Forretnings-e-mail-regler. Forretningsbrev etikette

At spørgsmål om, hvordan og på hvilke måder du kan oprette og sende, i princippet ikke skulle opstå. Imidlertid er ikke alle klar til at springe lige ind i denne opgave, når det kommer til formelle breve, især når forfatteren af \u200b\u200bbrevet forventer at modtage et svar. Lad mig fortælle dig en lille hemmelighed af forretningskorrespondance, jo strengere i karakter og stil brevet er sammensat, jo flere chancer for svar fra modtageren. I denne vejledning viser jeg dig et par eksempler på e-mails, der skal hjælpe brugerne med at definere deres egen stil og skrive meddelelser på den mest kompetente måde i fremtiden.

Først skal du beslutte, hvilken slags brev der oprettes af os. Jeg kategoriserer alle udgående e-mails i tre hovedtyper:

• Erhvervstilbud
• Forretningsforespørgsel
• Venlig adresse

Derfor har jeg for alle tre typer skabelonskabeloner, både i form af enkle tekstfiler og i form af skabeloner, der er skærpet til visse mailprogrammer. Lad os gå videre til hver af dem i rækkefølge.

Erhvervstilbud

Hej (God eftermiddag), [navnet på den person, der adresseres]!

Det tilrådes at angive navnet i ethvert brev, når man kommunikerer, fordi en personlig appel sætter en person op på en venlig måde. Men hvis det ikke var muligt at finde ud af navnet, er en formelhilsen nok.

Lad mig præsentere dig for en ny tjeneste (nyt produkt) fra vores firma [firmanavn].

Lad mig tilbyde samarbejde inden for [navn på aktivitetsfeltet].

Beskriv derefter kort fordelene ved dit tilbud med hensyn til pris eller nogle kvalitetsegenskaber. Det vigtigste er ikke at overdrive det. Megabyte tekst, og endda suppleret med lyse, meningsløse billeder, skræmmer kun folk væk. Hvis modtageren af \u200b\u200bbrevet er interesseret i dit tilbud fra de første linjer, vil han bestemt kontakte dig for yderligere information.

Hvis du er alvorligt interesseret i de rigtige personer til at kontakte dig ved den første kontakt, er det fornuftigt at tænke på tilgængelighed ikke kun via e-mail. Det vil ikke være overflødigt at oprette konti i tjenester som f.eks ICQ ogSkype. Nogle gange er det meget lettere for en person at kontakte dig via almindelig telefon, hvis antallet af sådanne naturligvis vil være forsigtigt efterladt af dig i signaturen.

Hvorfor du skal kopiere din egen e-mail-adresse i signaturen, spørger du, om den automatisk videresendes af mailserveren. Her er reglen, at unødvendige oplysninger i forretningskorrespondance aldrig er unødvendige. Forestil dig en situation, hvor dit brev modtages af en person, der potentielt ikke er interesseret i forslaget, eller simpelthen ikke er kompetent til at besvare det korrekt. Han videresender den modtagne besked til en anden bruger, men af \u200b\u200ben eller anden grund går oplysninger om den sande afsender tabt fra de automatisk tilføjede data, hvilket gør det vanskeligt at kontakte dig. Det vil dog altid være nok at se på underskriften for at bestemme forfatteren af \u200b\u200bbrevet og hans nødvendige kontakter.

Forretningsforespørgsel

Hej god aften)!

Eller hvis adressatens navn er kendt, så (Kære, [Navn, patronymisk])!

Jeg beder dig om at give information om produktet (tjenesten) [produktets / tjenestens navn] med en beskrivelse af de fulde egenskaber og konkurrencedygtige kvaliteter.

Baseret på den russiske føderations føderale lov [dokumentets nummer og dato], bedes du give oplysninger [beskriv de data, der kræves for at opnå].

Du kan også henvise til styringen af \u200b\u200bdenne eller den anden tjeneste på Internettet, hvis dine rettigheder krænkes.

I forbindelse med overtrædelse af klausul [klausulnummer i brugeraftalen] i brugeraftalen, nemlig: "[citer den fulde tekst i den nævnte klausul]", beder jeg dig om at kontrollere og træffe passende sanktioner mod den skyldige [ansvarlig (hvis vi taler om servicemedarbejdere)] person [site (site name)]. Rapporter venligst resultaterne af verifikationen og de pålagte sanktioner til [din egen e-mail-adresse].

Venlig adresse

Hilsen (God dag) (Hej) [personens navn]!

Når du først kontakter på en venlig måde, vil en god indikator være fuldstændigheden af \u200b\u200bdin sms. Korrekt skrevet, omfangsrig tekst vil indikere din store interesse i kontakt med den rigtige person og vil medføre et ønske om et svar. Glem ikke at starte samtalen med et par primære spørgsmål.

Eksempel på e-mail

Hver af os skrev formelle breve og noter mindst flere gange i vores liv. Uanset hvor vi er, og hvad vi gør, har ethvert område sin egen forretningskorrespondance, som skal udføres for at afklare nogle punkter, afklare oplysninger, stille et spørgsmål og så videre. Mens dette fænomen tidligere var mere almindeligt i papirudsagn og afsendelse af breve til chefer (såvel som forretningspartnere), er denne kategori i dag mere udbredt i vores miljø.

Du skal vide, hvordan du fører forretningskorrespondance korrekt, selvom du bare placerer en ordre i en eller anden onlinebutik og vil kommunikere med sin repræsentant.

I denne artikel vil vi beskrive nogle af de vigtigste punkter, der udgør forretningskommunikation. Vi vil være opmærksomme på, hvilke nuancer der skal overvejes, når vi udveksler breve med vores partnere; hvad der ikke skal forsømmes, hvis du ikke vil synes inkompetent og uhøfligt over for samtalepartneren, og husk også de regler, der skal følges i enhver situation.

Hvor anvendes

Det er klart, at forretningskorrespondance oftest bruges i arbejdsgangen. Hvis du arbejder for et firma, vil du helt sikkert stå over for behovet for at komponere denne type korrespondance. Da vi taler om forretningsmomenter, er det let at forstå, at skrivestilen skal være passende - så formaliseret og formel som muligt.

Det yderligere indtryk af de ansatte i virksomheden, hvor brevet sendes, om dig og din virksomhed afhænger af, hvor godt du formår at etablere forretningskorrespondance. Derfor bør processen med at skrive teksten og dens design tilnærmes så ansvarligt som muligt.

Først og fremmest, hvis du leder efter, hvordan forretningskorrespondance foregår, anbefaler vi, at du læser vores instruktioner. I det, som allerede nævnt ovenfor, vil vi give både nogle teoretiske punkter og praktiske spørgsmål. I slutningen af \u200b\u200bartiklen vil vi prøve at give nogle eksempler på sætninger, der er typiske for en formel skrivestil. I sidste ende, ved hjælp af basen fra denne artikel, vil du være i stand til uafhængigt at komponere tekster af høj kvalitet til yderligere kommunikation med entreprenører.

Typer af korrespondance

Umiddelbart, når jeg diskuterer, hvad forretningskorrespondance er, vil jeg gerne henlede opmærksomheden på dens typer. Så du kan vælge et anmodningsbrev og følgelig et svarbrev; informationsbrev (oftest sendt til klienten); tak (som et tegn på taknemmelighed for den leverede service), meddelelsesbrev, påmindelse, advarsel Anbefalingsbrev; garanti og følgebrev. Faktisk er dette bare de mest almindeligt anvendte typer, der omfatter både reel og elektronisk forretningskorrespondance. Derfor vil vi oftest mødes med dem i praksis.

Struktur

Det er logisk, at det for en mere bekvem organisation at skrive ethvert brev ville være nyttigt for os at arbejde med dens bestemte struktur eller plan. Dette giver dig mulighed for at opdele opgaven i mindre trin, der er meget lettere at gennemføre. Tænk for eksempel på linjen i dit brev for at dække de emner, du har brug for for at være så præcise som muligt. For eksempel, hvis du skriver et spørgsmål om prisen på dette eller det pågældende produkt, så prøv kort at angive motivet: hvorfor skriver du til virksomheden (da du vil købe eller bestille dette eller det pågældende produkt); afklare hovedmålet (find ud af, hvor meget det vil koste dig at bestille 10 enheder af et produkt med visse muligheder). Afslut til sidst med at præcisere, i hvilken form du vil modtage beregningen, og spørg, om der er rabat på en sådan mængde produkter.

Selvfølgelig er disse oplysninger allerede åbenlyse - du skal bare logisk finde ud af, hvad du vil skrive. Derudover må vi ikke glemme designet og kravene. Vi vil tale om dette mere detaljeret senere.

Krav til brevet

Så reglerne for forretningskorrespondance siger, at alle bogstaver for det første skal være korte. Dette er hovedreglen om, at den læses. Enig, vi kan alle ikke lide, når vi er fyldt med en stor mængde information. Hvis dette brev er af forretningsmæssig art, bør det ikke være stort - i hvilket tilfælde det simpelthen kan ignoreres. Hvis du ikke kan forkorte oplysningerne med det samme, skal du gøre det, når du har skrevet det første kladde af dit brev.

For det andet skal din partner (korrespondent) forstå, hvad der står på spil. Det vil sige, brevet skal gøres informativt og forståeligt. I den skal du placere de oplysninger, du gerne vil formidle, på en sådan måde, at du undgår yderligere spørgsmål og ikke spilder tid på at afklare detaljer.

For det tredje skal brevet gøres så respektfuldt som muligt over for din partner eller virksomhedsmedarbejder, der læser det. Det er sandt - jo mere respekt du viser din samtalepartner, jo større er chancerne for, at han reagerer korrekt på din anmodning, og i sidste ende opnår du den ønskede effekt.

Korrespondance på engelsk

I nogle tilfælde skal forhandlingerne føres på engelsk (eller ethvert andet sprog end russisk). Dette er normalt, især hvis der er forhold til udenlandske entreprenører. Det er bemærkelsesværdigt, at reglerne for forretningskorrespondance gælder for ethvert sprog: kun stilistiske vendinger kan variere. Din opgave er at finde den bedst egnede til den situation, hvor du og din partner (samtalepartner) befinder sig.

Virksomhedskorrespondance på engelsk kræver selvfølgelig færdigheder i det på et forholdsvis højt niveau, så hvis dette ikke handler om dig, anbefaler vi, at du kontakter professionelle oversættere. Det er vigtigt, at oversættelsen udføres af en person, der taler specialiseret tale, som er inkluderet i sproget for forretningskorrespondance.

Eksempel. Introduktion

Hvordan du starter det er meget vigtigt i enhver samtale. I denne henseende adskiller fikke fra live kommunikation: det første skridt er at hilse på samtalepartneren og på en eller anden måde introducere ham i samtalen. Hilsenen kan være standarden "Hej", men introduktionen skal være mere personlig. For eksempel kan du angive et kort formål med dit brev ("Vi kontakter dig for at afklare nogle oplysninger om dit produkt. Først og fremmest er vi interesserede i prisen på" A1 "-modellen). En anden mulighed: "Som en fortsættelse af vores telefonsamtale om" A1 "-modellen skriver jeg til dig med et spørgsmål om prisen på dette produkt"). Du kan også ganske enkelt beskrive din situation: “Jeg skriver til dig af den grund, at din partner i 2010 kontaktede vores firmaudbud på dine vegne for at starte samarbejde på dette område”.

Materiel præsentation

Yderligere, efter hvordan du skrev en introduktion i dit brev, bør du gøre en afklaring om, hvorfor du skriver. Når du f.eks. Har stillet et spørgsmål om prisen på en vare, skal du angive, hvad der interesserer dig. Du kan skrive dette: "Vi vil gerne bestille N-antal produkter, forudsat at de leveres til adresse X". I tilfælde af fortsættelse af telefonsamtalen kan du oplyse din anmodning - hvorfor skrev du til personen efter at have talt med ham i telefonen (sig for at bekræfte intentionen om at gennemføre transaktionen): "Nemlig: vi er interesserede i produkt N, forudsat at det bliver leveret med mulighed X ". Hvis du tager højde for den tredje version, kan du også begynde at udvikle emnet for dit ønske om at samarbejde med virksomheden. Beskriv, at det er i dine interesser, og at partneren får en vis fordel ved at interagere med dig, hvis han accepterer det: "Du vil være interesseret i at vide, at vores virksomheds forløb er ændret, hvorefter det er blevet endnu tættere på din virksomheds interesser."

Dømme

Enhver forretningskorrespondance (eksemplerne vi nævner har også nødvendigvis denne egenskab) kræver en logisk sekvens. Hvis du først skrev om hvorfor du skriver, skal du yderligere konkretisere og udvide denne idé. Angiv, hvad du gerne vil have fra samtalepartneren mere bredt - træk ham måske udsigten til fordelene ved at acceptere at arbejde sammen med dig. Denne del skal efter al logik være ”toppen” i dit brev, kulminationen af \u200b\u200ben slags. Hvis du oprindeligt nærmer dig det, der først og fremmest interesserer dig, skal du i denne del “afsløre kortene”. Al forretningskorrespondance (eksemplerne på bogstaverne ovenfor er ingen undtagelse) skal bygges på en så glat opadgående kurve. Så vil læseren af \u200b\u200bdine linjer forstå dit humør, og det vil således være mere behageligt for ham at kommunikere med dig. Foretag ikke bratte spring, flyt ikke fra et emne til et andet.

Som eksemplerne viser, kan du opdele artiklen ved at opdele den i afsnit, hvis du f.eks. Har brug for at diskutere to ikke-relaterede emner. Dette er praktisk for læseren, som visuelt vil se det øjeblik, hvor du bevæger dig fra et spørgsmål til et andet; så for dig, for i dette tilfælde skriver du, som om vi taler om to forskellige bogstaver.

Hvis vi taler om vores eksempler, skal du skrive: "Derudover vil vi gerne ombestille N-produktet, som vi interagerede med dig om en måned tidligere." Eller: "Til en passende pris for vores forhold vil vi gerne etablere et permanent samarbejde med dig på dette område, hvilket øger salgskanalen til X-Y tusinde enheder." Endelig kan du gøre dette: "Hvis din interesse i at arbejde sammen med os stadig er gyldig, så lad os det vide."

Hver anden prøve af forretningskorrespondance bygger på dette princip, så der er ikke noget galt med det. Tværtimod hjælper fremhævningen af \u200b\u200boverskrifter ofte til at navigere bedre, fordi den fjerner den "solide tekst", danner en slags "ankre" i den, som du visuelt kan vedhæfte.

Sidste del

Endelig skal du afslutte brevet i samme ånd, som du startede det. Hvis du er taknemmelig, så skriv at du er glad for at samarbejde med det firma, du beskriver; hvis dette er et kommercielt tilbud, skal du udtrykke din taknemmelighed for opmærksomheden på dit brev og håbe på yderligere interaktion med denne person. Du er nødt til at forstå, at hvordan du afslutter dit brev i vid udstrækning vil bestemme den endelige mening for dig og din virksomhed. Al forretningskorrespondance (eksempler på breve beviser konstant dette) er bygget på høflighed - så husk altid at takke samtalepartneren, udtrykke håb, rose ham eller efterlade din anbefaling. Du skal vælge slutningen på din tekst på en sådan måde, at den fuldt ud svarer til det problem, der er beskrevet i brevet.

Eksempler: "Vi håber at holde dig som vores permanente partner med håb om stabilt samarbejde i vores fremtidige aktiviteter." Eller "Vi er oprigtige taknemmelige for din opmærksomhed og håber, at vi vil være i stand til at udvikle samarbejde med dig i fremtiden." Eller "Tak for din opmærksomhed. Jeg håber, vi kan fortsætte med at tjene dine interesser på N-markedet i fremtiden."

Etikette og læsefærdigheder

Glem ikke høflighed. Som understreget ovenfor er det vigtigt, hvis du er interesseret i forretningskorrespondance. Sætninger som "glad for at samarbejde", "tak for din opmærksomhed", "jeg undskylder for at forstyrre dig", "vi vil være glade for at se dig", "vil du slutte dig til os" og andre. De sidste to relaterer forresten mere til invitationer til virksomhedsfester end til et forretningsbrev.

Tilføj altid "tak", "tak", "vær venlig" og så videre til sætninger, hvor det er relevant, som et tegn på respekt.

Menneskelig læsefærdighed er ikke mindre vigtig i processen med at skrive forretningsbreve. Mere præcist, hvis du laver mindst en elementær fejl i processen med at skrive et brev, kan du sige, at samtalepartneren vil danne en helt anden mening om dig end hvad du forventer. Prøv derfor at skrive så kompetent som muligt og tjek alt flere gange. Hvis du ikke ved, hvordan du finder fejl og retter dem selv, skal du bruge en korrekturlæser eller specialiserede tjenester. Det er meget simpelt, men det giver dig mulighed for at være sikker på din tekst.

Øvelse og træning

På nettet, som nævnt ovenfor, er der mange eksempler på færdige forretningsbreve om ethvert emne. Vi indsatte dem ikke fuldt ud her, fordi denne artikel faktisk ikke har plads nok til at rumme en så stor mængde information. I stedet besluttede vi blot at opstille nogle grundlæggende regler og principper, som du havde mulighed for at gøre dig bekendt med ovenfor. Dette er naturligvis ikke alle de skridt, der skal tages på vej til at studere et forretningsbrev. Faktisk spiller praktisk erfaring den vigtigste rolle på dette område.
Hvis du studerer, siger 5-10 eksempler på færdige breve, såvel som at læse vores artikel og udtrække nogle regler herfra, vil du meget snart være i stand til at skrive breve på den måde, du har brug for. Faktisk er dette nok til at skabe ethvert brev inden for rammerne af forretningskorrespondance.

Klar eksempler

Da der, som nævnt ovenfor, er et stort antal færdige eksempler, er studerende og uerfarne specialister fristet til at bruge andres færdige arbejde for at producere deres eget projekt på basis af det. Jeg vil gerne sige, at det ikke anbefales at gøre dette i praksis under træning - tak.

I processen med at studere, hvad der er skrevet i andre bogstaver, vil du lettere kunne navigere i, hvad der skal specificeres i din korrespondance. Dette er normalt, da det er menneskets natur at lære direkte af erfaringerne.

Men hvis du bliver bedt om at skrive et fuldt udbygget forretningsbrev, skal du prøve at revidere eksemplerne først og vælge den bedst egnede til din opgave. Derefter skal du tilpasse det så meget som muligt til den situation, du har i henhold til det generelle koncept, men samtidig skrive det igen for at etablere din egen præsentations- og skrivestil. Når alt kommer til alt vil du måske være i stand til at formidle information bedre og gøre selve kommunikationen mere produktiv og effektiv.

Lær og øv dig! Og du vil være i stand til at oprette dine egne forretningsbreve på en forholdsvis kort periode!

Ofte begynder den første kontakt i erhvervslivet med skriftlig kommunikation - forretningsbreve. Men hvis det er skrevet uden at følge reglerne i forretningsbreveetiketten, kan knap nye kontakter afbrydes, og du mister en klient eller forretningspartner. Derfor behøver du sandsynligvis ikke overbevise nogen om, hvor vigtigt det er at være i stand til at skrive forretningsbreve, der hjælper med at danne et positivt indtryk af dig personligt og af din virksomhed som helhed.

Grundlæggende regler for virksomhedskorrespondance. Moderne former for korrespondance tog form for over 150 år siden. Det er almindeligt accepteret, at deres hjemland er England, hvor reglerne for komponering af forretningskorrespondance først blev indført.

Generelle regler for korrespondance

1. Inden du begynder at skrive breve til en forretningspartner, skal du forstå følgende punkter for dig selv:

Type brev (følgebrev, ordrebrev, meddelelsesbrev, påmindelsesbrev, præsentationsbrev, afvisningsbrev, garantibrev osv.)

Hvorvidt et svar på dit brev forventes (der er betingelser, hvor et svar på et brev ikke forventes, f.eks. Et præsentationsbrev);

Forstås indholdet af brevet tydeligt af din adressat, vil det ikke efterlade nogen tvetydigheder angående korrespondance;

Er du sikker på, at brevet, der sendes med posten, ankommer til tiden (hvis ikke, er det bedre at bruge telefax, DHL-tjenester eller sende brevet via Internettet).

2. Brevets tone skal altid være korrekt.

3. Det er nødvendigt nøje at vælge ordforråd, undgå unøjagtigheder, tvetydighed, overdreven brug af professionelle ord. Teksten til brevet skal være let at forstå.

4. Et forretningsbrev skal kun skrives på brevhovedet til den organisation, på hvis vegne du taler. Da udseendet af brevpapiret er et slags visitkort for din virksomhed, skal designet af det officielle brevpapir behandles med særlig omhu. Jo mere formelt brevhovedet er, desto mere formel skal tonen i brevet være.

Når du forbereder dokumenter, anbefales det at bruge et teksteditor Microsoft Word (softwareprodukt fra Microsoft Corporation) ved hjælp af skrifttyper Times New Roman Cyr størrelse 12 (til materiale i tabelform), 13, 14, 15, Times DL størrelse 12, 13, 14 til 1 -2 intervaller.

Når du udfylder et forretningsbrev, anbringes sidetal nederst på højre side af siden og ved udarbejdelse af andre forretningsdokumenter - midt i arkets øverste margen.

Det anbefales at udskrive selve brevet i A4-formularer med 1,5-2 linjeafstand, på A5-formularer og mindre - med en linjeafstand. Dokumentoplysninger (undtagen tekst), der består af flere linjer, udskrives med en linjeafstand.

Skriftlige henvendelser skal besvares inden for 10 dage efter modtagelse.

Beskeder modtaget via fax og e-mail skal besvares inden for 48 timer eksklusive weekender

Regler for udarbejdelse af et forretningsbrev i Rusland

I Rusland er udformningen af \u200b\u200bofficielle formularer reguleret af reguleringsdokumenter og først og fremmest af GOST 6.30-2003 “Unified documentation systems. Samlet system med organisatorisk og administrativ dokumentation. Dokumentationskrav ".

GOST etablerede to standardformater til dokumentformularer - A4 (210 x 297 mm) og A5 (148 x 210 mm). Hvert ark i dokumentet, udført både på et brevhoved og ikke på det, skal have en margen på mindst 20 mm - tilbage; 10 mm - højre; 20 mm - top; 20 mm - bund.

Disse krav til udførelse af dokumenter er nedfældet i russisk lov, men forfatteren anbefaler at bruge dem, når han udarbejder et forretningsbrev til en udenlandsk partner.

Afhængig af graden af \u200b\u200bnærhed med din korrespondent kan appellen begynde med ordene "Kære + efternavn (navn, patronym)" eller "Kære + navn og patronym (navn)". Ord som "respekteret", "herre", "fru", "vicedirektør", "afdelingschef" osv. under ingen omstændigheder kan reduceres. Ellers kan modtageren tro, at du ikke rigtig har meget respekt for ham. Og brevet skal slutte med taknemmelige ord for samarbejdet. Og så inden din underskrift sættes udtrykket: "Med venlig hilsen ..." eller "Med venlig hilsen din ...".

I officielle breve er det uacceptabelt at henvende sig til "dig", selvom du og denne person i livet ikke kun er i forretning, men også i venlige relationer.

Typisk består et forretnings- eller servicebrev af flere typiske strukturelle elementer:

1. Titelområde.
I denne del af brevet placeres organisationens hjørnestempel til venstre med angivelse af organisationens navn, dens post og andre detaljer samt registreringsnummeret og datoen for registrering af brevet som et udgående dokument. Hvis servicebrevet er et svarbrev, angiver det også hvilket dokument dette brev reagerer på.
Højre side af overskriften indeholder adressatens detaljer.

Under hjørnestemplet er en overskrift til dokumentets tekst. Overskriftens sprogkonstruktion kan se ud:

ü præposition "О" + substantiv. i præpositionel sag: "Om levering af biler";

ü på spørgsmålet "O" + n. i præpositionelt tilfælde: "Om levering af reservedele";

ü omkring + substantiv i genitivsagen: "Vedrørende indkøbsordre" osv.

2. Brevets faktiske tekst. Hovedtræk ved tekstdesignet til brevet er som følger.

ü Teksten til servicebrevet skal som regel vedrøre et nummer eller flere spørgsmål, hvis de er indbyrdes forbundne og vil blive betragtet i en strukturel enhed destinationsorganisation.

ü Teksten til brevet består som regel af to dele. Den første del beskriver årsagen, grundlaget eller berettigelsen til at komponere brevet, indeholder links til dokumenter, der er grundlaget for forberedelsen af \u200b\u200bbrevet. Den anden del, der starter med et afsnit, indeholder konklusioner, forslag, anmodninger, løsninger osv.

Forretningsbrevstruktur

1. Navn på den afsendende organisation.

3. Datoen for skrivelsen af \u200b\u200bbrevet.

4. Adressen til modtageren af \u200b\u200bbrevet.

5. En angivelse af en bestemt person.

6. Indledende adresse

7. En angivelse af det generelle indhold af brevet, dvs. emnet for brevet.

8. Hovedteksten til brevet.

9. Endelig høflighedsformel.

10. Underskrift.

11. Henvisning til ansøgningen.

Når en russisk partner udfylder et forretningsbrev, skal han huske nogle få flere regler.

Positionen for den person, hvortil dokumentet er rettet, er angivet i dativsagen, for eksempel:

til CEO
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prokhorov

Beta Holding JSC
Regnskabschef
V.M. Ivanov

Hvis du sætter forkortelserne "Mr.", "Mrs", så skrives respondentens efternavn først efterfulgt af initialerne.

Dokumentet bør ikke indeholde mere end fire adressater. Ordet "Kopi" før anden, tredje, fjerde adressat er ikke angivet. Hvis antallet af modtagere er større, oprettes en dokumentdistributionsliste.

Når du sender et brev til organisationen, skal du angive dets navn og derefter postadressen.

Når du sender et dokument til en person, skal du angive modtagerens navn og initialer og derefter postadressen

En note om tilstedeværelsen af \u200b\u200ben vedhæftet fil, der er navngivet i brevet, laves som følger:

Anvendelse: 5 liter. i 2 eksemplarer .

Hvis brevet har en vedhæftet fil, der ikke er nævnt i teksten, skal du angive dens navn, antallet af ark og antallet af kopier. hvis der er flere applikationer, er de nummererede, for eksempel:

Hvis vedhæftede filer er bundet, er antallet af ark ikke angivet.

Hvis ansøgningen ikke sendes til alle adresserne angivet i dokumentet, markeres dens tilstedeværelse som følger:

Tillæg: på 3 liter. i 5 eksemplarer. kun til den første adresse.

Den "underskrift", der kræves, inkluderer navnet på positionen for den person, der har underskrevet dokumentet (fuldt ud, hvis dokumentet ikke er tegnet på et brevpapir og forkortet - på et dokument, der er tegnet på virksomhedens officielle brevpapir); personlig underskrift; udskrift af underskrift (initialer, efternavn), for eksempel:

Træning

Virksomhedskorrespondance via e-mail er en bekvem måde til skriftlig kommunikation mellem forretningsenheder. Du skal skrive og modtage mange breve, og kommunikationshastigheden og korrektheden er en af \u200b\u200bkomponenterne i virksomhedens vellykkede arbejde. Nogle regler for forretningskorrespondance.

E-mail har taget sin plads i forretningskorrespondance på grund af dets fordele - 24/7 tilgængelighed, effektivitet og brugervenlighed. I denne artikel vil vi se på nogle af nuancerne ved online forretningskorrespondance.

Modtagelse af breve

1. Du skal kontrollere din postkasse flere gange i løbet af arbejdsdagen. Ellers kan du forsinke løsningen af \u200b\u200bvigtige problemer og stoppe andre menneskers arbejde.
2. Hvis du har modtaget et brev, skal du læse det, fordi nogen sendte det. Vi taler naturligvis ikke om spam her.
3. Hvis du er leder, skal din arbejdsdag starte med at kontrollere din mail. For nemheds skyld skal du indstille din e-mail-klient til automatisk at levere eller sende mail hvert 10.-20. Minut.
4. I tilfælde af at du har travlt, og du modtog et brev, skal du se på, hvem det er fra, hvad emnet for brevet er, og se hurtigt på overskriften for at vurdere brevets betydning.
5. Prøv at besvare e-mails med det samme - dette hjælper dig med at undgå blokeringer i mailen.

Brug felterne Til, Cc og Bcc korrekt

1. "Til hvem." Hvis du sender et spørgsmål eller beder om at afklare noget, forventer du et svar fra adressaten, hvis data er angivet i feltet "til hvem". Når du er modtager, skal du besvare spørgsmålet. Dette felt indeholder data fra modtageren.
2. "Kopi". Modtageren, hvis detaljer er angivet i dette felt, er som "inviterede øjenvidner". I dette tilfælde skal modtageren ikke svare på brevet. Derudover, hvis det er nødvendigt at sende et sådant brev, skal det begynde med linjerne "ked af at blande sig" af høflighed.
3. "Skjult kopi". Hovedmodtageren ved ikke, at brevet er sendt til adressaten, hvis oplysninger er angivet i feltet "blind kulstofkopi". Dette felt bruges også til bulkforsendelse.

Når du svarer, skal du ikke glemme knappen "besvar alle", dette hjælper dig med ikke at gå glip af en enkelt modtager. Du kan til enhver tid slette uønskede modtagere og tilføje nye.

Emne felt. Dette felt skal altid udfyldes. Den person, som brevet er rettet til, kan modtage en enorm mængde post om dagen, og ifølge dette felt vil han være i stand til at vurdere graden af \u200b\u200bbrevets betydning. Emnelinjen i e-mailen skal kortfattet og informativt vise dens indhold.

"Vigtigheden af \u200b\u200bat skrive." Hvis brevet indeholder vigtige eller presserende oplysninger, der kræver hurtig overvejelse, skal du angive dette, indstille vigtigheden til "høj". Dette får din e-mail til at skille sig ud i din indbakke. Men brug ikke denne funktion forgæves.

Sådan svarer du på e-mail

Nedenfor ser vi på en lille instruktion om, hvordan man skriver et svar på et brev.

1. Du skal altid starte med en hilsen - en hyldest til høflighed, intet kan gøres.
2. Du skal kommunikere med en person på hans sprog. Og dette gælder ikke kun lingvistik, men også kommunikationsformen. Uformel kommunikation kan betragtes som respektløs og endda et forsøg på at fornærme samtalepartneren.
3. Du bør ikke bruge omskrivning, undtagen når du sender et brev fra en mobiltelefon. Hvis din mailklient ikke har russisk sprog, skal du sende teksten til brevet i applikationen.
4. Et forretningsbrev skal være konsekvent, præcist og kortfattet. Nøjagtighed betyder en klar indikation af de data, du henviser til (dato, sted, tidspunkt osv.). Konkretitet - modtageren af \u200b\u200bdit brev skal fra de første linjer forstå, hvad der præcist kræves af ham. Laconicism. Hvis du tænker klart, så er du i stand til klart at udtrykke dine tanker. Og din samtalepartner vil straks se og sætte pris på det. Derfor bør du undgå "vand" i flere sider, hvis du kan sammenfatte essensen af \u200b\u200bsagen i flere sætninger.
5. Når et brev indeholder flere spørgsmål, opgaver eller emner, skal de struktureres og adskilles fra hinanden. En kontinuerlig strøm af tanker er vanskelig at læse, og desto sværere at isolere vigtige punkter fra den.
6. Anmodninger i breve skal besvares så detaljeret som muligt. Svar som "Will be done" er uacceptable.
7. Der bør ikke være fejl i brevet. Det er okay, hvis en eller to mindre skrivefejl sniger sig ind. Men hvis du lider af kronisk analfabetisme fra bogstav til bogstav, så vil samtalepartneren ikke have det bedste indtryk af dig.
8. Korrekturlæs altid dine breve! Læs brevet flere gange, og sørg for, at du ikke har gået glip af noget, kontroller det for fejl, om modtagerens oplysninger er korrekte osv. Osv.

Forretningskorrespondance - et vigtigt element i at drive forretning. Den måde, virksomheden vises på for sine kunder eller forretningspartnere, afhænger af dens funktioner. som du kan stole på, og som du kan gøre forretninger med, skal du have en idé om normerne, reglerne for etikette for forretningskorrespondance. Overholdelse af sådanne regler og forskrifter vil helt sikkert bidrage til succesen for virksomheden som helhed.

Sprog i virksomhedskorrespondance

Normen for etikette i forretningskorrespondance er en bestemt præsentationssprogstil, som er forskellig:

1. Hyppig gentagelse, ensartethed af talen.

Denne version af forklaringen giver dig mulighed for at udtrykke dig mere specifikt og forståeligt. Dette eliminerer en anden forståelse af teksten i brevet. Det tilrådes at have et sæt bestemte sætninger ved hånden, som for det første gør det muligt at skrive en klar forretningsbesked og for det andet at spare tid på at forberede det næste, endog sælgende brev.

1. Neutral tone.

Det er vigtigt at logisk præsentere information. Følelsesmæssig vurdering af fakta i forretningskorrespondance er upassende. Det må afvises at nævne sproglige, dialektiske udtryk, ord, en slags indskydninger. Det er vigtigt i korrespondanceprocessen at sikre objektiviteten af \u200b\u200bde angivne fakta, at opbygge dem i en klar logisk rækkefølge.

1. Semantisk præcision.

Det meningsfulde indhold af forretningsbreve sikrer deres praktiske og endda juridiske værdi. Derfor er det vigtigt at vælge de rigtige ord, så adressaten kan forstå afsenderen. Det er bedre ikke at medtage ord med dobbelt betydning. I dette tilfælde kan det ske, at adressaten vil forstå indholdet af brevet på en anden måde på sin egen måde.

1. Valg af faktuelt materiale.

Data, fakta i et forretningsbrev skal være informative og vigtigst af alt nøje kontrolleret. I dette tilfælde skal fakta vælges nøje, kun angive dem, der er relevante for en bestemt sag. Det er uacceptabelt at opregne data af samme type og angive ubetydelige fakta.

Typer af forretningsbreve

Forretningsbreve klassificeres normalt efter deres egenskaber:

• Efter funktionalitet - svaret på et spørgsmål, anmodning, appel, forslag osv.
• Efter struktur - standard (løsning af typiske forretningsspørgsmål, situationer), ureguleret (forfatterens, baseret på formelle og logiske præsentations- eller etiketnormer);
• Efter emne - forretning (afgørende økonomiske, juridiske, andre spørgsmål relateret til virksomhedens aktiviteter) eller kommercielle, relateret til levering, salg;
• Efter typen af \u200b\u200badressat - almindelig (til en adressat), cirkulær (sendt til flere adresser på én gang);
• Efter komposition - 1-aspekt (der afspejler 1 problem), multi-aspekt (der beskriver flere problemer).

Typer af forretningsbreve efter indhold:

• Udføre en kommunikationsrolle (afslag, påstand, begrundelse, anerkendelse)
• Være en form for aftale (baseret på resultaterne af forretningsmøder med deadlines for udførelse af opgaver, opfyldelse af forskellige forpligtelser)
• Være i form af en anmodning - for at få de nødvendige oplysninger;
• Vær et tilbud (ofte et svar på et tidligere modtaget forespørgsel).

Registrering af forretningsbreve

På trods af den udbredte anvendelse af mulighederne for elektronisk korrespondance er der stadig praksis med at sende forretningsbreve trykt på papir. Og i dette tilfælde er det meget vigtigt, hvordan selve brevet ser ud, da udseendet af et forretningsbrev kan påvirke adressatens opfattelse af det afsendende selskab. Derfor skal du overholde følgende designstandarder:

• Forretningsbreve skal udskrives på brevhoved, fortrinsvis af papir i høj kvalitet, der angiver afsenderens fulde detaljer, mens de skal være lette at læse;
• Afsenderens detaljer i et brev adresseret til udenlandske partnere, klienter skal være skrevet på engelsk;
• Brevet i konvolutten skal foldes en gang så meget som muligt og med teksten indad. For meget vigtige bogstaver er det bedre at bruge en stor, tyk konvolut, så brevet ikke behøver at foldes;
• Det er tilladt at angive alle detaljerne på konvolutten, som i selve brevet, og endda firmaets logo;
• Modtagerens adresse er kun angivet på konvolutten. Når du bruger en konvolut med et gennemsigtigt vindue, skrives modtagerens adresse på selve brevet i øverste højre hjørne. Derefter foldes brevet, så adressen er synlig i det gennemsigtige vindue;
• Afsenderens adresse er skrevet både på konvolutten og på brevet.

Regler for forretningskorrespondance

# 1 - at sende et brev til en adressat. I dette tilfælde bliver korrespondancen personlig, hvilket er vigtigt, især når der etableres forretningsforbindelser.

Nr. 2 -. Du er nødt til at besvare alle breve og til tiden, hvis målet er sat - at danne et billede af en virksomhed, der altid er klar til samarbejde, en, der behandler adressaterne med respekt. Det er vigtigt at huske, at du ikke skal skrive et digt. Klar og kortfattet - dette skal være stilen med svaret. I dette tilfælde skal du overholde ordningen "1 bogstav - 1 svar".

Nr. 3 - hvis du ønsker, at indholdet af e-mailen skal overføres til flere adressater, tilføjes deres adresser til linjen "kopi". Samtidig svarer den, der modtog brevet, hvis adresse er indtastet i linjen "kopi" muligvis ikke. Det vigtigste er, at han informeres om denne eller den anden lejlighed.

# 4 - At sende en e-mail til flere modtagere på én gang er tilladt, men !!! kun hvis der ikke forventes noget svar på meddelelsen. Sådanne breve inkluderer fordeling af priser, meddelelser om ændringer i arbejdsplanen osv.

# 5 - emnet skal angives i forretningsbrevet. Emnelinjen giver adressaten mulighed for straks at forstå, hvad meddelelsen handler om.

Nr. 6 - ordningen er "først en hilsen, derefter en appel til adressaten". I forretningskorrespondance er det almindeligt at adressere ved navn og patronym.

# 7 - teksten til brevet skal være baseret på 3 nøglepunkter: en hilsen + en appel, en erklæring om et spørgsmål, en anmodning eller et incitament til handling.

# 8 - du skal bruge omhyggeligt alarmfunktionen. I dette tilfælde, i slutningen af \u200b\u200bmeddelelsen, angives en anmodning i den mest høflige tone, at adressaten informerer afsenderen om det faktum, at han læser brevet.

Nr. 9 - med underskriften skal være så lakonisk som muligt. I dette tilfælde er det vigtigt ikke kun at indtaste bestemte ord, for eksempel "Venlig hilsen", men angiver også, i tilfælde af forretningskorrespondance ved hjælp af e-mail, efter navnet og placeringen af \u200b\u200bden person, der skrev brevet, hans vigtigste kontaktoplysninger.

Nr. 10 - en obligatorisk angivelse af, at der er knyttet yderligere materiale til brevet, hvis sådanne sendes sammen med brevet. I tilfælde af et almindeligt brev på papir er det i de fleste tilfælde nok at angive vedhæftningen på et sådant antal ark. Hvis vi taler om elektronisk forretningskorrespondance, skal oplysningerne om applikationen omfatte data om de vedhæftede filer, især deres format, volumen, indhold. Filer må ikke overstige 5 MB i størrelse.

Funktioner i forretningskorrespondance

1. "Kære, respekterede, respekterede" er den mest almindelige adresse i almindelige forretningsbreve.
2. "Kære" er en følelsesmæssig adresse, der bruges i lykønskningsbreve.
3. Adresse kun ved navn og patronym bruges i uofficielle bogstaver.
4. Brevet mellem forretningspartnere er struktureret efter ordningen "selve beslutningens begrundelse / beslutning" eller "selve beslutningen / beslutningens begrundelse". Den første mulighed bruges bedst i afvisningsbreve, den anden - i tilfælde af en positiv beslutning.
5. Den officielle ordre skal overholdes. Eksempel: et brev underskrevet af en vejleder skal besvares med underskrift fra en person, der har en lignende stilling. I dette tilfælde er en sådan mulighed mulig, når direktøren selv kan svare på brevet underskrevet af stedfortræderen.
6. Anmodningsskrivelsen skal indeholde visse ord. Eksempler: spørg, spørg, spørg osv. I dette tilfælde skal svaret på et sådant brev klart angive, om anmodningen vil blive fuldbyrdet, eller dens afvisning vil blive afvist.

VIGTIG! Husk, dette er ikke kun et sæt regler og forskrifter, det er en slags kunst, der skal læres af fagfolk med mangfoldig viden om forretningskommunikation.

Vær opmærksom på korrespondanceuddannelser:

• E-mail-korrespondance i erhvervslivet. Administrer dit forretningsforhold
• E-mail-korrespondance med partnere. Vanskelige situationer (avanceret)

Artikler