Tézy prejavu riaditeľa odboru kancelárskej práce a archívu vlády Ruskej federácie A.D. Ryachovského. Medzirezortný tok dokumentov: čo trh EDMS? Medzirezortná výmena informácií a dokumentov

Domov / Pocity

(Moskva, 26. október 2011)

Stav vecí

1.1. Regulačný rámec pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov a e-government.

Regulačným základom pre implementáciu medzirezortnej správy elektronických dokumentov je nariadenie prezidenta Ruskej federácie v nadväznosti na rokovanie Štátnej rady Ruskej federácie zo 17. júla 2008, ktoré najmä stanovuje úlohu zabezpečiť prechod federálnych výkonných orgánov najmä na elektronickú správu dokumentov najneskôr do 1. januára 2011, Predpisy o systéme medzirezortnej správy elektronických dokumentov, schválené uznesením vlády Ruskej federácie z 22. septembra 2009 č. 754, ako aj množstvo ďalších pokynov, príkazov a iných aktov vlády a federálnych výkonných orgánov.

V súlade s pôvodným znením Predpisov boli účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov orgány federálnej vlády, Administratíva prezidenta Ruskej federácie a Úrad vlády Ruskej federácie. V súčasnosti sa počet účastníkov MEDO rozširuje. Medzirezortná správa elektronických dokumentov je v súlade s novou verziou Predpisov (schválená 1. augusta 2011 uznesením vlády Ruskej federácie č. 641) súčinnosť informačných systémov pre správu elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, výkonných orgánov. orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a iných štátnych orgánov (ďalej len informačné systémy toku elektronických dokumentov, účastníci medzirezortného toku elektronických dokumentov).

Organizátorom medzirezortnej správy elektronických dokumentov je Federálna bezpečnostná služba Ruskej federácie. Účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov sú orgány federálnej vlády, Administratíva prezidenta Ruskej federácie a Úrad vlády Ruskej federácie.

Normatívnym základom pre budovanie elektronickej verejnej správy v Ruskej federácii je koncepcia formovania elektronickej verejnej správy v Ruskej federácii schválená 6. mája 2008 nariadením vlády Ruskej federácie č. 632-r (v znení vyhlášky č. vlády Ruskej federácie č. 219 zo dňa 10. marca 2009).

Za implementáciu tohto konceptu zodpovedá v súlade s príkazom Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruska spolu s Ministerstvom hospodárskeho rozvoja Ruska a Federálnou bezpečnostnou službou Ruska.

V súlade s touto koncepciou je e-government v koncepcii chápaný ako nová forma organizácie činnosti orgánov verejnej moci, ktorá prostredníctvom širokého využívania informačných a komunikačných technológií poskytuje kvalitatívne novú úroveň efektívnosti a komfortu pre organizácie a občanom dostávať verejné služby a informácie o výsledkoch činnosti štátnych orgánov.

Pri tvorbe koncepcie e-governmentu boli uznesením vlády Ruskej federácie z 8. septembra 2010 č. 697 schválené Nariadenia o jednotnom systéme medzirezortnej elektronickej interakcie (systém MEV) a Nariadenie Ministerstva č. Telecom and Mass Communications of Russia z 27. decembra 2010 bolo vydané číslo 190 o schválení technických požiadaviek na interakciu informačných systémov v jednotnom systéme medzirezortnej elektronickej interakcie.

Ďalšie opatrenia na rozvoj e-governmentu stanovujú Nariadenia o infraštruktúre, ktorá zabezpečuje informačnú a technologickú interakciu informačných systémov používaných na poskytovanie štátnych a komunálnych služieb v elektronickej forme (nariadenie vlády Ruskej federácie z 8. júna 2011 č. 451).

Hlavné smery, ktorými sa zavádzajú informačné technológie v oblasti správy dokumentov, sú tieto:

a) v technologickej oblasti

vývoj kancelárskych a workflow technológií založených na systémoch triedy Electronic Document Management Systems - systémy na správu elektronických dokumentov (EDMS) a systémy triedy Enterprise Content Management - správa podnikového obsahu, Enterprise Information Management Systems - systémy riadenia podnikových informácií (ECM alebo EIMS );

vývoj technológií pre archiváciu - systémy triedy Electronic Archieves, elektronické archívy (EA);

vývoj technológií na konverziu dokumentov na rôznych typoch médií do digitálnej podoby a rozpoznávanie textu;

integrácia systémov správy elektronických dokumentov a elektronických archívov;

vytvorenie infraštruktúry pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov (MEDO) pre výkonné orgány a obdobné systémy pre komerčné organizácie a zabezpečenie interakcie elektronických systémov správy dokumentov rôznych organizácií navzájom na jej základe;

b) v oblasti právnej a metodickej podpory

prijímanie legislatívnych aktov o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií, o elektronickom podpise a iné;

legitimizácia správy elektronických dokumentov na rezortnej a medzirezortnej úrovni prostredníctvom prijatia príslušných regulačných dokumentov;

V súčasnosti značný počet komerčných rozvojových organizácií vyvíja riešenia pre systémy elektronickej správy dokumentov a elektronické archívy.

Takže podľa informácií dostupných na Úrade vlády Ruskej federácie bolo vo federálnych výkonných orgánoch napojených na medzirezortný systém elektronickej správy dokumentov (MEDO) implementovaných 38 riešení od 22 vývojárov softvérových a hardvérových platforiem.

Široká škála ponúkaných produktov robí problém výberu produktu (a teda aj výrobcu) a implementátora relevantným pri vytváraní elektronického systému správy dokumentov a elektronického archívu.

1.3. Organizácia medzirezortnej správy elektronických dokumentov medzi štátnymi orgánmi Ruskej federácie

Zavádzanie automatizovaných systémov (AS) do činnosti orgánov verejnej moci a samosprávy sa uskutočňuje dlhodobo. Takmer všetky federálne výkonné orgány používajú automatizované kancelárske systémy (ASD) alebo elektronické systémy správy dokumentov (EDMS) rôzneho stupňa dokonalosti a rôznych vývojárov.

Vo všeobecnosti tieto riešenia v tej či onej miere poskytujú tak pohyb dokumentov vyvinutých v elektronickej forme, ako aj „elektronickú podporu“ pohybu papierových dokumentov v orgánoch štátnej správy.

Ďalším prirodzeným krokom vo vývoji tohto procesu je prechod na medzirezortnú správu elektronických dokumentov, t.j. organizáciu výmeny elektronických dokumentov nielen v rámci rezortov, ale aj medzi oddeleniami navzájom.

Infraštruktúra správy elektronických dokumentov medzi účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov je vytvorená:

a) rezortné automatizované systémy evidencie (toku dokumentov) účastníkov MEDO (ďalej len ASD účastníkov MEDO);

b) medzirezortný systém elektronickej správy dokumentov (systém MEDO);

c) hardvérovo-softvérové komplexy na prepojenie ASD účastníkov MEDO so systémom MEDO (ďalej len rozhranie PAK).

ASD účastníka MEDO vystupuje ako predplatiteľ systému MEDO a zabezpečuje vytváranie/vyhotovovanie dokumentov v elektronickej a/alebo papierovej forme v súlade s postupom kancelárskej práce prijatým týmto účastníkom MEDO.

Systém MEDO je zabezpečená komunikačná sieť, ktorá poskytuje na účely správy elektronických dokumentov službu „Poštová služba zariadenia informačnej bezpečnosti“, ktorá zabezpečuje doručovanie správ elektronickej pošty predplatiteľom poštovej služby s možnosťou využitia kryptografickej ochrany nástroje a kvalifikovaný elektronický podpis (ES).

HSS pre rozhranie je softvérový a hardvérový komplex, ktorý zabezpečuje prepojenie internej siete, v ktorej funguje ASD účastníka MEDO, s komunikačnou sieťou systému MEDO. Párovanie PAC implementuje tieto hlavné funkcie:

import informácií o dokumente z ASD predplatiteľa v zavedenom formáte;

konverzia importovanej informácie o prenášanom dokumente do formátu e-mailovej správy (ďalej len elektronická správa toku dokumentov, ESD) a odoslanie tejto správy adresátovi prostredníctvom systému MEDO poštovou službou IPS;

príjem ESD zo systému MEDO a jeho konverzia do zavedeného formátu na export do systému riadenia kancelárie;

export prijatých informácií o dokumente do systému správy kancelárie.

Na základe tejto infraštruktúry sa uskutočňuje systematický prechod na prevažnú výmenu dokumentov v elektronickej forme medzi účastníkmi systému MEDO.

K dnešnému dňu sa elektronické zasielanie dokumentov z Úradu vlády Ruskej federácie vykonáva 36 orgánom (33 federálnym výkonným orgánom, Administratíve prezidenta Ruskej federácie, Úradu Štátnej dumy Federálneho zhromaždenia r. Ruská federácia a vláda Kaliningradskej oblasti). Podiel dokumentov odoslaných elektronicky k 1. máju 2011 dosiahol 54 % z celkového objemu odoslaných dokumentov.

V Úrade vlády Ruskej federácie dokumenty v elektronickej forme akceptuje MEDO od 25 rezortov (22 federálnych výkonných orgánov, Administratíva prezidenta Ruskej federácie, Úrad Štátnej dumy Federálneho zhromaždenia NR SR). Ruská federácia a vláda Kaliningradskej oblasti).

1.4. Vytváranie elektronických archívov

Federálne výkonné orgány intenzívne pracujú na vytvorení a poskytovaní otvoreného prístupu k elektronickým archívom. Tieto elektronické archívy sú úložiskami digitalizovaných (preložených do elektronickej podoby) polí papierových dokumentov, ktoré tvoria príslušné archívne fondy.

Ako príklad takýchto systémov môžu slúžiť webové stránky vytvorené ruským archívom, ministerstvom obrany a množstvom ďalších orgánov.

To je však len jedna stránka problému tvorby elektronických archívov. Týka sa to skôr vytvorených alebo novovytvorených archívov papierových dokumentov. Žiaľ, úloha vytvárať archívy presne elektronických dokumentov, t.j. Keďže nemá papierový originál, Rosarchív ešte nezačal.

1.5. Organizácia medzirezortnej elektronickej interakcie v rámci tvorby e-governmentu

Infraštruktúra medzirezortnej elektronickej interakcie je jednotný komplex informačných technológií a telekomunikačných prvkov, vrátane:

a) informačné prvky ako súčasť týchto informačných systémov a ich podsystémov:

federálny štátny informačný systém „Jednotný portál štátnych a komunálnych služieb (funkcií)“;

federálny štátny informačný systém „Konsolidovaný register štátnych a komunálnych služieb (funkcií)“;

informačný systém hlavného certifikačného strediska, ktorého funkcie vykonáva poverený federálny výkonný orgán;

informačný systém identifikácie a autentifikácie určený na zabezpečenie pri interakcii s využitím interakčnej infraštruktúry identifikáciu, autorizáciu a autentifikáciu orgánov a organizácií, ako aj fyzických a právnických osôb uchádzajúcich sa o štátne a (alebo) komunálne služby (ďalej len žiadatelia) ;

jednotný systém medzirezortnej elektronickej interakcie;

b) organizačné a technické prvky v tomto zložení:

verejne prístupné strediská určené na informovanie žiadateľov o činnosti orgánov a organizácií a o službách, ktoré poskytujú, ako aj na zabezpečenie prístupu žiadateľov k čerpaniu štátnych a komunálnych služieb v elektronickej forme;

call centrá, ktoré poskytujú služby informovania žiadateľov prostredníctvom telefonickej komunikácie o službách štátu a samosprávy poskytovaných orgánmi a organizáciami;

c) inžinierske a pomocné prvky v tomto zložení:

informačný bezpečnostný systém;

informačné a telekomunikačné siete, ktoré zabezpečujú interakciu informačných systémov pri poskytovaní služieb štátu a samosprávy;

sieť centier spracovania dát, ktoré zabezpečujú fungovanie interakčnej infraštruktúry.

Jednotný systém medzirezortnej elektronickej interakcie je federálny informačný systém, ktorý zahŕňa informačné databázy vrátane informácií o softvérovom a hardvérovom vybavení, ktoré využívajú orgány a organizácie, ktoré prostredníctvom interakčného systému poskytujú prístup do svojich informačných systémov (ďalej len elektronické služby), informácie o histórii pohybu v systéme interakcie elektronických správ pri poskytovaní služieb štátu a samosprávy, o výkone funkcií štátu a samosprávy v elektronickej podobe, ako aj o softvérových a hardvérových nástrojoch, ktoré zabezpečujú interakciu informačných systémov orgánov. a organizácie využívané pri poskytovaní služieb štátu a samosprávy v elektronickej podobe a výkone funkcií štátu a samosprávy.

Stav v oblasti poskytovania verejných služieb obyvateľstvu elektronickou formou je mediálne široko medializovaný a reálne ho vieme posúdiť kontaktovaním príslušných internetových portálov.

Problémy a vyhliadky

2.1. Vývoj systému MEDO

Hlavnými perspektívami rozvoja systému MEDO je rozširovanie zloženia jeho účastníkov (systém sa začína „sťahovať do regiónov“), čo sa odráža v zmenách v nariadení o MEDO, ako aj v ďalšej práci. o legitimizácii a štandardizácii správy elektronických dokumentov.

Zároveň musíme pochopiť, že aj napriek evidentnému pokroku vo vývoji elektronickej správy dokumentov je stále dosť problémov – vedeckých, metodických, technických, organizačných, ktoré je potrebné vyriešiť.

Prvým a zásadným problémom je, že v Ruskej federácii v súčasnosti existuje situácia, že v krajine neexistuje orgán, ktorý by mal funkcie na rozvoj štátnej politiky a právnej regulácie v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov. Federálna archívna agentúra, ktorá je podriadená Ministerstvu kultúry Ruskej federácie, má v tejto oblasti pomerne málo právomocí, ktoré súvisia najmä s koordináciou rezortných pokynov pre kancelársku prácu. Svetová prax ukazuje, že v tých krajinách, kde sa dosiahol výrazný pokrok v zavádzaní elektronickej správy dokumentov, majú príslušné štruktúry oveľa širšie právomoci. Je zrejmé, že je potrebné vybaviť Federálny archívny úrad funkciami rozvoja štátnej politiky, právnej regulácie, poskytovania verejných služieb v oblasti kancelárskej práce, správy dokumentov a archivácie, prípadne jej podriadením priamo vláde Ruská federácia.

Druhým problémom je vypracovanie a schválenie vo forme štandardu podrobnej špecifikácie modely elektronických dokumentov. V súčasnosti, napriek rozšírenému používaniu tohto pojmu, a to aj v právnych aktoch, je poľutovaniahodné, že neexistuje jasné pochopenie a jednoznačný výklad tohto pojmu. De facto, keď sa hovorí o elektronickej správe dokumentov, v skutočnosti hovoríme o obrate elektronické kópie papierové dokumenty. Dôsledkom toho je, že takmer všetky regulačné dokumenty v oblasti kancelárskej práce a pracovného toku sú explicitne alebo implicitne zamerané na prácu s papierovými dokumentmi. Pokus o ich aplikáciu v elektronickej správe dokumentov okamžite vyvoláva množstvo otázok a predovšetkým, aký súbor údajov uložených v počítačovom systéme sa považuje za elektronický dokument?

Tretím dôležitým problémom vyžadujúcim si ďalšie rozpracovanie je problém autentifikácie (autentifikácie) elektronických dokumentov. Samozrejme, že prijatie federálneho zákona č. 63-FZ „O elektronickom podpise“ 6. apríla 2011 je vážnym krokom v rozšírení pôsobnosti správy elektronických dokumentov. V súčasnosti je pripravený a vláde Ruskej federácie predložený návrh vyhlášky o typoch elektronických podpisov používaných výkonnými orgánmi a miestnymi samosprávami pri organizovaní elektronickej interakcie medzi sebou, o postupe ich používania, ako aj o stanovení požiadaviek na zabezpečenie kompatibility prostriedkov elektronického podpisu. Toto však nie je vyčerpávajúce riešenie zahŕňajúce všetky prípady, keď sa vyžaduje potvrdenie pravosti dokumentu. Faktom je, že elektronický podpis má ... obmedzenú dobu platnosti, ktorá je určená stabilitou aplikovaného krypto-transformačného systému. A to ho zásadne odlišuje od systému autentifikácie (ochrany) papierového dokumentu, založenom na použití vlastnoručného podpisu, pečate a iných detailov. Elektronický podpis je celkom použiteľný, ak je jeho platnosť dlhšia ako doba, počas ktorej môže byť potrebné dokument použiť. Zároveň má značná časť dokumentov vlády a iných orgánov spravidla trvalú lehotu uloženia.

Ďalší problém je technologického charakteru. Toto je problém archívneho ukladania elektronických dokumentov. Pri papierových dokumentoch je všetko celkom jednoduché: na to, aby ich človek skladoval a pracoval s nimi, okrem skladovania s policami alebo regálmi, všeobecne povedané, nepotrebuje nič iné. A práca s archívmi elektronických dokumentov si vyžaduje oveľa komplexnejšiu infraštruktúru a technológie. Informačné technológie samozrejme giganticky zrýchľujú prácu s dokumentmi. Ale oni sami sa menia rovnakou rýchlosťou. Napríklad: len za posledné desaťročie sme zaznamenali zmenu niekoľkých generácií typov médií z disketových magnetických diskov rôznych formátov na optické (CD, DVD, viacvrstvové DVD, blue-ray disky atď.). Ale každý prechod na novú technológiu si kladie za úlohu migrovať obrovské množstvo nahromadených dát na novú technologickú platformu, inak hrozí strata informácií. Z toho je pochopiteľný rozumný konzervativizmus, ktorý Rosarchive prejavuje pri zavádzaní elektronických archívov. Tento konzervativizmus však mätie vývojárov EDMS a organizácie, ktoré vykonávajú administratívnu prácu v elektronickej forme na základe týchto EDMS, pretože neexistujú jasné špecifikácie (požiadavky) Federálneho archívu na obsah a formáty elektronických dokumentov prenášaných na verejnosť. skladovanie.

Ďalší problém priamo súvisiaci s medzirezortným pracovným tokom a interakciou medzi rezortným EDMS. Ide o problém vytvárania a udržiavania jednotného systému referenčných informácií (klasifikátory, slovníky, príručky a pod.), bez ktorých je prakticky nemožné minimalizovať ľudskú účasť na interakcii rezortných AS. Určité práce v tomto smere v súčasnosti vykonávajú Spolkový archív a Federálna bezpečnostná služba ako organizátor MEDO. Účasť na tomto procese by však podľa nášho názoru bola veľmi užitočná okrem vládnych agentúr aj vedeckých a podnikateľských komunít.

A nakoniec problém, ktorý možno charakterizovať ako problém „krízy dimenzionality“ (alebo mierky). Jeho podstata spočíva v tom, že počet účastníkov elektronickej správy dokumentov sa rozširuje ako lavína. To vedie k tomu, že ani existujúci značný počet vývojárov nie je schopný uspokojiť všetkých spotrebiteľov. Všetci títo spotrebitelia sa navyše líšia rozsahom (veľkosťou), finančnými možnosťami a stupňom „napredovania“ z hľadiska využívania informačných technológií. Východiskom v tomto prípade môže byť použitie konceptu SAAS (Software as a Service), ktorý Microsoft navrhol začiatkom roku 2000 a ktorý sa teraz intenzívne rozvíja na Západe. V súlade s touto koncepciou veľké poskytovateľské firmy vytvárajú výkonné dátové spracovateľské centrá (DPC), v ktorých sa komplexne riešia problematika ukladania, spracovania, zabezpečenia integrity a bezpečnosti dát, ako aj problematika prevádzky a údržby technických prostriedkov. a na vysokej úrovni. V dátovom centre je nainštalovaný softvér, ktorý má používateľom k dispozícii potrebnú funkcionalitu vo forme súboru sieťových služieb. Jednou z aplikácií takýchto dátových centier môžu byť informačné systémy založené na bežných štandardoch, ktoré poskytujú služby pre kancelársku prácu, správu dokumentov a archívne ukladanie organizáciám, ktoré nemajú vlastné možnosti. Podľa nášho názoru Rosarkhiv, ústredné archívy federálnych výkonných orgánov, ako aj archívne orgány konštitučných subjektov federácie, čo v budúcnosti uľahčí riešenie úloh spojených s presunom archívnych fondov na štátnu úschovu. , sa môže stať miestom pre nasadenie takýchto dátových centier.

2.2. Rozvoj infraštruktúry MEW a na nich založených technológií „elektronickej vlády“, „elektronického parlamentu“ atď.

Je zrejmé, že v tejto oblasti bude v blízkej budúcnosti hlavné úsilie zamerané na implementáciu nariadenia vlády Ruskej federácie z 8. júna 2011 č. 451 a ďalšie zavádzanie informačných technológií do oblasti vzťahov s verejnosťou. . Príkladom toho je vypracovanie Koncepcie vytvorenia elektronického parlamentu v Ruskej federácii do roku 2015, ktorej prerokovanie sa uskutočnilo 20. októbra 2011 v Štátnej dume a zároveň bola schválená na zasadnutí prezídia Rady prezidenta Ruskej federácie pre rozvoj informačnej spoločnosti.

Zrejme nie je náhoda, že aj pripravovaný návrh normy v oblasti EDMS nesie názov „GOST R EDMS. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e-mail. a používa výraz „elektronická správa“ skôr ako „elektronický dokument“.

Schválené

Vládne nariadenie

Ruská federácia

POSITION

O SYSTÉME MEDZIODBOROVÉHO SPRÁVY ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOV

1. Medzirezortná správa elektronických dokumentov je súčinnosť informačných systémov správy elektronických dokumentov federálnych štátnych orgánov, štátnych orgánov jednotlivých subjektov Ruskej federácie a iných štátnych orgánov, ako aj organizácií vytvorených na plnenie úloh uložených vláde Ruskej federácie. Ruská federácia (ďalej v tomto poradí - účastníci medzirezortnej správy elektronických dokumentov, informačné systémy správy elektronických dokumentov).

2. Organizátorom medzirezortnej elektronickej správy dokumentov je Federálna bezpečnostná služba Ruskej federácie.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

4. Interakciou informačných systémov elektronickej správy dokumentov sa v tomto nariadení rozumie výmena elektronických správ (vedenie úradnej korešpondencie v elektronickej forme) medzi účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov vrátane:

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

a) zasielanie a prijímanie rozhodnutí a pokynov prezidenta Ruskej federácie a vlády Ruskej federácie v elektronickej forme;

b) prijímanie informácií o postupe posudzovania medzirezortného elektronického toku elektronických správ účastníkmi vrátane pokynov od prezidenta Ruskej federácie a vlády Ruskej federácie;

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

c) zasielanie elektronických správ prezidentovi Ruskej federácie a vláde Ruskej federácie;

d) predkladanie návrhov regulačných právnych aktov vláde Ruskej federácie federálnymi výkonnými orgánmi, a to aj v elektronickej forme;

e) realizácia medzirezortného elektronického obehu dokumentov účastníkmi zmierovacieho konania o návrhoch regulačných právnych aktov v elektronickej forme;

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

f) predloženie regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov v elektronickej forme na štátnu registráciu na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie;

g) odosielanie a prijímanie iných dokumentov prenášaných pri interakcii účastníkov medzirezortnej elektronickej správy dokumentov v elektronickej forme.

5. Pri implementácii medzirezortnej elektronickej správy dokumentov je povolená výmena elektronických správ obsahujúcich verejne dostupné informácie a informácie, ku ktorým je prístup obmedzený v súlade s legislatívou Ruskej federácie. Výmena informácií medzi účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov, ku ktorým je prístup obmedzený v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie, sa vykonáva, keď spĺňajú požiadavky na ochranu takýchto informácií stanovené v súvislosti s informačnými systémami elektronických dokumentov. zvládanie.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

6. Hlavné princípy medzirezortnej správy elektronických dokumentov sú:

a) zabezpečenie technologickej možnosti využívania medzirezortnej elektronickej správy dokumentov variabilným počtom jej účastníkov;

b) využívanie kompatibilných technológií, formátov, protokolov na interakciu informácií a jednotného softvéru a hardvéru účastníkmi medzirezortného elektronického riadenia dokumentov;

c) zákonné používanie softvéru a certifikovaného softvéru a hardvéru účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

d) zabezpečenie integrity prenášaných informácií;

e) minimalizácia nákladov, vrátane finančných a časových, pri realizácii informačnej interakcie účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

f) zabezpečenie dôvernosti prenosu a prijímania informácií.

7. Technická a technologická infraštruktúra medzirezortného elektronického riadenia dokumentov pozostáva z týchto prvkov:

a) hlavný uzol medzirezortnej správy elektronických dokumentov, ktorého prevádzkovateľom je organizátor medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

b) uzly účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

c) bezpečné komunikačné kanály.

8. Technické prostriedky hlavného uzla medzirezortnej správy elektronických dokumentov zahŕňajú softvérové a hardvérové komplexy na spracovanie, smerovanie a ukladanie správ, monitorovacie nástroje pre výkon technickej a technologickej infraštruktúry medzirezortnej správy elektronických dokumentov, nástroje informačnej bezpečnosti a iné softvérové a hardvérové prostriedky na elektronickú interakciu účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

9. Hlavné funkcie hlavného uzla medzirezortnej správy elektronických dokumentov sú:

a) zabezpečenie ochrany spracúvaných, uchovávaných a prenášaných informácií pred neoprávneným prístupom a skreslením, ak sú umiestnené v hlavnom uzle medzirezortnej správy elektronických dokumentov a sú prenášané zabezpečenými komunikačnými kanálmi do uzlov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

b) výmena elektronických správ medzi účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

10. Technické prostriedky uzla účastníka medzirezortnej správy elektronických dokumentov zahŕňajú komunikačné zariadenia, nástroje informačnej bezpečnosti a pracovné stanice. Na žiadosť účastníka medzirezortnej správy elektronických dokumentov je uzol vybavený automatizovanými pracoviskami.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

11. Hlavné funkcie uzlov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov sú:

a) zabezpečenie ochrany spracúvaných, uchovávaných a prenášaných informácií pred neoprávneným prístupom a skreslením pred ich prenosom na zabezpečený komunikačný kanál;

b) doručovanie elektronických správ prijatých z hlavného uzla medzirezortnej správy elektronických dokumentov do informačných systémov správy elektronických dokumentov adresátov;

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

c) zasielanie elektronických správ z informačných systémov elektronickej správy dokumentov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov do hlavného uzla medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

d) uchovávanie elektronických správ pred ich prenosom do hlavného uzla medzirezortnej elektronickej správy dokumentov alebo do informačného systému elektronickej správy dokumentov adresáta.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

12. Výmenu elektronických správ pri implementácii medzirezortnej správy elektronických dokumentov vykonávajú poverení zamestnanci účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

13. Organizátor medzirezortnej správy elektronických dokumentov plní tieto funkcie:

a) organizačné a metodické zabezpečenie medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

b) vytváranie a aktualizácia globálnych adresárov adries (klasifikátorov);

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

c) zabezpečenie prevádzky technickej a technologickej infraštruktúry medzirezortnej správy elektronických dokumentov;

d) zaistenie informačnej bezpečnosti medzirezortnej správy elektronických dokumentov v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.

14. Vytváranie technickej a technologickej infraštruktúry medzirezortnej správy elektronických dokumentov realizuje organizátor medzirezortnej správy elektronických dokumentov a (alebo) účastníci medzirezortnej správy elektronických dokumentov organizovaním komunikačných kanálov od hlavného uzla medzirezortnej správy elektronických dokumentov až po uzlov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov, ako aj vytvorením uzlov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

Na organizáciu komunikačných kanálov pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov sa využívajú komunikačné kanály organizátora medzirezortnej správy elektronických dokumentov a (alebo) komunikačné kanály prenajaté organizátorom medzirezortnej správy elektronických dokumentov alebo účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov od telekomunikačných operátorov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

14 ods. Vytvorenie uzlov pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov a organizácia komunikačných kanálov pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov federálnych vládnych orgánov, najvyšších výkonných vládnych orgánov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a štátnych mimorozpočtových fondov sa vykonáva na náklady. rozpočtových prostriedkov stanovených vo federálnom rozpočte Federálnej bezpečnostnej služby Ruskej federácie.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

14(2). Štátne orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, s výnimkou najvyšších výkonných orgánov štátnej moci zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, majú právo vytvárať uzly pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov, organizovať komunikačné kanály pre medzirezortný elektronický dokument. riadiť a udržiavať technickú a technologickú infraštruktúru medzirezortného elektronického riadenia dokumentov v prevádzkyschopnom stave na úkor rozpočtových prostriedkov zodpovedajúceho rozpočtového rozpočtového systému Ruskej federácie, ktoré tieto orgány zabezpečujú v rámci implementácie štátnych programov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

14 ods. vytvorenie uzlov pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov, organizácia komunikačných kanálov pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov a údržba technickej a technologickej infraštruktúry medzirezortnej správy elektronických dokumentov organizácií vytvorených na plnenie úloh uložených vláde Ruskej federácie, s výnimkou štátnych mimorozpočtových prostriedkov sa vykonávajú na náklady týchto organizácií.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

15. Hardvérové a programové vybavenie a hardvér uzlov medzirezortného elektronického riadenia dokumentov federálnych vládnych orgánov, najvyšších výkonných vládnych orgánov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a štátnych mimorozpočtových fondov sa obstaráva na úkor rozpočtových prostriedkov ustanovených na vo federálnom rozpočte Federálnej bezpečnostnej služby Ruskej federácie a sú bezodplatne prevedené Federálnou bezpečnostnou službou Ruskej federácie týmto orgánom a finančným prostriedkom na dočasné použitie. Prevod je formalizovaný aktom prevzatia a prevodu technických a softvérových a hardvérových prostriedkov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

15 ods. Štátne orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, s výnimkou najvyšších výkonných orgánov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie, majú právo získavať technické a softvérové a hardvérové prostriedky medzirezortných uzlov správy elektronických dokumentov na náklady rozpočtových prostriedkov. prostriedky zodpovedajúceho rozpočtu rozpočtového systému Ruskej federácie poskytnuté týmto orgánom v rámci implementácie štátnych programov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

15(2). Technické, softvérové a hardvérové vybavenie medzirezortných uzlov správy elektronických dokumentov organizácií vytvorených na plnenie úloh zverených vláde Ruskej federácie, s výnimkou štátnych mimorozpočtových prostriedkov, sa získava na náklady týchto organizácií.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

15 ods. Technické požiadavky na vytvárané medzirezortné uzly elektronickej správy dokumentov a organizované komunikačné kanály pre medzirezortnú správu elektronických dokumentov, ako aj na obstarané technické a softvérové a hardvérové prostriedky uzlov medzirezortnej správy elektronických dokumentov dohodnú štátne orgány zakladajúce subjekty Ruskej federácie, s výnimkou najvyšších výkonných štátnych orgánov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, a organizácie vytvorené na plnenie úloh uložených vláde Ruskej federácie, s výnimkou mimorozpočtových štátnych orgánov. prostriedkov, s organizátorom medzirezortnej elektronickej správy dokumentov.

Schvaľovací postup schvaľuje organizátor medzirezortnej elektronickej správy dokumentov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

15(4). Technické a softvérové a hardvérové vybavenie uzlov účastníkov medzirezortnej správy elektronických dokumentov musí byť umiestnené v miestnostiach, ktoré zaisťujú bezpečnosť týchto prostriedkov a dôvernosť prenášaných a prijímaných informácií.

16. V prípade, že bude potrebné umiestniť ďalšie technické prostriedky s účastníkmi medzirezortnej správy elektronických dokumentov a (alebo) ich preniesť do iných priestorov, financovanie realizácie súboru prác na kladení objektových komunikačných liniek, nákup techniky a softvér a vykonávanie špeciálnych prác sa vykonáva na náklady účastníka medzirezortná správa elektronických dokumentov. Tieto práce v oblasti ochrany osobných údajov a zabezpečenia vykonáva licencovaný poskytovateľ služieb. Špecifikácia zakúpeného zariadenia, softvéru a materiálu, ako aj zadania pre výkon špeciálnych prác sú dohodnuté s organizátorom medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

(pozri text v predchádzajúcom vydaní)

Nastavenie technických prostriedkov a prostriedkov ochrany, ako aj inštaláciu špeciálneho softvéru vykonáva organizátor medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

17. Medzirezortná správa elektronických dokumentov sa vykonáva prostredníctvom výmeny elektronických správ. Elektronická správa pozostáva zo sprievodnej a obsahovej časti. Sprievodná časť je určená na adresu správy. Obsahovou časťou je text správy alebo text správy s pripojenými súbormi obsahujúcimi elektronickú kópiu (elektronický obrázok) dokumentu alebo elektronického dokumentu a ich podrobnosti popísané pomocou jazyka XML. Formát súborov používaných pri implementácii medzirezortnej elektronickej správy dokumentov musí zodpovedať národným alebo medzinárodným štandardom alebo mať otvorený zdrojový kód a otvorenú štruktúru.

D.V. VOLODIN

PROBLÉMY ORGANIZÁCIE MEDZIODBOROVÉHO TOKU ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTOV

Volodin D.V. Organizačné problémy medzirezortnej výmeny elektronických dokumentov

Anotácia

Článok analyzuje súčasné trendy v medzirezortnej informačnej interakcii, kľúčové problémy a princípy organizácie medzirezortného elektronického manažmentu dokumentov (EDI). Praktická implementácia týchto ustanovení sa zvažuje na príklade projektu vytvorenia systému EDR pre federálne výkonné orgány Ruskej federácie.

Tento článok je venovaný analýze súčasných trendov v medzirezortnej informačnej interakcii. Popisuje kľúčové problémy a princípy medzirezortnej výmeny elektronických dokumentov. Spolkový projekt „MEDO“ sa považuje za príklad praktickej implementácie.

Kľúčové slová / Kľúčové slová

Štátny program "Informačná spoločnosť (2011-2020)", medzirezortná informačná interakcia, medzirezortná správa elektronických dokumentov (MED), Jednotný portál verejných služieb, Celoruské štátne informačné centrum (OGIC), automatizovaný systém správy dokumentov (ASUD).

Štátny program "Informačná spoločnosť (2011-2020)", medzirezortná informačná interakcia, medzirezortná výmena elektronických dokumentov, portál integrovaných štátnych služieb, Celoruské štátne informačné centrum, systém správy elektronických záznamov (ERMS).

VOLODIN Dmitrij Vladimirovič - analytik-konzultant smerovania Microsoft SharePoint, "Electronic Office Systems", Moskva; 8-495-221-24-31 ext. 313, +7-903-261-34-49; Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi, ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript

V súčasnosti sa v Rusku v rámci budovania „elektronickej vlády“ realizuje niekoľko veľkých štátnych projektov naraz. Pre špecialistov na správu dokumentov je samozrejme obzvlášť zaujímavý projekt vytvorenia medzirezortného systému elektronickej správy dokumentov pre federálne výkonné orgány Ruskej federácie.

Vytvorenie takéhoto systému umožní zjednotiť heterogénne systémy správy dokumentov používané v rôznych štátnych orgánoch do jedného informačného priestoru. Riešenie takýchto problémov umožňuje dosiahnuť kvalitatívne novú úroveň aplikácie elektronických dokumentov v činnosti štátnych orgánov. Legalizácia a praktická implementácia elektronických foriem medzirezortnej interakcie by mala viesť k vážnemu zlepšeniu procesov výkonu funkcií štátu a poskytovania služieb občanom a organizáciám.

Problémy organizácie medzirezortnej informačnej interakcie majú veľký praktický význam pre špecialistov v oblasti správy dokumentov a archívov. Pre federálne výkonné orgány sa po prvýkrát zaviedla povinná dostupnosť informačných systémov, ktoré zabezpečujú tvorbu, spracovanie a uchovávanie elektronických dokumentov rezortu. Dnes sa k tomu pridáva možnosť elektronickej výmeny dokumentov s inými úradmi napojením na systém medzirezortnej elektronickej správy dokumentov.

Opísaný problém je jedným z nových smerov v praxi správy dokumentov a v dostupných publikáciách sa prakticky nepremieta. Výnimkou sú jednotlivé články, väčšinou aplikovaného charakteru, venované realizácii federálneho projektu „MEDO“, realizovaného pod záštitou Federálnej bezpečnostnej služby Ruskej federácie. Okrem toho sa v poslednom období o problematike medzirezortného elektronického riadenia dokumentov aktívne diskutuje v publikáciách v odbornej a vedeckej komunite, v priemyselných periodikách a na internetových zdrojoch.

Vo vedeckých časopisoch sa o tejto téme zatiaľ neuvažuje, aj keď určité otázky dlhodobého uchovávania a používania elektronických dokumentov boli riešené v publikáciách časopisov „Vestník archivára“ a „Domáci archív“.

Trendy vo vývoji medzirezortnej informačnej interakcie. V súčasnosti je na štátnej úrovni prijatých množstvo zásadných koncepčných dokumentov, ktoré si kladú za úlohu sformovať tzv. „elektronická vláda“ v Ruskej federácii. E-government je chápaný ako efektívny systém medzirezortnej informačnej interakcie a poskytovania verejných služieb občanom a organizáciám založený na využívaní moderných informačných technológií.

V oblasti správy dokumentov vo verejnom sektore došlo v poslednom období k výraznému pokroku. Mnohé ministerstvá a rezorty už niekoľko rokov pri svojej práci využívajú rôzne automatizované systémy na správu dokumentov (ADMS), ktorých výber vychádzal z charakteru činnosti rezortu, objemu toku dokumentov, požiadaviek na ich spoľahlivosť. a bezpečnosť a zvláštnosti práce s určitými dokumentmi. Počas používania ASUD sa nahromadili značné objemy archívov elektronických dokumentov.

Samostatné kroky sa prijímajú aj v oblasti organizácie medzirezortnej informačnej interakcie. V súčasnosti sa informácie medzi orgánmi pomerne aktívne prenášajú, a to aj v elektronickej forme. Samostatné výkonné orgány navzájom neustále interagujú prostredníctvom výmeny elektronických dokumentov, ktoré majú oficiálne uznanú právnu silu. Táto interakcia sa uskutočňuje na základe prijatia príslušných dohôd medzi účastníkmi výmeny.

Medzirezortné elektronické riadenie dokumentov existuje aj medzi jednotlivými federálnymi orgánmi v rámci riešenia zložitých problémov verejnej správy, ktoré si vyžadujú aktívnu výmenu informácií. Napríklad v dôsledku prítomnosti špeciálneho subsystému výmeny údajov sú podriadené federálne služby a agentúry pripojené k systému správy elektronických dokumentov Ministerstva hospodárskeho rozvoja a obchodu Ruskej federácie vrátane Federálnej colnej služby (FTS Ruska). , Federálne agentúry pre správu federálneho majetku (Rosimushchestvo), nehnuteľností (Rosnedvizhimost), pre správu špeciálnych ekonomických zón (RosSEZ) a Ruský fond federálneho majetku (RFFI). Jednotlivé oddelenia vypracúvajú štandardné dohody o výmene informácií, ku ktorým sa zainteresované organizácie môžu dobrovoľne pripojiť.

Jednou z najdynamickejšie sa rozvíjajúcich oblastí elektronickej interakcie medzi výkonnými orgánmi je ich poskytovanie verejných služieb občanom a organizáciám prostredníctvom internetu. V súvislosti so zvyšujúcim sa významom internetu v živote spoločnosti a štátu sa webové stránky vládnych orgánov stávajú ich oficiálnymi zastúpeniami v globálnom informačnom priestore, sú zaplnené oficiálnymi informáciami (regulačné dokumenty, novinky, relevantné podklady a pod.). ) a poskytujú interaktívnu interakciu s občanmi a organizáciami prostredníctvom práce „virtuálne recepcie“, služby „one stop“, poskytovanie určitých špecializovaných služieb atď. Realizácia všetkých týchto typov interakcií si vyžaduje organizáciu spoľahlivej a právne významnej elektronickej správa dokumentov medzi orgánmi verejnej moci, samosprávami, organizáciami a občanmi.

Za účelom vytvorenia jednotného miesta prístupu pre občanov a organizácie k informáciám a službám štátnych orgánov bol vytvorený Jednotný portál verejných služieb (www.gosuslugi.ru). Súčasťou tohto portálu je jednotný register verejných služieb, obsahuje aj informácie o postupe a podmienkach ich poskytovania. V súčasnosti je portál všeobecným informačným a referenčným systémom pre interakciu obyvateľstva s úradmi. V budúcnosti sa prostredníctvom Jednotného portálu plánuje organizovať plnohodnotné poskytovanie služieb v elektronickej forme, čo znamená aj výmenu právne významných elektronických dokumentov.

Okrem portálov verejných služieb mnohé rezorty organizovali prácu tzv. jednotné kontaktné miesta. Jednotné kontaktné miesta sú špeciálne vytvorené štrukturálne útvary výkonných orgánov, ktoré vykonávajú funkcie spracovania a vydávania dokumentov požadovaných fyzickými alebo právnickými osobami.

Jednorazová služba je navrhnutá tak, aby vylúčila možnosť bezdôvodného zapojenia organizácií a občanov do prípravy alebo schvaľovania dokumentov vydaných výkonnými orgánmi (certifikáty, kópie, výpisy, súhlasy, povolenia, licencie, certifikáty, certifikáty, dokumentácia atď.) . Využitie elektronických foriem interakcie pri práci služieb „one-stop shop“ umožňuje premeniť ich na efektívny nástroj centralizovaného a kvalitného poskytovania verejných služieb, a to z dôvodu výrazného skrátenia času na prípravu požadované dokumenty.

Služba „one stop shop“ v rámci prípravy podkladov na žiadosť žiadateľov komunikuje s inými výkonnými orgánmi a štátnymi organizáciami, zasiela im podklady na schválenie, vymieňa referenčné informácie a vykonáva ďalšie úkony zamerané na zabezpečenie prípravy podkladov. žiadatelia.

Okrem vyššie uvedených služieb im niektoré úrady pri obsluhe organizácií a občanov umožňujú poskytovať určité druhy dokumentácie v elektronickej forme. Napríklad Federálna daňová služba Ruskej federácie poskytuje službu prijímania daňových priznaní prostredníctvom internetu. Povolenie podávať daňové priznania v elektronickej forme je uvedené v daňovom poriadku Ruskej federácie.

Okrem Federálnej daňovej služby Ruska postup poskytovania určitých typov dokumentácie v elektronickej forme stanovuje Ministerstvo financií Ruskej federácie, Federálna služba pre finančné trhy, Federálna služba pre duševné vlastníctvo, patenty a ochranné známky. (Rospatent) atď.

Problémy brániace organizácii MED. Zároveň, napriek prítomnosti opísaných pozitívnych trendov, hlavné ciele vytvorenia e-Governmentu v Rusku zostávajú dodnes nedosiahnuteľné.

Výsledky zavádzania informačno-komunikačných technológií v orgánoch verejnej moci majú prevažne vnútrorezortný charakter, čo neumožňuje výrazne zlepšiť medzirezortnú interakciu a skvalitniť verejné služby poskytované občanom. Súčasné štátne informačné systémy tvorili samostatné štátne orgány pri absencii jednotnej regulačnej právnej a regulačnej technickej základne. Informácie v nich obsiahnuté nie sú dostupné iným orgánom verejnej moci na operatívne využitie, čo v praxi vedie k výrazným časovým oneskoreniam pri medzirezortnej výmene informácií, viacnásobnému zberu a duplicite informácií v rôznych systémoch. Zároveň časť informácií nie je promptne aktualizovaná, čo vedie k nejednotnosti údajov obsiahnutých v štátnych informačných systémoch.

K dnešnému dňu prakticky neexistujú žiadne verejné služby, ktoré by mohol občan alebo organizácia získať bez priamej návštevy vládneho orgánu. Preberanie informácií obyvateľstvom a organizáciami verejných služieb, ako aj informácií súvisiacich s činnosťou výkonných orgánov si vo väčšine prípadov vyžaduje ich osobné odvolanie sa na výkonné orgány, ako aj poskytovanie žiadostí a iných potrebných informácií v listinnej podobe. To vedie k veľkej strate času a vytvára značné nepríjemnosti pre obyvateľstvo.

Ak je úloha automatizácie vnútrorezortného pracovného toku pomerne úspešne vyriešená vývojom a implementáciou automatizovaného kontrolného systému v orgánoch štátnej správy, potom je organizovanie výmeny medzirezortných údajov v elektronickej forme náročnejšou úlohou. Nie je možné ho riešiť na úrovni jednotlivých oddelení, keďže si vyžaduje interakciu rôznych ASUD v rámci jedného medzirezortného informačného priestoru.

V procese jej formovania existuje aj infraštruktúra, ktorá zabezpečuje právny význam, spoľahlivosť a informačnú bezpečnosť elektronických foriem interakcie orgánov verejnej moci medzi sebou navzájom, ako aj s občanmi a organizáciami v rámci poskytovania verejných služieb.

Napriek veľmi výraznému percentu automatizácie toku vnútorných dokumentov štátnych štruktúr zostávajú nimi používané automatizované riadiace systémy uzavreté a v drvivej väčšine prípadov nemajú prostriedky vzájomnej integrácie. Rozdiely v metodických princípoch vypracovaných jednotlivými štátnymi orgánmi, technológie zberu, spracovania a využívania informácií, neštandardizované informácie a jazykové prostriedky značne komplikujú automatizovanú informačnú interakciu medzi používanými systémami.

Pri navrhovaní a implementácii automatizovaných riadiacich systémov pre úrady si dodávatelia nekladú za úlohu integráciu naprieč platformami a prenos informácií medzi vytváranými systémami. Výsledkom je, že v súčasnosti je proces výmeny elektronických dokumentov medzi rôznymi oddeleniami mimoriadne náročný a väčšinou jednoducho nemožný.

Vo väčšine prípadov výmena dokumentov medzi vládnymi orgánmi spočíva v prenose papierových dokumentov rôznymi spôsobmi (vrátane kuriéra, kuriérov, pošty). Všetky elektronické spôsoby zabezpečujú doručenie len malej časti úradných dokumentov.

Takáto územná distribúcia informácií a chýbajúca možnosť automatizovanej výmeny elektronických dokumentov bránia včasnému vykonávaniu kontroly vykonávania dokumentov a pokynov nadriadenými orgánmi a v dôsledku toho rýchlemu prijímaniu rozhodnutí manažmentu; výrazne zvýšiť čas strávený prenosom informácií medzi oddeleniami, čím sa zvyšuje riziko porušenia plánovaných lehôt na vykonanie dokumentov a pokynov.

Medzirezortné bariéry, neexistencia jednotného informačného priestoru, rozdiely v spôsoboch zhromažďovania, uchovávania a spracovania informácií, ktoré sa vyvinuli v štátnych orgánoch, teda bránia zavedeniu automatizovanej kontroly nad vykonávaním dokumentov a pokynov a sťažujú využívanie moderných efektívne informačné technológie v oblasti medzirezortnej interakcie.

Všetky tieto negatívne trendy sú umocnené neustálym rastom toku dokumentov a zložitosťou interakčných postupov. Podľa štatistík objem toku dokumentov výkonných orgánov za päť rokov rastie v priemere o 20 – 50 %, pričom elektronická interakcia medzi orgánmi predstavuje len malú časť toku dokumentov.

Vzhľadom na nízku úroveň automatizácie medzirezortnej interakcie nie je v súčasnosti možné vykonať spoľahlivú klasifikáciu obežných dokumentov a posúdiť realizovateľnosť a efektívnosť medzirezortných tokov dokumentov.

Samostatne je potrebné poznamenať prítomnosť nevyriešených personálnych problémov. Všeobecná úroveň odbornej prípravy zamestnancov zodpovedných za kancelársku prácu v orgánoch výkonnej moci z hľadiska ovládania moderných informačných technológií zostáva nízka, čo je mimoriadne dôležité najmä v súvislosti so zavádzaním komplexných a integrovaných riešení do činnosti výkonných orgánov. Taktiež to neumožňuje poskytovať novú úroveň kvality verejnej správy a poskytovania verejných služieb obyvateľstvu a organizáciám na báze informačných technológií. Tento faktor výrazne znižuje efektívnosť vynakladania rozpočtových prostriedkov na tvorbu a rozvoj štátnych informačných systémov.

Vyššie opísané problémy a negatívne trendy sú komplexného medzirezortného charakteru a nie je možné ich riešiť na úrovni jednotlivých orgánov verejnej moci. Možno ich prekonať iba vytvorením jednotného priestoru pre medzirezortnú informačnú interakciu. Realizácia koncepcie „elektronickej vlády“ si vyžaduje koordinované organizačné a technologické opatrenia a koordinované kroky orgánov verejnej moci v rámci jednotnej politiky štátu.

Informačné toky, ktoré vznikajú medzi orgánmi verejnej moci, je potrebné štruktúrovať, posudzovať z hľadiska uskutočniteľnosti a efektívnosti a centralizovať do jedného informačného prostredia, ktoré môže poskytnúť oprávneným osobám možnosť automaticky kontrolovať pohyb a vykonávanie dokumentov a pokynov.

Vertikálka moci vybudovaná v Rusku si vyžaduje jasnú organizáciu a transparentnosť činnosti všetkých výkonných orgánov, aby efektívne plnili úlohy, ktoré stoja pred štátom. Efektívna kontrola nad vykonávaním príkazov od vyšších orgánov, ktorá je potrebná na prijímanie včasných manažérskych rozhodnutí, môže byť zabezpečená automatizovanými prostriedkami, ktoré umožňujú konsolidáciu potrebných informácií a poskytujú príležitosť získať analytické a štatistické výkazy o výkonnej disciplíne na rôznych úrovniach hierarchie. úradov.

Súčasný technický, organizačný a regulačný rámec už vytvoril predpoklady pre využívanie právne významnej medzirezortnej správy elektronických dokumentov v činnosti orgánov verejnej moci. Ale pre praktickú realizáciu MED je potrebné mať podrobný koncepčný a metodický rámec, ktorý zabezpečuje vybudovanie priestoru pre medzirezortnú interakciu.

Základné princípy organizácie MED. Organizácia MED v rámci celého systému verejnej správy si vyžaduje vybudovanie informačného priestoru pre elektronickú interakciu na všetkých úrovniach – federálnej, regionálnej a územnej. Na realizáciu tejto úlohy je potrebné vyriešiť množstvo problémov, ktoré sú komplexného charakteru, vrátane právnych, regulačných, metodických, organizačných a technických zložiek.

Technologická infraštruktúra MED zahŕňa tzv. „hlavný uzol“, „účastnícke uzly“, ako aj zabezpečené komunikačné kanály.

Hlavným uzlom sú softvérové a hardvérové komplexy fungujúce v rámci systému štátnych informačných centier. Vývoj a implementácia takýchto komplexov by mala zabezpečiť výmenu právne významných elektronických dokumentov medzi automatizovaným systémom kontroly všetkých účastníkov medzirezortnej interakcie, ako aj centralizovanú správu zasielaných dokumentov. V Rusku, ako aj na celom svete, sa na tento účel plánuje vytvorenie štátnych informačných centier - Všeruského štátneho informačného centra (OGIC) a informačných stredísk federálnych okresov Ruskej federácie.

Úlohu uzlov účastníkov MED plnia rezortné automatizované systémy správy dokumentov (ADMS). Takéto systémy sa v súčasnosti používajú vo väčšine federálnych výkonných orgánov. S ich pomocou sa automatizuje organizačný a administratívny tok dokumentov, vybavovanie odvolaní a žiadostí občanov a organizácií, organizovanie ukladania elektronických dokumentov a správa elektronických archívov. Automatizovaný riadiaci systém každého oddelenia by mal byť vybavený tzv. „brána“, ktorá zabezpečuje výmenu elektronických správ so systémom MED.

Treťou zložkou MED je jediná bezpečná telekomunikačná infraštruktúra. Vzniká na základe integrácie existujúcich a vznikajúcich telekomunikačných sietí federálnych vládnych orgánov, sietí vládnych orgánov ustanovujúcich subjektov Ruskej federácie a miestnej samosprávy, ako aj verejných sietí.

Hlavným princípom fungovania MED je integrácia existujúcich účastníkov ASUD a dopravného systému (poštová služba), ktorý automaticky zabezpečuje bezpečnú výmenu elektronických správ medzi účastníkmi medzirezortného elektronického toku dokumentov.

V rámci MED si zúčastnené organizácie vymieňajú elektronické správy, vrátane samotných dokumentov a notifikácií o priebehu ich posudzovania a vykonávania.

Pre fungovanie systému MED je mimoriadne dôležitý vývoj otvoreného štandardu pre medzirezortnú výmenu elektronických dokumentov, ktorý umožňuje prezentovať informácie o prenášanom elektronickom dokumente v jednotnom jednotnom formáte.

Základom pre vývoj takýchto noriem by mal byť nový GOST R 53898-2010 „Systémy správy elektronických dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e-mail. Táto norma zahŕňa požiadavky na formát elektronickej správy prenášanej v rámci systému MED, vrátane súboru súborov dokumentov, ich metadát a dát digitálneho podpisu.

Okrem možnosti výmeny na medzirezortnej úrovni umožní prítomnosť jednotného štandardu nestratiť nahromadené štátne elektronické dokumenty, keď sa automatizovaný riadiaci systém stane zastaraným, a nevynakladať ďalšie finančné prostriedky v budúcnosti na extrakciu a prekódovanie uložených dokumentov. v zastaraných systémoch.

Ako viete, v našej krajine sa uplatňovanie noriem vykonáva na dobrovoľnom základe. Tento postup je stanovený v súlade s federálnym zákonom „o technických predpisoch“ a vo všeobecnosti zodpovedá svetovým trendom v oblasti normalizácie. Osobitný predpis alebo dohoda strán však môže ustanoviť povinnú aplikáciu normy alebo predpisu pre určitú kategóriu organizácií alebo na rezortnej úrovni. Najmä pri budovaní systému MED pre federálne výkonné orgány bol formát výmeny zakotvený v technických požiadavkách schválených vládou Ruskej federácie.

Praktická implementácia MED. Vyššie opísané prístupy k budovaniu medzirezortných systémov správy elektronických dokumentov našli praktické uplatnenie pri vytváraní podobného systému pre federálne výkonné orgány Ruskej federácie. Tento projekt (skrátene „MEDO“) sa realizuje v rámci štátneho programu „Informačná spoločnosť (2011-2020)“ a v súlade s plánom prechodu na bezpapierovú správu dokumentov schváleným vládou Ruskej federácie.

K dnešnému dňu boli pod záštitou Federálnej bezpečnostnej služby Ruskej federácie vypracované technické riešenia výstavby tohto systému, bola vytvorená jeho prvá etapa a uvedená do skúšobnej prevádzky. Na federálnej úrovni sa pracuje na nasadení pilotnej časti zabezpečeného systému MEDO medzi Administratívou prezidenta Ruskej federácie, Úradom vlády Ruskej federácie a jednotlivými štátnymi orgánmi.

Hlavnými predpismi, ktoré určujú postavenie, účastníkov a postup pri tvorbe a uplatňovaní tohto systému, sú Predpisy o systéme MEDO a technické požiadavky naň. Všetci účastníci systému používajú na výmenu elektronických správ jednotný formát, ktorý svojou štruktúrou zodpovedá GOST R 53898-2010.

Organizátorom (prevádzkovateľom) systému MEDO je Federálna bezpečnostná služba Ruskej federácie (FSO). Medzi jeho funkcie patrí organizačná a metodická podpora, údržba adresárov, tvorba a údržba technickej a technologickej infraštruktúry MEDO, ako aj jej udržiavanie v prevádzkyschopnom stave, zaisťovanie informačnej bezpečnosti výmeny informácií.

K júnu 2011 bolo podľa Federálnej bezpečnostnej služby inštalované a napojené na dopravnú infraštruktúru systémové zariadenie MEDO v 90 štátnych orgánoch a organizáciách. V 36 z nich boli ukončené práce na integrácii rezortných automatizovaných systémov riadenia so systémom MEDO.

V súčasnosti sa prostredníctvom systému zasielajú štátnym orgánom a organizáciám tieto typy dokumentov: akty prezidenta a vlády Ruskej federácie; uznesenia predsedu vlády Ruskej federácie a jeho zástupcov; zápisnice zo zasadnutí vlády Ruskej federácie; listy zo štruktúrnych útvarov Úradu vlády Ruskej federácie.

V súčasnosti v rámci MED kolujú oznámenia o zaevidovaní zasielaného dokumentu, odmietnutí prihlásenia, prijatí do exekúcie, vyhotovení a podaní protokolu, zmeny v priebehu exekúcie.

V súčasnosti sa rozširuje okruh oddelení participujúcich na projekte, ako aj okruh dokumentov, ktoré sa budú vymieňať v elektronickej podobe. Pre každý typ dokumentov sa prechod na elektronickú výmenu uskutočňuje postupne. Najprv sa rozpracúva technológia elektronickej výmeny pri zachovaní papierovej, po ktorej sa zasielanie papierových dokumentov zastaví.

V budúcnosti sa plánujú aj opatrenia na rozšírenie funkcionality elektronickej interakcie medzi oddeleniami. Aby sa predišlo potrebe osoby podieľať sa na smerovaní elektronického dokumentu, je potrebné spolu s dokumentom zaslať aj súbor metadát – štruktúrovaných detailov, ktoré umožňujú automatické spracovanie dokumentu. Schválené technické požiadavky systému stanovujú určitý minimálny súbor údajov, ktoré sú zasielané spolu s dokumentom. Pred nami je ešte náročnejšia úloha - pri automatizovanom spracovaní došlého dokumentu by mal automatizovaný kontrolný systém úradu generovať nové metadáta, ktoré odzrkadľujú stav práce s dokumentom. Zatiaľ však nie je určené, aké dáta má ASUD dodatočne generovať, aby on-line informoval iniciátora dokumentu alebo iné zainteresované strany o jeho aktuálnom stave.

Z hľadiska softvérovej a hardvérovej implementácie obsahuje vytvorený systém MEDO tieto povinné komponenty:

ADMS účastníkov (existujúce komponenty) – každý účastník má oddelený systém, ktorý automatizuje interné procesy workflow.

Brána (implementovaný komponent) je softvérový a hardvérový komplex, ktorý zabezpečuje výmenu elektronických správ medzi ASUD a M systémom MEDO, vrátane funkcií ukladania, prezerania, vyhľadávania, sťahovania a nahrávania správ. Toto je typický softvér (softvér), ktorý zahŕňa databázový server, pracovnú stanicu a klientsky softvér poštových služieb.

Adaptér (komponent vo vývoji) je softvérový komplex na prepojenie ASUD so systémom MEDO. Ide o špecializovaný softvér vyvinutý samostatne pre každý typ automatizovaného riadiaceho systému.

Pre správy prichádzajúce cez MEDO adaptér zabezpečuje ich príjem a konverziu z jedného výmenného formátu do formátu AUD pre ďalšie spracovanie. V prípade odchádzajúcich správ je adaptér zodpovedný za prípravu na prenos, konverziu z formátu ASUD na formát jednej výmeny a jeho prenos do systému MEDO.

Softvérové a hardvérové nástroje používané v rámci projektu MEDO, ktoré zabezpečujú výmenu elektronických dokumentov medzi rezortnými automatizovanými riadiacimi systémami, vyvinula spoločnosť Electronic Office Systems (EOS).

Okrem toho táto spoločnosť ponúka komerčnú verziu štandardného softvérového balíka na automatizáciu medzirezortnej elektronickej správy dokumentov, ktorý je už dnes možné zakúpiť a implementovať. Komplex sa vyrába pod názvom „Electronic Interaction Server“ a má vylepšenú funkčnosť v porovnaní s nástrojmi, ktoré používa Federálna bezpečnostná služba Ruskej federácie.

K dnešnému dňu je jediným ACS pripraveným na použitie v režime DER tiež systém Delo vyvíjaný spoločnosťou EOS (od verzie 8.8.0). Práve to sa používa vo väčšine účastníkov federálneho projektu "MEDO".

Typická funkcionalita systému Delo zahŕňa podporu formátu elektronickej výmeny dokumentov vyvinutého na základe normy GOST R 53898-2010. Elektronická správa vygenerovaná a spracovaná systémom v procese výmeny dokumentov e-mailom je tzv. „pas evidenčného listu dokumentu“ (xml-popis hlavných údajov) a súbory k nemu pripojené.

Systém Delo dokáže vygenerovať sadu upozornení zaslaných e-mailom o prechode dokumentu v systéme iného účastníka MEDO. Udalosti, pre ktoré je možné odoslať elektronické oznámenie, zahŕňajú: prijatie, registráciu, odoslanie dokumentu, vytvorenie a úpravu pokynov pre dokument, odoslanie dokumentu odpovede.

Pri použití v rámci systému MEDO-ASUD iných vývojárov bude potrebné zabezpečiť ich dolaďovanie tak, aby spĺňali všeobecné požiadavky. Aby ste to dosiahli, musíte od Federálnej bezpečnostnej služby získať informácie o jednotnom formáte na výmenu elektronických správ a implementáciu interakcie účastníkov MEDO. Potom budete musieť kontaktovať dodávateľa alebo vývojára použitého automatizovaného riadiaceho systému, aby ste vykonali prácu na vývoji adaptéra rozhrania s MEDO.

Je zrejmé, že v blízkej budúcnosti by sme mali očakávať objavenie sa štandardnej funkcionality pre prepojenie so systémom MED v typickej konfigurácii automatizovaného riadiaceho systému všetkých popredných vývojárov na trhu. To bude znamenať, že technológia DER popísaná v tomto článku dosiahla úroveň širokého praktického využitia.

Organizácia medzirezortnej informačnej interakcie a tvorba systému MED je teda jednou z najdôležitejších úloh štátu v oblasti implementácie národnej koncepcie „elektronického vládnutia“.

Na realizáciu tohto projektu je potrebné vyriešiť množstvo organizačných, technických a metodických problémov. Medzi nimi: nedostatok dobre vyvinutého mechanizmu na používanie elektronických dokumentov; nedostatok jednotných noriem pre procesy zhromažďovania, uchovávania a spracovania informácií; fragmentácia rezortných informačných systémov a databáz; nedostatok kvalifikovaných odborníkov atď.

Problémy brániace zvyšovaniu efektívnosti využívania elektronických dokumentov v činnosti orgánov verejnej moci sú komplexného medzirezortného charakteru a nie je možné ich riešiť na úrovni jednotlivých orgánov.

Utvorenie jednotného priestoru pre medzirezortnú elektronickú interakciu si vyžaduje množstvo koordinovaných aktivít a koordinovaných krokov štátnych orgánov v rámci jednotnej politiky štátu, vrátane skvalitnenia právnej úpravy používania elektronických dokumentov, rozvoja vhodnej metodickej a organizačnej podpory, skvalitnenia právnej úpravy využívania elektronických dokumentov, distribúcie elektronických dokumentov, distribúcie elektronických dokladov a distribúcie elektronických dokumentov. a vytvorenie technologickej infraštruktúry pre EDT.

Predpokladom budovania systému MED je stanovenie jednotných požiadaviek na skladbu, formáty a metadáta elektronických dokumentov používaných pri medzirezortnej výmene, procesy prijímania, prenosu a spracovania elektronických dokumentov a softvér na automatizáciu týchto procesov.

K dnešnému dňu už boli implementované softvérové a hardvérové riešenia, vďaka ktorým sa medzirezortná správa elektronických dokumentov stáva realitou. Metodické princípy organizácie interakcie heterogénnych automatizovaných riadiacich systémov sa testujú v praxi v rámci federálneho projektu „MEDO“ a očakáva sa ich široké využitie. Získané pozitívne skúsenosti sa budú v blízkej budúcnosti šíriť na regionálnej a komunálnej úrovni. Postupom času budú na systémy tohto typu napojené štátne orgány a organizácie s nimi aktívne spolupracujúce. Je čoraz jasnejšie, že úplné zavedenie technológií MED v celej krajine je otázkou času.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 22. septembra 2009 N 754
"O schválení Vyhlášok o systéme medzirezortnej správy elektronických dokumentov"

Vláda Ruskej federácie rozhoduje:

Schváliť priložené Vyhlášky o systéme medzirezortnej správy elektronických dokumentov.

pozícia
o systéme medzirezortnej správy elektronických dokumentov
(schválené uznesením vlády Ruskej federácie z 22. septembra 2009 N 754)

So zmenami a doplnkami od:

1. augusta 2011, 6. septembra 2012, 6. apríla 2013, 26. decembra 2016, 17. októbra 2017, 16. marca 2019

2. Organizátorom medzirezortnej elektronickej správy dokumentov je Federálna bezpečnostná služba Ruskej federácie.

a) zasielanie a prijímanie rozhodnutí a pokynov prezidenta Ruskej federácie a vlády Ruskej federácie v elektronickej forme;

c) zasielanie elektronických správ prezidentovi Ruskej federácie a vláde Ruskej federácie;

d) predkladanie návrhov regulačných právnych aktov vláde Ruskej federácie federálnymi výkonnými orgánmi, a to aj v elektronickej forme;

e) realizácia medzirezortného elektronického obehu dokumentov účastníkmi zmierovacieho konania o návrhoch regulačných právnych aktov v elektronickej forme;

f) predloženie regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov v elektronickej forme na štátnu registráciu na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie;

Informácie o zmenách:

Odsek 4 bol doplnený o písmeno „g“ zo dňa 27.03.2019 - Uznesenie vlády Ruska zo dňa 16.03.2019 N 273