Odosielanie a prijímanie faxov. Vzorový formát pre faxy obchodného listu Koľko čísel je v príklade faxu

Spracovanie faxu _ 101

Nastavenie telefónneho zoznamu faxu

Táto funkcia vám umožňuje ukladať mená a

čísla príjemcov faxu a nastavenia prenosu.

Existujú dve možnosti nastavenia: Samostatné A Skupina.

Samostatné: Kapacita telefónneho zoznamu - 500 faxových čísel.

Pre čísla uložené v kategórii Samostatné, za predpokladu

rýchle vytáčanie ( nom).

Skupina: pri pravidelnom odosielaní jedného dokumentu viacerým

Pre príjemcov sa vytvárajú skupiny. Môžete uložiť až 100

čísla skupinovej voľby. Príspevky uložené v kategórii

„Skupina“, môžete si vybrať zo zoznamu na odoslanie na karte

Základné Ponuka Fax. Skupina môžu byť zložené z

viacero záznamov v kategórii Samostatné.

Ukladanie jednotlivých faxových čísel

(Nomin. rýchle emb.)

1. Vyberte Fax > Základné > Samostatné.

Upraviť: zmeniť nastavenia ID, nom A Žiadne M.

fax.

Vytvorené: vytvorenie nového záznamu nom.

Odstrániť: vymazanie vybraného záznamu nom.

Vyhľadávanie: vyhľadávanie faxového čísla uloženého v telefónnom zozname

vstúpiť ID.

Skomplikovaný: záver ID, Žiadne M. fax a informácie o skupine (ak

Poznámka: pridanie vyhradeného faxového čísla do zoznamu

odoslanie na karte Základné.

Zrušiť: zrušenie aktuálnej úlohy a prechod na predchádzajúcu

2. Kliknite Vytvorené.
3. Do poľa zadajte meno príjemcu ID pomocou vyskakovacieho okna

klávesnice a príslušné faxové číslo v poli Žiadne M. fax s

pomocou numerickej klávesnice na ovládacom paneli.

ID: meno je uvedené tu.

Nominálna rýchla voľba:

Žiadne M. fax: Do tohto poľa zadajte faxové číslo, ktoré pozostáva

len z čísel. V prípade potreby uveďte telefónny kód.

4. Kliknite OK.

Ukladanie skupinových faxových čísel (číslo

skupiny)

1. Vyberte Fax > Základné > Skupina.
2. Kliknite Vytvorené.
3. Kliknite na oblasť vstupu ID gr. emb.: a zadajte názov pomocou

klávesnica, ktorá sa zobrazí.
Vyberte Žiadne M. gr. emb.: pomocou šípok doľava/doprava.

ID gr. emb.:: Zadanie názvu skupiny.

Žiadne M. gr. emb.:: toto pole sa vyplní automaticky

prvé bezplatné číslo rýchlej voľby. Na stretnutie

iné číslo, použite šípku doľava/doprava.

4. Kliknite OK.

5. Vyberte položku zo zoznamu Čísla rýchlej voľby a stlačte

tlačidlo Pridať.. Opakujte tento krok, kým nie je všetko

požadované položky nebudú zadané.
Nezabudnite skopírovať zvýraznené číslo zoznamu čísla

rýchle vytáčanie v ľavom paneli, ktorý predstavuje

zoznam skupín.

Nastavenie telefónneho zoznamu faxu pomocou

Webová služba SyncThru™

Uložte faxové čísla prostredníctvom počítača pripojeného k sieti

možné prostredníctvom programu SyncThru™ Web Service.

Samostatné

1.
2.

3. Kliknite Adresár > Používatelia.
4. Kliknite Pridať.
5. Zadajte názov, Číslo rýchlej voľby A Číslo faxu.
6. Kliknite Použiť.

Skupina

1. Otvorte webový prehliadač počítača.
2. Zadajte IP adresu zariadenia; potom sa otvorí

Aplikácia Web Service SyncThru™.
(Príklad: http://123.123.123.123)

3. Kliknite Adresár > Skupina.
4. Kliknite Pridať skupinu.
5. Zadajte Názov skupiny A Číslo rýchlej voľby.
6. Pridajte jednotlivé adresy do faxovej skupiny.
7. Kliknite Použiť.

Transfer na požiadanie

Funkcia dotazu sa aktivuje pri jednom faxe

zariadenie požaduje odoslanie dokumentu z iného zariadenia. Ona dovoľuje

prenos zo vzdialeného zariadenia, aj keď

odosielateľ tam nie je. Ak chcete získať dokument, musíte

vytvorte spojenie so vzdialeným zariadením a požiadajte o prenos

fax Inými slovami, zariadenie, na ktorom je uložený originál

prebieha „prieskum“.

Ak chcete použiť túto funkciu, musíte ju implementovať

v odosielajúcom aj prijímajúcom zariadení.

Proces prenosu na požiadanie prebieha takto:
1. Odosielateľ ukladá originálne dokumenty do zariadenia.

2. Odosielateľ poskytne príjemcovi prístupový kód.
3. Príjemca vytočí faxové číslo a po výzve

príslušná požiadavka zadá prístupový kód. (Pozri „Odosielanie

vzdialená žiadosť o fax" na strane 102.)
Stlačením tlačidla Štart, príjemca prijme uložené v pamäti

fax vzdialeného zariadenia.

Rýchle komunikačné prostriedky, najmä fax, sú v súčasnosti čoraz rozšírenejšie. Používa sa na prenos telefaxové správy (faxy).

Fax- dokument prijatý pomocou špeciálneho zariadenia (telefaxu) cez telefónne komunikačné kanály. Fax je v podstate kópia prenášaného dokumentu. Všetky typy dokumentov a príloh k nim je možné prenášať faxom: tabuľky, výkresy, schémy, výkresy, fotografie. Faxy sú však vo väčšine prípadov druhom obchodnej korešpondencie medzi obchodnými partnermi a organizáciami. Registrácia faxu sa vykonáva podobne ako registrácia obchodného listu, len v detailoch Destinácia namiesto poštovej adresy Uvádza sa kód mesta a faxové číslo príjemcu.

Ďalšie údaje dodávané samotným zariadením (telefaxom) sú:

Kód odosielateľa

Dátum a čas prenosu, ako aj jeho trvanie

Faxové číslo, z ktorého boli informácie odoslané

Počet prenesených strán

Ak prijaté faxy obsahujú dôležité informácie a sú určené na dlhodobé používanie, je potrebné ich skopírovať, pretože faxový papier mnohých faxových zariadení nie je odolný. Pri drahých faxoch, ktoré používajú obyčajný papier, je kopírovanie voliteľné.

Začiatok listu alebo faxu môže mať nasledujúce možnosti adresy:

Vážený Igor Leonidovič!

Pán Zorin!

Igor Leonidovič!

Vážený pán Zorin!

Vážení páni! (používa sa, keď mená príjemcov listu nie sú známe)

Potom by boli vhodné slová vďačnosti:

S potešením sme dostali váš list

Veľmi pekne ďakujem za fax zo dňa 06.04.00

S vďakou potvrdzujeme prijatie Vášho listu.

Kvôli...

Podľa zmluvy zo dňa... N...

V súlade s...

Ak hlavička listu s odpoveďou obsahuje informáciu „odkaz na číslo a dátum prichádzajúceho dokumentu“, potom by ste odkaz na dokument v tele listu nemali opakovať.

V závislosti od predmetu listu (faxu) sa používajú tieto frázy:

Odoslanie nákladu, dokladu

Posielame vám...

Radi by sme Vás informovali...

Posielame vám...

Pripomenutie

Pripomíname...

Po uplynutí... sa ponuka našej spoločnosti stáva neplatnou

Potvrdenie

Koncern... potvrdzuje príjem...

Potvrdzujeme, že zásielka spotrebného tovaru bola prijatá...

Všimnite si

Oznamujeme Vám, že...

Radi by sme Vás informovali, že...

Oznamujeme Vám, že...

Prosím informujte...

Zaplaťte prosím do... bankových dní...

Budeme vďační, ak...

Záruka

Garantujeme platbu.

Naša spoločnosť garantuje kvalitu výrobkov.

Ponuky

Sme radi, že Vám môžeme ponúknuť...

Sme si istí, že vás zaujme...

Žiaľ, vašej žiadosti nemôžeme vyhovieť z nasledujúcich dôvodov...

Žiaľ, nemôžeme v blízkej budúcnosti vyhovieť Vašej požiadavke z dôvodu...

Vašu ponuku žiaľ nemôžeme prijať z dôvodu...

POZOR

Spoločnosť si vyhradzuje právo kontaktovať... ak...

Oneskorenie doručenia môže spôsobiť...

Bohužiaľ, sľuby, ktoré ste dali, sa neplnia, takže sme nútení...

Pozvánka

Zúčastnite sa prosím...

Pozývame Vás...

Srdečne Vás pozývame...

Písmená môžu končiť nasledujúcimi frázami:

Dúfame, že naša požiadavka nebude pre vás ťažká.

Tešíme sa na úspešné pokračovanie spolupráce

Dúfame vo váš záujem o rozšírenie väzieb

Dobrý deň, mnohí z vás vedia, čo je fax a na čo slúži, hlavne na posielanie nejakých dokumentov. V súčasnosti mnohí opúšťajú známe faxy, pretože je jednoduchšie a ekonomickejšie kúpiť si multifunkčné zariadenie (MFP), ktoré kombinuje tlačiareň, skener a fax. V tomto článku by som chcel hovoriť o dôležitej funkcii, alebo skôr o tom, ako poslať fax z MFP na interné číslo účastníka.

Mnohí si môžu myslieť, prečo by ste mali posielať fax na interné číslo? Sú situácie, keď samotný fax nemá číslo mesta, ale iba interné. V podstate v takýchto situáciách zodpovedný pracovník po prijatí výzvy na jeho prijatie prepojí hovor na fax. Druhý prípad, keď možno budete musieť odoslať fax na interné číslo, je napríklad pri nastavovaní faxu. Každý, kto vykonal nastavenie, chápe, že v tomto prípade môže byť potrebné odoslať viac ako tucet faxov, aby všetko fungovalo tak, ako má. A je nepravdepodobné, že do takýchto operácií bude možné zapojiť organizácie tretích strán. Existuje len jedno východisko: Nájdite si na internete vhodnú službu na príjem a odosielanie faxov, napríklad rufax, zaregistrujte sa tam a nakonfigurujte ju odosielaním faxov do online služby.

Tu musíte zadať interné číslo, pretože váš účet je prepojený s jedným z nich. Hlavné číslo vyzerá takto: 84952210550. Po jeho vytočení sa na záznamníku ozve zadajte 4-miestne interné číslo. Ale na multifunkčnej tlačiarni s dotykovou obrazovkou, ako je hp426, nie sú žiadne tlačidlá a displej sa stane neaktívnym.

V tomto prípade by ste mali urobiť toto. Po zadaní hlavného telefónneho čísla je potrebné nastaviť určitý počet čiarok. Jedna čiarka je 1 sekunda čakania po vytočení hlavného čísla. Vypočítame približný čas od začiatku vytáčania po zadanie interného čísla a tento počet čiarok zapíšeme za hlavné číslo.

Príklad: po vytočení hlavného čísla vás záznamník vyzve na zadanie interného čísla. Všetko trvá 10 sekúnd. To znamená, že do multifunkčného zariadenia zadáme číslo ako: 84952210550,,0001 a odošleme naň fax. Overené na Rufaxe.

Ak má niekto nejaké otázky, opýtajte sa ich v komentároch.

Mnoho ľudí čelí problému inštalácie a aktivácie programu Corel Dro. Tento článok vám povie, ako vyriešiť problém s inštaláciou a aktiváciou. Materiál bol pripravený len na informačné účely, nainštaloval programy takým spôsobom, […]

Tento článok sa bude zaoberať jedným zo súčasných problémov súvisiacich s dopĺňaním kaziet. Po doplnení kazety netlačí. Na internete je popísaných veľa riešení tohto problému, no všetky sú typické a [...]

SNR CVT SERIAL sa nezhoduje so sumou CRC.

V procese nadväzovania komunikácie s meračom pomocou asynchrónneho servera (prevodník rozhrania) sa často vyskytuje chyba: množstvo CRC sa nezhoduje. Chyba sa objaví v počiatočnej fáze, keď program čaká na odpoveď zo servera a […]

Na začiatok by som chcel identifikovať veľmi častý problém, ktorý vzniká pri inštalácii klienta VipNet na používateľské počítače s OS Windows 10 a 8.1 a jeho neštandardné riešenie.

Táto časť sa zaoberá vytváraním, odosielaním a prijímaním faxových správ. Navyše, keďže možnosti Wordu ako textového editora sú širšie ako vstavaný editor Outlooku, rozhodli sme sa zvážiť vytvorenie faxovej správy aj pomocou Wordu.

Vytvorenie faxovej správy pomocou programu Outlook

Vytvorenie faxovej správy v programe Outlook sa prakticky nelíši od vytvorenia e-mailovej správy. Ak chcete vytvoriť novú správu, kliknite na tlačidlo Vytvorte(Nové) na paneli s nástrojmi Štandardné.

V teréne Komu(Potom) vyberte kontakt, ktorému bude tento fax adresovaný. Outlook automaticky odošle správu na číslo uvedené v poli Fax(Fax) pre tento kontakt. Ak faxové číslo príjemcu nie je uvedené vo vašom zozname kontaktov, môžete zadať faxové číslo príjemcu pomocou klávesnice v nasledujúcom formáte: . Ak chcete napríklad odoslať fax na číslo 2343476, zadajte do poľa Komu nasledujúci: .

Podobne ako v e-mailovej správe zadajte predmet a telo správy. Po vytvorení správy ju odošlite pomocou nižšie uvedeného príkladu.

Príklad 14.7. Odoslanie faxu

(Vo formulári správy)

Účty na prenos faxovej pošty

Odoslať

Po odoslaní sa faxová správa presunie do priečinka Vychádzajúce(Pošta na odoslanie) a po záverečnej procedúre odoslania a prijatia správy, ako obyčajnej správy, do priečinka Odoslané(Odoslané položky).

Ryža. 14.3. Faxová správa

Vytvorenie faxovej správy pomocou programu Word

Predtým bolo povedané, že Microsoft Word 2002 môže byť editorom e-mailových správ, ale o tejto funkcii si povieme neskôr v kapitole „Outlook a kancelária“. Pre faxové správy, kde je kľúčová jasná a stručná grafika, ponúka Word viac možností ako Outlook. Táto poznámka však neznižuje možnosti editora Outlook, ale iba ich zdôrazňuje. Pretože tento príklad demonštruje koncepciu integrácie aplikácií Microsoft Office XP, ktorá umožňuje používateľovi, vyzbrojený schopnosťami hlavných aplikácií balíka Office, automatizovať a zjednodušiť svoje obchodné aktivity. Prejdime však od slov k činom.

Spustite Word, vytvorte jednoduchý dokument (i dokument) a zadajte do neho požadované informácie. Do dokumentu môžete vkladať obrázky, tabuľky a celkovo ho kompletne formátovať a upravovať podľa všetkých pravidiel Wordu. Keď je dokument pripravený na odoslanie, spustite nasledujúci príklad.

Príklad 14.8. Sprievodca faxom Word 2002

(V okne programu Word)

Súbor > Nový... -> Všeobecné šablóny

Listy a faxy

Sprievodca faxom

Ďalší dokument: Dokument 1

Iná aplikácia FAX (Obrázok 14.4)

Zadajte informácie o príjemcovi

Znamenitý

Zadajte informácie o odosielateľovi

Ryža. 14.4. Fax Wizard, krok Fax Software

Pár poznámok k práci Sprievodca faxom(Sprievodca faxom).

• Adresár.
• Adresár.

Ryža. 14.5. Fax vygenerovaný sprievodcom Word Fax Wizard

Takže titulná strana pre faxovú správu bola vytvorená. V prípade potreby môžete zmeniť niektoré parametre, napríklad zadať poznámku k správe, použiť začiarkavacie políčko na nastavenie špecifikácií faxu

Pár poznámok k práci Sprievodca faxom(Sprievodca faxom).

• Pri zadávaní údajov o príjemcovi môže odosielateľ použiť tlačidlo Adresár. Kliknutím naň sa zobrazí dialógové okno s rovnakým názvom, v ktorom môžete vybrať príjemcu faxu pre daný kontakt. Fax Wizard automaticky určí faxové číslo kontaktu. Vo všeobecnosti sa tieto údaje zobrazujú iba na titulnej strane.
• Zadávanie údajov o odosielateľovi sa prakticky nelíši od zadávania údajov o príjemcovi. Aby ste však údaje o sebe nezadávali zakaždým znova, odporúčame vytvoriť si kontakt na seba a následne použiť tlačidlo Adresár.
• Rovnako ako v programe Outlook je možné upravovať titulné strany faxu programu Word a používateľ si môže vytvoriť svoje vlastné titulné strany pomocou šablón programu Word.

Takže titulná strana pre faxovú správu bola vytvorená. V prípade potreby môžete zmeniť niektoré parametre, napríklad zadať poznámku k správe, pomocou zaškrtávacieho políčka nastaviť špecifiká faxu (tajný, urgentný, na schválenie atď.) - Potom sa uistite, že vytvorená faxová správa je pripravený na odoslanie, kliknite na tlačidlo poslať fax(Odoslať fax) na paneli s nástrojmi Sprievodcu faxom.

Ak budete používať titulné strany vytvorené pomocou sprievodcu Word Fax Wizard, môže mať zmysel zakázať pridávanie titulnej strany pre samotný fax. V opačnom prípade dostane príjemca dve titulné strany.

Odosielanie a prijímanie faxov

Odosielanie faxov je rovnako jednoduché ako odosielanie e-mailov. Keď je faxová správa pripravená na odoslanie, kliknite na tlačidlo Odoslať/prijať na paneli nástrojov Štandardné. Odošle sa abstraktný fax, t. j. fax prejde do priečinka odoslaná, bez toho, aby boli skutočne odoslané príjemcovi. Táto akcia znamená, že formát správy bol úspešne skonvertovaný. Po chvíli sa zobrazí dialógové okno Monitor faxu, demonštrujúci postup pri vytáčaní čísla príjemcu.

Po automatickom vytočení a ak je fax príjemcu pripravený na príjem, dva faxové prístroje sa spoja a fax začne odosielať. Postupy vytáčania a odosielania faxov sa zobrazujú v dialógovom okne Monitor faxu. V prípade potreby môže užívateľ prerušiť faxový prenos stlačením tlačidla Ukončiť faxový hovor.

Príjem faxu prebieha na základe vyššie popísaných nastavení, v prípade automatického príjmu faxu sa od používateľa nevyžaduje žiadna akcia. Fax sa automaticky pripojí a prijme faxovú správu a potom ju presunie do priečinka určeného na ukladanie takýchto správ.

Ak chcete zobraziť fax, prejdite do určeného priečinka a dvojitým kliknutím otvorte faxovú správu.

Pri prijatí faxu je tento v grafickom formáte, t.j. je to kresba. Môžete sa na to pozerať, otáčať, prevracať, ale zostane to kresba. Ak potrebujete pracovať s faxovou správou ako s textom, napríklad pomocou programu Word, musíte fax skonvertovať. Outlook a Office nemajú vstavaný editor OCR (Optical Character Recognition), no existuje veľa dostupných aplikácií, ktoré túto konverziu vykonávajú. Napríklad FineReader, čo je samostatný softvérový balík. FineReader vezme fax, naskenuje ho a vytvorí štandardný textový súbor ako výstup.