Ændringer i forhåndsrapporter pr. år. Udfylder forhåndsrapport

Udfyldelse af forhåndsrapporten sker i tilfælde, hvor ansatte i virksomheder og organisationer modtager fra regnskabsafdelingen et vist beløb til udgifter forbundet med deres professionelle aktiviteter.

FILER

Oftest sker udstedelsen af ​​midler til rejseudgifter eller udgifter i forbindelse med virksomhedens husholdningsaktiviteter (køb af papirvarer, kontorpapir, møbler osv.). Men før der udstedes finanser, skal revisor modtage en passende ordre eller ordre fra virksomhedens direktør, som vil angive det nøjagtige beløb og formålet med forudbetalingen.

Efter at udgifterne er afholdt, er den medarbejder, der har modtaget pengene, forpligtet til at returnere restbeløbet til virksomhedens kasse eller, hvis der er sket en overskridelse, at modtage de overforbrugte penge fra kassen. Det er på dette stadium, at et dokument kaldes "Forhåndsrapport".

Sådan kontrollerer du udgifter

Det er umuligt at returnere de resterende penge til virksomhedens kasse på den måde. Det er nødvendigt at overføre papirer til specialisterne i regnskabsafdelingen, der bekræfter, at de ansvarlige midler blev brugt nøjagtigt til de formål, som de blev leveret til. Som sådan benyttes primært kontanter og kvitteringer, togbilletter, strenge indberetningsskemaer osv.. Alle ovenstående dokumenter skal have klart læselige detaljer, datoer og beløb.

Regler for udarbejdelse af en rapport

Til dato er der ingen samlet, strengt obligatorisk rapportprøve, dog foretrækker de fleste revisorer på gammeldags vis at bruge den tidligere almindeligt gældende formular. Dette er forståeligt: ​​det inkluderer alle nødvendige oplysninger, inklusive −

• oplysninger om den organisation, der har udstedt pengene,
• medarbejder, der modtog dem
• nøjagtige beløb
• de formål, som de var beregnet til.
• afholdte udgifter afspejles også her med vedhæftning af alle støttedokumenter. Derudover indeholder rapporten underskrifter fra regnskabspersonalet, der har udstedt pengene og accepteret saldoen, samt den medarbejder, for hvem de ansvarlige midler er udstedt.

Det er ikke nødvendigt at sætte et stempel på dokumentet, da det er en del af virksomhedens interne dokumentflow, desuden har juridiske enheder siden 2016, som hidtil og individuelle iværksættere, fuld juridisk ret til ikke at bruge segl og stempler til påtegning af papirer.

Et dokument er lavet i en enkelt original kopi, og det er ikke værd at udsætte udfyldelsen - ifølge loven, den skal udstedes inden for højst tre dage efter at pengene er brugt.

Da forhåndsrapporten henviser til den primære regnskabsdokumentation, bør den udfyldes meget omhyggeligt og forsøge ikke at lave fejl. I tilfælde, hvor dette ikke kunne undgås, er det bedre at udfylde en ny formular.

Et eksempel på udarbejdelse af en forhåndsrapport

På trods af dokumentets seriøse navn og betydning, er det ikke en stor sag at udfylde det.

Første del af dokumentet udfyldes af den medarbejder, der har modtaget pengene til rapporten.

1. I begyndelsen skrives virksomhedens navn, og dets OKPO-kode () er angivet - disse data skal svare til virksomhedens registreringspapirer. Indtast derefter nummeret på regnskabsrapporten og datoen for dens udarbejdelse.
2. Til venstre er der et par linjer tilbage til godkendelse af virksomhedens direktør: her, efter at have udfyldt hele rapporten, skal lederen indtaste beløbet i ord, underskrive og datere dokumentet blev godkendt.
3. Derefter kommer oplysninger om medarbejderen: den strukturelle enhed, han tilhører, hans personalenummer, efternavn, fornavn, patronym, stilling og formål med forudbetalingen er angivet.

Til venstre bord den ansvarlige medarbejder indtaster oplysninger om de udstedte midler, især angiver det samlede beløb, samt oplysninger om den valuta, som det blev udstedt i (hvis andre landes valutaer bruges). Størrelsen af ​​saldoen eller overforbruget indtastes nedenfor.

til højre bord data indtastes af en regnskabsspecialist. Her indtastes oplysninger om regnskabskonti og transaktioner, især er der angivet underkonti, som penge og specifikke beløb passerer igennem.

Under tabellen angives antallet af bilag til udgiftsrapporten (dvs. dokumenter, der bekræfter udgifter).

Efter at have udfyldt alle nødvendige oplysninger, skal rapporten og de vedhæftede papirer kontrolleres af regnskabschefen og i den relevante linje (i ord og tal) angive det godkendte beløb til rapporten.

Derefter indtastes autograferne fra revisoren og regnskabschefen i rapporten, samt oplysninger om de resterende eller overforbrugte midler - de nødvendige celler angiver det specifikke beløb og den kontantordre, som den passerer igennem. Den kasserer, der accepterede saldoen eller udstedte overskridelsen, sætter også sin underskrift på dokumentet.

Bagsiden af ​​forhåndsrapporten indeholder oplysninger om alle de dokumenter, der er knyttet til den:

• deres komplette liste med detaljer, udstedelsesdatoer, navne, det nøjagtige beløb for hver udgift (udstedt og godkendt til regnskab)
• samt nummeret på den regnskabsunderkonto, som de går på.

Under bordet skal den ansvarlige person sætte sin underskrift, som vil vidne om nøjagtigheden af ​​de indtastede data.

Sidste afsnit (afskæringsdel) indeholder en kvittering fra revisor, som den ansvarlige medarbejder har udleveret dokumentation for omkostningerne til. Her er angivet

• efternavn, navn, patronym for medarbejderen,
• nummer og dato for rapporten,
• mængden af ​​midler, der er udstedt til udgifter (i ord),
• samt antallet af dokumenter, der bekræfter omkostningerne.

Herefter skal revisor sætte sin underskrift og datoen for udfyldning af dokumentet under dokumentet og overføre denne del til den medarbejder, der har indsendt rapporten.

Afregninger med ansvarlige personer: ændringer fra 19.08.2017

Fra den 19. august 2017 ændres proceduren for at arbejde med ansvarlige personer ved udstedelse af kontanter til dem. De godkendte ændringer forenkler revisorernes arbejde. Hvordan man anvender den nye afregningsprocedure i praksis, hvilke spørgsmål revisorer har, når de arbejder med revisorer, vil vi fortælle i artiklen.

Tilsvarende ændringer blev foretaget til direktivet fra Den Russiske Føderations centralbank dateret 11. marts 2014 nr. 3210-U "Om proceduren for udførelse af kontanttransaktioner af juridiske enheder og den forenklede procedure for udførelse af kontanttransaktioner af individuelle iværksættere og små virksomheder ”. Som tidligere indeholder dette dokument reglerne for at arbejde med ansvarlige personer, når der udstedes kontanter til dem.

Ændringerne blev foretaget ved instruktion fra Centralbanken i Den Russiske Føderation dateret 19. juni 2017 nr. 4416-U.

Innovationer påvirker proceduren for udstedelse af penge til en ansvarlig person:

1. For at modtage et nyt beløb er det ikke nødvendigt at afgive den tidligere saldo.

2. Ansøgning om udstedelse af penge kan ikke skrives.

Det er ikke nødvendigt at returnere den tidligere saldo for at modtage et nyt beløb

Tidligere indeholdt proceduren for udførelse af kontanttransaktioner et obligatorisk krav: den ansvarlige person havde kun ret til at modtage en ny forudbetaling, hvis de tidligere udstedte midler blev returneret (afsnit 3, paragraf 6.3, paragraf 6 i instrukserne fra Central Bank of den russiske føderation dateret 11. marts 2014 nr. 3210-U). Nu er paragraffen med et sådant krav helt udelukket fra dokumentet.

Selskabet kan udstede forskud til ansvarlige personer uden at afvente fuld tilbagebetaling af den hidtidige gæld.

Denne procedure er praktisk, hvis en ansvarlig person skal udstede penge til forskellige formål. Der kan også opstå en situation, hvor revisor ikke har nok af det oprindeligt modtagne beløb til at foretage et køb.

Eksempelvis fik virksomhedens forsyningschef den 21. august 2017 penge til at købe inventar. Forsyningschefen fandt ud af omkostningerne og indså, at han ikke havde midler nok til at købe udstyr. Dagen efter, den 22.08.2017, kan virksomhedens kasserer lovligt give det manglende beløb til forsyningschefen.

Indtil den 19. august 2017 skulle du i denne situation først returnere de modtagne penge og derefter modtage det nødvendige beløb. Også forsyningschefen kunne betale ekstra for inventaret af sine personlige midler, og efter godkendelsen af ​​forhåndsrapporten ville han blive overskredet.

Du kan ikke skrive en ansøgning om udstedelse af penge

For at modtage penge på kontoen, skriver medarbejderen normalt en erklæring. Dernæst sætter lederen et tilladelsesvisum på ansøgningen eller udsteder en passende ordre. Først derefter udsteder kassereren pengene.

Indtil 08/19/2017 var en ansøgning om udstedelse af midler et obligatorisk dokument. Nu kan der udstedes penge uden ansøgning på grundlag af et administrativt dokument fra organisationens leder eller individuel iværksætter. Således korrigerede Den Russiske Føderations centralbank det første afsnit i afsnittene. 6.3 s. 6 i Instruktioner fra Den Russiske Føderations Centralbank af 11. marts 2014 nr. 3210-U (Instruktion fra Den Russiske Føderations centralbank af 19. juni 2017 nr. 4416-U).

Hvis lederen beslutter at udstede penge til medarbejdere uden en ansøgning, er det bedre at rette denne procedure i en lokal lov.

Gamle checks kan accepteres

Med introduktionen af ​​online kasseapparater har revisorer konstant forskellige spørgsmål. Mange er bekymrede over spørgsmålet om, hvorvidt det er muligt fra en ansvarlig person at tage hensyn til gammeldags kassechecks, der ikke blev udstanset ved online-kassen.

Bemærk venligst, at når der overføres midler til ansattes personlige bankkort for at betale for husholdningsbehov (varer, materialer), skal ordren om organisationens regnskabspolitik indeholde bestemmelser, der bestemmer proceduren for afregninger med ansvarlige personer, der bruger deres personlige bankkort (brev fra Finansministeriet i Den Russiske Føderation af 25.08. 2014 nr. 03-11-11/42288).

I kolonnen "Køber" står der "Privat person"

Hvis den ansvarlige person ikke beder sælgeren om at udstede dokumenter til organisationen, vil sælgeren i kolonnen "Køber" skrive "Privat person". Er det muligt at redegøre for en sådan faktura som en udgift?

For at nedsætte beskatningsgrundlaget for indkomstskat har skatteyderne ret til at tage hensyn til sådanne fakturaer.

Udgifter til skattemæssige formål accepteres med forbehold af betingelserne i stk. 1 i art. Den Russiske Føderations skattelov: udgifter skal begrundes og dokumenteres.

Korrekt udførte primære dokumenter (fragtbreve, handlinger) kan bekræfte udgifter.

Udgiftsrapport - et primært dokument, der er udarbejdet til en medarbejders rapport om at bruge penge på køb af varer, tjenester, værker. Lad os udfylde udgiftsrapporten sammen: vi vil overveje hele kæden af ​​operationer, hvis resultat vil være den korrekte kompilering af udgiftsrapporten. Du kan downloade forhåndsrapporteringsformularen i slutningen af ​​denne artikel.

Organisationen skal udvikle og godkende lokale regler for proceduren for omsætning af kontanter, herunder deres udstedelse til ansvarlige personer. Sådanne dokumenter er:

• forordning om forlig med ansvarlige personer, udviklet under hensyntagen til kravene i Bank of Russia-forordning nr. 3210-U dateret 11. marts 2014 (herefter benævnt procedure nr. 3210-U);
• en liste over medarbejdere, der er berettiget til at modtage ansvarlige midler, godkendt af lederen af ​​organisationen;
• ordrer på forretningsrejser;
• medarbejderens ansøgning om udstedelse af ansvarlige beløb (angivelse af kontoen til overførsel af penge på en ikke-kontant måde).

Således udstedes forskudsbeløb kun i en bestemt rækkefølge baseret på ordre fra virksomhedens direktør og/eller medarbejderens ansøgning.

Udstedelse af regnskabspligtige beløb

Den generelle procedure for udstedelse af midler i henhold til rapporten er fastsat i paragraf 6.3 i procedure nr. 3210-U. Derfor kan en virksomhed udbetale ansvarlige kontanter på følgende måder:

• kontanter fra kassen;
• ved bankoverførsel til et bankkort (se brev fra Finansministeriet i Den Russiske Føderation af 25. august 2014 nr. 03-11-11 / 42288).

Det er muligt at udstede kontanter til medarbejdere, med hvem der er indgået en ansættelseskontrakt eller en civilretlig kontrakt (se brev fra Den Russiske Føderations centralbank dateret 02.10.2014 nr. 29-R-R-6 / 7859).

Umiddelbart før udstedelsen af ​​midler til en medarbejder i virksomhedens regnskabsafdeling, er det nødvendigt at kontrollere tilstedeværelsen af ​​medarbejderens gæld for tidlige udstedte forskud. Hvis der ikke er sådanne oplysninger (medarbejderen rapporterede ikke om tidligere udstedte midler), har han ikke ret til at modtage andre regnskabspligtige beløb (afsnit 3, paragraf 6.3 i procedure nr. 3210-U).

Forhåndsrapport

Formen på forhåndsrapporten for 2020 er forblevet uændret. Glem ikke, at støttedokumenter uden fejl skal vedlægges forhåndsrapporten.

Loven indeholder ikke krav om obligatorisk anvendelse af ensartede former for primære regnskabsbilag. Samtidig er hver kendsgerning i det økonomiske liv underlagt registrering af det primære regnskabsdokument, som bestemmes af stk. 1 i art. 9 i lov nr. 402-FZ. Organisationer har ret til at vælge:

• selvstændigt udvikle rapporteringsformer;
• brug den forenede formular nr. AO-1 (godkendt af dekret fra Ruslands statsstatistiske komité af 01.08.2001 nr. 55).

Du kan gratis downloade forhåndsindberetningsskemaet i blanket nr. AO-1 i Excel-regnearksformat sidst i artiklen, og et eksempel på udfyldning er vist i nedenstående figur.

Alle anvendte primære dokumenter skal være godkendt i regnskabspraksis (lov nr. 402-FZ, paragraf 4 PBU 1/2008 "Organisationens regnskabspraksis").

Efter at have modtaget midlerne er den ansvarlige person forpligtet til inden for en frist på højst tre hverdage efter udløbsdatoen, for hvilken midlerne er udstedt til indberetningen, eller fra datoen for indtræden på arbejde, at overføre forhåndsrapporten med vedhæftede understøttende dokumenter (klausul 6.3 i instruktion nr. 3210-C) regnskab. Hvis forhåndsrapporten ikke er udarbejdet rettidigt, er dette en overtrædelse af kontantdisciplinen (artikel 15.1 i Den Russiske Føderations kodeks for administrative lovovertrædelser).

Påfyldningsordre

Overvej, hvordan du udfylder en forhåndsrapport (se nedenfor for et eksempel på udfyldelse af 2020). For eksempel er den forenede form AO-1 "Advance report" velegnet.

Den ansvarlige person indtaster data i følgende felter.

Udfyldelse af forsiden af ​​formular nr. AO-1:

• navnet på den organisation, der har udstedt midlerne til rapporten;
• Dato for forberedelse;
• strukturel underopdeling;
• data om den ansvarlige person: fulde navn, stilling, fane. værelse;
• ansættelse af forskud, fx: rejseudgifter, husstande. behov osv.;
• forneden angives antallet af vedhæftede bekræftende dokumenter.

Udfyldelse af bagsiden af ​​formular nr. AO-1:

• alle detaljer i det eller de støttedokumenter, der bekræfter de afholdte udgifter;
• størrelsen af ​​de afholdte udgifter afspejles i kolonnen "Udgiftsbeløb på rapporten".

En medarbejder i finans- eller regnskabstjenesten kontrollerer de felter, der er udfyldt af den ansvarlige person og udfylder desuden følgende felter:

• værelse;
• oplysninger om udbetalte midler, opdelt efter beløb: tidligere forskud (saldo eller overskridelse); udstedt fra kassen til løbende udgifter (til reference, angivelse af valutaer);
• "forbrugt" - angiv det godkendte beløb;
• "saldo/overforbrug" - beløbet for de resterende midler beregnes;
• "Regnskabspostering" - skal indeholde de posteringer, der vil blive bogført efter godkendelse af rapporten.

Efter at have kontrolleret rigtigheden af ​​at udfylde dokumentet, nøjagtigheden samt den påtænkte brug af de udstedte midler, sendes formularen til godkendelse til organisationens leder.

Efter godkendelsen af ​​forhåndsrapporten angiver dens bagside beløbene i kolonnen "Udgiftsbeløb accepteret til bogføring", der angiver de regnskabskonti, som den ansvarlige persons omkostninger vil blive opført på. Forskudsrapport, posteringer på den skal svare til de posteringer, der er foretaget i regnskabsregistrene. Yderligere udføres de endelige afregninger med den ansvarlige person.

Afrivningsdelen af ​​forhåndsrapporten returneres til medarbejderen. Denne stump er bevis på ansvarlighedsrapportering.

Prøvefyldning AO-1

støttende dokumenter

Understøttende dokumenter kan opdeles i to grupper:

• finansiel - bekræfte kendsgerningen om betaling af midler og bruge de ansvarlige beløb til det tilsigtede formål;
• forsendelse - bekræft det faktum at modtage materielle værdier.

Alle støttedokumenter skal indeholde de krævede detaljer: navn på modparten, dato, indhold af den økonomiske levetid, mængde, omkostninger samt fulde navn, stilling og underskrift på den person, der har udarbejdet rapporten.

Overvej funktionerne ved at udfylde forskellige typer understøttende dokumenter.

Kontantkvittering og streng indberetningsformular

En kontant kvittering eller en streng indberetningsformular (herefter - BSO) bekræfter den faktiske betaling (det vil sige, at den ansvarlige person brugte de modtagne penge). Skemaerne skal indeholde de obligatoriske oplysninger, der er fastsat i art. 4,7 54-FZ.

Under hensyntagen til de særlige forhold ved deres aktiviteter eller de særlige forhold ved deres placering, foretager modparter afregninger uden brug af kasseapparater (klausuler 2, 3, 5-7, artikel 2 i lov nr. 54-FZ).

De obligatoriske krav til BSO er:

• titel;
• serie;
• BSO nummerering;
• dato for betaling og dato for registrering af BSO;
• navn på tjenesteudbyderen med TIN og adresse;
• navn og omkostninger for tjenester;
• stilling, personlig underskrift og fulde navn leverandør medarbejder;
• udskrivning (hvis nogen);
• aftryk af trykkeriet, der har fremstillet formularen.

BSO bør indeholde oplysninger om trykkeriet (navn, adresse, TIN); i en særlig linje skal skemaets serie og nummer udskrives på en typografisk måde.

Salgskvittering og fakturaer

Salgskvitteringen har ikke en samlet form. Derfor har hver organisation ret til selvstændigt at udvikle formularer. Dette gælder også for fakturaer. Det er nødvendigt at kontrollere i formularen kun tilstedeværelsen af ​​obligatoriske detaljer.

Det skal bemærkes, at disse dokumenter er forsendelsesdokumenter og ikke indeholder bekræftelse af betaling, henholdsvis, reducerer ikke mængden af ​​ansvarlige beløb, undtagen i tilfælde hvor indkøb af varer og materialer udføres fra UTII-betalere, der ikke bruger kontanter registre. I dette tilfælde vil omkostningsbekræftelsen være en salgskvittering (se brev fra Ruslands finansministerium dateret 19. januar 2010 nr. 03-03-06 / 4/2, dateret 11. november 2009 nr. 03-01- 15/10-492, dateret 09/01/2009 nr. 03-01-15/9-436).

Fakturaer og UPD

En faktura er et skattedokument, som i dette tilfælde giver mulighed for at acceptere momsfradrag på budgettet. Bemærk venligst, at fakturaer til enkeltpersoner, der køber varer (værker, tjenesteydelser) for kontanter, kun udstedes, hvis der er en fuldmagt til at modtage denne formular (paragraf 7 i artikel 168 i skatteloven).

Et universelt overførselsdokument er både et skatte- og forsendelsesdokument. Ifølge UPD kan du samtidig tage imod varer og materialer og tage højde for momsfradrag på budgettet.

Fakturaen og UPD er ikke dokumenter, der bekræfter betalingen af ​​materielle aktiver, henholdsvis, reducerer ikke mængden af ​​ansvarlige beløb.

I 2020 er nye fakturaformularer og UPD'er blevet introduceret!

Støttedokumenter for individuelle transaktioner

Separat behandling kræver proceduren for dokumentation af rejse- og gæstfrihedsudgifter. Nedenfor noterer vi hovedpunkterne for disse omkostningsgrupper.

Rejseudgifter

Efter at ændringerne vedtaget ved regeringsdekret nr. 749 "Om de særlige forhold ved at sende ansatte på forretningsrejser" (herefter - dekret nr. 749) træder i kraft, vil formularer til forretningsrejsebevis, jobtildeling og rapport om arbejde udført i en virksomhed træde i kraft tur er ikke obligatorisk. Organisationer har ret til at sørge for behovet for at udfylde disse formularer i en lokal lovgivning.

Hvis organisationen beslutter ikke at bruge rejsecertifikater, er det for at bekræfte dagpengene nødvendigt at vedhæfte et regnskabscertifikat af enhver form til forhåndsrapporten om forretningsrejsen. Attestformularen bør godkendes som en del af regnskabspraksis.

Lovgivningen begrænser ikke størrelsen af ​​betalinger i form af dagpenge til ansatte i organisationen. Dagpengebeløbet bør godkendes ved kendelse eller angives i rejseudgifternes regulativ. Dagpenge er fritaget for at betale forsikringspræmier med et beløb, der ikke overstiger 700 rubler for hver dag, man er på forretningsrejse på Den Russiske Føderations område, og ikke mere end 2.500 rubler for hver dag, man er på forretningsrejse i udlandet ( paragraf 2 i artikel 422 i skatteloven). I det samme beløb er dagpenge ikke inkluderet i medarbejderens indkomst ved beregning af personlig indkomstskat (klausul 3, artikel 217 i Den Russiske Føderations skattelov).

Det skal ikke glemmes, at når man rejser på forretningsrejser til et område, hvor medarbejderen har mulighed for at vende hjem dagligt, eller sender en medarbejder på en endagsrejse, betales der ikke dagpenge (§ 11 i resolution nr. 749). .

E-billet

Forhåndsrapporten for tjenesterejsen 2020 skal udfyldes under hensyntagen til Finansministeriets udtalelse, som fremgår af brev nr. 03-03-06/1/35214 af 06-06-2017. Dette brev præciserer, at hvis billetten er købt elektronisk, er e-billetkvitteringen og boardingkortet dokumenteret indkomstskattemæssigt bevis.

Samtidig skal boardingkortet bekræfte kendsgerningen af ​​lufttransporttjenesten til den ansvarlige person. Som regel er dette krav et inspektionsstempel.

I mangel af et inspektionsstempel på det udskrevne elektroniske boardingkort skal skatteyderen bekræfte, at lufttransporttjenesten blev leveret til den ansvarlige person på anden måde.

Regnskab for tjenester leveret af transportører

Meget ofte inkluderer premium-billetten udgifter til tjenester (madsæt, væsentlige ting og hygiejneartikler, inklusive sengetøj, trykte materialer osv.).

Finansministeriet har i brev nr. 03-03-РЗ/37488 af 16.06.2017 forklaret, hvordan der tages højde for omkostningerne ved tillægsydelser.

Omkostningerne til yderligere tjenester, når du rejser i luksusbiler, er ikke underlagt personlig indkomstskat (paragraf 3, artikel 217 i skatteloven).

Med henblik på beskatning af organisationers overskud tages omkostningerne til yderligere tjenester i betragtning fuldt ud som en del af andre udgifter (klausul 12, paragraf 1, artikel 264 i skatteloven).

Men for moms er udtalelsen den modsatte: hvis beløbet for yderligere gebyrer og tjenester er dannet under hensyntagen til omkostningerne ved cateringtjenester, er momsbeløbet ikke fradragsberettiget (klausul 7, artikel 171 i Den Russiske Føderations skattelovgivning). ).

Repræsentationsudgifter

Ingen af ​​de gældende regler indeholder anvisninger om størrelsen og fremgangsmåden ved registrering af gæstfrihedsudgifter. Baseret på dette skal organisationen selvstændigt udvikle og godkende i regnskabspolitikken eller en særlig reguleringslov en liste over understøttende dokumenter, der bekræfter gyldigheden og forretningsformålene med gæstfrihedsudgifter afholdt af ansvarlige personer.

For korrekt at afspejle omkostningerne ved at modtage og servicere russiske og udenlandske delegationer, anbefaler vi, at du udarbejder følgende dokumenter (se breve fra Finansministeriet nr. ):

• en ordre om at udpege en kommission til at verificere lovligheden af ​​afskrivninger af gæstfrihedsudgifter;
• generelt skøn for modtagelsen af ​​delegationen underskrevet af lederen af ​​organisationen med angivelse af den person, der er ansvarlig for at modtage delegationen og en liste over udgifter (detaljeret);
• et dokument, der angiver: formålet med delegationens ankomst (f.eks. en invitation), mødeprogrammet, delegationens sammensætning, med angivelse af holdningerne for både den inviterede part og organisationen;
• et certifikat for brugte souvenirs eller prøver af færdige produkter, der angiver hvad, til hvem og hvor meget der blev afleveret;
• beregning af den udførte buffetservice: angivelse af produkttype, pris, mængde og samlet beløb, underskrevet af den ansvarlige og den, der serverede bordet.

Dokumenter, der bekræfter køb af produkter, souvenirs og andre inventarartikler, skal vedlægges rapporterne.

Udgifter til gæstfrihed omfatter udgifter med et beløb, der ikke overstiger 4 % af skatteyderens lønomkostninger for indberetningsperioden. Følgende udgifter indregnes ikke som gæstfrihedsudgifter:

• underholdningsudgifter;
• ferierelaterede udgifter.

Datoen for anerkendelse af repræsentationsudgifter, udstedt gennem en ansvarlig person, er datoen for godkendelse af lederen af ​​organisationen af ​​forhåndsrapporten.

Opbevaring af forhåndsrapporter

Med henblik på skatteregnskab skal dokumenter opbevares i 4 år (klausul 8, paragraf 1, artikel 23 i Den Russiske Føderations skattelov). Det skal bemærkes, at hvis et tab modtages, skal dokumenter, der bekræfter udgifterne, opbevares i 10 år (paragraf 4)

Medarbejdernes forretningsrejser er en fælles ting for både store og små virksomheder. De øger virksomhedens effektivitet og løser de opgaver, den er pålagt. Hver hjemvendt skal lave forretningsrejse forhåndsrapport. Han vil bekræfte de afholdte udgifter og selve det faktum at være på forretningsrejse. Lad os i detaljer overveje reglerne for udfyldelse af dette vigtige dokument, sammensætningen af ​​omkostninger, deres begrundelse og afspejling i regnskabet i 2020.

Lad os først se på den generelle mekanisme hvordan man udfylder et eksempel på forhåndsrapport på en forretningsrejse.

1. 1. I formularen udstedt af regnskabsafdelingen udfylder medarbejderen:
      • navn på virksomheden;
      • dit fulde navn;
      • position;
      • strukturel underopdeling;
      • formålet med at udstede midler (forretningsrejse).

Disse detaljer er dog normalt allerede angivet, hvis virksomheden bruger regnskabssoftware.

1. Herefter skriver medarbejderen datoen for rapporten og udfylder linjerne på sit andet ark. Der skriver han:
   • navne på støttedokumenter;
   • deres udgifter.

Det vil sige, at for at regnskabsafdelingen kan acceptere dokumentet, skal du blot gemme alle kontrollerne og lave den korrekte aritmetiske beregning. Derfor i hvordan man laver en forhåndsrapport på en forretningsrejse i henhold til prøven, der er ikke noget kompliceret.

På vores hjemmeside, den pågældende rapports form.

Rejseudgifter

Inden rejsen ved medarbejderen cirka, hvor meget han skal bruge til rejsen. Eller forudbetalingen vil blive beregnet af regnskabsafdelingen i overensstemmelse med de normer, der er godkendt af virksomheden og de tidligere satser for en lignende forretningsrejse.

I mange organisationer bestiller regnskabsafdelingen uafhængigt billetter på vegne af virksomheden. Regnskab for sådanne udgifter vil være anderledes end situationen, når en medarbejder selv køber billetter.

Uanset hvem der skal foretage beregningen af ​​fremtidige og tidligere omkostninger, er sammensætningen inkluderet i rejseudgiftsrapport vil være uændret. Disse omfatter:

1. daglig tilladelse;
2. rejse;
3. Hotel indkvartering;
4. andre udgifter godkendt i organisationens interne regler.

Elektroniske dokumenter som BSO

Faktisk er strenge rapporteringsformularer praktisk talt de vigtigste forretningsrejsedokumenter: en billet til et tog, bus, fly osv.

En medarbejder (eller regnskabsafdeling for ham) kan udstede en billet via internettet. Så for ham vil blive dannet elektronisk boardingkort. Forhåndsrapport efterfølgende er det nødvendigt at ledsage denne billet.

Forhåndsrapport - dokumentation, der anses som en del af det primære regnskab. Denne dokumentation giver dig mulighed for at finde ud af, til hvem og i hvilket beløb midlerne blev tildelt i form af et forskud. I dette tilfælde kan du i form af et forskud angive de udstedte "rejsepenge". Alle poster logges og verificeres. Du kan downloade forhåndsrapporteringsformularen for 2017 her. De udfylder naturligvis forhåndsrapporten strengt efter den godkendte formular, som er beskrevet i lovgivningen.

I praksis kan der udstedes forudbetaling både til personer i virksomheden og til alle ansatte i staten. Men med enhver beslutning er det kun virksomhedens leder, der kan organisere og give tilladelse til en sådan udlevering. For at gøre dette oprettes en ordre. Den samme beslutning kan godkendes i Regnskabspraksis eller Regler.

Hvis rapporten ikke viser det udbetalte beløb som forskud, kan enhver revision betragte denne betaling som indkomsten for den medarbejder, som skal betales skat af, det samme som af løn. Virksomheden tilbageholder det uforbrugte beløb af forskuddet i medarbejderens løn, og kan det ikke lade sig gøre, fører revisor det samme beløb i indkomstsektionen. Foruden andre midler fra denne kategori vil forskuddet i dette tilfælde blive beskattet.

Udfyldelse af forhåndsrapporten

En revisor skal bruge meget tid på at udarbejde forhåndsrapporter. Dette er den mest almindelige del af arbejdet for en finansdirektør i en virksomhed. Da alle former for husholdningskøb, rejseudgifter og meget mere falder ind under forhåndsindberetninger, indsamles der en del dokumentation.

Hurtigheden af ​​at udarbejde rapporter afhænger af nøjagtigheden og korrektheden af ​​udfyldningen, så hver ansvarlig person og revisor skal vide præcis hvordan og hvilke kolonner der skal udfyldes.

Den person, der har modtaget forskuddet, udfylder forskudsrapporten, startende fra forsiden. Han angiver navnet på organisationen, angiver datoen for påfyldning, hans efternavn og initialer. Du skal også angive stillingen og dit personalenummer. En separat kolonne angiver, hvilke udgifter forskuddet blev udstedt til:

1. for erhvervslivet;
2. til repræsentation.

Bagsiden viser dokumenter, der bekræfter medarbejderens udgifter. Beløbene og hvad de er brugt til er angivet. De bilag, der vedlægges, skal nummereres i overensstemmelse med fortegnelsen i forhåndsrapporten.