiketoiminnan kirjeenvaihtoon liittyvät piirteet

1. ”Rakas, kunnioitettu, kunnioitettu” on yleisin osoitusmuoto yleisissä liiketoimintakirjeissä.
2. ”Rakas” on emotionaalinen osoitetyyppi, jota käytetään onnittelukirjeissä.
3. Vain nimen ja osoitteen osoitetta käytetään epävirallisissa kirjaimissa.
4. Liikekumppanien välinen kirje on rakennettu ”päätöksen perustelu / itse päätös” tai “itse päätös / päätöksen perustelu” -järjestelmän mukaisesti. Ensimmäistä vaihtoehtoa käytetään parhaiten kieltäytymiskirjeissä, toista - jos asia on myönteinen.
5. Virallista määräystä on noudatettava. Esimerkki: esimiehen allekirjoittamaan kirjeeseen on vastattava samanlaisessa asemassa olevan henkilön allekirjoituksella. Tällöin tällainen vaihtoehto on mahdollinen, kun johtaja itse voi vastata varahenkilön allekirjoittamaan kirjeeseen.
6. Pyyntökirjeessä on oltava tietyt sanat. Esimerkkejä: kysy, kysy, kysy jne. Samanaikaisesti vastaukseen tällaiseen kirjeeseen on ilmoitettava selvästi, täytetäänkö pyyntö vai hylätäänkö se.

TÄRKEÄ! Muista, että tämä ei ole vain joukko sääntöjä ja määräyksiä, se on eräänlainen taide, jonka tulisi oppia ammattilaisilta, joilla on monipuolinen tieto liiketoiminnan viestinnästä.

Kiinnitä huomiota kirjeenvaihtokoulutuksiin:

• Sähköposti kirjeenvaihto liiketoiminnassa. Hallitse liikesuhdetta
• Sähköpostinvaihto kumppaneiden kanssa. Vaikeat tilanteet (edistyneet)

Artikkelit