Venäjän federaation hallituksen toimistotyön ja arkiston johtajan A.D. Ryakhovskyn puheen teesit. Osastojen välinen asiakirjavirta: entä EDMS-markkinat? Osastojen välinen tietojen ja asiakirjojen vaihto

Koti / Tunteet

(Moskova, 26. lokakuuta 2011)

Asiantila

1.1. Sääntelykehys osastojen väliselle sähköiselle asiakirjojen hallitukselle ja sähköiselle hallinnolle.

Sääntelyperustana yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan toteuttamiselle on Venäjän federaation valtioneuvoston kokouksen jälkeen 17.7.2008 annettu Venäjän federaation presidentin määräys, jossa erityisesti asetetaan tehtäväksi siirtymäkauden varmistaminen. liittovaltion toimeenpanoviranomaiset pääosin sähköiseen asiakirjahallintaan viimeistään 1. tammikuuta 2011, määräykset yksiköiden välisestä sähköisen dokumentin hallinnan järjestelmästä, hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 22. syyskuuta 2009 annetulla asetuksella nro 754, sekä määrä muita hallituksen ja liittovaltion toimeenpanoelinten ohjeita, määräyksiä ja muita säädöksiä.

Sääntöjen alkuperäisen version mukaan osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuivat liittovaltion hallintoelimet, Venäjän federaation presidentin hallinto ja Venäjän federaation hallituksen virasto. Tällä hetkellä MEDO-osallistujien määrä on kasvussa. Säännösten uuden version mukaisesti (hyväksytty 1. elokuuta 2011 Venäjän federaation hallituksen asetuksella nro 641) osastojen välinen sähköinen dokumenttien hallinta on tietojärjestelmien vuorovaikutusta liittovaltion toimeenpanoviranomaisten sähköisessä asiakirjahallinnassa. Venäjän federaation muodostavien yksiköiden viranomaiset ja muut valtion elimet (jäljempänä vastaavasti - sähköisen asiakirjavirran tietojärjestelmät, osastojen välisen sähköisen asiakirjavirran osallistujat).

Osastojen välisen sähköisen asiakirjahallinnan järjestäjä on Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelu. Osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvat liittovaltion hallintoelimet, Venäjän federaation presidentin hallinto ja Venäjän federaation hallituksen virasto.

Normaali perusta sähköisen hallinnon rakentamiselle Venäjän federaatiossa on käsite sähköisen hallinnon muodostamisesta Venäjän federaatiossa, joka on hyväksytty 6. toukokuuta 2008 Venäjän federaation hallituksen asetuksella nro 632-r (sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella Venäjän federaation hallituksen nro 219, 10. maaliskuuta 2009).

Tämän konseptin toimeenpanosta tilauksen mukaisesti vastaa Venäjän tele- ja joukkoviestintäministeriö yhdessä Venäjän talouskehitysministeriön ja Venäjän liittovaltion turvallisuuspalvelun kanssa.

Tämän käsitteen mukaisesti sähköinen hallinto ymmärretään konseptissa uudeksi viranomaistoiminnan organisointimuotoksi, joka tieto- ja viestintätekniikan laajan käytön kautta tarjoaa laadullisesti uuden tason tehokkuutta ja mukavuutta organisaatioille ja kansalaiset saavat julkisia palveluita ja tietoa valtion elinten toiminnan tuloksista.

Sähköisen hallinnon käsitteen kehittämisessä Venäjän federaation hallituksen 8. syyskuuta 2010 annetulla asetuksella nro 697 hyväksyttiin määräykset yhtenäisestä osastojen välisen sähköisen vuorovaikutuksen järjestelmästä (MEV-järjestelmä) ja Venäjän federaation ministeriön määräys. Venäjän tele- ja joukkoviestintä, päivätty 27. joulukuuta 2010, nro 190 myönnettiin tietojärjestelmien vuorovaikutuksen teknisten vaatimusten hyväksymisestä yhtenäisessä osastojen välisen sähköisen vuorovaikutuksen järjestelmässä.

Lisätoimenpiteistä sähköisen hallinnon kehittämiseksi säädetään säännöksissä infrastruktuurista, joka tarjoaa tietojärjestelmien ja tietojärjestelmien vuorovaikutuksen valtion ja kunnallisten palvelujen sähköisessä muodossa (Venäjän federaation hallituksen asetus, 8. 2011 nro 451).

Pääsuunnat, joilla tietotekniikkaa otetaan käyttöön dokumentinhallinnan alalla, ovat seuraavat:

a) teknologian alalla

toimisto- ja työnkulkutekniikoiden kehittäminen luokan Electronic Document Management Systems - elektroniset asiakirjanhallintajärjestelmät (EDMS) järjestelmiin ja luokan Enterprise Content Management - yrityksen sisällönhallinta, Enterprise Information Management Systems - yrityksen tiedonhallintajärjestelmät (ECM tai EIMS) järjestelmiin );

teknologioiden kehittäminen arkistointia varten - järjestelmät luokkaan Elektroniset arkistot, elektroniset arkistot (EA);

teknologioiden kehittäminen erityyppisillä tietovälineillä olevien asiakirjojen muuntamiseksi digitaaliseen muotoon ja tekstintunnistukseen;

sähköisten asiakirjojen hallintajärjestelmien ja sähköisten arkistojen integrointi;

toimeenpanoviranomaisille yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan (MEDO) infrastruktuurin ja kaupallisten organisaatioiden vastaavien järjestelmien luominen ja eri organisaatioiden sähköisten dokumenttien hallintajärjestelmien keskinäisen vuorovaikutuksen varmistaminen sen pohjalta;

b) oikeudellisen ja metodologisen tuen alalla

Tietoa, tietotekniikkaa ja tietosuojaa, sähköistä allekirjoitusta ja muita koskevia säädösten antaminen;

sähköisen asiakirjojen hallinnan laillistaminen osastojen ja osastojen välisellä tasolla hyväksymällä asiaankuuluvat sääntelyasiakirjat;

Tällä hetkellä merkittävä joukko kaupallisia kehitysorganisaatioita kehittää ratkaisuja sähköisiin dokumentinhallintajärjestelmiin ja sähköisiin arkistoihin.

Joten Venäjän federaation hallituksen viraston saatavilla olevien tietojen mukaan liittovaltion toimeenpanevissa elimissä, jotka on kytketty osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintajärjestelmään (MEDO), on otettu käyttöön 38 ratkaisua 22 ohjelmisto- ja laitteistoalustojen kehittäjältä.

Laaja valikoima tuotteita tekee tuotteen (ja vastaavasti valmistajan) ja toteuttajan valintaongelman tärkeäksi luotaessa sähköistä asiakirjanhallintajärjestelmää ja sähköistä arkistoa.

1.3. Osastojen välisen sähköisen asiakirjahallinnan järjestäminen Venäjän federaation valtion viranomaisten välillä

Automatisoitujen järjestelmien (AS) käyttöönottoa valtion viranomaisten ja kuntien toiminnassa on toteutettu pitkään. Lähes kaikki liittovaltion toimeenpanevat elimet käyttävät automatisoituja toimistojärjestelmiä (ASD) tai sähköisiä dokumenttien hallintajärjestelmiä (EDMS), joiden täydellisyys on eri tasoinen ja joiden kehittäjät ovat erilaisia.

Yleensä nämä ratkaisut tarjoavat tavalla tai toisella sekä sähköisessä muodossa kehitettyjen asiakirjojen liikkumisen että "sähköisen tuen" paperiasiakirjojen liikkumiselle valtion elimissä.

Seuraava luonnollinen askel tämän prosessin kehityksessä on siirtyminen osastojen väliseen sähköiseen dokumenttien hallintaan, ts. sähköisten asiakirjojen vaihdon järjestäminen ei vain osastojen sisällä, vaan myös osastojen välillä.

Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujien välinen sähköisen dokumentinhallinnan infrastruktuuri muodostuu:

a) MEDO-osallistujien osastokohtaiset automaattiset kirjaamisjärjestelmät (asiakirjavirta) (jäljempänä MEDO-osallistujien ASD);

b) osastojen välinen sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä (MEDO-järjestelmä);

c) laitteisto-ohjelmistokompleksit MEDO-osallistujien ASD:n liittämiseksi MEDO-järjestelmään (jäljempänä PAK-liitäntä).

MEDO-osallistujan ASD toimii MEDO-järjestelmän tilaajana ja varmistaa asiakirjojen luomisen/suorituksen sähköisessä ja/tai paperimuodossa tämän MEDO-osallistujan hyväksymän toimistotyömenettelyn mukaisesti.

MEDO-järjestelmä on suojattu viestintäverkko, joka tarjoaa sähköistä dokumenttien hallintaa varten palvelun "Tietoturvakeskuksen postipalvelu", joka varmistaa sähköpostiviestien toimituksen postipalvelun tilaajille mahdollisuuksilla käyttää salaussuojausta. työkalut ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus (ES).

HSS rajapinnalle on ohjelmisto- ja laitteistokompleksi, joka mahdollistaa sisäisen verkon, jossa MEDO-osallistujan ASD toimii, liittämisen MEDO-järjestelmän tietoliikenneverkkoon. PAC-pariliitos toteuttaa seuraavat päätoiminnot:

tuoda tilaajalta ASD tiedot asiakirjasta vahvistetussa muodossa;

muunnetaan siirrettävää asiakirjaa koskevat tuodut tiedot sähköpostiviestin muotoon (jäljempänä asiakirjavirtasähköviesti, ESD) ja lähetetään tämä viesti vastaanottajalle MEDO-järjestelmän kautta IPS-postipalvelua käyttäen;

ESD:n vastaanottaminen MEDO-järjestelmästä ja sen muuntaminen vakiintuneeseen muotoon vietäväksi toimiston hallintajärjestelmään;

asiakirjaa koskevien vastaanotettujen tietojen vienti toimiston hallintajärjestelmään.

Tämän infrastruktuurin pohjalta on meneillään järjestelmällinen siirtyminen ensisijaisesti sähköisessä muodossa tapahtuvaan asiakirjojen vaihtoon MEDO-järjestelmän osallistujien välillä.

Tähän mennessä Venäjän federaation hallituksen viraston asiakirjat on lähetetty sähköisesti 36 elimelle (33 liittovaltion toimeenpanevalle elimelle, Venäjän federaation presidentin hallinnolle, liittovaltion edustajakokouksen duuman virastolle). Venäjän federaatio ja Kaliningradin alueen hallitus). Sähköisesti lähetettyjen asiakirjojen osuus oli 1.5.2011 alkaen 54 % lähetettyjen asiakirjojen kokonaismäärästä.

Venäjän federaation hallituksen kansliassa MEDO hyväksyy sähköisessä muodossa olevat asiakirjat 25 osastolta (22 liittovaltion toimeenpanoelimeltä, Venäjän federaation presidentin hallinnolta, Venäjän federaation liittokokouksen duuman virastolta). Venäjän federaatio ja Kaliningradin alueen hallitus).

1.4 Sähköisten arkistojen luominen

Liittovaltion toimeenpanoviranomaiset tekevät intensiivistä työtä sähköisten arkistojen avoimen pääsyn luomiseksi ja tarjoamiseksi. Nämä sähköiset arkistot ovat digitoitujen (sähköiseen muotoon käännettyjen) paperiasiakirjojen arkistot, jotka muodostavat vastaavat arkistorahastot.

Venäjän arkistojen, puolustusministeriön ja useiden muiden elinten luomat verkkosivustot voivat toimia esimerkkeinä tällaisista järjestelmistä.

Tämä on kuitenkin vain yksi puoli sähköisten arkistojen luomisen ongelmasta. Se koskee aiemmin luotuja tai äskettäin luotuja paperiasiakirjojen arkistoja. Valitettavasti tehtävänä on luoda arkistot juuri sähköisistä asiakirjoista, ts. Rosarkisto ei ole vielä alkanut, koska sillä ei ole paperialkuperäistä.

1.5. Osastojen välisen sähköisen vuorovaikutuksen järjestäminen sähköisen hallinnon luomisen puitteissa

Osastojen välisen sähköisen vuorovaikutuksen infrastruktuuri on yksi tietotekniikan ja tietoliikenneelementtien kokonaisuus, mukaan lukien:

a) tietoelementit osana seuraavia tietojärjestelmiä ja niiden alajärjestelmiä:

liittovaltion tietojärjestelmä "valtion ja kunnallisten palvelujen (toimintojen) yhtenäinen portaali";

liittovaltion tietojärjestelmä "Yhdistetty valtion ja kunnallisten palveluiden (toimintojen) rekisteri";

pääsertifiointikeskuksen tietojärjestelmä, jonka tehtävät suorittaa valtuutettu liittovaltion toimeenpaneva elin;

tietojen tunnistamis- ja todennusjärjestelmä, joka on suunniteltu varmistamaan vuorovaikutusinfrastruktuurin avulla vuorovaikutuksessa elinten ja organisaatioiden sekä valtion ja (tai) kunnallisia palveluja hakevien yksityisten ja oikeushenkilöiden (jäljempänä hakija) tunnistaminen, valtuuttaminen ja todentaminen ;

yhtenäinen järjestelmä osastojen väliseen sähköiseen vuorovaikutukseen;

b) organisatoriset ja tekniset elementit seuraavassa koostumuksessa:

julkiset keskukset, joiden tarkoituksena on tiedottaa hakijoille elinten ja järjestöjen toiminnasta ja niiden tarjoamista palveluista sekä tarjota hakijoille pääsy vastaanottaviin valtion ja kunnallisiin palveluihin sähköisessä muodossa;

puhelinpalvelukeskukset, jotka tarjoavat palveluita, joilla hakijoille tiedotetaan puhelimitse elinten ja järjestöjen valtion ja kunnallisista palveluista;

c) tekniset ja apuelementit seuraavassa koostumuksessa:

tietoturvajärjestelmä;

tieto- ja tietoliikenneverkot, jotka varmistavat tietojärjestelmien vuorovaikutuksen valtion ja kuntien palvelujen tarjonnassa;

tietojenkäsittelykeskusten verkosto, joka varmistaa vuorovaikutusinfrastruktuurin toiminnan.

Yhtenäinen osastojen välisen sähköisen vuorovaikutuksen järjestelmä on liittovaltion tietojärjestelmä, joka sisältää tietokantoja, mukaan lukien tiedot viranomaisten ja organisaatioiden käyttämistä ohjelmistoista ja laitteista, jotka tarjoavat vuorovaikutusjärjestelmän kautta pääsyn tietojärjestelmiinsä (jäljempänä sähköiset palvelut), tiedot liikkumishistoriasta sähköisten viestien vuorovaikutusjärjestelmässä valtion ja kuntien palveluiden tarjoamisessa, valtion ja kuntien tehtävien suorittamisesta sähköisessä muodossa sekä ohjelmisto- ja laitteistotyökalut, jotka varmistavat elinten tietojärjestelmien vuorovaikutuksen sekä valtion ja kunnallisten palvelujen sähköisessä tarjonnassa sekä valtion ja kunnan tehtävien hoitamisessa käytettävät organisaatiot.

Väestölle sähköisessä muodossa tarjottavien julkisten palvelujen tilanne on laajasti esillä tiedotusvälineissä ja voimme todella arvioida sitä ottamalla yhteyttä asiaankuuluviin Internet-portaaleihin.

Ongelmat ja näkymät

2.1. MEDO-järjestelmän kehittäminen

MEDO-järjestelmän kehittämisen tärkeimmät näkymät ovat osallistujien kokoonpanon laajentaminen (järjestelmä alkaa "siirtyä alueille"), mikä näkyy MEDO-asetukseen tehdyissä muutoksissa sekä jatkotyössä. sähköisen asiakirjahallinnan laillistamisesta ja standardoinnista.

Samanaikaisesti meidän on ymmärrettävä, että huolimatta ilmeisestä edistymisestä sähköisen asiakirjahallinnan kehityksessä, on edelleen useita ongelmia - tieteellisiä, metodologisia, teknisiä, organisatorisia, jotka on ratkaistava.

Ensimmäinen ja perustavanlaatuinen ongelma on, että Venäjän federaatiossa on tällä hetkellä tilanne, jossa maassa ei ole elintä, jolla olisi valtion politiikan ja oikeudellisen sääntelyn kehittämistehtäviä toimistotyön ja asiakirjavirran alalla. Venäjän federaation kulttuuriministeriön alaisuudessa toimivalla liittovaltion arkistovirastolla on tällä alalla suhteellisen vähän toimivaltaa, joka liittyy pääasiassa toimistotyön osastojen ohjeiden koordinointiin. Maailmankäytäntö osoittaa, että niissä maissa, joissa sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotossa on edistytty merkittävästi, asiaankuuluvilla rakenteilla on paljon laajempi toimivalta. On selvää, että liittovaltion arkistovirastolle on annettava tehtävät kehittää valtion politiikkaa, lainsäädäntöä, tarjota julkisia palveluja toimistotyön, asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin alalla, mahdollisesti alistamalla se suoraan liittovaltion hallitukselle. Venäjän federaatio.

Toinen ongelma on yksityiskohtaisen eritelmän kehittäminen ja hyväksyminen standardin muodossa sähköisiä asiakirjamalleja. Tällä hetkellä, huolimatta tämän termin laajasta käytöstä, myös säädöksissä, on valitettavaa, että käsitteestä ei ole selkeää ymmärrystä ja yksiselitteistä tulkintaa. Kun he puhuvat sähköisestä dokumentinhallinnasta, puhumme itse asiassa liikevaihdosta sähköisiä kopioita paperiasiakirjoja. Tämän seurauksena lähes kaikki toimistotyötä ja työnkulkua koskevat sääntelyasiakirjat keskittyvät suoraan tai implisiittisesti paperiasiakirjojen käsittelyyn. Yritys soveltaa niitä sähköiseen dokumentinhallintaan herättää välittömästi paljon kysymyksiä ja ennen kaikkea mitä tietojärjestelmään tallennettua dataa pidetään sähköisenä asiakirjana?

Kolmas tärkeä lisäkäsittelyä vaativa ongelma on sähköisten asiakirjojen autentikointi (autentikaatio). Tietenkin liittovaltion lain nro 63-FZ "Sähköisestä allekirjoituksesta" hyväksyminen 6. huhtikuuta 2011 on vakava askel sähköisen asiakirjojen hallinnan laajentamisessa. Tällä hetkellä on laadittu ja Venäjän federaation hallitukselle toimitettu asetusluonnos toimeenpanoviranomaisten ja paikallishallinnon sähköisen vuorovaikutuksen järjestämisessä käyttämistä sähköisten allekirjoitusten tyypeistä, niiden käytön menettelystä sekä vaatimuksista sähköisten allekirjoitusvälineiden yhteensopivuuden varmistaminen. Tämä ei kuitenkaan ole tyhjentävä ratkaisu, joka kattaa kaikki tapaukset, joissa asiakirjatodennus vaaditaan. Tosiasia on, että sähköisellä allekirjoituksella on ... rajoitettu voimassaoloaika, joka määräytyy käytetyn kryptomuunnosjärjestelmän vakauden mukaan. Ja tämä erottaa sen pohjimmiltaan paperiasiakirjan todennus (suojaus) järjestelmästä, joka perustuu käsinkirjoitetun allekirjoituksen, sinetin ja muiden yksityiskohtien käyttöön. Sähköinen allekirjoitus on varsin käyttökelpoinen, kun sen voimassaoloaika on pidempi kuin aika, jonka aikana asiakirjaa saatetaan tarvita. Samaan aikaan merkittävä osa hallituksen ja muiden viranomaisten asiakirjoista on pääsääntöisesti säilytysaikaa pysyvästi.

Seuraava ongelma on teknologinen. Tämä on sähköisten asiakirjojen arkistointiongelma. Kaikki on melko yksinkertaista, kun käsittelemme paperiasiakirjoja: säilyttääkseen ja työskennelläkseen niiden kanssa ihminen ei yleensä tarvitse mitään muuta hyllyillä tai telineillä olevan säilytyksen lisäksi. Ja sähköisten asiakirjojen arkistojen kanssa työskentely edellyttää paljon monimutkaisempaa infrastruktuuria ja tekniikoita. Tietysti tietotekniikka nopeuttaa dokumenttien käsittelyä valtavasti. Mutta ne itse muuttuvat samaa tahtia. Esimerkiksi: Pelkästään viimeisen vuosikymmenen aikana olemme nähneet useiden mediatyyppien sukupolvien vaihtumisen erimuotoisista magneettilevykkeistä optisiin levykkeisiin (CD, DVD, monikerroksiset DVD-levyt, blue-ray-levyt jne.). Mutta jokainen siirtyminen uuteen tekniikkaan asettaa tehtävän siirtää valtava määrä kertynyttä dataa uudelle teknologiselle alustalle, muuten se uhkaa menettää tietoja. Tämä tekee ymmärrettäväksi sen kohtuullisen konservatiivisuuden, jota Rosarkisto osoittaa sähköisen arkiston toteutuksessa. Tämä konservatiivisuus hämmentää kuitenkin EDMS:n kehittäjät ja organisaatiot, jotka toteuttavat toimistotyötä sähköisessä muodossa näiden EDMS:ien perusteella, koska liittovaltion arkiston selkeitä määrityksiä (vaatimuksia) yleisölle siirrettävien sähköisten asiakirjojen sisällölle ja muodoille ei ole. varastointi.

Toinen ongelma, joka liittyy suoraan osastojen väliseen työnkulkuun ja osastojen EDMS:n väliseen vuorovaikutukseen. Tämä on ongelma yhtenäisen viitetietojärjestelmän (luokittelijat, sanakirjat, hakuteokset jne.) luomisessa ja ylläpidossa, jota ilman on käytännössä mahdotonta minimoida ihmisen osallistuminen osastojen AS:ien vuorovaikutukseen. Liittovaltion arkisto ja liittovaltion turvallisuuspalvelu tekevät parhaillaan jonkin verran työtä tähän suuntaan MEDOn järjestäjänä. Mielestämme tähän prosessiin osallistuminen olisi kuitenkin erittäin hyödyllistä valtion virastojen lisäksi myös tiede- ja yritysyhteisöille.

Ja lopuksi ongelma, jota voidaan luonnehtia "ulottuvuuskriisin" (tai mittakaavan) ongelmaksi. Sen olemus piilee siinä, että sähköiseen dokumentinhallintaan osallistuvien määrä kasvaa lumivyörynä. Tämä johtaa siihen, että edes olemassa oleva huomattava määrä kehittäjiä ei pysty tyydyttämään kaikkia kuluttajia. Lisäksi kaikki nämä kuluttajat eroavat laajuudestaan (kokostaan), taloudellisista mahdollisuuksistaan ja tietotekniikan käytön "edistyneisyydestään". Tässä tapauksessa ulospääsy voi olla Microsoftin 2000-luvun alussa ehdottaman SAAS-konseptin (Software as a Service) käyttö, jota nyt lännessä intensiivisesti kehitetään. Tämän konseptin mukaisesti suuret toimittajayritykset luovat tehokkaita tietojenkäsittelykeskuksia (DPC), joissa on kokonaisvaltaisesti ratkaistu tietojen tallennuksen, käsittelyn, eheyden ja turvallisuuden varmistamisen sekä teknisten välineiden käytön ja ylläpidon ongelmat. ja korkealla tasolla. Palvelinkeskukseen asennetaan ohjelmisto, jolla on tarvittavat toiminnot käyttäjien saatavilla verkkopalveluiden muodossa. Yksi tällaisten palvelinkeskusten sovelluksista voi olla yhteisiin standardeihin perustuvat tietojärjestelmät, jotka tarjoavat palveluita toimistotyöhön, dokumenttien hallintaan ja arkistointiin organisaatioille, joilla ei ole omia valmiuksiaan. Mielestämme Rosarkhiv, liittovaltion toimeenpanoviranomaisten keskusarkisto sekä federaation muodostavien yksiköiden arkistoviranomaiset, jotka tulevaisuudessa helpottavat arkistovarojen siirtämiseen valtion varastointiin liittyvien tehtävien ratkaisemista. , voi tulla paikka tällaisten datakeskusten käyttöönotolle.

2.2. MEW:n infrastruktuurin ja niihin perustuvien "elektronisen hallituksen", "sähköisen parlamentin" jne. tekniikoiden kehittäminen.

On selvää, että tällä alueella lähitulevaisuudessa tärkeimmät ponnistelut keskittyvät Venäjän federaation hallituksen 8. kesäkuuta 2011 antaman asetuksen nro 451 täytäntöönpanoon ja tietotekniikan käyttöönoton jatkamiseen PR-alalla. . Esimerkkinä tästä on Venäjän federaation sähköisen parlamentin muodostamiskonseptin kehittäminen vuoteen 2015 asti, josta keskusteltiin 20.10.2011 duumassa ja samalla se hyväksyttiin kokouksessa. Venäjän federaation presidentin alaisuudessa toimivan tietoyhteiskunnan kehittämisneuvoston puheenjohtajiston jäsen.

Ilmeisesti ei ole sattumaa, että edes valmisteltu standardiluonnos EDMS:n alalla on nimeltään "GOST R EDMS. Asiakirjanhallintajärjestelmien vuorovaikutus. Sähköpostivaatimukset. ja käyttää termiä "sähköinen viesti" eikä "sähköinen asiakirja".

Hyväksytty

Valtioneuvoston asetus

Venäjän federaatio

SIJOITUS

TIETOA OSASTOJEN VÄLINEN SÄHKÖINEN ASIAKIRJAHALLINTAJÄRJESTELMÄSTÄ

1. Osastojen välinen sähköinen asiakirjahallinta on liittovaltion viranomaisten, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden valtion viranomaisten ja muiden valtion elinten sekä Venäjän federaation hallitukselle annettujen tehtävien suorittamiseen perustettujen organisaatioiden vuorovaikutusta. Venäjän federaatio (jäljempänä vastaavasti - osastojen välisen sähköisen asiakirjanhallinnan osallistujat, sähköisen asiakirjahallinnan tietojärjestelmät).

2. Osastojen välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan järjestäjä on Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelu.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

4. Sähköisten asiakirjahallinnan tietojärjestelmien vuorovaikutuksella tarkoitetaan tässä asetuksessa sähköisten viestien vaihtoa (virallista kirjeenvaihtoa sähköisessä muodossa) yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien välillä, mukaan lukien:

(katso teksti edellisessä painoksessa)

a) Venäjän federaation presidentin ja Venäjän federaation hallituksen päätösten ja ohjeiden lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisessä muodossa;

b) saada tietoja yksiköiden välisen sähköisten viestien sähköisen asiakirjavirran osallistujien harkinnan edistymisestä, mukaan lukien ohjeet Venäjän federaation presidentiltä ja Venäjän federaation hallitukselta;

(katso teksti edellisessä painoksessa)

c) sähköisten raporttien lähettäminen Venäjän federaation presidentille ja Venäjän federaation hallitukselle;

d) liittovaltion toimeenpanevien elinten toimittaminen Venäjän federaation hallitukselle säädösehdotuksia, myös sähköisessä muodossa;

e) säädösehdotuksia koskevien sovittelumenettelyjen täytäntöönpano yksiköiden välisen sähköisen asiakirjakierron osallistujien toimesta sähköisessä muodossa;

(katso teksti edellisessä painoksessa)

f) liittovaltion toimeenpanoelinten säädösten toimittaminen sähköisessä muodossa valtion rekisteröimiseksi Venäjän federaation oikeusministeriössä;

g) muiden yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistujien vuorovaikutuksessa välittyneiden asiakirjojen lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisessä muodossa.

5. Osastojen välistä sähköistä asiakirjahallintaa toteutettaessa on sallittua vaihtaa sähköisiä viestejä, jotka sisältävät julkisesti saatavilla olevia tietoja ja tietoja, joihin pääsy on rajoitettu Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti. Osastojen välisen sähköisen asiakirjanhallinnan osallistujien välinen tiedonvaihto, johon pääsy on rajoitettu Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti, suoritetaan, kun he täyttävät tällaisten tietojen suojaa koskevat vaatimukset, jotka liittyvät sähköisten asiakirjojen tietojärjestelmiin. hallinta.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

6. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääperiaatteet ovat:

a) varmistetaan teknologinen mahdollisuus käyttää yksiköiden välistä sähköistä asiakirjojen hallintaa vaihtelevalle määrälle osallistujia;

b) yksiköiden välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan osallistujat käyttävät yhteensopivia teknologioita, formaatteja, protokollia tiedon vuorovaikutusta varten sekä yhtenäisiä ohjelmistoja ja laitteistoja;

c) yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien ohjelmistojen ja sertifioitujen ohjelmistojen ja laitteistojen laillinen käyttö;

d) toimitettujen tietojen eheyden varmistaminen;

e) kustannusten minimoiminen, mukaan lukien taloudelliset ja aikaiset kustannukset, jotka aiheutuvat osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien tietovuorovaikutuksen toteuttamisesta;

f) tietojen toimittamisen ja vastaanottamisen luottamuksellisuuden varmistaminen.

7. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan tekninen ja teknologinen infrastruktuuri koostuu seuraavista osista:

a) yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääsolmu, jonka ylläpitäjä on yksiköiden välisen sähköisen asiakirjahallinnan järjestäjä;

b) osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien solmut;

c) suojatut viestintäkanavat.

8. Osastojen välisen sähköisen asiakirjavirran pääsolmun teknisiä välineitä ovat ohjelmisto- ja laitteistokompleksit viestien käsittelyyn, reitittämiseen ja tallentamiseen, valvontatyökalut yksiköiden välisen sähköisen asiakirjavirran teknisen ja teknologisen infrastruktuurin toimintaan, tietoturvatyökalut ja muut ohjelmistot ja laitteistot yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjavirtaan osallistujien sähköiseen vuorovaikutukseen .

(katso teksti edellisessä painoksessa)

9. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääsolmun päätehtävät ovat:

a) varmistetaan käsiteltyjen, tallennettujen ja siirrettyjen tietojen suojaus luvattomalta käytöltä ja vääristymiseltä, kun ne sijaitsevat yksiköiden välisen sähköisen dokumenttien hallinnan pääsolmussa ja välitetään suojattujen viestintäkanavien kautta osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien solmuihin;

b) sähköisten viestien vaihto osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien välillä.

10. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujan solmun teknisiä välineitä ovat viestintälaitteet, tietoturvatyökalut ja työasemat. Solmu on varustettu automatisoiduilla työpaikoilla yksiköiden väliseen sähköiseen dokumenttien hallintaan osallistujan pyynnöstä.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

11. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujien solmujen päätehtävät ovat:

a) käsiteltyjen, tallennettujen ja siirrettyjen tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä ja vääristymiseltä ennen niiden siirtämistä suojatulle viestintäkanavalle;

b) yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääsolmusta saatujen sähköisten viestien toimittaminen vastaanottajien sähköisen asiakirjahallinnan tietojärjestelmiin;

(katso teksti edellisessä painoksessa)

c) sähköisten viestien lähettäminen yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujien sähköisen dokumentinhallinnan tietojärjestelmistä yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääsolmuun;

(katso teksti edellisessä painoksessa)

d) sähköisten viestien tallentaminen ennen lähettämistä yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan pääsolmuun tai vastaanottajan sähköisen asiakirjahallinnan tietojärjestelmään.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

12. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan toteutuksessa sähköisten viestien vaihtamisesta vastaavat yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien valtuutetut työntekijät.

13. Osastojen välisen sähköisen asiakirjahallinnan järjestäjä suorittaa seuraavat tehtävät:

a) yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan organisatorinen ja metodologinen tuki;

b) globaalien osoitehakemistojen (luokittajien) muodostaminen ja päivittäminen;

(katso teksti edellisessä painoksessa)

c) yksiköiden välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan teknisen ja teknologisen infrastruktuurin toiminnan varmistaminen;

d) yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan tietoturvan varmistaminen Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti.

14. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan teknisen ja teknologisen infrastruktuurin luomisen toteuttavat yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjä ja (tai) yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistujat järjestämällä viestintäkanavia yksiköiden välisen sähköisen asiakirjahallinnan pääsolmusta yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujien solmut sekä luomalla yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan osallistujien solmuja.

Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan viestintäkanavien järjestämiseen käytetään yksiköiden välisen sähköisen asiakirjahallinnan järjestäjän viestintäkanavia ja (tai) yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjän tai yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien teleoperaattoreiden vuokraamia viestintäkanavia.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

14(1). Solmujen luominen osastojen välistä sähköistä asiakirjojen hallintaa varten ja viestintäkanavien järjestäminen liittovaltion hallintoelinten, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden korkeimpien toimeenpanoelinten ja valtion ei-budjetin rahastojen osastojen välistä sähköistä asiakirjojen hallintaa varten. Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelun liittovaltion talousarviossa määrätyistä määrärahoista.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

14(2). Venäjän federaation muodostavien yksiköiden valtion viranomaisilla, lukuun ottamatta Venäjän federaation muodostavien yksiköiden korkeimpia valtion vallanpitäjiä, on oikeus luoda solmuja osastojen välistä sähköistä asiakirjahallintaa varten, järjestää viestintäkanavia osastojen välistä sähköistä asiakirjaa varten. hallita ja ylläpitää osastojen välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan teknistä ja teknistä infrastruktuuria toimintakunnossa Venäjän federaation vastaavan budjettijärjestelmän budjettimäärärahojen kustannuksella, jonka nämä elimet ovat myöntäneet osana valtion ohjelmia.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

14(3). Solmujen luominen osastojen välistä sähköistä asiakirjojen hallintaa varten, viestintäkanavien järjestäminen osastojen välistä sähköistä asiakirjojen hallintaa varten ja yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan teknisen ja teknologisen infrastruktuurin ylläpito sellaisissa organisaatioissa, jotka on perustettu täyttämään Venäjän federaation hallitukselle osoitetut tehtävät, lukuun ottamatta valtion budjetin ulkopuolisia varoja, suoritetaan näiden järjestöjen kustannuksella.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

15. Liittovaltion hallintoelinten, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden korkeimpien toimeenpanoelinten ja valtion ei-budjetin rahastojen yksiköiden välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan solmujen laitteistot ja ohjelmistot sekä laitteistot hankitaan budjettimäärärahojen kustannuksella. Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelun liittovaltion talousarviossa, ja Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelu siirtää ne näille elimille ja rahastoille vastikkeetta väliaikaista käyttöä varten. Siirto vahvistetaan teknisten ja ohjelmistojen ja laitteistojen hyväksymis- ja siirtoasiakirjalla.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

15(1). Venäjän federaation muodostavien yksiköiden valtion viranomaisilla, lukuun ottamatta Venäjän federaation muodostavien yksiköiden korkeimpia toimeenpanoviranomaisia, on oikeus hankkia yksiköiden välisten sähköisten asiakirjojen hallintasolmujen teknisiä ja ohjelmistoja ja laitteistoja talousarvion kustannuksella. Venäjän federaation budjettijärjestelmän vastaavan talousarvion määrärahat on tarkoitettu näille elimille osana valtion ohjelmien täytäntöönpanoa.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

15(2). Venäjän federaation hallitukselle annettujen tehtävien suorittamiseen luotujen organisaatioiden yksiköiden välisten sähköisten asiakirjojen hallintasolmujen tekniset ja ohjelmistot sekä laitteistot hankitaan valtion talousarvion ulkopuolisia varoja lukuun ottamatta näiden organisaatioiden kustannuksella.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

15(3). Tekniset vaatimukset rakenteilla oleville yksiköiden välisille sähköisen dokumentinhallinnan solmuille ja yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäytyneille viestintäkanaville sekä yksiköiden välisten sähköisten dokumenttien hallinnan solmujen hankituille teknisille ja ohjelmisto- ja laitteistovälineille sovitaan valtion viranomaisten kanssa. Venäjän federaation muodostavat yhteisöt, lukuun ottamatta Venäjän federaation muodostavien yksiköiden korkeimpia toimeenpanoviranomaisia, ja organisaatiot, jotka on perustettu täyttämään Venäjän federaation hallitukselle osoitetut tehtävät, lukuun ottamatta valtion talousarvion ulkopuolisia toimia. varoja, yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjän kanssa.

Hyväksyntämenettelyn hyväksyy laitosten välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjä.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

15(4). Osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuvien solmujen tekniset ja ohjelmisto- ja laitteistotilat on sijoitettava tiloihin, jotka varmistavat näiden varojen turvallisuuden sekä välitettävien ja vastaanotettujen tietojen luottamuksellisuuden.

16. Siinä tapauksessa, että on tarpeen sijoittaa lisäteknisiä välineitä yksiköiden väliseen sähköiseen asiakirjahallintaan osallistuville ja (tai) siirtää ne muihin tiloihin, rahoitus objektiviestintälinjojen asettamista koskevien töiden toteuttamiseen, laitteiden hankintaan ja ohjelmistojen ja erikoistöiden suorittaminen tapahtuu osallistujan kustannuksella yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan. Nämä tietosuoja- ja turvallisuustyöt suorittaa lisensoitu palveluntarjoaja. Hankittavien laitteiden, ohjelmistojen ja materiaalien erittely sekä erikoistöiden suorittamisen toimeksianto sovitaan laitosten välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjän kanssa.

(katso teksti edellisessä painoksessa)

Teknisten välineiden ja suojauskeinojen asennuksen sekä erikoisohjelmistojen asennuksen suorittaa osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestäjä.

17. Osastojen välinen sähköinen asiakirjojen hallinta tapahtuu sähköisten viestien vaihdolla. Sähköinen viesti koostuu liite- ja sisältöosista. Mukana oleva osa on tarkoitettu käsittelemään viestiä. Sisältöosa on XML-kielellä kuvattu viestin teksti tai viestin teksti liitetiedostoineen, jotka sisältävät asiakirjan tai sähköisen asiakirjan sähköisen kopion (sähköisen kuvan) ja niiden tiedot. Osastojen välisen sähköisen dokumentinhallinnan toteutuksessa käytettävien tiedostomuotojen tulee olla kansallisten tai kansainvälisten standardien mukaisia tai niillä on oltava avoin lähdekoodi ja avoin rakenne.

D.V. VOLODIN

OSASTOJEN VÄLISEN SÄHKÖISTEN ASIAKIRJAVIRRAN JÄRJESTELY-ONGELMAT

Volodin D.V. Osastojen välisen sähköisten asiakirjojen vaihdon organisointiongelmat

Huomautus

Artikkelissa analysoidaan yksiköiden välisen tiedon vuorovaikutuksen ajankohtaisia suuntauksia, keskeisiä ongelmia ja periaatteita yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan (EDI) järjestämisessä. Näiden määräysten käytännön täytäntöönpanoa tarkastellaan esimerkkinä hankkeesta, jolla luodaan EDR-järjestelmä Venäjän federaation liittovaltion toimeenpanoviranomaisille.

Tämä artikkeli on omistettu osastojen välisen informaatiovuorovaikutuksen nykytrendien analysointiin. Siinä kuvataan keskeisiä ongelmia ja periaatteita yksiköiden välisessä sähköisten asiakirjojen vaihdossa. Liittovaltion "MEDO"-hanketta pidetään esimerkkinä käytännön toteutuksesta.

Avainsanat / Avainsanat

Valtion ohjelma "Tietoyhteiskunta (2011-2020)", osastojen välinen tiedonhallinta, osastojen välinen sähköinen asiakirjahallinta (MED), yhtenäinen julkisten palvelujen portaali, koko Venäjän valtion tietokeskus (OGIC), automatisoitu asiakirjanhallintajärjestelmä (ASUD).

Valtion ohjelma "Tietoyhteiskunta (2011-2020)", osastojen välinen tiedonvälitys, yksiköiden välinen sähköisten asiakirjojen vaihto, integroitu valtion palveluportaali, koko Venäjän valtion tietokeskus, sähköinen tietuehallintajärjestelmä (ERMS).

VOLODIN Dmitri Vladimirovich - Microsoft SharePointin, "Electronic Office Systems", Moskova, analyytikko-konsultti; 8-495-221-24-31 alanumero 313, +7-903-261-34-49; Tämä sähköpostiosoite on suojattu roskapostiohjelmia vastaan, Javascript-tuen tulee olla päällä nähdäksesi osoitteen

Tällä hetkellä Venäjällä osana "sähköisen hallinnon" rakentamista toteutetaan useita suuria valtion hankkeita kerralla. Asiakirjanhallinnan asiantuntijoille on tietysti erityisen kiinnostava hanke yksiköiden välisen sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän luomiseksi Venäjän federaation liittovaltion toimeenpanoviranomaisille.

Tällaisen järjestelmän luominen mahdollistaa eri valtion elinten käytössä olevien heterogeenisten dokumentinhallintajärjestelmien yhdistämisen yhdeksi tietoalueeksi. Tällaisten ongelmien ratkaiseminen mahdollistaa sähköisten asiakirjojen laadullisesti uuden soveltamisen tason saavuttamisen valtion elinten toiminnassa. Sähköisten osastojen välisen vuorovaikutuksen laillistamisen ja käytännön toteuttamisen puolestaan pitäisi johtaa merkittäviin parannuksiin valtion tehtävien suorittamisessa ja palveluiden tarjoamisessa kansalaisille ja organisaatioille.

Osastojen välisen tietovuorovaikutuksen organisointiongelmat ovat erittäin käytännönläheisiä asiakirjojen ja arkiston hallinnan asiantuntijoille. Ensimmäistä kertaa liittovaltion toimeenpanoviranomaisille on otettu käyttöön pakollinen tietojärjestelmien saatavuus, jotka varmistavat osaston sähköisten asiakirjojen luomisen, käsittelyn ja säilyttämisen. Nykyään tähän on lisätty mahdollisuus sähköiseen asiakirjojen vaihtoon muiden viranomaisten kanssa kytkeytymällä osastojen väliseen sähköiseen asiakirjahallintajärjestelmään.

Kuvattu ongelma on yksi uusista suunnista dokumenttienhallinnan käytännössä, eikä se käytännössä näy saatavilla olevissa julkaisuissa. Poikkeuksen muodostavat yksittäiset, enimmäkseen sovelletut artikkelit, jotka on omistettu Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelun alaisuudessa toteutetun liittovaltion MEDO-hankkeen toteuttamiseen. Lisäksi viime aikoina yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan kysymyksiä on käsitelty aktiivisesti ammatti- ja tiedeyhteisön julkaisuissa, alan aikakauslehdissä ja Internet-resursseissa.

Tieteellisissä julkaisuissa tätä aihetta ei ole vielä käsitelty, vaikka tiettyjä sähköisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä ja käyttöä koskevia kysymyksiä on käsitelty "Bulletin of the Archivist"- ja "Domestic Archives" -lehtien julkaisuissa.

Osastojen välisen tietovuorovaikutuksen kehityssuuntaukset. Tällä hetkellä valtion tasolla on hyväksytty useita perustavanlaatuisia käsitteellisiä asiakirjoja, jotka asettavat tehtäväksi muodostaa ns. "sähköinen hallitus" Venäjän federaatiossa. Sähköinen hallinto ymmärretään tehokkaaksi järjestelmäksi yksiköiden väliselle tiedon vuorovaikutukselle ja julkisten palvelujen tarjoamiselle kansalaisille ja organisaatioille nykyaikaisen tietotekniikan käyttöön pohjautuvana.

Viime aikoina julkisen sektorin dokumenttien hallinnassa on edistytty merkittävästi. Useat ministeriöt ja laitokset ovat käyttäneet työssään useiden vuosien ajan erilaisia automatisoituja dokumentinhallintajärjestelmiä (ADMS), joiden valinta perustui osaston toiminnan luonteeseen, asiakirjavirran määrään ja sen luotettavuusvaatimuksiin. ja turvallisuus sekä tiettyjen asiakirjojen kanssa työskentelyn erityispiirteet. ASUD:n käytön aikana on kertynyt merkittäviä määriä sähköisten asiakirjojen arkistoja.

Myös osastojen välisen tietovuorovaikutuksen järjestämisessä ollaan ottamassa erillisiä toimenpiteitä. Tällä hetkellä tietoa siirretään varsin aktiivisesti viranomaisten välillä, myös sähköisessä muodossa. Erilliset toimeenpanoviranomaiset ovat jatkuvasti vuorovaikutuksessa keskenään vaihtamalla sähköisiä asiakirjoja, joilla on virallisesti tunnustettu laillinen voima. Tämä vuorovaikutus tapahtuu vaihtoon osallistuvien välisten asianmukaisten sopimusten hyväksymisen perusteella.

Osastojen välistä sähköistä asiakirjahallintaa on myös yksittäisten liittovaltion elinten välillä osana monimutkaisten julkishallinnon ongelmien ratkaisemista, jotka edellyttävät aktiivista tiedonvaihtoa. Esimerkiksi erityisen tiedonvaihtoalijärjestelmän läsnäolon vuoksi liittovaltion alaiset palvelut ja virastot on kytketty Venäjän federaation talouskehitys- ja kauppaministeriön sähköiseen asiakirjahallintajärjestelmään, mukaan lukien liittovaltion tariffipalvelu (Venäjän FTS). , Liittovaltion virastot, jotka hallinnoivat liittovaltion omaisuutta (Rosimushchestvo), kiinteistökohteita (Rosnedvizhimost), erityistalousvyöhykkeitä (RosSEZ) ja Venäjän liittovaltion omaisuusrahasto (RFFI). Yksittäiset osastot kehittävät vakiomuotoisia tiedonvaihtosopimuksia, joihin asiasta kiinnostuneet organisaatiot voivat liittyä vapaaehtoisesti.

Yksi toimeenpanoviranomaisten sähköisen vuorovaikutuksen dynaamisesti kehittyvistä alueista on niiden tarjoama julkisten palvelujen tarjoaminen kansalaisille ja organisaatioille Internetin kautta. Internetin kasvavan merkityksen myötä yhteiskunnan ja valtion elämässä valtion elinten verkkosivut tulevat niiden virallisiksi edustuksiksi globaalissa tietoavaruudessa, ne täyttyvät virallisella tiedolla (säädösasiakirjat, uutiset, asiaankuuluvat taustatiedot jne.). ) ja tarjota interaktiivista vuorovaikutusta kansalaisten ja organisaatioiden kanssa "virtuaalivastaanotolla", "yhden luukun" palveluilla, tiettyjen erikoispalveluiden tarjoamisella jne. Kaiken tämäntyyppisen vuorovaikutuksen toteuttaminen edellyttää luotettavan ja juridisesti merkittävän sähköisen järjestelmän järjestämistä. asiakirjojen hallinta viranomaisten, kuntien, järjestöjen ja kansalaisten välillä.

Yhtenäisen julkisten palvelujen portaalin (www.gosuslugi.ru) luomiseksi kansalaisille ja organisaatioille luodaan yksi yhteyspiste valtion elinten tietoihin ja palveluihin. Tämä portaali sisältää yhtenäisen rekisterin julkisista palveluista ja sisältää myös tietoa niiden tarjoamisen menettelystä ja ehdoista. Tällä hetkellä portaali on yleinen tieto- ja viitejärjestelmä väestön vuorovaikutukseen viranomaisten kanssa. Tulevaisuudessa yhtenäisen portaalin kautta suunnitellaan järjestävän täysimittaista palvelujen tarjoamista sähköisessä muodossa, mikä edellyttää myös juridisesti merkittävien sähköisten asiakirjojen vaihtoa.

Julkisten palveluportaalien lisäksi monet osastot ovat järjestäneet ns. yhden luukun palvelut. Yhden luukun palvelut ovat erityisesti luotuja toimeenpanoviranomaisten rakenteellisia alajakoja, jotka suorittavat yksityisten tai oikeushenkilöiden pyytämien asiakirjojen käsittelyn ja myöntämisen.

Yhden luukun palvelu on suunniteltu estämään organisaatioiden ja kansalaisten kohtuuton osallistuminen toimeenpanoviranomaisten myöntämien asiakirjojen (todistukset, kopiot, otteet, hyväksynnät, luvat, lisenssit, todistukset, todistukset, asiakirjat jne.) valmisteluun tai hyväksymiseen. . Sähköisten vuorovaikutusmuotojen käyttö "yhden luukun" palveluiden työssä mahdollistaa niiden muuttamisen tehokkaaksi välineeksi julkisten palvelujen keskitettyyn ja laadukkaaseen tuottamiseen, koska valmistautumisaika lyhenee merkittävästi. pyydetyt asiakirjat.

Osana asiakirjojen valmistelua hakijoiden pyynnöstä "yhden luukun" -palvelu on vuorovaikutuksessa muiden toimeenpanoviranomaisten ja valtion organisaatioiden kanssa, lähettää asiakirjoja niille hyväksyttäväksi, vaihtaa viitetietoja ja suorittaa muita asiakirjojen valmistelun varmistamiseen tähtääviä toimia. hakijoiden vaatimat.

Yllä lueteltujen palvelujen lisäksi jotkin viranomaiset antavat organisaatioita ja kansalaisia palvellessaan tarjota tietyntyyppisiä asiakirjoja sähköisessä muodossa. Esimerkiksi Venäjän federaation liittovaltion veropalvelu tarjoaa palvelun veroilmoitusten vastaanottamiseen Internetin avulla. Lupa veroilmoitusten toimittamiseen sähköisessä muodossa sisältyy Venäjän federaation verolakiin.

Venäjän liittovaltion veropalvelun lisäksi menettelyn tietyntyyppisten asiakirjojen toimittamisesta sähköisessä muodossa määräävät Venäjän federaation valtiovarainministeriö, liittovaltion rahoitusmarkkinoiden palvelu, liittovaltion henkisen omaisuuden, patenttien ja tavaramerkkien palvelu. (Rospatent) jne.

MED:n järjestämistä haittaavat ongelmat. Samanaikaisesti kuvattujen myönteisten trendien olemassaolosta huolimatta Venäjän sähköisen hallinnon muodostumisen päätavoitteet ovat toistaiseksi saavuttamattomissa.

Tieto- ja viestintätekniikan käyttöönoton tulokset viranomaisissa ovat luonteeltaan pääosin yksiköiden sisäisiä, mikä ei mahdollista merkittävästi yksiköiden välisen vuorovaikutuksen parantamista ja kansalaisille tarjottavien julkisten palvelujen laadun parantamista. Nykyiset valtion tietojärjestelmät muodostuivat erillisistä valtion viranomaisista yhtenäisen sääntelyoikeudellisen ja sääntelyteknisen perustan puuttuessa. Niiden sisältämät tiedot eivät ole muiden viranomaisten käytettävissä operatiiviseen käyttöön, mikä käytännössä johtaa merkittäviin aikaviiveisiin yksiköiden välisessä tiedonvaihdossa, tiedon moninkertaisessa keräämisessä ja päällekkäisyydessä eri järjestelmissä. Samanaikaisesti osaa tiedoista ei päivitetä viipymättä, mikä johtaa epäjohdonmukaisuuksiin valtion tietojärjestelmien sisältämissä tiedoissa.

Toistaiseksi ei käytännössä ole olemassa julkisia palveluita, joita kansalainen tai organisaatio voisi saada ilman suoraa käyntiä valtion virastossa. Julkisten palvelujen sekä toimeenpanoviranomaisten toimintaan liittyvien tietojen vastaanottaminen väestön ja organisaatioiden toimesta edellyttää useimmiten heidän henkilökohtaista vetoomustaan toimeenpanoviranomaisille sekä pyyntöjen ja muiden tarpeellisten tietojen toimittamista paperimuodossa. Tämä johtaa suureen ajanhukkaan ja aiheuttaa merkittäviä haittoja väestölle.

Jos osastojen sisäisen työnkulun automatisoinnin tehtävä ratkaistaan suhteellisen onnistuneesti kehittämällä ja ottamalla käyttöön automatisoitu ohjausjärjestelmä valtion elimissä, niin yksiköiden välisen tiedonvaihdon järjestäminen sähköisessä muodossa on vaikeampi tehtävä. Sitä ei voida ratkaista yksittäisten osastojen tasolla, koska se vaatii erilaisten ASUD-laitteiden vuorovaikutusta yhdessä osastojen välisessä tietotilassa.

Sen muodostumisprosessissa on myös infrastruktuuri, joka varmistaa sähköisten vuorovaikutusmuotojen oikeudellisen merkityksen, luotettavuuden ja tietoturvan viranomaisten kesken sekä kansalaisten ja organisaatioiden kanssa julkisten palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Huolimatta erittäin merkittävästä prosenttiosuudesta valtiorakenteiden sisäisen asiakirjavirran automatisoinnista, niiden käyttämät automatisoidut ohjausjärjestelmät pysyvät suljettuina, eikä niillä ole valtaosassa tapauksia keskinäisen integraation keinoja. Erot kunkin valtion viranomaisen kehittämissä metodologisissa periaatteissa, tiedon keruu-, käsittely- ja käyttöteknologioissa, standardoimattomissa tiedoissa ja kielellisissä keinoissa vaikeuttavat suuresti käytettyjen järjestelmien automatisoitua tiedon vuorovaikutusta.

Suunnitellessaan ja toteuttaessaan automatisoituja valvontajärjestelmiä viranomaisille urakoitsijat eivät aseta itselleen tehtäväksi eri alustojen integrointia ja tiedonsiirtoa syntyvien järjestelmien välillä. Tämän seurauksena tällä hetkellä sähköisten asiakirjojen vaihto eri osastojen välillä on erittäin vaikeaa ja useimmiten yksinkertaisesti mahdotonta.

Useimmissa tapauksissa asiakirjojen vaihto valtion virastojen välillä koostuu paperiasiakirjojen siirrosta eri tavoin (mukaan lukien kuriiri, kuriirit, posti). Kaikki sähköiset menetelmät takaavat vain pienen osan virallisista asiakirjoista toimituksen.

Tällainen tiedon alueellinen jakautuminen ja sähköisten asiakirjojen automaattisen vaihdon mahdollisuuden puute haittaavat ylempien viranomaisten asiakirjojen ja ohjeiden täytäntöönpanon oikea-aikaista valvontaa ja sen seurauksena hallinnollisten päätösten nopeaa hyväksymistä; lisää merkittävästi osastojen väliseen tiedonsiirtoon käytettyä aikaa, mikä lisää riskiä asiakirjojen ja ohjeiden toteuttamiselle suunniteltujen määräaikojen rikkomisesta.

Siten yksiköiden väliset esteet, yhtenäisen tietotilan puute, valtion elimissä kehittyneet erot tiedon keruu-, tallennus- ja käsittelymenetelmissä vaikeuttavat asiakirjojen ja ohjeiden toteuttamisen automatisoidun valvonnan toteuttamista ja vaikeuttavat nykyaikaisen tekniikan käyttöä. tehokkaat tietotekniikat osastojen välisen vuorovaikutuksen alalla.

Kaikkia näitä kielteisiä suuntauksia pahentavat dokumenttien virran jatkuva kasvu ja vuorovaikutusmenettelyjen monimutkaisuus. Tilastojen mukaan toimeenpanoviranomaisten asiakirjavirran volyymi viiden vuoden aikana kasvaa keskimäärin 20-50 %, kun taas viranomaisten välinen sähköinen vuorovaikutus on vain pieni osa asiakirjavirrasta.

Osastojen välisen vuorovaikutuksen alhaisen automatisoinnin vuoksi tällä hetkellä ei ole mahdollista tehdä luotettavaa kiertoasiakirjojen luokittelua ja arvioida yksiköiden välisten asiakirjavirtojen toteutettavuutta ja tehokkuutta.

Erikseen on syytä huomata ratkaisemattomien henkilöstöongelmien esiintyminen. Toimeenpanoviranomaisten toimistotyöstä vastaavien työntekijöiden ammatillisen koulutuksen yleinen taso nykyaikaisen tietotekniikan hallinnassa on edelleen alhainen, mikä on erityisen kriittistä monimutkaisten ja integroitujen ratkaisujen käyttöönoton yhteydessä toimeenpanoviranomaisten toimintaan. Tämä ei myöskään mahdollista tietotekniikkaan pohjautuvien julkishallinnon ja julkisten palvelujen tarjoamisen uutta laatutasoa väestölle ja organisaatioille. Tämä tekijä vähentää merkittävästi budjettivarojen käytön tehokkuutta valtion tietojärjestelmien luomiseen ja kehittämiseen.

Edellä kuvatut ongelmat ja kielteiset suuntaukset ovat luonteeltaan monimutkaisia yksiköiden välisiä, eikä niitä voida ratkaista yksittäisten viranomaisten tasolla. Ne voidaan voittaa vain muodostamalla yksittäinen tila osastojen välistä tiedonvuorovaikutusta varten. "Sähköisen hallinnon" käsitteen toteuttaminen edellyttää koordinoituja organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä sekä viranomaisten koordinoituja toimia yhden valtion politiikan puitteissa.

Viranomaisten välillä syntyvät tietovirrat on jäsenneltävä, niiden toteutettavuus ja tehokkuus arvioitava ja keskitettävä yhteen tietoympäristöön, joka voi tarjota valtuutetuille henkilöille mahdollisuuden automaattisesti valvoa asiakirjojen ja ohjeiden liikkumista ja toteuttamista.

Venäjälle rakennettu valtavertikaali edellyttää kaikkien toimeenpanoviranomaisten toiminnan selkeää organisointia ja läpinäkyvyyttä valtion tehtävien tehokkaaksi hoitamiseksi. Oikea-aikaisten johtamispäätösten tekemiseen tarvittava ylempien viranomaisten määräysten täytäntöönpanon tehokas valvonta voidaan varmistaa automatisoiduilla keinoilla, jotka mahdollistavat tarvittavien tietojen yhdistämisen ja mahdollisuuden saada analyyttistä ja tilastollista raportointia toimeenpanon kurinalaisuudesta hierarkian eri tasoilla. viranomaisista.

Nykyinen tekninen, organisatorinen ja sääntelykehys on jo luonut edellytykset oikeudellisesti merkittävän yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan käytölle viranomaisten toiminnassa. Mutta MED:n käytännön toteuttamiseksi tarvitaan yksityiskohtainen käsitteellinen ja metodologinen kehys, joka varmistaa yksiköiden välisen vuorovaikutuksen tilan rakentamisen.

MED:n organisoinnin perusperiaatteet. MED:n järjestäminen koko julkishallinnon järjestelmän puitteissa edellyttää tietotilan rakentamista sähköistä vuorovaikutusta varten kaikilla tasoilla - liittovaltion, alueellisesti ja alueellisella tasolla. Tämän tehtävän toteuttamiseksi on tarpeen ratkaista useita luonteeltaan monimutkaisia ongelmia, mukaan lukien oikeudelliset, sääntelylliset, metodologiset, organisatoriset ja tekniset osat.

MED:n teknologiseen infrastruktuuriin kuuluu ns. "pääsolmu", "osallistujasolmut" sekä suojatut viestintäkanavat.

Pääsolmu on ohjelmisto- ja laitteistokompleksit, jotka toimivat tilatietokeskusten järjestelmän puitteissa. Tällaisten kompleksien kehittämisen ja käyttöönoton pitäisi varmistaa oikeudellisesti merkittävien sähköisten asiakirjojen vaihto kaikkien osastojen väliseen vuorovaikutukseen osallistuvien automaattisen valvontajärjestelmän välillä sekä välitettyjen asiakirjojen keskitetty hallinta. Venäjällä, samoin kuin kaikkialla maailmassa, tätä tarkoitusta varten on tarkoitus perustaa valtion tietokeskukset - All-Russian State Information Center (OGIC) ja Venäjän federaation liittovaltiopiirien tietokeskukset.

MED-osallistujien solmujen roolia hoitavat osaston automatisoidut asiakirjanhallintajärjestelmät (ADMS). Tällaisia järjestelmiä käytetään tällä hetkellä useimmissa liittovaltion toimeenpanevissa elimissä. Niiden avulla automatisoidaan organisatorinen ja hallinnollinen asiakirjakulku, kansalaisten ja organisaatioiden valitusten ja pyyntöjen käsittely, sähköisten asiakirjojen säilytyksen järjestäminen ja sähköisten arkistojen hallinta. Jokaisen osaston automaattinen ohjausjärjestelmä tulee varustaa ns. "yhdyskäytävä", joka varmistaa sähköisten viestien vaihdon MED-järjestelmän kanssa.

MED:n kolmas osa on yksi ja turvallinen tietoliikenneinfrastruktuuri. Se on luotu liittovaltion hallintoelinten olemassa olevien ja luotavien televiestintäverkkojen, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden ja paikallisen itsehallinnon hallintoelinten verkkojen sekä julkisten verkkojen integroinnin perusteella.

MED:n toiminnan pääperiaate on nykyisten ASUD-osallistujien integrointi kuljetusjärjestelmään (postipalvelu), joka tarjoaa automaattisesti turvallisen sähköisten viestien vaihdon osastojen välisen sähköisen asiakirjavirran osallistujien välillä.

MED:n puitteissa osallistuvat organisaatiot vaihtavat sähköisiä viestejä, jotka sisältävät sekä itse asiakirjoja että ilmoituksia niiden käsittelyn ja toteuttamisen edistymisestä.

Erityisen tärkeää MED-järjestelmän toiminnan kannalta on avoimen standardin kehittäminen yksiköiden väliseen sähköisten asiakirjojen vaihtoon, mikä mahdollistaa tiedon välittämisen sähköisestä asiakirjasta yhdessä yhtenäisessä muodossa.

Tällaisten standardien kehittämisen perustan tulisi olla uusi GOST R 53898-2010 "Elektroniset asiakirjanhallintajärjestelmät. Asiakirjanhallintajärjestelmien vuorovaikutus. Sähköpostivaatimukset. Tämä standardi sisältää vaatimukset MED-järjestelmässä välitettävien sähköisten sanomien muodosta, mukaan lukien asiakirjatiedostot, sen metatiedot ja digitaalisen allekirjoituksen tiedot.

Osastojen välisen vaihtomahdollisuuden lisäksi yhden standardin olemassaolo mahdollistaa sen, että kertyneitä tilasähköisiä asiakirjoja ei menetä, kun automaattinen ohjausjärjestelmä vanhenee, eikä kuluta lisävaroja tulevaisuudessa tallennettujen asiakirjojen poimimiseen ja uudelleenkoodaukseen. vanhentuneissa järjestelmissä.

Kuten tiedätte, maassamme standardien soveltaminen tapahtuu vapaaehtoiselta pohjalta. Tämä menettely on vahvistettu teknisistä määräyksistä annetun liittovaltion lain mukaisesti, ja se vastaa yleisesti standardoinnin alan maailmanlaajuisia suuntauksia. Osapuolten erityismääräyksellä tai sopimuksella voidaan kuitenkin määrätä standardin tai määräyksen pakollinen soveltaminen tietylle organisaatioryhmälle tai osastotasolle. Erityisesti liittovaltion toimeenpanoviranomaisille tarkoitettua MED-järjestelmää rakennettaessa vaihtomuoto kirjattiin Venäjän federaation hallituksen hyväksymiin teknisiin vaatimuksiin.

MED:n käytännön toteutus. Edellä kuvatut lähestymistavat yksiköiden välisten sähköisten asiakirjojen hallintajärjestelmien rakentamiseen ovat löytäneet käytännön sovelluksen samanlaisen järjestelmän luomisessa Venäjän federaation liittovaltion toimeenpanoviranomaisille. Tämä hanke (lyhennetty "MEDO") toteutetaan osana valtion ohjelmaa "Tietoyhteiskunta (2011-2020)" ja Venäjän federaation hallituksen hyväksymän suunnitelman mukaisesti siirtymisestä paperittomaan asiakirjahallintaan.

Tähän mennessä Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelun alaisuudessa on kehitetty teknisiä ratkaisuja tämän järjestelmän rakentamiseen, sen ensimmäinen vaihe on luotu ja otettu koekäyttöön. Liittovaltion tasolla työskennellään suojatun MEDO-järjestelmän pilottiosan käyttöönottamiseksi Venäjän federaation presidentin hallinnon, Venäjän federaation hallituksen viraston ja yksittäisten valtion viranomaisten välillä.

Tärkeimmät määräykset, jotka määrittelevät tämän järjestelmän tilan, osallistujat ja menettelyn luomisessa ja soveltamisessa, ovat MEDO-järjestelmää koskevat säännöt ja sen tekniset vaatimukset. Kaikki järjestelmän osallistujat käyttävät yhtä muotoa sähköisten viestien vaihtoon, joka vastaa rakenteeltaan GOST R 53898-2010.

MEDO-järjestelmän järjestäjä (operaattori) on Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelu (FSO). Sen tehtäviin kuuluu organisatorinen ja metodologinen tuki, osoitehakemistojen ylläpito, MEDO:n teknisen ja teknologisen infrastruktuurin luominen ja ylläpito sekä sen toimintakunnossa pitäminen, tiedonvaihdon tietoturvan varmistaminen.

Kesäkuussa 2011 liittovaltion turvallisuuspalvelun mukaan MEDO-järjestelmälaitteet oli asennettu ja kytketty liikenneinfrastruktuuriin 90 osavaltion viranomaisessa ja organisaatiossa. Niistä 36:ssa saatiin päätökseen osastojen automatisoitujen ohjausjärjestelmien integrointi MEDO-järjestelmään.

Tällä hetkellä järjestelmän kautta lähetetään valtion viranomaisille ja organisaatioille seuraavan tyyppisiä asiakirjoja: Venäjän federaation presidentin ja hallituksen säädökset; Venäjän federaation hallituksen puheenjohtajan ja hänen varamiehensä päätökset; pöytäkirjat Venäjän federaation hallituksen kokouksista; Venäjän federaation hallituksen viraston rakenteellisten yksiköiden kirjeet.

Tällä hetkellä MED:n puitteissa kiertää ilmoituksia lähetetyn asiakirjan rekisteröinnistä, rekisteröinnistä kieltäytymisestä, täytäntöönpanoon hyväksymisestä, selvityksen laatimisesta ja toimittamisesta, toteutuksen kulun muutoksista.

Tällä hetkellä hankkeeseen osallistuvien osastojen valikoima laajenee, samoin kuin sähköisessä muodossa vaihdettavien asiakirjojen valikoima. Jokaisen asiakirjatyypin osalta siirtyminen sähköiseen vaihtoon tapahtuu vaiheittain. Ensin kehitetään sähköisen vaihdon tekniikkaa samalla kun säilytetään paperi, minkä jälkeen paperiasiakirjojen lähettäminen lopetetaan.

Jatkossa suunnitteilla on myös toimenpiteitä laitosten välisen sähköisen vuorovaikutuksen toimivuuden laajentamiseksi. Jotta henkilön ei tarvitsisi osallistua sähköisen asiakirjan reitittämiseen, dokumentin mukana tulee lähettää joukko metatietoja - strukturoituja yksityiskohtia -, joka mahdollistaa asiakirjan automaattisen käsittelyn. Järjestelmän hyväksytyt tekniset vaatimukset määräävät tietyn vähimmäistiedon, joka lähetetään asiakirjan mukana. Edessä on vielä vaikeampi tehtävä - saapuvan asiakirjan automatisoidun käsittelyn aikana viranomaisen automaattisen valvontajärjestelmän tulee tuottaa uusia metatietoja, jotka kuvastavat asiakirjan työskentelyn tilaa. Mutta vielä ei ole määritetty, mitä tietoja ASUD:n tulisi lisäksi tuottaa, jotta asiakirjan alullepanija tai muut kiinnostuneet osapuolet voivat ilmoittaa sen nykyisestä tilasta verkossa.

Ohjelmiston ja laitteiston toteutuksen kannalta luotu MEDO-järjestelmä sisältää seuraavat pakolliset komponentit:

Osallistujien ADMS (olemassa olevat komponentit) - jokaisella osallistujalla on osastojärjestelmä, joka automatisoi sisäiset työnkulkuprosessit.

Gateway (toteutettu komponentti) on ohjelmisto- ja laitteistokompleksi, joka tarjoaa sähköisten viestien vaihdon ASUD:n ja M-järjestelmän MEDO:n välillä, mukaan lukien viestien tallennus-, katselu-, haku-, lataus- ja lataustoiminnot. Tämä on tyypillinen ohjelmisto (ohjelmisto), joka sisältää tietokantapalvelimen, työaseman ja sähköpostipalvelun asiakasohjelmiston.

Sovitin (komponentti kehitteillä) on ohjelmistokompleksi ASUD:n liittämiseksi MEDO-järjestelmään. Tämä on erikoisohjelmisto, joka on kehitetty erikseen kullekin automaattiselle ohjausjärjestelmätyypille.

MEDO:n kautta saapuville viesteille sovitin varmistaa niiden vastaanottamisen ja muuntamisen yhdestä vaihtomuodosta AUD-muotoon jatkokäsittelyä varten. Lähtevien viestien osalta sovitin vastaa lähetyksen valmistelusta, muuntamisesta ASUD-muodosta yhden vaihtomuodon muotoon ja siirtämisestä MEDO-järjestelmään.

MEDO-projektin puitteissa käytetyt ohjelmistot ja laitteistot, jotka varmistavat sähköisten asiakirjojen vaihdon osastojen automaattisten ohjausjärjestelmien välillä, on Electronic Office Systems (EOS) -yhtiön kehittämä.

Lisäksi tämä yritys tarjoaa kaupallisen version laitosten välisen sähköisen dokumentinhallinnan automatisointiin tarkoitetusta vakioohjelmistopaketista, joka on jo ostettavissa ja toteutettavissa tänään. Kompleksi valmistetaan nimellä "Electronic Interaction Server", ja sen toiminnallisuus on parannettu verrattuna Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelun käyttämiin työkaluihin.

Toistaiseksi ainoa ACS, joka on jo valmisteltu käytettäväksi DER-tilassa, on myös EOS:n kehittämä Delo-järjestelmä (alkaen versiosta 8.8.0). Sitä käytetään useimmissa liittovaltion MEDO-projektin osallistujissa.

Delo-järjestelmän tyypillinen toiminnallisuus sisältää GOST R 53898-2010 -standardin pohjalta kehitetyn sähköisen asiakirjanvaihtoformaatin tuen. Järjestelmän luoma ja käsittelemä sähköinen viesti asiakirjojen vaihdon yhteydessä sähköpostitse on ns. "asiakirjan rekisteröintikortin passi" (xml-kuvaus tärkeimmistä tiedoista) ja siihen liitetyt tiedostot.

Delo-järjestelmä voi luoda joukon sähköpostilla lähetettyjä ilmoituksia dokumentin kulkemisesta toisen MEDO-osallistujan järjestelmässä. Tapahtumia, joista voidaan lähettää sähköinen ilmoitus, ovat: vastaanotto, rekisteröinti, asiakirjan lähettäminen, asiakirjan ohjeiden luominen ja muokkaus, vastausasiakirjan lähettäminen.

Kun niitä käytetään muiden kehittäjien MEDO-ASUD-järjestelmän puitteissa, on tarpeen varmistaa niiden jalostus yleisten vaatimusten täyttämiseksi. Tätä varten sinun on hankittava tiedot liittovaltion turvallisuuspalvelusta yhdestä muodosta sähköisten viestien vaihtoon ja MEDO-osallistujien vuorovaikutuksen toteuttamiseen. Tämän jälkeen sinun on otettava yhteyttä käytetyn automatisoidun ohjausjärjestelmän toimittajaan tai kehittäjään, jotta voit kehittää liitäntäsovittimen MEDO:n kanssa.

On selvää, että lähitulevaisuudessa meidän pitäisi odottaa standarditoimintojen ilmestymistä MED-järjestelmän kanssa liitäntään kaikkien markkinoiden johtavien kehittäjien automaattisen ohjausjärjestelmän tyypillisessä kokoonpanossa. Tämä tarkoittaa, että tässä artikkelissa kuvattu DER-tekniikka on saavuttanut laajan käytännön soveltamisen tason.

Siten osastojen välisen tietovuorovaikutuksen organisointi ja MED-järjestelmän luominen on yksi tärkeimmistä valtion tehtävistä kansallisen "sähköisen hallinnon" konseptin toteuttamisen alalla.

Tämän hankkeen toteuttamiseksi on ratkaistava useita organisatorisia, teknisiä ja metodologisia ongelmia. Niitä ovat muun muassa hyvin kehittyneen mekanismin puute sähköisten asiakirjojen käyttöä varten; tiedonkeruu-, tallennus- ja käsittelyprosessien yhtenäisten standardien puute; osastojen tietojärjestelmien ja tietokantojen pirstoutuminen; pätevien asiantuntijoiden puute jne.

Viranomaisten toiminnassa sähköisten asiakirjojen käytön tehostumista estävät ongelmat ovat luonteeltaan monimutkaisia, eikä niitä voida ratkaista yksittäisten viranomaisten tasolla.

Yhtenäisen tilan muodostuminen osastojen väliselle sähköiselle vuorovaikutukselle edellyttää useita koordinoituja toimia ja koordinoituja valtion viranomaisten toimia yhden valtion politiikan puitteissa, mukaan lukien sähköisten asiakirjojen käytön oikeudellisen sääntelyn parantaminen, asianmukaisen metodologisen ja organisatorisen tuen kehittäminen, ja teknologisen infrastruktuurin luominen EDT:lle.

MED-järjestelmän rakentamisen edellytyksenä on yhtenäisten vaatimusten asettaminen yksiköiden välisessä vaihdossa käytettävien sähköisten asiakirjojen koostumukselle, muodoille ja metatiedoille, sähköisten asiakirjojen vastaanotto-, siirto- ja käsittelyprosesseille sekä näiden prosessien automatisointiin tarkoitetuille ohjelmistoille.

Tähän mennessä on jo toteutettu ohjelmisto- ja laitteistoratkaisuja, jotka tekevät yksiköiden välisestä sähköisestä dokumentinhallinnasta totta. Heterogeenisten automatisoitujen ohjausjärjestelmien vuorovaikutuksen organisoinnin metodologisia periaatteita testataan käytännössä liittovaltion MEDO-projektin puitteissa ja niiden odotetaan olevan laajalti käytössä. Lähitulevaisuudessa saatuja myönteisiä kokemuksia jaetaan alue- ja kuntatasolla. Ajan myötä sekä valtion elimet että niiden kanssa aktiivisesti vuorovaikuttavat organisaatiot yhdistetään tämäntyyppisiin järjestelmiin. On käymässä yhä selvemmäksi, että MED-teknologioiden täysimittainen käyttöönotto koko maassa on ajan kysymys.

Venäjän federaation hallituksen asetus, annettu 22 päivänä syyskuuta 2009, N 754
"Järjestelmän yksiköiden välistä sähköistä asiakirjahallintajärjestelmää koskevien määräysten hyväksymisestä"

Venäjän federaation hallitus päättää:

Hyväksyä liitteenä olevat määräykset yksiköiden välisestä sähköisen dokumentinhallinnan järjestelmästä.

asema
yksiköiden välisen sähköisen dokumentinhallinnan järjestelmästä
(hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 22. syyskuuta 2009 asetuksella N 754)

Muutoksilla ja lisäyksillä:

1. elokuuta 2011, 6. syyskuuta 2012, 6. huhtikuuta 2013, 26. joulukuuta 2016, 17. lokakuuta 2017, 16. maaliskuuta 2019

2. Osastojen välisen sähköisen asiakirjojen hallinnan järjestäjä on Venäjän federaation liittovaltion turvallisuuspalvelu.

a) Venäjän federaation presidentin ja Venäjän federaation hallituksen päätösten ja ohjeiden lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisessä muodossa;

c) sähköisten raporttien lähettäminen Venäjän federaation presidentille ja Venäjän federaation hallitukselle;

d) liittovaltion toimeenpanevien elinten toimittaminen Venäjän federaation hallitukselle säädösehdotuksia, myös sähköisessä muodossa;

e) säädösehdotuksia koskevien sovittelumenettelyjen täytäntöönpano yksiköiden välisen sähköisen asiakirjakierron osallistujien toimesta sähköisessä muodossa;

f) liittovaltion toimeenpanoelinten säädösten toimittaminen sähköisessä muodossa valtion rekisteröimiseksi Venäjän federaation oikeusministeriössä;

Tietoja muutoksista:

Kohta 4 on täydennetty alakohdalla "g" 27.3.2019 alkaen - Venäjän hallituksen 16.3.2019 antama asetus N 273