Mitä sinun tulee tietää sähköisten asiakirjojen vaihdosta. Kuinka siirtyä sähköiseen asiakirjahallintaan? Siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan vastapuolten kanssa

Nykyään sähköinen asiakirjojen hallinta tunkeutuu rohkeasti elämäämme, nykyään lähes kaikki yritykset käyttävät sähköisiä asiakirjoja, käyttävät sähköpostia, sähköisiä ilmoituksia, varsinkin kun arvonlisäverotuksessa pakolliset ilmoitukset on säädetty lailla. Joku on siirtynyt eteenpäin ja käyttää sähköisiä dokumenttien hallintajärjestelmiä jokapäiväisessä elämässä ja muuttanut kaikki raportit ja perusasiakirjat sähköiseen muotoon.

Sähköisen dokumentinhallinnan käsite ja sähköisen dokumentinhallinnan edut

Sähköisessä dokumenttien hallinnassa on hyvät ja huonot puolensa.

Pöytä
Sähköisen dokumentinhallinnan hyvät ja huonot puolet

Samaan aikaan sähköinen dokumenttien hallinta kehittyy yhä enemmän. Ja tälle on edellytykset.

Ensinnäkin sähköinen asiakirjojen hallinta on säädetty verolainsäädännössä. Esimerkiksi vakuutusmaksu- tai tuloveroilmoituksia toimitettaessa se on toimitettava sähköisesti, jos yrityksessä on yli 25 työntekijää. Raporttien toimittaminen sähköisesti Ilmoitus on toimitettava sähköisessä muodossa. Lisäksi sähköisessä muodossa tapahtuva selvitys tulee toimittaa vuonna 2017 myös sähköisenä asiakirjana.

Toiseksi kirjanpidossa on otettu käyttöön sähköinen asiakirjojen hallinta. Lain nro 402-FZ "Kirjanpito" mukaan ensisijainen kirjanpitoasiakirja laaditaan paperille ja (tai) sähköisenä asiakirjana, joka on allekirjoitettu sähköisellä allekirjoituksella.
Kolmanneksi vuonna 2017 sähköinen asiakirjahallinta saa entistä enemmän kehitystä oikeudenkäynneissä. Näin ollen monet ovat tottuneet siihen, että tuomioistuinten päätökset julkaistaan ​​sähköisesti Internetissä. Venäjän federaation välimiesmenettelylain 4 artiklan mukaan kanne, lausunto, valitus, esittely ja muut asiakirjat voidaan jättää tuomioistuimelle paperilla tai sähköisessä muodossa, mukaan lukien sähköisen asiakirjan muodossa, joka on allekirjoitettu sähköinen allekirjoitus Venäjän federaation lainsäädännössä säädetyllä tavalla täyttämällä tuomioistuimen virallisella verkkosivustolla Internetissä julkaistu lomake. Samanlaisia ​​määräyksiä on annettu siviiliprosessissa.

Neljänneksi sähköisistä tekniikoista on tullut olennainen osa elämäämme tarjousasiakirjoissa ja sähköisissä huutokaupoissa käytettävän sähköisen dokumentinhallinnan kannalta. Liittovaltion 4.5.2013 päivätyn liittovaltion lain nro 44-FZ (sellaisena kuin se on muutettuna 7.3.2016) pykälän mukaan sopimusjärjestelmästä tavaroiden, töiden ja palvelujen hankinnassa valtion ja kuntien täyttämiseksi tarpeisiin", sähköisessä muodossa oleva huutokauppa (sähköinen huutokauppa) ymmärretään huutokaupaksi , jossa tilaaja välittää tiedot hankinnasta rajoittamattomalle määrälle henkilöitä julkaisemalla huutokaupan ilmoituksen ja sitä koskevat asiakirjat yhtenäisessä muodossa. tietojärjestelmä, yhtenäiset vaatimukset ja lisävaatimukset esitetään hankinnan osallistujille, jonka järjestäjä varmistaa tällaisen huutokaupan pitämisen sähköisellä alustalla.

Viides syy johtuu siitä, että nykyään monet yritykset toimivat eri alueilla, eri kaupungeissa, joten tehokkaan liiketoiminnan järjestämiseksi on tarpeen nopeuttaa asiakirjojen kulkua ja yksinkertaistaa osapuolten välisiä suhteita. Tässä suhteessa monet yritykset ottavat intuitiivisesti käyttöön sähköisen dokumentinhallinnan.

Miten sähköinen asiakirjahallinta otetaan käyttöön?

Toisessa vaiheessa sinun on valittava, mitä allekirjoitusta yritys käyttää asiakirjoja laatiessaan.

Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus on sähköinen allekirjoitus, joka koodien, salasanojen tai muiden keinojen avulla vahvistaa sen tosiasian, että tietty henkilö on muodostanut sähköisen allekirjoituksen.

Ei-pätevä sähköinen allekirjoitus on sähköinen allekirjoitus, joka:

1. saatu tiedon kryptografisen muuntamisen tuloksena käyttämällä sähköistä allekirjoitusavainta;
2. mahdollistaa sähköisen asiakirjan allekirjoittajan tunnistamisen;
3. avulla voit havaita muutosten tekemisen sähköiseen asiakirjaan sen allekirjoittamisen jälkeen;
4. luotu sähköisen allekirjoituksen työkaluilla.

1. sähköisen allekirjoituksen varmistusavain on määritelty hyväksytyssä varmenteessa;
2. Sähköisen allekirjoituksen luomiseen ja tarkistamiseen käytetään sähköisen allekirjoituksen työkaluja, joilla on vahvistus vaatimusten noudattamisesta (6. huhtikuuta 2011 annetun liittovaltion lain nro 63-FZ (muutettu 30. joulukuuta 2015) "Sähköisestä laitteesta" 5 artikla. Allekirjoitukset.” Monissa tapauksissa asiakirjoja kuitenkin tarvitaan Turvallisuussyistä se on vahvistettu hyväksytty allekirjoitus.

Neljännessä vaiheessa on toimitettava asiakirjat sopimuksen tekemiseksi.

Viides vaihe on sopimuksen tekeminen sertifiointikeskuksen kanssa. 6. huhtikuuta 2011 päivätyn liittovaltion lain nro 63-FZ (sellaisena kuin se on muutettuna 30. joulukuuta 2015) "Sähköisistä allekirjoituksista" pykälän 2 mukaan varmennuskeskus on oikeushenkilö, yksittäinen yrittäjä tai valtion elin tai paikallishallinnon elin. joka suorittaa avainvarmenteiden luomis- ja myöntämistoiminnot sähköisten allekirjoitusten varmentamiseen sekä muita toimintoja.

Kuudes vaihe on sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotto yrityksessä, tietyn sähköisten asiakirjojen vaihdon järjestäminen. Laskut laaditaan sähköisessä muodossa kaupan osapuolten yhteisellä sopimuksella ja mikäli niillä on yhteensopivat tekniset välineet ja valmiudet vastaanottaa ja käsitellä nämä laskut hyväksytyn muodon mukaisesti.

Mitä varmenneviranomaisen kanssa tehdyn sopimuksen tulee sisältää?

Kun solmitaan sopimus sertifiointikeskuksen kanssa, on tärkeää kiinnittää huomiota sopimuksen aiheeseen. Venäjän federaation siviililain 432 artiklan mukaan nämä ovat tämäntyyppisten sopimusten pakollisia ehtoja. Sopimus katsotaan syntyneeksi, jos osapuolten välillä päästään sopimukseen soveltuvin osin vaaditussa muodossa kaikista sopimuksen oleellisista ehdoista. Eli on tärkeää ilmaista sopimuksen kohde mahdollisimman selkeästi.

Sopimuksen kohde seuraa sähköisistä allekirjoituksista annetusta laista.

Vahvistuskeskus:

1. luo varmenteita sähköisen allekirjoituksen vahvistusavaimille ja myöntää tällaisia ​​varmenteita;
2. vahvistaa voimassaoloajat sähköisen allekirjoituksen vahvistusavaimen varmenteille;
3. peruuttaa tämän varmennekeskuksen myöntämät sähköisen allekirjoituksen vahvistusavaimen varmenteet;
4. antaa sähköisen allekirjoituksen välineet hakijan pyynnöstä;
5. ylläpitää rekisteriä tämän varmennekeskuksen myöntämistä ja peruuttamista sähköisten allekirjoitusten varmistusavainvarmenteista;
6. vahvistaa menettelyn varmennerekisterin ylläpitämiseksi;
7. luo sähköisen allekirjoituksen avaimia ja sähköisen allekirjoituksen varmennusavaimia hakijoiden pyynnöstä;
8. tarkistaa sähköisen allekirjoituksen vahvistusavainten yksilöllisyyden varmennerekisterissä;
9. suorittaa sähköisten allekirjoitusten varmennusta sähköiseen vuorovaikutukseen osallistujien pyynnöstä;
10. harjoittaa muuta sähköisen allekirjoituksen käyttöön liittyvää toimintaa.

1. varmennekeskuksen palvelujen tarjoamista koskevasta sopimuksesta johtuvien velvoitteiden laiminlyönti tai virheellinen täyttäminen;
2. tehtävien suorittamatta jättäminen tai virheellinen suorittaminen (liittovaltion lain 04/06/2011 nro 63-FZ (sellaisena kuin se on muutettuna 30.12.2015) "Sähköisestä allekirjoituksesta" 13 artiklan 3 kohta).

Kuinka organisoida sähköinen asiakirjavirta yrityksen sisällä?

Sähköisten asiakirjojen luonnosten valmistelu, toteutus ja hyväksyminen tapahtuu vastaaville paperisille asiakirjoille vahvistettujen yleisten toimistotyön sääntöjen mukaisesti. Sähköisessä asiakirjassa on oltava kaikki vastaavalle asiakirjalle vahvistetut tiedot paperilla, lukuun ottamatta sinettijäljennöstä, koska sinetti ei ole pakollinen tieto. Yrityksen sisällä voidaan käyttää menetelmiä vahvistaa toimintoja sellaisilla sähköisillä asiakirjoilla, joissa ei käytetä sähköistä digitaalista allekirjoitusta. Esimerkiksi asiakirjat voidaan toimittaa tarkastettavaksi ilman sähköistä digitaalista allekirjoitusta.

Jos haluat järjestää asiakirjojen kulkua vastapuoltesi kanssa, sinun on sisällytettävä asianmukaiset määräykset vastapuolen kanssa tehtävään sopimukseen.

Asiakirjat luodaan ja allekirjoitetaan sähköisesti. Käytettävät sähköisen digitaalisen allekirjoituksen työkalut on sertifioitava säädetyllä tavalla.

Helpoin tapa on järjestää sähköinen asiakirjavirta viranomaisten kanssa, esimerkiksi veropalvelun avulla. Tätä varten sinun on myös hankittava sähköinen allekirjoitus ja tehtävä sopimus varmennekeskuksen kanssa. Useimmiten veronmaksajat antavat veroviranomaisille ilmoitukset, selvitykset ja laskut. Veroviranomaiset tuottavat "palautteena" asiakirjat Venäjän liittovaltion verohallinnon 15. huhtikuuta 2015 päivätyn määräyksen nro ММВ-7-2 /149@ mukaisesti "Vantajan käyttämien asiakirjojen lähetysmenettelyn hyväksymisestä". veroviranomaiset käyttäessään valtuuksiaan verolainsäädännön ja -maksujen säännellyissä suhteissa sähköisessä muodossa televiestintäkanavien kautta ja liittovaltion verohallinnon 17. helmikuuta 2011 antaman määräyksen nro ММВ-7-2 tiettyjen määräysten tunnustamisesta pätemättömiksi /169@.”

Tällaisia ​​asiakirjoja ovat:

1. selitysten antamista koskevat vaatimukset;
2. valvottujen ulkomaisten yritysten ilmoitukset;
3. ilmoitukset veronmaksajan soittamisesta (maksunmaksaja, veroasiamies);
4. veroilmoitus;
5. päätökset verovelvollisen (maksunmaksaja, veroasiamies) pankkitilillä olevien liiketoimien ja hänen sähköisten varojensa siirtojen keskeyttämisestä;
6. päätökset verovelvollisen (maksunmaksaja, veroasiamies) pankkitilillä olevien liiketoimien keskeyttämisestä ja hänen sähköisten varojensa siirroista;
7. päätökset suorittaa verotarkastus paikan päällä;
8. muut asiakirjat.

Kuinka järjestää sähköisten asiakirjojen säilytys?

Miten asiakirjat tulee säilyttää?

Ensinnäkin, on tarpeen laatia luettelo tietyn organisaation asioista. Tapausten kirjo vaihtelee yrityksen ja toimialan mukaan.

Tapausten nimikkeistöä käytetään toteutettujen asiakirjojen ryhmittelyyn, tapausten systematisointiin ja kirjaamiseen, niiden säilytysajan määrittämiseen ja asiakirjojen etsimiseen. Tiedostonimikkeistö on perusta pysyvän ja väliaikaisen (yli 10 vuotta) varastoinnin sekä tilapäisen (enintään 10 vuotta) varastoinnin kirjaamiseen.

toiseksi, on tarpeen muotoilla tapauksia. Tätä varten on tarpeen tutkia sähköisesti säilytettävien asiakirjojen arvo. Muistutettakoon, että yksittäisille asiakirjoille on säädetty säilytysaika. Esimerkiksi kirjanpitoasiakirjoja säilytetään 5 vuotta ja veroasiakirjoja 4 vuotta.

Kolmanneksi, on tarpeen merkitä, että tiedot on tallennettu sähköisesti tiedostonimikkeistöön. Esimerkiksi "Työaikataulut. Sähköiset asiakirjat".

Neljäs, sinun on arkistoitava asiakirjat.

Ennen sähköisen tiedoston tallentamista sen on:
— lataaminen sähköisestä järjestelmästä (jos asiakirja on luotu jollakin erityisellä ohjelmistotuotteella);
— suojata mahdollisilta muutoksilta tallentamalla sopivaan muotoon;
— kirjoittaa tallennusvälineelle.

Yleisesti hyväksytty muoto sähköisten asiakirjojen tallentamiseen ja arkistointiin on PDF/A. Se on erotettava tavallisesta PDF-tiedostosta, jonka jokaisen päivityksen yhteydessä ilmestyy uusia mahdollisuuksia työskennellä tiedostojen kanssa. PDF/A on suunniteltu johonkin muuhun: se on muoto sähköisten asiakirjojen pitkäaikaiseen arkistointiin.

Viides askel on inventaarioiden laatiminen. Inventaari sisältää kaikki sähköiset tiedostot, jotka on luotu liittyen sähköisiin asiakirjoihin. Paperitiedostoja luotaessa ilmoitetun arkkien määrän sijaan ilmoitetaan kuitenkin sähköisten asiakirjojen määrä.

Varaston muoto voi näyttää tältä:

Joissakin tapauksissa asiakirjat on tuhottava. Esimerkiksi virallisia seteleitä on säilytetty pitkään, säilytysaika on umpeutunut ja ne on tuhottava. Tällöin asiakirjojen arvo tutkitaan. Tällaisen tutkimuksen voi suorittaa erityinen komissio. Tutkimuksen tulosten perusteella laaditaan laki asiakirjojen hävittämiseksi antamisesta. Tällaisen lain muodon kehittää yritys itsenäisesti. Ja säädöksen perusteella levyt tai muut tallennusvälineet yksinkertaisesti tuhotaan.

Lopuksi on huomattava, että tulevaisuus kuuluu tietysti sähköisille asiakirjoille. On kuitenkin tärkeää järjestää sähköinen asiakirjavirta oikein. Monilla yrityksillä on ongelmia dokumenttivirran epäasianmukaisessa organisoinnissa, kun vain yksi työpaikka osastolla tai jopa osastolla on liitetty sähköiseen asiakirjavirtaan, kun suurin osa asiakirjoista säilyy vielä paperilla. Siksi kaikki sähköiseen asiakirjahallintaan liittyvät kysymykset on ratkaistava "onshore" -järjestelmän käyttöönottovaiheessa.

Marraskuun lopussa oikeudellisesti merkittävien sähköisten asiakirjojen vaihtojärjestelmän ”” luojat järjestivät ”Accounting Online” -portaalissa kilpailun sähköisestä dokumentinhallinnasta. Yksikään neljästäsadasta osallistujasta ei osannut vastata oikein kilpailun kaikkiin 15 kysymykseen. Kilpailun järjestäjät analysoivat kaikki saadut vastaukset ja tarjoutuvat nyt selvittämään ne asiat, jotka aiheuttivat kirjanpitäjille eniten vaikeuksia.

Alkutiedot

Sen jälkeen kun sähköisten laskujen vaihto tuli mahdolliseksi tämän vuoden toukokuussa, monet suuret venäläiset yritykset aloittivat siirtymisen sähköiseen asiakirjahallintaan (EDF). Näin ollen, jotta heillä olisi mahdollisuus tehdä yhteistyötä yritysjohtajien kanssa, niiden mahdollisten vastapuolten on navigoitava EDI:n sääntelykehyksessä. Tänään autamme kirjanpitäjiä käsittelemään monimutkaisia ​​​​kysymyksiä, joita syntyy tutkittaessa sähköisten asiakirjojen vaihtoa koskevia sääntöjä.

Sähköisten laskujen tuottaminen ja laatiminen

Suurimmat vaikeudet syntyvät, kun vastataan kysymykseen sähköisen laskun lähettämisestä. Näin ollen 80 % kilpailuun osallistuneista uskoo, että sähköinen lasku voidaan lähettää vastapuolelle sähköpostitse. Se ei kuitenkaan ole.

Sähköisten asiakirjojen säilytys

Noin puolet kilpailuun osallistuneista uskoo edelleen, että sähköisten asiakirjojen säilyttäminen edellyttää niiden tulostamista. Liittovaltion arkistolaki kuitenkin sanoo: "Arkistoasiakirja on konkreettinen väline, johon on tallennettu tietoja ja joka sisältää tiedot, joiden avulla se voidaan tunnistaa, ja joka on säilytettävä määritellyn välineen ja tietojen merkityksen vuoksi. kansalaiset, yhteiskunta ja valtio." Näin ollen lainsäädännössä ei ole pakollista vaatimusta luoda sähköisestä asiakirjasta paperikopio ja säilyttää asiakirja paperimuodossa.

Sähköisten laskujen vaihtomenettely

Sähköisten laskujen vaihdon käytännön menettely herätti paljon vähemmän kysymyksiä. Ehkä tämä selittyy sillä, että menettely on vahvistettu erillisessä asiakirjassa (Venäjän valtiovarainministeriön määräys 25. huhtikuuta 2011 nro 50n) ja sulkee pois kaikki epäselvät tulkinnat. Kysymyksiin siitä, kuinka laskujen virheet korjataan, mitä pidetään sähköisen asiakirjan vastaanottopäivänä ja onko mahdollista allekirjoittaa sähköinen lasku vain esimiehen tai muun toimeksiantoon valtuutetun henkilön sähköisellä allekirjoituksella, 49 %. 54 % ja 63 % vastasi oikein.

Sähköisten asiakirjojen muodot

Yli puolet osallistujista (58 %) tietää, mille asiakirjoille liittovaltion veroviranomainen on jo kehittänyt pakollisia tai suositeltuja XML-muotoja. Muistakaamme, että Venäjän liittovaltion veroviraston 3.5.2012 antamalla määräyksellä nro ММВ-7-6/138@ hyväksyttiin pakolliset muodot laskulle, oikaisulaskulle, vastaanotettujen ja lähetettyjen laskujen lokille ja osto- ja myyntikirjat sekä näiden kirjojen lisäarkit (katso ""). Ja Venäjän liittovaltion verohallinnon 21. maaliskuuta 2012 päivätyllä määräyksellä nro ММВ-7-6/172@ hyväksyttiin suositellut muodot rahtikirjalle TORG-12-lomakkeessa ja työn (palveluiden) vastaanottotodistukselle (katso ""). Huomaa, että tällaisissa muodoissa toimitetut asiakirjat voidaan lähettää liittovaltion veroviranomaiselle tarkistettavaksi siinä muodossa, jossa ne vastaanotettiin vastapuolelta. Eli muuntamatta asiakirjaa skannatuksi kuvaksi.

Laskupäiväkirja ja ostoreskontra

Vastaavasti 94 % ja 74 % osallistujista osaa pitää ostokirjaa ja laskupäiväkirjaa sähköisten asiakirjojen läsnä ollessa. Ostokirjan muoto ja sen ylläpitosäännöt on esitetty päätöksen nro 1137 liitteessä 4 ja vastaanotettujen ja lähetettyjen laskujen kirjaamispäiväkirjan muoto ja sen ylläpitosäännöt ovat liitteessä 3. samaan resoluutioon.

Liitteen 4 kohdan 2 mukaisesti sekä paperi- että sähköisessä muodossa vastaanotetut laskut rekisteröidään yhtenäisellä tavalla ostokirjaan. Ja liitteen 3 kohdan 3 mukaisesti paperille tai sähköisesti laaditut laskut kirjataan aikajärjestyksessä kirjanpitopäiväkirjan osaan 1 julkaisupäivän mukaan. Vastaanotetut laskut, sekä paperi- että sähköiset, on lueteltu päiväkirjan osassa 2 niiden vastaanottopäivän mukaan. Samanaikaisesti päiväkirjan lomakkeen ja sen täyttösääntöjen mukaan laskun antotapa osoitetaan arvolla sarakkeessa 3: arvo 1 tarkoittaa dokumentin laatimista paperille ja arvo 2 osoittaa asiakirjan laatimisen paperille. valmistelu sähköisessä muodossa.

Työskentely sähköisten asiakirjojen lähetysjärjestelmässä

Sähköisten asiakirjojen käsittely on käytännössä paljon helpompaa kuin teoriassa. Huolimatta sähköistä dokumenttien hallintaa säätelevän lainsäädännön monimutkaisuudesta, useimmat kiistanalaiset teoreettiset kysymykset ratkaistaan ​​ja automatisoidaan tasolla. Näin ollen EDF-operaattoreiden järjestelmissä valvotaan automaattisesti sähköisten asiakirjojen tietojen oikeaa täyttämistä ja kaikkien teknisten asiakirjojen muodostumista, ja laskun korjausmenettely ei ensi silmäyksellä eroa vastaavasta. toimia paperiasiakirjan kanssa. Todennäköisesti juuri siksi kyselyyn osallistuneiden mielestä oli helpointa suorittaa käytännön tehtäviä EDI-järjestelmässä. Yli 75 % osallistujista suoritti tällaiset tehtävät.

Materiaalin ovat laatineet oikeudellisesti merkittävien asiakirjojen sähköisessä muodossa vaihtojärjestelmän "Diadoc" asiantuntijat "kilpailun" tulosten perusteella.

Jos yritys suunnittelee siirtymistä sähköiseen dokumenttien hallintaan, suosituksemme auttavat sinua toimintasuunnitelman laatimisessa. He kertovat sinulle, kuinka neuvotella urakoitsijoiden kanssa, valita palveluntarjoaja ja valmistella henkilöstöä työn muutoksiin.

Jos yritys aikoo siirtyä vastapuolten kanssa sähköiseen dokumenttien hallintaan (EDF), arvioi etukäteen, mikä osa asiakirjoista voidaan välittää sähköisesti. Tästä riippuu projektin laajuus, sen työsuunnitelma, työvoimakustannukset ja yrityksen kulut.

Kuinka laatia työsuunnitelma siirtymiselle sähköiseen asiakirjahallintaan urakoitsijoiden kanssa

Jaa työ yrityksen siirtymiseksi sähköiseen asiakirjahallintaan lohkoihin:

• organisatoriset asiat;
• vastapuolet;
• asiakirjojen virtaus;
• henkilöstö;
• tarjoaja;
• budjetti.

Listaa, mitkä tehtävät suoritetaan kussakin lohkossa (katso.

). Muokkaa luetteloa tarvittaessa. Oletetaan, että yritys ei välttämättä tarvitse automaatiota: dokumenttien rekisteröinnin tilaa on kätevä seurata yrityksen kirjanpitojärjestelmän kautta, mutta jos dokumenttivirran volyymi ei ole suuri, automaation kustannukset eivät maksa itsensä takaisin.

Päätä itse, missä järjestyksessä yllä olevat vaiheet suoritetaan. Osa töistä voidaan tehdä samanaikaisesti, esimerkiksi esitysmateriaalien kehittäminen henkilökunnalle ja neuvottelut urakoitsijoiden kanssa.

Kuinka neuvotella vastapuolten kanssa siirtymisestä sähköiseen asiakirjahallintaan

Jaa yrityksen vastapuolet neljään ryhmään. Jokaisen ryhmän on omaksuttava erityinen lähestymistapa sopiakseen siirtymisestä sähköiseen asiakirjahallintaan. On mahdollista, että kaikki vastapuolet eivät ole samaa mieltä, sinun on jatkettava paperiasiakirjojen vaihtoa heidän kanssaan tai lopetettava yhteistyö.

Merkittävät vastapuolet, jotka käyttävät sähköistä asiakirjahallintaa. Tällaiset yritykset tekevät jo yhteistyötä palveluntarjoajiensa kanssa, eivät ehkä niiden organisaatioiden kanssa, joiden kanssa yrityksesi aikoo tehdä yhteistyötä. Voit asioida tämän ryhmän vastapuolten kanssa seuraavasti:

1. Harkitse, kannattaako tehdä sopimus sen palveluntarjoajan kanssa, jonka kanssa ostaja (toimittaja) tekee yhteistyötä.

2. Selvitä, onko yrityksesi tarkoitetun palveluntarjoajan ja vastapuolen palveluntarjoajan välillä verkkovierailua.

3. Pyydä vastapuoli tekemään sopimus yrityksesi valitseman palveluntarjoajan kanssa.

Merkittävät vastapuolet, jotka eivät käytä sähköistä asiakirjahallintaa. Jos ostaja (toimittaja) kieltäytyy käyttämästä sähköistä asiakirjojen hallintaa ja yrityksen on kannattamatonta lopettaa yhteistyö hänen kanssaan, toimi jollakin seuraavista skenaarioista:

1. Käytä tällaisen vastapuolen kanssa .

2. Varaa aika ja yritä saada heidät käyttämään sähköistä dokumenttien hallintaa.

Lupaa, että suvaitset mahdollisia puutteita ja autat luomaan sähköisen asiakirjavirran työskentelyssäsi yrityksesi kanssa.

Pienivastapuolet, jotka käyttävät sähköistä asiakirjojen hallintaa. Tähän ostaja- ja toimittajaryhmään voidaan soveltaa samoja vaihtoehtoja kuin merkittäviin vastapuoliin. Mutta on suositeltavaa käydä neuvotteluja kirjeenvaihdon muodossa, jotta ei tuhlata ylimääräistä aikaa. Jos sopimukseen ei päästä, yhteistyöstä voi olla helpompi kieltäytyä.

Pienivastapuolet, jotka eivät käytä sähköistä asiakirjojen hallintaa. Jos ostaja (toimittaja) ei ole yksi yrityksen keskeisistä kumppaneista, yritä motivoida häntä käyttämään sähköistä dokumenttien hallintaa sinulle sopivan palveluntarjoajan kanssa. Vaihtoehdot:

1. Ilmoita, että esimerkiksi uuden vuosineljänneksen alusta yrityksesi hyväksyy ja lähettää asiakirjoja vain sähköisessä muodossa.

2. Ota palkkio, jos vastapuoli häviää ja lähetti kaksoiskappaleet; sakkoa, jos hän toimitti alkuperäiset asiakirjat määräajan jälkeen. Sovella tällaisia ​​toimenpiteitä sellaisten ostajien (toimittajien) suhteen, jotka eivät luovuta papereita ajoissa.

Pienille yrityksille, jotka vaihtavat paperiasiakirjoja, kannattaa tehdä selkeä esitys. Jos vastapuolet ymmärtävät sähköisen dokumentinhallinnan vivahteet, on helpompi saada heidät muuttamaan työtapaansa. Kaikkia yrityksen pieniä ostajia ja toimittajia on tuskin mahdollista tavata, joten esitys vakuuttaa.

Kuinka valita sähköisen asiakirjanhallintapalvelun tarjoaja

Jos yrityksellä on useita vastapuolia, sen on todennäköisesti työskenneltävä useiden palveluntarjoajien kanssa. Yritä minimoida jälkimmäisten määrä.

Valitse palveluntarjoajat:

• kenen kanssa yrityksen vastapuolet jo työskentelevät ja joille voit siirtää merkittävän määrän transaktioita;
• joilla on suurin verkkovierailu;
• jotka voivat käyttää yrityksen allekirjoitusvarmenteita (jos sellaisia ​​on).

Hintatekijää ei tarvitse ottaa huomioon. Jos palveluntarjoajalla ei ole verkkovierailua vastapuolesi palveluntarjoajien kanssa, se ei sovellu, vaikka sen palvelut olisivat halvempia.

Kuinka virallistaa yrityksen asiakirjavirta

Ennen kuin siirryt sähköiseen asiakirjahallintaan, sinun on virallistettava yrityksen asiakirjojen siirto. Kirjoita tai säädä tarvittaessa:

1. Luettelo asiakirjoista, joita yritys käyttää työskennellessään vastapuolten kanssa.

2. Nykyinen luettelo asiakirjojen käsittelyyn osallistuvista virkamiehistä. Ilmoita kuka:

• luo asiakirjan - lataa sen palveluntarjoajan henkilökohtaiselle tilille;
• allekirjoittaa asiakirjan. Nämä työntekijät tarvitsevat kirjautumistunnuksen ja salasanan päästäkseen henkilökohtaiseen tiliinsä ja sähköisen allekirjoituksen varmenteisiin.
• valvoo, että vastapuoli allekirjoittaa asiakirjan;
• tulostaa asiakirjan ja tallentaa sen kansioon tai tallentaa sen yrityksen palvelimelle.

Tätä listaa on päivitettävä jatkuvasti. Heti kun työntekijä lähtee, hänen sähköinen allekirjoitus on peruutettava ja annettava uudelle henkilölle.

Laadi ja dokumentoi sisäisiin sääntöihin aikataulu asiakirjojen siirtoa varten luomishetkestä arkistoon lähettämiseen (ks. ).

Kuinka valmistaa yrityksen henkilöstö siirtymään sähköiseen asiakirjahallintaan

Kuinka nopeasti ja onnistuneesti yritys siirtyy , riippuu työntekijöistä. Jotta he eivät sabotoisi hanketta, on tärkeää ei pakottaa, vaan vakuuttaa heidät innovaation eduista.

Merkittävä kustannuserä sähköisen dokumentinhallinnan toteutuksessa on työntekijöiden työajan maksaminen, jonka he käyttävät uudessa järjestelmässä työskentelyyn kouluttautumiseen ja hätätilanteiden ratkaisemiseen. Suorita keskitettyä tiedottamista ja koulutusta näiden kustannusten vähentämiseksi.

Aloita selittäminen ja koulutus etukäteen – kun johto päätti siirtyä sähköiseen dokumenttien hallintaan. Järjestä työn periaatteita esittelevä esitys kaikille yrityksen henkilöstölle, myös henkilöille, jotka eivät osallistu sähköiseen dokumenttien hallintaan.

Kiinnitä erityistä huomiota allekirjoittajien koulutukseen. Luo heille selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet mieluiten kuvakaappauksin: mihin sivustoon mennä, mitä tietoja syöttää ja missä, mitä painikkeita ja milloin painaa, miten allekirjoitusvarmennetta käsitellään.

Seuraavat perustelut auttavat vakuuttamaan työntekijät tukemaan sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönottoa:

• Virkamiehen vastuun tason osalta sähköinen allekirjoitus ei eroa fyysisestä allekirjoituksesta.
• Sähköisen dokumentinhallinnan avulla voit luoda ja käsitellä asiakirjoja nopeasti. Sinun ei tarvitse soittaa ja selvittää, milloin vastapuoli allekirjoittaa ja lähettää vaaditun asiakirjan;
• asiakirjat eivät katoa. Niiden löytäminen on helpompaa.

Kuinka suunnitella sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönoton kustannukset

koostuu seuraavista osista:

1. Palveluntarjoajan palvelujen hinta on 10 000–20 000 ruplaa. vuodessa, riippuu tariffisuunnitelmasta. Selvitä niiden hinnat ja budjetti.

2. Sähköisen allekirjoituksen varmenteen hinta on 1000–2000 ruplaa. vuodessa, riippuu sertifikaatin valmistajan tariffisuunnitelmasta.

3. Työntekijöiden palkat - lisäpalkkio tai kustannukset ajasta, jonka henkilöstö ei käytä suoriin tehtäviinsä. Kustannukset riippuvat tehtävien kestosta ja työntekijän tunnin työtunnin hinnasta.

Seuraavat työtyypit ovat työvoimavaltaisia: tapaamiset ja puhelinkeskustelut urakoitsijoiden kanssa, esitysten ja ohjeiden laatiminen urakoitsijoille ja yrityksesi työntekijöille, työntekijöiden kouluttaminen, hätätilanteiden ratkaiseminen (ks. ). Suunnittele kuinka kauan se kestää.

Budjetoi työntekijöiden palkkojen lisäksi myös heidän sosiaaliturvamaksunsa.

4. Automatisoinnin kustannukset - riippuvat tehtävistä, jotka yritys haluaa ratkaista, niiden toteuttamisen monimutkaisuudesta ja tunnin kehittäjätyön kustannuksista.

Valmistettu materiaaleista

Tällä hetkellä asiakirjojen vaihto yritysten ja yksityishenkilöiden välillä on vähitellen siirtymässä paperista sähköiseen. Sähköisellä asiakirjanhallintajärjestelmällä on useita etuja yksinkertaiseen paperiin verrattuna - se säästää aikaa ja tehostaa päätöksiä. EDMS voidaan rakentaa sekä yrityksen sisällä että eri yritysten välillä Internetin kautta.

Sähköinen asiakirjojen hallinta on prosessijärjestelmä asiakirjojen käsittelemiseksi sähköisessä muodossa. Useimmat nykyaikaiset kirjanpito- ja henkilöstöohjelmat voivat tuottaa sähköisiä asiakirjoja lainsäädäntötasolla vahvistetussa vakiomuodossa. Mutta jotta tällaisella asiakirjalla olisi laillista painoarvoa, molempien osapuolten on allekirjoitettava se sähköisellä allekirjoituksella.

Sähköinen asiakirjavirta voidaan jakaa kahteen suureen tyyppiin - asiakirjojen vaihtoon yrityksen sisällä tai eri yritysten välillä viestintäkanavien kautta. Nämä kaksi järjestelmää on mahdollista yhdistää yhdeksi globaaliksi järjestelmäksi.

Sähköisen dokumentinhallinnan käyttö yrityksessä edellyttää tarvittavan ohjelmistopaketin (EDW-alusta) sekä sen toimintaan tarvittavien laitteiden hankintaa (verkkolaitteet, palvelin jne.).

Asiakirjojen vaihtoon kahden yrityksen välillä tarvitaan sähköinen dokumentinhallintaoperaattori. Se takaa viestien toimituksen, valvoo lähetettyjen asiakirjojen muotoa, edellyttää tietojen käsittelyn varmentamista sähköisellä allekirjoituksella ja tallentaa asiakirja-arkiston.

Huomio! Yksi tällaisista palveluista on. Sen kautta vastaanotetut asiakirjat ovat oikeudellisesti merkittäviä, jos niissä on merkintä asiakirjavirran molemmin puolin sähköisestä allekirjoituksesta.

EDI:n edut ja haitat

Tärkeimmät edut

Sähköisellä asiakirjojen hallinnassa on kiistattomia etuja paperiin verrattuna:

• Toimistotyön virtaviivaistaminen - järjestelmä ei salli sinun määrittää samaa numeroa eri asiakirjoille, koska tämä tapahtuu järjestyksessä ja automaattisesti;
• Kunkin asiakirjan sijainnin seuranta - voit milloin tahansa selvittää, kuka tarkalleen työskentelee asiakirjan kanssa. Työntekijä ei voi vahingoittaa sitä tai menettää sitä. Vahingossa tai tarkoituksella poistettu asiakirja voidaan edelleen palauttaa;
• Asiakirjojen käsittelyn nopeuttaminen - jos yrityksen osastot ovat hajallaan useissa rakennuksissa, paperiasiakirja on kuljetettava sinne henkilökohtaisesti hyväksyttäväksi. EDI:llä vaadittu asiakirja saapuu työntekijälle sekunnin murto-osassa;
• Kätevä työskentely versioiden kanssa - muokattaessa järjestelmä tallentaa jokaisen version. Tarvittaessa voit seurata, kuka on tehnyt dokumenttiin muutoksia ja milloin;
• 24 tunnin etäkäyttö - tarvittaessa pääsy EDF-järjestelmään voidaan järjestää Internetin kautta mistä tahansa tietokoneesta maailmassa. Työntekijä voi työskennellä asiakirjojen kanssa työmatkalla, lomalla tai sairauslomalla;
• Työn suunnittelu - määrittämällä luontipäivämäärä ja toteutuspäivämäärä, voit suunnitella saapuvien asiakirjojen suorittamisen jonon mukaan;
• Asiakirjahaku - voit etsiä yleisestä asiakirjatietokannasta avainsanojen ja ilmaisujen avulla;
• Säästää paperia – kaikkia asiakirjoja ei tarvitse tulostaa tarvittava määrä.

Tärkeimmät haitat

Ilmeisistä eduista huolimatta EDI-järjestelmissä on myös haittoja, jotka voivat estää yritystä ottamasta niitä käyttöön.

Nämä sisältävät:

• Sinun on käytettävä rahaa järjestelmän ostamiseen, joka käyttäjien lukumäärästä riippuen voi olla jopa 100 tuhatta ruplaa;
• Oston jälkeen asennus, käyttöönotto ja virheenkorjaus kestää kauan;
• On välttämätöntä kouluttaa kaikki siihen osallistuvat käyttäjät;
• Järjestelmän turvallisuuden varmistaminen - käyttäjien välisen pääsyn rajoittaminen, tarvittavien sähköisten allekirjoitusten antaminen, ulkopuolisten tunkeutumisten suojaaminen;
• Yrityksellä tulee olla järjestelmänvalvoja, joka valvoo järjestelmän toimintaa, suorittaa palvelutoimintoja ja ratkaisee käyttäjäongelmia;
• Tietojen suojaamiseksi tietokanta on varmuuskopioitava asiakirjoilla;
• Jos EDI:tä ei ole saatavilla kumppaniyrityksiltä, ​​on varmistettava sekä sähköisen että paperijärjestelmän olemassaolo.

Sähköinen dokumentinhallintatoiminto

Minkä tahansa asiakirjanhallintajärjestelmän on varmistettava monien toimintojen suorittaminen:

• Työskentele kaikentyyppisten asiakirjojen kanssa - luo niitä, laadi ne, käsittele ne, rekisteröi ne, seuraa niiden toteutusta, koordinoi niitä jne.;
• Järjestä asiakirjavirrat - määritä reitit yrityksen sisällä, rajaa pääsyä yksittäisten käyttäjien välillä, tarjoa mahdollisuus työskennellä yhden asiakirjan kanssa usealle henkilölle kerralla;
• Järjestä asiakirjojen arkisto siten, että voit etsiä ja tallentaa niitä.

Huomio! Sähköisen asiakirjahallinnan tulee tarjota sama kyky käsitellä asiakirjoja kuin perinteisellä paperilla.

Suuret kehitetyt järjestelmät tarjoavat mahdollisuuksia:

• Kaikkien ohitettavien asiakirjojen rekisteröinti - saapuvat, lähtevät, sisäiset, ja ne ohjataan edelleen johtajalle;
• Varmistaa yhtenäinen menettely asiakirjojen kanssa työskentelyssä yrityksen jokaisessa divisioonassa;
• Työskentele asiakirjan kanssa sekä yksilöllisesti että kollektiivisesti;
• Vaihda asiakirjoja osastojen ja tiettyjen työntekijöiden välillä;
• Rajoita pääsyä asiakirjoihin;
• Käytä vakiolomakkeita kaikille asiakirjoille;
• valvoa, että hyväksyntä, toteutus ja muut asiakirjan kanssa tehtävät työt valmistuvat ajallaan;
• Luo raportointi - analyyttinen, tilastollinen jne.;
• Järjestä arkistointi tallentamalla käyttäjän pääsyn päivämäärä ja kellonaika.

Onko mahdollista yhdistää paperiasiakirjavirta sähköiseen?

Kun organisaatiossa on siirrytty sähköiseen dokumenttien hallintaan, paperiasiakirjoista ei aluksi voi vielä täysin luopua.

Tämä voi tapahtua useista syistä:

• Kaikki vastapuolet eivät käytä EDI:tä;
• Yrityksellä on jo arkistossa paljon paperiasiakirjoja.

Sähköisten ja paperisten asiakirjojen käsittelyssä on kuitenkin perustavanlaatuisia eroja. Esimerkiksi paperidokumentti on tulostettava ja tuotava johtajalle allekirjoittamista varten, kun taas sähköinen asiakirja allekirjoitetaan itse järjestelmässä. Vastapuolelle lähetetyt paperiasiakirjat voivat kadota postissa kuljetuksen aikana, kun taas sähköiset saapuvat vastaanottajalle.

Suurin ero näiden kahden asiakirjatyypin välillä on niiden säilytys. Sähköiset asiakirjat tulevat välittömästi järjestelmään, jossa kaikki käyttäjät voivat työskennellä niiden kanssa. Paperiasiakirjoille tulee silti järjestää arkisto, jossa ne säilytetään järjestyksessä. Samalla paperiasiakirja tulee skannata yrityksen saapumisen jälkeen ja tämä skannattu kopio ladata järjestelmään jatkotyötä varten.

Huomio! Yrityksen sisäinen työ tulee siis edelleen tapahtua vain sähköisesti. Jos paperiasiakirja saapuu, vain ne, jotka vastaanottavat tai allekirjoittavat, näkevät sen. Samanaikaisesti sähköisen kopion kanssa työskenteleminen mahdollistaa alkuperäisen suojaamisen lähes kaikilta menetyksiltä ja sallii useiden käyttäjien työskennellä sen kanssa samanaikaisesti.

Mitä EDI-ohjelmia on olemassa?

Markkinoilla on monia asiakirjanhallintajärjestelmiä, joista jokaisella on omat etunsa ja haittansa. Yleisimmät järjestelmät:

Sähköisen asiakirjan vuorovaikutus muiden ohjelmien kanssa

Organisaation sähköisessä ympäristössä sijansa EDI-järjestelmän on toiminnan aikana tuettava vapaasti muita siinä jo toimivia liiketoimintasovelluksia. Esimerkiksi on tarpeen käsitellä vapaasti kirjanpitoasiakirjoja - laskuja, tekoja, laskuja, valtakirjoja jne.

Lisäksi sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän tulee toimia johdonmukaisesti kaikkien kanssa ja toimia samoilla tiedoilla. Siksi on välttämätöntä, että järjestelmä tukee sähköisessä ympäristössä käytettäviä hakemistoja ja pystyy päivittämään niissä olevia tietoja.

Lisäksi on otettava huomioon ulkoisten tietojen - sähköpostin, kaupankäyntialustojen jne. - kanssa työskentely.

Sähköistä dokumentinhallintajärjestelmää valittaessa on kiinnitettävä huomiota sen vuorovaikutusmahdollisuuksiin yrityksen muiden työkalujen ja tietolähteiden kanssa. Tyypillisesti suositut ja siksi aktiivisesti kehittyvät järjestelmät sisältävät monia moduuleja suosituimmille ohjelmille - 1C, Parus, Oracle ja monet muut.

Esimerkiksi sähköisen asiakirjanhallintaohjelman 1C avulla voit luoda, vastaanottaa ja lähettää sähköisiä kirjanpitoasiakirjoja suoraan siitä vahvistamalla ne pätevällä allekirjoituksella.