Apa yang anda perlu tahu tentang pertukaran dokumen elektronik. Bagaimana untuk beralih kepada pengurusan dokumen elektronik? Peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik dengan rakan niaga

Hari ini, pengurusan dokumen elektronik dengan berani memasuki kehidupan kita, hari ini hampir semua syarikat menggunakan dokumen elektronik, menggunakan e-mel, pengisytiharan elektronik, terutamanya kerana untuk percukaian VAT pengisytiharan mandatori ditetapkan oleh undang-undang. Seseorang telah berpindah dan menggunakan sistem pengurusan dokumen elektronik dalam kehidupan seharian dan telah menukar semua pelaporan dan dokumen utama ke dalam bentuk elektronik.

Konsep pengurusan dokumen elektronik dan kelebihan pengurusan dokumen elektronik

Pengurusan dokumen elektronik mempunyai kebaikan dan keburukan.

Jadual
Kebaikan dan keburukan pengurusan dokumen elektronik

Pada masa yang sama, pengurusan dokumen elektronik semakin berkembang. Dan terdapat prasyarat untuk ini.

Pertama, pengurusan dokumen elektronik disediakan dalam perundangan cukai. Sebagai contoh, semasa mengemukakan laporan mengenai premium insurans atau cukai pendapatan peribadi, ia mesti dikemukakan secara elektronik jika syarikat mempunyai lebih daripada 25 pekerja. Menyerahkan laporan secara elektronik Perlu mengemukakan pengisytiharan dalam bentuk elektronik. Selain itu, penjelasan sekiranya pelaporan dihantar secara elektronik juga perlu disediakan dalam bentuk dokumen elektronik pada tahun 2017.

Kedua, pengurusan dokumen elektronik telah diterima pakai dalam perakaunan. Menurut Undang-undang No. 402-FZ "Mengenai Perakaunan", dokumen perakaunan utama disediakan di atas kertas dan (atau) dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik.
Ketiga, pada tahun 2017, pengurusan dokumen elektronik akan menerima perkembangan yang lebih besar dalam prosiding undang-undang. Oleh itu, ramai yang terbiasa dengan fakta bahawa keputusan mahkamah diterbitkan secara elektronik di Internet. Menurut Artikel 4 Kod Prosedur Timbang Tara Persekutuan Rusia, pernyataan tuntutan, pernyataan, aduan, pembentangan dan dokumen lain boleh difailkan dengan mahkamah di atas kertas atau dalam bentuk elektronik, termasuk dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tandatangan elektronik mengikut cara yang ditetapkan oleh perundangan Persekutuan Rusia, dengan mengisi borang yang disiarkan di laman web rasmi mahkamah di Internet. Peruntukan yang sama diwujudkan dalam proses sivil.

Keempat, teknologi elektronik telah menjadi sebahagian daripada kehidupan kita dari segi penggunaan pengurusan dokumen elektronik dalam dokumentasi tender dan lelongan elektronik. Menurut artikel Undang-undang Persekutuan bertarikh 04/05/2013 No. 44-FZ (seperti yang dipinda pada 07/03/2016) “Mengenai sistem kontrak dalam bidang perolehan barangan, kerja, perkhidmatan untuk memenuhi negeri dan perbandaran keperluan,” lelongan dalam bentuk elektronik (lelongan elektronik) difahami sebagai lelongan , di mana maklumat tentang perolehan disampaikan oleh pelanggan kepada bilangan orang yang tidak terhad dengan menyiarkan notis lelongan sedemikian dan dokumentasi mengenainya dalam satu kesatuan sistem maklumat, keperluan seragam dan keperluan tambahan dibentangkan kepada peserta perolehan, pegangan lelongan sedemikian dipastikan pada platform elektronik oleh pengendalinya.

Sebab kelima adalah disebabkan oleh fakta bahawa hari ini banyak syarikat beroperasi di wilayah yang berbeza, dengan bandar yang berbeza, jadi untuk mengatur perniagaan yang berkesan adalah perlu untuk mempercepatkan aliran dokumen dan memudahkan hubungan antara pihak. Dalam hal ini, secara intuitif, banyak syarikat memperkenalkan pengurusan dokumen elektronik.

Bagaimana untuk memperkenalkan pengurusan dokumen elektronik?

Pada peringkat kedua, anda perlu memilih tandatangan yang akan digunakan oleh syarikat semasa membuat dokumen.

Tandatangan elektronik mudah ialah tandatangan elektronik yang, melalui penggunaan kod, kata laluan atau cara lain, mengesahkan fakta pembentukan tandatangan elektronik oleh orang tertentu.

Tandatangan elektronik tidak berkelayakan ialah tandatangan elektronik yang:

1. diperoleh hasil daripada transformasi kriptografi maklumat menggunakan kunci tandatangan elektronik;
2. membolehkan anda mengenal pasti orang yang menandatangani dokumen elektronik;
3. membolehkan anda mengesan fakta membuat perubahan pada dokumen elektronik selepas menandatanganinya;
4. dicipta menggunakan alat tandatangan elektronik.

1. kunci pengesahan tandatangan elektronik dinyatakan dalam sijil yang layak;
2. Untuk mencipta dan mengesahkan tandatangan elektronik, alat tandatangan elektronik digunakan yang mempunyai pengesahan pematuhan dengan keperluan (Perkara 5 Undang-undang Persekutuan 6 April 2011 No. 63-FZ (seperti yang dipinda pada 30 Disember 2015) “Mengenai Elektronik Tandatangan.” Walau bagaimanapun, dalam kebanyakan kes, dokumen diperlukan untuk Untuk tujuan keselamatan, ia adalah tandatangan yang diperkukuh.

Pada peringkat keempat, adalah perlu untuk menyediakan dokumen untuk membuat perjanjian.

Peringkat kelima ialah membuat perjanjian dengan pusat pensijilan. Menurut Artikel 2 Undang-undang Persekutuan bertarikh 6 April 2011 No. 63-FZ (seperti yang dipinda pada 30 Disember 2015) "Mengenai Tandatangan Elektronik," pusat pensijilan ialah entiti undang-undang, usahawan individu atau badan negeri atau badan kerajaan tempatan yang melaksanakan fungsi mencipta dan mengeluarkan pengesahan sijil utama tandatangan elektronik, serta fungsi lain.

Peringkat keenam ialah pengenalan pengurusan dokumen elektronik dalam syarikat, organisasi pertukaran khusus dokumen elektronik. Invois disediakan dalam bentuk elektronik dengan persetujuan bersama pihak-pihak dalam transaksi dan jika mereka mempunyai cara dan keupayaan teknikal yang serasi untuk menerima dan memproses invois ini mengikut format yang diluluskan.

Apakah yang perlu terkandung dalam kontrak dengan pihak berkuasa pensijilan?

Apabila membuat perjanjian dengan pusat pensijilan, adalah penting untuk memberi perhatian kepada subjek perjanjian. Menurut Artikel 432 Kanun Sivil Persekutuan Rusia, ini adalah syarat wajib untuk kontrak jenis ini. Persetujuan dianggap selesai jika persetujuan dicapai antara pihak-pihak, dalam bentuk yang diperlukan dalam kes-kes yang sesuai, mengenai semua syarat penting perjanjian. Iaitu, adalah penting untuk menyatakan subjek kontrak sejelas mungkin.

Subjek perjanjian itu mengikut Undang-undang "Mengenai Tandatangan Elektronik".

Pusat Pengesahan:

1. mencipta sijil untuk kunci pengesahan tandatangan elektronik dan mengeluarkan sijil tersebut;
2. menetapkan tempoh sah untuk sijil kunci pengesahan tandatangan elektronik;
3. membatalkan sijil kunci pengesahan tandatangan elektronik yang dikeluarkan oleh pusat pensijilan ini;
4. mengeluarkan cara tandatangan elektronik atas permintaan pemohon;
5. mengekalkan daftar perakuan kunci pengesahan tandatangan elektronik yang dikeluarkan dan dibatalkan oleh pusat pensijilan ini;
6. menetapkan prosedur untuk mengekalkan daftar sijil;
7. mencipta kunci tandatangan elektronik dan kunci pengesahan tandatangan elektronik atas permintaan pemohon;
8. menyemak keunikan kunci pengesahan tandatangan elektronik dalam pendaftaran sijil;
9. menjalankan pengesahan tandatangan elektronik atas permintaan daripada peserta dalam interaksi elektronik;
10. menjalankan aktiviti lain yang berkaitan dengan penggunaan tandatangan elektronik.

1. ketidaksempurnaan atau pemenuhan yang tidak wajar terhadap kewajipan yang timbul daripada kontrak untuk penyediaan perkhidmatan oleh pusat pensijilan;
2. kegagalan untuk memenuhi atau melaksanakan tugas yang tidak wajar (fasal 3 Perkara 13 Undang-undang Persekutuan 04/06/2011 No. 63-FZ (seperti yang dipinda pada 30/12/2015) “Mengenai Tandatangan Elektronik”).

Bagaimana untuk mengatur aliran dokumen elektronik dalam syarikat?

Penyediaan, pelaksanaan dan kelulusan draf dokumen elektronik dijalankan mengikut peraturan am kerja pejabat yang ditubuhkan untuk dokumen serupa di atas kertas. Dokumen elektronik mesti mempunyai semua butiran yang ditetapkan untuk dokumen serupa di atas kertas, dengan pengecualian kesan meterai, kerana meterai bukanlah butiran wajib. Dalam syarikat, kaedah boleh digunakan untuk mengesahkan tindakan dengan dokumen elektronik di mana tandatangan digital elektronik tidak digunakan. Sebagai contoh, dokumen boleh diserahkan untuk kawalan tanpa tandatangan digital elektronik.

Jika anda ingin mengatur aliran dokumen dengan rakan niaga anda, maka anda perlu memasukkan peruntukan yang sesuai dalam perjanjian dengan rakan niaga.

Dokumen dijana dan ditandatangani secara elektronik. Alat tandatangan digital elektronik yang digunakan mesti diperakui mengikut cara yang ditetapkan.

Cara paling mudah ialah mengatur aliran dokumen elektronik dengan pihak berkuasa, contohnya, dengan perkhidmatan cukai. Untuk melakukan ini, anda juga perlu mendapatkan tandatangan elektronik dan membuat perjanjian dengan pusat pensijilan. Selalunya, pembayar cukai memberikan pengisytiharan, penjelasan dan invois kepada pihak berkuasa cukai. Sebagai "maklum balas", dokumen dijana oleh pihak berkuasa cukai mengikut Perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan Rusia bertarikh 15 April 2015 No. ММВ-7-2 /149@ "Mengenai kelulusan Prosedur untuk menghantar dokumen yang digunakan oleh pihak berkuasa cukai apabila menjalankan kuasa mereka dalam hubungan yang dikawal selia oleh perundangan cukai dan yuran, dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dan pada pengiktirafan sebagai tidak sah bagi peruntukan tertentu perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan bertarikh 17 Februari 2011 No. ММВ-7-2 /169@.”

Dokumen tersebut termasuk:

1. keperluan untuk memberikan penjelasan;
2. pemberitahuan syarikat asing terkawal;
3. pemberitahuan tentang memanggil pembayar cukai (pembayar yuran, ejen cukai);
4. notis cukai;
5. keputusan untuk menggantung urus niaga pada akaun pembayar cukai (pembayar yuran, ejen cukai) di bank dan pemindahan dana elektroniknya;
6. keputusan untuk membatalkan penggantungan transaksi pada akaun pembayar cukai (pembayar yuran, ejen cukai) di bank dan pemindahan dana elektroniknya;
7. keputusan untuk menjalankan audit cukai di tapak;
8. dokumen lain.

Bagaimana untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik?

Bagaimanakah dokumen harus disimpan?

Pertama sekali, adalah perlu untuk menyediakan senarai urusan untuk organisasi tertentu. Julat kes akan berbeza-beza bergantung pada syarikat dan bidang aktiviti.

Tatanama kes digunakan untuk mengumpulkan dokumen yang telah dilaksanakan ke dalam kes, mensistematikkan dan merekodkan kes, menentukan tempoh penyimpanannya dan mencari dokumen. Nomenklatur fail adalah asas untuk menyusun inventori storan kekal dan sementara (lebih 10 tahun), serta untuk merekod storan sementara (termasuk 10 tahun).

Kedua, adalah perlu untuk merumuskan kes. Untuk melakukan ini, adalah perlu untuk menjalankan pemeriksaan nilai dokumen yang akan disimpan secara elektronik. Biar kami mengingatkan anda bahawa terdapat tempoh penyimpanan kawal selia untuk dokumen individu. Sebagai contoh, dokumen perakaunan disimpan selama 5 tahun, dan dokumen cukai selama 4 tahun.

Ketiga, adalah perlu untuk menandakan bahawa data disimpan secara elektronik dalam tatanama fail. Contohnya, “Jadual waktu bekerja. dokumen elektronik".

Keempat, anda perlu mengarkibkan dokumen.

Sebelum menyimpan fail elektronik, ia mesti:
— muat turun dari sistem elektronik (jika dokumen dibuat dalam mana-mana produk perisian khas);
— melindungi daripada kemungkinan perubahan dengan menyimpan dalam format yang sesuai;
— tulis ke medium storan.

Format yang diterima umum untuk menyimpan dan mengarkibkan dokumen elektronik ialah PDF/A. Ia harus dibezakan daripada PDF biasa, dengan setiap kemas kini yang mana peluang baharu untuk bekerja dengan fail muncul. PDF/A direka bentuk untuk sesuatu yang lain: ia adalah format untuk penyimpanan arkib jangka panjang dokumen elektronik.

Langkah kelima ialah penyediaan inventori. Inventori termasuk semua fail elektronik yang dijana berkaitan dengan dokumen elektronik. Walau bagaimanapun, bukannya bilangan helaian yang ditunjukkan semasa membuat fail kertas, jumlah dokumen elektronik ditunjukkan.

Format inventori mungkin kelihatan seperti ini:

Dalam sesetengah kes, adalah perlu untuk memusnahkan dokumen. Sebagai contoh, nota rasmi telah disimpan lama, tempoh penyimpanan telah tamat dan perlu dimusnahkan. Dalam kes ini, pemeriksaan nilai dokumen dijalankan. Pemeriksaan sedemikian boleh dijalankan oleh suruhanjaya khas. Berdasarkan keputusan peperiksaan, akta mengenai peruntukan dokumen untuk pemusnahan disediakan. Bentuk perbuatan sedemikian dibangunkan oleh syarikat secara bebas. Dan berdasarkan akta itu, cakera atau media storan lain dimusnahkan begitu sahaja.

Sebagai kesimpulan, perlu diingatkan bahawa, sudah tentu, masa depan adalah milik dokumen elektronik. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk mengatur aliran dokumen elektronik dengan betul. Banyak syarikat berhadapan dengan masalah penyusunan aliran dokumen yang tidak betul, apabila hanya satu tempat kerja dalam jabatan atau jabatan disambungkan kepada aliran dokumen elektronik, apabila kebanyakan dokumen masih diselenggara di atas kertas. Oleh itu, semua isu mengenai pengurusan dokumen elektronik mesti diselesaikan "onshore" pada peringkat pelaksanaan sistem.

Pada penghujung November, pencipta sistem untuk menukar dokumen elektronik yang penting dari segi undang-undang "" mengadakan pertandingan mengenai pengurusan dokumen elektronik di portal "Perakaunan Dalam Talian". Tidak seorang pun daripada empat ratus peserta dapat menjawab kesemua 15 soalan pertandingan dengan betul. Penganjur pertandingan menganalisis semua maklum balas yang diterima, dan kini menawarkan untuk menyelesaikan isu-isu yang menyebabkan paling sukar bagi akauntan.

Maklumat pengenalan

Selepas pertukaran invois elektronik menjadi mungkin pada bulan Mei tahun ini, banyak syarikat besar Rusia memulakan peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik (EDF). Sehubungan itu, untuk mempunyai peluang untuk bekerjasama dengan pemimpin perniagaan, bakal rakan niaga mereka mesti mengemudi rangka kerja kawal selia yang mengawal EDI. Hari ini kami akan membantu akauntan menangani isu rumit yang timbul apabila mengkaji peraturan untuk pertukaran dokumen elektronik.

Penjanaan dan pengeluaran invois elektronik

Kesukaran terbesar timbul apabila menjawab soalan tentang cara menghantar invois elektronik. Oleh itu, 80% daripada peserta pertandingan percaya bahawa invois elektronik boleh dihantar kepada rakan niaga melalui e-mel. Walau bagaimanapun, ia tidak.

Penyimpanan dokumen elektronik

Kira-kira separuh daripada peserta pertandingan masih percaya bahawa untuk menyimpan dokumen elektronik, mereka perlu dicetak. Walau bagaimanapun, Undang-undang Persekutuan mengenai Hal Ehwal Arkib menyatakan: "dokumen arkib ialah media ketara dengan maklumat yang direkodkan di atasnya, yang mempunyai butiran yang membolehkan ia dikenal pasti, dan tertakluk kepada penyimpanan kerana kepentingan medium dan maklumat yang ditentukan untuk rakyat, masyarakat dan negara.” Oleh itu, perundangan tidak memperuntukkan keperluan mandatori untuk membuat salinan kertas dokumen elektronik dan menyimpan dokumen dalam bentuk kertas.

Prosedur untuk menukar invois elektronik

Prosedur praktikal untuk menukar invois elektronik menimbulkan lebih sedikit soalan. Mungkin ini dijelaskan oleh fakta bahawa prosedur itu ditetapkan dalam dokumen berasingan (perintah Kementerian Kewangan Rusia bertarikh 25 April 2011 No. 50n) dan tidak termasuk sebarang tafsiran yang tidak jelas. Untuk soalan tentang cara membetulkan ralat dalam invois, tarikh penerimaan dokumen elektronik, dan sama ada mungkin untuk menandatangani invois elektronik hanya dengan tandatangan elektronik pengurus atau orang lain yang dibenarkan melalui pesanan, 49%, 54% dan 63% menjawab betul peserta pertandingan.

Format untuk dokumen elektronik

Lebih separuh daripada peserta (58%) mengetahui dokumen yang Perkhidmatan Cukai Persekutuan telah membangunkan format XML mandatori atau disyorkan. Mari kita ingat bahawa dengan perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan Rusia bertarikh 03/05/12 No. ММВ-7-6/138@, format mandatori telah diluluskan untuk invois, invois pelarasan, log invois yang diterima dan dikeluarkan dan buku pembelian dan jualan, serta untuk helaian tambahan buku ini (lihat ""). Dan perintah Perkhidmatan Cukai Persekutuan Rusia bertarikh 21 Mac 2012 No. ММВ-7-6/172@ meluluskan format yang disyorkan untuk nota konsainan dalam borang TORG-12 dan sijil penerimaan untuk kerja (perkhidmatan) (lihat “”). Sila ambil perhatian bahawa dokumen yang diserahkan dalam format sedemikian boleh dihantar kepada Perkhidmatan Cukai Persekutuan untuk pengesahan dalam borang yang diterima daripada pihak rakan niaga. Iaitu, tanpa menukar dokumen kepada imej yang diimbas.

Jurnal invois dan lejar pembelian

94% dan 74% peserta, masing-masing, tahu cara menyimpan buku pembelian dan jurnal invois dengan adanya dokumen elektronik. Bentuk buku pembelian dan peraturan penyelenggaraannya dinyatakan dalam Lampiran No. 4 hingga Resolusi No. 1137, dan bentuk jurnal untuk merekod invois yang diterima dan dikeluarkan serta peraturan penyelenggaraannya adalah di Lampiran No. 3. kepada resolusi yang sama.

Selaras dengan perenggan 2 Lampiran No. 4, invois yang diterima dalam bentuk kertas dan elektronik adalah tertakluk kepada pendaftaran secara bersatu dalam buku pembelian. Dan selaras dengan perenggan 3 Lampiran No. 3, invois yang disediakan di atas kertas atau secara elektronik didaftarkan mengikut susunan kronologi dalam bahagian 1 jurnal perakaunan mengikut tarikh terbitan. Invois yang diterima, kedua-dua kertas dan elektronik, disenaraikan dalam Bahagian 2 jurnal mengikut tarikh ia diterima. Pada masa yang sama, mengikut bentuk jurnal dan peraturan untuk mengisinya, kaedah pengeluaran invois ditunjukkan oleh nilai dalam lajur 3: nilai 1 menunjukkan penyediaan dokumen di atas kertas, dan nilai 2 menunjukkan penyediaan dalam bentuk elektronik.

Bekerja dalam sistem untuk menghantar dokumen elektronik

Bekerja dengan dokumen elektronik dalam amalan ternyata lebih mudah daripada dalam teori. Walaupun terdapat banyak kerumitan dalam perundangan yang mengawal selia pengurusan dokumen elektronik, kebanyakan isu teori yang kontroversial diselesaikan dan diautomatikkan pada peringkat tersebut. Oleh itu, dalam sistem pengendali EDF, kawalan secara automatik dijalankan ke atas pengisian yang betul bagi butiran dokumen elektronik dan pembentukan semua dokumen teknologi, dan prosedur untuk membetulkan invois, pada pandangan pertama, tidak berbeza daripada yang serupa. tindakan dengan dokumen kertas. Kemungkinan besar, inilah sebab peserta kaji selidik mendapati ia paling mudah untuk menyelesaikan tugas praktikal untuk bekerja dalam sistem EDI. Lebih daripada 75% peserta menyelesaikan tugasan tersebut.

Bahan itu disediakan oleh pakar sistem untuk pertukaran dokumen penting secara sah dalam bentuk elektronik "Diadoc" berdasarkan keputusan pertandingan "".

Jika syarikat merancang untuk beralih kepada pengurusan dokumen elektronik, pengesyoran kami akan membantu anda membuat pelan tindakan. Mereka akan memberitahu anda bagaimana untuk berunding dengan kontraktor, memilih pembekal dan menyediakan kakitangan untuk perubahan dalam kerja.

Jika syarikat akan beralih kepada pengurusan dokumen elektronik (EDF) dengan rakan niaga, nilai terlebih dahulu bahagian dokumen yang boleh dihantar secara elektronik. Skala projek, rancangan kerja untuknya, kos buruh dan perbelanjaan syarikat bergantung pada ini.

Bagaimana untuk merangka pelan kerja untuk peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik dengan kontraktor

Bahagikan kerja mengenai peralihan syarikat kepada pengurusan dokumen elektronik kepada blok:

• hal-hal organisasi;
• rakan niaga;
• aliran dokumen;
• kakitangan;
• pembekal;
• bajet.

Senaraikan tugasan yang akan diselesaikan dalam setiap blok (lihat.

). Laraskan senarai jika perlu. Mari kita anggap bahawa syarikat mungkin tidak memerlukan automasi: adalah mudah untuk menjejaki status pendaftaran dokumen melalui sistem perakaunan syarikat, tetapi jika jumlah aliran dokumen tidak besar, maka kos automasi tidak akan dibayar.

Tentukan sendiri dalam urutan untuk melaksanakan langkah-langkah di atas. Sesetengah kerja boleh dilakukan secara serentak, contohnya, membangunkan bahan persembahan untuk kakitangan dan berunding dengan kontraktor.

Bagaimana untuk berunding dengan rakan niaga mengenai peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik

Bahagikan rakan niaga syarikat kepada empat kumpulan. Setiap kumpulan perlu mengambil pendekatan khas untuk bersetuju dengan peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik. Ada kemungkinan bahawa tidak semua rakan niaga akan bersetuju, anda perlu terus bertukar dokumen kertas dengan mereka atau menamatkan kerjasama.

Rakan niaga penting yang menggunakan pengurusan dokumen elektronik. Syarikat sedemikian sudah bekerjasama dengan pembekal mereka, mungkin tidak dengan organisasi yang syarikat anda ingin bekerjasama. Anda boleh berurusan dengan rakan niaga daripada kumpulan ini seperti berikut:

1. Pertimbangkan sama ada dinasihatkan untuk membuat perjanjian dengan pembekal yang pembeli (pembekal) bekerjasama.

2. Ketahui sama ada terdapat perayauan antara pembekal yang dimaksudkan oleh syarikat anda dan pembekal rakan niaga itu.

3. Jemput rakan niaga untuk membuat perjanjian dengan pembekal yang dipilih oleh syarikat anda.

Rakan niaga penting yang tidak menggunakan pengurusan dokumen elektronik. Jika pembeli (pembekal) enggan menggunakan pengurusan dokumen elektronik, dan adalah tidak menguntungkan bagi syarikat untuk berhenti bekerjasama dengannya, teruskan mengikut salah satu senario:

1. Gunakan dengan rakan niaga sedemikian .

2. Buat temu janji dan cuba meyakinkan mereka untuk menggunakan pengurusan dokumen elektronik.

Berjanji bahawa anda akan bertolak ansur dengan kemungkinan kekurangan dan akan membantu mewujudkan aliran dokumen elektronik dalam bekerja dengan syarikat anda.

Kecilrakan niaga yang menggunakan pengurusan dokumen elektronik. Pilihan yang sama boleh digunakan untuk kumpulan pembeli dan pembekal ini seperti yang berkaitan dengan rakan niaga yang ketara. Tetapi adalah dinasihatkan untuk menjalankan rundingan dalam bentuk surat-menyurat supaya tidak membuang masa tambahan. Jika persetujuan tidak dapat dicapai, mungkin lebih mudah untuk menolak kerjasama.

Kecilrakan niaga yang tidak menggunakan pengurusan dokumen elektronik. Jika pembeli (pembekal) bukan salah seorang rakan kongsi utama syarikat, cuba motivasikan dia untuk menggunakan pengurusan dokumen elektronik dengan pembekal yang sesuai untuk anda. Pilihan:

1. Umumkan bahawa, sebagai contoh, dari awal suku tahun baru, syarikat anda menerima dan menghantar dokumen hanya dalam bentuk elektronik.

2. Ambil komisen jika rakan niaga kalah dan menghantar pendua; denda jika dia menyerahkan dokumen asal selepas tarikh akhir. Gunakan langkah sedemikian berhubung dengan pembeli (pembekal) yang tidak menyerahkan kertas tepat pada masanya.

Bagi syarikat kecil yang bertukar-tukar dokumen kertas, ia patut menyediakan pembentangan yang jelas. Jika rakan niaga memahami nuansa pengurusan dokumen elektronik, lebih mudah untuk meyakinkan mereka untuk menukar prosedur kerja mereka. Tidak mustahil untuk bertemu dengan semua pembeli dan pembekal kecil syarikat, jadi persembahan itu akan meyakinkan.

Bagaimana untuk memilih pembekal pengurusan dokumen elektronik

Jika syarikat mempunyai banyak rakan niaga, kemungkinan besar ia perlu bekerjasama dengan beberapa pembekal. Cuba kurangkan bilangan yang terakhir.

Pilih pembekal:

• dengan siapa rakan niaga syarikat sudah bekerja dan kepada siapa anda boleh memindahkan sejumlah besar transaksi;
• yang mempunyai perayauan maksimum;
• yang boleh menggunakan sijil tandatangan syarikat (jika ada).

Faktor harga tidak perlu diambil kira. Jika pembekal tidak mempunyai perayauan dengan pembekal rakan niaga anda, ia tidak sesuai, walaupun perkhidmatannya lebih murah.

Bagaimana untuk memformalkan aliran dokumen syarikat

Sebelum beralih kepada pengurusan dokumen elektronik, anda perlu memformalkan pergerakan dokumen syarikat. Karang atau laraskan mengikut keperluan:

1. Senarai dokumen yang digunakan oleh syarikat apabila bekerja dengan rakan niaga.

2. Senarai terkini pegawai yang terlibat dalam aliran dokumen. Sila nyatakan siapa:

• mencipta dokumen - muat naik ke akaun peribadi pembekal;
• menandatangani dokumen tersebut. Pekerja ini memerlukan log masuk dan kata laluan untuk memasukkan akaun peribadi mereka dan sijil tandatangan elektronik;
• mengawal penandatanganan dokumen oleh rakan niaga;
• mencetak dokumen dan memfailkannya dalam folder atau menyimpannya pada pelayan syarikat.

Senarai ini mesti sentiasa dikemas kini. Sebaik sahaja pekerja keluar, tandatangan elektroniknya mesti dibatalkan dan dikeluarkan kepada orang yang baru dilantik.

Sediakan dan dokumen dalam peraturan dalaman jadual untuk pergerakan dokumen dari saat penciptaan hingga dihantar ke arkib (lihat. ).

Bagaimana untuk menyediakan kakitangan syarikat untuk peralihan kepada pengurusan dokumen elektronik

Seberapa cepat dan berjaya syarikat akan beralih kepada , bergantung kepada pekerja. Untuk mengelakkan mereka daripada mensabotaj projek, adalah penting untuk tidak memaksa, tetapi untuk meyakinkan mereka tentang faedah inovasi.

Item kos yang ketara apabila melaksanakan pengurusan dokumen elektronik ialah bayaran untuk masa bekerja pekerja, yang akan mereka belanjakan untuk latihan untuk bekerja dalam sistem baharu dan menyelesaikan situasi kecemasan. Menjalankan usaha jangkauan dan latihan berpusat untuk mengurangkan kos ini.

Mulakan penerangan dan latihan lebih awal - apabila pihak pengurusan memutuskan untuk beralih kepada pengurusan dokumen elektronik. Mengadakan pembentangan yang menerangkan prinsip kerja untuk semua kakitangan syarikat, termasuk pekerja yang tidak mengambil bahagian dalam pengurusan dokumen elektronik.

Beri perhatian khusus kepada penandatangan latihan. Buat arahan yang jelas dan terperinci untuk mereka, sebaik-baiknya dengan tangkapan skrin: tapak mana yang hendak dituju, maklumat apa yang perlu dimasukkan dan di mana, butang apa yang perlu ditekan dan pada masa apa, bagaimana untuk bekerja dengan sijil menandatangani.

Hujah berikut akan membantu meyakinkan pekerja untuk menyokong projek memperkenalkan pengurusan dokumen elektronik:

• Dari segi tahap tanggungjawab seseorang pegawai, tandatangan elektronik tidak berbeza dengan tandatangan fizikal;
• Pengurusan dokumen elektronik membolehkan anda membuat dan memproses dokumen dengan cepat. Anda tidak perlu menelefon dan mengetahui bila rakan niaga akan menandatangani dan menghantar dokumen yang diperlukan;
• dokumen tidak akan hilang. Ia akan menjadi lebih mudah untuk mencari mereka.

Bagaimana merancang kos pelaksanaan pengurusan dokumen elektronik

terdiri daripada bahagian-bahagian berikut:

1. Kos perkhidmatan pembekal ialah 10,000-20,000 rubel. setahun, bergantung kepada pelan tarif. Ketahui harga dan bajet untuk mereka.

2. Kos sijil tandatangan elektronik ialah 1000-2000 rubel. setahun, bergantung kepada pelan tarif pengeluar sijil.

3. Gaji pekerja - bayaran tambahan atau kos masa yang akan dibelanjakan oleh kakitangan bukan untuk tugas langsung mereka. Kos bergantung pada tempoh tugas dan kos satu jam kerja pekerja.

Jenis kerja berikut akan intensif buruh: mesyuarat dan perbualan telefon dengan kontraktor, menyediakan pembentangan dan arahan untuk kontraktor dan pekerja syarikat anda, melatih pekerja, menyelesaikan situasi kecemasan (lihat. ). Rancang berapa lama masa yang akan diambil.

Belanjawan bukan sahaja gaji pekerja, tetapi juga sumbangan sosial daripada mereka.

4. Kos automasi - bergantung pada tugas yang ingin diselesaikan oleh syarikat, kerumitan pelaksanaannya, dan kos satu jam kerja pemaju.

Disediakan daripada bahan

Pada masa ini, pertukaran dokumen antara entiti perniagaan dan individu secara beransur-ansur beralih dari kertas kepada elektronik. Sistem pengurusan dokumen elektronik mempunyai beberapa kelebihan berbanding kertas ringkas - ia menjimatkan masa dan meningkatkan kecekapan keputusan yang dibuat. EDMS boleh dibina dalam kedua-dua syarikat dan antara syarikat yang berbeza melalui Internet.

Pengurusan dokumen elektronik ialah sistem proses untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik. Kebanyakan program perakaunan dan kakitangan moden boleh menjana dokumen elektronik dalam format standard yang ditetapkan di peringkat perundangan. Tetapi untuk dokumen sedemikian mempunyai berat yang sah, ia mesti ditandatangani oleh kedua-dua pihak dengan tandatangan elektronik.

Aliran dokumen elektronik boleh dibahagikan kepada dua jenis besar - pertukaran dokumen dalam syarikat atau antara syarikat yang berbeza melalui saluran komunikasi. Adalah mungkin untuk menggabungkan kedua-dua sistem ini menjadi satu global.

Penggunaan pengurusan dokumen elektronik dalam syarikat memerlukan pembelian pakej perisian yang diperlukan (platform EDW), serta peralatan untuk operasinya (peralatan rangkaian, pelayan, dll.).

Untuk menukar dokumen antara dua syarikat, pengendali pengurusan dokumen elektronik diperlukan. Ia menjamin penghantaran mesej, mengawal format dokumen yang dihantar, memerlukan pensijilan kerja dengan data dengan tandatangan elektronik, dan menyimpan arkib dokumen.

Perhatian! Salah satu perkhidmatan tersebut ialah. Dokumen yang diterima melaluinya adalah penting dari segi undang-undang jika ia mempunyai tanda daripada tandatangan elektronik kedua-dua belah aliran dokumen.

Kelebihan dan kekurangan EDI

Kelebihan utama

Pengurusan dokumen elektronik mempunyai kelebihan yang tidak dapat dinafikan berbanding kertas:

• Memperkemas kerja pejabat - sistem tidak akan membenarkan anda memberikan nombor yang sama kepada dokumen yang berbeza, kerana ini akan berlaku secara teratur dan secara automatik;
• Menjejaki kedudukan setiap dokumen - pada bila-bila masa anda boleh mengetahui siapa sebenarnya yang bekerja dengan dokumen itu. Seorang pekerja tidak akan dapat merosakkannya atau kehilangannya. Dokumen yang dipadam secara tidak sengaja atau sengaja masih boleh dipulihkan;
• Mempercepatkan pemprosesan dokumen - jika jabatan syarikat berselerak di beberapa bangunan, maka dokumen kertas mesti dibawa sendiri ke sana untuk kelulusan. Dengan EDI, dokumen yang diperlukan sampai kepada pekerja dalam sepersekian saat;
• Kerja yang mudah dengan versi - apabila mengedit, sistem menyimpan setiap versi. Jika perlu, anda boleh menjejak siapa yang membuat perubahan pada dokumen dan bila;
• Akses jauh 24 jam - jika perlu, akses kepada sistem EDF boleh diatur melalui Internet dari mana-mana komputer di dunia. Seorang pekerja boleh bekerja dengan dokumen semasa dalam perjalanan perniagaan, bercuti atau cuti sakit;
• Perancangan kerja - dengan menyatakan tarikh penciptaan dan tarikh pelaksanaan, anda boleh merancang pelaksanaan dokumen masuk mengikut baris gilir;
• Carian dokumen - anda boleh mencari pangkalan data dokumen umum menggunakan kata kunci dan ungkapan;
• Menjimatkan kertas - tidak perlu mencetak semua dokumen dalam kuantiti yang diperlukan.

Kelemahan utama

Walaupun terdapat kelebihan yang jelas, sistem EDI juga mempunyai kelemahan yang boleh menghalang syarikat daripada melaksanakannya.

Ini termasuk:

• Anda perlu membelanjakan wang untuk membeli sistem, yang, bergantung pada bilangan pengguna, boleh berjumlah sehingga 100 ribu rubel;
• Selepas pembelian, ia mengambil masa yang lama untuk memasang, melaksanakan dan nyahpepijat;
• Ia adalah perlu untuk melatih semua pengguna yang akan terlibat di dalamnya;
• Memastikan keselamatan sistem - menyekat akses antara pengguna, mengeluarkan tandatangan elektronik yang diperlukan, melindungi daripada penembusan luar;
• Syarikat mesti mempunyai pentadbir pada kakitangan yang akan memantau fungsi sistem, melaksanakan aktiviti perkhidmatan dan menyelesaikan isu pengguna;
• Untuk melindungi maklumat, adalah perlu untuk membuat sandaran pangkalan data dengan dokumen;
• Jika EDI tidak tersedia daripada firma rakan kongsi, adalah perlu untuk memastikan kewujudan kedua-dua sistem elektronik dan kertas.

Fungsi pengurusan dokumen elektronik

Mana-mana sistem pengurusan dokumen mesti memastikan pelaksanaan banyak tindakan:

• Bekerja dengan mana-mana jenis dokumen - ciptakannya, lukiskannya, proseskannya, daftarkannya, pantau pelaksanaannya, selaraskannya, dsb.;
• Atur aliran dokumen - tentukan laluan dalam syarikat, hadkan akses antara pengguna individu, sediakan keupayaan untuk bekerja dengan satu dokumen untuk beberapa orang sekaligus;
• Atur arkib dokumen dengan keupayaan untuk mencari dan menyimpannya.

Perhatian! Pengurusan dokumen elektronik harus menyediakan keupayaan yang sama untuk bekerja dengan dokumen seperti kertas tradisional.

Sistem besar yang dibangunkan menyediakan peluang:

• Pendaftaran semua dokumen yang lulus - masuk, keluar, dalaman, dengan pengalihan selanjutnya kepada pengurus;
• Memastikan prosedur seragam untuk bekerja dengan dokumen di setiap bahagian syarikat;
• Bekerja dengan dokumen secara individu dan kolektif;
• Pertukaran dokumen antara jabatan dan pekerja tertentu;
• Hadkan akses kepada dokumen;
• Gunakan borang standard untuk semua dokumen;
• Kawal bahawa kelulusan, pelaksanaan dan kerja lain dengan dokumen akan disiapkan tepat pada masanya;
• Hasilkan pelaporan - analisis, statistik, dsb.;
• Susun storan arkib dengan rakaman tarikh dan masa akses pengguna.

Adakah mungkin untuk menggabungkan aliran dokumen kertas dengan elektronik?

Selepas beralih kepada pengurusan dokumen elektronik dalam organisasi, pada mulanya masih tidak mungkin untuk meninggalkan dokumen kertas sepenuhnya.

Ini boleh berlaku atas beberapa sebab:

• Tidak semua rakan niaga menggunakan EDI;
• Perusahaan itu sudah mempunyai banyak dokumen kertas yang disimpan dalam arkib.

Walau bagaimanapun, terdapat perbezaan asas dalam bekerja dengan dokumen elektronik dan kertas. Sebagai contoh, dokumen kertas perlu dicetak dan dibawa kepada pengurus untuk ditandatangani, manakala dokumen elektronik ditandatangani dalam sistem itu sendiri. Dokumen perakaunan kertas yang dihantar kepada rakan niaga mungkin hilang dalam mel semasa penghantaran, manakala dokumen elektronik sampai kepada penerima.

Perbezaan utama antara bekerja dengan kedua-dua jenis dokumen ialah penyimpanannya. Dokumen elektronik segera memasuki sistem, di mana semua pengguna boleh bekerja dengan mereka. Untuk dokumen kertas, arkib masih perlu disusun di mana ia akan disimpan dengan teratur. Pada masa yang sama, selepas sampai ke syarikat, dokumen kertas mesti diimbas, dan salinan imbasan ini mesti dimuatkan ke dalam sistem untuk kerja selanjutnya.

Perhatian! Oleh itu, kerja di dalam syarikat masih harus dijalankan secara elektronik sahaja. Jika dokumen kertas tiba, hanya mereka yang menerima atau menandatanganinya boleh melihatnya. Pada masa yang sama, bekerja dengan salinan elektronik membolehkan anda melindungi yang asal daripada hampir sebarang kehilangan, dan membolehkan beberapa pengguna bekerja dengannya secara serentak.

Apakah program EDI yang wujud?

Terdapat banyak sistem pengurusan dokumen di pasaran, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangannya sendiri. Sistem yang paling biasa:

Interaksi dokumen elektronik dengan program lain

Mengambil tempatnya dalam persekitaran elektronik organisasi, sistem EDI mesti, semasa operasi, menyokong aplikasi perniagaan lain yang telah beroperasi di dalamnya secara bebas. Sebagai contoh, adalah perlu untuk memproses dokumen perakaunan secara bebas - invois, akta, invois, surat kuasa wakil, dsb.

Selain itu, sistem pengurusan dokumen elektronik mesti berfungsi secara konsisten dengan semua orang dan beroperasi dengan data yang sama. Oleh itu, adalah perlu bahawa sistem boleh menyokong direktori yang digunakan dalam persekitaran elektronik dan dapat mengemas kini data di dalamnya.

Di samping itu, adalah perlu untuk mengambil kira bekerja dengan data luaran - e-mel, platform dagangan, dll.

Apabila memilih sistem pengurusan dokumen elektronik, anda perlu memberi perhatian kepada kemungkinan interaksinya dengan alat dan sumber data lain yang tersedia di perusahaan. Biasanya, sistem yang popular, dan oleh itu sedang membangunkan secara aktif, termasuk banyak modul untuk program paling popular - 1C, Parus, Oracle dan banyak lagi.

Sebagai contoh, program pengurusan dokumen elektronik 1C boleh membenarkan anda menjana, menerima dan menghantar dokumen perakaunan elektronik terus daripadanya, sambil mengesahkannya dengan tandatangan yang layak.