इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के बारे में आपको क्या जानने की आवश्यकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर कैसे स्विच करें? प्रतिपक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण

आज, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन साहसपूर्वक हमारे जीवन में प्रवेश कर रहा है, आज लगभग सभी कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करती हैं, ई-मेल, इलेक्ट्रॉनिक घोषणाओं का उपयोग करती हैं, खासकर जब से वैट कराधान के लिए अनिवार्य घोषणाएँ कानून द्वारा स्थापित की जाती हैं। कोई आगे बढ़ गया है और रोजमर्रा की जिंदगी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करता है और सभी रिपोर्टिंग और प्राथमिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित कर दिया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के अपने फायदे और नुकसान हैं।

मेज़
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के पक्ष और विपक्ष

इसी समय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अधिक से अधिक विकसित हो रहा है। और इसके लिए आवश्यक शर्तें हैं.

सबसे पहले, कर कानून में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदान किया जाता है। उदाहरण के लिए, बीमा प्रीमियम या व्यक्तिगत आयकर पर रिपोर्ट जमा करते समय, यदि कंपनी में 25 से अधिक कर्मचारी हैं तो इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट जमा करना इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक घोषणा प्रस्तुत करना आवश्यक है। इसके अलावा, यदि रिपोर्टिंग इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत की जाती है तो स्पष्टीकरण को 2017 में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में भी प्रदान करना होगा।

दूसरे, लेखांकन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को अपनाया गया है। कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" के अनुसार, प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है।
तीसरा, 2017 में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को कानूनी कार्यवाही में और भी अधिक विकास प्राप्त होगा। इस प्रकार, कई लोग इस तथ्य के आदी हैं कि अदालती फैसले इंटरनेट पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रकाशित होते हैं। रूसी संघ के मध्यस्थता प्रक्रिया संहिता के अनुच्छेद 4 के अनुसार, दावे, बयान, शिकायत, प्रस्तुति और अन्य दस्तावेजों का एक बयान अदालत में कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में दायर किया जा सकता है, जिसमें हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में भी शामिल है। इंटरनेट पर अदालत की आधिकारिक वेबसाइट पर पोस्ट किए गए फॉर्म को भरकर, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित तरीके से एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। सिविल प्रक्रिया में समान प्रावधान स्थापित किए गए हैं।

चौथा, निविदा दस्तावेज़ीकरण और इलेक्ट्रॉनिक नीलामी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के संदर्भ में इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियाँ हमारे जीवन का एक अभिन्न अंग बन गई हैं। संघीय कानून दिनांक 04/05/2013 संख्या 44-एफजेड (07/03/2016 को संशोधित) के लेख के अनुसार "राज्य और नगरपालिका को पूरा करने के लिए माल, कार्यों, सेवाओं की खरीद के क्षेत्र में अनुबंध प्रणाली पर" आवश्यकताएँ, इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक नीलामी (इलेक्ट्रॉनिक नीलामी) को एक नीलामी के रूप में समझा जाता है, जिसमें खरीद के बारे में जानकारी ग्राहक द्वारा असीमित संख्या में व्यक्तियों को ऐसी नीलामी की सूचना पोस्ट करके और इसके बारे में एक एकीकृत दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से सूचित की जाती है। सूचना प्रणाली, समान आवश्यकताएं और अतिरिक्त आवश्यकताएं खरीद प्रतिभागियों को प्रस्तुत की जाती हैं, ऐसी नीलामी का आयोजन उसके ऑपरेटर द्वारा इलेक्ट्रॉनिक प्लेटफॉर्म पर सुनिश्चित किया जाता है।

पांचवां कारण इस तथ्य के कारण है कि आज कई कंपनियां अलग-अलग क्षेत्रों में, अलग-अलग शहरों में काम करती हैं, इसलिए एक प्रभावी व्यवसाय को व्यवस्थित करने के लिए दस्तावेज़ प्रवाह में तेजी लाना और पार्टियों के बीच संबंधों को सरल बनाना आवश्यक है। इस संबंध में, सहज रूप से, कई कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू कर रही हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कैसे शुरू करें?

दूसरे चरण में, आपको यह चुनना होगा कि दस्तावेज़ बनाते समय कंपनी किस हस्ताक्षर का उपयोग करेगी।

एक साधारण इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है, जो कोड, पासवर्ड या अन्य माध्यमों के उपयोग के माध्यम से, एक निश्चित व्यक्ति द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के गठन के तथ्य की पुष्टि करता है।

गैर-योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरएक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है जो:

1. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त किया गया;
2. आपको उस व्यक्ति की पहचान करने की अनुमति देता है जिसने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं;
3. आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद उसमें परिवर्तन करने के तथ्य का पता लगाने की अनुमति देता है;
4. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर टूल का उपयोग करके बनाया गया।

1. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी योग्य प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट है;
2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बनाने और सत्यापित करने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उपकरण का उपयोग किया जाता है जिसमें आवश्यकताओं के अनुपालन की पुष्टि होती है (6 अप्रैल, 2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड के अनुच्छेद 5 (30 दिसंबर, 2015 को संशोधित) "इलेक्ट्रॉनिक पर" हस्ताक्षर।" हालाँकि, कई मामलों में सुरक्षा उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, यह एक मजबूत योग्य हस्ताक्षर है।

चौथे चरण में, एक समझौते के समापन के लिए दस्तावेज उपलब्ध कराना आवश्यक है।

पांचवां चरण प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौते का समापन है। 6 अप्रैल 2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड (30 दिसंबर 2015 को संशोधित) के अनुच्छेद 2 के अनुसार "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर," एक प्रमाणन केंद्र एक कानूनी इकाई, व्यक्तिगत उद्यमी या राज्य निकाय या स्थानीय सरकारी निकाय है जो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों के सत्यापन के साथ-साथ अन्य कार्यों को बनाने और जारी करने का कार्य करता है।

छठा चरण कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के विशिष्ट आदान-प्रदान का संगठन। लेन-देन के पक्षों की आपसी सहमति से चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जाते हैं और यदि उनके पास अनुमोदित प्रारूप के अनुसार इन चालानों को प्राप्त करने और संसाधित करने के लिए संगत तकनीकी साधन और क्षमताएं हैं।

प्रमाणन प्राधिकारी के साथ अनुबंध में क्या शामिल होना चाहिए?

प्रमाणन केंद्र के साथ समझौता करते समय समझौते के विषय पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 432 के अनुसार, इस प्रकार के अनुबंधों के लिए ये अनिवार्य शर्तें हैं। एक समझौते को संपन्न माना जाता है यदि पार्टियों के बीच समझौते की सभी आवश्यक शर्तों पर उपयुक्त मामलों में आवश्यक रूप में एक समझौता हो जाता है। अर्थात्, अनुबंध के विषय को यथासंभव स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है।

समझौते का विषय "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" कानून का अनुसरण करता है।

सत्यापन केंद्र:

1. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजियों के लिए प्रमाणपत्र बनाता है और ऐसे प्रमाणपत्र जारी करता है;
2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी प्रमाणपत्रों के लिए वैधता अवधि स्थापित करता है;
3. इस प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी प्रमाणपत्र रद्द कर देता है;
4. आवेदक के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करता है;
5. इस प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी और निरस्त किए गए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी प्रमाणपत्रों का एक रजिस्टर रखता है;
6. प्रमाणपत्रों के रजिस्टर को बनाए रखने की प्रक्रिया स्थापित करता है;
7. आवेदकों के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी बनाता है;
8. प्रमाणपत्र रजिस्ट्री में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजियों की विशिष्टता की जाँच करता है;
9. इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन में प्रतिभागियों के अनुरोध पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का सत्यापन करता है;
10. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग से संबंधित अन्य गतिविधियाँ करता है।

1. प्रमाणन केंद्र द्वारा सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध से उत्पन्न दायित्वों की गैर-पूर्ति या अनुचित पूर्ति;
2. कर्तव्यों का पालन करने में विफलता या अनुचित प्रदर्शन (04/06/2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड के अनुच्छेद 13 के खंड 3 (12/30/2015 को संशोधित) "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर")।

किसी कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को कैसे व्यवस्थित करें?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के मसौदे की तैयारी, निष्पादन और अनुमोदन कागज पर समान दस्तावेजों के लिए स्थापित कार्यालय कार्य के सामान्य नियमों के अनुसार किया जाता है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में सील छाप के अपवाद के साथ कागज पर समान दस्तावेज़ के लिए स्थापित सभी विवरण होने चाहिए, क्योंकि मुहर एक अनिवार्य विवरण नहीं है। कंपनी के भीतर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ कार्यों की पुष्टि करने के तरीकों का उपयोग किया जा सकता है जिसमें इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के बिना नियंत्रण के लिए प्रस्तुत किया जा सकता है।

यदि आप अपने समकक्षों के साथ दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आपको प्रतिपक्ष के साथ समझौते में उचित प्रावधान शामिल करने होंगे।

दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से तैयार और हस्ताक्षरित होते हैं। उपयोग किए गए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण निर्धारित तरीके से प्रमाणित होने चाहिए।

सबसे आसान तरीका अधिकारियों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करना है, उदाहरण के लिए, कर सेवा के साथ। ऐसा करने के लिए, आपको एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर भी प्राप्त करना होगा और प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौता करना होगा। अक्सर, करदाता कर प्राधिकरण को घोषणाएँ, स्पष्टीकरण और चालान प्रदान करते हैं। "फीडबैक" के रूप में, दस्तावेज़ कर अधिकारियों द्वारा रूस की संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 15 अप्रैल 2015 संख्या ММВ-7-2 /149@ के अनुसार तैयार किए जाते हैं "द्वारा उपयोग किए गए दस्तावेज़ भेजने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर" कर अधिकारी, कर कानून और शुल्क द्वारा विनियमित संबंधों में अपनी शक्तियों का प्रयोग करते समय, दूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में और 17 फरवरी, 2011 के संघीय कर सेवा के आदेश संख्या ММВ-7-2 के कुछ प्रावधानों को अमान्य मानने पर /169@।”

ऐसे दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

1. स्पष्टीकरण प्रदान करने के लिए आवश्यकताएँ;
2. नियंत्रित विदेशी कंपनियों की अधिसूचनाएँ;
3. करदाता (शुल्क भुगतानकर्ता, कर एजेंट) को कॉल करने के बारे में सूचनाएं;
4. कर नोटिस;
5. किसी बैंक में करदाता (शुल्क दाता, कर एजेंट) के खातों पर लेनदेन और उसके इलेक्ट्रॉनिक फंड के हस्तांतरण को निलंबित करने का निर्णय;
6. बैंक में करदाता (शुल्क भुगतानकर्ता, कर एजेंट) के खातों पर लेनदेन के निलंबन और उसके इलेक्ट्रॉनिक फंड के हस्तांतरण को रद्द करने का निर्णय;
7. ऑन-साइट टैक्स ऑडिट करने के निर्णय;
8. अन्य कागजात।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण कैसे व्यवस्थित करें?

दस्तावेज़ों को कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए?

पहले तो, किसी विशिष्ट संगठन के लिए मामलों की एक सूची तैयार करना आवश्यक है। मामलों की सीमा कंपनी और गतिविधि के क्षेत्र के आधार पर अलग-अलग होगी।

मामलों के नामकरण का उपयोग निष्पादित दस्तावेजों को मामलों में समूहीकृत करने, मामलों को व्यवस्थित करने और रिकॉर्ड करने, उनकी भंडारण अवधि निर्धारित करने और दस्तावेजों की खोज करने के लिए किया जाता है। फ़ाइलों का नामकरण स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण की सूची संकलित करने के साथ-साथ अस्थायी (10 वर्ष तक सम्मिलित) भंडारण की रिकॉर्डिंग का आधार है।

दूसरे, मामलों का सूत्रीकरण करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेज़ों के मूल्य की जांच करना आवश्यक है। हम आपको याद दिला दें कि व्यक्तिगत दस्तावेजों के लिए नियामक भंडारण अवधि होती है। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेज़ 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं, और कर दस्तावेज़ 4 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।

तीसरा, यह चिह्नित करना आवश्यक है कि डेटा फ़ाइल नामकरण में इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत है। उदाहरण के लिए, “कार्य समय सारणी। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़"।

चौथी, आपको दस्तावेज़ संग्रहीत करने की आवश्यकता है।

किसी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल को संग्रहीत करने से पहले, उसे यह करना होगा:
— इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम से डाउनलोड करें (यदि दस्तावेज़ किसी विशेष सॉफ़्टवेयर उत्पाद में बनाया गया है);
— उपयुक्त प्रारूप में बचत करके संभावित परिवर्तनों से सुरक्षित रहें;
- भंडारण माध्यम पर लिखें।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और संग्रहीत करने के लिए आम तौर पर स्वीकृत प्रारूप पीडीएफ/ए है। इसे सामान्य पीडीएफ से अलग किया जाना चाहिए, जिसके प्रत्येक अद्यतन के साथ फाइलों के साथ काम करने के नए अवसर सामने आते हैं। पीडीएफ/ए को किसी और चीज़ के लिए डिज़ाइन किया गया है: यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के दीर्घकालिक अभिलेखीय भंडारण के लिए एक प्रारूप है।

पाँचवाँ चरणसूची की तैयारी है. सूची में वे सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें शामिल हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संबंध में तैयार की गई थीं। हालाँकि, पेपर फ़ाइलें बनाते समय इंगित की जाने वाली शीटों की संख्या के बजाय, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की मात्रा इंगित की जाती है।

इन्वेंट्री प्रारूप इस तरह दिख सकता है:

कुछ मामलों में, दस्तावेज़ों को नष्ट करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आधिकारिक नोट लंबे समय से संग्रहीत हैं, भंडारण अवधि समाप्त हो गई है और उन्हें नष्ट करने की आवश्यकता है। इस मामले में, दस्तावेजों के मूल्य की जांच की जाती है। ऐसी परीक्षा एक विशेष आयोग द्वारा की जा सकती है। परीक्षा के परिणामों के आधार पर, विनाश के लिए दस्तावेजों के आवंटन पर एक अधिनियम तैयार किया जाता है। ऐसे अधिनियम का प्रपत्र कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जाता है। और अधिनियम के आधार पर, डिस्क या अन्य भंडारण मीडिया को आसानी से नष्ट कर दिया जाता है।

निष्कर्ष में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि, निश्चित रूप से, भविष्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है। कई कंपनियों को दस्तावेज़ प्रवाह के अनुचित संगठन की समस्याओं का सामना करना पड़ता है, जब किसी विभाग या यहां तक ​​कि विभाग में केवल एक कार्यस्थल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह से जुड़ा होता है, जब अधिकांश दस्तावेज़ अभी भी कागज पर बनाए रखे जाते हैं। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित सभी मुद्दों को सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में "तटवर्ती" हल किया जाना चाहिए।

नवंबर के अंत में, इलेक्ट्रॉनिक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए सिस्टम के रचनाकारों ने "अकाउंटिंग ऑनलाइन" पोर्टल पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर एक प्रतियोगिता आयोजित की। चार सौ प्रतिभागियों में से एक भी प्रतियोगिता के सभी 15 प्रश्नों का सही उत्तर नहीं दे सका। प्रतियोगिता के आयोजकों ने प्राप्त सभी प्रतिक्रियाओं का विश्लेषण किया, और अब उन मुद्दों को सुलझाने की पेशकश की है जो एकाउंटेंट के लिए सबसे अधिक कठिनाइयों का कारण बने।

परिचयात्मक जानकारी

इस वर्ष मई में इलेक्ट्रॉनिक चालानों का आदान-प्रदान संभव होने के बाद, कई बड़ी रूसी कंपनियों ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) में परिवर्तन शुरू किया। तदनुसार, व्यापारिक नेताओं के साथ सहयोग करने का मौका पाने के लिए, उनके संभावित समकक्षों को ईडीआई को नियंत्रित करने वाले नियामक ढांचे को नेविगेट करना होगा। आज हम लेखाकारों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के नियमों का अध्ययन करते समय उत्पन्न होने वाले जटिल मुद्दों से निपटने में मदद करेंगे।

इलेक्ट्रॉनिक चालान तैयार करना और जारी करना

इलेक्ट्रॉनिक चालान कैसे भेजा जाए, इस प्रश्न का उत्तर देते समय सबसे बड़ी कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। इस प्रकार, 80% प्रतियोगिता प्रतिभागियों का मानना ​​है कि एक इलेक्ट्रॉनिक चालान प्रतिपक्ष को ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है। हालाँकि, ऐसा नहीं है.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का भंडारण

प्रतियोगिता में भाग लेने वाले लगभग आधे प्रतिभागियों का अभी भी मानना ​​है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए, उन्हें मुद्रित करने की आवश्यकता है। हालाँकि, अभिलेखीय मामलों पर संघीय कानून कहता है: "एक अभिलेखीय दस्तावेज़ एक मूर्त माध्यम है जिस पर जानकारी दर्ज की जाती है, जिसमें ऐसे विवरण होते हैं जो इसे पहचानने की अनुमति देते हैं, और निर्दिष्ट माध्यम और जानकारी के महत्व के कारण भंडारण के अधीन होते हैं। नागरिक, समाज और राज्य।” इस प्रकार, कानून किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक कागज़ प्रति बनाने और दस्तावेज़ को कागज़ के रूप में संग्रहीत करने की अनिवार्य आवश्यकता प्रदान नहीं करता है।

इलेक्ट्रॉनिक चालानों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया

इलेक्ट्रॉनिक चालानों के आदान-प्रदान की व्यावहारिक प्रक्रिया पर बहुत कम प्रश्न उठे। शायद यह इस तथ्य से समझाया गया है कि प्रक्रिया एक अलग दस्तावेज़ (रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अप्रैल, 2011 संख्या 50एन) में तय की गई है और इसमें किसी भी अस्पष्ट व्याख्या को शामिल नहीं किया गया है। चालान में त्रुटियों को कैसे ठीक किया जाए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख क्या मानी जाती है, और क्या केवल प्रबंधक या आदेश द्वारा अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ इलेक्ट्रॉनिक चालान पर हस्ताक्षर करना संभव है, इस सवाल पर 49%, 54% और 63% ने सही उत्तर दिया। प्रतियोगिता के प्रतिभागी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए प्रारूप

आधे से अधिक प्रतिभागियों (58%) को पता है कि संघीय कर सेवा ने किन दस्तावेजों के लिए पहले से ही अनिवार्य या अनुशंसित XML प्रारूप विकसित किए हैं। हमें याद दिला दें कि रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 03/05/12 नंबर ММВ-7-6/138@ के आदेश से, एक चालान, एक समायोजन चालान, प्राप्त और जारी किए गए चालान का एक लॉग और अनिवार्य प्रारूपों को मंजूरी दे दी गई थी। खरीद और बिक्री की किताबें, साथ ही इन किताबों की अतिरिक्त शीट के लिए (देखें "")। और रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 21 मार्च 2012 के आदेश संख्या ММВ-7-6/172@ ने टीओआरजी-12 फॉर्म में कंसाइनमेंट नोट और कार्य (सेवाओं) के लिए स्वीकृति प्रमाण पत्र के लिए अनुशंसित प्रारूपों को मंजूरी दे दी (देखें) "") कृपया ध्यान दें कि ऐसे प्रारूपों में प्रस्तुत किए गए दस्तावेज़ संघीय कर सेवा को सत्यापन के लिए उसी रूप में भेजे जा सकते हैं जिस रूप में वे प्रतिपक्ष से प्राप्त हुए थे। यानी दस्तावेज़ को स्कैन की गई छवि में परिवर्तित किए बिना।

चालान जर्नल और खरीद खाता

क्रमशः 94% और 74% प्रतिभागियों को पता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की उपस्थिति में खरीद पुस्तक और चालान जर्नल कैसे रखना है। खरीद पुस्तक का प्रपत्र और उसके रखरखाव के नियम संकल्प संख्या 1137 के परिशिष्ट संख्या 4 में दिए गए हैं, और प्राप्त और जारी किए गए चालान की रिकॉर्डिंग के लिए जर्नल का प्रपत्र और उसके रखरखाव के नियम परिशिष्ट संख्या 3 में दिए गए हैं। उसी संकल्प के लिए.

परिशिष्ट संख्या 4 के पैराग्राफ 2 के अनुसार, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में प्राप्त चालान खरीद पुस्तक में एकीकृत तरीके से पंजीकरण के अधीन हैं। और परिशिष्ट संख्या 3 के पैराग्राफ 3 के अनुसार, कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से तैयार किए गए चालान जारी होने की तारीख के अनुसार लेखांकन जर्नल के भाग 1 में कालानुक्रमिक क्रम में पंजीकृत किए जाते हैं। प्राप्त चालान, कागजी और इलेक्ट्रॉनिक दोनों, जर्नल के भाग 2 में उनके प्राप्त होने की तारीख तक सूचीबद्ध हैं। साथ ही, जर्नल के फॉर्म और इसे भरने के नियमों के अनुसार, चालान जारी करने की विधि कॉलम 3 में मान द्वारा इंगित की जाती है: मान 1 कागज पर दस्तावेज़ की तैयारी को इंगित करता है, और मान 2 इंगित करता है इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयारी.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजने की प्रणाली में कार्य करना

व्यवहार में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के साथ काम करना सिद्धांत की तुलना में बहुत आसान हो जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को विनियमित करने वाले कानून में जटिलताओं की प्रचुरता के बावजूद, अधिकांश विवादास्पद सैद्धांतिक मुद्दों को स्तर पर हल और स्वचालित किया जाता है। इस प्रकार, ईडीएफ ऑपरेटरों के सिस्टम में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के विवरण को सही ढंग से भरने और सभी तकनीकी दस्तावेजों के निर्माण पर नियंत्रण स्वचालित रूप से किया जाता है, और चालान को सही करने की प्रक्रिया, पहली नज़र में, समान से अलग नहीं है कागजी दस्तावेज़ के साथ कार्रवाई. सबसे अधिक संभावना है, यही कारण है कि सर्वेक्षण प्रतिभागियों को ईडीआई प्रणाली में काम करने के व्यावहारिक कार्यों को पूरा करना सबसे आसान लगा। 75% से अधिक प्रतिभागियों ने ऐसे कार्य पूरे किये।

प्रतियोगिता के परिणामों के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक रूप "डायडोक" में कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए सिस्टम के विशेषज्ञों द्वारा सामग्री तैयार की गई थी।

यदि कोई कंपनी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने की योजना बना रही है, तो हमारी सिफारिशें आपको एक कार्य योजना बनाने में मदद करेंगी। वे आपको बताएंगे कि ठेकेदारों के साथ कैसे बातचीत करें, एक प्रदाता चुनें और काम में बदलाव के लिए कर्मचारियों को कैसे तैयार करें।

यदि कोई कंपनी समकक्षों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) पर स्विच करने जा रही है, तो पहले से मूल्यांकन करें कि दस्तावेजों का कौन सा हिस्सा इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रसारित किया जा सकेगा। प्रोजेक्ट का पैमाना, उसके लिए कार्य योजना, श्रम लागत और कंपनी का खर्च इस पर निर्भर करता है।

ठेकेदारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के लिए कार्य योजना कैसे तैयार करें

कंपनी के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के कार्य को ब्लॉकों में विभाजित करें:

• संगठनात्मक मामले;
• प्रतिपक्ष;
• दस्तावेज़ प्रवाह;
• कर्मचारी;
• प्रदाता;
• बजट।

सूची बनाएं कि प्रत्येक ब्लॉक में कौन से कार्य पूरे किए जाएंगे (देखें)।

). यदि आवश्यक हो तो सूची समायोजित करें. आइए मान लें कि किसी कंपनी को स्वचालन की आवश्यकता नहीं हो सकती है: कंपनी की लेखा प्रणाली के माध्यम से दस्तावेज़ पंजीकरण की स्थिति को ट्रैक करना सुविधाजनक है, लेकिन यदि दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा बड़ी नहीं है, तो स्वचालन की लागत का भुगतान नहीं होगा।

उपरोक्त चरणों को किस क्रम में निष्पादित करना है, यह स्वयं तय करें। कुछ काम एक साथ किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के लिए प्रस्तुति सामग्री विकसित करना और ठेकेदारों के साथ बातचीत करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन पर समकक्षों के साथ बातचीत कैसे करें

कंपनी के समकक्षों को चार समूहों में विभाजित करें। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन पर सहमत होने के लिए प्रत्येक समूह को एक विशेष दृष्टिकोण अपनाना होगा। यह संभव है कि सभी प्रतिपक्ष सहमत नहीं होंगे, आपको उनके साथ कागजी दस्तावेजों का आदान-प्रदान जारी रखना होगा या सहयोग समाप्त करना होगा।

महत्वपूर्ण प्रतिपक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करते हैं।ऐसी कंपनियाँ पहले से ही अपने प्रदाताओं के साथ काम करती हैं, शायद उन संगठनों के साथ नहीं जिनके साथ आपकी कंपनी सहयोग करना चाहती है। आप इस समूह के समकक्षों से इस प्रकार निपट सकते हैं:

1. विचार करें कि क्या उस प्रदाता के साथ समझौता करना उचित है जिसके साथ खरीदार (आपूर्तिकर्ता) सहयोग करता है।

2. पता लगाएं कि क्या आपकी कंपनी के इच्छित प्रदाता और प्रतिपक्ष के प्रदाता के बीच रोमिंग है।

3. अपनी कंपनी द्वारा चुने गए प्रदाता के साथ एक समझौता करने के लिए प्रतिपक्ष को आमंत्रित करें।

महत्वपूर्ण प्रतिपक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग नहीं करते हैं।यदि खरीदार (आपूर्तिकर्ता) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करने से इनकार करता है, और कंपनी के लिए उसके साथ सहयोग करना बंद करना लाभहीन है, तो किसी एक परिदृश्य के अनुसार आगे बढ़ें:

1. ऐसे प्रतिपक्ष के साथ प्रयोग करें .

2. अपॉइंटमेंट लें और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करने के लिए मनाने का प्रयास करें।

वादा करें कि आप संभावित कमियों के प्रति सहनशील रहेंगे और अपनी कंपनी के साथ काम करने में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह स्थापित करने में मदद करेंगे।

छोटाप्रतिपक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करते हैं।महत्वपूर्ण समकक्षों के संबंध में खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं के इस समूह पर भी वही विकल्प लागू किए जा सकते हैं। लेकिन यह सलाह दी जाती है कि बातचीत पत्राचार के रूप में करें ताकि अतिरिक्त समय बर्बाद न हो। यदि किसी समझौते पर नहीं पहुंचा जा सकता है, तो सहयोग से इनकार करना आसान हो सकता है।

छोटाप्रतिपक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग नहीं करते हैं।यदि खरीदार (आपूर्तिकर्ता) कंपनी के प्रमुख भागीदारों में से एक नहीं है, तो उसे आपके लिए सुविधाजनक प्रदाता के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करने के लिए प्रेरित करने का प्रयास करें। विकल्प:

1. घोषणा करें कि, उदाहरण के लिए, नई तिमाही की शुरुआत से, आपकी कंपनी केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ स्वीकार और भेजती है।

2. यदि प्रतिपक्ष हार जाता है तो कमीशन लें और डुप्लीकेट भेजे; यदि उसने समय सीमा के बाद मूल दस्तावेज जमा किए तो जुर्माना। ऐसे उपाय उन खरीदारों (आपूर्तिकर्ताओं) के संबंध में लागू करें जो समय पर कागजात नहीं सौंपते हैं।

कागजी दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने वाली छोटी कंपनियों के लिए, यह एक स्पष्ट प्रस्तुति तैयार करने लायक है। यदि प्रतिपक्ष इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की बारीकियों को समझते हैं, तो उन्हें अपनी कार्य प्रक्रिया बदलने के लिए मनाना आसान होगा। कंपनी के सभी छोटे खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं से मिलना शायद ही संभव हो, इसलिए प्रेजेंटेशन आश्वस्त करेगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदाता कैसे चुनें

यदि किसी कंपनी में कई प्रतिपक्ष हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि उसे कई प्रदाताओं के साथ काम करना होगा। बाद की संख्या को कम करने का प्रयास करें।

प्रदाता चुनें:

• जिनके साथ कंपनी के प्रतिपक्ष पहले से ही काम कर रहे हैं और जिन्हें आप महत्वपूर्ण मात्रा में लेनदेन हस्तांतरित कर सकते हैं;
• जिनमें सबसे ज्यादा रोमिंग हो;
• जो कंपनी के हस्ताक्षर प्रमाणपत्र (यदि कोई हो) का उपयोग कर सकता है।

मूल्य कारक को ध्यान में रखने की आवश्यकता नहीं है। यदि प्रदाता के पास आपके समकक्षों के प्रदाताओं के साथ रोमिंग नहीं है, तो यह उपयुक्त नहीं है, भले ही उसकी सेवाएँ सस्ती हों।

कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह को औपचारिक कैसे बनाएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने से पहले, आपको कंपनी दस्तावेज़ों के संचलन को औपचारिक बनाना होगा। आवश्यकतानुसार लिखें या समायोजित करें:

1. उन दस्तावेज़ों की सूची जिनका उपयोग कंपनी प्रतिपक्षों के साथ काम करते समय करती है।

2. दस्तावेज़ प्रवाह में शामिल अधिकारियों की वर्तमान सूची। कृपया बताएं कि कौन:

• एक दस्तावेज़ बनाता है - इसे प्रदाता के व्यक्तिगत खाते पर अपलोड करता है;
• दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है. इन कर्मचारियों को अपने व्यक्तिगत खाते और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र दर्ज करने के लिए लॉगिन और पासवर्ड की आवश्यकता होगी;
• प्रतिपक्ष द्वारा दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने को नियंत्रित करता है;
• दस्तावेज़ को प्रिंट करता है और उसे एक फ़ोल्डर में फ़ाइल करता है या कंपनी सर्वर पर सहेजता है।

इस सूची को लगातार अद्यतन किया जाना चाहिए। जैसे ही कोई कर्मचारी चले तो उसका इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर रद्द कर नवनियुक्त व्यक्ति को जारी कर देना चाहिए।

निर्माण के क्षण से लेकर संग्रह में भेजने तक दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए आंतरिक नियमों में एक शेड्यूल तैयार करें और उसका दस्तावेजीकरण करें (देखें)। ).

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन के लिए कंपनी कर्मियों को कैसे तैयार करें

कंपनी कितनी जल्दी और सफलतापूर्वक स्विच करेगी , कर्मचारियों पर निर्भर करता है। उन्हें परियोजना को नुकसान पहुंचाने से रोकने के लिए, दबाव डालना नहीं, बल्कि उन्हें नवाचार के लाभों के बारे में समझाना महत्वपूर्ण है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करते समय एक महत्वपूर्ण लागत मद कर्मचारियों के कार्य समय के लिए भुगतान है, जिसे वे नई प्रणाली में काम करने के लिए प्रशिक्षण और आपातकालीन स्थितियों को हल करने पर खर्च करेंगे। इन लागतों को कम करने के लिए केंद्रीकृत आउटरीच और प्रशिक्षण प्रयास संचालित करें।

पहले से समझाना और प्रशिक्षण देना शुरू करें - जब प्रबंधन ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने का निर्णय लिया। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में भाग नहीं लेने वाले कर्मचारियों सहित सभी कंपनी कर्मियों के लिए काम के सिद्धांतों को समझाने वाली एक प्रस्तुति व्यवस्थित करें।

हस्ताक्षरकर्ताओं के प्रशिक्षण पर विशेष ध्यान दें। उनके लिए स्पष्ट और विस्तृत निर्देश बनाएं, अधिमानतः स्क्रीनशॉट के साथ: किस साइट पर जाना है, कौन सी जानकारी दर्ज करनी है और कहां, कौन से बटन दबाना है और किस क्षण, हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के साथ कैसे काम करना है।

निम्नलिखित तर्क कर्मचारियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने की परियोजना का समर्थन करने के लिए मनाने में मदद करेंगे:

• किसी अधिकारी की जिम्मेदारी के स्तर के संदर्भ में, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर भौतिक हस्ताक्षर से अलग नहीं है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको दस्तावेज़ों को शीघ्रता से बनाने और संसाधित करने की अनुमति देता है। आपको कॉल करके यह पता लगाने की ज़रूरत नहीं है कि प्रतिपक्ष कब हस्ताक्षर करेगा और आवश्यक दस्तावेज़ भेजेगा;
• दस्तावेज़ गुम नहीं होंगे. उन्हें ढूंढना आसान हो जाएगा.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करने की लागत की योजना कैसे बनाएं

निम्नलिखित भाग शामिल हैं:

1. प्रदाता की सेवाओं की लागत 10,000-20,000 रूबल है। प्रति वर्ष, टैरिफ योजना पर निर्भर करता है। उनके लिए कीमतें और बजट का पता लगाएं।

2. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की लागत 1000-2000 रूबल है। प्रति वर्ष, प्रमाणपत्र निर्माता की टैरिफ योजना पर निर्भर करता है।

3. कर्मचारी वेतन - अतिरिक्त भुगतान या उस समय की लागत जो कर्मचारी अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों पर खर्च नहीं करेंगे। लागत कार्यों की अवधि और कर्मचारी के एक घंटे के काम की लागत पर निर्भर करती है।

निम्नलिखित प्रकार के कार्य श्रम-गहन होंगे: ठेकेदारों के साथ बैठकें और टेलीफोन पर बातचीत, आपकी कंपनी के ठेकेदारों और कर्मचारियों के लिए प्रस्तुतियाँ और निर्देश तैयार करना, कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना, आपातकालीन स्थितियों का समाधान करना (देखें)। ). योजना बनाएं कि इसमें कितना समय लगेगा.

न केवल कर्मचारियों के वेतन का बजट बनाएं, बल्कि उनसे मिलने वाले सामाजिक योगदान का भी बजट बनाएं।

4. स्वचालन की लागत - उन कार्यों पर निर्भर करती है जिन्हें कंपनी हल करना चाहती है, उनके कार्यान्वयन की जटिलता और डेवलपर के एक घंटे के काम की लागत।

सामग्री से तैयार किया गया

वर्तमान में, व्यावसायिक संस्थाओं और व्यक्तियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे कागज से इलेक्ट्रॉनिक की ओर बढ़ रहा है। साधारण कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कई फायदे हैं - यह समय बचाता है और लिए गए निर्णयों की दक्षता बढ़ाता है। ईडीएमएस को इंटरनेट के माध्यम से एक कंपनी के भीतर और विभिन्न कंपनियों के बीच बनाया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनइलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं की एक प्रणाली है। अधिकांश आधुनिक लेखांकन और कार्मिक कार्यक्रम विधायी स्तर पर स्थापित मानक प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार कर सकते हैं। लेकिन ऐसे दस्तावेज़ के लिए कानूनी महत्व होने के लिए, इसे दोनों पक्षों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को दो बड़े प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - किसी कंपनी के भीतर या संचार चैनलों के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान। इन दोनों प्रणालियों को एक वैश्विक प्रणाली में जोड़ना संभव है।

किसी कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर पैकेज (EDW प्लेटफ़ॉर्म) की खरीद, साथ ही इसके संचालन के लिए उपकरण (नेटवर्क उपकरण, सर्वर, आदि) की आवश्यकता होती है।

दो कंपनियों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करने के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता होती है। यह संदेशों की डिलीवरी की गारंटी देता है, भेजे गए दस्तावेजों के प्रारूप को नियंत्रित करता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ डेटा के साथ काम के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, और दस्तावेजों का एक संग्रह संग्रहीत करता है।

ध्यान!ऐसी ही सेवाओं में से एक है. इसके माध्यम से प्राप्त दस्तावेज़ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि उन पर दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का निशान हो।

ईडीआई के फायदे और नुकसान

मुख्य लाभ

कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के निर्विवाद फायदे हैं:

• कार्यालय के काम को सुव्यवस्थित करना - सिस्टम आपको विभिन्न दस्तावेज़ों के लिए एक ही नंबर निर्दिष्ट करने की अनुमति नहीं देगा, क्योंकि यह क्रम में और स्वचालित रूप से होगा;
• प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को ट्रैक करना - किसी भी समय आप पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ के साथ वास्तव में कौन काम कर रहा है। कोई कर्मचारी इसे नुकसान नहीं पहुंचा पाएगा या इसे खो नहीं पाएगा। गलती से या जानबूझकर हटाया गया दस्तावेज़ अभी भी पुनर्स्थापित किया जा सकता है;
• दस्तावेज़ प्रसंस्करण में तेजी लाना - यदि कंपनी के विभाग कई इमारतों में फैले हुए हैं, तो अनुमोदन के लिए कागजी दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से वहां ले जाना होगा। ईडीआई के साथ, आवश्यक दस्तावेज़ एक सेकंड के एक अंश में कर्मचारी तक पहुंच जाता है;
• संस्करणों के साथ सुविधाजनक कार्य - संपादन करते समय, सिस्टम प्रत्येक संस्करण को सहेजता है। यदि आवश्यक हो, तो आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किसने और कब परिवर्तन किए;
• 24 घंटे की रिमोट एक्सेस - यदि आवश्यक हो, तो दुनिया के किसी भी कंप्यूटर से इंटरनेट के माध्यम से ईडीएफ सिस्टम तक पहुंच की व्यवस्था की जा सकती है। एक कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर, छुट्टी पर या बीमार छुट्टी पर दस्तावेजों के साथ काम कर सकता है;
• कार्य योजना - निर्माण तिथि और निष्पादन तिथि निर्दिष्ट करके, आप कतार के अनुसार आने वाले दस्तावेजों के निष्पादन की योजना बना सकते हैं;
• दस्तावेज़ खोज - आप कीवर्ड और अभिव्यक्तियों का उपयोग करके सामान्य दस्तावेज़ डेटाबेस खोज सकते हैं;
• कागज की बचत - सभी दस्तावेज़ों को आवश्यक मात्रा में प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं है।

मुख्य नुकसान

स्पष्ट लाभों के बावजूद, ईडीआई सिस्टम के नुकसान भी हैं जो किसी कंपनी को उन्हें लागू करने से रोक सकते हैं।

इसमे शामिल है:

• आपको सिस्टम खरीदने पर पैसा खर्च करने की ज़रूरत है, जो उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर 100 हजार रूबल तक हो सकती है;
• खरीद के बाद, इसे स्थापित करने, लागू करने और डिबग करने में लंबा समय लगता है;
• इसमें शामिल होने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करना आवश्यक है;
• सिस्टम सुरक्षा सुनिश्चित करना - उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच को प्रतिबंधित करना, आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करना, बाहरी प्रवेश से सुरक्षा प्रदान करना;
• कंपनी के पास कर्मचारियों पर एक प्रशासक होना चाहिए जो सिस्टम के कामकाज की निगरानी करेगा, सेवा गतिविधियाँ करेगा और उपयोगकर्ता की समस्याओं का समाधान करेगा;
• जानकारी की सुरक्षा के लिए, दस्तावेज़ों के साथ डेटाबेस का बैकअप लेना आवश्यक है;
• यदि साझेदार फर्मों पर ईडीआई उपलब्ध नहीं है, तो इलेक्ट्रॉनिक और कागजी प्रणाली दोनों का अस्तित्व सुनिश्चित करना आवश्यक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्षमता

किसी भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कई कार्यों का निष्पादन सुनिश्चित करना होगा:

• किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ काम करें - उन्हें बनाएं, उन्हें तैयार करें, उन्हें संसाधित करें, उन्हें पंजीकृत करें, उनके कार्यान्वयन की निगरानी करें, उनका समन्वय करें, आदि;
• दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करें - कंपनी के भीतर मार्ग निर्धारित करें, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच सीमित करें, एक साथ कई लोगों के लिए एक दस्तावेज़ के साथ काम करने की क्षमता प्रदान करें;
• दस्तावेज़ों का एक संग्रह व्यवस्थित करें जिसमें उन्हें खोजने और संग्रहीत करने की क्षमता हो।

ध्यान!इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को पारंपरिक कागज़ की तरह दस्तावेज़ों के साथ काम करने की समान क्षमता प्रदान करनी चाहिए।

बड़े विकसित सिस्टम अवसर प्रदान करते हैं:

• सभी गुजरने वाले दस्तावेजों का पंजीकरण - आने वाले, बाहर जाने वाले, आंतरिक, प्रबंधक को उनके आगे के पुनर्निर्देशन के साथ;
• कंपनी के प्रत्येक प्रभाग में दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया सुनिश्चित करना;
• दस्तावेज़ के साथ व्यक्तिगत और सामूहिक दोनों तरह से काम करें;
• विभागों और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
• दस्तावेज़ों तक पहुंच प्रतिबंधित करें;
• सभी दस्तावेज़ों के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग करें;
• यह नियंत्रित करें कि दस्तावेज़ के साथ अनुमोदन, निष्पादन और अन्य कार्य समय पर पूरे किए जाएंगे;
• रिपोर्टिंग तैयार करें - विश्लेषणात्मक, सांख्यिकीय, आदि;
• उपयोगकर्ता की पहुंच की तारीख और समय की रिकॉर्डिंग के साथ अभिलेखीय भंडारण व्यवस्थित करें।

क्या कागजी दस्तावेज़ प्रवाह को इलेक्ट्रॉनिक के साथ जोड़ना संभव है?

किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के बाद, पहले तो कागज़ी दस्तावेज़ों को पूरी तरह से छोड़ना संभव नहीं होगा।

ऐसा कई कारणों से हो सकता है:

• सभी प्रतिपक्ष ईडीआई का उपयोग नहीं करते हैं;
• उद्यम के पास पहले से ही संग्रह में बहुत सारे कागजी दस्तावेज़ संग्रहीत हैं।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेज़ों के साथ काम करने में बुनियादी अंतर हैं। उदाहरण के लिए, एक कागजी दस्तावेज़ को मुद्रित करके हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक के पास लाना होगा, जबकि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर सिस्टम में ही हस्ताक्षर करना होगा। प्रतिपक्ष को भेजे गए कागज़ी लेखांकन दस्तावेज़ शिपमेंट के दौरान मेल में खो सकते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता तक पहुँच जाते हैं।

दो प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ काम करने के बीच मुख्य अंतर उनका भंडारण है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तुरंत सिस्टम में प्रवेश करते हैं, जहां सभी उपयोगकर्ता उनके साथ काम कर सकते हैं। कागजी दस्तावेजों के लिए, एक संग्रह अभी भी व्यवस्थित किया जाना चाहिए जहां उन्हें व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाएगा। वहीं, कंपनी तक पहुंचने के बाद कागजी दस्तावेज को स्कैन करना होगा और इस स्कैन की गई कॉपी को आगे के काम के लिए सिस्टम में लोड करना होगा।

ध्यान!इस प्रकार, कंपनी के भीतर काम अभी भी केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जाना चाहिए। यदि कोई कागजी दस्तावेज़ आता है, तो केवल वे लोग ही इसे देख सकते हैं जो इसे प्राप्त करते हैं या इस पर हस्ताक्षर करते हैं। साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि के साथ काम करने से आप मूल को लगभग किसी भी नुकसान से बचा सकते हैं, और कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ इसके साथ काम करने की अनुमति मिलती है।

कौन से ईडीआई कार्यक्रम मौजूद हैं?

बाज़ार में कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ मौजूद हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। सबसे आम प्रणालियाँ:

अन्य कार्यक्रमों के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सहभागिता

संगठन के इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में अपनी जगह लेते हुए, ईडीआई प्रणाली को संचालन के दौरान, इसमें पहले से ही चल रहे अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों का स्वतंत्र रूप से समर्थन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेजों - चालान, अधिनियम, चालान, वकील की शक्तियां इत्यादि को स्वतंत्र रूप से संसाधित करना आवश्यक है।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को सभी के साथ लगातार काम करना चाहिए और समान डेटा के साथ काम करना चाहिए। इसलिए, यह आवश्यक है कि सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में उपयोग की जाने वाली निर्देशिकाओं का समर्थन कर सके और उनमें डेटा अपडेट करने में सक्षम हो सके।

इसके अलावा, बाहरी डेटा - ईमेल, ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म आदि के साथ काम करने को भी ध्यान में रखना आवश्यक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, आपको उद्यम में उपलब्ध अन्य उपकरणों और डेटा स्रोतों के साथ इसकी बातचीत की संभावनाओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है। आमतौर पर, लोकप्रिय और इसलिए सक्रिय रूप से विकासशील सिस्टम में सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों के लिए कई मॉड्यूल शामिल होते हैं - 1सी, पारस, ओरेकल और कई अन्य।

उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम 1C आपको एक योग्य हस्ताक्षर के साथ पुष्टि करते हुए सीधे इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन दस्तावेज़ बनाने, प्राप्त करने और भेजने की अनुमति दे सकता है।