Kokoukset ja kokoukset, yleiset ja erityiset merkit. Käsitteet "kokous" ja "kokous"
Käytännössä kokoukset on jaettu tehtävien ja tavoitteiden mukaan laajalti. Siksi ongelmalliset, opettavat ja operatiiviset kokoukset erotellaan. Henkilökohtainen hallinta: Oppikirja / S.D. Reznik ym. - 2. painos, uusittu. ja lisää. - M .: INFRA-M, 2004. - 622 s.
Ongelmakokouksen tarkoituksena on löytää paras hallintaratkaisu keskusteltavaan ongelmaan. Tällaisessa kokouksessa tehdyt päätökset muotoillaan yleensä keskustelun tuloksena ja tehdään äänestyksen jälkeen. Tällainen kokous pidetään seuraavan järjestelmän mukaisesti: raportit; kysymykset puhujille; keskustelua; ratkaisun kehittäminen.
Tiedotustilaisuuden tarkoituksena on välittää tilauksia ja tarvittavia tietoja ohjausjärjestelmän ylhäältä alas, jotta toteutus olisi nopeampaa ja tehokkaampaa. Tällaisessa kokouksessa pää ilmoittaa yleisölle tehdyistä hallinnollisista päätöksistä.
Operatiiviset kokoukset ovat ns. Suunnittelukokouksia, tiedotteita, viiden minuutin kokouksia. Ne eivät ole pitkittyneet. Tällaisten kokousten tarkoituksena on saada johtajalle tietoa tuotannon ajankohtaisesta tilanteesta. Toisin kuin tiedotukset, operatiivinen kokous tarjoaa tietoja alhaalta ylöspäin ohjausjärjestelmän kautta. Saatuaan operatiivisia tietoja kokouksen osanottajilta johtaja tunnistaa "pullonkaulot", syyt tilauskantaan ja epäonnistumisiin, ja tässä hän tekee tarvittavat päätökset, antaa ohjeet määrittäen määräajat niiden toteuttamiselle. Operatiivisessa kokouksessa ei anneta raportteja. Päätavoite on tunnistaa ne tuotantoongelmat, joiden ratkaisuun tiimin pääpyrkimykset tulisi kohdistaa.
Jokaisen kokouksen tai kokouksen päätarkoitus on kuitenkin tehdä yhteinen päätös yhteisen tiedonvaihdon jälkeen, toisin sanoen tietyn tuloksen saavuttamiseksi.
Kokousten ja kokousten luokittelu
Kokoukset ja konferenssit ovat muodollisia ja epävirallisia. Jotta tapahtuma voidaan johtaa menestyksekkäästi, sinun on ensin määriteltävä sen luonne.
Kokoustyypit voidaan luokitella johtamistoimintojen perusteella:
1. Suunnittelukokoukset, joissa keskustellaan organisaation strategiasta ja taktiikasta, suunnitelmien toteuttamiseen tarvittavista resursseista;
2. Työn motivaatiota käsittelevät kokoukset, joissa keskustellaan tuottavuus- ja laatuongelmista, henkilöstön tyytyväisyydestä, alhaisen motivaation syistä, mahdollisuudesta muuttaa sitä, moraalisia ja aineellisia kannustimia koskeviin kysymyksiin.
3. Sisäistä organisaatiota koskevat kokoukset, joissa keskustelunaiheina ovat organisaation jäsentäminen, rakenneyksiköiden toiminnan koordinointi, valtuuksien siirtäminen jne .;
4. Työntekijöiden toiminnan valvontaa koskevat kokoukset on omistettu keskusteluille toiminnan tuloksista, asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta, häiriöiden ongelmista, heikosta tuottavuudesta;
5. Organisaatiokohtaiset kokoukset, joissa keskustellaan operatiivisesta johtamisesta, joka liittyy organisaation tilanteeseen, innovaatioihin ja niiden toteuttamismahdollisuuksiin, selviytymisongelmiin, kilpailukykyyn, imagoon, tyyliin.
Kokoukset on luokiteltu myös tyylin mukaan:
1. Autokraattiset kokoukset, oikeus puhua ja oikeus tehdä päätöksiä, joissa vain johtajalla on. Näihin kokouksiin osallistujien tulisi kuunnella johtajan esittämiä kysymyksiä ja vastata niihin. Tällaisia \u200b\u200bkokouksia pidetään, kun johtajan on tiedotettava alaisilleen tai annettava ohjeita alaisilleen.
2. Ilmaisilla kokouksilla ei ole esityslista. Heidät voidaan pitää ilman puheenjohtajaa. Tällaiset kokoukset pelkistetään näkemysten vaihtoksi, jota koskevia päätöksiä ei kirjata. Tällainen kokous pidetään keskustelun tai keskustelun muodossa.
3. Keskustelukokoukset - tapa saada ratkaisuja mihin tahansa asiaan generoimalla uusia ideoita ja analysoimalla ehdotettuja ratkaisuja ihmisryhmän yhteisen työn tuloksena tiettyjen sääntöjen mukaisesti pidetyn kokouksen aikana. Tämän menetelmän ominaispiirre on kritiikin ja arvioitujen ideoiden puuttuminen.
Virallisella tapahtumalla on selvästi merkitty asema ja se järjestetään vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Erityisesti tukahdutetut ihmiset ovat aina läsnä tällaisessa kokouksessa. Tapahtuman pääkomponentit:
1. Esityslista (luettelo keskusteltavista aiheista);
2. Raportit (esityksen aiheiden ydin);
3. Puheet (keskustelu esityslistan aiheista);
4. Tarkistukset (keskustelu ehdotettuihin muutoksiin, jotka otetaan käyttöön keskusteluun);
5. Keskustelu (keskustelu);
7. Protokollan laatiminen (kirjallinen selvitys tapahtumista);
8. Sekalaiset (keskustelu asioista, joita ei ollut esityslistalla).
Ihmiset tuntevat olonsa helpommaksi sosiaalisiin kokoontumisiin, mutta sinun on myös varauduttava tällaisiin tapahtumiin. Epävirallisiin kokouksiin tarvitset:
1. Luettelo keskustelunaiheista;
2. Tapahtuman isäntä;
3. Pöytäkirja saavutetuista sopimuksista.
Epäviralliset tapahtumat tapahtuvat rennommassa ilmapiirissä, mutta sinun on silti muistettava, että vain hyvin organisoitu tapaaminen tai kokous antaa positiivisen tuloksen.
Jokaisella kokouksella tulisi olla esityslista, joka on harkittava etukäteen. Esityslista auttaa säästämään aikaa eikä viipyä toissijaisista aiheista pitkään.
Hyvin valmisteltu ohjelma koostuu:
* kokouksen tarkoitus, päivämäärä, aika ja paikka;
* luettelo kutsutuista henkilöistä;
* luettelo keskustelluista ongelmista;
* pääteema;
* erilainen;
* seuraavan kokouksen päivämäärät.
Kokous on tapa liiketaloudelliseen tiedonvaihtoon tiettyjen päätösten tekemisen (viestinnän) avulla. Kokous järjestetään yleensä johdon toimesta ilmoittamalla työryhmälle.
Kokouksen johtaminen, kokous. Tapaamiset konfliktit
Yleisesti hyväksytyt viestintätavat alaisten kanssa ja samalla esimiehen työn organisoinnin muodot ovat tuotantotapaamiset ja kokoukset.
Kokoukset ja tapaamiset ovat tapa jakaa kollektiivisesti yritystietoja pomosi ohjauksessa ja tehdä erityisiä päätöksiä.
Seuraavat kokoukset ja kokoukset erotellaan tarkoituksen mukaan:
Johdanto (uusien projektien esittely, jatkokoulutus);
Informaatio (tiedon yleistäminen, näkökulmien tutkiminen);
· Selitys (työntekijöiden vakuuttaminen jostakin);
• ongelmallista (ratkaisun etsiminen kollektiivisesti aiheeseen);
· Opettavainen (tarvittavien tietojen saaminen tietoon ja toimintatavan selittäminen);
Toiminnallinen ("operatiivinen") (ajankohtaisten tietojen hankkiminen tilanteesta ja "pullonkaulojen" tunnistaminen);
Suunnittelukokous (tehtävien ja suunnitelmien asettaminen seuraavalle lyhyelle ajanjaksolle)
Koordinointi (vuorovaikutuksen varmistaminen)
alueet);
Lopullinen (yhteenveto tietyltä ajanjaksolta tai tuotantosykliltä);
Juhlapyhät (juhlallinen yhteenveto,
tärkeät päivämäärät tai tapahtumat yritykselle palkitsemalla parhaat työntekijät);
"Työväen kollektiivin kokous" (kaikille muille
kokoukset tuovat yhteen myös työryhmän, mutta tämä nimi korostaa, että kokouksessa keskustellaan joistakin tärkeistä asioista, enemmän työryhmän kuin johtamisen kannalta - työolosuhteet, valmistautuminen
loma, jokin muu epävirallinen, joka ei liity suoraan aiheen tuottamiseen; samasta rivistä - ammattiyhdistyskokous).
Termejä ”kokous” ja ”kokous” pidetään usein synonyymeinä. Tarkkaan ottaen kokous ja kokous eroavat kuitenkin sekä tarkoituksestaan \u200b\u200bettä järjestämistavastaan.
tarvittavat asiantuntijat ja kuuntelee heidän mielipiteitään (järjestää keskustelun) päätöksentekoon... Yleensä kokoukset kerätään osallistumalla päälliköiden, osastopäälliköiden, johtavien asiantuntijoiden - toisin sanoen sellaisten, joiden mielipide on merkittävä ja voivat vaikuttaa omaksumiseen
Joten kokouksen tehtävänä on tiedottaa työryhmälle, kokouksen tehtävänä on kehittää yhteinen
ratkaisu kapeampaan ongelmaan osallistuvien joukkoon
asiantuntijoita. Ero näiden yritysviestinnän muotojen välillä on helppo ymmärtää analysoimalla etymologiaa.
heidän nimiensä alkuperä (alkuperä): kokous kerätään
mihin tahansa tarkoitukseen kokous on koottu antamaan. Mikä tahansa kokous on kokous, mutta jokainen kokous ei ole kokous. Kokoukseen sisältyy yleensä kapeampi muoto, joten alla tarkastellaan kokouksen järjestämisen ja johtamisen perusperiaatteita kattamaan laajempi näkökulma.
Kokouksen valmistelualkaa tavoitteen asettamisesta, aiheen, esityslistan ja osallistujien kokoonpanon määrittelystä.
Kokouksen tehokkuuden määrää suurelta osin
sen tila ja paikka sekä kokoonpano
osallistujaa. Kokoukseen tulisi kutsua vähimmäismäärä ihmisiä - vain ne, joilla ilman sitä ei ole vaikutusta. (Joskus on järkevää päästä irti työntekijöistä, joita ei enää tarvita ennen kokouksen päättymistä.)
Kokouksen menestyksen perusta on hyvin suunniteltu esityslista. Yleensä se ilmoitetaan kokouksen osallistujille etukäteen, jotta he tietävät jo mitä asioita käsitellään kokouksessa ja voivat valmistautua. Joka tapauksessa esityslista on ilmoitettava kokouksen alussa.
Esityslista toteutetaan usein erillisenä asiakirjana. Tämä asiakirja on molemmat
kokouksen ilmoittaminen ja määräys kokouksen järjestämisestä tällaisesta ja sellaisesta aiheesta
sellaisilla ja sellaisilla kysymyksillä ja sellaisilla ja sellaisilla osallistujilla. Siksi on järkevää lähettää se tilaustaululle.
Kokouksen asialistalla on oltava:
· Kokouksen otsikko (aihe)
· Tiedot kokouksen paikasta, ajasta ja kestosta; ...
· Tiedot kokouksen osallistujista (joiden tulisi olla läsnä);
· Luettelo keskustelukysymyksistä (tarvittaessa - puhujien nimet);
Määräykset - ajanjako esityslistan aiheissa. Jos kokouksen tila on merkityksetön, riittää, kun ilmoitetaan aihe, aika-aika, luettelo asialistaan \u200b\u200bja
Jotkut kokoukset eivät vaadi yksityiskohtaista esityslista. Esimerkiksi joskus pienelle kokoukselle
riittää, kun ilmoitetaan suullisesti paikka-aika, osallistujaluettelo ja
aihe. Luettelo keskusteltavista aiheista laaditaan jo kokouksessa.
Kokouksen alku.Kokousta johtaa aina yksi henkilö -
puheenjohtaja on useimmiten johtaja itse. Kokouksen ensimmäisessä, ensimmäisessä vaiheessa puheenjohtaja kiinnittää ensisijaisesti huomiota tärkeimpiin menettelytapakysymyksiin: kokouksen aiheeseen ja tarkoitukseen, esityslistan sisältöön ja työjärjestykseen.
Kokouksen hallintajohtajalle se on aina jaettu kahteen rinnakkaiseen riviin: menettelyn ylläpitäminen ja sisällön ylläpitäminen.
Kokouksen hallinta
On olemassa erityyppisiä tapahtumia, jotka järjestetään tietylle ihmisryhmälle tietyssä paikassa, joissa keskustellaan eri aiheista tai tehdään päätöksiä erityisistä ongelmista. Esimerkiksi neljännesvuosittain järjestettävä yhtiökokous tai yhtiökokous. Nämä toiminnot on jaettu useisiin tyyppeihin:
ü Kokoelma
ü Tapaaminen
ü Liiketapaaminen:
Ø Liikekeskustelu
Ø Neuvottelut
Kokoelma suoritetaan tiettyjen asetusten ( kokouksen järjestämismenettely), joka on määritelty organisaation peruskirjassa. Kokouksen pitäminen ja siinä tehdyt päätökset kirjataan erityisasiakirjaan, jota kutsutaan pöytäkirjan kokous.
Tapaaminen eroaa kokouksesta siinä, että kokoukseen kutsutaan yleensä pieni joukko ihmisiä. Esimerkiksi ihmiset, jotka edustavat saman organisaation eri osastoja tai eri yritysten edustajia.
Kokoukset ovat usein säännöllisempiä kuin kokoukset. Ne kutsutaan koolle tietyn ajankohtana, yleensä kerran viikossa. Kokouksia on olemassa polttavien aiheiden ja kysymysten pohtimiseksi. Tällaisilla kokouksilla voi olla myös suunnittelematon luonne, jos ne perustellaan kiireellisellä tarpeella. Pöytäkirjaa ei yleensä pidetä kokouksissa, mutta tulokset välitetään varmasti päätöslauselmalla.
Liiketapaamiset jaettu alaryhmiin liikekeskusteluja ja keskustelu.
Liikekeskustelu tapahtuu ilmaisen keskustelun muodossa, ja se pidetään keskustelemaan useista kiireellisistä hetkellisistä tehtävistä, mutta lopulta tuomio on välttämättä annettava.
Keskustelu tarjota ratkaisu perusteellisempiin kysymyksiin ja tehtäviin yritysten, organisaatioiden tai yritysten yhteiseen toimintaan, kuten: vuorovaikutusalueen määrittäminen, vaikutusalueiden rajoittaminen ja niin edelleen. Neuvottelut päättyvät lopullisen sopimuksen tai suullisen lausunnon allekirjoittamiseen.
Jokaisen yrittäjän, liikemiehen ja kauppiaan toiminnan luonteen vuoksi vaaditaan usein toimimaan osallistujana tai järjestämään itse erilaisia \u200b\u200bkokouksia, konferensseja ja liikekokouksia. Näiden tapahtumien toteuttamiseksi on olemassa vakiintunut menettelytapa, jota on noudatettava, koska se vaikuttaa suoraan yrityksen menestykseen ja kehitykseen.
Mitä ehtoja on noudatettava näiden tapahtumien laadukkaan valmistelun ja toteuttamisen kannalta?
1. On tärkeää määritellä aihe selkeästi ja asettaa esityslista.
Esityslistalla tulisi olla 2-3 tärkeää ja 3-4 toissijaista aihetta. Miksi tämä suhde on? Jos pääkysymyksiä on vähän, voit käyttää heille enemmän aikaa pohtia ja harkita niitä perusteellisemmin. Jos niitä on paljon, rajoitetun ajan vuoksi tärkeimpiä kysymyksiä tarkastellaan pinnallisesti ja monet vivahteet jätetään huomiotta.
2. Tee luettelo erityisistä henkilöistä, jotka kutsutaan kokoukseen, kokoukseen, neuvotteluihin.
Poikkeuksena on tuotantokokous. Sitä pidetään säännöllisesti ja muuttuvalla yleisöluettelolla.
3. Aseta päivämäärä ja tarkka aika tapahtumalle.
Neuvottelujen päivämäärä ja aika on sovittava kaikkien osapuolten kanssa.
4. Pakolliset ilmoitukset kaikille mahdollisille henkilöille tapahtuman päivämäärästä ja kellonajasta.
Kokous pidetään, se on tehtävä vähintään viikkoa etukäteen. Vain niitä ihmisiä, jotka eivät ole vakituisia osallistujia, varoitetaan tulevasta tuotantokokouksesta.
5. Määritä aikataulu, jonka aikana tapahtuma tapahtuu, ja ilmoita niistä kaikille osallistujille.
Kokemus osoittaa, että tapahtuman päättymisajan varoittaminen kurinaa kaikkia läsnä olevia ja vähentää tapahtuman aikaa 10: stä 15%: iin.
6. Pääpuhe on valmisteltava. Se voi olla raportti tai pieni viesti. Nimeä tarvittavat osallistujat keskusteluun.
Puhe tulisi pitää tiukasti aiheesta ja paljastaa tarkasteltava ongelma. Argumentit ja päätelmät on perusteltava ja tuettava tosiasioilla. Jouton puhe ja spesifisyyden puute aiheuttavat yleisölle vain tahattomuutta ja välinpitämättömyyttä.
7. Päätä toimitiloista ja valmista se tapahtumaan.
Huoneen tai aulan tulisi olla mukava ja riittävän suuri, jotta se mahtuu kaikkiin tarkoitettuihin yleisöihin. Ajattele paikkojen määrää etukäteen - jokaisella pitäisi olla riittävästi tuolia. Parempi olla varaus varaukselle. Neuvotteluissa ei ole sopimatonta asettaa korttia jokaisen osallistujan eteen täydellisin alkukirjaimin. Ilmoittakaa sen organisaation tai yrityksen nimi, jonka puolesta tämä henkilö on läsnä. Aseta pala paperia / muistikirja ja muutama kynä pöydälle jokaiselle osallistujalle. Juomien (kivennäisvesi kaasulla tai ilman) ja lasien läsnäoloa kannustetaan. Kohteliaisuuspolitiikassa määrätään teen ja kahvin tarjoaminen neuvottelujen aikana.
Työn pitäisi alkaa kovaa sovittuun aikaan. Myöhäiset saapumiset johtavat vain seuraaviin tapahtumiin, jotka alkavat vielä suuremmilla viiveillä. Kun järjestetään kaikkien osapuolten - osallistujien neuvotteluja, on tapana noudattaa ehdoitta työn aloittamishetkeä. Sinun kohtuuton viivästymisensä kumppaneiden neuvotteluissa pidetään äärimmäisenä laiminlyönninä, ja tulosten ennustaminen on vaikeaa.
Varmista, että tapahtuman aikana ilmapiiri on ystävällinen. Siirtymiä persoonallisuuksiin, suhteiden selventämistä, loukkauksia ja provokaatioita ei voida hyväksyä.
Kokouksen pitämiseksi sinun on valittava puheenjohtaja. Tämä tapahtuu yleisellä avoimella tai suljetulla äänestyksellä. Tämä vaihe on välttämättä tallennettu protokollaan.
Puheenjohtajan on valvottava sääntöjä ja ilmoitettava jokaisen puhujan nimi ja sukunimi, asema ja sen yrityksen nimi, jonka puolesta osallistuja puhuu.
Valitun puhujan on oltava henkilö, jolla on tietyt ominaisuudet. Ensinnäkin puheenjohtajan on oltava pätevä ja puolueeton henkilö. Hänen on kyettävä ilmaisemaan itsensä selvästi ja selkeästi, suvaitsevaisesti vastakkaista mielipidettä kohtaan. Hänellä ei ole oikeutta suosia ketään ja määrätä mielipiteensä. Puheenjohtajalla on oikeus ilmaista kokouksensa aikana vain kaikki puhujat.
Kaikkien tapahtumien tärkein hetki on yhteenveto ja päätöksenteko. Useimmiten tällä hetkellä menetetään jonkinlainen energian ja avuttomuuden menetys. Syynä tähän on psykologinen näkökulma: osallistujat eivät pysty ymmärtämään, että aika on loppumassa ja on tehtävä jonkinlainen päätös. He alkavat epäillä, epäröivät, epäröivät tehdä valinnan. Jos tällainen tilanne syntyy, paras tapa on ottaa yksi ehdotus ja harkita sitä. On erittäin tärkeää, että et menetä hetkeä, jolloin keskustelun pitäisi päättyä. Tämä riippuu täysin puheenjohtajan kokemuksesta. Käytössä on myös väliaikainen äänestys, kun jokaisesta keskustelun vaiheesta tehdään yhteenveto. Mutta sinun ei pitäisi myöskään kiirehtiä lopulliseen päätökseen, jos vähemmistö hylkää päätöksen. Tässä tapauksessa sinun on jatkettava keskustelua päästäksesi ratkaisuun, joka tyydyttää keskustelun kaikki osapuolet.
Yksi sihteerin pyhistä tehtävistä on valmistella kokouksia, konferensseja ja kokouksia, jotka johtajat ovat käynnistäneet eri tasoilla. Useimmissa tapauksissa sihteeri pitää myös pöytäkirjoja tällaisista tapahtumista. Tämä artikkeli osoittaa sinulle, miten näitä prosesseja voidaan tehostaa.
Jotta voisit puhua protokollasta, sinun on ensin keskityttävä kokousten valmisteluun. Ennen tällaista tapahtumaa on tärkeää miettiä esityslista, päättää osallistujien kokoonpano, lukea kaikkien puhujien raportit ja muu materiaali. Kaikki tämä vaatii lisäponnisteluja, mutta sen seurauksena on paljon helpompaa ylläpitää protokollaa.
Kuinka säästää aikaa?
Eri tutkimusten mukaan kokoukset voidaan viettää 10-50% organisaation johtajan ja muiden työntekijöiden työajasta. Vietetyn ajan vähentämiseksi kokouksen järjestäjien, isäntien ja osallistujien tulisi pitää mielessä seuraavat ohjeet:
Keskustele kokouksessa vain asioista, joita ei voida ratkaista rutiininomaisesti.
Rajoita kokouksiin osallistuvien lukumäärää. Se on suoraan verrannollinen tapahtuman kestoon. Jos 5 työntekijän kanssa pidetyn kokouksen kesto on yksi tunti, niin jos osallistujia on vähintään 10, se kestää todennäköisesti vähintään kaksi tuntia.
Valmista kokoustilaisuudet etukäteen. Erikoistuneiden asiantuntijoiden on toimitettava laskelmat, analyyttiset raportit, taulukot, kaaviot, yhteenvedot, valokuva- ja videomateriaalit, esitykset, tuotenäytteet ja asiantuntijalausunnot. Kokouksen sihteerillä on kuitenkin velvollisuus tarkistaa materiaalien valmius. Siksi, päivä tai kaksi ennen tapahtumaa, sinun tulisi:
a) koota luettelo kaikista tiedotusmateriaaleista vastuullisten henkilöiden avulla, jotka pitävät esityksiä;
b) vastaanottaa vastuuhenkilöiltä sähköisiä materiaaleja (esimerkiksi esityksiä, selittäviä huomautuksia jne.);
c) vastaanottaa painettuja tiivistelmiä ja raporttitekstejä vastuuhenkilöiltä.
Jokaiselle numerolle nimitä yksi vastuullinen työntekijä, vaikka ryhmä ihmisiä joutuisi toteuttamaan tilauksen.
Älä tuhlaa aikaa syyllisen paljastamiseen. Muista, että jokaisen kokouksen päätehtävänä on keskustella esityslistasta ja tehdä päätöksiä siitä.
OHJELMA
Tämä on luettelo aiheista, joista keskustellaan kokouksessa. Heidän määrää kokouksen puheenjohtaja. Sihteeri voi kuitenkin myös osallistua tähän prosessiin.
Noudata seuraavia ohjeita laatiessasi päiväohjelmaasi:
- Jaa koko aiheet, jotka ovat liian laajoja, useiksi ala aiheiksi. Vastuuhenkilöt voivat tarvittaessa pitää kutakin alaaihetta varten valmistelevia kokouksia.
Esimerkiksi kuukauden loppuun mennessä pidettävää kokousta aiheesta "Päätuotantolaitosten suunniteltujen tavoitteiden saavuttamisesta" tulisi edeltää sarja pieniä kokouksia kaupoissa: "Valimossa suunnitelman toteuttamisesta", "Suunnitelman toteuttamisesta hankintakaupassa", "Suunnitelman toteuttamisesta konepajassa", "Suunnitelman toteuttamisesta kokoonpanomyymälässä." Tai kokousta aiheesta "ERP-järjestelmän toteuttamisesta yrityksessä" tulisi edeltää useita kokouksia: "ERP-järjestelmän käyttöönoton ongelmista tuotannossa", "ERP-järjestelmän ja 1C: n välisen viestinnän varmistamisesta kirjanpidossa", "ERP-järjestelmän teknisestä tuesta ja tiedonsiirto ”jne.
- Tuo esityslistalle yhtä tärkeät kysymykset, joita yhdistää yhteinen teema... Esimerkiksi kuljetusten tarjoaminen, varastoon toimittamismääräys, valmiiden tuotteiden lähettäminen ja poistaminen yrityksen alueelta.
Esityslistalle voidaan ottaa myös laajempi joukko toisiinsa liittyviä ongelmia. Niitä voivat olla esimerkiksi:
Uuden tuotantolinjan hankinta;
Tuotannon tekninen valmistelu;
Muutokset suunnitteluun ja tekniseen dokumentointiin uusien laitteiden hankinnan yhteydessä;
Tuotantolaitosten nykyaikaistaminen ja työstökoneiden sidosten kehittäminen;
Tuotannon materiaalinen ja tekninen tuki.
Samaan aikaan tehtaan sisäänkäynnin jälleenrakennusta tai tehdasravintolan sisäänkäynnin sähköisten maksujen järjestämistä ei selvästikään ole syytä keskustella tässä kokouksessa.
On selvää, että sihteeri ei voi aina vaikuttaa esityslistan sisältöön. Kokouksen kutsuu koolle johtaja, hän myös hahmottelee aihealueita. Ja jos johtaja sisällyttää yhden kokouksen esityslistalle uuden tuotantolinjan ostamisen valujen tuottamiseksi ja kevätpuhdistuksen järjestämiseksi, niin ei välttämättä ole mahdollista vakuuttaa häntä. Mutta toisaalta voit ehdottaa, että keskustelu siivouspäivän järjestämisestä siirretään toiseen kokoukseen, esimerkiksi yhdistämällä se rakennuksen julkisivun maalaamiseen tai juhlien pitämiseen järjestön syntymäpäivinä.
- Tee esityslista vain niistä asioista, jotka kuuluvat kokouksen osallistujien toimivaltaan ja vastuualueeseen. Esimerkiksi hankintakysymyksistä olisi hyödytöntä keskustella toimituspäällikön poissa ollessa.
- Rajoita esityslistalla olevien aiheiden ja asioiden lukumäärää... Niitä pitäisi olla niin monta, että niistä voidaan tehokkaasti keskustella ja ratkaista määrätyn ajan kuluessa. Esimerkiksi yhden tunnin kokouksessa voit keskustella 1-5 kysymyksestä riippuen keskusteltujen aiheiden laajuudesta ja kokouksen valmistelun laadusta.
- Lisää esityslistalle raportti viimeisessä kokouksessa annetusta toimeksiannosta ja toimeksiannostajos kokouksilla on yhteinen teema ja osallistujien kokoonpano. Ole valmis siihen, että vaikka tällaista kohtaa ei olekaan esityslistalla, puheenjohtaja voi esitellä sen valtuutuksellaan. Siksi on parempi tulostaa ohjeluettelo etukäteen - sen tulisi olla puheenjohtajan, vastuuhenkilön ja sihteerin kanssa.
KOKOUKSEN OSALLISTUJAT
Yleiset vaatimukset tapahtuman osallistujille:
Pätevyys ja kiinnostus esityslistalla oleviin aiheisiin;
Tarpeeksi korkea asema päätöksentekoon ja ohjeiden antamiseen alaisilleen kokouksen jälkeen.
Osallistujien kokoonpano voi muuttua tapahtuman aikana. Jos asialistalla on aiheita, jotka vaikuttavat kaikkiin kokouksen osallistujiin, ja asioita, jotka liittyvät vain joihinkin niistä, silloin ensin tulisi keskustella yleisistä asioista. Kokouksen tämän osan lopussa työntekijät, jotka eivät ole mukana jatkokeskusteluissa, voidaan erottaa.
Kuinka ilmoittaa kaikille
Ilmoita kaikille kokouksen osallistujille tapahtuman päivämäärä, aika, paikka, aihe.
Voit ilmoittaa kokouksesta puhelun, tekstiviestin, sähköpostin (toimitus ja lukemisilmoitus) tai henkilökohtaisen ohituksen avulla.
Jos jokin osallistujista on poissa työpaikasta useista syistä (vuosiloma, väliaikainen vammaisuus, työmatka jne.), On selvitettävä poissaolon syy ja muistutettava työntekijää, joka korvaa poissaolevan henkilön korvausjärjestelmän mukaisesti, että hänen on osallistuttava kokoukseen.
On myös hyödyllistä lisätä tietokoneellesi kalenteriin ponnahdusikkuna, kuten ”muistuttaa varajäsentä osallistumaan suunnittelukokoukseen”.
Tiedot siitä, kenelle ilmoitetaan kokouksesta ja milloin, voidaan syöttää taulukkoon (esimerkki 1).
Esimerkki 1
Hälytyskokouksen osallistujat
Kokous pidetään 24. kesäkuuta 2017 klo 11.00 hankintajohtajan toimistossa.
Aihe: Sopimusten tekeminen toimittajien kanssa vuoden 2017 jälkipuoliskolle.
Istumapaikat kokouksen osallistujille
Varmista, että sinulla on istumakaavio kokouksellesi, jos olet:
Ylin virkamiehet (kaupungit, alueet, alueet, tasavallat, liitot);
Monikansallisten yritysten ja osuuksien omistajat;
Kumppaniorganisaatioiden edustajat.
Sihteeri tulisi mahdollisuuksien mukaan istua erillisessä pöydässä puheenjohtajan pöydän vieressä (esimerkki 2).
Esimerkki 2
Istumajärjestys
Nimikortit
Vastaavia paikkoja vastapäätä oleviin taulukoihin on tarpeen sijoittaa nimikortit, joissa sijainti ja (tai) koko nimi. jokainen osallistuja. Yksinkertaisin vaihtoehto on taitettu paperiarkki (kuva 1)
Kuvio: 1. Kokouksen osallistujan nimikortti
Merkit
Erityisen kriittisissä tapauksissa on välttämätöntä laatia merkit (merkit), joihin sinun on ilmoitettava:
KOKO NIMI. osallistujaa;
Heidän asemansa;
Kunkin osallistujan edustaman organisaation nimi;
Paikka, jossa määritetty organisaatio sijaitsee.
Tunnus voi sisältää myös:
Osallistujan edustaman organisaation logo;
Tapahtuman logo (tunnus) (kokous, konferenssi jne.).
Voit käyttää merkkejä kiristysnauhalla tai pyykkinauhalla. Niitä myydään paperi- ja toimistotarvikekaupoissa.
Voit suunnitella lisäosat tekstillä itse, tulostaa ne sitten tulostimelle, leikata ne saksilla ja laittaa merkit (kuva 2).
Kuvio: 2. Itse suunniteltu merkinnän lisäys
Jos koulutukseen on varattu riittävästi varoja, lisäkortit voidaan tilata organisaatiolta, joka tarjoaa tulostuspalveluita. Ja säännöllisissä sisäisissä kokouksissa tunnuksia ei vaadita ollenkaan.
KOKOUKSEN KESTO
Erityyppisillä kokouksilla on erilainen aika. Esimerkiksi aamukokous voi viedä noin puoli tuntia ja alueiden välinen kokous tietystä aiheesta voi viedä kokonaisen päivän.
Kokouksen pituus tulee suunnitella etukäteen. Kaikkien osallistujien tulisi tietää tapahtuman alkamis- ja päättymisajat. Tämä auttaa sinua työskentelemään nopeasti ja tehokkaasti, jotta et pysy myöhässä.
tauot
Jos kokous on pidempi kuin tähtitieteellinen tunti (60 minuuttia), taukoja tulisi tehdä jokaisen akateemisen tunnin välein (45 minuuttia).
Erityisen pitkissä tapahtumissa voidaan järjestää taukoja, joiden aikana osallistujille tarjotaan välipaloja (voileipiä, hedelmiä, makeisia) ja juomia (tee, kahvi, mehut, kivennäisvesi jne.).
Kun kokouksen taso on alhainen ja kokoustilan vieressä on jäähdytin, kahvinkeitin ja kertakäyttöiset astiat toimistovieraille, kokouksen osanottajat voivat kaada itselleen kahvia, teetä tai vettä.
Pullot vettä ja lasit voidaan asettaa etukäteen pöydille, joihin kokouksen osanottajat istuvat - silloin he voivat sammuttaa janoansa paitsi tauon aikana, myös milloin tahansa. On parempi olla laittamatta ruokaa pöydille. On noloa, jos joku osallistujista pudottaa voileivän yrityspapereille tai vuotaa kahvia.
On parempi asettaa pöytä välipaloja ja juomia varten erilliseen huoneeseen. Tämän tekee yleensä sihteeri, mutta vain jos hän ei pidä pöytäkirjaa. Jos sihteeri ei voi poistua huoneesta kokouksen aikana, toisen vastaavan henkilön on järjestettävä tauko. Tai vaihtoehtoisesti sihteeri valmistaa kaiken kahvitaukoiksi ennen kokouksen alkamista. Pidennetyissä kokouksissa avustajat ovat yleensä välttämättömiä.
Aikaikkuna
Tapahtuman kestoa tulisi säädellä. Kokouksen puheenjohtaja valvoo tätä sääntöä.
Kun suunnittelet kokousohjelmaa, muista ottaa huomioon aika, joka kuluu jokaisen puhujan puhumiseen ja keskusteluun kustakin aiheesta.
Kysy puheenjohtajalta kunkin esityksen aikataulu.
Aikataulu taukoja tarvittaessa.
Laske kaikki laskurin aikavälit ja lisää yhteen
Puheenjohtajan on ilmoitettava, kuinka kauan kokous voi kestää. Jos hän on samaa mieltä tämän luvun kanssa, säännökset olisi saatettava kaikkien osallistujien tietoon. Jos ei, muutokset on tehtävä ja ilmoitettava uudestaan \u200b\u200bpuheenjohtajalle.
Kun sovittu, määräaikainen esityslista lähetetään kaikille kokouksen osallistujille (esimerkki 3).
Esimerkki 3
Aikarajoitettu esityslista
KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA: 5 AVOIMENPITEET
protokolladokumentoida sekä pysyvien kollegiaalisten elinten (valiokunnat, komiteat, neuvostot jne.) että väliaikaisten kollegiaalisten elinten toiminta - erilaiset kokoukset, konferenssit, seminaarit ja konferenssit.
Seuraavat protokollityypit erotetaan toisistaan:
. Lyhyt pöytäkirja - asiakirja, johon koko nimi on tallennettu. ja kokoukseen osallistujien kannat, sen aihe, tärkeimmät kysymykset, yhteenveto raporteista, tehdyt päätökset, luettelo tehtävistä jokaiselle vastuuhenkilölle. Tätä pöytäkirjaa pidetään yleensä operatiivisissa kokouksissa.
. Täydellinen protokollasisältää kaiken edellä mainitun lisäksi yksityiskohtaiset tiedot kaikista puheenvuoroista, lausunnoista, tarkistuksista ja muista keskustelun vivahteista. Tämän asiakirjan avulla voit rekonstruoida yksityiskohtaisen kuvan kokouksesta.
Pöytäkirjan pitämismuodon valitsee kokouksen puheenjohtaja tai yrityksen päällikkö.
Kokoukselle valmisteltavat puhetekstit ja muut materiaalit laaditaan liitteinä. Niihin on viitattava pöytäkirjan tekstissä.
Sihteeri vastaa kokouksen kulun oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. Tätä vastuuta ei pidä aliarvioida, koska protokolla on ainoa asiakirja, joka heijastaa kaikkia puheita, keskusteluja, kommentteja ja tehtyjä päätöksiä, jotka on pantava täytäntöön. Kokouksen aikana sen osanottajat eivät ehkä kuule jotain, heillä ei ole aikaa kirjoittaa sitä muistiin. Se on helppo palauttaa viittaamalla protokollaan.
Vaihe 1: työpaikan valmistelu
Minuuttien pitämisen helpottamiseksi ennen kokousta:
. Valitse itsellesi paikka hallissamissä tapahtuma tapahtuu. Sen tulee näyttää kaikki osallistujat henkilökohtaisesti, kuulla selkeästi puheenjohtajan, puhujien ja "yleisön huomautukset" (ks. Istuinkaavio esimerkissä 2).
. Sijoita pöydällesi luettelo kokouksen osallistujista heidän täydellisinä nimineen. ja sijainnit sekä istumakaavio... Ennen kokouksen alkua on hyödyllistä tutkia huolellisesti, kuka istuu missä, ja tutkia sitten kaaviota tarpeen mukaan.
. Varastossa paperitavarat... Ota mukaasi 2-3 kynää, 2 lyijykynää ja 2 pyyhekumi.
. Tarkista, toimivatko toimistotarvikkeet ja muut laitteet: kello, sanelukone, videokamera (jos sellainen on). Älä unohda virtajohtoa ja varaparistoja tai akkuja.
Päivitä kaikkien keskustelujen keskeiset viestit ennen kokousta.
Vaihe 2: kuvaa kokouksen eteneminen
Kokousta varten laadittujen materiaalien (raporttien, puheiden, viitteiden, päätösluonnoksien, esityslistan, osallistujien luetteloiden jne.) Lisäksi pöytäkirja laaditaan kokouksen aikana pidettävien äänitteiden, videotallenteiden, tekstien tai käsin kirjoitettujen karkeiden muistiinpanojen perusteella.
Kuinka pitää karkeita muistiinpanoja?
1. Valmistele arkit pöytäkirjaluonnoksia varten - heidän lukumääränsä riippuu esityslistan koosta. Kirjoita ensimmäiselle arkille kokouksen päivämäärä, sen aihe, pöytäkirjan numero, osallistujien luettelo, esityslista (esimerkki 4).
Esimerkki 4
Luonnos kokouksen pöytäkirjaksi. Arkki nro 1
Kirjoita keskustelukysymykset erillisille tyhjille paperiarkeille jättäen tarpeeksi tilaa muistiinpanoille:
Arkki nro 2: "Ei-rautametallien ja rautametallien toimitussopimusten tekemisen tilanne." P. D. Prokhorovin raportti;
Arkki nro 3
Arkki nro 4: "Tarvikkeiden kuljetuksesta." Mietintö: V.Yu. Medvedev;
Arkki nro 5:… (Täytetään kokouksen aikana);
Arkki nro 6: "Raaka-aineiden ja raaka-aineiden hankintaa koskevien tehtyjen ja toteutettujen sopimusten mukaisten ratkaisujen tilanteesta." Raportti K. D. Fomina;
Arkki nro 7:… (Täytetään kokouksen aikana);
Arkki nro 8: "LLC Ametistin kanssa tehtyjen sopimusten tekemisestä teräksen ja seosten toimittamisesta JSC ESPZ: lle." I. I. Teleginin ehdotukset;
Arkki nro 9:… (Täytetään kokouksen aikana).
2. Varmista, että kaikki kokouksen osanottajat ovat läsnä.Sijoita ne, jotka puuttuvat pöytäkirjaluonnoksesta, lyijykynällä - he voivat olla myöhässä. Selvitä poissaolon ja viivästymisen syyt kokouksen jälkeen.
Myöhästyneiden saapumisaika, kirjataan suoraan pöytäkirjan tekstiin suluissa:
Tässä tapauksessa tiedetään tarkalleen, mitkä läsnä olleista ja mitä tarkalleen jäi kokouksen aikana.
3. Täytä kohta "KUUNNITTU"... Merkitse jatkuvasti henkilön täydellinen nimi luonnoksen ensimmäiselle arkille ja vastaavien raporttien otsikoille. ja puhujan otsikot, aiheet ja yhteenvedot. Sinun on tallennettava vain perustiedot: päivämäärät, numerot, tosiasiat... Tarkista sen jälkeen muistiinpanot toimitetuista puheteksteistä (opinnäytteet). Jos havaitset eroa, ilmoita siitä kokouksen puheenjohtajalle.
4. Kirjoita kohta "SPEAKED" (jos välttämätöntä). Tämä kappale täytetään, kun puhujien kurssi keskeytyy muiden osallistujien kommenttien, kysymysten ja vastalauseiden vuoksi. Täysi protokolla jokainen tällainen huomautus on kirjattava välittömästi, varsinkin jos siihen liittyy lause: "Ole hyvä ja kirjoita pöytäkirjaan." Esimerkiksi:
Tosiasia on, että mikä tahansa lausunto voi muuttaa kokouksen kulkua, ja myöhemmin on tarpeen tuoda esiin hetki, jolloin ja sen yhteydessä mitä tapahtui.
Lyhyessä minuutissa
Kokous on pakollinen tapahtuma, johon kaikki organisaation jäsenet osallistuvat, esimerkiksi vuosittainen osakkeenomistajien kokous tai osuuskunnan jäsenten yhtiökokous. Kokouksen järjestämismenettelyä säätelee organisaation työjärjestys, kokouksen kulku ja tehdyt päätökset kirjataan erityisasiakirjaan - kokouksen pöytäkirjaan.
Toisin kuin kokouksessa, kokoukseen osallistuu tietty kiinteä henkilöryhmä, pääsääntöisesti useiden yritysten tai yritysosastojen edustajat. Kokoukset ovat yleensä säännöllisiä ja kokoontuvat tiukassa järjestyksessä.
jaettu aika, useimmiten kerran viikossa, ja ne on tarkoitettu keskustelemaan ajankohtaisista kysymyksistä, vaikka tuotantotarpeista voi olla seurata ajoittamattomia kokouksia. Kokouksesta ei ole tarpeen pitää pöytäkirjaa, mutta päätös tehdään yleensä kokouksen lopussa.
Liiketapaamiset jaetaan liikekeskusteluihin ja neuvotteluihin. Liikekeskustelu käydään vapaassa muodossa, ja niiden tarkoituksena on keskustella mahdollisista esiin nousevista asioista, jotka eivät välttämättä pääty päätökseen. Neuvottelujen tarkoituksena on ratkaista vakavat yhteisyrityksiä, toiminta-alueiden rajaamista, hinnoittelupolitiikan kehittämistä jne. Koskevat kysymykset. Ne päättyvät lopullisten asiakirjojen tai suullisten lausumien hyväksymiseen.
Työnsä erityispiirteiden vuoksi jokaisen kauppiaan on usein osallistuttava erilaisiin kokouksiin, konferensseihin ja yrityskokouksiin sekä järjestettävä nämä tapahtumat itse. Heidän organisaatiossaan ja käytöksessään on noudatettava vakiintunutta menettelyä, koska usein kaiken kaupallisen työn menestys riippuu siitä.
Valmistellessasi kokousta, kokousta tai neuvotteluja sinun on:
1. Valitse ja selkeästi esityslista. Esityslistalla voi olla kaksi tai kolme pääaihetta ja kolme tai neljä vähäistä. Jos pääkysymyksiä on vähän, kokous on rauhallista ja vie niin paljon aikaa kuin riittävä määrä kysymyksiä, ja jos kysymyksillä on suuri määrä, keskustelu tulee pintapuoliseksi.
2. Määritä osallistujien kokoonpano (kokouksille, neuvotteluille). Poikkeuksena ovat tuotantokokoukset, jotka pidetään säännöllisesti (yleensä kerran viikossa) pysyvän jäsenyyden kautta.
3. Valitse tapahtuman päivä ja aika. Neuvottelujen aikana päivästä ja ajasta sovitaan etukäteen kaikkien osallistujien kanssa.
4. Ilmoita osallistujille tapahtuman päivä ja aika. Kokousta pidettäessä on suotavaa tehdä tämä 5–7 päivässä. Vain niihin kutsutut henkilöt, jotka eivät ole pysyviä kokouksen osanottajia, ilmoitetaan tuotantokokouksen päivästä ja ajasta.
5. Aseta tapahtuman odotettu kesto ja varoita osallistujia siitä. Kokemus on osoittanut, että kokouksen tai kokouksen päättymisajan ilmoittaminen lyhentää sen kestoa 10-15 prosentilla.
6. Valmistele pääpuhe tai esitys ja yksilöi tarvittavat keskustelun osallistujat. Raportin on oltava tarkka, heijastettava tarkasteltavana olevan aiheen olemusta, päätelmät on perusteltava. Raportin tai viestin sanallisuus ja täsmällisyyden puute aiheuttaa välinpitämättömyyden yleisön keskuudessa.
7. Valitse ja valmistele huone. On varmistettava, että huone on riittävän mukava kaikille osallistujille. Tuoleista ei pitäisi olla pulaa. Järjestäessään neuvotteluja pöytien välillä kunkin osallistujan edessä on suositeltavaa laittaa kortti, jossa ilmoitetaan sukunimi, etunimi, sukunimi ja edustamansa yrityksen nimi. Pöydissä tulisi olla myös paperia ja kirjoitusmateriaaleja, ja virvoitusjuomia voidaan laittaa. Hyväksi pidetään teen tai kahvin tarjoamista pienellä leivonnaisella neuvottelujen aikana.
Sinun on aloitettava työ täsmälleen sovittuna aikana. Kokouksen tai kokouksen alkamisen viivästyminen tarkoittaa yleensä sitä, että seuraavan kerran osallistujat tapaavat hyvin myöhään. On tapana noudattaa ajankohtaa, jolloin kaikki osapuolet alkavat neuvottelut; neuvottelujen viivästyminen katsotaan äärimmäiseksi kunnioitukseksi kumppaneille ja voi johtaa epätoivottuihin seurauksiin.
Kokouksen (kokouksen) tai liiketapaamisen ilmapiirin tulisi olla ystävällinen. Henkilökohtaisia \u200b\u200bhyökkäyksiä osallistujiin, suhteiden selventämistä ei voida hyväksyä.
Puheenjohtaja valitaan pitämään kokous. Puheenjohtajan päätehtävät ovat:
noudata määräyksiä;
ilmoittaa puhujan nimen ja tehtävän, sen organisaation nimen, jota hän edustaa.
Kokouksen puheenjohtajan on täytettävä tietyt vaatimukset, joista tärkeimmät ovat: pätevyys, puolueettomuus, kyky ilmaista selkeästi ja selkeästi ja suvaitsevainen muiden mielipiteisiin. Puheenjohtajalla ei ole oikeutta osoittaa suosivansa toista tai toista mielipidettä tai kokouksen osanottajaa sekä määrätä mielipiteensä. Hänen pitäisi lopulta lausua ehdotuksistaan.
Tärkeä vaihe kokouksessa tai kokouksessa on päätöksen tekeminen. Tällaisissa tilanteissa kokouksesta tulee usein avuton, ikään kuin energian menetys. Tämä tapahtuu, koska osallistujat eivät pysty ymmärtämään, että on aika tehdä päätös, tai he epäröivät, eivät uskalla tehdä päätöstä. Tällaisissa tapauksissa on parasta valita yksi ehdotus ja jatkaa sen käsittelyä. On tärkeää, että et menetä hetkeä, jolloin keskustelu pitäisi päättyä - tämä edellyttää puheenjohtajan kokemusta ja taitoja. Hyvä tapa on väliarviointi. Se tiivistää keskustelun seuraavan vaiheen. Lopullisessa äänestyksessä ei kuitenkaan pidä olla liian kiireinen, kuten on mahdollista tehdä vähemmistön hylkäämä päätös. Vähemmistön jäsenet voivat tässä tapauksessa ryhtyä toimiin, jotka osoittavat enemmistön väärän, mikä voi johtaa keskustelun jatkamiseen ja jo saavutettujen tulosten menetykseen.
Erityinen tapaamisen tyyppi on niin kutsuttu "aivoriihi". Tällainen kokous pidetään, kun on tarpeen ratkaista monimutkainen ongelma, löytää ratkaisu hämmentyneestä tilanteesta ja tehdä vastuullinen päätös.
Sellaisen kokouksen pitämiseksi on ensinnäkin tehtävä selkeästi muotoiltu tehtävä - vain yksi, vaikein tai tärkein. On toivottavaa, että keskusteluun osallistuu enintään 7–12 ihmistä. On suositeltavaa järjestää tuolit ympyrään niin, että "galleria" ja "presidium" eivät ole. Keskustelun ajoitus on määritettävä tiukasti Ajan puute luo stressiä, joka stimuloi aivojen toimintaa. Paras aika tällaiseen kokoukseen on noin 30 minuuttia. Kukaan ei saa arvostella ehdotettuja ehdotuksia. Suurin osa ihmisistä ei voi työskennellä luovasti moraalisen uhan olosuhteissa. Jos joku vetäytyy taaksepäin, toiset ajattelevat vain sitä, kuinka olla vaikuttamatta tyhmimmältä. Keskustelun alussa esitetään yleensä banaaliset, tyhjät ideat. Kritiikin kielto helpottaa ideoiden esittämistä, joista voi olla joitain erittäin arvokkaita. On suositeltavaa valita parhaat ideat eikä hylätä pahimpia, mikä näytti nyt käyttökelvottomalta, voi olla hyödyllinen myöhemmin. Ideoita ei tarvitse määritellä - parhaat ideat ovat aina kollektiivisen luovuuden tuotetta.
Kun ratkaisu näyttää löytävän vaikeasta tilanteesta, on suositeltavaa jakaa kahteen ryhmään - "kannattajiin" ja "vastustajiin" ja yrittää löytää heikkoja kohtia kehitetyssä ratkaisussa. Lopullinen päätös on muotoiltava ja kirjattava selkeästi.
