Kokouksen ja kokouksen tavoitteet ja tavoitteet. Ja kokenut johtaja asettaa aina kokouksen päättymisajan, puheiden keston, määrittelee kunkin asian käsittelyn säännöt.

Liiketoimintaatapaaminen - kiinnostuneiden ryhmän järjestäytyneen, tarkoituksenmukaisen vuorovaikutuksen muoto näkemystenvaihdon kautta päätöksentekoa ja päätöksentekoa varten.

1. Tekijä: kuulua julkisen elämän piiriin jakaa: hallinnolliset, tieteelliset tai tieteelliset ja tekniset, poliittiset, ammattiyhdistys- ja yhteiskokoukset.

2. Tekijä: osallistujien houkuttelemisen laajuus: kansainvälinen, tasavaltalainen, haara, alueellinen, alueellinen, kaupunki, piiri, sisäinen.

3. Tekijä: Paikka: paikallinen ja lähtevä.

4. Tekijä: pitotiheys: kertaluonteinen, pysyvä, määräaikainen.

5. Tekijä: osallistujien määrä: kapeassa kokoonpanossa (enintään 5 henkilöä), laajennetussa kokoonpanossa (enintään 20 henkilöä), edustava (yli 20 henkilöä).

6. Tekijä: päätehtävä: opettavainen, toimiva (suunnittelu), ongelmallinen.

8. Tekijä: osallistujien etäisyys: kasvotusten ja sisäpuhelin (käyttäen automaattisia puhelinvaihteita, jotka muodostavat yhteyden esimiehen ja heidän työpaikallaan olevien kokouksen osallistujien välille).

Johtamisen teoria ehdottaa seuraavaa kokousten ja kokousten luokittelua niiden tarkoituksen mukaan:

■ informatiivinen haastattelu. Jokainen osallistuja raportoi lyhyesti asioiden tilasta johtajalle, mikä välttää kirjallisten raporttien jättämisen ja antaa jokaiselle mahdollisuuden saada käsitys laitoksen tilanteesta;

■ kokousta tekemään päätös. Koordinoi eri osastoja edustavien osallistujien mielipiteitä,

organisaation jako, tehdä päätös tietystä ongelmasta; ■ luova tapaaminen. Uusien ideoiden hyödyntäminen, lupaavien toiminta-alueiden kehittäminen. Kaikki kokoukset ja tapaamiset ovat tehokkaita vain, jos ne pidetään eettisesti suuntautuneiden ihmisten käyttäytymisstandardien mukaisesti liikeviestinnän prosessissa. M. Braim toteaa, että keskustelussa on välttämätöntä kunnioittaa muiden mielipiteitä, vaikka se ensi silmäyksellä tuntuisi absurdilta.

Liiketapaamisiin voi osallistua 7-9, enintään 12 henkilöä, jo suuri osallistujamäärä voi vähentää työn tehokkuutta. Keskustelun aihe tulee olla ennalta määrätty, jotta osallistujat voivat ammattimaisesti valmistautua, miettiä ehdotuksiaan, jopa laatia asiaankuuluvia raportteja. Osallistujien tilajärjestely "pyöreän pöydän" muodossa on tärkeä vuorovaikutuksen tehostamiseksi. Kokouksen moderaattorin tulee ensin ilmaista toivomus siitä, että tapaamisesta tulee asiallinen ja rakentava, kokouksen aikana noudatetaan sääntöjä, "pidätetään" puhujat keskusteltavan aiheen puitteissa, otetaan "epäaktiiviset" mukaan, lopetetaan "puhuminen". ”, sanojen antojärjestyksen määrittäminen, tarvittavien kysymysten esittäminen, uudelleenlauseiden suorittaminen ja välitulosten yhteenveto, kokouksen loppukommentti. On muistettava, että liiketapaaminen merkitsee mahdollisuutta kritisoida aiheen asentoja, ei sen ilmaisijan henkilökohtaisia ​​​​ominaisuuksia, ja on suositeltavaa noudattaa sääntöä: ensin huomioi asemien yhteensopivuus ja keskustele sitten erosta. eri asenteiden ja lähestymistapojen välillä ongelman ratkaisemiseksi perustelemalla vakuuttavasti kunkin vaihtoehdon edut ja haitat. Jos joudut tulen alle, on hyödyllistä kääntää hyökkäys itseäsi vastaan ​​hyökkäykseksi ongelmaa vastaan: "Olen iloinen, että olet huolissasi samasta asiasta ja yrität löytää parhaan ratkaisun...". Tärkeintä ei ole voittaa riitaa, vaan mennä eteenpäin ongelman ratkaisemisessa. On tärkeää, että omaa kantaasi ei kohdella ainoana mahdollisena ja ainoana oikeana, vaan pystyä ymmärtämään ja jopa hyväksymään erilainen mielipide, läpäistä erilainen mielipide. Osallistujien passiivisuuden poistamiseksi voidaan käyttää: 1) lauseita ympyrässä tai 2) aivoriihimenetelmää. Mielipideristiriidat voivat olla kahdessa muodossa: kilpailukykyinen tai yhteistyö-yhteistyökykyinen. Vihamielisyyden vähentämiseksi mielipidekilpailussa voidaan perustaa sovittelukomisioita tai -ryhmiä, joissa on myös vastakkaisia ​​näkemyksiä edustavia osallistujia, joiden tulee määrittää kohdat, joissa heidän mielipiteensä yhtyvät, löytää jonkun muun asemasta kohtia, joista he pitävät tai voivat olla hyödyllisiä. ratkaisemaan ongelman optimaalisesti.

Liiketapaamiset ovat usein luonteeltaan suuntaa antavia, kun johtaja "Vanhemman" asemasta ilmoittaa mielipiteensä ainoaksi ratkaisuksi ongelmaan ja muut osallistujat "Lapsen" asemasta hyväksyvät tämän päätöksen täytäntöönpanoa varten. Tehokkaimpia ovat liiketapaamiset, jotka ovat luonteeltaan kollegiaalisia tasavertaista vuorovaikutusta "aikuinen - aikuinen" -asennosta. On kuitenkin olemassa myös manipulaatioita, kun ulkoisesti vuorovaikutusta suoritetaan "aikuinen - aikuinen", mutta itse asiassa "vanhempi - lapsi", ts. johtaja näyttää pyytävän kaikkia puhumaan, myös hiljaisia, mutta kun kaikki ovat puhuneet, johtaja, uudelleenfrasoimalla kaikkia, laittaa tarvittavat aksentit ja sen seurauksena tekee tarvitsemansa päätöksen, joka velvoittaa osallistujat toteuttamaan tämän päätöksen. itse asiassa "Lapsen" asemasta.

Liittovaltion koulutusvirasto

Magnitogorskin valtionyliopisto G.I.Nosova

Psykologian laitos

yritysviestinnän essee

Aiheesta: "Yrityskokoukset ja kokoukset"

Täydentäjä: FFK-ryhmän opiskelija 06-1

Grebenštšikova V.I.

Tarkastettu: Orinina L.V.

Liike-elämän keskustelujen ja kaupallisten neuvottelujen lisäksi liiketoiminnassa ovat yleisiä erityiset liikekeskustelumuodot - tapaamiset, jotka ovat tapa avoimeen kollektiiviseen keskusteluun tietyistä asioista. Tällaisen keskustelun muodot ovat hyvin erilaisia. Nämä ovat kongresseja, konferensseja, symposiumeja, kokouksia, istuntoja, seminaareja. Näissä tilaisuuksissa tehdyt päätökset ovat yleensä tehokkaampia kuin suppean johtajapiirin tekemät päätökset.

Liiketapaamisen TARKOITUS on mahdollistaa vapaa keskustelu ja yhteisen ratkaisun löytäminen monenlaisten mielipiteiden pohjalta.

Valitsin aiheeksi "Kokousten järjestäminen", koska aivoriihillä liikekeskustelumuotona on monia positiivisia puolia:

Ensinnäkin se lisää ajattelun tehokkuutta. Venäläinen sananlasku "mieli on hyvä, mutta kaksi on parempi" ei syntynyt tyhjästä, sillä on syvä merkitys. Itse asiassa ihmisen ajattelun omaperäisyys piilee siinä tosiasiassa, että se on erityisen tehokas yhteisen älyllisen toiminnan olosuhteissa, koska älylliset tulokset eivät summaa, vaan moninkertaistuvat. Tiedetään, että suurin osa hedelmällisistä ideoista syntyi kollektiivisen ajatustenvaihdon aikana.

Toiseksi kokouksen aikana työntekijöiden luovaa yhteisöä vahvistetaan, yksittäisten työntekijöiden edut sisällytetään yhteen kollektiivisten tehtävien järjestelmään ja myös sen osallistujien liiketoimintataidot paranevat.

Kolmanneksi, yhteisessä henkisessä työssä paljastuu jokaisen luova potentiaali.

Joka kerta koolle kutsutut riittämättömästi valmistellut ja huonosti pidetyt kokoukset aiheuttavat suurta haittaa, koska ne "nielevät" arvokasta aikaa ja repivät ihmiset pois päätyöstään.

Kokoukseen valmistautuminen sisältää pääsääntöisesti seuraavat toimenpiteet: aiheiden määrittely, esityslistan asettaminen, kokouksen tehtävien ja sen kokonaiskeston määrittely, alkamispäivämäärä ja -aika, osallistujien kokoonpano, arvioitu työaikataulu.

Kokouksen alkamisaikaa määritettäessä tulee ottaa huomioon työn rytmi. Jotta ihmiset eivät joutuisi vaihtamaan loputtomasti työstä toiseen päivän aikana, on suositeltavaa pitää kokoukset työpäivän alussa tai lopussa tai lounastauon jälkeen. Ottaen huomioon kokonaisajan (ei pelkästään kokoukseen, vaan myös palkkioihin, siirtoihin, palautukseen ja työhön osallistumiseen) kokouksen alku ja loppu tulee suunnitella siten, ettei siinä ole tyhjiä aikavälejä: jos päättyy 15 minuuttia ennen lounastaukoa, jolloin nämä minuutit voidaan katsoa menetetyiksi.

Sen pitämisestä on ilmoitettava etukäteen kokouksen osallistujille ja esitettävä heille esityslista ja kaikki tarvittavat materiaalit, jotta heidän puheensa harkitaan etukäteen.

Kokous tulee aloittaa ajoissa ja heti sopia osallistujien kanssa yhteisen työskentelyn säännöistä, esimerkiksi puheenvuorojen ajan rajoittamisesta tai siitä, miten päätökset tehdään. Sen jälkeen yhdelle osallistujista tulee uskoa pöytäkirjan pitäminen.

Näitä ja muita yrityskokousten ja istuntojen yleiseen järjestämiseen liittyviä kysymyksiä käsitellään tarkemmin.

Liiketapaaminen (kokous) - ihmisryhmän (ryhmän) suullinen kommunikatiivinen vuorovaikutus. Tämän tyyppinen viestintä yhdistää eri genrejä: oratorinen monologi (moderaattorin johdanto- ja loppupuheet, osallistujien puheet, raportti), keskustelu (tiedonvaihto, ajatusten edistäminen ja keskustelu aivoriihissä), keskustelu.

Kokouksen tehokkuus riippuu suurelta osin järjestäjän lahjakkuudesta - hänen puhetaidoistaan ​​ja johtamiskykyistään sekä kokouksen tyypin oikeasta valinnasta ja sen ominaisuuksien tuntemisesta.

Liiketapaamisia ovat:

1. Tapahtuman muodon mukaan:

1.1. konferensseja

1.2. kokouksia

1.3. kokouksia

1.4. seminaarit, symposiumit

2. Päällikön johtaman tapaamisen mukaan:

2.1. diktatorinen

2.2. itsevaltainen

2.3. aggregatiivinen - ensin raportti, keskustelu, johon vain kyseiset henkilöt osallistuvat,

johtajan nimittämä.

2.4. kiistanalainen

2.5. vapaa

3. Kuulumalla julkisen elämän piiriin:

3.1. juhla

3.2. kauppaliitto

3.3. liiketoiminta (hallinnollinen)

3.4. tieteellinen

3.5. yhtenäinen

4. Asteikon mukaan:

4.1. kansainvälinen

4.2. koko venäläinen

4.3. republikaani

4.4 ala

4.5 alueellinen

4.6. alueellinen

4.7. kaupunkilainen

4.8 alueellinen

4.9. kotimainen

5. Tapahtumapaikan mukaan:

5.1. paikallinen

5.2. vierailemassa

6. Taajuuden mukaan:

6.1. säännöllinen

6.2. pysyvä

6.3. kerran

6.4 kausijulkaisu

7. Osallistujamäärän mukaan:

7.1. kapeassa tiimissä (enintään 5 henkilöä)

7.2. laajennetussa henkilöstössä (enintään 20 henkilöä)

7.3. edustaja (yli 20 henkilöä)

8. Osallistujien kokoonpanon vakauden mukaan:

8.1. kiinteällä koostumuksella

8.2. vierailevien näyttelijöiden kanssa

8.3 tietyllä kokousluettelolla

8.4 yhdistetty

9. Kysymysten aiheen mukaan:

9.1 hallinnollinen

9.2 tekninen

9,3 henkilöä

9.4 taloudellinen

9.5 tekninen

10. Tehtävien mukaan:

10.1 ongelmallinen

10.2 opettavainen

10.3 toiminnassa

11. Ajanvarauksella:

11.1 päätöksenteko

11.2 tehtävien selventäminen

11.3 Yhteenveto

Yksi johtavan liiketapaamisen päätehtävistä on kerätä mahdollisimman paljon faktoja, jotta voidaan ymmärtää paremmin käsiteltävän ongelman monimutkaisuus, sekä saada läsnä olevat osallistumaan ongelman ratkaisuprosessiin. Tietysti johtajalla tulee olla oma näkemys nykytilanteesta, mutta on myös tarpeen tietää muiden näkemys ymmärtääkseen, ovatko he oikeassa vai eivät ymmärtäessään ongelman. Jos jonkun muun näkemys on oikea, kokouksen vetäjä voi muuttaa näkemystään tilanteesta. Jos kollegat ovat väärässä tai puuttuvat jotain merkittävää, hän voi tarjota puuttuvia faktoja. Oikeat kysymykset ovat loistava työkalu ohjata kokous oikeaan suuntaan.

Kokouksen tehokkuus riippuu suurelta osin järjestäjän lahjakkuudesta - hänen puhetaidoistaan ​​ja johtamiskykyistään. Usein kokouksen johtaa johtaja itse.

Seuraavat liiketapaamisten päätehtävät erotetaan toisistaan:

1) Ota selvää, analysoi asioiden tilaa (miten suunniteltu toteutetaan, mitä tiimissä tapahtuu ...); vaihtaa tietoja käsiteltävästä aiheesta, koordinoida toimia ja tehdä organisatorisia johtopäätöksiä. Nämä tehtävät vastaavat tiedonkeruutyyppiä.

2) tiedottaa henkilöstölle ongelmien ratkaisun etsinnöistä, uusista kokemuksista ja sen toteuttamismahdollisuuksista vakuuttaakseen työntekijät harjoitetun talouspolitiikan oikeellisuudesta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi on tarkoitus järjestää selittävä kokous tai kokous - tiedotustilaisuus.

3) Löytää kollektiivinen ratkaisu ongelmaan, tuottaa, kerätä ideoita. Tämä on eräänlainen kokous - ongelmallinen tai "aivoriihi".

4) Valitse ja tee rakentavia päätöksiä. Tämä on kokouksen – päätöksentekijän – tehtävä.

5) Antaa osallistujille tarvittavat tiedot, parantaa heidän taitojaan. Tätä tyyppiä kutsutaan konferenssiksi tai koulutuskokoukseksi.

Jos johtaja on kiinnostunut jatkuvasta yhteydenpidosta tiimiin, hän järjestää säännöllisiä tapaamisia. Tapaamistiheyden mukaan se voi olla myös kertaluonteinen ja määräaikainen.

Jos joku kokouksen osallistujista tuntee vastustamatonta kaipuuta väittelyyn, johtajan tulee sallia ryhmän kumota väittelijän väitteet, samalla kun hän säilyttää tyyneyden. Tarpeettoman puhelivat väittelijät on keskeytettävä tahdikkisesti kuuntelematta heidän puhettaan loppuun asti, pääsääntöisesti sellaisista puheista ei ole juurikaan hyötyä. Jos joudut olemaan tekemisissä negatiivisen (eli ihmisen, joka tykkää olla ristiriidassa) kanssa, sinun on tunnustettava ja arvostettava hänen tietonsa ja kokemuksensa. Ujoja osallistujia rohkaistaan ​​esittämään yksinkertaisia ​​kysymyksiä itseluottamuksen vahvistamiseksi. Jos kiistanalainen esittää jatkuvasti kysymyksiä ehdotusten sijaan, hänen kysymyksensä tulee osoittaa ryhmälle.

Jotta liikekokous olisi hedelmällinen, puheenjohtajan on hallittava keskustelujen johtamistekniikka. Ensinnäkin meidän on pyrittävä käymään ryhmäkeskustelu sivistyneesti. Tämä tarkoittaa herkkyyden esiintymistä kiistanalaisten suhteissa ja siksi sulkee pois sellaisten keinojen käytön oman näkökulmansa kiistämiseksi, kuten pilkan, vastustajien keskeyttämisen, terävät hyökkäykset heitä vastaan. Erityistä huomiota on kiinnitettävä siihen, että osanottajien välinen liikekiista on varma ja sillä on aikarajat, sekä vältettävä henkilökohtaisia ​​ristiriitoja. Kiistan terminologian tulee olla selvä kaikille läsnä oleville.

Keskustelua valmisteltaessa tulee laatia ainakin yleisin suunnitelma totuuden kamppailulle ja valita painavimmat argumentit. Erityisen vaikuttavia ovat tarkat luvut, joita ei voida kiistää.

§yksi. Kokous eräänlaisena ryhmän liikeviestinnän järjestämisenä

Liiketapaaminen (kokous)- ihmisryhmän (kollektiivi) suullinen kommunikatiivinen vuorovaikutus. Tämän tyyppinen viestintä yhdistää eri genrejä: oratorinen monologi (moderaattorin johdanto- ja loppupuheet, osallistujien puheet, raportti), keskustelu (tiedonvaihto, ajatusten edistäminen ja keskustelu aivoriihissä), keskustelu.

Kokouksen tehokkuus riippuu suurelta osin järjestäjän lahjakkuudesta - hänen puhetaidoistaan ​​ja johtamiskykyistään. Usein kokouksen johtaa johtaja itse.

Seuraavat liiketapaamisten päätehtävät erotetaan toisistaan:

1) Ota selvää, analysoi asioiden tilaa (miten suunniteltu toteutetaan, mitä tiimissä tapahtuu ...); vaihtaa tietoja käsiteltävästä aiheesta, koordinoida toimia ja tehdä organisatorisia johtopäätöksiä. Nämä tehtävät vastaavat tiedonkeruutyyppiä.

2) Tiedottaa tiimille ongelmien ratkaisun etsinnöistä, uusista kokemuksista ja sen toteuttamismahdollisuuksista vakuuttaakseen työntekijät harjoitetun talouspolitiikan oikeellisuudesta. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi on tarkoitus järjestää selittävä kokous tai kokous - tiedotustilaisuus.

3) Löytää kollektiivinen ratkaisu ongelmaan, tuottaa, kerätä ideoita. Tämä on eräänlainen kokous - ongelmallinen tai "aivoriihi".

4) Valitse ja tee rakentavia päätöksiä. Tämä on kokouksen – päätöksentekijän – tehtävä.

5) Antaa osallistujille tarvittavat tiedot, parantaa heidän taitojaan. Tätä tyyppiä kutsutaan konferenssiksi tai koulutuskokoukseksi.

Jos johtaja on kiinnostunut jatkuvasta yhteydenpidosta tiimiin, hän järjestää säännöllisiä tapaamisia. Tapaamistiheyden mukaan se voi olla myös kertaluonteinen ja määräaikainen.

§2. Kokouksen valmistelun ja pitämisen vaiheet

Tapaaminen on ryhmäviestintää, jota johdetaan, organisoidaan. Sen onnistuminen riippuu 90-prosenttisesti valmistautumisesta, kommunikatiivisen vaiheen rakenteellisten elementtien pohtimisesta ja sitä seuranneesta arvioinnista ja itsearvioinnista.

Kokoukseen valmistautuminen alkaa sen tarpeen selvittämisellä. Tätä monimutkaista työtä on suositeltavaa käyttää, jos vaihtoehtoja ei ole, kuten esimerkiksi keskustelu, ylemmän johdon päätös, yhdistäminen muihin kokouksiin. Kun kollektiivisen keskusteluprosessin järjestämisestä on päätetty, sen aihe ja tarkoitus selvitetään. Korostamalla ja ryhmittelemällä asioita kehitetään asialista. Valitse kysymysten käsittelyjärjestys psykologisista syistä. "Vaikeimmat" laajempaa keskustelua ja käsittelyä vaativat asiat sijoitetaan parhaiten tapaamisen toiselle kolmannekselle, jolloin ryhmän fyysinen ja henkinen suorituskyky saavuttaa huippunsa. Ajankohtaiset tai kiireelliset asiat, jotka eivät vaadi paljon aikaa, voidaan käsitellä ensin ja "yksinkertaisimmat" tai mielenkiintoisimmat asiat voidaan jättää loppuun.

Yleisesti ottaen on tarpeen valmistella, ehkä kutsumalla koolle tätä tarkoitusta varten toimikunta, päätösluonnos. Se koostuu usein "kyselylomakkeesta", jonka jokaiseen kohtaan osallistujat antavat erityiset vastaukset kokouksen aikana.

Seuraava askel on määrittää yleisön määrällinen ja laadullinen kokoonpano ja valmistaa osallistujat.

Kaikkien osastojen päälliköitä ei tarvitse kutsua jokaiseen kokoukseen. Mukana ovat yleensä ne virkamiehet, jotka ovat pätevimmät käsiteltävässä ongelmassa. On tarpeen selvittää, edustavatko kommunikaattorit monenlaisia ​​mielipiteitä vai muodostavatko yhtenäisen ryhmän, jolla on samat näkemykset. Osallistujamäärän mukaan kokoukset voivat olla kapeita (enintään 5 henkilöä), laajennettuja (enintään 20 henkilöä) ja edustavia (yli 20 henkilöä). Pienet ryhmät ovat yhtenäisiä, erittäin tuottavia, mutta niissä on vaikea saada keskustelua aikaan, vaarana on tehdä epäluotettavia päätöksiä. Suuret tekevät pääsääntöisesti harkittuja päätöksiä monen näkökulman perusteella, mutta niissä on vaikea päästä yhteisymmärrykseen, tarvitaan tehostettua valvontaa, on olemassa ryhmien syntymisen vaara, paineita " sabotoijat". Ihanteellinen osallistujamäärä sisäiseen yrityskokoukseen on 6-9. Kaikki työntekijät tulee perehtyä etukäteen aiheeseen, tarkoitukseen, esityslistaan ​​sekä tarvittaviin materiaaleihin ja asiakirjoihin.

Paras aika kokoontua ergonomisen tutkimuksen mukaan on myöhään aamulla (klo 11 keskiviikkona tai torstaina). Säännöllisille kokouksille on varattu tietty viikonpäivä.

Tapahtumapaikkana on pääsääntöisesti organisaation johtajan toimisto. On kuitenkin parempi kutsua kokoukset koolle erityisesti varustetussa huoneessa. Siinä on oltava hyvä akustiikka, äänieristys, ilmanvaihto, normaali ilman lämpötila (+ 19 ° C), mukavat huonekalut työhön. Optimaalisin osallistujien sijoittelu on käsivarren etäisyydellä toisistaan ​​puolisuunnikkaan muotoisen pöydän ääressä.

Useiden ihmisten yhteisen henkisen toiminnan tarkoituksenmukainen kesto on 40-45 minuuttia. Jos tapauksen olosuhteet vaativat enemmän aikaa, 40 minuutin kuluttua julistetaan kymmenen minuutin tauko. Säännöt vahvistetaan heti kokouksen alussa. Yleensä isännän avaus- ja päätöspuheet sekä kaikki puheet on varattu 10 minuutiksi. Avauspuheessa on tarpeen selkeästi ja äärimmäisen konkreettisesti, lyhyesti hahmotella käsitellyt ongelmat ja jälleen kerran kiinnittää läsnäolijoiden huomio kokouksen perimmäiseen tavoitteeseen. Keskustelun herättämiseksi voidaan korostaa kysymysten käytännön merkitystä ja asettaa yleisölle tiettyjä tehtäviä. Yksi kokouksen puheenjohtajan tärkeimmistä vaatimuksista on, ettei hän heti alusta tyrkytä asemaansa muille osallistujille. Asema antaa erityistä painoarvoa esimiehen sanoille, ja vastakkaisia ​​näkemyksiä omaavat työntekijät eivät välttämättä uskalla ilmaista niitä, jotta ne eivät olisi ristiriidassa viranomaisten kanssa. Meidän on yritettävä ottaa neutraali kanta, ilmaista mielipiteemme kolmannelta henkilöltä tai muotoilla se kysymykseksi. Vakavin tapaaminen on tarkoituksenmukaista aloittaa odottamattoman mielenkiintoisella huomautuksella ja jopa vitsillä. On erittäin tehokasta, jos kokouksen avauslausetta, ajatusta käytetään sen päätteeksi. Puhuessaan johtaja kutsuu osallistujia heidän etunimellään - isännimellä, mikäli mahdollista, korostaa heidän kokemustaan ​​ja pätevyyttään kyseisessä asiassa. Puheenjohtajan tulee olla erittäin tarkkaavainen paitsi puheen olemukseen, myös siihen, kuinka kukin niistä sopii kokonaisrakenteeseen, kuinka se toimii aiotun tavoitteen saavuttamiseksi; johtaako se sivuun. Järjestäjä noudattaa sääntöjä, kunkin ongelman käsittelyn aikana ja sen jälkeen tekee lyhyen yhteenvedon esityksistä. Näin on mahdollista saavuttaa luottamus siihen, että kaikki läsnäolijat ymmärtävät selvästi, mistä on kysymys, että keskustelussa on tapahtunut tiettyä edistystä. Jos puhuja ylittää kysymyksen, pysäytä hänet diplomaattisesti. Ehdotusten kriittinen arvio annetaan joko heti puheen jälkeen tai, jos käytetään aivoriihimenetelmää, sen jälkeen, kun kaikki ideat on esitetty.

Kokouksen seuraava mahdollinen vaihe on päätöksenteko. Ennalta valmisteltu päätösluonnos luetaan, ja kokouksen osallistujat tekevät omat oikaisunsa, hyväksyvät sen äänestystulosten perusteella. Päätöksen tekemisen jälkeen määritellään sen täytäntöönpanoa ja valvontaa harjoittavat henkilöt.

Kokouksen päätteeksi isäntä voi kutsua kaikkia toteuttamaan ne suunnitelmat, ohjelmat, saavuttamaan lopulta saavuttamansa tavoitteet; lyhyt yhteenveto keskustelusta; kehua menestyneimmät ideat, liiketoiminnan esitykset; kiitos kaikille tuottavasta työstä.

Englantilainen tapaamistutkija Elan Barker uskoo perustellusti, että käynnissä olevien kollektiivisten keskustelujen jatkuva analysointi johtaa voittoon. Arvioinnin tulee olla objektiivinen, koko ryhmä muotoilemassa erillisessä kokouksessa, kokouksen ulkopuolella. Voit pyytää osallistujia täyttämään kyselyn käyttämällä ns. liukuvaa vastausasteikkoa: (ei) 1 2 3 4 5 6 (Kyllä):

Oliko kokous tarpeellista?

Onko sen tarkoitus selvä?

Sopisiko se tarkoitukseen?

Oletko samaa mieltä siitä, että kesto ja ajoitus olivat sopivat?

Oletko ollut tyytyväinen sijaintiin?

Saitko esityslistan ja asiakirjat ajoissa?

Oliko kaikki esityslistan kohdat käsitelty?

Olivatko läsnä olevat pätevät?

Hallitsiko puheenjohtaja asianmukaisesti?

Oletko tyytyväinen päätöksentekoprosessiin?

Kokoonpanon analysointi voidaan suorittaa tehokkaammin, jos siihen osallistuu riippumaton asiantuntija. Hän osaa arvioida puolueettomasti, mikä menee hyvin ja mitä on muutettava.

Aloitteleva johtaja voi analysoida kollektiivista viestintää itsenäisesti järjestelmän mukaan:

1. Millainen kokous on tarkoituksesta riippuen?

2. Onko teema ja alateemat (agenda) hyvin muotoiltu?

3. Milloin vaikein asia on suunniteltu harkittavaksi?

4. Ovatko osallistujien paikka, aika, lukumäärä ja kokoonpano asianmukaisia?

5. Mitä isäntä sanoo avauspuheessaan?

6. Mikä asetus on hyväksytty?

7. Mitkä ovat johtajan organisoivat puhetoimet dialogin aikana?

8. Ovatko kaikki läsnä olevat osallistuvat keskusteluun?

9. Mitä päätöksiä on tehty?

10. Miten isäntä päätti kokouksen?

11. Onko pöytäkirja laadittu oikein?

Yrityksen tuottavan työn organisointimuotoja ovat kokoukset ja kokoukset. Niillä on erilaiset tarkoitukset ja toteutustavat.

Määritelmä

tapaaminen- tarvittavan henkilöpiirin tapaaminen, jonka tarkoituksena on pohtia ajankohtaisia ​​asioita.

Tapaaminen- ihmisten tapaaminen, jota yhdistää yhteinen toiminta, jossa keskustellaan ajankohtaisista asioista ja ongelmista.

Vertailu

Jäsenet

Jokaiseen tapahtumaan osallistuu eri henkilöitä. Kokoukselle on ominaista suppeampi muoto, johon osallistuu pääsääntöisesti pieni osa kiinnostuneita henkilöitä. Heidän joukossaan voi olla esimerkiksi rakennetoimialojen päälliköitä, johtavia asiantuntijoita tai eri yritysten edustajia. Joskus kokous on oikeudellinen, jossa tehdään päätös tapauksesta.

Kokous on massatapahtuma. Tilaisuuteen voi osallistua koko yrityksen henkilökunta. Esimerkkejä ovat myös vanhempain- tai vaalikokoukset.

Keskustelun aihe

Kokouksen ja kokouksen ero on siinä, mitä aiheita tapahtumassa nostetaan esille. Joten järjestetään tapaaminen, jossa pohditaan tuotannon johtamiseen liittyviä kysymyksiä, kerätään tietoa asioiden tilasta ja tunnistetaan ongelmakohdat. Pyöreän pöydän ihmiset vain neuvottelevat, ja kaikkien mielipide on täällä erittäin tärkeä, toisin kuin kokouksessa, jossa joskus riittää vain olla paikalla saadakseen tarvittavan tiedon.

Kokouksissa asialistalla ovat yleisempiä, ajan myötä kertyneet ja koko työvoiman kannalta tärkeät asiat. Tällaisissa tapaamisissa käsitellään joskus aiheita, jotka eivät suoraan liity tuotantoon. Voimme esimerkiksi puhua tulevaan lomaan valmistautumisesta.

Tavoitteet

Kokoukset ovat luonteeltaan toiminnallisia. Tällaisten tapaamisten tavoitteena on tehdä muutoksia nykyiseen toimintaan, parantaa työprosessia. Kokous päättyy päätökseen.

Kokouksissa usein summataan tuloksia, jaetaan palkintoja, kerrotaan työoloista ja lähitulevaisuuden suunnitelmista. Kokouksen kulku ja siinä tehdyt päätökset kirjataan erityiseen pöytäkirjaan.

Taajuus

Analysoidaanpa kokouksen ja kokouksen eroa niiden pitotiheyden suhteen. Joten kahdesta tapahtumatyypistä kokouksia kutsutaan koolle useammin. Heille annetaan tietty aika. Mutta tällaisten tapaamisten luonne voi olla myös suunnittelematon, jos se on perusteltua kiireellisen tarpeen vuoksi.

Yksi sihteerin pyhistä tehtävistä on eritasoisten johtajien aloitteiden, tapaamisten ja tapaamisten valmistelu. Useimmissa tapauksissa sihteeri myös pitää pöytäkirjaa tällaisista tapahtumista. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka voit tehdä näistä prosesseista tehokkaampia.

Aloittaaksemme puhua pöytäkirjasta, meidän on ensinnäkin keskityttävä kokousten valmisteluun. Ennen tällaista tapahtumaa on tärkeää miettiä esityslistaa, määrittää osallistujien kokoonpano, lukea kaikkien puhujien raportit ja muu materiaali. Kaikki tämä vaatii lisäponnisteluja, mutta seurauksena protokollan pitäminen on paljon helpompaa.

MITEN SÄÄSTÄT AIKAA?

Erilaisten tutkimusten mukaan 10-50 % organisaation johtajan ja muiden työntekijöiden työajasta voidaan käyttää kokouksiin. Ajan säästämiseksi kokouksen alullepanijoiden, isäntien ja osallistujien tulee pitää mielessä seuraavat säännöt:

Keskustele kokouksessa vain asioista, joita ei voida ratkaista työjärjestyksessä.

Rajoita kokouksen osallistujien määrää. Se on suoraan verrannollinen tapahtuman kestoon. Jos 5 hengen tapaaminen on 1 tunnin mittainen, niin 10 tai useamman osallistujan kanssa se kestää todennäköisesti 2 tuntia tai enemmän.

Valmistele kokouksen tiedotusmateriaali etukäteen. Laskelmat, analyyttiset raportit, taulukot, kaaviot, yhteenvedot, valokuva- ja videomateriaalit, esitykset, tuotenäytteet, asiantuntijalausunnot tulee toimittaa alan ammattilaisten toimesta. Mutta kokouksen sihteeri on velvollinen tarkistamaan materiaalien valmiuden. Siksi päivää tai kaksi ennen tapahtumaa tulisi:

a) laatia esityksiä pitävien vastuuhenkilöiden avustuksella luettelo kaikista tiedotusmateriaaleista;

b) vastaanottaa vastuuhenkilöiltä sähköisessä muodossa tehtyjä materiaaleja (esim. esityksiä, selittäviä huomautuksia jne.);

c) vastaanottaa painettuja tiivistelmiä ja raporttitekstejä vastuuhenkilöiltä.

Nimeä jokaiselle asialle yksi vastuullinen työntekijä, vaikka toimeksianto joutuisi toteuttamaan ryhmän ihmisiä.

Älä tuhlaa aikaa syyllisten paljastamiseen. Muista, että jokaisen kokouksen päätehtävänä on keskustella asialistasta ja tehdä sitä koskevia päätöksiä.

AGENDA

Tämä on luettelo asioista, joista on tarkoitus keskustella kokouksessa. Niistä päättää kokouksen puheenjohtaja. Sihteeri voi kuitenkin myös olla mukana tässä prosessissa.

Noudata seuraavia ohjeita esityslistan laatimisessa:

• Jaa liian laajat kokousaiheet useisiin ala-aiheisiin. Vastuuhenkilöt voivat tarvittaessa pitää kutakin alateemaa varten valmistelevia kokouksia.

Esimerkiksi kuun lopulle suunniteltua kokousta aiheesta "Suunniteltujen indikaattoreiden toteuttamisesta päätuotantoliikkeissä" tulisi edeltää sarja pieniä kokouksia myymälöissä: "Suunnitelman toimeenpanosta valimo", "Suunnitelman toteuttamisesta aihiossa", "Suunnitelman toteuttamisesta konepajassa", "Suunnitelman toteuttamisesta kokoonpanopajassa". Tai tapaamista aiheesta "ERP-järjestelmän käyttöönotosta yrityksessä" tulisi edeltää useita kokouksia: "ERP-järjestelmän käyttöönoton ongelmista tuotannossa", "Kommunikoinnin tarjoamisesta ERP-järjestelmän ja 1C:n välillä kirjanpidossa" ”, “ERP-järjestelmän teknisestä tuesta ja tiedonsiirrosta” jne.

• Ota asialistalle yhtä tärkeitä asioita, joita yhdistää yhteinen teema. Esimerkiksi kuljetuksen järjestäminen, toimitusjärjestys varastoon, valmiiden tuotteiden lähetys ja vienti yrityksen alueelta.

Asialistalle voitaisiin ottaa myös laajempi joukko toisiinsa liittyviä kysymyksiä. Ne voivat sisältää esimerkiksi:

Uuden tuotantolinjan hankinta;

Tuotannon tekninen valmistelu;

Muutosten tekeminen suunnitteluun ja teknologiseen dokumentaatioon uusien laitteiden hankinnan yhteydessä;

Tuotantorakennusten modernisointi ja konesidosten kehittäminen;

Tuotannon logistiikkatuki.

Samaan aikaan tehtaan sisäänkäynnin saneeraus tai tehdasruokalan passien sähköisen maksamisen järjestäminen ei selvästikään ole keskustelun arvoinen tässä kokouksessa.

On selvää, että sihteeri ei voi aina vaikuttaa esityslistan sisältöön. Kokouksen kokoaa johtaja, joka myös linjaa aihepiirin. Ja jos johtaja ottaa yhden kokouksen esityslistalle uuden tuotantolinjan oston valukappaleiden tuotantoa varten ja kevätsubbotnikin järjestämisen alueen puhdistamiseksi, häntä ei ehkä ole mahdollista vakuuttaa. Mutta omalta osaltamme voimme tarjota keskustelun subbotnikin järjestämisestä toiseen kokoukseen yhdistämällä sen esimerkiksi rakennuksen julkisivun maalaamiseen tai juhlien järjestämiseen järjestön syntymäpäivän kunniaksi.

• Ota asialistalle vain ne asiat, jotka kuuluvat kokouksen osallistujien toimivaltaan ja vastuualueeseen. Olisi esimerkiksi hyödytöntä keskustella toimituskysymyksistä ilman toimituspäällikköä.
• Rajoita aiheiden ja esityslistan kohtien määrää. Niitä tulee olla niin monta kuin voidaan tehokkaasti keskustella ja ratkaista varatun ajan kuluessa. Esimerkiksi 1 tunnin kokouksen aikana voit keskustella 1-5 asiasta riippuen keskusteltujen aiheiden laajuudesta ja kokouksen valmistelun laadusta.
• Sisällytä esityslistalle selvitys edellisessä kokouksessa annetuista tehtävistä ja tehtävistä, jos kokouksia yhdistää yhteinen teema ja osallistujien kokoonpano. Varaudu siihen, että vaikka sellaista kohtaa ei olisikaan esityslistalla, puheenjohtaja voi valtuudellaan ottaa sen esille. Siksi on parempi tulostaa ohjeluettelo etukäteen - puheenjohtajalla, vastuuhenkilöllä ja sihteerillä tulee olla se.

KOKOUKSEN OSALLISTUJAT

Yleiset vaatimukset tapahtuman osallistujille:

Pätevyys ja kiinnostus esityslistalla oleviin kysymyksiin;

Riittävän korkea asema tehdä päätöksiä ja antaa ohjeita alaisille kokouksen tulosten perusteella.

Osallistujalista voi muuttua tapahtuman aikana. Jos esityslistalla on aiheita, jotka koskevat kaikkia kokouksen osallistujia, ja asioita, jotka koskevat vain osaa heistä, tulee ensin keskustella yleisistä asioista. Tämän kokouksen osan lopussa voidaan vapauttaa työntekijät, jotka eivät ole mukana jatkokeskustelussa.

Kuinka ilmoittaa kaikille

Ilmoita kaikille kokouksen osallistujille sen päivämäärästä, kellonajasta, pitopaikasta, tapahtuman aiheesta.

Voit ilmoittaa tapaamisesta puhelimitse, tekstiviestillä, sähköpostilla (toimitus- ja lukuilmoituksella), henkilökohtaisilla kierroksilla.

Jos joku osallistujista on poissa työpaikalta eri syistä (vuosiloma, tilapäinen työkyvyttömyys, työmatka tms.), on syytä selvittää poissaolon syy ja muistuttaa poissa olevaa henkilöä korvaavaa työntekijää poissaolevan henkilön tilalla korvaavan järjestelmän, jonka mukaan hänen on osallistuttava kokoukseen.

On myös hyödyllistä lisätä työkaluvihje tietokoneesi kalenteriin, kuten "muistuta varajäsentä, että hänen on oltava läsnä suunnittelukokouksessa".

Tiedot siitä, ketä ja milloin on varoitettu kokouksesta, voidaan syöttää taulukkoon (esimerkki 1).

ESIMERKKI 1

Ilmoita kokouksen osallistujille

Kokous pidetään 24.6.2017 klo 11.00 hankintajohtajan kansliassa.

Aihe: Sopimusten solmiminen tavarantoimittajien kanssa vuoden 2017 toiselle puoliskolle.

Kokouksen osallistujien istumajärjestys

Muista valmistella istumataulukko kokoukseen, jos siellä on:

Korkeat virkamiehet (kaupungit, alueet, alueet, tasavallat, liitot);

Ylikansallisten yritysten ja osakkeiden omistajat jne.;

Kumppaniorganisaatioiden edustajat.

Sihteeri saa mahdollisuuksien mukaan istua erillisessä pöydässä puheenjohtajan pöydän viereen (esimerkki 2).

Esimerkki 2

Istumajärjestys

Nimikortit

Vastaavia paikkoja vastapäätä oleviin pöytiin on tarpeen sijoittaa nimikortit, joissa on asema ja (tai) koko nimi. jokainen osallistuja. Yksinkertaisin vaihtoehto on "taloksi" taitettu paperiarkki (kuva 1)

Riisi. yksi. Kokouksen osallistujan nimikortti

Tunnusmerkit

Erityisen kriittisissä tapauksissa on tarpeen valmistaa rintamerkit (rintakilvet), joissa on ilmoitettava:

KOKO NIMI. osallistujat;

heidän asemansa;

Sen organisaation nimi, jota kukin osallistuja edustaa;

Paikkakunta, jossa määritetty organisaatio sijaitsee.

Tunnus voi sisältää myös:

sen organisaation logo, jota osallistuja edustaa;

Tapahtuman logo (tunnus) (kokoukset, konferenssit jne.).

Voit käyttää merkkejä narulla tai pyykkipuikolla. Niitä myydään paperi- ja toimistotarvikeliikkeissä.

Voit kehittää tekstiä sisältäviä liitteitä itse, tulostaa ne tulostimella, leikata saksilla ja laittaa ne merkkeihin (kuva 2).

Riisi. 2. Itse suunnittelema merkkisisäke

Jos valmisteluun on varattu riittävästi varoja, voit tilata liitekortteja painopalveluita tarjoavalta organisaatiolta. Ja tavallisiin sisäisiin kokouksiin merkkejä ei tarvita ollenkaan.

KOKOUKSEN KESTO

Erityyppisissä kokouksissa on erilainen aika. Esimerkiksi aamukokous voi kestää noin puoli tuntia, kun taas tiettyä asiaa käsittelevä alueiden välinen kokous voi kestää koko päivän.

Tapaamisen kesto tulee suunnitella etukäteen. Kaikkien osallistujien tulee tietää tapahtuman alkamis- ja päättymisajat. Tämä auttaa sinua työskentelemään nopeasti ja tehokkaasti, jotta et jää myöhään.

taukoja

Jos kokouksen kesto ylittää tähtitieteellisen tunnin (60 minuuttia), on tarpeen pitää taukoja joka akateeminen tunti (45 minuuttia).

Erityisen pitkissä tapahtumissa voidaan järjestää taukoja, joiden aikana osallistujille tarjotaan välipaloja (voileipiä, hedelmiä, makeisia) ja juomia (tee, kahvi, mehut, kivennäisvesi jne.).

Kun kokouksen taso on alhainen ja kokoushuoneen läheisyydessä on toimistovieraiden jäähdytin, kahvinkeitin ja kertakäyttöastiat, kokoukseen osallistujat voivat kaataa itselleen kahvia, teetä tai vettä.

Vesipullot ja lasit voidaan laittaa etukäteen pöydille, joissa kokouksen osallistujat istuvat - silloin he voivat sammuttaa janonsa ei vain tauon aikana, vaan milloin tahansa. On parempi olla laittamatta ruokaa pöydille. On kiusallista, jos joku osallistujista pudottaa voileivän yrityspapereille tai roiskuu kahvia.

Pöytä välipaloilla ja juomilla on parempi kattaa erilliseen huoneeseen. Tämän tekee yleensä sihteeri, mutta vain jos hän ei pidä pöytäkirjaa. Jos sihteeri ei voi poistua huoneesta kokouksen aikana, tauon pitämiseen määrätyn toisen työntekijän tulee järjestää tauko. Tai vaihtoehtoisesti sihteeri valmistaa kaiken kahvitaukoja varten ennen kokousta. Pidemmissä kokouksissa avustajat ovat yleensä välttämättömiä.

Aikaikkuna

Tapahtuman kesto on säänneltävä. Kokouksen puheenjohtaja valvoo tämän säännön noudattamista.

Kun suunnittelet tapaamista, muista ottaa huomioon kunkin puhujan puheenvuoron ja keskustelun vaatima aika.

Tarkista puheenjohtajalta kunkin puheen aikataulu.

Varaa taukoja tarvittaessa.

Laske kaikki aikajaksot yhteen ja lisää saatuun summaan

Kuinka kauan kokous voi kestää, on ilmoitettava puheenjohtajalle. Jos hän hyväksyy tämän luvun, säännöt tulee saattaa kaikkien osallistujien tietoon, jos ei, heidän on tehtävä muutoksia ja raportoitava puheenjohtajalle.

Sopimuksen jälkeen esityslista aikarajoitetuin lähetetään kaikille kokouksen osallistujille (esimerkki 3).

ESIMERKKI 3

Agenda aikarajoittein

KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA: 5 PERUSASKETTA

pöytäkirja dokumentoi sekä pysyvien kollegiaalisten elinten (toimikunnat, komiteat, neuvostot jne.) että tilapäisten kollegiaalisten elinten - erilaisia ​​kokouksia, kokouksia, seminaareja ja konferensseja - toimintaa.

On olemassa seuraavan tyyppisiä protokollia:

. Lyhyt pöytäkirja- asiakirja, johon koko nimi on kiinnitetty. ja kokoukseen osallistujien asemat, sen aihe, pääasiat, yhteenveto raporteista, tehdyt päätökset, kunkin vastuuhenkilön tehtäväluettelo. Tällaista pöytäkirjaa pidetään pääsääntöisesti operatiivisissa kokouksissa.

. Täydellinen pöytäkirja, sisältää kaiken edellä mainitun lisäksi yksityiskohtaiset tallenteet kaikista puheenvuoroista, mielipiteistä, tarkistuksista ja muista keskustelun vivahteista. Tämän asiakirjan avulla voit palauttaa yksityiskohtaisen kuvan kokouksesta.

Pöytäkirjan pitämismuodon valitsee kokouksen puheenjohtaja tai yrityksen johtaja.

Kokousta varten laaditut puheentekstit ja muu materiaali laaditaan hakemusten muodossa. Niihin on viitattava pöytäkirjan tekstissä.

Sihteeri vastaa siitä, kuinka oikein ja täydellisesti kokouksen kulku on kirjattu. Tätä vastuuta ei voi aliarvioida, sillä pöytäkirja on ainoa asiakirja, joka heijastaa kaikki puheet, keskustelut, kommentit ja päätökset, jotka on pantava täytäntöön. Kokouksen aikana sen osallistujat eivät ehkä kuule jotain, heillä ei ehkä ole aikaa kirjoittaa sitä muistiin. Tämä on helppo palauttaa protokollaan viittaamalla.

Vaihe 1: Valmistele työpaikka

Pöytäkirjan pitämisen helpottamiseksi ennen kokouksen alkua:

. Valitse paikkasi salissa missä tapahtuma järjestetään. Sen tulee olla kaikkien osallistujien nähtävissä kasvoista, puheenjohtajan puheet, puhujat ja "huomautukset yleisöltä" ovat selvästi kuultavissa (katso istumataulukko esimerkissä 2).

. Laita pöydällesi luettelo kokouksen osallistujista koko nimillä. ja paikat sekä istuinkartta. Ennen kokouksen alkua olisi hyvä tutkia tarkasti, kuka istuu missä, ja katsoa sitten kaaviota tarvittaessa.

. Varaa paperitavarat. Ota mukaasi 2-3 kynää, 2 kynää ja 2 pyyhekumia.

. Tarkista, toimivatko toimistolaitteet ja muut laitteet: kello, ääninauhuri, videokamera (jos saatavilla). Älä unohda virtajohtoa ja varaparistoja tai akkuja.

Ennen kokousta selvitä kaikkien raporttien pääkohdat.

Vaihe 2: korjaa kokouksen edistyminen

Kokousta varten laaditun materiaalin (selvitystekstit, puheet, referenssit, päätösluonnokset, esityslista, osallistujaluettelot jne.) lisäksi pöytäkirja laaditaan äänitallenteen, videotallenteen, pöytäkirjan tai käsinkirjoitettujen muistiinpanojen perusteella. joita säilytetään kokouksen aikana.

Kuinka säilyttää muistiinpanoja?

1. Valmistele arkit pöytäkirjaluonnosta varten- niiden lukumäärä riippuu esityslistan laajuudesta. Kirjoita ensimmäiselle arkille kokouksen päivämäärä, aihe, pöytäkirjan numero, osallistujaluettelo, esityslista (esimerkki 4).

ESIMERKKI 4

Kokouksen pöytäkirjaluonnos. Arkki numero 1

Kirjoita kysymykset keskustelua varten erillisille tyhjille arkeille jättäen riittävästi tilaa muistiinpanoille:

Arkki numero 2: "Ei-rautametallien ja rautametallien toimitussopimusten tekemiseen liittyvien töiden tilasta." Prokhorovin raportti P.D.;

Arkki numero 3

Arkki numero 4: "Kuljetustarvikkeiden toimittamisesta." Medvedev V. Yu:n raportti;

Arkki numero 5: ... (täydennetään kokouksen aikana);

Arkki numero 6: "Raaka-aineiden ja materiaalien ostoa koskevien tehtyjen ja toteutettujen sopimusten mukaisten selvitysten tilasta." Raportti Fomina K.D.;

Arkki numero 7: ... (täydennetään kokouksen aikana);

Arkki numero 8: "Sopimusten tekemisestä OOO Amethystin kanssa teräksen ja metalliseosten toimittamisesta OAO ESPZ:lle. Teleginin ehdotukset I.I.;

Arkki numero 9: … (täydennetään kokouksen aikana).

2. Tarkista, ovatko kaikki kokouksen osallistujat paikalla. Yliviivaa lyijykynällä ne, jotka ovat poissa pöytäkirjaluonnoksesta - he voivat myöhästyä. Selvitä poissaolon ja myöhästymisen syyt kokouksen jälkeen.

Myöhästyneiden saapumisaika, kiinnitä suoraan pöytäkirjan tekstiin suluissa:

Tässä tapauksessa tiedetään tarkalleen, ketkä läsnä olevista ja mitä tarkalleen jäivät väliin kokouksen aikana.

3. Täytä kohta "KUULUNI". Merkitse koko nimi johdonmukaisesti luonnoksen ensimmäiselle sivulle ja raporttien vastaavilla otsikoilla varustettuihin arkkeihin. ja puhujien paikat, puheenaiheet ja niiden yhteenveto. Sinun on korjattava vain perustiedot: päivämääriä, lukuja, faktoja. Tarkista sen jälkeen muistiinpanot toimitetuilla puheteksteillä (tiivistelmät). Jos havaitset ristiriitoja, ilmoita niistä kokouksen puheenjohtajalle.

4. Syötä kohta "PUHETTU"(jos välttämätöntä). Tämä kohta täytetään, kun puhujien puheen kulun keskeyttää muiden osallistujien kommentit, kysymykset ja vastalauseet. täydessä protokollassa Jokainen tällainen huomautus tulee kirjata välittömästi, varsinkin jos siihen liittyy lause: "merkitkää se pöytäkirjaan." Esimerkiksi:

Tosiasia on, että mikä tahansa lausunto voi muuttaa kokouksen kulkua, ja myöhemmin voi olla tarpeen korostaa hetkeä, jolloin ja sen yhteydessä, mitä tämä tapahtui.

Lyhyessä protokollassa