Yrityskirjeenvaihto - perusteet, tyypit, ominaisuudet, säännöt liikekirjeenvaihdosta. Yrityskirjeenvaihdon säännöt: esimerkkejä

Jokainen, joka yrittää näyttää kunnolliselta liike-elämässä, käyttää aina. Ja hän muistaa aina pääasia - sähköposti ei saa pilata vastaanottajaa, sen yrityksen mainetta, jonka edustaja hän on, tai yrityskuvaa.

Kyky hoitaa sähköistä kirjeenvaihtoa oikein ja asiantuntevasti on nykyaikaisen johtajan kuvan pääkomponentti. Tämä on sekä yleisen kulttuuritason merkki että henkilökohtaisen ammattitaidon osoitus. Sen mukaan, kuinka ihminen pystyy muotoilemaan ja muotoilemaan ajatuksensa, voidaan luottavaisesti arvioida hänen asenteensa muita ja itseään kohtaan. Huolimattomasti kirjoitettu sähköposti voi helposti pilata kirjoittajan liikemaineen kumppaneiden ja työtovereiden silmissä.

Säännöt sähköpostilla tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa varten

2. Ymmärrä selvästi, kenelle viestisi on osoitettu ja kenelle sen sisältämät tiedot voivat olla hyödyllisiä. Kenelle kirjeesi on osoitettu? Asiakkaalle? Kumppanille? Kollega? alaiselle? Pomolle? Vastaanottaja ilmoitetaan sarakkeessa ”vastaanottaja”, kiinnostuneet ”kopiossa”. Älä koskaan lähetä ylimääräisiä kopioita, etenkään esimiehellesi. Jos sähköpostissa mainitaan kolmannet osapuolet, ne sisällytetään yleensä myös "kopio"-sarakkeeseen.

3. Muotoile itsellesi viestin tarkoitus. Minkä tavoitteen asetat itsellesi: mitä pyrit saavuttamaan kirjeesi lukijalta? Millaista reaktiota odotat? Viestisi lukemisen jälkeen vastaanottajan tulee heti ymmärtää, mitä tarvitset häneltä. Sähköisen kirjeenvaihdon säännöt:

Jos haluat tuoda tapahtumiin yksilöllisen näkökulman - ensimmäisestä henkilöstä (me, minä)
Jos viestisi on tiedusteleva tai ohjeellinen - toiselta henkilöltä (sinä, sinä)
Jos kirjoitat kirjettä ulkopuolisena tarkkailijana ja haluat kertoa vastaanottajalle saavutetuista tosiseikoista tai tapahtumista - 3. persoonassa (he, hän, hän).

4. Älä jätä ”aihe”-kenttää tyhjäksi. Useimmat ihmiset, jotka saavat sähköpostin, alkavat tutkia kirjeenvaihtoa katsomalla aihekenttää. Ihminen tekee päätöksen lukea kirje muutamassa sekunnissa, joten kirjeen sisällön tulee näkyä aiherivillä. Aiheen tulee olla lyhyt, täsmällinen ja informatiivinen.

5. Pidä sisältö selkeänä: osoite ja tervehdys, pääosa, yhteenveto, allekirjoitus, yhteystiedot. Jokaisen kirjeen tulee sisältää sähköpostin etiketti. Älä ole laiska äläkä ohita mitään osaa hyväksytystä sisällöstä; oikein muotoiltu kirje on ammattitaidosi osoitus.

6. Puhuminen ja vastaanottajan tervehdys on osoitus kunnioituksestasi häntä kohtaan. Jos mahdollista, aloita jokainen kirje henkilökohtaisella viestillä ja tervehdyksellä. Kohteliaisuuden merkki on puhua keskustelukumppanillesi nimellä. Laita osoitteen jälkeen pilkku, jos haluat antaa viestille arkimerkin. Ja jos haluat korostaa muodollisuutta ja merkitystä, käytä huutomerkkiä, vaikka tämä kirje olisi osoitettu kollegalle, jonka kanssa kommunikoit usein.

7. Noudata periaatetta: lyhyt ja selkeä (KY). Yksi yrityssähköpostin kirjeenvaihdon pääsäännöistä on "minimisanat - enimmäistiedot". Esitä ajatuksesi tarkasti (selvästi), johdonmukaisesti, ytimekkäästi ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Lauseiden tulee olla lyhyitä, jolloin vastaanottajan on helpompi välittää tarvittavat tiedot. Siellä on yksi Sähköpostien kultainen sääntö– annosteltu, yksi aihe – yksi kirjain. On parempi lähettää useita sähköposteja (jokaisessa on yksi aihe) kuin yksi suuri viesti, jossa on useita toisiinsa liittymättömiä ideoita.

8. Älä muuta epävirallista viestintää liikekirjeenvaihdoksi. Sähköpostissa ei ole tunteita! Jos haluat korostaa sähköpostiviestissäsi esitettyjä asioita emotionaalisesti, emotionaalinen alateksti on piilotettava neutraalin, ulkoisesti rauhallisen ja oikean sävyn taakse. Se saavutetaan sisällöllä, ei kielellä.

9. Noudata kirjeen päätekstin selkeää rakennetta. Useimmiten kirje koostuu kolmesta osasta:

Syy kirjeen kirjoittamiseen (syy, perusteet). Tämä osa on yleensä mahdollisimman lyhyt
Asian olemuksen johdonmukainen esittely
Ratkaisut, pyynnöt, ehdotukset, johtopäätökset

10. Viestin ulkoasun tulee olla erittäin helppo ymmärtää. Jaa teksti kappaleisiin, joissa saa olla enintään viidestä kuuteen riviä. On parempi erottaa kappaleet toisistaan ​​tyhjällä rivillä. Valitse yksi väri ja yksi fontti, jotta teksti näkyy paremmin. On parempi olla käyttämättä huutomerkkejä, hymiöitä, lyhenteitä tai kursiivielementtejä, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä.

11. Kirjoita oikein. Lukutaidoton kirjoittaminen osoittaa, että kirjoittaja ei ole tarpeeksi koulutettu. Tekstin kirjoitusvirheet ja virheet horjuttavat yrityksesi mainetta. Ennen kuin lähetät kirjeen, sähköpostin etiketti suosittelee, että luet kirjeen uudelleen huolellisesti. Monet sähköpostiohjelmat ja tekstieditorit voivat tarkistaa välimerkit ja oikeinkirjoituksen, ja jos virheitä löytyy, ne tarjoavat korjausvaihtoehtoja. Tätä palvelua tarvitaan sähköpostien kirjoittamiseen.

12. Mieti, mitä asiakirjoja liitteisiin on sisällytettävä. Kirjeen runkoon ei pidä sisällyttää tarkkoja tietoja, vaan se on parempi lähettää erillisenä tiedostona. Muista ilmoittaa sähköpostin aiheriville, mitä tiedostoa lisäät, muuten vastaanottaja saattaa pitää sitä viruksena. Kaikki tiedostot on tarkistettava virustorjuntaohjelmistolla ennen lähettämistä.

14. Postscriptiä käytetään erittäin harvoin liikekirjeenvaihdossa. Jos käytät viestissäsi jälkikirjoitusta, tämä on merkki siitä, että et ole miettinyt tarpeeksi kirjeen sisältöä.

15. Vain erikoistapauksissa annetaan lukukuittaus. Yleensä lukukuittaus tulee asettaa vain ulkoisille vastaanottajille ja vain silloin, kun vastaanottajalta odotetaan vastausta.

16. Käytä "korkea merkitys" -valintaruutua vain, kun se on todella välttämätöntä. Jos sähköposti sisältää tärkeitä tietoja, jotka vaativat kiireellistä huomiota, aseta tärkeydeksi "korkea". Tämä korostaa sähköpostisi postilaatikossasi. Mutta tämän toiminnon väärinkäyttöä ei suositella tarpeettomasti.

17. Lue kirje uudelleen ennen sen lähettämistä. Onko kaikki tiivistä, täsmällistä, ymmärrettävää ja onko siinä sopimattomia tietoja tai kielioppivirheitä? Ovatko vastaanottajan tiedot oikein? Tarkista esityksen järjestys ja logiikka.

19. Kirjeenvaihdon aloittanut lopettaa sähköisen dialogin.

20. Muista se Sähköpostikirjeenvaihdon säännöt, tai pikemminkin niiden noudattaminen on osoitus nykyaikaisesta ammatillisesta johtajasta.

Periaatteessa kysymyksiä siitä, miten ja millä keinoin voidaan luoda ja lähettää, ei pitäisi syntyä. Kaikki eivät kuitenkaan ole valmiita heti aloittamaan tätä tehtävää virallisten kirjeiden suhteen, varsinkin kun kirjeen kirjoittaja odottaa saavansa vastauksen. Kerron sinulle pienen liikekirjeen salaisuuden: mitä tiukempi kirje on luonne ja tyyli, sitä suurempi on mahdollisuus saada vastaus vastaanottajalta. Tällä oppitunnilla annan useita esimerkkisähköposteja, joiden pitäisi auttaa käyttäjiä päättämään omasta tyylistään ja sen jälkeen laatimaan viestejä pätevimmällä tavalla.

Ensinnäkin meidän on päätettävä, millainen kirjain luomme on. Jaan kaikki lähtevät sähköpostit kolmeen päätyyppiin:

• Business tarjous
• Yrityskysely
• Ystävällinen osoite

Näin ollen minulla on kaikille kolmelle tyypille mallit, sekä yksinkertaisten tekstitiedostojen muodossa että tietyille sähköpostiohjelmille räätälöityjen mallien muodossa. Jatketaan jokaiseen niistä järjestyksessä.

Business tarjous

Hei (Hyvää iltapäivää), [osoitteen kohteena olevan henkilön nimi]!

Kommunikoinnin yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa nimi missä tahansa kirjaimessa, koska henkilökohtainen osoite saa ihmisen ystävälliselle tuulelle. Jos et kuitenkaan vieläkään saa selville nimeä, mallitervehdys riittää.

Haluan esitellä huomionne yrityksemme [yrityksen nimi] uuden palvelun (uusi tuote).

Haluan tarjota yhteistyötä alalla [toimialan nimi].

Kuvaa seuraavaksi lyhyesti ehdotuksesi edut hinnan tai joidenkin laatuominaisuuksien suhteen. Pääasia, ettei liioittele. Megatavua tekstiä, ja jopa kirkkailla, merkityksettömillä kuvilla täydennettynä, pelottavat ihmiset vain. Jos kirjeen vastaanottaja on kiinnostunut tarjouksestasi ensimmäisiltä riveiltä, ​​hän ottaa sinuun ehdottomasti yhteyttä lisätietojen saamiseksi.

Jos haluat tosissasi saada oikeat ihmiset ottamaan sinuun yhteyttä, kun otat heihin yhteyttä ensimmäisen kerran, on järkevää miettiä tavoittavuutta pelkän sähköpostin lisäksi. Olisi hyvä idea luoda tilejä palveluissa, kuten ICQ jaSkype. Joskus henkilön on paljon helpompi ottaa sinuun yhteyttä tavallisella puhelimitse, jos tietysti jätit numeron harkitusti allekirjoitukseesi.

Miksi allekirjoitukseen pitää kopioida oma sähköpostiosoitteesi, kysyt, jos sähköpostipalvelin lähettää sen automaattisesti eteenpäin. Sääntönä tässä on, että liiallinen tieto liikekirjeenvaihdossa ei ole koskaan tarpeetonta. Kuvitellaanpa tilanne, jossa kirjeesi vastaanottaa henkilö, joka ei mahdollisesti ole kiinnostunut tarjouksesta tai joka ei yksinkertaisesti ole pätevä vastaamaan siihen oikein. Se välittää vastaanotetun viestin toiselle käyttäjälle, mutta automaattisesti lisätyistä tiedoista häviää jostain syystä tiedot todellisesta lähettäjästä, mikä vaikeuttaa yhteydenottoa. Allekirjoituksen katsominen riittää kuitenkin aina kirjeen kirjoittajan ja hänen tarvittavien yhteystietojensa selvittämiseksi.

Yrityskysely

Hei hyvää iltapäivää)!

Tai jos vastaanottajan nimi tiedetään, niin (Hei, [nimi, isännimi])!

Anna tiedot tuotteesta (palvelusta) [tuotteen/palvelun nimi] sekä kuvaus kaikista ominaisuuksista ja kilpailukykyisistä ominaisuuksista.

Venäjän federaation liittovaltion lain [asiakirjan numero ja päivämäärä] perusteella pyydän teitä toimittamaan tiedot [kuvaa hankkimiseen tarvittavat tiedot].

Voit myös ottaa yhteyttä tietyn palvelun johtoon Internetissä, jos oikeuksiasi rikotaan.

Käyttösopimuksen lausekkeen [käyttösopimuksen lausekkeen numero] rikkomisen yhteydessä, eli: "[lainaus mainitun lausekkeen koko tekstiä]", pyydän teitä suorittamaan tutkinnan ja ryhtymään asianmukaisiin seuraamuksiin syyllisiä vastaan ​​[ vastuuhenkilö (jos puhumme palvelutyöntekijöistä)] henkilö [sivusto (sivuston nimi)]. Ilmoita tarkastuksen tuloksista ja määrätyistä seuraamuksista [oma sähköpostiosoitteesi].

Ystävällinen osoite

Tervehdys (Hyvää päivää) (Hei, [henkilön nimi]!

Kun otat meihin ensimmäisen kerran yhteyttä ystävällisesti, tekstiviestisi täydellisyys on hyvä indikaattori. Oikein kirjoitettu, laaja teksti osoittaa suurta kiinnostustasi ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön ja herättää halun saada vastaus. Älä unohda avata keskustelua muutamalla alkukysymyksellä.

Esimerkki sähköposti

Olennainen osa monien organisaatioiden työtä on yrityskirjeenvaihto, jolla on monia sääntöjä ja ominaisuuksia. Sihteerien lisäksi myös muiden työntekijöiden tulisi pystyä kirjoittamaan kirjeitä yhteydenpitoa varten kumppaneiden ja muiden työntekijöiden kanssa.

Liiketoiminnan kirjeenvaihto käsite

Tämä termi viittaa kaupallisten ja liiketoimintatietojen vaihtoon. Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa on tietty etiketti, jota opetetaan jopa erityiskursseilla. Kirje on laadittava sääntöjen mukaisesti, koska se luo ja ylläpitää yrityksen mainetta ja muodostaa myös vakavan asenteen organisaatiota kohtaan. Liikekirje on tekniseltä kannalta katsottuna työkalu, jolla pyritään parantamaan eri yritysten tai osastojen välistä viestintää.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit

Asiakirjoja on useita, ja jokainen niistä sisältää omat täytäntöönpanoa ja toimittamista koskevat säännöt. Yrityskirjeen perusteita hyödynnetään myös sähköpostin välityksellä kommunikoinnissa. Asiantuntijat erottavat seuraavat liikekirjetyypit: kiitoskirjeet, pyynnöt, vaatimukset, anteeksipyynnöt, kiistäminen, onnittelut ja surunvalittelut. Lisäksi on kaupallisia kirjeitä, jotka sisältävät vaatimuksia, kieltäytymisiä, muistutuksia, takuita ja niin edelleen.

Kuinka käydä liikekirjeenvaihtoa oikein?

Kirjettä laadittaessa on tärkeää kiinnittää huomiota kaikkiin yksityiskohtiin. Liiketoiminnan kirjeenvaihdon sääntöjä kuvattaessa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:

1. Jos kirjoitat kirjettä, jossa sinun on vastattava tiettyihin kirjoittajan esittämiin kysymyksiin, kannattaa lainata jokainen niistä erikseen. Käytä tätä varten numerointia ja jaa teksti kappaleiksi.
2. Kirjettä kirjoittaessasi sinun on kommentoitava lyhyesti kaikkia joko sinun tai keskustelukumppanisi liittämiä asiakirjoja. Tämä on tärkeää, jotta vastaanottaja ymmärtää välittömästi kirjeen olemuksen.
3. Kirjeen on oltava johtajan allekirjoittama ja leimattava.

Säännöt liikekirjeenvaihdosta

Virheitä liikekirjeitä laadittaessa ei voida hyväksyä, joten on tärkeää tietää niiden laatimisen perussäännöt:

1. Älä käytä sanoja, joiden merkitystä ei tunneta, äläkä tarkista niiden tulkintaa sanakirjasta.
2. Liikekirjeen käyminen sulkee pois tietyn terminologian käytön, koska jotkut sanat voivat olla vastaanottajalle tuntemattomia. Jos tällaisia ​​termejä käytetään, anna selitys.
3. Ilmaise ajatuksesi lyhyillä lauseilla, jotta pääasia ei mene hukkaan.
4. Jos et osaa venäjän kieltä perusteellisesti, on parempi kirjoittaa teksti ensin editoriin tai tietokoneellasi olevaan asiakirjaan tarkistaaksesi oikeinkirjoituksen.
5. Liikekirjeenvaihto ei salli puhekielien sanojen, kirjallisten ilmaisujen ja niin edelleen käyttöä. Tarkista ennen kirjeen lähettämistä virheiden ja kirjoitusvirheiden varalta. On parempi tarkistaa uudelleen hetken kuluttua.

Kirjeen alku liikekirjeenvaihdossa

Ensinnäkin kirjeen rakenteessa on "otsikko", joka sisältää vastaanottajan aseman ja koko nimen. Yrityskirjeen ominaisuuksiin kuuluu vakioosoite "Dear", joka useimmissa tapauksissa kirjoitetaan sivun keskelle. Jos henkilö on tuntematon, sukunimen eteen kirjoitetaan sana "Herra". Ensimmäinen kappale (johdanto) sisältää kirjeen tarkoituksen ja syyn. Sen lukemisen jälkeen vastaanottajan tulee ymmärtää viestin päätarkoitus.

Pyyntö liikekirjeenvaihdossa

Yksi suosituimmista yrityskirjeen tyypeistä on pyyntökirje. Tämä voi olla tahdikas pyyntö tai diplomaattinen vaatimus ajankohtaisesta asiasta. Liiketoiminnan kirjoittamistaidot ovat tärkeitä pyyntöjen kirjoittamisessa, koska niiden pitäisi motivoida vastaanottajaa ryhtymään kirjoittajan edellyttämiin toimiin. Kirjeen kirjoittamisessa on tiettyjä sääntöjä:

1. Vastaanottajaa tulee puhua henkilökohtaisesti liikeetiketin perusteita noudattaen.
2. Selvittääksesi vastaanottajalle pyynnön syyn, voit antaa hänelle kohteliaisuuden, korostaa hänen liike- tai henkilökohtaisia ​​ominaisuuksiaan ja ansioitaan.
3. Perustele pyyntö ja kiinnostu vastaanottajaa täyttämään se. Ongelma tulee kuvata mahdollisimman ytimekkäästi ja selkeästi.
4. Kun pyyntö on tehty, sitä tulee muuttaa ja toistaa uudelleen korostaen mahdollisia etuja.

Kuinka muistuttaa itseäsi liikekirjeenvaihdossa?

Muistutuskirjettä käytetään, kun on muistutettava sitoutuneiden velvoitteiden täyttämisestä, lain noudattamisesta, tärkeän tapahtuman lähestymisestä ja niin edelleen. Useimmissa tapauksissa ennen sitä käytetään suullista muistutusta. Tämän seurauksena kirje toimii eräänlaisena todisteena toteutetuista toimista. Muistutus liikekirjeessä sisältää:

1. Tietoja lähettäjästä ja vastaanottajasta. Tämän jälkeen ilmoitetaan muistutuksen syy.
2. Linkkejä palautettavaan asiaan liittyviin lakeihin ja määräyksiin on annettu.
3. Liikekirjeen lauseiden tulee olla selkeitä, mutta ei uhkaavia. Ei olisi turhaa muistuttaa, että ongelma voidaan ratkaista rauhanomaisesti.
4. Kirjeellä ei ole standardeja, joten se voidaan kirjoittaa vapaassa muodossa.

Kuinka oikein pyytää anteeksi liikekirjeenvaihdossa?

Yksi vaikeimmista kirjeistä on anteeksipyyntökirje, joka edellyttää sekä anteeksipyyntöä että kasvojen säästämistä yritykselle. Lisäksi sen tarkoituksena on palauttaa vahingoittuneet ihmissuhteet. Liikekirjeenvaihto osoittaa seuraavat anteeksipyynnön piirteet:

1. Kirjeen rakenne sisältää merkinnän vastaanottajasta, viestin aiheesta ja viestin.
2. Sinun ei tarvitse määrittää esiintyjää, koska johto allekirjoittaa kaiken.
3. Anteeksipyyntölausekkeet liikekirjeenvaihdossa eivät saa olla yksiselitteisiä ja kirjeen aiheen tulee olla neutraali tai puuttua kokonaan.
4. Vaikutus, joka on saavutettava, on vilpitön anteeksipyyntö ja tiedot tapahtuneesta, eli osoitus epämiellyttävän tilanteen syystä.

Säännöt sähköpostilla tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa varten

Kaikki aiemmin mainitut säännöt koskevat myös sähköistä kirjeenvaihtoa, mutta ominaisuuksia on silti useita:

1. Työsähköpostia tulee käyttää yksinomaan viralliseen kirjeenvaihtoon, koska kaikki kirjeet tallennetaan palvelimelle ja toinen henkilö voi lukea ne.
2. Yrityssähköpostin kirjeenvaihto edellyttää luettavan fontin käyttöä ja on parasta valita Arial tai Times New Roman. Kirjainten koon tulee olla keskikokoinen. Teksti ei saa sisältää Caps Lockia, huutomerkkejä tai erikoismerkkejä. On hyväksyttävää korostaa tiettyjä lauseita kursiivilla tai lihavoituna, mutta käytä tätä vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä.
3. Paremman luettavuuden vuoksi käytä alaotsikoita, mutta muista, että niiden lukumäärä ei saa olla suuri, joten enimmäismäärä on 3-4 kappaletta. Yksi kappale ei saa olla pidempi kuin neljä riviä.
4. Yrityssähköpostin etiikka ei salli aihekentän jättämistä tyhjäksi. Kirjoita tähän kirjeen ydin, jonka tulee olla täsmällinen, informatiivinen ja ytimekäs.
5. Sinun on liitettävä allekirjoituksesi ja yhteystietosi loppuun, ja se saa kestää enintään kuusi riviä. Käytä seuraavaa rakennetta: "Kunnioituksella", etu- ja sukunimi, yrityksen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja verkkosivuston osoite.
6. Yrityskirjeenvaihdossa on tarkoituksenmukaista käyttää yritysmallia yritystyylissäsi. Tämän ansiosta on mahdollista erottua muista ja samalla noudattaa liikekirjeenvaihdon sääntöjä. On tärkeää muistaa, että kirjettä ei voi lukea vain tietokoneen näytöltä, vaan myös puhelimesta, joten malli on optimoitava eri näyttöjen resoluutiolle.

Kirjat liikekirjeenvaihdosta

Ymmärtääksesi paremmin kaikkia liikekirjeen kirjoittamisen hienouksia, voit lukea hyödyllistä kirjallisuutta. Seuraavia teoksia pidetään hyvinä:

1. « Liiketoiminnan kirjoittamisen taito. Lait, temput, työkalut» S. Karepina. Kirjoittaja selittää, mikä kirjeenvaihdon liiketyyli on, kuinka erityyppiset kirjeet ja raportit jätetään oikein.
2. « Yrityssähköpostin kirjeenvaihto. Viisi sääntöä menestykseen" Kirjoittaja kuvaa liikekirjeenvaihtomuotoja ja tarjoaa työkaluja viestinnän tehostamiseen. Täältä löydät hyödyllisiä vinkkejä ja temppuja.

Menestys minkä tahansa organisaation, kaupallisen yrityksen tai yrityksen toiminnassa liittyy erottamattomasti käyttäytymiskulttuuriin ja etikettiin. Kaikessa esimiehen ja työntekijöiden toiminnassa tulee ehdottomasti huomioida hyvien tapojen säännöt ja olla tilanteeseen sopivaa.

Yksi etiketin tärkeimmistä osista on liikekirjeenvaihto.

Arviolta lähes 50 % työajasta kuluu papereiden ja postin käsittelyyn. Mutta tämä on välttämätöntä, sillä osaava liikekirjeenvaihto voi merkittävästi kasvattaa yrityksen liikevaihtoa ja nopeuttaa eri palveluiden ja osastojen vuorovaikutusta.

Tietysti täällä on tiettyjä malleja, ja puhumme niistä ehdottomasti tässä artikkelissa. Yrityskirjeenvaihdon säännöt ovat olleet standardoituja jo pitkään. Nykyinen GOST R.6.30-2003 auttaa sinua sijoittamaan tekstin oikein arkille, kertomaan, mitä sisennyksiä, marginaaleja ja fontteja tehdä. Liikekirjeenvaihdolle on ominaista puhemallien yhtenäisyys ja toisto.

Jokainen kirje on kuitenkin yksilöllinen. Suuren jäljen siihen jättävät lähettäjän henkilöllisyys, asema, tilanne ja vastaanottaja. Jossain määrin liikekirjeenvaihto on yhdistelmä luovuutta ja kovaa työtä.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tyypit

Asiakirjojen kierto tapahtuu paperilla ja sähköpostitse.

Kaikki yrityksen kirjeenvaihto voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin:

Virallinen/epävirallinen kirjeenvaihto;

Sisäinen ja ulkoinen.

Virallinen kirjeenvaihto sisältää kaupallisia tarjouksia, kiitoskirjeitä ja takauksia, kauppasopimuksia, tilauksia yritykselle, työtehtäviä, pyyntöjä, vaatimuksia, vaateita.

Epävirallinen kirjeenvaihto sisältää erilaisia ​​onnitteluja liikekumppaneilta, asiakkailta ja työntekijöiltä; surunvalittelut, anteeksipyynnöt, kutsut ja kiitos.

Sisäiset asiakirjat liikkuvat vain yhden yrityksen osastojen välillä, kun taas ulkoiset asiakirjat ylittävät sen rajat.

Liiketoiminnan säännöt: sisäinen sisältö

Päävaatimus on kirjeen lyhyys ja selkeys. Älä venytä tekstiä usealle sivulle. Paras vaihtoehto on mahtua yhteen.

Liikekirjeenvaihdon säännöt sisältävät monimutkaisten, epäselvien, vieraiden ja erittäin erikoistuneiden sanojen ja ilmaisujen poissulkemisen tekstistä. Kaikkien lauseiden tulee olla lyhyitä, kirjoittajan pääajatusten kanssa ja ilman "vettä".

Vältä kaksinkertaista tulkintaa kirjeessäsi, muuten jos syntyy kiistoja, on vaikeampaa puolustaa näkemystäsi ja todistaa, mitä tarkoitit tietyllä lauseella.

Liikekirjeen kirjoittamista koskevat säännöt velvoittavat kirjoittajan kutsumaan vastaanottajaa nimellä ja sukunimellä, jota edeltää otsikko "Rakas...". Ja muista käyttää sanaa "sinä", vaikka sinulla olisi hyvä ystävällinen suhde kirjeen vastaanottajaan.

Johdannossa suku- ja etunimen ilmoittamisen lisäksi kerrotaan viestin päätarkoitus. Esimerkit yrityskirjeenvaihdosta tuntevat tarpeeksi malleja ja kliseitä tällaisiin tapauksiin: "Edellisen kirjeen yhteydessä...", "Muistutamme...", "Ilmoitamme..." ja muut.

Pehmennä vastaanottajalle epäsuotuisa vastaus (tarjouksen hylkääminen, yhteistyöstä kieltäytyminen) lauseilla: "Valitettavasti emme voi hyödyntää ehdotettuja ehtoja..." tai vastaavaa.

Ulkoinen paperidokumentaatio

Kaikki liikekirjeet on kirjoitettava yrityksen kirjelomakkeelle, jossa on yrityksen tiedot ja kaikki yhteystiedot.

Muista liittää mukaan asiakirjan tarkka päivämäärä.

Arkin oikeassa yläkulmassa on vastaanottajan nimikirjaimet ja vastaanottavan yrityksen osoite.

Jaa teksti merkityksellisiin kappaleisiin, jotta lukijan on helpompi ymmärtää ja havaita se. Enintään 4-5 riviä.

Kaikkien sanojen kirjoittaminen isoilla kirjaimilla on huono muoto.

Kirjeeseen voidaan liittää asiakirjoja. Tässä tapauksessa ne on lueteltu erillisellä rivillä arkin vasemmassa alakulmassa. Liikeetiketin mukaan kirjeeseen on vastattava 10 päivän kuluessa. Jos ongelman ratkaiseminen vaatii enemmän aikaa, vastaanottajan on ilmoitettava tästä.

Kirjoittamisen jälkeen sinun tulee muistaa tarkistaa tekstistä huolellisesti uudelleen sekä oikeinkirjoitus- että kielioppivirheiden varalta. Jos sinulla on aikaa, laita kirje sivuun ja palaa siihen myöhemmin uudelleen. Pääsääntöisesti havaitaan epätarkkuuksia, joita ei aluksi huomattu. Tämä neuvo on tärkein, kun vastataan asiakkaan valitukseen. Sinun ei pitäisi ärsyttää ihmistä entisestään lukutaidottomasti kirjoitetulla kirjeellä.

Kun asiakirja on kirjoitettu ja tarkistettu pari kertaa, tulosta se A4-paperille. Tämä koko on vakiokoko, jota käytetään kaikissa kirjeenvaihdossa, vaikka itse teksti vie vain puoli arkkia.

Testaa tulostimen mustetta ennen tulostamista, jotta tulos ei ole epäselvä tai huolimaton.

Joissakin tapauksissa voit liittää asiakirjaan käyntikorttisi ja liittää itse tulostetun arkin läpinäkyvään tiedostoon.

Myös yrityksen logolla varustettu merkkikuori on hyvä muoto.

Epävirallisen liikekirjeenvaihdon säännöt ovat usein tunteellisempia kuin liikepapereissa ja vähemmän kliseisiä. Lyhenteet ja värikkäiden adjektiivien käyttö sopivat täällä esimerkiksi onnitteluissa: hämmästyttävä, reagoiva, ystävällinen.

Yrityssähköpostit

Sen tosiasian, että et lähetä kirjekuoressa olevia kirjeitä postiverkon kautta, ei pitäisi olla rentouttavaa. Myös näissä tapauksissa sovelletaan liikekirjeen sääntöjä.

Osaavat ja oikeat sähköiset liikeviestit luovat positiivisen kuvan sekä yrityksestä että tietystä henkilöstä. Maine liiketoiminnassa on paljon arvokasta!

Sähköpostin kirjeenvaihdon perussäännöt

Käytä työsähköpostiosoitettasi vain sille tarkoitettuun tarkoitukseen.

Kiinnitä huomiota postilaatikon nimeen. Älä käytä työssäsi vääriä nimiä, kuten "vauva", "supermies", vaikka ne olisi merkitty englanninkielisellä transkriptiolla.

Täytä aina "aihe"-sarake, muuten kirjeesi voi päätyä roskapostiin. Kuvaukset, kuten "suunnitelma", "luettelo", "kaupallinen ehdotus", "raportti" eivät sovellu. Vastaanottajasi postilaatikossa voi olla melko paljon samankaltaisia ​​kirjeitä. Kerro mahdollisimman tarkasti, mitä viestisi koskee. Älä käytä enempää kuin viisi sanaa. Kirjoita aiheesi isoilla kirjaimilla. Pistettä ei tarvitse laittaa loppuun.

Jos vastaat aiemmin saatuun sähköpostiin, muista poistaa "Re" aiheriviltä.

Viestintätyyli

Säilytä kirje asiallisessa muodossa. Poista uhkaava, anova, käskevä ääni.

Sähköisen liikekirjeenvaihdon säännöt eivät salli hymiöiden tai suuren määrän kysymys- tai huutomerkkien käyttöä tekstissä.

Olla kohtelias. Pakollinen tervehdys alussa ja jäähyväiset keskustelukumppanille ovat hyvä muoto. Esimerkiksi "Kunnioituksella..." tai näin: "Ystävällisin terveisin...".

Yrityssähköpostin kirjeenvaihto ja sen "kultainen sääntö": älä sekoita useita eri aiheita yhteen viestiin. On parempi lähettää sarja kirjeitä.

Sähköpostin tulee olla puolet paperikirjeestä pitkä.

Työskentely liitteiden kanssa

Jos välitettävää tietoa on liikaa, älä laita sitä kaikkea kirjeen runkoon, vaan liitä se erillisinä asiakirjoina liitteinä.

Nimeä laatimasi asiakirjat vastaanottajan avuksi nimiksi, joita hän ymmärtää. Tämä osoittaa kiinnostuksesi ja voittaa sinut. Mieti, kuinka monta työkansiota vastaanottajalla on tietokoneella ja kuinka hän etsii kirjettäsi niistä.

Muista ilmoittaa vastaanottajalle lähettämistäsi tiedostoista, jotta hän ei pidä niitä satunnaisena viruksena. Arkistoi suuria asiakirjoja.

Liian suuret liitteet (yli 200 kilotavua) kannattaa lähettää muilla tavoilla, esimerkiksi ftp-palvelimen kautta.

Jotkut sähköpostipalvelimet eivät salli tiedostomuotojen, kuten COM, EXE, CMD, PIF ja useiden muiden läpikulkua ja estämistä.

Jos kirjeesi vastaanottajia oli useita, poista joka kerta kaikki todisteet joukkolähetyksestä. Vastaanottaja ei tarvitse tällaisia ​​lisätietoja ollenkaan. "Bcc"-komento auttaa sinua.

Sähköpostitse tapahtuvaa liikekirjeenvaihtoa koskevat säännöt edellyttävät kirjeen vastaanottamisesta ilmoittamista toiselle osapuolelle. Jos et voi tällä hetkellä vastata, ilmoita tästä keskustelukumppanillesi. Tallenna kirjehistoriasi välttääksesi lisäkysymykset ja käsittelyt.

Jos vastaus on tärkeä ja kiireellinen, siitä saa lisäksi ilmoittaa vastaanottajalle puhelimitse, Skypellä tai ICQ:lla. Jos et edes tämän jälkeen pystynyt saavuttamaan positiivista tulosta, muistuta itseäsi uudelleen.

Ei ole harvinaista, että kun pyydät asiakirjaa, saat vastauksena tyhjän kirjeen liitteenä olevaan tiedostoon. Sitä ei voida hyväksyä. Esimerkit liikekirjeenvaihdosta edellyttävät, että asiakirjan runkoon on sisällytettävä asiaankuuluvat tiedot. Esimerkiksi tämä: "Lähetän tarvittavat tiedot pyyntöäsi varten."

Älä unohda merkitä kirjeen loppuun koordinaatit: kaikki käytettävissä olevat viestintätavat, asema, yrityksen verkkosivusto, linkit sosiaalisiin verkostoihin.

Kun kirjoitat organisaation yhteystietoja, anna mahdollisimman paljon tietoa - puhelinnumero suuntanumerolla, osoite postinumerolla. Loppujen lopuksi viestintäsi ei tapahdu vain alueesi asukkaiden kanssa. Jos sinulla on kaikki tiedot, sinun on helpompi ottaa yhteyttä.

Ja viimeinen sääntö: sen, joka aloitti kirjeenvaihdon, on lopetettava sähköinen dialogi.

Johtopäätös

Liikekirjeenvaihto on herkkä asia. Joskus yksi silmäys riittää muodostamaan varman käsityksen ihmisestä ja hänen edustamastaan ​​organisaatiosta. Liiketoiminnan kirjoittamisen sääntöjen tunteminen voi auttaa suuresti uraasi.

Sähköinen yrityskirjeenvaihto. Kirjeen aiheesta

Tämä artikkeli käsittelee Aihe-kentän täyttämistä yrityssähköpostissa.

Täytä "Sähköpostin aihe" -kenttä sen sisällön mukaan.

Näennäisesti yksinkertainen asia. Jos kirjoitat kumppanillesi asiakirjojen lähettämisen määräajoista, kirjoita kohtaan "Tietoja sopimuksen lähetysajoista". Jos kirjoitat laillisen osoitteesi muuttamisesta, kirjoita kohtaan "Tietoja laillisen osoitteen muuttamisesta". Mutta kuten kirjeenvaihdon käytäntö osoittaa, kaikki mikä meille on ilmeistä, ei ole yhtä selvää muille...

Toissapäivänä ystäväni ja kollegani (Natasha) huokaisi jälleen helpotuksesta saatuaan kirjeen liikekumppaniltaan. Ja hän sanoi: "Kauneus! Ei kirje, vaan laulu! En ole vielä avannut sitä, mutta tiedän jo, mistä hän kirjoittaa!" Ja sitten hän lisäsi: "Ja hänen kirjeensä löytäminen postilaatikostani on nyt minuuttien kysymys!"

"Mikä siinä on niin erikoista?" - kysyt aivan oikein. Ja sitten kerron sinulle, miksi nykyinen kirjeenvaihtojärjestys vastaanottajan kanssa tekee ystäväni niin iloiseksi.

Natasha on asiantuntija työskentelemään asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa koulutusyrityksessä.

Hieman yli 2 kuukautta sitten hän aloitti kirjeenvaihdon yrityksen uuden liikekumppanin kanssa. (Kutsutaanko häntä "Vasyaksi"). Tulevan yhteistyön alussa on aina monia asioita, joista on keskusteltava, selkeytettävä, selkeytettävä, vahvistettava jne. Päivän aikana Natasha ja Vasya vaihtoivat suuren määrän viestejä. Mutta jos katsoisit Natashan postilaatikkoon ja katsoisit kirjeenvaihtoa Vasyan kanssa, löydät täysin yksinkertaisen kuvan. Kirjeitä on paljon, mutta kaikki tiedot jakautuvat kahteen semanttiseen kohtaan: "Lähettäjä"-kentässä lukee "Vasya" ja aihekentässä - "Yhteistyö Permin kanssa" (Natashan liikekumppanin nimi ja Olen vaihtanut kaupungin nimen ilmeisistä syistä. Kuten sanotaan, pidä kaikki sattumat sattumana).

Kuvittele tilanne: ensimmäisen kirjaimen aiheena on "Yhteistyö Permin kanssa". Tästä kirjeestä Natasha saa tietoa vastaanottajasta, hänen yrityksestään ja tutustuu hänen kaupalliseen tarjoukseensa. Vastaukset. Seuraavat kirjeet selventävät työn yksityiskohtia, paikan päällä tapahtuvien koulutusten toteuttamisen erityispiirteitä, keskustelevat taloudellisista, organisatorisista näkökohdista jne. (Viikon lopussa Natashan postilaatikossa on 17 kirjettä Vasjalta). Lisäksi kaikilla kirjeillä: ensimmäisestä viimeiseen, on yksi aihevaihtoehto: "Yhteistyö Permin kanssa". Kuvittele nyt, mitä sinun on tehtävä, jos tarvitset kiireellisesti esimerkiksi yhden tietyn kirjeen, jossa on erityisiä tietoja tästä kirjeenvaihdosta. Kuten he sanovat, "se on turhaa", mitä sinun tulee tehdä: avata kirjeitä satunnaisesti ja yrittää suunnilleen muistaa, minä viikonpäivänä tästä aiheesta keskusteltiin. En puhu käytetystä ajasta, sellaisen etsinnän tehokkuudesta ja siihen liittyvistä tunteista. Ja niin kaikki on selvää.

Johtopäätökset:

1. Muista, että Aihe-kenttä on tärkeä osa sähköpostia.

2. Täytä aihekenttä järkevästi, tee tiedoista erittäin informatiivisia.

Esimerkiksi "Agreement.Account.Act" "Dokumentit" sijaan

3. Kun käsiteltävän asian näkökohdat muuttuvat, selvennä aihetta (käytä laajennusta).

Esimerkiksi,

Yhteistyö Permin kanssa → Yhteistyö Permin kanssa Päivämäärät → Yhteistyö Permin kanssa

4. Tee aiheesta merkityksellinen, mutta erittäin lyhyt(Aihe-kentässä vastaanottajalle vastaanotettaessa näkyvissä olevien merkkien määrä on melko rajallinen)

Esimerkiksi,

Yhteistyö kanssa Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Jos kirjeenvaihdossa liikekumppanin/asiakkaan kanssa näet, että Aihe-kenttä on täytetty satunnaisesti tai jäänyt täyttämättä, ota aloite omiin käsiisi ja kokeile toista kahdesta skenaariosta:

— Muuta "Aihe"-kentän sisältöä oikein vastatessasi/täytä se itse. Jos vastaanottaja on tarkkaavainen, ehkä tämä toimenpide riittää palauttamaan kirjeenvaihdon normaaliksi. Jos vastaanottaja jatkaa (todennäköisimmin vain tottumuksesta) jättääkseen huomioimatta tämän kentän sisällön, käytä toista komentosarjaa (lue alla):

— Kirjoita vastaanottajalle kirje, jossa on pyyntö/tarjous jonka sisältö on suunnilleen seuraava: ”Vasja, haluan todella, että kirjeenvaihtomme on tehokasta ja että pystymme ratkaisemaan kaikki liiketoimintaan liittyvät ongelmamme mahdollisimman nopeasti. Ehdotan, että ilmoitat heti kirjeen aiheen ja sisällön Aihe-kenttään. Uskon, että tällä tavalla lisäämme viestintämme tehokkuutta merkittävästi."

Natasha noudatti neuvoani. Ja nyt toista kuukautta olen nauttinut vastaanottamieni kirjeiden läpinäkyvyydestä ja selkeydestä!

Toivon samaa iloa teille, rakkaat lukijani!