Zmeny v predbežných správach za rok. Dokončenie predbežnej správy

Vyplnenie zálohovej správy sa vyskytuje v prípadoch, keď zamestnanci podnikov a organizácií dostanú od účtovného oddelenia určitú sumu peňazí na výdavky spojené s ich odbornou činnosťou.

SÚBORY

Najčastejšie dochádza k vydávaniu finančných prostriedkov na cestovné náklady alebo výdavky súvisiace s domácimi činnosťami spoločnosti (nákup kancelárskych potrieb, kancelárskeho papiera, nábytku atď.). Pred vydaním financií však musí účtovník dostať príslušný príkaz alebo príkaz od riaditeľa podniku, v ktorom bude uvedená presná výška a účel zálohovej platby.

Po vykonaní výdavkov je zamestnanec, ktorý prijal peniaze, povinný vrátiť zostatok do pokladne podniku alebo, ak došlo k prekročeniu, prijať prebytočné peniaze z pokladne. Práve v tejto fáze vznikol dokument tzv "Predbežná správa".

Ako overiť výdavky

Zvyšné peniaze nie je možné vrátiť len tak do pokladne podniku. Odborníkom účtovného oddelenia je potrebné odovzdať doklady potvrdzujúce, že zúčtovateľné prostriedky boli vynaložené presne na účely, na ktoré boli poskytnuté. Ako takéto dôkazy sa primárne používajú hotovosť a potvrdenky, lístky na vlak, prísne formuláre na podávanie správ atď. Všetky vyššie uvedené dokumenty musia mať jasne čitateľné údaje, dátumy a sumy.

Pravidlá pre zostavenie správy

K dnešnému dňu neexistuje jednotný, prísne povinný vzor výkazu, avšak väčšina účtovníkov staromódnym spôsobom uprednostňuje použitie predtým všeobecne platného formulára. Je to pochopiteľné: obsahuje všetky potrebné informácie vrátane −

• informácie o organizácii, ktorá peniaze vydala,
• zamestnanca, ktorý ich prijal
• presnú sumu peňazí
• účely, na ktoré boli určené.
• vynaložené výdavky sú tu zohľadnené aj s priložením všetkých podporných dokumentov. Okrem toho správa obsahuje podpisy účtovníkov, ktorí vystavili peniaze a prijali zostatok, ako aj zamestnanca, pre ktorého boli vystavené zúčtovateľné prostriedky.

Na dokument nie je potrebné dávať pečiatku, keďže je súčasťou interného toku dokumentov spoločnosti, navyše od roku 2016 majú právnické osoby, tak ako doteraz, aj individuálni podnikatelia plné zákonné právo nepoužívať pečate a pečiatky na potvrdenie. papierov.

Dokument sa vytvára v jedinom origináli a neoplatí sa s jeho vyplnením otáľať - podľa zákona musí byť vydané najneskôr do troch dní po vynaložení peňazí.

Keďže predbežná správa odkazuje na primárnu účtovnú dokumentáciu, mala by byť vyplnená veľmi pozorne a snažiť sa nerobiť chyby. V prípadoch, keď sa tomu nedalo vyhnúť, je lepšie vyplniť nový formulár.

Príklad prípravy predbežnej správy

Napriek vážnemu názvu a dôležitosti dokumentu nie je jeho vyplnenie veľký problém.

Prvú časť dokladu vypĺňa zamestnanec, ktorý dostal peniaze za správu.

1. Na začiatku je napísaný názov spoločnosti a uvedený jej kód OKPO () - tieto údaje musia zodpovedať registračným papierom spoločnosti. Ďalej zadajte číslo účtovnej správy a dátum jej vyhotovenia.
2. Vľavo zostáva niekoľko riadkov na schválenie riaditeľom podniku: tu bude musieť manažér po vyplnení celej správy zadať sumu slovami, podpísať a dátum schválenia dokumentu.
3. Potom nasledujú informácie o zamestnancovi: uvádza sa štrukturálna jednotka, do ktorej patrí, jeho osobné číslo, priezvisko, meno, priezvisko, pozícia a účel zálohy.

K ľavému stolu zodpovedný zamestnanec zadáva informácie o vydaných peňažných prostriedkoch, najmä uvádza celkovú sumu, ako aj informácie o mene, v ktorej boli vydané (ak sa používajú meny iných krajín). Suma zostatku alebo nadmerné výdavky je uvedená nižšie.

k pravému stoluúdaje zadáva účtovný špecialista. Zadávajú sa tu informácie o účtovných účtoch a transakciách, najmä sú uvedené podúčty, cez ktoré prechádzajú peniaze a konkrétne sumy.

Pod tabuľkou uveďte počet príloh k výkazu výdavkov (tj dokladov potvrdzujúcich výdavky).

Po vyplnení všetkých potrebných údajov musí výkaz a k nemu priložené doklady skontrolovať hlavný účtovník a v príslušnom riadku (slovom aj číslami) uviesť sumu schválenú na výkaz.

Potom sa do správy vložia autogramy účtovníka a hlavného účtovníka, ako aj informácie o zostávajúcich alebo prečerpaných prostriedkoch - požadované bunky označujú konkrétnu sumu a peňažný príkaz, ktorým prechádza. Pokladník, ktorý prijal zostatok alebo vystavil prekročenie, tiež podpisuje dokument.

Zadná strana predbežnej správy obsahuje informácie o všetkých dokumentoch, ktoré sú k nej pripojené:

• ich úplný zoznam s podrobnosťami, dátumami vystavenia, názvami, presnou sumou každého výdavku (vydaný a prijatý do účtovníctva),
• ako aj číslo účtovného podúčtu, na ktorý idú.

Pod tabuľkou sa musí zodpovedná osoba podpísať, čím potvrdí správnosť zadaných údajov.

Do posledného oddielu (odrezaná časť) patrí potvrdenie od účtovníka, ktorému zodpovedný zamestnanec odovzdal doklady preukazujúce náklady. Tu sú uvedené

• priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca,
• číslo a dátum správy,
• množstvo prostriedkov vydaných na čerpanie (slovom),
• ako aj počet dokladov potvrdzujúcich náklady.

Potom musí účtovník uviesť svoj podpis a dátum vyplnenia dokumentu pod dokument a previesť túto časť na zamestnanca, ktorý predložil správu.

Zúčtovanie so zodpovednými osobami: zmeny od 19.08.2017

Od 19.8.2017 sa mení postup pri práci so zodpovednými osobami pri vydávaní hotovosti im. Schválené zmeny zjednodušujú prácu účtovníkom. Ako aplikovať nový zúčtovací postup v praxi, aké otázky majú účtovníci pri práci s účtovníkmi, povieme v článku.

Zodpovedajúce zmeny boli vykonané v Smernici Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 11.03.2014 č. 3210-U „O postupe pri vykonávaní hotovostných operácií právnickými osobami ao zjednodušenom postupe pri vykonávaní hotovostných transakcií fyzických osôb a malých podnikov“. “. Rovnako ako predtým, tento dokument obsahuje pravidlá pre prácu so zodpovednými osobami pri vydávaní hotovosti.

Zmeny boli vykonané Inštrukciou Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 19. júna 2017 č. 4416-U.

Inovácie ovplyvňujú postup vydávania peňazí zodpovednej osobe:

1. Na získanie novej sumy nie je potrebné odovzdať predchádzajúci zostatok.

2. Žiadosť o vydanie peňazí nemožno napísať.

Na získanie novej sumy nie je potrebné vrátiť predchádzajúci zostatok

Predtým postup pri vykonávaní hotovostných transakcií obsahoval povinnú požiadavku: zodpovedná osoba mala právo dostať novú zálohovú platbu iba vtedy, ak boli vrátené predtým vydané peňažné prostriedky (odsek 3, bod 6.3, bod 6 Pokynov centrálnej banky č. Ruskej federácie z 11. marca 2014 č. 3210-U). Teraz je odsek s takouto požiadavkou z dokumentu úplne vylúčený.

Spoločnosť môže vydávať preddavky zodpovedným osobám bez toho, aby čakala na úplné splatenie predchádzajúceho dlhu.

Tento postup je vhodný, ak jedna zodpovedná osoba potrebuje vydávať peniaze na rôzne účely. Môže nastať aj situácia, keď účtovník nemá z pôvodne prijatej sumy dostatok na nákup.

Napríklad 21. augusta 2017 manažér zásobovania spoločnosti dostal peniaze na nákup vybavenia. Manažér zásobovania zistil náklady a uvedomil si, že nemá dostatok financií na nákup zásob. Nasledujúci deň, 22.08.2017, môže pokladník spoločnosti legálne vydať chýbajúcu sumu manažérovi zásobovania.

Do 19.8.2017 by ste v tejto situácii museli najskôr vrátiť prijaté peniaze a následne dostať požadovanú sumu. Taktiež manažér zásobovania by mohol doplatiť inventúru zo svojich osobných prostriedkov a po schválení zálohovej správy by mu bol daný prekročenie.

Nemôžete napísať žiadosť o vydanie peňazí

Na prijatie peňazí na účet zamestnanec zvyčajne napíše výpis. Potom vedúci umiestni na žiadosť povolenie víza alebo vydá príslušný príkaz. Až potom pokladník vydá peniaze.

Do 19.08.2017 bola povinným dokladom žiadosť o vydanie peňažných prostriedkov. Teraz je možné vydávať peniaze bez žiadosti na základe administratívneho dokumentu vedúceho organizácie alebo jednotlivého podnikateľa. Centrálna banka Ruskej federácie teda opravila prvý odsek odsekov. 6.3 s. 6 Pokynov Centrálnej banky Ruskej federácie z 11. marca 2014 č. 3210-U (Pokyny Centrálnej banky Ruskej federácie z 19. júna 2017 č. 4416-U).

Ak sa manažér rozhodne vydať peniaze zamestnancom bez žiadosti, je lepšie tento postup opraviť v miestnom regulačnom akte.

Staré šeky možno akceptovať

So zavedením online registračných pokladníc majú účtovníci neustále rôzne otázky. Mnohí sa obávajú otázky, či je možné od zodpovednej osoby vziať do úvahy starodávne pokladničné šeky, ktoré neboli vyrazené pri online pokladni.

Upozorňujeme, že pri prevode finančných prostriedkov na osobné bankové karty zamestnancov na zaplatenie domácich potrieb (tovar, materiál) by objednávka o účtovnej politike organizácie mala obsahovať ustanovenia, ktoré určujú postup pri zúčtovaní s zodpovednými osobami pomocou ich osobných bankových kariet. (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 25.08. 2014 č. 03-11-11/42288).

V stĺpci „Kupujúci“ je uvedené „Súkromná osoba“

Ak zodpovedná osoba nepožiada predávajúceho o vystavenie dokladov pre organizáciu, predávajúci v kolónke „Kupujúci“ napíše „Súkromná osoba“. Je možné takúto faktúru zaúčtovať ako výdavok?

Za účelom zníženia základu dane z príjmov majú daňovníci právo na takéto faktúry prihliadať.

Výdavky na daňové účely sú akceptované pri splnení podmienok odseku 1 čl. Daňový poriadok Ruskej federácie: výdavky musia byť odôvodnené a zdokumentované.

Správne vyhotovené primárne dokumenty (nákladné listy, akty) môžu potvrdiť výdavky.

Správa o výdavkoch - primárny dokument, ktorý sa zostavuje pre správu zamestnanca o vynaložení peňazí na nákup tovaru, služieb, prác. Vyplňme spoločne výkaz výdavkov: zvážime celý reťazec operácií, výsledkom ktorých bude správne vyhotovenie výkazu výdavkov. Formulár predbežnej správy si môžete stiahnuť na konci tohto článku.

Organizácia musí vypracovať a schváliť miestne predpisy upravujúce postup pri peňažnom obehu vrátane ich vydávania zodpovedným osobám. Takéto dokumenty sú:

• nariadenie o vysporiadaní so zodpovednými osobami vypracované s ohľadom na požiadavky vyhlášky Ruskej banky zo dňa 11. marca 2014 č. 3210-U (ďalej len postup č. 3210-U);
• zoznam zamestnancov oprávnených prijímať zúčtovateľné prostriedky schválený vedúcim organizácie;
• objednávky obchodných ciest;
• žiadosť zamestnanca o vydanie zúčtovateľných súm (s uvedením účtu na prevod peňazí bezhotovostným spôsobom).

Čiastky záloh sa teda vydávajú iba v určitom poradí na základe príkazu riaditeľa spoločnosti a / alebo žiadosti zamestnanca.

Vydávanie zúčtovateľných súm

Všeobecný postup vydávania finančných prostriedkov podľa správy je ustanovený v bode 6.3 postupu č. 3210-U. Preto môže účtovná jednotka vyplatiť zúčtovanú hotovosť nasledujúcimi spôsobmi:

• hotovosť z pokladne;
• bankovým prevodom na bankovú kartu (pozri List Ministerstva financií Ruskej federácie z 25. augusta 2014 č. 03-11-11 / 42288).

Zamestnancom, s ktorými bola uzatvorená pracovná zmluva alebo občianskoprávna zmluva, je možné vydať hotovosť (pozri List Centrálnej banky Ruskej federácie zo dňa 2.10.2014 č. 29-R-R-6 / 7859).

Bezprostredne pred vydaním finančných prostriedkov zamestnancovi účtovného oddelenia podniku je potrebné skontrolovať prítomnosť dlhov zamestnanca za predčasne vydané zálohy. Ak takáto informácia neexistuje (zamestnanec nenahlásil predtým vydané finančné prostriedky), nemá právo na získanie iných zúčtovateľných čiastok (odsek 3 bod 6.3 postupu č. 3210-U).

Predbežná správa

Forma predbežnej správy za rok 2020 zostala nezmenená. Nezabudnite, že k predbežnej správe musia byť bezpodmienečne priložené podporné dokumenty.

Zákon neobsahuje požiadavky na povinné používanie jednotných foriem prvotných účtovných dokladov. Každá skutočnosť hospodárskeho života zároveň podlieha evidencii prvotným účtovným dokladom, ktorý je určený odsekom 1 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Organizácie majú právo vybrať si:

• samostatne rozvíjať formy správ;
• použite jednotný formulár č. AO-1 (schválený vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska zo dňa 1.8.2001 č. 55).

Formulár predbežného hlásenia vo formulári č. AO-1 vo formáte Excel tabuľky si môžete bezplatne stiahnuť na konci článku a príklad vyplnenia je na obrázku nižšie.

Všetky použité prvotné doklady musia byť schválené v účtovnej politike (zákon č. 402-FZ, paragraf 4 PBU 1/2008 „Účtovná politika organizácie“).

Zodpovedná osoba je povinná po prijatí peňažných prostriedkov v lehote nepresahujúcej tri pracovné dni po uplynutí lehoty, na ktorú boli peňažné prostriedky za správu vystavené, alebo odo dňa nástupu do práce odovzdať zálohovú správu s prílohou podporné doklady (bod 6.3 Pokynu č. 3210-C) účtovníctvo. Ak predbežná správa nie je vypracovaná včas, ide o porušenie peňažnej disciplíny (článok 15.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).

Vyplňovanie objednávky

Zvážte, ako vyplniť predbežnú správu (pozri nižšie ukážku vyplnenia za rok 2020). Vhodný je napríklad jednotný formulár AO-1 „Predbežná správa“.

Zodpovedná osoba zadá údaje do nasledujúcich polí.

Vyplnenie prednej strany formulára č. AO-1:

• názov organizácie, ktorá vydala finančné prostriedky na správu;
• Dátum prípravy;
• štrukturálne členenie;
• údaje zodpovednej osoby: celé meno, funkcia, tab. miestnosť;
• určenie preddavku, napr.: cestovné náklady, domácnosti. potreby atď.;
• v spodnej časti uveďte počet priložených potvrdzujúcich dokumentov.

Vyplnenie zadnej strany formulára č. AO-1:

• všetky podrobnosti o podporných dokumentoch potvrdzujúcich vzniknuté výdavky;
• výška vynaložených výdavkov sa premietne do stĺpca „Výška výdavkov na prehľade“.

Pracovník finančnej alebo účtovnej služby skontroluje polia vyplnené zodpovednou osobou a dodatočne vyplní tieto polia:

• miestnosť;
• informácie o vyplatených prostriedkoch v členení podľa súm: predchádzajúce zálohy (zostatok alebo prekročenie); vystavené z pokladne na bežné výdavky (pre referenciu s uvedením mien);
• „vyčerpané“ – uveďte schválenú sumu;
• "zostatok/nadmerné výdavky" - vypočíta sa výška zostávajúcich prostriedkov;
• "Účtovný zápis" - mal by obsahovať účtovanie, ktoré bude zaúčtované po schválení výkazu.

Po skontrolovaní správnosti vyplnenia dokladu, správnosti, ako aj zamýšľaného použitia vydaných prostriedkov sa formulár odošle na schválenie vedúcemu organizácie.

Po schválení zálohovej správy sú na jej zadnej strane uvedené sumy v stĺpci „Suma výdavku prijatého do účtovníctva“ s uvedením účtovných účtov, na ktoré budú účtované náklady účtovníka. Predbežná správa, účtovania na nej musia zodpovedať zápisom vykonaným v účtovných evidenciách. Ďalej sa vykonajú konečné zúčtovania so zodpovednou osobou.

Odtrhnutá časť zálohovej správy sa vráti zamestnancovi. Tento útržok je dôkazom podávania správ o zodpovednosti.

Vzorová náplň AO-1

podporné dokumenty

Podporné dokumenty možno rozdeliť do dvoch skupín:

• finančné - potvrdiť skutočnosť vyplatenia finančných prostriedkov a vynaloženia účtovných súm na zamýšľaný účel;
• preprava - potvrdiť skutočnosť prijatia materiálových hodnôt.

Všetky podporné dokumenty musia obsahovať požadované údaje: meno protistrany, dátum, obsah skutočnosti ekonomického života, množstvo, náklady, ako aj celé meno, funkcia a podpis osoby, ktorá správu pripravila.

Zvážte vlastnosti vyplnenia rôznych typov podporných dokumentov.

Pokladničný doklad a prísny formulár na podávanie správ

Pokladničný doklad alebo prísny formulár hlásenia (ďalej len "BSO") potvrdzuje skutočnú platbu (to znamená skutočnosť, že zodpovedná osoba minula prijaté peniaze). Formuláre musia obsahovať povinné náležitosti ustanovené v čl. 4,7 54-FZ.

Berúc do úvahy špecifiká svojich činností alebo osobitosti ich polohy, zmluvné strany uskutočňujú zúčtovanie bez použitia registračných pokladníc (odseky 2, 3, 5-7, článok 2 zákona č. 54-FZ).

Povinné náležitosti BSO sú:

• titul;
• séria;
• BSO číslovanie;
• dátum platby a dátum registrácie BSO;
• názov poskytovateľa služieb s DIČ a adresou;
• názov a náklady na služby;
• pozícia, osobný podpis a celé meno zamestnanec dodávateľa;
• tlač (ak existuje);
• odtlačok tlačiarne, ktorá formulár vyrobila.

BSO by mal obsahovať informácie o tlačiarni (názov, adresa, DIČ); v osobitnom riadku treba typografickým spôsobom vytlačiť sériu a číslo tlačiva.

Predajný doklad a faktúry

Predajný doklad nemá jednotnú formu. V súlade s tým má každá organizácia právo rozvíjať formuláre nezávisle. To platí aj pre faktúry. Vo formulári je potrebné skontrolovať iba prítomnosť povinných údajov.

Je potrebné poznamenať, že tieto dokumenty sú prepravnými dokladmi a neobsahujú potvrdenie o platbe, respektíve neznižujú výšku zúčtovateľných súm, s výnimkou prípadov, keď sa nákup tovaru a materiálu vykonáva od platiteľov UTII, ktorí nepoužívajú hotovosť. registrov. V tomto prípade bude potvrdením o nákladoch doklad o predaji (pozri list Ministerstva financií Ruska z 19. januára 2010 č. 03-03-06 / 4/2, zo dňa 11. novembra 2009 č. 03-01- 15/10-492, zo dňa 09.01.2009 č. 03-01-15/9-436).

Faktúry a UPD

Faktúra je daňový doklad, ktorý v tomto prípade poskytuje možnosť uznať DPH odpočítateľnú z rozpočtu. Upozorňujeme, že faktúry fyzickým osobám nakupujúcim tovar (práce, služby) za hotovosť sa vystavujú iba vtedy, ak existuje plná moc na prijatie tohto formulára (odsek 7 článku 168 daňového poriadku).

Univerzálny prevodný doklad je daňový aj prepravný doklad. Podľa UPD môžete súčasne prijímať tovar a materiál a zohľadňovať odpočítateľnú DPH z rozpočtu.

Faktúra a UPD nie sú doklady potvrdzujúce úhradu hmotného majetku, resp. neznižujú výšku zúčtovateľných súm.

V roku 2020 boli zavedené nové formuláre faktúr a UPD!

Podporné dokumenty pre jednotlivé transakcie

Samostatné posúdenie si vyžaduje postup dokladovania cestovných a pohostinských nákladov. Nižšie uvádzame kľúčové body pre tieto nákladové skupiny.

Cestovné náklady

Po nadobudnutí účinnosti zmien a doplnkov prijatých nariadením vlády č. 749 „O osobitostiach vysielania zamestnancov na pracovné cesty“ (ďalej len „vyhláška č. 749“), tlačivá na potvrdenie o pracovnej ceste, pracovné zaradenie a výkaz o vykonanej práci výlet nie je povinný. Organizácie majú právo zabezpečiť potrebu vyplnenia týchto formulárov v miestnom regulačnom akte.

Ak sa organizácia rozhodne nepoužiť cestovné listy, tak na potvrdenie dennej diéty je potrebné k zálohovému hláseniu o pracovnej ceste priložiť potvrdenie o zaúčtovaní v akejkoľvek forme. Formulár osvedčenia by mal byť schválený ako súčasť účtovnej politiky.

Legislatíva neobmedzuje výšku platieb vo forme denných diét zamestnancom organizácie. Výška dennej platby by mala byť schválená objednávkou alebo uvedená v nariadení o cestovných výdavkoch. Diéty sú oslobodené od platenia poistného vo výške nepresahujúcej 700 rubľov za každý deň pracovnej cesty na území Ruskej federácie a najviac 2 500 rubľov za každý deň zahraničnej pracovnej cesty ( bod 2 článku 422 daňového poriadku). V rovnakej výške sa diéty nezahŕňajú do príjmu zamestnanca pri výpočte dane z príjmu fyzických osôb (odsek 3, článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie).

Netreba zabúdať, že pri cestách na pracovné cesty do oblasti, kde má zamestnanec možnosť vrátiť sa denne domov, alebo vyslaní zamestnanca na jednodňovú cestu, sa diéty nevyplácajú (bod 11 uznesenia č. 749) .

E-lístok

Zálohovú správu na pracovnú cestu 2020 je potrebné vyplniť s prihliadnutím na stanovisko Ministerstva financií uvedené v liste č. 03-03-06/1/35214 zo dňa 6.6.2017. Tento list objasňuje, že ak je letenka zakúpená elektronicky, potvrdenie o elektronickej letenke a palubná vstupenka sú zdokumentovaným dôkazom na účely dane z príjmu.

Zároveň musí palubný lístok potvrdiť zodpovednej osobe skutočnosť, že letecká prepravná služba je. Touto náležitosťou je spravidla kontrolná pečiatka.

Ak na vytlačenom elektronickom palubnom lístku chýba kontrolná pečiatka, daňovník musí potvrdiť, že letecká prepravná služba bola zodpovednej osobe poskytnutá iným spôsobom.

Účtovanie služieb poskytovaných dopravcami

Veľmi často prémiová vstupenka zahŕňa náklady na služby (súprava potravín, základné a hygienické potreby vrátane posteľnej bielizne, tlačovín atď.).

Ministerstvo financií listom č. 03-03-РЗ/37488 zo dňa 16.06.2017 vysvetlilo, akým spôsobom sa zohľadňujú náklady na doplnkové služby.

Náklady na doplnkové služby pri cestovaní v luxusných autách nepodliehajú dani z príjmu fyzických osôb (odsek 3, článok 217 daňového poriadku).

Na účely zdaňovania ziskov organizácií sa náklady na doplnkové služby zohľadňujú v plnej výške ako súčasť ostatných výdavkov (ods. 12 ods. 1 § 264 daňového poriadku).

Pokiaľ ide o DPH, názor je opačný: ak sa výška dodatočných poplatkov a služieb vytvorí s prihliadnutím na náklady na stravovacie služby, výška DPH nie je odpočítateľná (článok 7 článku 171 daňového poriadku Ruskej federácie). ).

Výdavky na reprezentáciu

Žiadny z aktuálnych predpisov neobsahuje pokyny o výške a postupe pri evidencii výdavkov za pohostenie. Na základe toho musí organizácia samostatne vypracovať a schváliť v účtovnej politike alebo osobitnom regulačnom akte zoznam podporných dokumentov, ktoré potvrdzujú platnosť a obchodné účely výdavkov na pohostinstvo vynaložených zodpovednými osobami.

Pre správne zohľadnenie nákladov na prijímanie a obsluhu ruských a zahraničných delegácií Vám odporúčame vypracovať nasledovné dokumenty (pozri Listy Ministerstva financií č. ):

• príkaz na vymenovanie komisie na overenie zákonnosti odpisov výdavkov na pohostinstvo;
• všeobecný odhad prijatia delegácie podpísaný vedúcim organizácie s uvedením osoby zodpovednej za prijatie delegácie a zoznam výdavkov (podrobný);
• dokument, v ktorom sa uvádza: účel príchodu delegácie (napríklad pozvánka), program stretnutia, zloženie delegácie s uvedením stanovísk pozvanej strany a organizácie;
• osvedčenie o použitých suveníroch alebo vzorkách hotových výrobkov s uvedením toho, čo, komu a koľko bolo odovzdané;
• výpočet vykonanej bufetovej služby: s uvedením druhu produktov, ceny, množstva a celkovej sumy, podpísaný zodpovednou osobou a osobou, ktorá stôl obsluhovala.

K výkazom musia byť priložené doklady potvrdzujúce nákup výrobkov, suvenírov a iných inventárnych položiek.

Výdavky na pohostenie zahŕňajú výdavky najviac vo výške 4 % výdavkov daňovníka na mzdy za zdaňovacie obdobie. Nasledujúce výdavky sa neuznávajú ako výdavky na pohostinstvo:

• výdavky na zábavu;
• výdavky spojené s dovolenkou.

Dátum uznania reprezentačných nákladov vystavených prostredníctvom zodpovednej osoby je dátumom schválenia zálohovej správy vedúcim organizácie.

Ukladanie predbežných správ

Na účely daňového účtovníctva sa dokumenty musia uchovávať 4 roky (doložka 8, doložka 1, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie). Treba poznamenať, že ak dôjde k strate, dokumenty potvrdzujúce výdavky sa musia uchovávať 10 rokov (odsek 4

Pracovné cesty zamestnancov sú bežnou záležitosťou veľkých aj malých firiem. Zvyšujú efektivitu podniku a riešia úlohy, ktoré mu boli pridelené. Každý navrátilec musí urobiť predbežná správa o pracovnej ceste. Potvrdí vynaložené výdavky a samotnú skutočnosť, že je na pracovnej ceste. Pozrime sa podrobne na pravidlá vyplnenia tohto dôležitého dokumentu, zloženie nákladov, ich opodstatnenie a premietnutie do účtovníctva v roku 2020.

Najprv sa pozrime na všeobecný mechanizmus ako vyplniť vzor zálohového hlásenia na pracovnej ceste.

1. 1. Vo formulári vydanom účtovným oddelením zamestnanec vyplní:
      • názov spoločnosti;
      • tvoje celé meno;
      • pozícia;
      • štrukturálne členenie;
      • účel vydávania finančných prostriedkov (služobná cesta).

Tieto údaje sú však zvyčajne už uvedené, ak spoločnosť používa účtovný softvér.

1. Potom zamestnanec napíše dátum hlásenia a vyplní riadky na svojom druhom hárku. Tam píše:
   • názvy podporných dokumentov;
   • ich výdavky.

To znamená, že na to, aby účtovné oddelenie akceptovalo dokument, stačí uložiť všetky potvrdenia a vykonať správny aritmetický výpočet. Preto v ako urobiť zálohové hlásenie na pracovnej ceste podľa vzoru, nie je nič zložité.

Na našej webovej stránke je forma predmetnej správy.

Cestovné náklady

Zamestnanec pred cestou približne vie, koľko bude na cestu potrebovať. Alebo zálohovú platbu vypočíta účtovné oddelenie v súlade s normami schválenými podnikom a predchádzajúcimi sadzbami pre podobnú pracovnú cestu.

V mnohých organizáciách účtovné oddelenie nezávisle objednáva vstupenky v mene podniku. Účtovanie takýchto výdavkov bude odlišné od situácie, keď si zamestnanec kupuje lístky sám.

Bez ohľadu na to, kto bude vykonávať výpočet budúcich a minulých nákladov, zloženie je zahrnuté v prehľad cestovných nákladov bude nezmenená. Tie obsahujú:

1. denný príspevok;
2. cestovanie;
3. hotelové ubytovanie;
4. iné výdavky schválené vo vnútornom predpise organizácie.

Elektronické dokumenty ako BSO

V skutočnosti sú prísne ohlasovacie formuláre prakticky najdôležitejším dokladom pracovnej cesty: lístok na vlak, autobus, lietadlo atď.

Zamestnanec (alebo pre neho účtovné oddelenie) môže vydať lístok cez internet. Potom sa pre neho vytvorí elektronický palubný lístok. Predbežná správa následne je potrebné túto vstupenku sprevádzať.

Zálohová správa - dokumentácia, ktorá sa považuje za súčasť prvotného účtovníctva. Táto dokumentácia umožňuje zistiť, komu a v akej výške boli finančné prostriedky pridelené formou zálohy. V tomto prípade môžete vo forme zálohy uviesť vydané „cestovné“ peniaze. Všetky záznamy sú zaznamenané a overené. Formulár predbežnej správy za rok 2017 si môžete stiahnuť tu. Zálohovú správu samozrejme vypĺňajú striktne podľa schváleného formulára, ktorý je popísaný v legislatíve.

V praxi sa zálohové platby môžu vyplácať jednotlivcom v podniku, ako aj všetkým zamestnancom štátu. Ale s akýmkoľvek rozhodnutím môže zorganizovať a dať povolenie na takéto vydanie iba vedúci spoločnosti. Na tento účel sa vytvorí Objednávka. Rovnaké rozhodnutie môže byť schválené v účtovných zásadách alebo predpisoch.

Ak v prehľade nie je uvedená suma vyplatená ako preddavok, potom môže akákoľvek kontrola považovať túto platbu za príjem zamestnanca, z ktorého je potrebné zaplatiť daň, rovnako ako zo mzdy. Nevyčerpanú sumu preddavku firma zrazí zo mzdy zamestnanca, a ak to nie je možné, účtovníčka zapíše rovnakú sumu do príjmovej časti. Rovnako ako ostatné prostriedky z tejto kategórie, aj v tomto prípade bude preddavok zdanený.

Vyplnenie predbežnej správy

Účtovník musí stráviť veľa času prípravou predbežných správ. Toto je najbežnejšia časť práce finančného riaditeľa podniku. Keďže všetky druhy nákupov do domácnosti, cestovné náklady a mnohé ďalšie spadajú pod predbežné správy, zhromažďuje sa veľa dokumentácie.

Rýchlosť zostavovania výkazov závisí od presnosti a správnosti vyplnenia, preto musí každý zodpovedný a účtovník presne vedieť, ako a ktoré stĺpce má vyplniť.

Osoba, ktorá dostala zálohu, vyplní zálohovú správu, pričom začína od prednej strany. Uvádza názov organizácie, uvádza dátum plnenia, svoje priezvisko a iniciály. Musíte tiež uviesť pozíciu a vaše osobné číslo. V samostatnom stĺpci sa uvádza, na aké výdavky bol preddavok vystavený:

1. pre biznis;
2. na reprezentáciu.

Na zadnej strane sú uvedené doklady, ktoré potvrdzujú výdavky zamestnanca. Sú uvedené sumy a na čo boli vynaložené. Priložené dokumenty musia byť očíslované v súlade so zoznamom uvedeným v predbežnej správe.