Forretningskorrespondance - grundlæggende, typer, funktioner, regler for udførelse af forretningskorrespondance. Regler for erhvervskorrespondance: eksempler

Enhver, der stræber efter at se anstændig ud i forretningskredse, bruger altid. Og han husker altid det vigtigste - e-mailen må ikke plette hverken adressaten eller omdømmet til den virksomhed, som han er repræsentant for, eller virksomhedens image.

Evnen til korrekt og kompetent at udføre forretning elektronisk korrespondance er hovedkomponenten i billedet af en moderne leder. Dette er både et tegn på generelt kulturelt niveau og en indikator for personlig professionalisme. I overensstemmelse med, hvordan en person er i stand til at formulere og formalisere sine tanker, kan man trygt bedømme sin holdning til andre og til sig selv personligt. En skødesløst skrevet e-mail kan nemt ødelægge forfatterens forretningsomdømme i partneres og kollegaers øjne.

Regler for erhvervskorrespondance via e-mail

2. Forstå klart, hvem din besked er adresseret til, og til hvem informationen i den kan være nyttig. Hvem er dit brev adresseret til? Til klienten? Til en partner? Kollega? Til en underordnet? Til chefen? Adressaten er angivet i kolonnen "til", interesserede er angivet i "kopi". Send aldrig ekstra kopier, især ikke til din chef. Hvis tredjeparter er nævnt i e-mailen, er de også normalt inkluderet i "kopi"-kolonnen.

3. Formuler formålet med budskabet for dig selv. Hvilket mål sætter du dig selv: hvad stræber du efter at opnå fra læseren af ​​dit brev? Hvilken reaktion forventer du? Modtageren, efter at have læst din besked, bør straks forstå, hvad du har brug for fra ham. Regler for elektronisk korrespondance:

Hvis du ønsker at bringe et individuelt perspektiv til begivenheder - fra første person (vi, jeg)
Hvis din besked er af forespørgende eller instruktionskarakter - fra 2. person (dig, dig)
Hvis du skriver et brev som ekstern observatør og ønsker at informere adressaten om gennemførte fakta eller begivenheder - i 3. person (de, hun, han).

4. Lad ikke "emne"-feltet stå tomt. De fleste mennesker, der modtager en e-mail, begynder at undersøge korrespondancen ved at se på emnefeltet. En person træffer beslutningen om at læse et brev på få sekunder, så indholdet af brevet bør afspejles i emnelinjen. Emnet skal være kort, specifikt og informativt.

5. Hold indholdet klart: adresse og hilsen, hoveddel, resumé, underskrift, kontakter. Ethvert brev skal indeholde e-mail etikette. Vær ikke doven og spring ikke nogen del af det accepterede indhold over; et korrekt formateret brev er en indikator for din professionalisme.

6. At tiltale og hilse adressaten er en indikator for din respekt for ham. Hvis det er muligt, så indled hvert brev med en personlig besked og hilsen. Et tegn på høflighed er at henvende sig til din samtalepartner ved navn. Efter adressen skal du sætte et komma, hvis du vil give beskeden en hverdagskarakter. Og hvis du vil understrege formalitet og betydning, så brug et udråbstegn, også selvom dette brev er stilet til en kollega, som du ofte kommunikerer med.

7. Overhold princippet: kort og tydeligt (KY). En af hovedreglerne for virksomheds-e-mail-korrespondance er "minimum af ord - maksimal information." Præsentér dine tanker specifikt (klart), konsekvent, kortfattet og på en måde, der er let at forstå. Sætninger skal være korte, det gør det lettere for adressaten at formidle de nødvendige oplysninger. Der er en E-mails gyldne regel– portioneret, ét emne – ét bogstav. Det er bedre at sende flere e-mails (hver med ét emne) end en stor besked med flere ikke-relaterede ideer.

8. Gør ikke uformel kommunikation til forretningskorrespondance. Der er ingen følelser i mailen! Hvis du følelsesmæssigt vil understrege pointerne i din e-mail-besked, skal den følelsesmæssige undertekst være skjult bag en neutral, eksternt rolig og korrekt tone i præsentationen. Det opnås af indhold, ikke af sprog.

9. Overhold en klar struktur af brevets hovedtekst. Oftest består et brev af tre dele:

Årsagen til at skrive brevet (begrundelse, begrundelse). Denne del er normalt så kort som muligt
Konsekvent præsentation af problemets essens
Løsninger, anmodninger, forslag, konklusioner

10. Budskabets udseende skal være ekstremt let at forstå. Del teksten op i afsnit, som ikke bør indeholde mere end fem til seks linjer. Det er bedre at adskille afsnit fra hinanden med en tom linje. Vælg én farve og én skrifttype, så bliver teksten bedre opfattet. Det er bedre ikke at bruge udråbstegn, humørikoner, forkortelser eller kursive elementer, medmindre det er absolut nødvendigt.

11. Skriv korrekt. Analfabet skrivning indikerer, at forfatteren ikke er uddannet nok. Din virksomheds omdømme miskrediteres af tastefejl og fejl i teksten. Inden du sender et brev, e-mail etikette anbefaler, at du læser brevet omhyggeligt igen. Mange e-mail-programmer og teksteditorer kan kontrollere tegnsætning og stavning, og hvis der findes fejl, tilbyder de rettelsesmuligheder. Denne service er påkrævet for at skrive e-mails.

12. Overvej hvilken dokumentation der skal med i bilagene. Du bør ikke inkludere detaljerede oplysninger i brevets brødtekst; det er bedre at sende det som en separat fil. I emnelinjen i e-mailen skal du sørge for at angive, hvilken fil du indsætter, ellers kan modtageren betragte det som en virus. Alle filer skal scannes med antivirussoftware før afsendelse.

14. Postscript bruges yderst sjældent i erhvervskorrespondance. Hvis du bruger et efterskrift i din besked, er det en indikation af, at du ikke har tænkt nok over brevets indhold.

15. Kun i særlige tilfælde gives en læst kvittering. Typisk bør en kvittering kun sættes til eksterne modtagere og kun når der forventes svar fra modtageren.

16. Brug kun afkrydsningsfeltet "høj betydning", når det virkelig er nødvendigt. Hvis e-mailen indeholder vigtige oplysninger, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, skal du indstille vigtigheden til "høj". Dette vil fremhæve din e-mail i din indbakke. Men det anbefales ikke at misbruge denne funktion unødigt.

17. Læs brevet igen, inden du sender det. Er alt kortfattet, specifikt, forståeligt, og er der nogen upassende information eller grammatiske fejl? Er modtageroplysningerne korrekte? Tjek rækkefølgen og logikken i præsentationen.

19. Den, der har indledt korrespondancen, afslutter den elektroniske dialog.

20. Husk det Regler for e-mail-korrespondance, eller rettere deres overholdelse er en indikator for en moderne professionel leder.

Spørgsmål om, hvordan og med hvilke midler der kan oprettes og sendes, bør principielt ikke opstå. Det er dog ikke alle, der er klar til straks at gå i gang med denne opgave, når det kommer til officielle breve, især når forfatteren af ​​brevet forventer at modtage et svar. Jeg vil fortælle dig en lille hemmelighed om forretningskorrespondance: Jo strengere brevets karakter og stil er, jo større er chancen for et svar fra modtageren. I denne lektion vil jeg give flere eksempler på e-mails, der skal hjælpe brugerne med at bestemme deres egen stil og efterfølgende skrive beskeder på den mest kompetente måde.

Først skal vi beslutte, hvilken karakter det bogstav, vi skaber, vil være. Jeg opdeler alle udgående e-mails i tre hovedtyper:

• Erhvervstilbud
• Forretningsforespørgsel
• Venlig adresse

Derfor har jeg til alle tre typer skabeloner, både i form af simple tekstfiler og i form af skabeloner, der er skræddersyet til specifikke e-mail-programmer. Lad os gå videre til hver af dem i rækkefølge.

Erhvervstilbud

Hej (Goddag), [navnet på den person, der tiltales]!

Det er tilrådeligt at angive navnet i ethvert brev, når du kommunikerer, fordi en personlig adresse sætter en person i et venligt humør. Men hvis du stadig ikke kan finde ud af navnet, vil en skabelonhilsen være tilstrækkelig.

Lad mig præsentere en ny service (nyt produkt) fra vores virksomhed [firmanavn].

Lad mig tilbyde samarbejde inden for [navn på aktivitetsområde].

Beskriv derefter kort fordelene ved dit forslag i form af pris eller nogle kvalitetsegenskaber. Det vigtigste er ikke at overdrive det. Megabyte tekst, og endda suppleret med lyse, meningsløse billeder, skræmmer kun folk væk. Hvis modtageren af ​​brevet er interesseret i dit tilbud fra de første linjer, vil han helt sikkert kontakte dig for yderligere information.

Hvis du mener det seriøst med at få de rigtige mennesker til at kontakte dig, første gang du kontakter dem, så giver det mening at tænke på rækkevidde ud over blot e-mail. Det vil være en god idé at oprette konti i tjenester som f.eks ICQ ogSkype. Nogle gange er det meget nemmere for en person at kontakte dig via almindelig telefon, hvis du selvfølgelig eftertænksomt efterlod nummeret i din signatur.

Hvorfor skal du duplikere din egen e-mailadresse i signaturen, spørger du, hvis den automatisk videresendes af mailserveren. Reglen her er, at overdreven information i erhvervskorrespondance aldrig er unødvendig. Lad os forestille os en situation, hvor dit brev modtages af en person, der potentielt ikke er interesseret i tilbuddet, eller som simpelthen ikke er kompetent til at svare korrekt på det. Den videresender den modtagne besked til en anden bruger, men af ​​en eller anden grund går information om den sande afsender tabt fra de automatisk tilføjede data, hvilket gør det svært at kontakte dig. Det vil dog altid være nok at se på signaturen for at bestemme forfatteren til brevet og hans nødvendige kontakter.

Forretningsforespørgsel

Hej god aften)!

Eller, hvis adressatens navn er kendt, så (Kære, [navn, patonym])!

Angiv venligst oplysninger om produktet (tjenesten) [navnet på produktet/tjenesten] med en beskrivelse af de fulde egenskaber og konkurrencedygtige kvaliteter.

Baseret på Den Russiske Føderations føderale lov [nummer og dato for dokumentet], beder jeg dig om at give oplysninger [beskriv de data, der er nødvendige for at indhente].

Du kan også kontakte ledelsen af ​​en bestemt tjeneste på internettet, hvis dine rettigheder krænkes.

I forbindelse med overtrædelse af klausul [klausulnummer i brugeraftalen] i brugeraftalen, nemlig: "[citer den fulde tekst af nævnte klausul]", beder jeg dig om at foretage en undersøgelse og træffe passende sanktioner mod den skyldige [ ansvarlig (hvis vi taler om servicemedarbejdere)] person [websted (webstedsnavn)]. Rapportér venligst resultaterne af inspektionen og de pålagte sanktioner til [din egen e-mailadresse].

Venlig adresse

Hilsen (Goddag) (Hej), [personens navn]!

Når du først kontakter os på en venlig måde, vil en god indikator være fuldstændigheden af ​​din sms. En korrekt skrevet, omfangsrig tekst vil indikere din store interesse i at kontakte den rette person og vil vække et ønske om et svar. Glem ikke at åbne samtalen med et par indledende spørgsmål.

Eksempel e-mail

En integreret del af arbejdet i mange organisationer er erhvervskorrespondance, som har mange regler og funktioner. Ikke kun sekretærer, men også andre medarbejdere skal kunne skrive breve til kontakt med samarbejdspartnere og andre medarbejdere.

Forretningskorrespondance koncept

Dette udtryk refererer til udveksling af kommercielle og forretningsmæssige oplysninger. Der er en vis etikette for erhvervskorrespondance, som endda undervises i særlige kurser. Brevet skal udfærdiges efter reglerne, da det vil skabe og vedligeholde virksomhedens omdømme og samtidig danne en seriøs holdning til organisationen. Et forretningsbrev er fra et teknisk synspunkt et værktøj, der har til formål at forbedre kommunikationen mellem forskellige virksomheder eller afdelinger.

Typer af erhvervskorrespondance

Der findes flere typer dokumenter, og hver af dem indeholder sine egne regler for udførelse og indsendelse. Det grundlæggende i erhvervskorrespondance bruges også, når du kommunikerer via e-mail. Eksperter skelner mellem følgende typer forretningsbreve: takkebreve, anmodninger, krav, undskyldninger, afvisninger, lykønskninger og kondolencer. Derudover er der kommercielle breve, som omfatter krav, afslag, rykkere, garantier og så videre.

Hvordan fører man forretningskorrespondance korrekt?

Når du skriver et brev, er det vigtigt at være opmærksom på alle detaljer. Når du beskriver reglerne for forretningskorrespondance, er det værd at være opmærksom på følgende aspekter:

1. Hvis du skriver et brev, hvor du skal besvare specifikke spørgsmål stillet af forfatteren, så ville det være passende at citere hver af dem separat. For at gøre dette skal du bruge nummerering og dele teksten op i afsnit.
2. Når du skriver et brev, skal du kort kommentere alle de dokumenter, der er vedhæftet enten af ​​dig eller af din samtalepartner. Dette er vigtigt, så modtageren straks forstår essensen af ​​brevet.
3. Brevet skal være underskrevet af lederen og stemplet.

Regler for udførelse af forretningskorrespondance

Fejl ved sammensætning af forretningsbreve er uacceptable, så det er vigtigt at kende de grundlæggende regler for at skrive dem:

1. Brug ikke ord, hvis betydning er ukendt, eller tjek deres fortolkning ved hjælp af en ordbog.
2. At føre forretningskorrespondance udelukker brugen af ​​specifik terminologi, da nogle ord kan være ukendte for adressaten. Hvis sådanne udtryk bruges, så giv en forklaring.
3. Udtryk dine tanker i korte sætninger, så hovedpointen ikke går tabt.
4. Hvis du ikke kender det russiske sprog grundigt, så er det bedre først at skrive teksten i en editor eller i et dokument på din computer for at kontrollere din stavning.
5. Forretningskorrespondance tillader ikke brug af dagligdags ord, litterære udtryk og så videre. Inden du sender et brev, skal du kontrollere det for fejl og tastefejl. Det er bedre at tjekke igen efter et stykke tid.

Begyndelsen af ​​et brev i erhvervskorrespondance

For det første er der i brevets struktur en "header", som indeholder adressatens position og fulde navn. Funktioner i forretningskorrespondance inkluderer standardadressen "Kære", som i de fleste tilfælde er skrevet i midten af ​​siden. Hvis personen ikke er bekendt, så er ordet "Mr." skrevet før efternavnet. Første afsnit (præamblen) omfatter formålet med og begrundelsen for brevet. Efter at have læst det, bør adressaten forstå hovedbetydningen af ​​meddelelsen.

Forespørgsel i erhvervskorrespondance

En af de populære typer virksomhedskorrespondance er et anmodningsbrev. Dette kan være en taktfuld anmodning eller et diplomatisk krav om et aktuelt spørgsmål. Forretningsskrivefærdigheder er vigtige for at skrive anmodninger, fordi de skal motivere modtageren til at tage den handling, som forfatteren kræver. Der er visse regler for at skrive et brev:

1. Adressaten bør henvendes personligt, idet man overholder det grundlæggende i forretningsetikette.
2. For at forklare modtageren årsagen til anmodningen, kan du give ham en kompliment, fremhæve hans forretningsmæssige eller personlige kvaliteter og fordele.
3. Angiv begrundelse for anmodningen og interesse adressaten i at opfylde den. Problemet skal beskrives så kortfattet og klart som muligt.
4. Når anmodningen er fremsat, skal den ændres og gentages igen, hvilket understreger de potentielle fordele.

Hvordan husker du dig selv i forretningskorrespondance?

En rykkerskrivelse bruges, når du skal minde om opfyldelse af påtagne forpligtelser, overholdelse af lovgivningen, tilgangen til en vigtig begivenhed, og så videre. I de fleste tilfælde bruges en verbal påmindelse før den. Som følge heraf tjener brevet som en slags bevis for den truffede handling. En påmindelse i erhvervskorrespondance omfatter:

1. Oplysninger om afsender og modtager. Herefter oplyses begrundelsen for rykkeren.
2. Links til love og regler relateret til det problem, der tilbagekaldes, er tilvejebragt.
3. Forretningskorrespondancens sætninger skal være klare, men ikke truende. Det ville ikke være forkert at minde dig om, at problemet kan løses fredeligt.
4. Brevet har ingen standarder, så det kan skrives i fri form.

Hvordan undskylder man korrekt i forretningskorrespondance?

Et af de sværeste breve at skrive er et undskyldningsbrev, som kræver, at du både undskylder og redder ansigt for virksomheden. Derudover er det rettet mod at genoprette beskadigede forhold. Forretningskorrespondance angiver følgende træk ved undskyldningen:

1. Brevets struktur omfatter angivelse af modtageren, meddelelsens emne og meddelelsen.
2. Du behøver ikke at angive kunstneren, da ledelsen vil underskrive alt.
3. Undskyldningssætninger i erhvervskorrespondance bør ikke være eksplicitte, og emnet for brevet bør være neutralt eller helt fraværende.
4. Den effekt, der skal opnås, er en oprigtig undskyldning og information om, hvad der skete, det vil sige en indikation af årsagen til den ubehagelige situation.

Regler for erhvervskorrespondance via e-mail

Alle de tidligere nævnte regler er også relevante for elektronisk korrespondance, men der er stadig en række funktioner:

1. En arbejdsmail bør udelukkende bruges til officiel korrespondance, da alle breve er gemt på serveren og kan læses af en anden person.
2. Forretnings-e-mail-korrespondance kræver brug af en læsbar skrifttype, og det er bedst at vælge Arial eller Times New Roman. Størrelsen på bogstaverne skal være medium. Teksten må ikke indeholde Caps Lock, udråbstegn eller specialtegn. Det er acceptabelt at fremhæve visse sætninger i kursiv eller fed skrift, men brug kun dette, hvis det er absolut nødvendigt.
3. For bedre læsbarhed skal du bruge underoverskrifter, men husk at deres antal ikke skal være stort, så det maksimale er 3-4 stk. Et afsnit bør ikke være længere end fire linjer.
4. Forretnings-e-mail-etik tillader ikke, at emnefeltet efterlades tomt. Skriv her essensen af ​​brevet, som skal være specifikt, informativt og kortfattet.
5. Du skal inkludere din underskrift og kontaktoplysninger til sidst, og det bør ikke tage mere end seks linjer. Brug følgende struktur: "Med respekt," for- og efternavn, firmanavn, telefonnummer, e-mail og webstedsadresse.
6. I erhvervskorrespondance er det passende at bruge en virksomhedsskabelon i din virksomhedsstil. Takket være dette vil det være muligt at skille sig ud fra andre og samtidig overholde reglerne for forretningskorrespondance. Det er vigtigt ikke at glemme, at brevet ikke kun kan læses på en computerskærm, men også på en telefon, så skabelonen skal være optimeret til opløsningen på forskellige skærme.

Bøger om erhvervskorrespondance

For bedre at forstå alle forviklingerne ved at skrive et forretningsbrev, kan du læse nyttig litteratur. Følgende værker anses for gode:

1. « Kunsten at skrive virksomhed. Love, tricks, værktøjer»S. Karepina. Forfatteren forklarer, hvad korrespondancestil er, hvordan man korrekt efterlader forskellige typer breve og rapporter.
2. « Business e-mail korrespondance. Fem regler for succes" Forfatteren beskriver former for virksomhedskorrespondance og tilbyder værktøjer til at gøre kommunikationen mere effektiv. Her kan du finde nyttige tips og tricks.

Succes i enhver organisations, kommercielle virksomheds eller virksomheds aktiviteter er uløseligt forbundet med adfærdskultur og etikette. Alle handlinger fra lederen og medarbejderne skal bestemt tage hensyn til reglerne for god opførsel og være passende til situationen.

En af de vigtigste dele af etikette er forretningskorrespondance.

Det anslås, at næsten 50 % af tiden på arbejdet går med at håndtere papirer og post. Men dette er nødvendigt, da kompetent forretningskorrespondance kan øge en virksomheds omsætning betydeligt og fremskynde interaktionen mellem forskellige tjenester og afdelinger.

Selvfølgelig er der visse mønstre her, og vi vil helt sikkert tale om dem i denne artikel. Reglerne for erhvervskorrespondance har længe været standardiserede. Den eksisterende GOST R.6.30-2003 hjælper dig med at placere teksten korrekt på arket, fortælle dig, hvilke indrykninger, marginer og skrifttyper du skal lave. Forretningskorrespondance er karakteriseret ved ensartethed og gentagelse af talemønstre.

Ethvert bogstav er dog individuelt. Et stort aftryk på det efterlades af afsenderens identitet, dennes position, situation og modtager. Til en vis grad er erhvervskorrespondance en kombination af kreativitet og hårdt arbejde.

Typer af erhvervskorrespondance

Dokumentcirkulation foregår på papir og via e-mail.

Al korrespondance på virksomheden kan opdeles i følgende grupper:

Officiel/uformel korrespondance;

Internt og eksternt.

Officiel korrespondance omfatter kommercielle tilbud, taknemmelighedsbreve og garantier, handelsaftaler, ordrer til virksomheden, jobansvar, anmodninger, krav, krav.

Uformel korrespondance omfatter forskellige lykønskninger fra forretningspartnere, kunder og medarbejdere; kondolencer, undskyldninger, invitationer og tak.

Interne dokumenter cirkulerer kun mellem afdelinger i én virksomhed, mens eksterne dokumenter går ud over dets grænser.

Regler for forretningskorrespondance: internt indhold

Hovedkravet er korthed og klarhed i brevet. Strække ikke teksten over flere sider. Den bedste mulighed er at passe ind i en.

Reglerne for erhvervskorrespondance indebærer udelukkelse af komplekse, dunkle, fremmede og højt specialiserede ord og udtryk fra teksten. Alle sætninger skal være korte, med forfatterens hovedtanker og uden "vand".

Undgå dobbelttolkninger i dit brev, ellers hvis der opstår uoverensstemmelser, vil det være sværere at forsvare dit synspunkt og bevise, hvad du mente med en bestemt sætning.

Reglerne for at skrive erhvervskorrespondance forpligter skribenten til at kalde modtageren ved navn og patronym, efterfulgt af titlen "Kære ...". Og sørg for at bruge "dig", selvom du har et godt venskabeligt forhold til modtageren af ​​brevet.

I indledningen er, udover at angive efternavn og fornavn, hovedformålet med meddelelsen angivet. Eksempler på erhvervskorrespondance kender nok skabeloner og klicheer til sådanne sager: "I forbindelse med det forrige brev...", "Vi minder dig om...", "Lad os informere..." og andre.

Blødgør et svar, der er ugunstigt for modtageren (afslag på tilbud, afslag på samarbejde) med sætningerne: "Vi vil desværre ikke kunne udnytte de foreslåede betingelser..." eller lignende.

Ekstern papirdokumentation

Ethvert forretningsbrev skal skrives på firmaets brevpapir med firmaoplysninger og alle kontaktoplysninger.

Sørg for at inkludere den nøjagtige dato for dokumentet.

Det øverste højre hjørne af arket er optaget af modtagerens initialer og adressen på modtagervirksomheden.

Del teksten op i meningsfulde afsnit for at gøre det lettere for læseren at forstå og opfatte den. Ikke mere end 4-5 linjer.

At skrive alle ord med store bogstaver er dårlig form.

Dokumenter kan vedlægges brevet. I dette tilfælde er de opført i en separat linje i nederste venstre del af arket. Ifølge forretningsetiketten skal svar på et brev være modtaget inden for 10 dage. Hvis problemet kræver længere tid at løse, skal adressaten give besked herom.

Efter at have skrevet, skal du sørge for omhyggeligt at tjekke teksten igen for fejl, både stave og grammatik. Hvis du har tid, bør du lægge brevet til side og vende tilbage til det igen senere. Som regel vil der blive opdaget unøjagtigheder, som ikke blev bemærket i første omgang. Dette råd er vigtigst, når du besvarer en kundeklage. Du bør ikke irritere en person endnu mere med et analfabet skrevet brev.

Når dokumentet er skrevet og kontrolleret et par gange, udskrives det på A4-papir. Denne størrelse er standardstørrelsen, der bruges til enhver korrespondance, også selvom selve teksten kun fylder et halvt ark.

Test blækket i printeren før udskrivning for at undgå sløret eller sjusket output.

I nogle tilfælde kan du vedhæfte dit visitkort til dokumentet, og vedlægge selve det udskrevne ark i en gennemsigtig fil.

En mærkekuvert med firmalogo betragtes også som god form.

Reglerne for at føre uformel forretningskorrespondance er ofte mere følelsesladede end i forretningsaviser og mindre klichéfyldte. Forkortelser og brugen af ​​farverige adjektiver er passende her, for eksempel i tillykke: fantastisk, lydhør, venlig.

Business e-mails

At du ikke sender korrespondance i en kuvert gennem postnettet burde ikke virke afslappende. Reglerne for erhvervskorrespondance gælder også i disse tilfælde.

Kompetente og korrekte elektroniske forretningsmeddelelser skaber et positivt billede af både virksomheden og en bestemt person. Omdømme i erhvervslivet er meget værd!

Grundlæggende regler for korrespondance via e-mail

Brug kun din arbejds-e-mailadresse til det tilsigtede formål.

Vær opmærksom på postkassens navn. Brug ikke forkerte navne, når du arbejder, såsom "baby", "superman", selvom de er angivet i engelsk transskription.

Udfyld altid kolonnen "emne", ellers kan dit brev ende i spam. Beskrivelser som "plan", "liste", "kommercielt forslag", "rapport" er ikke egnede. Der kan være ret mange lignende breve i din modtagers indbakke. Vær så specifik som muligt om, hvad dit budskab handler om. Brug ikke mere end fem ord. Skriv dit emne med stort. Der er ingen grund til at sætte en punktum til sidst.

Hvis du svarer på en tidligere modtaget e-mail, skal du sørge for at fjerne "Re" i emnelinjen.

Kommunikationsstil

Opbevar brevet i et forretningsmæssigt format. Fjern den truende, bedende, kommanderende tone.

Reglerne for elektronisk virksomhedskorrespondance tillader ikke brug af humørikoner eller et stort antal spørgsmålstegn eller udråbstegn i teksten.

Vær høflig. En obligatorisk hilsen i begyndelsen og farvel til samtalepartneren i slutningen er god form. For eksempel "Med respekt..." eller sådan her: "Med venlig hilsen...".

Forretnings-e-mail-korrespondance og dens "gyldne regel": bland ikke flere forskellige emner i én besked. Det er bedre at sende en række breve.

En e-mail skal være halvt så lang som et papirbrev.

Arbejde med vedhæftede filer

Hvis der er for mange oplysninger at formidle, skal du ikke lægge det hele i brevets brødtekst, men vedhæfte det som separate dokumenter som vedhæftede filer.

For nemheds skyld for modtageren, omdøb de dokumenter, du har forberedt, til navne, som han forstår. Dette vil vise din interesse og vinde dig. Tænk på, hvor mange arbejdsmapper modtageren har på sin computer, og hvordan han vil søge efter dit brev blandt dem.

Sørg for at informere modtageren om de filer, du sender, så han ikke betragter dem som en tilfældig virus. Arkiver store dokumenter.

Det er bedst at sende for store vedhæftede filer (over 200 kbytes) på andre måder, for eksempel gennem en ftp-server.

Nogle mailservere tillader ikke formater som COM, EXE, CMD, PIF og en række andre at passere igennem og blokere dem.

Hvis der var flere modtagere af dit brev, så tag dig tid til at slette alle beviser på massevideresendelse hver gang. Modtageren har slet ikke brug for sådanne ekstra oplysninger. Kommandoen "bcc" vil hjælpe dig.

Reglerne for at føre erhvervskorrespondance via e-mail kræver, at den anden part informeres om, at korrespondancen er modtaget. Hvis det ikke er muligt at svare på nuværende tidspunkt, så giv din samtalepartner besked om dette. Gem din korrespondancehistorik for at undgå yderligere spørgsmål og sager.

Hvis svaret er vigtigt og presserende, er det tilladt yderligere at underrette adressaten via telefon, Skype eller ICQ. Hvis du selv efter dette ikke var i stand til at opnå et positivt resultat, så husk dig selv igen.

Det er ikke ualmindeligt, at når du beder om et dokument, modtager du et tomt brev med en vedhæftet fil som svar. Det er uacceptabelt. Eksempler på forretningskorrespondance kræver, at relevante oplysninger placeres i selve dokumentet. For eksempel dette: "Jeg sender de nødvendige data til din anmodning."

Glem ikke at angive koordinaterne i slutningen af ​​brevet: alle tilgængelige kommunikationsmetoder, position, virksomhedens hjemmeside, links til sociale netværk.

Når du skriver organisationskontakter, skal du angive så mange oplysninger som muligt - telefonnummer med områdenummer, adresse med postnummer. Din kommunikation foregår trods alt ikke kun med beboere i din region. Hvis du har alle oplysningerne, bliver det nemmere at kontakte dig.

Og den sidste regel: Den, der startede korrespondancen, skal afslutte den elektroniske dialog.

Konklusion

Forretningskorrespondance er en delikat sag. Nogle gange er ét blik nok til at danne sig en bestemt mening om en person og den organisation, han repræsenterer. At kende reglerne for forretningsskrivning kan i høj grad hjælpe din karriere.

Elektronisk erhvervskorrespondance. Om brevets emne

Denne artikel handler om at udfylde emnefeltet i virksomhedsmails.

Udfyld feltet "E-mail-emne" i henhold til dets indhold.

En tilsyneladende simpel ting. Hvis du skriver til din partner om fristerne for afsendelse af dokumenter, så skriv i emnet "Om fristerne for afsendelse af aftalen." Hvis du skriver om at ændre din juridiske adresse, så skriv i emnet "Om at ændre din juridiske adresse." Men som korrespondancepraksis viser, er ikke alt, der er indlysende for os, lige indlysende for andre...

Forleden åndede min ven og kollega (Natasha) endnu en gang lettet op efter at have modtaget et brev fra sin forretningspartner. Og hun sagde: "Skønhed! Ikke et brev, men en sang! Jeg har ikke åbnet den endnu, men jeg ved allerede, hvad han skriver om!" Og så tilføjede hun: "Og at finde nogen af ​​hans breve i min postkasse er nu et spørgsmål om minutter!"

"Hvad er så specielt ved det?" - spørger du med rette. Og så vil jeg fortælle dig, hvorfor den nuværende ordre i korrespondance med adressaten gør min ven så glad.

Natasha er specialist i at arbejde med kunder og partnere i en uddannelsesvirksomhed.

For lidt over 2 måneder siden begyndte hun at korrespondere med en ny samarbejdspartner i virksomheden. (Lad os kalde ham "Vasya"). I begyndelsen af ​​et kommende samarbejde er der altid mange spørgsmål, der skal diskuteres, afklares, afklares, konsolideres osv. På dagen udvekslede Natasha og Vasya en lang række beskeder. Men hvis du kiggede ind i Natashas indbakke og kiggede på korrespondancetråden med Vasya, ville du finde et helt simpelt billede. Der er mange bogstaver, men al information kommer ned til to semantiske punkter: I feltet "Fra" står der "Vasya", og i emnefeltet - "Samarbejde med Perm" (navnet på Natashas forretningspartner og navnet på byen er blevet ændret af mig af indlysende årsager. Som de siger, bedes du betragte enhver tilfældighed som en ulykke).

Forestil dig situationen: Det første bogstav har emnet "Samarbejde med Perm". Fra dette brev lærer Natasha oplysninger om adressaten, om hans firma og bliver bekendt med hans kommercielle tilbud. Svar. De følgende breve præciserer detaljerne i arbejdet, de nærmere specifikationer ved at gennemføre træninger på stedet, diskuterer økonomiske, organisatoriske aspekter osv. (I slutningen af ​​ugen er der 17 breve fra Vasya i Natashas postkasse). Desuden har alle bogstaver: fra den første til den sidste én emnemulighed: "Samarbejde med Perm." Forestil dig nu, hvad du skal gøre, hvis du for eksempel har et akut behov for at finde et bestemt brev med specifikke oplysninger i denne korrespondance. Som de siger, "det er ligegyldigt", hvad du skal gøre: åbne breve tilfældigt og forsøge at huske på hvilken ugedag dette spørgsmål blev diskuteret. Jeg vil ikke tale om den brugte tid, effektiviteten af ​​en sådan søgning og de medfølgende følelser. Og så er alt klart.

Konklusioner:

1. Husk, at feltet Emne er en vigtig del af e-mailen.

2. Udfyld emnefeltet rationelt, gør oplysningerne yderst informative.

For eksempel "Aftale. Konto. Akt" i stedet for "Dokumenter"

3. Efterhånden som aspekter af det emne, der diskuteres, ændrer sig, afklar emnet (brug en udvidelse).

For eksempel,

Samarbejde med Perm → Samarbejde med Perm. Datoer → Samarbejde med Perm. Aftale

4. Gør emnet meningsfuldt, men ekstremt kort(antallet af tegn, der er synlige for adressaten ved modtagelse i feltet "Emne" er ret begrænset)

For eksempel,

Samarbejde med Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Hvis du i korrespondance med en samarbejdspartner/kunde ser, at feltet "Emne" er udfyldt tilfældigt eller slet ikke er udfyldt, så tag initiativet i egen hånd og prøv et af to scenarier:

— Når du svarer, skal du ændre indholdet af feltet "Emne" korrekt/udfylde det selv. Hvis modtageren er opmærksom, vil denne handling måske være nok til at bringe korrespondancen tilbage til normal. Hvis modtageren stadig fortsætter (sandsynligvis bare af vane) med at ignorere indholdet af dette felt, skal du bruge et andet script (læs nedenfor):

— Skriv et brev til adressaten med en anmodning/tilbud med omtrent følgende indhold: “Vasya, jeg ønsker virkelig, at vores korrespondance skal være effektiv, og at vi kan løse alle vores forretningsproblemer så hurtigt som muligt. Jeg foreslår, at du straks angiver emnet og indholdet af brevet i feltet "Emne". Jeg tror, ​​at vi på denne måde vil øge effektiviteten af ​​vores kommunikation markant."

Natasha tog mit råd. Og nu i anden måned har jeg nydt gennemsigtigheden og klarheden i de breve, jeg modtager!

Den samme fornøjelse ønsker jeg jer, mine kære læsere!