Čo potrebujete vedieť o výmene elektronických dokumentov. Ako prejsť na elektronickú správu dokumentov? Prechod na elektronickú správu dokumentov s protistranami

Elektronická správa dokumentov sa dnes odvážne rúti do našich životov, dnes takmer všetky firmy používajú elektronické dokumenty, využívajú e-mail, elektronické priznania, najmä preto, že pre zdaňovanie DPH sú povinné priznania ustanovené zákonom. Niekto sa posunul ďalej a používa elektronické systémy správy dokumentov v každodennom živote a previedol všetky výkazy a primárne dokumenty do elektronickej podoby.

Koncepcia elektronickej správy dokumentov a výhody elektronickej správy dokumentov

Elektronická správa dokumentov má svoje klady aj zápory.

Tabuľka
Výhody a nevýhody elektronickej správy dokumentov

Zároveň sa čoraz viac rozvíja elektronická správa dokumentov. A sú na to predpoklady.

Po prvé, elektronická správa dokumentov je stanovená v daňovej legislatíve. Napríklad pri podávaní prehľadov o poistnom alebo dani z príjmov fyzických osôb ho treba podať elektronicky, ak má firma viac ako 25 zamestnancov. Podávanie hlásení elektronicky Priznanie je potrebné podať v elektronickej forme. Okrem toho bude potrebné v roku 2017 poskytnúť vysvetlenia, ak sa hlásenie podáva elektronicky, aj vo forme elektronického dokumentu.

Po druhé, v účtovníctve bola zavedená elektronická správa dokumentov. Podľa zákona č. 402-FZ „O účtovníctve“ sa primárny účtovný doklad vyhotovuje na papieri a (alebo) vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronickým podpisom.
Po tretie, v roku 2017 sa elektronická správa dokumentov ešte viac rozvinie v súdnom konaní. Mnohí sú teda zvyknutí, že rozhodnutia súdov sa zverejňujú elektronicky na internete. Podľa článku 4 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie možno žalobu, vyhlásenie, sťažnosť, prezentáciu a iné dokumenty podať na súd v papierovej alebo elektronickej forme, a to aj vo forme elektronického dokumentu podpísaného elektronický podpis spôsobom stanoveným právnymi predpismi Ruskej federácie, vyplnením formulára uverejneného na oficiálnej webovej stránke súdu na internete. Podobné ustanovenia sú stanovené v občianskoprávnom procese.

Po štvrté, elektronické technológie sa stali neoddeliteľnou súčasťou nášho života z hľadiska využívania elektronickej správy dokumentov v súťažných podkladoch a elektronických aukciách. Podľa článku federálneho zákona zo dňa 04.05.2013 č. 44-FZ (v znení zo dňa 07.03.2016) „O zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovarov, prác, služieb na splnenie štátnych a obecných potreby,“ aukciou v elektronickej forme (elektronická aukcia) sa rozumie aukcia, pri ktorej objednávateľ oznamuje informácie o obstarávaní neobmedzenému počtu osôb vyvesením oznámenia o aukcii a dokumentácie o nej v jednotnom informačného systému, sú účastníkom obstarávania predkladané jednotné požiadavky a dodatočné požiadavky, uskutočnenie takejto aukcie zabezpečuje na elektronickej platforme jej prevádzkovateľ.

Piaty dôvod je spôsobený skutočnosťou, že dnes mnoho spoločností pôsobí v rôznych regiónoch, s rôznymi mestami, takže na organizovanie efektívneho podnikania je potrebné urýchliť tok dokumentov a zjednodušiť vzťahy medzi stranami. V tomto smere intuitívne mnohé spoločnosti zavádzajú elektronickú správu dokumentov.

Ako zaviesť elektronickú správu dokumentov?

V druhej fáze si musíte vybrať, ktorý podpis bude spoločnosť používať pri zostavovaní dokumentov.

Jednoduchý elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý pomocou kódov, hesiel alebo iných prostriedkov potvrdzuje skutočnosť, že určitá osoba vytvorila elektronický podpis.

Nekvalifikovaný elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý:

1. získané ako výsledok kryptografickej transformácie informácií pomocou kľúča elektronického podpisu;
2. umožňuje identifikovať osobu, ktorá elektronický dokument podpísala;
3. umožňuje zistiť skutočnosť vykonania zmien v elektronickom dokumente po jeho podpísaní;
4. vytvorené pomocou nástrojov elektronického podpisu.

1. kľúč na overenie elektronického podpisu je uvedený v kvalifikovanom certifikáte;
2. Na vytvorenie a overenie elektronického podpisu sa používajú nástroje elektronického podpisu, ktoré majú potvrdenie o splnení požiadaviek (článok 5 federálneho zákona zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ (v znení z 30. decembra 2015) „o elektronickom Podpisy.“ V mnohých prípadoch sa však dokumenty vyžadujú na Z bezpečnostných dôvodov ide o zosilnený kvalifikovaný podpis.

Vo štvrtej fáze je potrebné poskytnúť dokumenty na uzavretie dohody.

Piatou etapou je uzatvorenie zmluvy s certifikačným centrom. Podľa článku 2 federálneho zákona zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ (v znení z 30. decembra 2015) „o elektronickom podpise“ je certifikačným centrom právnická osoba, fyzická osoba podnikateľa alebo štátny orgán alebo orgán miestnej samosprávy. ktorá vykonáva funkcie vytvárania a vydávania kľúčových certifikátov, overovanie elektronických podpisov, ako aj ďalšie funkcie.

Šiestou etapou je zavedenie elektronickej správy dokumentov vo firme, organizácia špecifickej výmeny elektronických dokumentov. Faktúry sú vyhotovené v elektronickej forme po vzájomnej dohode zmluvných strán transakcie a ak majú kompatibilné technické prostriedky a možnosti na príjem a spracovanie týchto faktúr v súlade so schváleným formátom.

Čo by mala obsahovať zmluva s certifikačnou autoritou?

Pri uzatváraní zmluvy s certifikačným centrom je dôležité venovať pozornosť predmetu zmluvy. Podľa článku 432 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie sú to podmienky povinné pre zmluvy tohto typu. Dohoda sa považuje za uzavretú, ak medzi stranami dôjde k dohode vo forme, ktorá sa vo vhodných prípadoch vyžaduje, o všetkých podstatných náležitostiach dohody. To znamená, že je dôležité čo najjasnejšie formulovať predmet zmluvy.

Predmet zmluvy vyplýva zo zákona „o elektronickom podpise“.

Verifikačné centrum:

1. vytvára certifikáty pre kľúče na overovanie elektronického podpisu a vydáva takéto certifikáty;
2. stanovuje doby platnosti pre certifikáty kľúčov na overovanie elektronického podpisu;
3. ruší certifikáty kľúča na overovanie elektronického podpisu vydané týmto certifikačným centrom;
4. vydáva prostriedky elektronického podpisu na žiadosť žiadateľa;
5. vedie register certifikátov kľúčov na overovanie elektronického podpisu vydaných a zrušených týmto certifikačným centrom;
6. stanovuje postup vedenia registra osvedčení;
7. na žiadosť žiadateľov vytvára kľúče pre elektronický podpis a kľúče na overovanie elektronického podpisu;
8. kontroluje jedinečnosť kľúčov na overenie elektronického podpisu v registri certifikátov;
9. vykonáva overovanie elektronických podpisov na základe požiadaviek účastníkov elektronickej interakcie;
10. vykonáva ďalšie činnosti súvisiace s používaním elektronického podpisu.

1. neplnenie alebo nesprávne plnenie povinností vyplývajúcich zo zmluvy o poskytovaní služieb certifikačným centrom;
2. neplnenie alebo nesprávne plnenie povinností (čl. 3 čl. 13 spolkového zákona č. 63-FZ zo 4. 6. 2011 (v znení z 30. 12. 2015) „o elektronickom podpise“).

Ako organizovať tok elektronických dokumentov v rámci spoločnosti?

Príprava, vyhotovenie a schválenie návrhov elektronických dokumentov sa vykonáva podľa všeobecných pravidiel kancelárskej práce ustanovených pre podobné dokumenty v papierovej forme. Elektronický dokument musí mať všetky náležitosti stanovené pre podobný dokument na papieri, s výnimkou odtlačku pečate, keďže pečať nie je povinný údaj. V rámci spoločnosti možno použiť metódy na potvrdenie akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa nepoužíva elektronický digitálny podpis. Napríklad dokumenty je možné predkladať na kontrolu bez elektronického digitálneho podpisu.

Ak chcete zorganizovať tok dokumentov so svojimi protistranami, musíte do zmluvy s protistranou zahrnúť príslušné ustanovenia.

Dokumenty sa generujú a podpisujú elektronicky. Používané nástroje elektronického digitálneho podpisu musia byť predpísaným spôsobom certifikované.

Najjednoduchším spôsobom je zorganizovať tok elektronických dokumentov s úradmi, napríklad s daňovou službou. K tomu je potrebné získať aj elektronický podpis a uzavrieť zmluvu s certifikačným centrom. Daňovníci najčastejšie poskytujú daňovému úradu vyhlásenia, vysvetlenia a faktúry. Ako „spätnú väzbu“ sú dokumenty generované daňovými úradmi v súlade s nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 15. apríla 2015 č. daňové orgány pri výkone ich pôsobnosti vo vzťahoch upravených daňovými predpismi a poplatkami, v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov a o uznaní neplatnosti niektorých ustanovení príkazu Federálnej daňovej služby zo dňa 17.2.2011 č. ММВ-7-2 /169@.”

Takéto dokumenty zahŕňajú:

1. požiadavky na poskytovanie vysvetlení;
2. oznámenia kontrolovaných zahraničných spoločností;
3. oznámenia o vyzvaní daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta);
4. daňové oznámenie;
5. rozhodnutia o pozastavení transakcií na účtoch daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta) v banke a prevody jeho elektronických prostriedkov;
6. rozhodnutia o zrušení pozastavenia transakcií na účtoch daňovníka (platiteľa poplatku, daňového agenta) v banke a prevody jeho elektronických prostriedkov;
7. rozhodnutia o vykonaní daňovej kontroly na mieste;
8. iné dokumenty.

Ako zorganizovať ukladanie elektronických dokumentov?

Ako by sa mali dokumenty uchovávať?

Po prvé, je potrebné vypracovať zoznam záležitostí pre konkrétnu organizáciu. Rozsah prípadov sa bude líšiť v závislosti od spoločnosti a oblasti činnosti.

Názvoslovie vecí slúži na zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadov, systematizáciu a evidenciu prípadov, určenie ich lehôt uloženia a vyhľadávanie dokumentov. Číselník spisov je podkladom pre zostavovanie súpisov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ako aj pre evidenciu dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia.

Po druhé, je potrebné formulovať prípady. Na tento účel je potrebné vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov, ktoré budú uchovávané elektronicky. Pripomeňme, že pre jednotlivé dokumenty sú stanovené regulačné úložné lehoty. Napríklad účtovné doklady sa uchovávajú 5 rokov a daňové doklady 4 roky.

Po tretie, je potrebné vyznačiť, že údaje sú uložené elektronicky v spisovom označovaní. Napríklad „Rozvrhy pracovného času. Elektronické dokumenty“.

Po štvrté, musíte dokumenty archivovať.

Pred uložením elektronického súboru musí:
— stiahnutie z elektronického systému (ak je dokument vytvorený v nejakom špeciálnom softvérovom produkte);
— chrániť pred možnými zmenami uložením vo vhodnom formáte;
— zapisovať na pamäťové médium.

Všeobecne akceptovaným formátom na ukladanie a archiváciu elektronických dokumentov je PDF/A. Malo by sa odlišovať od bežného PDF, pri každej aktualizácii ktorého sa objavujú nové príležitosti na prácu so súbormi. PDF/A je určený na niečo iné: je to formát na dlhodobé archivovanie elektronických dokumentov.

Piaty krok je príprava inventúr. Súpis obsahuje všetky elektronické súbory, ktoré boli vygenerované v súvislosti s elektronickými dokumentmi. Namiesto počtu listov, ktorý sa uvádza pri vytváraní papierových súborov, sa však uvádza objem elektronických dokumentov.

Formát inventára môže vyzerať takto:

V niektorých prípadoch je potrebné dokumenty zničiť. Napríklad úradné poznámky boli dlho uložené, lehota uloženia uplynula a je potrebné ich zlikvidovať. V tomto prípade sa vykoná preskúmanie hodnoty dokumentov. Takúto skúšku môže vykonať osobitná komisia. Na základe výsledkov preskúmania sa vypracuje zákon o pridelení dokumentov na zničenie. Formu takéhoto aktu vypracuje spoločnosť samostatne. A na základe činu sú disky alebo iné pamäťové médiá jednoducho zničené.

Na záver treba poznamenať, že budúcnosť samozrejme patrí elektronickým dokumentom. Je však dôležité správne organizovať tok elektronických dokumentov. Mnohé firmy sa stretávajú s problémami nesprávnej organizácie toku dokumentov, keď je na elektronický tok dokumentov napojené iba jedno pracovisko v oddelení alebo dokonca oddelení, pričom väčšina dokumentov je stále vedená na papieri. Všetky otázky týkajúce sa elektronickej správy dokumentov preto musia byť vyriešené „onshore“ vo fáze implementácie systému.

Koncom novembra usporiadali tvorcovia systému na výmenu elektronických právne významných dokumentov „“ súťaž o elektronickú správu dokumentov na portáli „Účtovníctvo online“. Ani jeden zo štyristo účastníkov nedokázal správne odpovedať na všetkých 15 súťažných otázok. Organizátori súťaže analyzovali všetky prijaté odpovede a teraz ponúkajú riešenie problémov, ktoré účtovníkom spôsobovali najväčšie ťažkosti.

Úvodná informácia

Po tom, čo bola v máji tohto roku možná výmena elektronických faktúr, mnohé veľké ruské spoločnosti začali s prechodom na elektronickú správu dokumentov (EDF). V súlade s tým, aby mali možnosť spolupracovať s vedúcimi podnikateľmi, ich potenciálne protistrany sa musia riadiť regulačným rámcom, ktorým sa riadi EDI. Dnes pomôžeme účtovníkom riešiť zložité problémy, ktoré vznikajú pri štúdiu pravidiel výmeny elektronických dokumentov.

Generovanie a vystavovanie elektronických faktúr

Najväčšie ťažkosti vznikajú pri odpovedi na otázku, ako poslať elektronickú faktúru. 80 % účastníkov súťaže sa teda domnieva, že elektronickú faktúru je možné zaslať protistrane e-mailom. Avšak nie je.

Ukladanie elektronických dokumentov

Približne polovica účastníkov súťaže stále verí, že na ukladanie elektronických dokumentov je potrebné ich vytlačiť. Spolkový zákon o archívnictve však hovorí: „archívny dokument je hmotný nosič, na ktorom sú zaznamenané informácie, ktorý má podrobnosti umožňujúce jeho identifikáciu, a vzhľadom na význam určeného nosiča a informácií pre občania, spoločnosť a štát“. Právna úprava teda nestanovuje povinnú požiadavku na vytvorenie papierovej kópie elektronického dokumentu a uloženie dokumentu v listinnej podobe.

Postup pri výmene elektronických faktúr

Oveľa menej otázok vyvolal praktický postup pri výmene elektronických faktúr. Možno to vysvetľuje skutočnosť, že postup je stanovený v samostatnom dokumente (príkaz Ministerstva financií Ruska z 25. apríla 2011 č. 50n) a vylučuje akékoľvek nejednoznačné výklady. Na otázky, ako opraviť chyby vo faktúrach, čo sa považuje za dátum prijatia elektronického dokumentu a či je možné elektronickú faktúru podpísať iba elektronickým podpisom konateľa alebo inej osoby poverenej objednávkou, 49%, Správne odpovedalo 54 % a 63 % účastníkov súťaže.

Formáty pre elektronické dokumenty

Viac ako polovica účastníkov (58 %) vie, pre ktoré dokumenty už Federálna daňová služba vyvinula povinné alebo odporúčané formáty XML. Pripomeňme, že nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 3.5.2012 č. ММВ-7-6/138@ boli schválené povinné formáty faktúry, opravnej faktúry, denníka prijatých a vystavených faktúr a knihy nákupov a predajov, ako aj ďalšie listy týchto kníh (pozri ""). A nariadením Federálnej daňovej služby Ruska zo dňa 21.03.2012 č. ММВ-7-6/172@ boli schválené odporúčané formáty nákladného listu vo formulári TORG-12 a potvrdenie o prijatí na prácu (služby) (viď. “”). Upozorňujeme, že dokumenty predložené v takýchto formátoch môžu byť zaslané Federálnej daňovej službe na overenie vo forme, v akej boli prijaté od protistrany. Teda bez konverzie dokumentu na naskenovaný obrázok.

Denník faktúr a kniha nákupov

94 % účastníkov a 74 % účastníkov vie viesť nákupnú knihu a denník faktúr za prítomnosti elektronických dokumentov. Tlačivo nákupnej knihy a pravidlá jej vedenia sú uvedené v prílohe č.4 k uzneseniu č.1137 a tlačivo denníka na evidenciu prijatých a vystavených faktúr a pravidlá jej vedenia sú v prílohe č.3. do rovnakého rozlíšenia.

Prijaté faktúry v papierovej aj elektronickej podobe podliehajú v súlade s odsekom 2 Prílohy č. 4 jednotnej evidencii v nákupnej knihe. A v súlade s odsekom 3 prílohy č. 3 sa faktúry vyhotovené v papierovej alebo elektronickej podobe evidujú v chronologickom poradí v 1. časti účtovného denníka podľa dátumu vyhotovenia. Prijaté faktúry, papierové aj elektronické, sú uvedené v 2. časti denníka podľa dátumu ich prijatia. Zároveň podľa formy denníka a pravidiel na jeho vyplnenie je spôsob vystavenia faktúry označený hodnotou v stĺpci 3: hodnota 1 označuje vyhotovenie dokladu na papieri a hodnota 2 označuje príprava v elektronickej forme.

Práca v systéme na odosielanie elektronických dokumentov

Práca s elektronickými dokumentmi v praxi sa ukazuje oveľa jednoduchšia ako teoreticky. Napriek množstvu zložitostí v legislatíve upravujúcej správu elektronických dokumentov je väčšina kontroverzných teoretických problémov vyriešená a automatizovaná na úrovni. V systémoch operátorov EDF sa teda automaticky vykonáva kontrola správneho vypĺňania údajov elektronických dokladov a tvorby všetkých technologických dokladov a postup pri oprave faktúry sa na prvý pohľad nelíši od podobných akcie s papierovým dokumentom. S najväčšou pravdepodobnosťou práve preto bolo pre účastníkov prieskumu najjednoduchšie splniť praktické úlohy pri práci v systéme EDI. Takéto úlohy splnilo viac ako 75 % účastníkov.

Materiál bol pripravený špecialistami systému na výmenu právne významných dokumentov v elektronickej forme „Diadoc“ na základe výsledkov súťaže „“.

Ak spoločnosť plánuje prejsť na elektronickú správu dokumentov, naše odporúčania vám pomôžu vytvoriť akčný plán. Povedia vám, ako vyjednávať s dodávateľmi, vybrať si dodávateľa a pripraviť personál na zmeny v práci.

Ak sa spoločnosť chystá prejsť na elektronickú správu dokumentov (EDF) s protistranami, vopred si zhodnoťte, akú časť dokumentov bude môcť elektronicky prenášať. Od toho závisí rozsah projektu, jeho pracovný plán, mzdové náklady a výdavky spoločnosti.

Ako vypracovať plán práce na prechod na elektronickú správu dokumentov s dodávateľmi

Rozdeľte si prácu na prechode firmy na elektronickú správu dokumentov do blokov:

• organizačné záležitosti;
• protistrany;
• tok dokumentov;
• personál;
• poskytovateľ;
• rozpočtu.

Uveďte, aké úlohy budú dokončené v rámci každého bloku (pozri.

). V prípade potreby upravte zoznam. Predpokladajme, že spoločnosť nemusí potrebovať automatizáciu: je vhodné sledovať stav registrácie dokumentov prostredníctvom účtovného systému spoločnosti, ale ak objem toku dokumentov nie je veľký, náklady na automatizáciu sa neoplatia.

Rozhodnite sa sami, v akom poradí vykonáte vyššie uvedené kroky. Niektoré práce môžu byť vykonávané súčasne, napríklad príprava prezentačných materiálov pre zamestnancov a vyjednávanie s dodávateľmi.

Ako rokovať s protistranami o prechode na elektronickú správu dokumentov

Rozdeľte protistrany spoločnosti do štyroch skupín. Každá skupina bude musieť zaujať osobitný prístup, aby sa dohodla na prechode na elektronickú správu dokumentov. Je možné, že nie všetky protistrany budú súhlasiť, budete si s nimi musieť naďalej vymieňať papierové doklady alebo ukončiť spoluprácu.

Významné protistrany, ktoré používajú elektronickú správu dokumentov. Takéto spoločnosti už spolupracujú so svojimi poskytovateľmi, možno nie s organizáciami, s ktorými má vaša spoločnosť v úmysle spolupracovať. S protistranami z tejto skupiny môžete jednať takto:

1. Zvážte, či je vhodné uzavrieť zmluvu s poskytovateľom, s ktorým kupujúci (dodávateľ) spolupracuje.

2. Zistite, či medzi zamýšľaným poskytovateľom vašej spoločnosti a poskytovateľom protistrany existuje roaming.

3. Vyzvite protistranu, aby uzavrela zmluvu s poskytovateľom, ktorého si vybrala vaša spoločnosť.

Významné protistrany, ktoré nepoužívajú elektronickú správu dokumentov. Ak kupujúci (dodávateľ) odmietne používať elektronickú správu dokumentov a pre spoločnosť je nerentabilné prestať s ním spolupracovať, postupujte podľa jedného zo scenárov:

1. Použite s takouto protistranou .

2. Dohodnite si stretnutie a pokúste sa ich presvedčiť, aby používali elektronickú správu dokumentov.

Sľúbte, že budete tolerantní k prípadným nedostatkom a pomôžete vytvoriť elektronický tok dokumentov pri spolupráci s vašou spoločnosťou.

Malýprotistrany, ktoré využívajú elektronickú správu dokumentov. Na túto skupinu kupujúcich a dodávateľov možno uplatniť rovnaké možnosti ako na významné protistrany. Je však vhodné viesť rokovania formou korešpondencie, aby ste nestrácali čas navyše. Ak nie je možné dosiahnuť dohodu, môže byť jednoduchšie spoluprácu odmietnuť.

Malýprotistrany, ktoré nepoužívajú elektronickú správu dokumentov. Ak kupujúci (dodávateľ) nepatrí medzi kľúčových partnerov spoločnosti, snažte sa ho motivovať k využívaniu elektronickej správy dokumentov u poskytovateľa, ktorý vám vyhovuje. Možnosti:

1. Oznámte, že napríklad od začiatku nového štvrťroka vaša spoločnosť prijíma a odosiela dokumenty iba v elektronickej podobe.

2. Vezmite si províziu, ak protistrana prehrá a poslal duplikáty; pokutu, ak predložil originály dokladov po lehote. Uplatňovať takéto opatrenia vo vzťahu ku kupujúcim (dodávateľom), ktorí neodovzdajú doklady načas.

Pre malé firmy, ktoré si vymieňajú papierové dokumenty, sa oplatí pripraviť prehľadnú prezentáciu. Ak protistrany pochopia nuansy elektronickej správy dokumentov, bude ich jednoduchšie presvedčiť, aby zmenili pracovný postup. So všetkými malými nákupcami a dodávateľmi spoločnosti sa sotva možno stretnúť, preto prezentácia presvedčí.

Ako si vybrať poskytovateľa elektronickej správy dokumentov

Ak má spoločnosť veľa protistrán, s najväčšou pravdepodobnosťou bude musieť spolupracovať s niekoľkými poskytovateľmi. Pokúste sa minimalizovať ich počet.

Vyberte si poskytovateľov:

• s ktorými už protistrany spoločnosti spolupracujú a na ktoré môžete previesť významný objem transakcií;
• ktoré majú maximálny roaming;
• ktoré môžu používať podpisové certifikáty spoločnosti (ak existujú).

Cenový faktor nie je potrebné brať do úvahy. Ak poskytovateľ nemá roaming u poskytovateľov vašich protistrán, nie je vhodný, aj keď sú jeho služby lacnejšie.

Ako formalizovať tok dokumentov spoločnosti

Pred prechodom na elektronickú správu dokumentov musíte formalizovať pohyb firemných dokumentov. V prípade potreby vytvorte alebo upravte:

1. Zoznam dokumentov, ktoré spoločnosť používa pri práci s protistranami.

2. Aktuálny zoznam úradníkov zapojených do toku dokumentov. Uveďte, kto:

• vytvorí dokument – ​​nahrá ho na osobný účet poskytovateľa;
• podpíše dokument. Títo zamestnanci budú potrebovať prihlasovacie meno a heslo na zadanie svojho osobného účtu a certifikátov elektronického podpisu;
• kontroluje podpis dokumentu protistranou;
• vytlačí dokument a uloží ho do priečinka alebo ho uloží na firemný server.

Tento zoznam sa musí neustále aktualizovať. Len čo zamestnanec odíde, jeho elektronický podpis musí byť zrušený a vydaný novovymenovanej osobe.

Pripraviť a doložiť vo vnútorných predpisoch harmonogram pohybu dokumentov od momentu vytvorenia až po odoslanie do archívu (viď. ).

Ako pripraviť personál spoločnosti na prechod na elektronickú správu dokumentov

Ako rýchlo a úspešne spoločnosť prejde na , závisí od zamestnancov. Aby sa im zabránilo v sabotovaní projektu, je dôležité nenútiť, ale presvedčiť ich o výhodách inovácie.

Významnou nákladovou položkou pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov je platba za pracovný čas zamestnancov, ktorý vynaložia na zaškolenie na prácu v novom systéme a riešenie havarijných situácií. Uskutočňujte centralizované osvetové a školiace úsilie na zníženie týchto nákladov.

Začnite s vysvetľovaním a školením vopred – keď sa manažment rozhodol prejsť na elektronickú správu dokumentov. Zorganizujte prezentáciu vysvetľujúcu princípy práce pre všetkých zamestnancov spoločnosti, vrátane zamestnancov, ktorí sa nepodieľajú na elektronickej správe dokumentov.

Venujte osobitnú pozornosť signatárom školenia. Vytvorte im jasné a podrobné pokyny, najlepšie so snímkami obrazovky: na ktorú stránku ísť, aké informácie zadať a kde, aké tlačidlá a v akom momente stlačiť, ako pracovať s podpisovým certifikátom.

Nasledujúce argumenty pomôžu presvedčiť zamestnancov, aby podporili projekt zavedenia elektronickej správy dokumentov:

• Z hľadiska miery zodpovednosti úradníka sa elektronický podpis nelíši od fyzického;
• Elektronická správa dokumentov umožňuje rýchle vytváranie a spracovanie dokumentov. Nemusíte volať a zisťovať, kedy protistrana podpíše a pošle požadovaný dokument;
• dokumenty sa nestratia. Bude ľahšie ich nájsť.

Ako plánovať náklady na implementáciu elektronickej správy dokumentov

pozostáva z nasledujúcich častí:

1. Náklady na služby poskytovateľa sú 10 000 - 20 000 rubľov. za rok, závisí od tarifného plánu. Zistite si ich ceny a rozpočet.

2. Cena certifikátu elektronického podpisu je 1000–2000 rubľov. ročne, závisí od tarifného plánu výrobcu certifikátu.

3. Platy zamestnancov – dodatočné platby alebo náklady na čas, ktorý zamestnanci strávia nie svojimi priamymi povinnosťami. Náklady závisia od trvania úloh a nákladov na jednu hodinu práce zamestnanca.

Náročné na prácu budú nasledovné druhy prác: stretnutia a telefonické rozhovory s dodávateľmi, príprava prezentácií a pokynov pre dodávateľov a zamestnancov vašej spoločnosti, školenia zamestnancov, riešenie núdzových situácií (viď. ). Naplánujte si, ako dlho to bude trvať.

Rozpočítajte nielen platy zamestnancov, ale aj sociálne odvody z nich.

4. Náklady na automatizáciu – závisia od úloh, ktoré chce firma riešiť, zložitosti ich implementácie a od nákladov na hodinu vývojárskej práce.

Pripravené z materiálov

V súčasnosti sa výmena dokumentov medzi podnikateľskými subjektmi a fyzickými osobami postupne presúva z papierovej na elektronickú. Elektronický systém správy dokumentov má oproti jednoduchému papieru množstvo výhod – šetrí čas a zvyšuje efektivitu prijímaných rozhodnutí. EDMS je možné vybudovať v rámci spoločnosti aj medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom internetu.

Elektronická správa dokumentov je systém procesov spracovania dokumentov v elektronickej podobe. Väčšina moderných účtovných a personálnych programov dokáže generovať elektronické dokumenty v štandardnom formáte zavedenom na legislatívnej úrovni. Ale aby mal takýto dokument právnu váhu, musia ho obe strany podpísať elektronickým podpisom.

Elektronický tok dokumentov možno rozdeliť na dva veľké typy – výmena dokumentov v rámci spoločnosti alebo medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom komunikačných kanálov. Tieto dva systémy je možné spojiť do jedného globálneho.

Využitie elektronickej správy dokumentov vo firme si vyžaduje zakúpenie potrebného softvérového balíka (platforma EDW), ako aj vybavenia na jej prevádzku (sieťové vybavenie, server a pod.).

Na výmenu dokumentov medzi dvoma spoločnosťami je potrebný operátor elektronickej správy dokumentov. Garantuje doručovanie správ, kontroluje formát odosielaných dokumentov, vyžaduje certifikáciu práce s dátami elektronickým podpisom, uchováva archív dokumentov.

Pozor! Jednou z takýchto služieb je. Dokumenty prijaté prostredníctvom neho sú právne významné, ak sú označené elektronickým podpisom oboch strán toku dokumentov.

Výhody a nevýhody EDI

Hlavné výhody

Elektronická správa dokumentov má oproti papieru nesporné výhody:

• Zefektívnenie kancelárskej práce - systém vám nedovolí priradiť rovnaké číslo rôznym dokumentom, pretože sa to stane v poriadku a automaticky;
• Sledovanie polohy každého dokumentu – kedykoľvek môžete zistiť, kto presne s dokumentom pracuje. Zamestnanec ho nebude môcť poškodiť ani stratiť. Náhodne alebo zámerne vymazaný dokument je stále možné obnoviť;
• Zrýchlenie spracovania dokumentov – ak sú oddelenia spoločnosti roztrúsené vo viacerých budovách, papierový dokument tam treba osobne doniesť na schválenie. S EDI sa požadovaný dokument dostane k zamestnancovi v zlomku sekundy;
• Pohodlná práca s verziami – pri úprave systém ukladá každú verziu. V prípade potreby môžete sledovať, kto a kedy vykonal zmeny v dokumente;
• 24-hodinový vzdialený prístup – v prípade potreby je možné zorganizovať prístup do systému EDF cez internet z akéhokoľvek počítača na svete. Zamestnanec môže pracovať s dokladmi počas pracovnej cesty, dovolenky alebo práceneschopnosti;
• Plánovanie práce - zadaním dátumu vytvorenia a dátumu vykonania môžete naplánovať vykonávanie prichádzajúcich dokumentov podľa poradia;
• Vyhľadávanie dokumentov – vo všeobecnej databáze dokumentov môžete vyhľadávať pomocou kľúčových slov a výrazov;
• Šetrí papier – nie je potrebné tlačiť všetky dokumenty v požadovanom množstve.

Hlavné nevýhody

Napriek zjavným výhodám majú EDI systémy aj nevýhody, ktoré môžu spoločnosti zabrániť v ich implementácii.

Tie obsahujú:

• Musíte minúť peniaze na nákup systému, ktorý môže v závislosti od počtu používateľov dosiahnuť až 100 tisíc rubľov;
• Po zakúpení trvá dlho inštalácia, implementácia a ladenie;
• Je potrebné zaškoliť všetkých používateľov, ktorí sa na tom budú podieľať;
• Zabezpečenie bezpečnosti systému – obmedzenie prístupu medzi používateľmi, vydávanie potrebných elektronických podpisov, ochrana pred vonkajším prienikom;
• Spoločnosť musí mať medzi zamestnancami administrátora, ktorý bude monitorovať fungovanie systému, vykonávať servisné činnosti a riešiť problémy používateľov;
• Pre ochranu informácií je potrebné zálohovať databázu dokumentmi;
• Ak EDI nie je dostupné od partnerských firiem, je potrebné zabezpečiť existenciu elektronického aj papierového systému.

Funkcionalita elektronickej správy dokumentov

Každý systém správy dokumentov musí zabezpečiť vykonanie mnohých akcií:

• Pracovať s akýmikoľvek typmi dokumentov - vytvárať ich, zostavovať, spracovávať, evidovať, sledovať ich implementáciu, koordinovať atď.;
• Organizovať toky dokumentov – určovať trasy v rámci firmy, obmedzovať prístup medzi jednotlivými používateľmi, poskytovať možnosť práce s jedným dokumentom viacerým ľuďom naraz;
• Usporiadajte archív dokumentov s možnosťou ich vyhľadávania a ukladania.

Pozor! Elektronická správa dokumentov by mala poskytovať rovnakú možnosť práce s dokumentmi ako klasický papier.

Veľké vyvinuté systémy poskytujú príležitosti:

• Registrácia všetkých prechádzajúcich dokumentov - prichádzajúcich, odchádzajúcich, interných, s ich ďalším presmerovaním na manažéra;
• Zabezpečiť jednotný postup pri práci s dokumentmi v každej divízii spoločnosti;
• Pracujte s dokumentom individuálne aj kolektívne;
• Výmena dokumentov medzi oddeleniami a konkrétnymi zamestnancami;
• Obmedziť prístup k dokumentom;
• Pre všetky dokumenty používajte štandardné formuláre;
• Kontrolujte, či schválenie, vykonanie a iná práca s dokumentom bude dokončená včas;
• Generovať výkazy – analytické, štatistické atď.;
• Usporiadajte archívne ukladanie so záznamom dátumu a času prístupu používateľa.

Je možné kombinovať tok papierových dokumentov s elektronickým?

Po prechode na elektronickú správu dokumentov v organizácii najskôr stále nebude možné úplne opustiť papierové dokumenty.

Môže sa to stať z niekoľkých dôvodov:

• Nie všetky protistrany používajú EDI;
• Podnik už má v archíve uložených veľa papierových dokumentov.

Pri práci s elektronickými a papierovými dokumentmi sú však zásadné rozdiely. Napríklad papierový dokument je potrebné vytlačiť a priniesť manažérovi na podpis, zatiaľ čo elektronický dokument sa podpisuje v samotnom systéme. Papierové účtovné doklady zaslané protistrane sa môžu počas prepravy stratiť na pošte, elektronické sa dostanú k adresátovi.

Hlavným rozdielom pri práci s týmito dvoma typmi dokumentov je ich uloženie. Elektronické dokumenty okamžite vstupujú do systému, kde s nimi môžu pracovať všetci používatelia. Pre papierové dokumenty by mal byť stále zorganizovaný archív, kde budú uložené usporiadaným spôsobom. Zároveň je potrebné po príchode do firmy naskenovať papierový dokument a túto naskenovanú kópiu nahrať do systému pre ďalšiu prácu.

Pozor! Práca vo firme by sa tak mala naďalej vykonávať len elektronicky. Ak príde papierový dokument, uvidia ho iba tí, ktorí ho dostanú alebo podpíšu. Práca s elektronickou kópiou zároveň umožňuje chrániť originál takmer pred akoukoľvek stratou a umožňuje s ním pracovať viacerým používateľom súčasne.

Aké EDI programy existujú?

Na trhu existuje veľa systémov na správu dokumentov, z ktorých každý má svoje výhody a nevýhody. Najbežnejšie systémy:

Interakcia elektronického dokumentu s inými programami

Systém EDI, ktorý zastáva svoje miesto v elektronickom prostredí organizácie, musí počas prevádzky voľne podporovať ostatné podnikové aplikácie, ktoré v ňom už fungujú. Napríklad je potrebné voľne spracovávať účtovné doklady – faktúry, úkony, faktúry, splnomocnenia a pod.

Okrem toho musí systém elektronickej správy dokumentov fungovať konzistentne so všetkými a pracovať s rovnakými údajmi. Preto je potrebné, aby systém podporoval adresáre používané v elektronickom prostredí a vedel v nich aktualizovať údaje.

Okrem toho je potrebné počítať s prácou s externými dátami – email, obchodné platformy a pod.

Pri výbere elektronického systému správy dokumentov je potrebné venovať pozornosť možnostiam jeho interakcie s inými nástrojmi a zdrojmi údajov, ktoré sú v podniku k dispozícii. Populárne, a teda aktívne sa rozvíjajúce systémy, zvyčajne obsahujú veľa modulov pre najpopulárnejšie programy - 1C, Parus, Oracle a mnoho ďalších.

Napríklad program na správu elektronických dokumentov 1C vám môže umožniť generovať, prijímať a odosielať elektronické účtovné doklady priamo z neho a zároveň ich potvrdiť kvalifikovaným podpisom.