Obchodná korešpondencia – základy, druhy, vlastnosti, pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie. Pravidlá obchodnej korešpondencie: príklady

Každý, kto sa snaží vyzerať slušne v obchodných kruhoch, vždy používa. A vždy si pamätá to hlavné – email by nemal poškodzovať ani adresáta, ani povesť spoločnosti, ktorej je zástupcom, ani obchodný imidž.

Schopnosť správneho a kompetentného vedenia obchodnej elektronickej korešpondencie je hlavnou zložkou imidžu moderného manažéra. To je znakom všeobecnej kultúrnej úrovne a zároveň ukazovateľom osobnej profesionality. V súlade s tým, ako človek dokáže formulovať a formalizovať svoje myšlienky, je možné s istotou posúdiť jeho postoj k iným a k sebe osobne. Neopatrne napísaný e-mail môže ľahko zničiť obchodnú reputáciu autora v očiach partnerov a kolegov.

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom

2. Jasne pochopte, komu je vaša správa určená a komu môžu byť užitočné informácie v nej obsiahnuté. Komu je váš list adresovaný? Ku klientovi? Na partnera? Kolega? K podriadenému? K šéfovi? Adresát je uvedený v stĺpci „komu“, záujemcovia sú uvedení v „kópii“. Nikdy neposielajte ďalšie kópie, najmä svojmu šéfovi. Ak sú v e-maile uvedené tretie strany, sú zvyčajne zahrnuté aj v stĺpci „kópia“.

3. Sformulujte účel správy pre seba. Aký cieľ si kladiete: čo sa snažíte dosiahnuť od čitateľa vášho listu? Akú reakciu očakávate? Príjemca by po prečítaní vašej správy mal okamžite pochopiť, čo od neho potrebujete. Pravidlá pre elektronickú korešpondenciu:

Ak chcete na udalosti vniesť individuálny pohľad - od prvej osoby (my, ja)
Ak má vaša správa dopytový alebo inštruktážny charakter – od 2. osoby (vy, vy)
Ak píšete list ako vonkajší pozorovateľ a chcete informovať adresáta o realizovaných skutočnostiach alebo udalostiach - v 3. osobe (oni, ona, on).

4. Nenechávajte pole „predmet“ prázdne. Väčšina ľudí, ktorí dostanú e-mail, začne korešpondenciu skúmať pohľadom na pole predmetu. Človek sa rozhodne list prečítať za pár sekúnd, takže obsah listu by sa mal odraziť v predmete. Téma by mala byť krátka, konkrétna a informatívna.

5. Udržujte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavná časť, zhrnutie, podpis, kontakty. Každý list musí obsahovať emailová etiketa. Nebuďte leniví a nepreskakujte žiadnu časť akceptovaného obsahu, správne naformátovaný list je indikátorom vašej profesionality.

6. Oslovenie a pozdrav adresáta je indikátorom vašej úcty k nemu. Ak je to možné, začnite každý list osobnou správou a pozdravom. Znakom zdvorilosti je osloviť svojho partnera menom. Za adresou dajte čiarku, ak chcete dať správe každodenný charakter. A ak chcete zdôrazniť formálnosť a význam, použite výkričník, aj keď je tento list adresovaný kolegovi, s ktorým často komunikujete.

7. Dodržiavajte zásadu: krátke a jasné (KY). Jedným z hlavných pravidiel obchodnej e-mailovej korešpondencie je „minimum slov – maximum informácií“. Prezentujte svoje myšlienky konkrétne (jasne), dôsledne, stručne a spôsobom, ktorý je ľahko pochopiteľný. Vety by mali byť krátke, čo uľahčuje adresátovi poskytnúť potrebné informácie. Je tam jeden Zlaté pravidlo e-mailov– porciované, jedna téma – jedno písmeno. Je lepšie poslať niekoľko e-mailov (každý s jednou témou) ako jednu veľkú správu s niekoľkými nesúvisiacimi nápadmi.

8. Nerobte z neformálnej komunikácie obchodnú korešpondenciu. V e-maile nie sú žiadne emócie! Ak chcete emocionálne zdôrazniť body uvedené vo vašej e-mailovej správe, emocionálny podtext musí byť skrytý za neutrálnym, navonok pokojným a správnym tónom prezentácie. Dosahuje sa obsahom, nie jazykom.

9. Dodržiavajte jasnú štruktúru hlavného textu listu. List sa najčastejšie skladá z troch častí:

Dôvod napísania listu (dôvod, dôvody). Táto časť je zvyčajne čo najkratšia
Dôsledná prezentácia podstaty problematiky
Riešenia, požiadavky, návrhy, závery

10. Vzhľad správy by mal byť mimoriadne ľahko pochopiteľný. Rozdeľte text na odseky, ktoré by nemali obsahovať viac ako päť až šesť riadkov. Je lepšie oddeliť odseky od seba prázdnym riadkom. Zvoľte si jednu farbu a jedno písmo, text tak bude lepšie vnímaný. Je lepšie nepoužívať výkričníky, emotikony, skratky alebo kurzíva, pokiaľ to nie je absolútne nevyhnutné.

11. Napíšte správne. Negramotné písanie naznačuje, že autor nie je dostatočne vzdelaný. Povesť vašej firmy je zdiskreditovaná preklepmi a chybami v texte. Pred odoslaním listu, emailová etiketa odporúča, aby ste si list ešte raz pozorne prečítali. Mnoho e-mailových programov a textových editorov dokáže kontrolovať interpunkciu a pravopis a ak sa nájdu chyby, ponúkajú možnosti opravy. Táto služba je potrebná na písanie e-mailov.

12. Zvážte, akú dokumentáciu je potrebné zahrnúť do príloh. Do tela listu by ste nemali uvádzať podrobné informácie, je lepšie ho poslať ako samostatný súbor. V predmete e-mailu nezabudnite uviesť, ktorý súbor vkladáte, inak ho príjemca môže považovať za vírus. Všetky súbory musia byť pred odoslaním skontrolované antivírusovým softvérom.

14. Postscript sa v obchodnej korešpondencii používa veľmi zriedkavo. Ak vo svojej správe použijete postscript, znamená to, že ste dostatočne nepremysleli obsah listu.

15. Iba v špeciálnych prípadoch sa vydáva potvrdenie o prečítaní. Potvrdenie o prečítaní by sa malo zvyčajne nastaviť iba pre externých príjemcov a iba vtedy, keď sa od príjemcu očakáva odpoveď.

16. Zaškrtávacie políčko „vysoká dôležitosť“ používajte iba vtedy, keď je to skutočne nevyhnutné. Ak e-mail obsahuje dôležité informácie, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, nastavte dôležitosť na „vysokú“. Tým sa zvýrazní váš e-mail v doručenej pošte. Neodporúča sa však túto funkciu zbytočne zneužívať.

17. Pred odoslaním si list znova prečítajte. Je všetko stručné, konkrétne, zrozumiteľné a sú tam nejaké nevhodné informácie alebo gramatické chyby? Sú údaje o príjemcovi správne? Skontrolujte postupnosť a logiku prezentácie.

19. Ten, kto inicioval korešpondenciu, ukončí elektronický dialóg.

20. Pamätajte na to Pravidlá pre e-mailovú korešpondenciu, respektíve ich dodržiavanie je ukazovateľom moderného profesionálneho manažéra.

Otázky o tom, ako a akými prostriedkami možno vytvárať a posielať, by v zásade nemali vzniknúť. Nie každý je však pripravený okamžite začať s touto úlohou, pokiaľ ide o oficiálne listy, najmä ak autor listu očakáva odpoveď. Poviem vám malé tajomstvo obchodnej korešpondencie: čím prísnejší je charakter a štýl listu, tým väčšia je šanca na odpoveď od príjemcu. V tejto lekcii poskytnem niekoľko vzorových e-mailov, ktoré by mali pomôcť používateľom rozhodnúť sa pre svoj vlastný štýl a následne písať správy tým najkompetentnejším spôsobom.

Najprv sa musíme rozhodnúť, akú povahu bude mať písmeno, ktoré vytvárame. Všetky odchádzajúce e-maily rozdeľujem do troch hlavných typov:

• Obchodná ponuka
• Obchodný dopyt
• Priateľská adresa

Podľa toho mám pre všetky tri typy šablóny ako vo forme jednoduchých textových súborov, tak aj vo forme šablón na mieru pre konkrétne emailové programy. Prejdime postupne ku každému z nich.

Obchodná ponuka

Dobrý deň (dobré popoludnie), [meno oslovovanej osoby]!

Pri komunikácii je vhodné uviesť meno v akomkoľvek liste, pretože osobná adresa človeka priateľsky naladí. Ak však stále nemôžete zistiť meno, postačí šablóna pozdravu.

Dovoľte mi predstaviť vám novú službu (nový produkt) našej spoločnosti [názov spoločnosti].

Dovoľte mi ponúknuť spoluprácu v oblasti [názov oblasti činnosti].

Ďalej stručne popíšte výhody vášho návrhu z hľadiska ceny alebo niektorých kvalitatívnych charakteristík. Hlavná vec je nepreháňať to. Megabajty textu a dokonca doplnené jasnými, nič nehovoriacimi obrázkami, ľudí len odstrašujú. Ak adresáta listu zaujme vaša ponuka z prvých riadkov, určite vás bude kontaktovať pre ďalšie informácie.

Ak to myslíte vážne s tým, aby vás pri prvom kontakte kontaktovali tí správni ľudia, potom má zmysel porozmýšľať nad tým, ako osloviť iba e-maily. Bolo by dobré založiť účty v službách ako napr ICQ aSkype. Niekedy je pre človeka oveľa jednoduchšie kontaktovať vás bežným telefónom, ak ste, samozrejme, premyslene nechali číslo vo svojom podpise.

Pýtate sa, prečo potrebujete v podpise duplikovať svoju vlastnú e-mailovú adresu, ak ju automaticky preposiela poštový server. Platí tu pravidlo, že nadmerné informácie v obchodnej korešpondencii nie sú nikdy zbytočné. Predstavme si situáciu, že váš list dostane osoba, ktorá potenciálne nemá o ponuku záujem, alebo jednoducho nie je kompetentná na ňu správne reagovať. Prijatú správu prepošle ďalšiemu používateľovi, ale z nejakého dôvodu sa z automaticky pridávaných údajov stratí informácia o skutočnom odosielateľovi, čo sťažuje kontakt s vami. Na určenie autora listu a jeho potrebné kontakty však vždy bude stačiť pohľad na podpis.

Obchodný dopyt

Ahoj dobré poobedie)!

Alebo, ak je známe meno adresáta, potom (Vážený, [meno, patronymické])!

Uveďte informácie o produkte (službe) [názov produktu/služby] s popisom úplných charakteristík a konkurenčných vlastností.

Na základe federálneho zákona Ruskej federácie [číslo a dátum dokumentu] vás žiadam o poskytnutie informácií [popíšte údaje potrebné na získanie].

V prípade porušenia vašich práv sa môžete obrátiť aj na vedenie konkrétnej služby na internete.

V súvislosti s porušením klauzuly [číslo klauzuly v užívateľskej zmluve] užívateľskej zmluvy, a to: „[citujte celé znenie uvedenej klauzuly]“, Vás žiadam, aby ste vykonali vyšetrovanie a prijali primerané sankcie voči vinníkom [ zodpovedný (ak hovoríme o servisných zamestnancoch)] osoba [stránka (názov stránky)]. Výsledky kontroly a uvalené sankcie nahláste na [vaša e-mailová adresa].

Priateľská adresa

Pozdravy (Dobrý deň) (Dobrý deň), [meno osoby]!

Keď nás prvýkrát priateľským spôsobom kontaktujete, dobrým indikátorom bude úplnosť vašej textovej správy. Správne napísaný, objemný text naznačí váš veľký záujem o kontaktovanie tej správnej osoby a vzbudí túžbu po odpovedi. Nezabudnite otvoriť rozhovor niekoľkými úvodnými otázkami.

Príklad e-mailu

Neoddeliteľnou súčasťou práce mnohých organizácií je obchodná korešpondencia, ktorá má mnoho pravidiel a vlastností. Nielen sekretárky, ale aj ostatní zamestnanci by mali vedieť písať listy pre kontakt s partnermi a ostatnými zamestnancami.

Koncept obchodnej korešpondencie

Tento pojem sa vzťahuje na výmenu obchodných a obchodných informácií. Pre obchodnú korešpondenciu platí určitá etiketa, ktorá sa dokonca vyučuje na špeciálnych kurzoch. List musí byť vypracovaný podľa pravidiel, pretože vytvorí a udrží povesť spoločnosti a tiež vytvorí seriózny postoj k organizácii. Obchodný list je z technického hľadiska nástrojom zameraným na zlepšenie komunikácie medzi rôznymi spoločnosťami alebo oddeleniami.

Druhy obchodnej korešpondencie

Existuje niekoľko typov dokumentov a každý z nich obsahuje vlastné pravidlá pre vyhotovenie a predloženie. Základy obchodnej korešpondencie sa využívajú aj pri komunikácii prostredníctvom elektronickej pošty. Odborníci rozlišujú tieto typy obchodných listov: ďakovné listy, žiadosti, požiadavky, ospravedlnenia, vyvrátenia, gratulácie a sústrasť. Okrem toho existujú obchodné listy, ktoré zahŕňajú reklamácie, odmietnutia, upomienky, záruky atď.

Ako správne viesť obchodnú korešpondenciu?

Pri skladaní listu je dôležité venovať pozornosť všetkým detailom. Pri popise pravidiel obchodnej korešpondencie je potrebné venovať pozornosť nasledujúcim aspektom:

1. Ak píšete list, v ktorom potrebujete odpovedať na konkrétne otázky položené autorom, potom by bolo vhodné citovať každú z nich samostatne. Ak to chcete urobiť, použite číslovanie a rozdeľte text na odseky.
2. Pri písaní listu musíte stručne komentovať všetky dokumenty, ktoré prikladáte vy alebo váš partner. Je to dôležité, aby príjemca okamžite pochopil podstatu listu.
3. List musí byť podpísaný manažérom a opečiatkovaný.

Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie

Chyby pri písaní obchodných listov sú neprijateľné, preto je dôležité poznať základné pravidlá pre ich písanie:

1. Nepoužívajte slová, ktorých význam je neznámy, alebo si ich výklad overujte pomocou slovníka.
2. Vedenie obchodnej korešpondencie vylučuje použitie špecifickej terminológie, keďže niektoré slová môžu byť adresátovi neznáme. Ak sa používajú takéto výrazy, uveďte vysvetlenie.
3. Vyjadrite svoje myšlienky krátkymi vetami, aby sa nestratila hlavná myšlienka.
4. Ak nepoznáte dôkladne ruský jazyk, je lepšie najprv zadať text v editore alebo do dokumentu v počítači, aby ste skontrolovali pravopis.
5. Obchodná korešpondencia neumožňuje používať hovorové slová, spisovné výrazy a pod. Pred odoslaním listu skontrolujte, či neobsahuje chyby a preklepy. Po chvíli je lepšie znova skontrolovať.

Začiatok listu v obchodnej korešpondencii

Po prvé, v štruktúre listu je „hlavička“, ktorá obsahuje pozíciu a celé meno adresáta. Medzi funkcie obchodnej korešpondencie patrí štandardná adresa „Vážený“, ktorá je vo väčšine prípadov napísaná v strede stránky. Ak je osoba neznáma, pred priezviskom sa napíše slovo „Pán“. Prvý odsek (preambula) obsahuje účel a dôvod listu. Po prečítaní by mal adresát porozumieť hlavnému významu správy.

Žiadosť v obchodnej korešpondencii

Jedným z populárnych typov obchodnej korešpondencie je žiadosť. Môže to byť taktná žiadosť alebo diplomatická požiadavka na aktuálnu otázku. Zručnosti obchodného písania sú dôležité pre písanie žiadostí, pretože by mali motivovať príjemcu, aby vykonal akciu, ktorú vyžaduje autor. Existujú určité pravidlá pre písanie listu:

1. Adresáta treba osloviť osobne, pričom treba dodržiavať základy obchodnej etikety.
2. Ak chcete príjemcovi vysvetliť dôvod žiadosti, môžete mu dať kompliment, vyzdvihnúť jeho obchodné alebo osobné vlastnosti a prednosti.
3. Žiadosť odôvodnite a zaujmite adresáta na jej splnení. Problém by mal byť opísaný čo najstručnejšie a najjasnejšie.
4. Po podaní žiadosti by sa mala upraviť a znova zopakovať, pričom treba zdôrazniť potenciálne výhody.

Ako sa pripomenúť v obchodnej korešpondencii?

Pripomienka sa používa, keď potrebujete pripomenúť splnenie prevzatých záväzkov, dodržiavanie zákona, priblíženie sa k dôležitej udalosti a pod. Vo väčšine prípadov sa pred ním používa slovná pripomienka. V dôsledku toho list slúži ako dôkaz o vykonanej akcii. Pripomenutie v obchodnej korešpondencii zahŕňa:

1. Informácie o odosielateľovi a príjemcovi. Potom je uvedený dôvod upomienky.
2. Uvádzajú sa odkazy na zákony a nariadenia súvisiace s odvolávanou otázkou.
3. Frázy obchodnej korešpondencie by mali byť jasné, ale nie výhražné. Nebolo by od veci pripomenúť, že problém možno vyriešiť pokojne.
4. List nemá žiadne štandardy, takže môže byť napísaný vo voľnej forme.

Ako sa správne ospravedlniť v obchodnej korešpondencii?

Jedným z najťažších listov na písanie je ospravedlňujúci list, ktorý vyžaduje, aby ste sa ospravedlnili a zároveň zachovali tvár spoločnosti. Okrem toho je zameraný na obnovu poškodených vzťahov. V obchodnej korešpondencii sa uvádzajú tieto znaky ospravedlnenia:

1. Štruktúra listu obsahuje označenie príjemcu, predmet správy a správu.
2. Nemusíte špecifikovať interpreta, pretože manažment všetko podpíše.
3. Frázy ospravedlnenia v obchodnej korešpondencii by nemali byť explicitné a predmet listu by mal byť neutrálny alebo by nemal vôbec chýbať.
4. Účinok, ktorý je potrebné dosiahnuť, je úprimné ospravedlnenie a informácia o tom, čo sa stalo, teda naznačenie dôvodu nepríjemnej situácie.

Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom

Všetky vyššie uvedené pravidlá sú relevantné aj pre elektronickú korešpondenciu, stále však existuje niekoľko funkcií:

1. Pracovný e-mail by sa mal používať výlučne na oficiálnu korešpondenciu, pretože všetky listy sú uložené na serveri a môže si ich prečítať iná osoba.
2. Firemná e-mailová korešpondencia vyžaduje použitie čitateľného písma a najlepšie je zvoliť Arial alebo Times New Roman. Veľkosť písmen by mala byť stredná. Text by nemal obsahovať Caps Lock, výkričníky ani špeciálne znaky. Je prijateľné zvýrazniť určité frázy kurzívou alebo tučným písmom, ale používajte to iba v nevyhnutných prípadoch.
3. Pre lepšiu čitateľnosť použite podnadpisy, ale myslite na to, že ich počet by nemal byť veľký, takže maximum sú 3-4 kusy. Jeden odsek by nemal byť dlhší ako štyri riadky.
4. Etika obchodného e-mailu neumožňuje ponechať pole predmetu prázdne. Napíšte sem podstatu listu, ktorý by mal byť konkrétny, informatívny a výstižný.
5. Na konci musíte uviesť svoj podpis a kontaktné údaje a nemalo by to trvať viac ako šesť riadkov. Použite nasledujúcu štruktúru: „S úctou“, meno a priezvisko, názov spoločnosti, telefónne číslo, e-mail a adresa webovej stránky.
6. V obchodnej korešpondencii je vhodné použiť firemnú šablónu vo vašom firemnom štýle. Vďaka tomu bude možné odlíšiť sa od ostatných a zároveň dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie. Je dôležité nezabudnúť, že list sa dá prečítať nielen na obrazovke počítača, ale aj na telefóne, takže šablóna musí byť optimalizovaná pre rozlíšenie rôznych obrazoviek.

Knihy o obchodnej korešpondencii

Ak chcete lepšie pochopiť všetky zložitosti písania obchodného listu, môžete si prečítať užitočnú literatúru. Nasledujúce práce sa považujú za dobré:

1. « Umenie obchodného písania. Zákony, triky, nástroje» S. Karepina. Autor vysvetľuje, aký je obchodný štýl korešpondencie, ako správne zanechať rôzne typy listov a správ.
2. « Obchodná e-mailová korešpondencia. Päť pravidiel úspechu" Autor popisuje formy obchodnej korešpondencie a ponúka nástroje na zefektívnenie komunikácie. Tu nájdete užitočné tipy a triky.

Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra a zamestnancov musia určite zohľadňovať pravidlá slušného správania a byť primerané situácii.

Jednou z najdôležitejších súčastí etikety je obchodná korešpondencia.

Odhaduje sa, že takmer 50 % času v práci strávite vybavovaním papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti a urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.

Isté vzory tu samozrejme sú a v tomto článku si o nich určite povieme. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dávno štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 vám pomôže správne umiestniť text na list, povedať vám, aké zarážky, okraje a typy písma máte urobiť. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje jednotnosť a opakovanie rečových vzorov.

Každé písmeno je však individuálne. Veľký odtlačok na ňom zanecháva identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a príjemca. Obchodná korešpondencia je do istej miery kombináciou kreativity a tvrdej práce.

Druhy obchodnej korešpondencie

Obeh dokumentov sa vykonáva v papierovej forme a prostredníctvom e-mailu.

Všetku korešpondenciu v podniku možno rozdeliť do nasledujúcich skupín:

úradná/neformálna korešpondencia;

Interný a externý.

Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné listy a záruky, obchodné zmluvy, objednávky pre podnik, pracovné povinnosti, požiadavky, požiadavky, reklamácie.

Neformálna korešpondencia zahŕňa rôzne gratulácie od obchodných partnerov, zákazníkov a zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.

Interné dokumenty obiehajú iba medzi oddeleniami jedného podniku, zatiaľ čo externé dokumenty presahujú jeho hranice.

Pravidlá obchodnej korešpondencie: interný obsah

Hlavnou požiadavkou je stručnosť a zrozumiteľnosť listu. Nenaťahujte text na niekoľko strán. Najlepšou možnosťou je zmestiť sa do jedného.

Pravidlá obchodnej korešpondencie zahŕňajú vylúčenie zložitých, nejasných, cudzích a vysoko špecializovaných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.

Vyhnite sa dvojitým výkladom vo svojom liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo ste myslel určitou frázou.

Pravidlá pre písanie obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa volať príjemcu menom a priezviskom, pred ktorým musí byť uvedený titul „Vážený...“. A nezabudnite použiť „vy“, aj keď máte dobrý priateľský vzťah s príjemcom listu.

V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena uvedený aj hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú na takéto prípady dostatok šablón a klišé: „V súvislosti s predchádzajúcim listom...“, „Pripomíname...“, „Informujte nás...“ a iné.

Pre príjemcu nepriaznivú odpoveď (odmietnutie ponuky, odmietnutie spolupráce) zjemnite vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť navrhované podmienky...“ alebo podobne.

Externá papierová dokumentácia

Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri spoločnosti s podrobnosťami o spoločnosti a všetkými kontaktnými informáciami.

Nezabudnite uviesť presný dátum dokumentu.

V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.

Rozdeľte text do zmysluplných odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a vnímal. Nie viac ako 4-5 riadkov.

Písanie všetkých slov veľkými písmenami je zlá forma.

K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené v samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. Podľa obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak si problém vyžaduje dlhší čas na vyriešenie, musí to adresát oznámiť.

Po napísaní by ste si mali byť istí, že text znova dôkladne skontrolujete, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa zistia nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Negramotne napísaným listom by ste človeka nemali ešte viac dráždiť.

Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť je štandardná veľkosť používaná pre akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá iba polovicu listu.

Pred tlačou otestujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaným alebo nedbalým výstupom.

V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený hárok vložiť do priehľadného súboru.

Za dobrú formu sa považuje aj značková obálka s logom spoločnosti.

Pravidlá vedenia neformálnej obchodnej korešpondencie sú často emotívnejšie ako v obchodných novinách a menej klišé. Skratky a používanie farebných prídavných mien sú tu vhodné, napríklad pri gratuláciách: úžasný, citlivý, milý.

Obchodné e-maily

To, že neposielate korešpondenciu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo byť relaxom. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.

Kompetentné a korektné elektronické obchodné oznámenia vytvárajú pozitívny obraz tak o podniku, ako aj o konkrétnej osobe. Reputácia v podnikaní stojí za veľa!

Základné pravidlá pre korešpondenciu e-mailom

Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.

Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Pri práci nepoužívajte nesprávne mená, ako napríklad „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.

Vždy vyplňte stĺpec „Predmet“, inak môže váš list skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „komerčný návrh“, „správa“ nie sú vhodné. V doručenej pošte vášho príjemcu môže byť pomerne veľa podobných listov. Buďte čo najkonkrétnejší v tom, o čom je vaša správa. Nepoužívajte viac ako päť slov. Uveďte svoj predmet veľkými písmenami. Na koniec netreba dávať bodku.

Ak odpovedáte na predtým prijatý e-mail, nezabudnite odstrániť „Re“ v riadku predmetu.

Komunikačný štýl

Udržujte list v obchodnom formáte. Odstráňte výhražný, prosebný, rozkazovací tón.

Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú v texte používať emotikony ani veľké množstvo otáznikov či výkričníkov.

Byť zdvorilý. Povinný pozdrav na začiatku a rozlúčka s partnerom na konci je dobrá forma. Napríklad „S úctou...“ alebo takto: „S úctou...“.

Obchodná e-mailová korešpondencia a jej „zlaté pravidlo“: nemiešajte niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.

E-mail by mal byť o polovicu kratší ako papierový list.

Práca s prílohami

Ak je na sprostredkovanie príliš veľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale pripojte ich ako samostatné dokumenty ako prílohy.

Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktorým rozumie. To ukáže váš záujem a získa si vás. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má príjemca v počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.

Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte veľké dokumenty.

Príliš veľké prílohy (viac ako 200 kB) je najlepšie posielať iným spôsobom, napríklad cez ftp server.

Niektoré poštové servery neumožňujú formátom ako COM, EXE, CMD, PIF a mnohým ďalším prejsť a zablokovať ich.

Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nájdite si čas a zakaždým vymažte všetky dôkazy o hromadnom preposielaní. Adresát takéto informácie navyše vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „bcc“.

Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom vyžadujú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možné odpovedať, informujte o tom svojho partnera. Uložte si históriu korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.

Ak je odpoveď dôležitá a naliehavá, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, Skype alebo ICQ. Ak sa vám ani potom nepodarilo dosiahnuť pozitívny výsledok, pripomeňte si to znova.

Nie je nezvyčajné, že keď požiadate o dokument, dostanete ako odpoveď prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú, aby boli v hlavnej časti dokumentu umiestnené príslušné informácie. Napríklad toto: „Posielam potrebné údaje pre vašu žiadosť.“

Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné spôsoby komunikácie, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.

Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií – telefónne číslo s predvoľbou, adresu s PSČ. Koniec koncov, vaša komunikácia prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky informácie, bude jednoduchšie vás kontaktovať.

A posledné pravidlo: ten, kto začal korešpondenciu, musí dokončiť elektronický dialóg.

Záver

Obchodná korešpondencia je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby ste si vytvorili jednoznačný názor na človeka a organizáciu, ktorú zastupuje. Znalosť pravidiel obchodného písania môže výrazne pomôcť vašej kariére.

Elektronická obchodná korešpondencia. O predmete listu

Tento článok je o vypĺňaní poľa Predmet v obchodných e-mailoch.

Vyplňte pole „Predmet e-mailu“ podľa jeho obsahu.

Zdanlivo jednoduchá vec. Ak píšete svojmu partnerovi o lehotách na odoslanie dokumentov, do predmetu napíšte „O lehotách na odoslanie zmluvy“. Ak píšete o zmene sídla, do predmetu napíšte „O zmene sídla“. Ale ako ukazuje korešpondenčná prax, nie všetko, čo je zrejmé nám, je rovnako zrejmé aj ostatným...

Minule si moja kamarátka a kolegyňa (Natasha) opäť vydýchla po tom, čo dostala list od svojho obchodného partnera. A ona povedala: „Krása! Nie list, ale pieseň! Ešte som to neotvoril, ale už viem, o čom píše!" A potom dodala: "A nájsť niektorý z jeho listov v mojej poštovej schránke je teraz otázkou niekoľkých minút!"

"Čo je na tom také zvláštne?" - správne sa pýtate. A potom vám poviem, prečo súčasná objednávka v korešpondencii s adresátom robí môjho priateľa tak šťastným.

Natasha je špecialistka na prácu s klientmi a partnermi v cvičnej spoločnosti.

Pred niečo vyše 2 mesiacmi si začala dopisovať s novým obchodným partnerom spoločnosti. (Nazvime ho „Vasya“). Na začiatku nadchádzajúcej spolupráce je vždy veľa problémov, ktoré je potrebné prediskutovať, objasniť, objasniť, upevniť atď. V ten deň si Natasha a Vasya vymenili veľké množstvo správ. Ale keby ste sa pozreli do Natašinej schránky a pozreli sa na korešpondenčnú niť s Vasyou, našli by ste úplne jednoduchý obrázok. Existuje veľa písmen, ale všetky informácie sa obmedzujú na dva sémantické body: v poli „Od“ je napísané „Vasya“ a v poli predmetu – „Spolupráca s Perm“ (meno Natašinho obchodného partnera a názov mesta som z pochopiteľných dôvodov zmenil. Ako sa hovorí, každú náhodu prosím považujte za nehodu).

Predstavte si situáciu: prvé písmeno má predmet „Spolupráca s Perm“. Z tohto listu sa Nataša dozvie informácie o adresátovi, o jeho firme a zoznámi sa s jeho obchodnou ponukou. Odpovede. Nasledujúce listy objasňujú podrobnosti o práci, špecifiká vedenia školení na mieste, diskutujú o finančných, organizačných aspektoch atď. (Na konci týždňa je v Natashovej poštovej schránke 17 listov od Vasyi). Navyše všetky písmená: od prvého po posledný majú jednu možnosť: „Spolupráca s Permom“. Teraz si predstavte, čo musíte urobiť, ak napríklad naliehavo potrebujete nájsť jeden konkrétny list s konkrétnymi informáciami v tejto korešpondencii. Ako sa hovorí, „je to bez premýšľania“, čo musíte urobiť: náhodne otvárajte listy a skúste si približne spomenúť, v ktorý deň v týždni sa o tomto probléme hovorilo. Nebudem hovoriť o strávenom čase, účinnosti takéhoto hľadania a sprievodných emóciách. A tak je všetko jasné.

Závery:

1. Nezabudnite, že pole Predmet je dôležitou súčasťou e-mailu.

2. Vyplňte pole predmetu racionálne, aby informácie boli mimoriadne informatívne.

Napríklad „Agreement.Account.Act“ namiesto „Documents“

3. Keď sa menia aspekty diskutovaného problému, objasnite tému (použite rozšírenie).

Napríklad,

Spolupráca s Perm → Spolupráca s Perm Termíny → Spolupráca s Perm

4. Urobte tému zmysluplnú, ale mimoriadne stručnú(počet znakov viditeľných pre adresáta po prijatí v poli „Predmet“ je dosť obmedzený)

Napríklad,

Spolupráca s Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Ak v korešpondencii s obchodným partnerom/klientom uvidíte, že pole „Predmet“ je vyplnené náhodne alebo nie je vyplnené vôbec, vezmite iniciatívu do vlastných rúk a skúste jeden z dvoch scenárov:

— Pri odpovedi správne zmeňte obsah poľa „Predmet“/vyplňte ho sami. Ak je príjemca pozorný, možno bude táto akcia stačiť na to, aby sa korešpondencia vrátila do normálu. Ak príjemca naďalej (pravdepodobne len zo zvyku) ignoruje obsah tohto poľa, použite iný skript (prečítajte si nižšie):

— Napíšte adresátovi list so žiadosťou/ponukou s približne týmto obsahom: „Vasya, naozaj chcem, aby naša korešpondencia bola efektívna a aby sme mohli čo najrýchlejšie vyriešiť všetky naše obchodné záležitosti. Navrhujem, aby ste okamžite uviedli predmet a obsah listu v poli „Predmet“. Myslím si, že týmto spôsobom výrazne zvýšime efektivitu našej komunikácie.“

Natasha dala na moju radu. A teraz si už druhý mesiac užívam transparentnosť a prehľadnosť listov, ktoré dostávam!

To isté potešenie prajem aj vám, moji milí čitatelia!