Afhandlinger fra talen fra direktøren for afdelingen for kontorarbejde og arkiver for regeringen i Den Russiske Føderation A.D. Ryakhovsky. Tværafdelings dokumentflow: hvad med EDMS-markedet? Tværafdelings udveksling af oplysninger og dokumenter

hjem / Følelser

(Moskva, 26. oktober 2011)

Tingenes tilstand

1.1. Reguleringsramme for tværafdelinger elektronisk dokumenthåndtering og e-forvaltning.

Det regulatoriske grundlag for implementeringen af interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering er ordren fra præsidenten for Den Russiske Føderation efter mødet i Statsrådet for Den Russiske Føderation dateret den 17. juli 2008, som især sætter opgaven med at sikre overgangen af føderale udøvende myndigheder hovedsageligt til elektronisk dokumenthåndtering senest den 1. januar 2011, Forordninger om system for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering, godkendt ved dekret fra den russiske føderations regering af 22. september 2009 nr. 754, samt en antallet af andre instruktioner, ordrer og andre handlinger fra regeringen og føderale udøvende organer.

I overensstemmelse med den originale version af forordningerne var deltagerne i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering føderale regeringsorganer, administrationen af præsidenten for Den Russiske Føderation og Kontoret for Den Russiske Føderations regering. I øjeblikket udvides antallet af MEDO-deltagere. I overensstemmelse med den nye version af forordningerne (godkendt den 1. august 2011 ved dekret fra den russiske føderations regering nr. 641) er interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering samspillet mellem informationssystemer til elektronisk dokumenthåndtering af føderale udøvende myndigheder, udøvende myndigheder myndigheder i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og andre statslige organer (henholdsvis i det følgende - informationssystemer for elektronisk dokumentstrøm, deltagere i interdepartemental elektronisk dokumentstrøm).

Organisatoren af den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering er Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste. Deltagerne i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering er føderale regeringsorganer, administrationen af præsidenten for Den Russiske Føderation og Kontoret for Den Russiske Føderations regering.

Det normative grundlag for opbygning af e-forvaltning i Den Russiske Føderation er begrebet e-forvaltningsdannelse i Den Russiske Føderation, godkendt den 6. maj 2008 ved dekret fra Den Russiske Føderations regering nr. 632-r (som ændret ved dekret af Den Russiske Føderations regering nr. 219 af 10. marts 2009).

Ansvarlig for implementeringen af dette koncept i overensstemmelse med ordren - Ministeriet for Telekommunikation og Massekommunikation i Rusland sammen med Ministeriet for Økonomisk Udvikling i Rusland og den føderale sikkerhedstjeneste i Rusland.

I overensstemmelse med dette koncept forstås e-forvaltning i konceptet som en ny form for organisering af offentlige myndigheders aktiviteter, der gennem den udbredte brug af informations- og kommunikationsteknologier giver et kvalitativt nyt niveau af effektivitet og bekvemmelighed for organisationer og borgere til at modtage offentlige tjenester og information om resultaterne af statslige organers aktiviteter.

I udviklingen af begrebet e-forvaltning godkendte dekret fra Den Russiske Føderations regering af 8. september 2010 nr. 697 forordningerne om et samlet system for interdepartemental elektronisk interaktion (MEV-system) og bekendtgørelsen fra Ministeriet for Telecom and Mass Communications of Russia dateret 27. december 2010 nr. 190 blev udstedt om godkendelse af tekniske krav til interaktion mellem informationssystemer i et samlet system for inter-afdelings elektronisk interaktion.

Yderligere foranstaltninger til udvikling af e-forvaltning er fastsat i forordningerne om infrastrukturen, der leverer information og teknologisk interaktion mellem informationssystemer, der bruges til at levere statslige og kommunale tjenester i elektronisk form (dekret fra Den Russiske Føderations regering af 8. juni, 2011 nr. 451).

De vigtigste retninger, hvori informationsteknologier introduceres inden for dokumenthåndtering, er følgende:

a) på det teknologiske område

udvikling af kontor- og workflowteknologier baseret på systemer i klassen Electronic Document Management Systems - elektroniske dokumentstyringssystemer (EDMS) og systemer i klassen Enterprise Content Management - enterprise content management, Enterprise Information Management Systems - enterprise information management systems (ECM eller EIMS) );

udvikling af teknologier til arkivlagring - systemer af klassen elektroniske arkiver, elektroniske arkiver (EA);

udvikling af teknologier til konvertering af dokumenter på forskellige typer medier til digital form og tekstgenkendelse;

integration af elektroniske dokumentstyringssystemer og elektroniske arkiver;

oprettelse af en infrastruktur til tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering (MEDO) for udøvende myndigheder og lignende systemer for kommercielle organisationer og sikring af samspillet mellem forskellige organisationers elektroniske dokumenthåndteringssystemer med hinanden på grundlag heraf;

b) inden for juridisk og metodisk støtte

vedtagelse af retsakter om information, informationsteknologi og informationsbeskyttelse, om elektronisk signatur og andre;

legitimering af elektronisk dokumenthåndtering på afdelings- og tværafdelingsniveau gennem vedtagelse af relevante reguleringsdokumenter;

I øjeblikket udvikler et betydeligt antal kommercielle udviklingsorganisationer løsninger til elektroniske dokumenthåndteringssystemer og elektroniske arkiver.

Så ifølge de tilgængelige oplysninger i Den Russiske Føderations regeringskontor, i føderale udøvende organer forbundet med det interdepartementale elektroniske dokumentstyringssystem (MEDO), er 38 løsninger fra 22 udviklere af software- og hardwareplatforme blevet implementeret.

En bred vifte af produkter, der tilbydes, gør problemet med at vælge et produkt (og følgelig en producent) og en implementer relevant ved oprettelse af et elektronisk dokumenthåndteringssystem og et elektronisk arkiv.

1.3. Organisering af interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering mellem statslige myndigheder i Den Russiske Føderation

Indførelsen af automatiserede systemer (AS) i offentlige myndigheders og lokale myndigheders aktiviteter har været gennemført i lang tid. Næsten alle føderale udøvende organer bruger automatiserede kontorsystemer (ASD) eller elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) af varierende grader af perfektion og forskellige udviklere.

Generelt giver disse løsninger i en eller anden grad både flytning af dokumenter udviklet i elektronisk form og "elektronisk støtte" til flytning af papirdokumenter i statslige organer.

Det næste naturlige skridt i udviklingen af denne proces er overgangen til tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering, dvs. organisering af udvekslingen af elektroniske dokumenter ikke kun inden for afdelingerne, men også mellem afdelingerne indbyrdes.

Infrastrukturen for elektronisk dokumenthåndtering mellem deltagerne i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering er dannet:

a) afdelingsautomatiserede registreringssystemer (dokumentflow) for MEDO-deltagere (i det følgende benævnt ASD for MEDO-deltagere);

b) tværafdelings elektronisk dokumentstyringssystem (MEDO-system);

c) hardware-softwarekomplekser til at forbinde MEDO-deltagernes ASD med MEDO-systemet (i det følgende benævnt PAK-grænseflade).

En MEDO-deltagers ASD fungerer som abonnent på MEDO-systemet og sikrer oprettelse/udførelse af dokumenter i elektronisk og/eller papirform i overensstemmelse med den kontorarbejdsprocedure, som denne MEDO-deltager har vedtaget.

MEDO-systemet er et sikkert kommunikationsnetværk, der til brug for elektronisk dokumenthåndtering leverer tjenesten "Postservice afn", som sikrer levering af elektroniske postmeddelelser til abonnenter af postvæsenet med mulighed for at bruge kryptografisk beskyttelse værktøjer og en kvalificeret elektronisk signatur (ES).

HSS til grænseflader er et software- og hardwarekompleks, der giver grænseflade mellem det interne netværk, hvor MEDO-deltagerens ASD fungerer, med MEDO-systemets kommunikationsnetværk. PAC-parring implementerer følgende hovedfunktioner:

import fra abonnentens ASD af information om dokumentet i det etablerede format;

at konvertere den importerede information om det dokument, der overføres, til formatet af en e-mail-meddelelse (herefter benævnt dokumentflow elektronisk meddelelse, ESD) og sende denne meddelelse til adressaten via MEDO-systemet ved hjælp af IPS-posttjenesten;

at modtage ESD fra MEDO-systemet og konvertere det til det etablerede format til eksport til kontorstyringssystemet;

eksport af de modtagne oplysninger om dokumentet til kontorstyringssystemet.

På baggrund af denne infrastruktur gennemføres en systematisk overgang til den overvejende udveksling af dokumenter i elektronisk form mellem deltagere i MEDO-systemet.

Til dato er elektronisk afsendelse af dokumenter fra Den Russiske Føderations regering udført til 36 organer (33 føderale udøvende organer, administrationen af præsidenten for Den Russiske Føderation, Kontoret for Statsdumaen i Forbundsforsamlingen af Den Russiske Føderation og Kaliningrad-regionens regering). Andelen af dokumenter sendt elektronisk pr. 1. maj 2011 nåede 54 % af den samlede mængde af sendte dokumenter.

I kontoret for Den Russiske Føderations regering accepteres dokumenter i elektronisk form af MEDO fra 25 afdelinger (22 føderale udøvende organer, administrationen af præsidenten for Den Russiske Føderation, kontoret for statsdumaen i den føderale forsamling af Den Russiske Føderation og Kaliningrad-regionens regering).

1.4. Oprettelse af elektroniske arkiver

De føderale udøvende myndigheder udfører et intensivt arbejde for at skabe og give åben adgang til elektroniske arkiver. Disse elektroniske arkiver er arkiver af digitaliserede (oversat til elektronisk form) arrays af papirdokumenter, der udgør de tilsvarende arkivmidler.

Hjemmesider oprettet af det russiske arkiv, forsvarsministeriet og en række andre organer kan tjene som eksempler på sådanne systemer.

Dette er dog kun den ene side af problemet med at oprette elektroniske arkiver. Det drejer sig om tidligere oprettede eller nyoprettede arkiver af papirdokumenter. Desværre er opgaven med at skabe arkiver over netop elektroniske dokumenter, dvs. ikke har en papiroriginal, er Rosaarkivet endnu ikke begyndt.

1.5. Organisering af tværfaglig elektronisk interaktion inden for rammerne af skabelsen af e-forvaltning

Infrastrukturen for elektronisk interaktion på tværs af afdelinger er et enkelt kompleks af informationsteknologi og telekommunikationselementer, herunder:

a) informationselementer som en del af følgende informationssystemer og deres delsystemer:

forbundsstatsinformationssystem "Enet portal for statslige og kommunale tjenester (funktioner)";

føderalt statsinformationssystem "Konsolideret register over statslige og kommunale tjenester (funktioner)";

informationssystemet for hovedcertificeringscentret, hvis funktioner udføres af det autoriserede føderale udøvende organ;

et informationsidentifikations- og autentificeringssystem designet til at sikre, når de interagerer ved hjælp af interaktionsinfrastrukturen, identifikation, autorisation og autentificering af organer og organisationer, såvel som enkeltpersoner og juridiske enheder, der ansøger om statslige og (eller) kommunale tjenester (i det følgende benævnt ansøgere) ;

forenet system af interafdelings elektronisk interaktion;

b) organisatoriske og tekniske elementer i følgende sammensætning:

offentlige adgangscentre designet til at informere ansøgere om organers og organisationers aktiviteter og om de tjenester, de leverer, samt at give ansøgere adgang til at modtage statslige og kommunale tjenester i elektronisk form;

callcentre, der leverer tjenester til at informere ansøgere ved hjælp af telefonkommunikation om statslige og kommunale tjenester leveret af organer og organisationer;

c) tekniske og hjælpeelementer i følgende sammensætning:

informationssikkerhedssystem;

informations- og telekommunikationsnetværk, der sikrer samspillet mellem informationssystemer i leveringen af statslige og kommunale tjenester;

et netværk af databehandlingscentre, der sikrer interaktionsinfrastrukturens funktion.

Det forenede system for interdepartemental elektronisk interaktion er et føderalt statsinformationssystem, der omfatter informationsdatabaser, herunder information om software og hardware, der bruges af myndigheder og organisationer, som giver adgang gennem interaktionssystemet til deres informationssystemer (i det følgende benævnt elektroniske tjenester). information om bevægelseshistorien i systemet for interaktion mellem elektroniske meddelelser i leveringen af statslige og kommunale tjenester, udførelsen af statslige og kommunale funktioner i elektronisk form samt software- og hardwareværktøjer, der sikrer samspillet mellem organers informationssystemer og organisationer, der anvendes til levering af statslige og kommunale tjenester i elektronisk form og udførelse af statslige og kommunale funktioner.

Status på området for at levere offentlige tjenester til befolkningen i elektronisk form er bredt dækket i medierne, og vi kan virkelig vurdere det ved at kontakte de relevante internetportaler.

Problemer og udsigter

2.1. Udvikling af MEDO systemet

De vigtigste perspektiver for udviklingen af MEDO-systemet er udvidelsen af sammensætningen af dets deltagere (systemet begynder at "flytte til regionerne"), hvilket afspejles i ændringerne i forordningen om MEDO samt yderligere arbejde om legitimering og standardisering af elektronisk dokumenthåndtering.

Samtidig skal vi forstå, at på trods af de åbenlyse fremskridt i udviklingen af elektronisk dokumenthåndtering, er der stadig en del problemer - videnskabelige, metodiske, tekniske, organisatoriske, der skal løses.

Det første og grundlæggende problem er, at der i Den Russiske Føderation i øjeblikket er en situation, hvor der ikke er noget organ i landet udstyret med funktionerne til at udvikle statspolitik og juridisk regulering inden for kontorarbejde og dokumentflow. Det føderale arkivagentur, som er underlagt Den Russiske Føderations kulturministerium, har relativt få beføjelser på dette område, hovedsagelig relateret til koordinering af afdelingsinstrukser for kontorarbejde. Verdens praksis viser, at i de lande, hvor der er gjort betydelige fremskridt med implementeringen af elektronisk dokumenthåndtering, har de relevante strukturer meget bredere beføjelser. Det er indlysende, at der er behov for at udstyre det føderale arkivagentur med funktionerne at udvikle statspolitik, juridisk regulering, levere offentlige tjenester inden for kontorarbejde, dokumenthåndtering og arkivering, muligvis ved at underordne det direkte til regeringen i Den Russiske Føderation.

Det andet problem er udviklingen og godkendelsen i form af en standard med en detaljeret specifikation elektroniske dokumentmodeller. På nuværende tidspunkt, på trods af den udbredte brug af dette udtryk, herunder i retsakter, er det beklageligt, at der ikke er nogen klar forståelse og entydig fortolkning af dette begreb. De facto, når de taler om elektronisk dokumenthåndtering, taler vi faktisk om omsætning elektroniske kopier papirdokumenter. Konsekvensen af dette er, at næsten alle regulatoriske dokumenter inden for kontorarbejde og arbejdsgange eksplicit eller implicit fokuserer på at arbejde med papirdokumenter. Et forsøg på at anvende dem til elektronisk dokumenthåndtering rejser straks en masse spørgsmål, og først og fremmest, hvilket sæt data, der er gemt i et computersystem, betragtes som et elektronisk dokument?

Det tredje vigtige problem, der kræver yderligere uddybning, er problemet med autentificering (autentificering) af elektroniske dokumenter. Selvfølgelig er vedtagelsen den 6. april 2011 af føderal lov nr. 63-FZ "Om elektronisk signatur" et seriøst skridt i udvidelsen af omfanget af elektronisk dokumenthåndtering. I øjeblikket er et udkast til dekret blevet udarbejdet og forelagt for Den Russiske Føderations regering om de typer elektroniske signaturer, der bruges af udøvende myndigheder og lokale regeringer til at organisere elektronisk interaktion med hinanden, proceduren for deres brug samt fastsættelse af krav til sikring af kompatibiliteten af elektroniske signaturmidler. Dette er dog ikke en udtømmende løsning, der dækker alle tilfælde, hvor bekræftelse af et dokuments ægthed er påkrævet. Faktum er, at den elektroniske signatur har ... en begrænset gyldighedsperiode, bestemt af stabiliteten af det anvendte krypto-transformationssystem. Og dette adskiller det grundlæggende fra systemet med autentificering (beskyttelse) af et papirdokument, baseret på brugen af en håndskrevet signatur, segl og andre detaljer. En elektronisk signatur er ganske anvendelig, når dens gyldighedsperiode er længere end den tid, hvor det kan være nødvendigt at bruge dokumentet. Samtidig har en væsentlig del af regeringens og andre myndigheders dokumenter som udgangspunkt en permanent opbevaringsperiode.

Det næste problem er af teknologisk karakter. Dette er problemet med arkivering af elektroniske dokumenter. Alt er ret simpelt, når vi har at gøre med papirdokumenter: For at opbevare og arbejde med dem har en person, ud over opbevaring med hylder eller stativer, generelt set ikke brug for andet. Og for at arbejde med arkiver af elektroniske dokumenter kræves der meget mere kompleks infrastruktur og teknologier. Informationsteknologien fremskynder naturligvis arbejdet med dokumenter gigantisk. Men de ændrer sig selv i samme takt. For eksempel: Alene i det sidste årti har vi set ændringen af flere generationer af medietyper fra floppy magnetiske diske i forskellige formater til optiske (cd'er, dvd'er, flerlags dvd'er, blue-ray-diske osv.). Men hver overgang til en ny teknologi sætter opgaven med at migrere en enorm mængde akkumuleret data til en ny teknologisk platform, ellers truer den med at miste information. Dette gør forståelig den rimelige konservatisme, som Rosaarkivet udviser i implementeringen af elektroniske arkiver. Denne konservatisme forvirrer imidlertid udviklerne af EDMS og organisationer, der implementerer kontorarbejde i elektronisk form på grundlag af disse EDMS, da der ikke er nogen klare specifikationer (krav) fra Federal Archive for indholdet og formaterne af elektroniske dokumenter, der overføres til offentligheden opbevaring.

Et andet problem var direkte relateret til tværafdelingers arbejdsgang og interaktion mellem afdelings EDMS. Dette er problemet med at skabe og vedligeholde et samlet system af referenceinformation (klassifikatorer, ordbøger, opslagsbøger osv.), uden hvilket det er praktisk talt umuligt at minimere menneskelig deltagelse i interaktionen mellem afdelings-AS'er. Noget arbejde i denne retning udføres i øjeblikket af Federal Archives og Federal Security Service som arrangør af MEDO. Men efter vores mening vil deltagelse i denne proces, udover offentlige myndigheder, også videnskabelige og erhvervsliv være meget nyttig.

Og endelig et problem, der kan karakteriseres som et problem med "dimensionalitetskrise" (eller skala). Dens essens ligger i, at antallet af deltagere i elektronisk dokumenthåndtering udvides som en lavine. Dette fører til det faktum, at selv det eksisterende betydelige antal udviklere ikke er i stand til at tilfredsstille alle forbrugere. Desuden er alle disse forbrugere forskellige i deres omfang (størrelse), økonomiske muligheder og graden af "fremskridt" med hensyn til brugen af informationsteknologi. Vejen ud i dette tilfælde kan være brugen af SAAS-konceptet (Software as a Service) foreslået tilbage i begyndelsen af 2000'erne af Microsoft og nu intensivt udviklet i Vesten. I overensstemmelse med dette koncept skaber store udbydere kraftfulde databehandlingscentre (DPC'er), hvor problemerne med lagring, behandling, sikring af dataintegritet og sikkerhed samt problemer med drift og vedligeholdelse af tekniske midler løses omfattende og på et højt niveau. I datacentret installeres software, der har den nødvendige funktionalitet til rådighed for brugerne i form af et sæt netværkstjenester. En af anvendelserne af sådanne datacentre kan være informationssystemer baseret på fælles standarder, der leverer tjenester til kontorarbejde, dokumenthåndtering og arkivering til organisationer, der ikke har deres egne muligheder. Efter vores mening, Rosarkhiv, de centrale arkiver for de føderale udøvende myndigheder samt arkivmyndighederne i de konstituerende enheder af føderationen, som i fremtiden vil lette løsningen af opgaver relateret til overførsel af arkivmidler til statslig opbevaring , kan blive stedet for implementering af sådanne datacentre.

2.2. Udvikling af MEW's infrastruktur og teknologierne "elektronisk regering", "elektronisk parlament" osv., baseret på dem.

Det er klart, at på dette område i den nærmeste fremtid vil hovedindsatsen være fokuseret på gennemførelsen af dekretet fra regeringen for Den Russiske Føderation af 8. juni 2011 nr. 451 og den videre introduktion af informationsteknologier inden for public relations . Et eksempel på dette er udviklingen af konceptet for dannelsen af et elektronisk parlament i Den Russiske Føderation indtil 2015, hvis diskussion fandt sted den 20. oktober 2011 i statsdumaen, og det blev samtidig godkendt på et møde af Rådets præsidium under præsidenten for Den Russiske Føderation for udvikling af informationssamfundet.

Tilsyneladende er det ikke tilfældigt, at selv det udarbejdede udkast til standard inden for EDMS kaldes "GOST R EDMS. Interaktion mellem dokumentstyringssystemer. Email Krav. og bruger udtrykket "elektronisk besked" i stedet for "elektronisk dokument".

godkendt

Regeringens dekret

Den Russiske Føderation

POSITION

OM SYSTEMET FOR INTERDEPARTEMENTEL ELEKTRONISK DOKUMENTSTYRING

1. Tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering er samspillet mellem elektroniske dokumenthåndteringsinformationssystemer fra føderale statslige myndigheder, statslige myndigheder i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og andre statslige organer samt organisationer, der er oprettet til at udføre de opgaver, der er tildelt regeringen i Den Russiske Føderation (henholdsvis i det følgende - deltagere i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering, informationssystemer til elektronisk dokumenthåndtering).

2. Arrangøren af den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering er Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste.

(se tekst i forrige udgave)

4. Samspillet mellem elektroniske dokumenthåndteringsinformationssystemer i denne forordning betyder udveksling af elektroniske meddelelser (gennemførelse af officiel korrespondance i elektronisk form) mellem deltagere i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering, herunder:

(se tekst i forrige udgave)

a) afsendelse og modtagelse i elektronisk form af beslutninger og instruktioner fra præsidenten for Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations regering;

b) at modtage information om fremskridt med hensyn til deltagerne i den interdepartementale elektroniske dokumentstrøm af elektroniske meddelelser, herunder instruktioner fra præsidenten for Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations regering;

(se tekst i forrige udgave)

c) sende elektroniske rapporter til præsidenten for Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations regering;

d) indgivelse til den russiske føderations regering af føderale udøvende myndigheder af udkast til lovgivningsmæssige retsakter, herunder i elektronisk form;

e) deltagernes gennemførelse af interdepartemental elektronisk dokumentcirkulation af forligsprocedurer vedrørende udkast til reguleringsretsakter i elektronisk form;

(se tekst i forrige udgave)

f) indsendelse i elektronisk form af regulatoriske retsakter fra føderale udøvende organer til statsregistrering hos Den Russiske Føderations justitsministerium;

g) afsendelse og modtagelse af andre dokumenter, der er transmitteret under samspillet mellem deltagere i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering i elektronisk form.

5. Ved implementering af interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering er det tilladt at udveksle elektroniske meddelelser, der indeholder offentligt tilgængelige oplysninger og oplysninger, hvortil adgang er begrænset i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation. Udvekslingen mellem deltagere af interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering af information, hvortil adgang er begrænset i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation, udføres, når de opfylder kravene til beskyttelse af sådanne oplysninger, der er fastsat i forbindelse med informationssystemer for elektroniske dokumenter ledelse.

(se tekst i forrige udgave)

6. Hovedprincipperne for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering er:

a) sikring af den teknologiske mulighed for at anvende elektronisk dokumenthåndtering på tværs af afdelinger af et variabelt antal deltagere;

b) deltagernes brug af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering af kompatible teknologier, formater, protokoller til informationsinteraktion og samlet software og hardware;

c) lovlig brug af software og certificeret software og hardware af deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering;

d) at sikre integriteten af transmitterede informationer;

e) minimering af omkostninger, herunder økonomiske og tid, i implementeringen af informationsinteraktion mellem deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering;

f) at sikre fortroligheden af transmission og modtagelse af oplysninger.

7. Teknisk og teknologisk infrastruktur for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering består af følgende elementer:

a) hovedknudepunktet for den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering, hvis operatør er arrangør af den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering;

b) noder for deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering;

c) sikre kommunikationskanaler.

8. De tekniske midler i hovedknudepunktet for den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering omfatter software- og hardwarekomplekser til behandling, routing og lagring af meddelelser, overvågningsværktøjer til udførelsen af den tekniske og teknologiske infrastruktur i den tværafdelings elektroniske dokumentstyring, informationssikkerhedsværktøjer og andre midler til software og hardware til elektronisk interaktion mellem deltagere i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering.

(se tekst i forrige udgave)

9. Hovedfunktionerne i hovedknudepunktet for den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering er:

a) at sikre beskyttelsen af behandlede, lagrede og transmitterede oplysninger mod uautoriseret adgang og forvrængning, når den er placeret i hovedknudepunktet for den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering og transmitteres via sikre kommunikationskanaler til noderne for deltagere i den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering;

b) udveksling af elektroniske meddelelser mellem deltagere i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering.

10. De tekniske midler til noden for deltageren i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering omfatter kommunikationsudstyr, informationssikkerhedsværktøjer og arbejdsstationer. Noden er udstyret med automatiserede arbejdsstationer efter anmodning fra en deltager i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering.

(se tekst i forrige udgave)

11. Hovedfunktionerne for noderne for deltagere i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering er:

a) at sikre beskyttelsen af behandlede, lagrede og transmitterede oplysninger mod uautoriseret adgang og forvrængning, før de overføres til en sikker kommunikationskanal;

b) levering af elektroniske meddelelser modtaget fra hovedknudepunktet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering til informationssystemer for elektronisk dokumenthåndtering af adressater;

(se tekst i forrige udgave)

c) afsendelse af elektroniske meddelelser fra informationssystemer til elektronisk dokumenthåndtering af deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering til hovedknudepunktet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering;

(se tekst i forrige udgave)

d) lagring af elektroniske meddelelser forud for transmission til hovedknudepunktet for den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering eller til informationssystemet i adressatens elektroniske dokumenthåndtering.

(se tekst i forrige udgave)

12. Udvekslingen af elektroniske meddelelser ved implementering af tværfaglig elektronisk dokumenthåndtering udføres af autoriserede medarbejdere hos deltagerne i den tværgående elektroniske dokumenthåndtering.

13. Arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering udfører følgende funktioner:

a) organisatorisk og metodisk støtte til tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering;

b) dannelse og opdatering af globale adressekartoteker (klassifikatorer);

(se tekst i forrige udgave)

c) at sikre driften af den tekniske og teknologiske infrastruktur for elektronisk dokumenthåndtering på tværs af afdelinger;

d) sikring af informationssikkerhed for elektronisk dokumenthåndtering på tværs af afdelinger i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation.

14. Oprettelse af den tekniske og teknologiske infrastruktur for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering udføres af arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering og (eller) deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering ved at organisere kommunikationskanaler fra hovedknudepunktet for den tværgående elektroniske dokumenthåndtering til noderne for deltagere i den tværfaglige elektroniske dokumenthåndtering, samt ved at skabe noder af deltagere i den tværgående elektroniske dokumenthåndtering.

Til at organisere kommunikationskanaler til tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering, bruges kommunikationskanaler fra arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering og (eller) kommunikationskanaler lejet af arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering eller deltagere i tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering fra teleoperatører.

(se tekst i forrige udgave)

14(1). Oprettelse af noder til interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering og organisering af kommunikationskanaler til interdepartmental elektronisk dokumenthåndtering af føderale regeringsorganer, de højeste udøvende regeringsorganer i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og statslige ikke-budgettære midler udføres for bekostning af de budgetbevillinger, der er fastsat i det føderale budget for Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste.

(se tekst i forrige udgave)

14(2). Statslige myndigheder for de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation, med undtagelse af de højeste udøvende statsmagtsorganer i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation, har ret til at oprette knudepunkter til interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering, organisere kommunikationskanaler for interdepartmental elektronisk dokument forvaltning og vedligeholdelse af den tekniske og teknologiske infrastruktur for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering i funktionsdygtig stand på bekostning af budgetbevillinger til det tilsvarende budgetbudgetsystem i Den Russiske Føderation, som er fastsat af disse organer inden for rammerne af gennemførelsen af statslige programmer.

(se tekst i forrige udgave)

14(3). Oprettelse af knudepunkter til interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering, organisering af kommunikationskanaler til interdepartmental elektronisk dokumenthåndtering og vedligeholdelse af den tekniske og teknologiske infrastruktur for interdepartmental elektronisk dokumenthåndtering af organisationer oprettet for at udføre de opgaver, der er tildelt regeringen i Den Russiske Føderation, med undtagelse af statslige ikke-budgettære midler, udføres på bekostning af disse organisationer.

(se tekst i forrige udgave)

15. Hardwaren og softwaren og hardwaren til knudepunkterne for interdepartemental elektronisk dokumenthåndtering af føderale regeringsorganer, de højeste udøvende regeringsorganer i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og statslige ikke-budgettære midler erhverves på bekostning af budgetbevillinger, der er afsat til i det føderale budget for den føderale sikkerhedstjeneste i Den Russiske Føderation, og overføres af den føderale sikkerhedstjeneste til disse organer og fonde vederlagsfrit til midlertidig brug. Overførslen er formaliseret ved en handling af accept og overførsel af tekniske og software- og hardwaremidler.

(se tekst i forrige udgave)

15(1). Statslige myndigheder i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation, med undtagelse af de højeste udøvende myndigheder i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation, har ret til at erhverve tekniske og software- og hardwaremidler til interdepartementale elektroniske dokumenthåndteringsknuder på bekostning af budgettet bevillinger af det tilsvarende budget for Den Russiske Føderations budgetsystem tilvejebragt disse organer som en del af gennemførelsen af statslige programmer.

(se tekst i forrige udgave)

15(2). De tekniske faciliteter og software- og hardwarefaciliteter i de interdepartementale elektroniske dokumenthåndteringsknuder i organisationer, der er oprettet for at udføre de opgaver, der er tildelt regeringen i Den Russiske Føderation, med undtagelse af statslige midler uden for budgettet, erhverves på bekostning af disse organisationer.

(se tekst i forrige udgave)

15(3). De tekniske krav til de tværfaglige elektroniske dokumenthåndteringsknudepunkter, der oprettes, og de organiserede kommunikationskanaler for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering samt til de erhvervede tekniske og software- og hardwaremidler til de tværgående elektroniske dokumenthåndteringsknudepunkter, er godkendt af de statslige myndigheder i Den Russiske Føderations konstituerende enheder, med undtagelse af de højeste udøvende statslige myndigheder i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation, og organisationer, der er oprettet for at udføre de opgaver, der er tildelt regeringen i Den Russiske Føderation, med undtagelse af statslige ekstrabudgettære midler, med arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering.

Godkendelsesproceduren godkendes af arrangøren af den tværgående elektroniske dokumenthåndtering.

(se tekst i forrige udgave)

15(4). De tekniske faciliteter og software- og hardwarefaciliteter for deltagernes noder i den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering skal være placeret i lokaler, der sikrer sikkerheden af disse midler og fortroligheden af transmitterede og modtagne oplysninger.

16. I tilfælde af, at det bliver nødvendigt at placere yderligere tekniske midler hos deltagere i den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering og (eller) overføre dem til andre lokaler, finansiering af implementeringen af et sæt værker om lægning af objektkommunikationslinjer, indkøb af udstyr og software og udfører særligt arbejde udføres på bekostning af deltageren tværafdelinger elektronisk dokumenthåndtering. Disse privatlivs- og sikkerhedsarbejder udføres af en licenseret tjenesteudbyder. Specifikationen for det indkøbte udstyr, software og materialer samt kommissoriet for udførelse af særligt arbejde aftales med arrangøren af den tværafdelings elektroniske dokumenthåndtering.

(se tekst i forrige udgave)

Opsætningen af tekniske midler og beskyttelsesmidler samt installation af speciel software udføres af arrangøren af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering.

17. Tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering udføres gennem udveksling af elektroniske meddelelser. En elektronisk besked består af ledsagende dele og indholdsdele. Den medfølgende del er beregnet til at adressere meddelelsen. Indholdsdelen er teksten i meddelelsen eller teksten i meddelelsen med vedhæftede filer, der indeholder en elektronisk kopi (elektronisk billede) af dokumentet eller et elektronisk dokument, og deres detaljer, beskrevet ved hjælp af XML-sproget. Formatet af filer, der anvendes i implementeringen af tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering, skal overholde nationale eller internationale standarder eller have en åben kildekode og åben struktur.

D.V. VOLODIN

PROBLEMER MED ORGANISERING AF ELEKTRONISKE DOKUMENTFLOW I TVERDEPARTEMENTET

Volodin D.V. Organisationsproblemer med udveksling af elektroniske dokumenter på tværs af afdelinger

Anmærkning

Artiklen analyserer aktuelle tendenser inden for interdepartemental information interaction, centrale problemer og principper for organisering af interdepartmental electronic document management (EDI). Den praktiske gennemførelse af disse bestemmelser vurderes som eksempel på et projekt til oprettelse af et EDR-system for de føderale udøvende myndigheder i Den Russiske Føderation.

Denne artikel er viet til analysen af nutidige tendenser i inter-afdelings informativ interaktion. Den beskriver centrale problemer og principper for tværministeriel udveksling af elektroniske dokumenter. Det føderale "MEDO"-projekt betragtes som et eksempel på praktisk implementering.

Nøgleord / Nøgleord

Statsprogrammet "Information Society (2011-2020)", interdepartmental information interaction, interdepartmental electronic document management (MED), Unified portal of public services, All-Russian State Information Center (OGIC), automated document management system (ASUD).

Statsprogram "Informationssamfundet (2011-2020)", interdepartemental informationsinteraktion, interdepartmental udveksling af elektroniske dokumenter, Integreret statstjenesteportal, The All-Russian State Informational Center, elektronisk journalstyringssystem (ERMS).

VOLODIN Dmitry Vladimirovich - Analytiker-konsulent i retning af Microsoft SharePoint, "Electronic Office Systems", Moskva; 8-495-221-24-31 lokalt. 313, +7-903-261-34-49; Denne e-mailadresse er beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at se den

I øjeblikket, i Rusland, som en del af opbygningen af "elektronisk regering", bliver flere store statslige projekter implementeret på én gang. For specialister i dokumenthåndtering er projektet med at skabe et interdepartementalt elektronisk dokumentstyringssystem for de føderale udøvende myndigheder i Den Russiske Føderation af særlig interesse.

Oprettelsen af et sådant system vil gøre det muligt at forene de heterogene dokumentstyringssystemer, der anvendes i forskellige statslige organer, i et enkelt informationsrum. Løsningen af sådanne problemer gør det muligt at nå et kvalitativt nyt niveau for anvendelse af elektroniske dokumenter i statslige organers aktiviteter. Til gengæld bør legaliseringen og den praktiske implementering af elektroniske former for interdepartemental interaktion føre til alvorlige forbedringer i processerne med at udføre statslige funktioner og levere tjenester til borgere og organisationer.

Problemerne med at tilrettelægge informationsinteraktion på tværs er af stor praktisk betydning for specialister inden for dokument- og arkivforvaltning. For første gang for de føderale udøvende myndigheder er den obligatoriske tilgængelighed af informationssystemer, der sikrer oprettelse, behandling og opbevaring af afdelingens elektroniske dokumenter, blevet etableret. Hertil kommer i dag muligheden for elektronisk udveksling af dokumenter med andre myndigheder ved tilslutning til systemet med tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering.

Det beskrevne problem er en af de nye retninger i praksis med dokumenthåndtering og afspejles praktisk talt ikke i de tilgængelige publikationer. Undtagelsen er individuelle artikler, for det meste af anvendt karakter, afsat til gennemførelsen af det føderale projekt "MEDO", udført i regi af den føderale sikkerhedstjeneste i Den Russiske Føderation. Derudover er spørgsmålene om elektronisk dokumenthåndtering på tværs af afdelinger for nylig blevet diskuteret aktivt i publikationer i det faglige og videnskabelige samfund, i industriens tidsskrifter og på internetressourcer.

I videnskabelige tidsskrifter er dette emne endnu ikke blevet behandlet, selvom visse spørgsmål om langtidsopbevaring og brug af elektroniske dokumenter er blevet dækket i publikationerne af tidsskrifterne "Bulletin of the Archivar" og "Domestic Archives".

Tendenser i udviklingen af interdepartemental informationsinteraktion. I øjeblikket er der vedtaget en række grundlæggende konceptuelle dokumenter på statsniveau, som sætter opgaven med at danne den såkaldte. "elektronisk regering" i Den Russiske Føderation. E-government forstås som et effektivt system for interdepartemental informationsinteraktion og levering af offentlige tjenester til borgere og organisationer baseret på brugen af moderne informationsteknologier.

På det seneste er der sket betydelige fremskridt inden for dokumenthåndtering i den offentlige sektor. Mange ministerier og departementer har i en årrække brugt forskellige automatiserede dokumenthåndteringssystemer (ADMS) i deres arbejde, hvis valg var baseret på arten af afdelingens aktiviteter, mængden af dokumentflow, kravene til pålidelighed. og sikkerhed, og det særlige ved at arbejde med visse dokumenter. Under brugen af ASUD er betydelige mængder af arkiver af elektroniske dokumenter blevet akkumuleret.

Der tages også særskilte skridt i forbindelse med organisering af informationsinteraktion på tværs af afdelinger. I øjeblikket overføres oplysninger ganske aktivt mellem myndigheder, herunder i elektronisk form. Separate udøvende myndigheder interagerer på permanent basis med hinanden ved at udveksle elektroniske dokumenter, der har officielt anerkendt retskraft. Denne interaktion udføres på grundlag af vedtagelse af passende aftaler mellem deltagerne i udvekslingen.

Tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering eksisterer også mellem individuelle føderale organer som en del af løsningen af komplekse problemer inden for offentlig administration, der kræver en aktiv udveksling af information. For eksempel, på grund af tilstedeværelsen af et særligt dataudvekslingsundersystem, er underordnede føderale tjenester og agenturer forbundet til det elektroniske dokumentstyringssystem fra Ministeriet for Økonomisk Udvikling og Handel i Den Russiske Føderation, herunder Federal Tariff Service (FTS of Russia) , Føderale agenturer til forvaltning af føderal ejendom (Rosimushchestvo), ejendomsobjekter (Rosnedvizhimost), til forvaltning af særlige økonomiske zoner (RosSEZ) og den russiske føderale ejendomsfond (RFFI). De enkelte afdelinger udvikler standardaftaler om informationsudveksling, som interesserede organisationer frivilligt kan tilslutte sig.

Et af de mest dynamisk udviklende områder for elektronisk interaktion mellem udøvende myndigheder er deres levering af offentlige tjenester til borgere og organisationer via internettet. I forbindelse med internettets stigende betydning i samfundets og statens liv bliver regeringsorganernes hjemmesider deres officielle repræsentationer i det globale informationsrum, er fyldt med officiel information (regulative dokumenter, nyheder, relevant baggrundsinformation mv. ) og give interaktiv interaktion med borgere og organisationer gennem arbejdet "virtuelle receptioner", "one stop"-tjenester, levering af visse specialiserede tjenester osv. Implementeringen af alle disse former for interaktion kræver organisering af en pålidelig og juridisk betydningsfuld elektronisk dokumenthåndtering mellem offentlige myndigheder, lokale myndigheder, organisationer og borgere.

For at skabe et enkelt adgangspunkt for borgere og organisationer til information og tjenester fra statslige organer er den Unified Portal of Public Services (www.gosuslugi.ru) blevet oprettet. Denne portal omfatter et samlet register over offentlige tjenester og indeholder også oplysninger om proceduren og betingelserne for deres levering. Aktuelt er portalen et generelt informations- og referencesystem for befolkningens interaktion med myndighederne. I fremtiden planlægges det gennem den fælles portal at organisere en fuldgyldig levering af tjenester i elektronisk form, hvilket også indebærer udveksling af juridisk vigtige elektroniske dokumenter.

Ud over portalerne for offentlige tjenester har mange afdelinger organiseret arbejdet med de såkaldte. one-stop-shop tjenester. One-stop-shop-tjenester er specielt oprettede strukturelle underafdelinger af udøvende myndigheder, der udfører funktionerne til behandling og udstedelse af dokumenter, der anmodes om af enkeltpersoner eller juridiske enheder.

One-stop service er designet til at udelukke muligheden for urimelig involvering af organisationer og borgere i udarbejdelsen eller godkendelsen af dokumenter udstedt af udøvende myndigheder (certifikater, kopier, uddrag, godkendelser, tilladelser, licenser, certifikater, certifikater, dokumentation osv.) . Brugen af elektroniske former for interaktion i arbejdet med "one-stop shop"-tjenester gør det muligt at gøre dem til et effektivt værktøj til centraliseret og højkvalitets levering af offentlige tjenester på grund af en betydelig reduktion af tiden til forberedelse de ønskede dokumenter.

Som en del af udarbejdelsen af dokumenter efter anmodning fra ansøgere interagerer "one stop shop"-tjenesten med andre udøvende myndigheder og statslige organisationer, sender dokumenter til dem til godkendelse, udveksler referenceoplysninger og udfører andre operationer, der har til formål at sikre udarbejdelsen af dokumenter krævet af ansøgere.

Ud over de ovennævnte tjenester tillader nogle myndigheder, når de servicerer organisationer og borgere, at levere visse typer dokumentation i elektronisk form. For eksempel leverer den russiske føderale skattetjeneste en service til modtagelse af selvangivelser ved hjælp af internettet. Tilladelse til at indsende skatterapporter i elektronisk form er indeholdt i Den Russiske Føderations skattelov.

Ud over Ruslands føderale skattetjeneste er proceduren for levering af visse typer dokumentation i elektronisk form etableret af Den Russiske Føderations finansministerium, den føderale tjeneste for finansielle markeder, den føderale tjeneste for intellektuel ejendomsret, patenter og varemærker (Rospatent) osv.

Problemer, der hindrer organisationen af MED. På samme tid, på trods af tilstedeværelsen af de beskrevne positive tendenser, forbliver hovedmålene for dannelsen af e-forvaltning i Rusland uopnåelige til dato.

Resultaterne af introduktionen af informations- og kommunikationsteknologier i offentlige myndigheder er overvejende af intra-departemental karakter, hvilket ikke giver mulighed for væsentligt at forbedre inter-afdelingen interaktion og forbedre kvaliteten af de offentlige tjenester, der leveres til borgerne. De nuværende statslige informationssystemer blev dannet af separate statslige myndigheder i mangel af et samlet reguleringsmæssigt juridisk og regulatorisk teknisk grundlag. De oplysninger, der er indeholdt i dem, er ikke tilgængelige for andre offentlige myndigheder til operationel brug, hvilket i praksis fører til betydelige tidsforsinkelser i den tværfaglige udveksling af oplysninger, multipel indsamling og kopiering af oplysninger i forskellige systemer. Samtidig opdateres en del af informationen ikke omgående, hvilket fører til inkonsistens i de data, der er indeholdt i statslige informationssystemer.

Til dato er der praktisk talt ingen offentlige ydelser, som en borger eller organisation kan opnå uden et direkte besøg hos en offentlig myndighed. Befolkningens og organisationernes modtagelse af offentlige tjenester samt oplysninger i forbindelse med udøvende myndigheders aktiviteter kræver i de fleste tilfælde deres personlige henvendelse til de udøvende myndigheder samt levering af anmodninger og andre nødvendige oplysninger i papirform. Dette medfører et stort spild af tid og skaber betydelige gener for befolkningen.

Hvis opgaven med at automatisere intraafdelingernes arbejdsgange løses relativt succesfuldt ved at udvikle og implementere et automatiseret kontrolsystem i statslige organer, så er organisering af interdepartemental dataudveksling i elektronisk form en sværere opgave. Det kan ikke løses på niveau med individuelle afdelinger, da det kræver interaktion mellem forskellige ASUD'er inden for et enkelt tværafdelings informationsrum.

I processen med dets dannelse er der også en infrastruktur, der sikrer den juridiske betydning, pålidelighed og informationssikkerhed af elektroniske former for interaktion mellem offentlige myndigheder indbyrdes såvel som med borgere og organisationer inden for rammerne af leveringen af offentlige tjenester.

På trods af en meget betydelig procentdel af automatisering af den interne dokumentstrøm af statsstrukturer, forbliver de automatiserede kontrolsystemer, som anvendes af dem, lukkede og har i langt de fleste tilfælde ikke midlerne til gensidig integration. Forskelle i de metodiske principper udviklet af hver statslig myndighed, teknologier til indsamling, behandling og brug af information, ikke-standardiseret information og sproglige midler komplicerer i høj grad den automatiserede informationsinteraktion mellem de anvendte systemer.

Ved design og implementering af automatiserede kontrolsystemer for myndigheder stiller entreprenører sig ikke til opgaven med at integrere og overføre information på tværs af platforme mellem de systemer, der oprettes. Som følge heraf er processen med at udveksle elektroniske dokumenter mellem forskellige afdelinger på nuværende tidspunkt ekstremt vanskelig og oftest simpelthen umulig.

I de fleste tilfælde består udvekslingen af dokumenter mellem offentlige myndigheder i overførsel af papirdokumenter på forskellige måder (herunder kurer, kurer, post). Alle elektroniske metoder sikrer kun levering af en lille del af de officielle dokumenter.

En sådan territorial distribution af information og manglen på muligheden for automatiseret udveksling af elektroniske dokumenter hindrer rettidig gennemførelse af kontrol over udførelsen af dokumenter og instruktioner fra højere myndigheder og som følge heraf en hurtig vedtagelse af ledelsesbeslutninger; øge tidsforbruget på overførsel af information mellem afdelinger væsentligt, hvilket øger risikoen for overtrædelse af de planlagte frister for udførelse af dokumenter og instrukser.

Tværafdelingsbarrierer, manglen på et enkelt informationsrum, forskelle i metoderne til indsamling, lagring og behandling af information, der er udviklet i statslige organer, hindrer således implementeringen af automatiseret kontrol over udførelsen af dokumenter og instruktioner og gør det vanskeligt at bruge moderne effektive informationsteknologier inden for interafdelingsinteraktion.

Alle disse negative tendenser forværres af den konstante vækst i dokumentflowet og kompleksiteten af interaktionsprocedurer. Ifølge statistikker vokser mængden af forvaltningsmyndigheders dokumentstrøm over de fem år med gennemsnitligt 20-50 %, mens elektronisk interaktion mellem myndigheder kun er en lille del af dokumentstrømmen.

På grund af det lave niveau af automatisering af interdepartemental interaktion er det i øjeblikket ikke muligt at udføre en pålidelig klassificering af cirkulerende dokumenter og vurdere gennemførligheden og effektiviteten af interdepartemental dokumentstrømme.

Separat skal det bemærkes tilstedeværelsen af uløste personaleproblemer. Det generelle niveau for faglig uddannelse af medarbejdere, der er ansvarlige for kontorarbejde i udøvende myndigheder, med hensyn til at beherske moderne informationsteknologier, er fortsat lavt, hvilket er særligt kritisk i forbindelse med indførelse af komplekse og integrerede løsninger i udøvende myndigheders aktiviteter. Dette tillader heller ikke at give et nyt kvalitetsniveau for offentlig administration og levering af offentlige tjenester til befolkningen og organisationer baseret på informationsteknologi. Denne faktor reducerer betydeligt effektiviteten af at bruge budgetmidler til oprettelse og udvikling af statslige informationssystemer.

De ovenfor beskrevne problemer og negative tendenser er af kompleks tværministeriel karakter og kan ikke løses på de enkelte offentlige myndigheders niveau. De kan kun overvindes gennem dannelsen af et enkelt rum for inter-afdelings informationsinteraktion. Implementeringen af begrebet "elektronisk regering" kræver koordinerede organisatoriske og teknologiske foranstaltninger og koordinerede handlinger fra offentlige myndigheder inden for rammerne af en enkelt statspolitik.

Informationsstrømme, der opstår mellem offentlige myndigheder, skal struktureres, vurderes for gennemførlighed og effektivitet og centraliseres i et enkelt informationsmiljø, der kan give autoriserede personer mulighed for automatisk at kontrollere bevægelsen og udførelsen af dokumenter og instruktioner.

Den vertikale magt bygget i Rusland kræver en klar organisation og gennemsigtighed af alle udøvende myndigheders aktiviteter for effektivt at kunne opfylde de opgaver, staten står over for. Den effektive kontrol over udførelsen af ordrer fra højere myndigheder, som er nødvendig for at træffe rettidige ledelsesbeslutninger, kan sikres ved hjælp af automatiserede midler, der tillader konsolidering af de nødvendige oplysninger og giver mulighed for at opnå analytisk og statistisk rapportering om udøvende disciplin på forskellige niveauer i hierarkiet af myndigheder.

De nuværende tekniske, organisatoriske og lovgivningsmæssige rammer har allerede skabt forudsætningerne for anvendelse af juridisk væsentlig tværafdelinger elektronisk dokumenthåndtering i offentlige myndigheders virksomhed. Men for den praktiske udmøntning af MED er det nødvendigt med en detaljeret begrebs- og metodisk ramme, der sikrer opbygningen af et rum for interdepartemental interaktion.

Grundlæggende principper for organisationen af MED. Organiseringen af MED inden for rammerne af hele det offentlige forvaltningssystem kræver opbygning af et informationsrum for elektronisk interaktion på alle niveauer - føderale, regionale og territoriale. For at gennemføre denne opgave er det nødvendigt at løse en række problemer, der er komplekse af karakter, herunder juridiske, regulatoriske, metodiske, organisatoriske og tekniske komponenter.

Den teknologiske infrastruktur i MED omfatter den såkaldte. "hovedknudepunkt", "deltagerknudepunkter", samt sikre kommunikationskanaler.

Hovedknudepunktet er software- og hardwarekomplekserne, der fungerer inden for rammerne af systemet med statslige informationscentre. Udviklingen og implementeringen af sådanne komplekser bør sikre udvekslingen af juridisk vigtige elektroniske dokumenter mellem det automatiserede kontrolsystem for alle deltagere i interafdelingsinteraktion samt centraliseret styring af fremsendte dokumenter. I Rusland såvel som i hele verden er det til dette formål planlagt at oprette statslige informationscentre - All-Russian State Information Center (OGIC) og informationscentre i de føderale distrikter i Den Russiske Føderation.

Rollen for MED-deltagernes noder udføres af afdelingsautomatiserede dokumenthåndteringssystemer (ADMS). Sådanne systemer bruges i øjeblikket i de fleste føderale udøvende organer. Med deres hjælp automatiseres organisatorisk og administrativ dokumentstrøm, behandling af klager og anmodninger fra borgere og organisationer, organisering af opbevaring af elektroniske dokumenter og håndtering af elektroniske arkiver. Hver afdelings automatiserede kontrolsystem bør være udstyret med den såkaldte. "gateway", der sikrer udveksling af elektroniske beskeder med MED-systemet.

Den tredje komponent i MED er en enkelt sikker telekommunikationsinfrastruktur. Det er oprettet på grundlag af integrationen af eksisterende og ved at blive oprettet telekommunikationsnetværk af føderale regeringsorganer, netværk af regeringsorganer i de konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og lokalt selvstyre samt offentlige netværk.

Hovedprincippet i MED's funktion er integrationen af de eksisterende ASUD-deltagere og transportsystemet (postvæsenet), som automatisk sørger for sikker udveksling af elektroniske meddelelser mellem deltagere i det tværgående elektroniske dokumentflow.

Inden for rammerne af MED udveksler de deltagende organisationer elektroniske meddelelser, herunder både selve dokumenterne og meddelelser om forløbet af deres behandling og udførelse.

Af særlig betydning for MED-systemets funktion er udviklingen af en åben standard for tværafdelingsudveksling af elektroniske dokumenter, som gør det muligt at præsentere information om det transmitterede elektroniske dokument i et enkelt samlet format.

Grundlaget for udviklingen af sådanne standarder bør være den nye GOST R 53898-2010 "Elektroniske dokumentstyringssystemer. Interaktion mellem dokumentstyringssystemer. Email Krav. Denne standard omfatter krav til formatet af en elektronisk meddelelse, der sendes i MED-systemet, herunder et sæt dokumentfiler, dets metadata og digitale signaturdata.

Ud over muligheden for udveksling på tværafdelingsniveau vil tilstedeværelsen af en enkelt standard gøre det muligt ikke at miste de akkumulerede elektroniske dokumenter, når det automatiserede kontrolsystem bliver forældet og ikke at bruge yderligere midler i fremtiden på at udtrække og omkode dokumenter, der er gemt i forældede systemer.

Som du ved, udføres anvendelsen af standarder i vores land på frivillig basis. Denne procedure er etableret i overensstemmelse med den føderale lov "om teknisk regulering" og svarer generelt til globale tendenser inden for standardisering. En særlig forskrift eller aftale mellem parterne kan dog fastsætte obligatorisk anvendelse af en standard eller forskrift for en bestemt kategori af organisationer eller på afdelingsniveau. Især ved opbygningen af MED-systemet for føderale udøvende myndigheder blev udvekslingsformatet forankret i de tekniske krav, der er godkendt af regeringen i Den Russiske Føderation.

Praktisk implementering af MED. De ovenfor beskrevne tilgange til opbygning af elektroniske dokumentstyringssystemer på tværs af afdelinger har fundet praktisk anvendelse ved at skabe et lignende system for de føderale udøvende myndigheder i Den Russiske Føderation. Dette projekt (forkortet som "MEDO") implementeres som en del af det statslige program "Informationssamfundet (2011-2020)" og i overensstemmelse med planen for overgangen til papirløs dokumenthåndtering godkendt af Den Russiske Føderations regering.

Til dato er der i regi af Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste udviklet tekniske løsninger til konstruktion af dette system, dets første fase er blevet oprettet og sat i prøvedrift. På føderalt niveau arbejdes der på at implementere en pilotsektion af det sikre MEDO-system mellem administrationen af præsidenten for Den Russiske Føderation, Den Russiske Føderations regerings kontor og individuelle statslige myndigheder.

De vigtigste regler, der bestemmer status, deltagere og procedure for oprettelse og anvendelse af dette system, er reglerne om MEDO-systemet og tekniske krav til det. Alle deltagere i systemet bruger et enkelt format til udveksling af elektroniske meddelelser, svarende i struktur til GOST R 53898-2010.

Organisatoren (operatøren) af MEDO-systemet er Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste (FSO). Dens funktioner omfatter organisatorisk og metodisk støtte, vedligeholdelse af adressekartoteker, oprettelse og vedligeholdelse af den tekniske og teknologiske infrastruktur i MEDO, samt vedligeholdelse af den i funktionsdygtig stand, sikring af informationssikkerhed ved informationsudveksling.

Fra juni 2011 blev MEDO-systemudstyr ifølge Federal Security Service installeret og forbundet til transportinfrastrukturen i 90 statslige myndigheder og organisationer. I 36 af dem blev arbejdet afsluttet med integration af afdelingsautomatiserede styresystemer med MEDO-systemet.

I øjeblikket sendes følgende typer dokumenter til statslige myndigheder og organisationer gennem systemet: handlinger fra præsidenten og regeringen i Den Russiske Føderation; resolutioner fra formanden for Den Russiske Føderations regering og hans stedfortrædere; referater af møder i Den Russiske Føderations regering; breve fra strukturelle underafdelinger af Den Russiske Føderations regeringskontor.

I øjeblikket cirkulerer der inden for rammerne af MED meddelelser om tinglysning af tilsendt dokument, afslag på registrering, accept til udførelse, udarbejdelse og afgivelse af rapport, ændringer i udførelsesforløbet.

I øjeblikket udvides rækken af afdelinger, der deltager i projektet, samt rækken af dokumenter, der vil blive udvekslet i elektronisk form. For hver type dokumenter udføres overgangen til elektronisk udveksling i etaper. For det første bliver teknologien til elektronisk udveksling udarbejdet, mens den papirformede bevares, hvorefter afsendelsen af papirdokumenter stoppes.

I fremtiden er der også planlagt tiltag til at udvide funktionaliteten af elektronisk interaktion mellem afdelinger. For at undgå, at en person skal deltage i routingen af et elektronisk dokument, skal et sæt metadata - strukturerede detaljer - medsendes med dokumentet, som muliggør automatisk behandling af dokumentet. De godkendte tekniske krav til systemet fastlægger et vist minimumssæt af data, der sendes sammen med dokumentet. Der venter en endnu sværere opgave - under den automatiserede behandling af det indkomne dokument bør myndighedens automatiserede kontrolsystem generere nye metadata, der afspejler arbejdstilstanden med dokumentet. Men det er endnu ikke fastlagt, hvilke data ASUD yderligere skal generere for at informere initiativtageren af dokumentet eller andre interesserede parter om dets aktuelle tilstand online.

Med hensyn til software- og hardwareimplementering inkluderer det oprettede MEDO-system følgende obligatoriske komponenter:

Deltagernes ADMS (eksisterende komponenter) - hver deltager har et afdelingssystem, der automatiserer interne arbejdsgange.

Gateway (en implementeret komponent) er et software- og hardwarekompleks, der giver udveksling af elektroniske meddelelser mellem ASUD og M-systemet MEDO, herunder funktionerne til lagring, visning, søgning, download og upload af meddelelser. Dette er typisk software (software), der inkluderer en databaseserver, arbejdsstation og e-mailserviceklientsoftware.

Adapteren (komponent under udvikling) er et softwarekompleks til at forbinde ASUD med MEDO-systemet. Dette er specialiseret software udviklet separat til hver type automatiseret kontrolsystem.

For beskeder, der ankommer via MEDO, sikrer adapteren deres modtagelse og konvertering fra et enkelt udvekslingsformat til AUD-format for videre behandling. For udgående meddelelser er adapteren ansvarlig for at forberede transmissionen, konvertere fra ASUD-formatet til et enkelt udvekslingsformat og overføre det til MEDO-systemet.

Software- og hardwareværktøjerne, der anvendes inden for rammerne af MEDO-projektet, og som sikrer udveksling af elektroniske dokumenter mellem afdelingsautomatiserede kontrolsystemer, er udviklet af virksomheden Electronic Office Systems (EOS).

Derudover tilbyder dette firma en kommerciel version af en standardsoftwarepakke til automatisering af elektronisk dokumenthåndtering på tværs af afdelinger, som allerede er tilgængelig til køb og implementering i dag. Komplekset er produceret under navnet "Electronic Interaction Server" og har forbedret funktionalitet sammenlignet med de værktøjer, der bruges af den føderale sikkerhedstjeneste i Den Russiske Føderation.

Til dato er den eneste ACS, der allerede er forberedt til brug i DER-tilstand, også Delo-systemet, der udvikles af EOS (startende fra version 8.8.0). Det er den, der bruges i de fleste af deltagerne i det føderale projekt "MEDO".

Delo-systemets typiske funktionalitet omfatter understøttelse af det elektroniske dokumentudvekslingsformat udviklet på basis af GOST R 53898-2010-standarden. En elektronisk besked genereret og behandlet af systemet i forbindelse med udveksling af dokumenter via e-mail er en såkaldt. "pas af registreringskortet for dokumentet" (xml-beskrivelse af de vigtigste detaljer) og filer vedhæftet det.

Delo-systemet kan generere et sæt meddelelser sendt via e-mail om passage af et dokument i en anden MEDO-deltagers system. De begivenheder, der kan sendes en elektronisk meddelelse til, omfatter: modtagelse, registrering, afsendelse af et dokument, oprettelse og redigering af instruktioner til et dokument, afsendelse af et svardokument.

Når det bruges inden for rammerne af MEDO-ASUD-systemet for andre udviklere, vil det være nødvendigt at sikre deres forfining for at opfylde de generelle krav. For at gøre dette skal du indhente oplysninger fra Federal Security Service om et enkelt format til udveksling af elektroniske meddelelser og implementering af interaktionen mellem MEDO-deltagere. Herefter skal du kontakte leverandøren eller udvikleren af det brugte automatiserede styresystem for at udføre arbejdet med udviklingen af en interface-adapter med MEDO.

Det er klart, at vi i den nærmeste fremtid bør forvente, at standardfunktionaliteten til interfacing med MED-systemet dukker op i en typisk konfiguration af det automatiserede kontrolsystem fra alle førende udviklere på markedet. Dette vil betyde, at DER-teknologien beskrevet i denne artikel har nået niveauet for bred praktisk anvendelse.

Således er organiseringen af interdepartemental informationsinteraktion og oprettelsen af MED-systemet en af de vigtigste statslige opgaver inden for implementering af det nationale koncept "elektronisk regering".

For at gennemføre dette projekt er det nødvendigt at løse en række organisatoriske, tekniske og metodiske problemer. Blandt dem: manglen på en veludviklet mekanisme til brug af elektroniske dokumenter; mangel på ensartede standarder for processerne for indsamling, lagring og behandling af information; fragmentering af afdelingsinformationssystemer og databaser; mangel på kvalificerede specialister mv.

Problemerne, der hindrer effektiviseringen af anvendelsen af elektroniske dokumenter i offentlige myndigheders aktiviteter, er af kompleks tværministeriel karakter og kan ikke løses på de enkelte myndigheders niveau.

Dannelsen af et enkelt rum for tværafdelings elektronisk interaktion kræver en række koordinerede aktiviteter og koordinerede handlinger fra statslige myndigheder inden for rammerne af en fælles statspolitik, herunder forbedring af den juridiske regulering af brugen af elektroniske dokumenter, udvikling af passende metodologisk og organisatorisk støtte, og skabe en teknologisk infrastruktur til EDT.

En forudsætning for at opbygge et MED-system er etablering af ensartede krav til sammensætning, formater og metadata af elektroniske dokumenter, der anvendes i tværfaglig udveksling, processerne for modtagelse, transmission og behandling af elektroniske dokumenter og software til automatisering af disse processer.

Til dato er der allerede implementeret software- og hardwareløsninger, der gør tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering til en realitet. De metodiske principper for at organisere samspillet mellem heterogene automatiserede kontrolsystemer testes i praksis inden for rammerne af det føderale projekt "MEDO" og forventes at blive brugt i stor udstrækning. I den nærmeste fremtid vil de opnåede positive erfaringer blive formidlet på regionalt og kommunalt niveau. Over tid vil både statslige organer og organisationer, der aktivt interagerer med dem, være forbundet med systemer af denne type. Det bliver mere og mere tydeligt, at fuldskala-introduktion af MED-teknologier over hele landet er et spørgsmål om tid.

Dekret fra Den Russiske Føderations regering af 22. september 2009 N 754
"Ved godkendelse af reglerne om systemet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering"

Den Russiske Føderations regering beslutter:

Godkend vedlagte regler om systemet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering.

Position
om systemet for tværafdelings elektronisk dokumenthåndtering
(godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 22. september 2009 N 754)

Med ændringer og tilføjelser fra:

1. august 2011, 6. september 2012, 6. april 2013, 26. december 2016, 17. oktober 2017, 16. marts 2019

2. Arrangøren af den interdepartementale elektroniske dokumenthåndtering er Den Russiske Føderations føderale sikkerhedstjeneste.

a) afsendelse og modtagelse i elektronisk form af beslutninger og instruktioner fra præsidenten for Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations regering;

c) sende elektroniske rapporter til præsidenten for Den Russiske Føderation og Den Russiske Føderations regering;

d) indgivelse til den russiske føderations regering af føderale udøvende myndigheder af udkast til lovgivningsmæssige retsakter, herunder i elektronisk form;

e) deltagernes gennemførelse af interdepartemental elektronisk dokumentcirkulation af forligsprocedurer vedrørende udkast til reguleringsretsakter i elektronisk form;

f) indsendelse i elektronisk form af regulatoriske retsakter fra føderale udøvende organer til statsregistrering hos Den Russiske Føderations justitsministerium;

Information om ændringer:

Afsnit 4 blev suppleret med underafsnit "g" fra 27. marts 2019 - Dekret fra Ruslands regering af 16. marts 2019 N 273