टाइम शीट फॉर्म. टाइम शीट भरना: वेतन की गणना के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़

टाइम शीट एक दस्तावेज़ है जिसका उपयोग किसी कंपनी कर्मचारी द्वारा कार्यस्थल पर बिताए गए समय के संबंध में जानकारी दर्ज करने के लिए किया जाता है। प्रदान की गई जानकारी के आधार पर, लेखाकार वेतन और भुगतान की गणना करता है। किसी भी संगठन के पास ऐसा दस्तावेज़ होना चाहिए, चाहे उसके स्वामित्व का स्वरूप कुछ भी हो। इसकी अनुपस्थिति में, प्रशासनिक दायित्व वर्तमान कानून के अनुसार प्रदान किया जाता है।

दस्तावेज़ भरना

फॉर्म टी-12‒टी-14 कर्मचारी, कार्मिक विभाग के कर्मचारी, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख या किराए के टाइमकीपर द्वारा व्यक्तिगत रूप से भरा जा सकता है। इसे मुख्य लेखांकन दस्तावेज़ माना जाता है और, कार्मिक रिकॉर्ड की विशेषताओं के आधार पर, संगठन में व्यक्तियों के लिए बनाया जा सकता है या प्रत्येक विभाग के लिए व्यक्तिगत रूप से बनाए रखा जा सकता है।

दस्तावेज़ में संगठन के बारे में जानकारी शामिल है, जिसमें शामिल हैं: पूरा नाम, ओकेपीओ कोड, गतिविधि का प्रकार, कानूनी स्थिति और संरचनात्मक विभाग जिस पर रिपोर्ट कार्ड लागू होता है। फिर दस्तावेज़ प्रवाह के अनुरूप क्रम संख्या प्रदान किए गए फ़ील्ड में दर्ज की जाती है, और रिपोर्टिंग अवधि दर्ज की जाती है। फॉर्म टी-13 का उपयोग तब किया जाता है जब कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की रिकॉर्डिंग स्वचालित रूप से की जाती है।

एक खाली टाइमशीट को एक नियमित दस्तावेज़ माना जाता है, इसलिए इसे हर महीने नए सिरे से संकलित किया जाता है। सभी प्रतियों में एक विशिष्ट क्रमांक होता है, जो उनके निर्माण के महीने के बराबर होता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को लिखित रूप में पूरा करने की अनुमति है इलेक्ट्रॉनिक रूप. आवश्यक डेटा दर्ज करने के बाद, उस पर जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

आपको टाइमशीट रखने की आवश्यकता क्यों है?

लेखांकन पत्रक के लिए धन्यवाद, मानव संसाधन अधिकारी और लेखाकार यह कर सकते हैं:

• कर्मचारी समय की गणना;
• कार्य अवधि के दौरान अनुसूची के अनुपालन पर नियंत्रण;
• निर्दिष्ट जानकारी के आधार पर पेरोल गणना।

ऐसा दस्तावेज़ प्रत्येक कर्मचारी को एक साथ जारी किया जाता है कार्यपुस्तिकाबर्खास्तगी पर.

फॉर्म टी-12

रूसी संघ का श्रम कानून वर्तमान टाइमशीट फॉर्म के उपयोग को विनियमित नहीं करता है, लेकिन तैयार फॉर्म को एक्सेल में डाउनलोड करना इसे स्वयं संकलित करने की तुलना में बहुत आसान और तेज़ होगा। फॉर्म टी-12 मैन्युअल रूप से बनाए रखा जाता है और इसमें 2 खंड होते हैं:

• काम पर बिताए गए समय की गणना;
• वेतन भुगतान से संबंधित गणना.

दस्तावेज़ काम किए गए और न किए गए समय को रिकॉर्ड करता है, जो घंटों और मिनटों में प्रदर्शित होता है। इसे एक महीने पहले तैयार किया जाता है और इसमें कर्मचारियों के बयान शामिल होने चाहिए। तैयार फॉर्म पर मुख्य व्यक्ति और कार्मिक विभाग के एक विशेषज्ञ द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद इसे लेखाकार को भेजा जाता है।

रिपोर्ट कार्ड पर नोट्स

टाइम शीट में डेटा दर्ज करने के नियमों के अनुसार, 2017 की अवधि के लिए फॉर्म 0504421, किसी कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी कोड के रूप में प्रदर्शित की जाती है। अक्षरों और संख्याओं का उपयोग करते हुए पदनाम प्रदान किए गए हैं:

• "मैं", "01" - दिन की पाली में काम;
• "पी", "14" - गर्भावस्था, प्रसव और हाल ही में जन्मे बच्चे को गोद लेने के संबंध में छुट्टी;
• "ओजे", "15" - नवजात शिशु की देखभाल के लिए छोड़ दें जब तक कि वह 3 साल का न हो जाए;
• "FROM", "09" - मुख्य अवकाश, जिसका भुगतान किया जाता है;
• "ओडी", "10" - अतिरिक्त छुट्टी, जिसका भुगतान किया जाता है।

हमारी वेबसाइट पर आप टाइम शीट और अन्य दस्तावेजों का एक खाली फॉर्म मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं जो गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में मांग में हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए दस्तावेज़ को सही ढंग से भरने का एक उदाहरण देख सकते हैं। आपको जिस फ़ाइल की आवश्यकता है उसे ढूंढने के लिए, खोज का उपयोग करें।

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

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कर्मियों द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने और उनके वेतन की गणना करने के लिए एकीकृत फॉर्म टी-12 के अनुसार काम के घंटों को रिकॉर्ड करने और वेतन की गणना करने के लिए एक टाइमशीट की आवश्यकता होती है। आपको 5 जनवरी 2004 को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित निर्देशों के अनुसार एक टाइमशीट तैयार करने की आवश्यकता है। आपको एकीकृत टी-12 फॉर्म का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है; आपको एक विकसित करने का अधिकार है अपने आप को समय पर ट्रैक करने के लिए फॉर्म, लेकिन तैयार फॉर्म का उपयोग करना आसान है।

एकीकृत फॉर्म टी-12 भरने का नमूना

एकीकृत फॉर्म टी-12 में दो खंड हैं:

• कार्य समय ट्रैकिंग;
• कर्मियों को वेतन का भुगतान.

रिपोर्ट कार्ड में कर्मचारी द्वारा काम किया गया और न किया गया सब कुछ दर्ज किया जाता है। काम का समयघंटों/मिनटों में. आप निम्न विधियों में से किसी एक का उपयोग करके टाइमशीट भर सकते हैं:

1. उपस्थिति एवं अनुपस्थिति रिकार्ड भरना। इस मामले में, कॉलम 4 में उस दिन जब कर्मचारी ने, उदाहरण के लिए, ओवरटाइम (एक दिन की छुट्टी पर) काम किया था, काम के समय की सामान्य अवधि और ओवरटाइम काम के समय को एक स्लैश द्वारा अलग किए गए एक सेल में इंगित करना आवश्यक है या कोष्ठक में. ऐसा करने के लिए, शीर्ष सेल में आप "आई/एस" लिखें, और निचले सेल में - "8/3", जहां "8" कार्य दिवस की सामान्य लंबाई है, जो कर्मचारी के लिए स्थापित की जाती है और उसके द्वारा काम किया जाता है। उसे, और "3" वह है जिसने ओवरटाइम काम किया।

   इसके अलावा, आप ओवरटाइम घंटे प्रदर्शित करने के लिए कॉलम 4 में कर्मचारी के अंतिम नाम और प्रारंभिक अक्षर के सामने अतिरिक्त पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं। कृपया ध्यान दें कि पंक्तियों में जोड़ने के लिए, आपको प्रपत्रों के विवरण को बदलने के लिए आदेश जारी करने की आवश्यकता नहीं है।

2. टाइम शीट में केवल सामान्य अवधि से विचलन, यानी अनुपस्थिति, ओवरटाइम काम के घंटे आदि को रिकॉर्ड करना। इस मामले में, जिस दिन कर्मचारी ने ओवरटाइम काम किया, उस दिन कॉलम 4 की शीर्ष पंक्तियों में अक्षर कोड "सी" नोट किया जाना चाहिए। इस कोड के तहत, निचली पंक्तियों में, ओवरटाइम काम की अवधि का संकेत दिया जाना चाहिए।

कॉलम 5 और 7 में आधे महीने (पहले और दूसरे) के लिए काम किए गए घंटों की संख्या को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है। महीने के अंत में, आपको अपनी टाइमशीट पर निम्नलिखित भरना होगा:

• कॉलम 8, इसमें यह दर्शाया गया है कि कर्मचारी ने महीने में कितने दिनों तक काम किया; कॉलम 9, जहां ओवरटाइम घंटों को ध्यान में रखते हुए, प्रति माह कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की कुल संख्या नोट करें;
• कॉलम 10, 11 और 12. वे प्रति माह काम किए गए ओवरटाइम घंटों को अलग से दिखाते हैं;
• कॉलम 14 - यह के लिए है कुल गणनामहीने के लिए सभी कर्मचारी अनुपस्थिति (घंटे (दिन));
• कॉलम 15 और 16 में, अनुपस्थिति के कारण और कर्मचारी की अनुपस्थिति के दिनों/घंटों की मात्रा के लिए कोड दर्ज करें;
• कॉलम 17, जहां सभी सप्ताहांत और छुट्टियांप्रति महीने।

यदि कंपनी काम किए गए घंटों को रिकॉर्ड करती है और मजदूरी की गणना अलग से करती है, तो टाइमशीट के खंड 2 को भरने की आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, रिपोर्ट कार्ड के खंड 1 का उपयोग एक अलग स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में किया जाएगा (नमूना भरना देखें)।

कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए टी-12 फॉर्म में एक रिपोर्ट कार्ड प्रति माह एक प्रति जारी किया जाता है। इसकी तैयारी के लिए एक जिम्मेदार व्यक्ति जिम्मेदार है - उदाहरण के लिए, मानव संसाधन विभाग का एक कर्मचारी। अंतिम दस्तावेज़ पर विभाग या कंपनी के प्रमुख और मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद पूरी टाइमशीट लेखा विभाग को भेज दी जाती है।

नमूना भरना एकीकृत रूपटी-12.

नियोक्ता को प्रत्येक कर्मचारी के काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखना होगा। इस तथ्यरूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91, भाग 4 में निर्धारित है। इस लेख में आप स्वतंत्र रूप से डाउनलोड कर सकते हैं और 2016 के लिए वर्क टाइम शीट (डब्ल्यूटीसी) फॉर्म के साथ-साथ इस टाइम शीट को भरने के नमूने से खुद को परिचित कर सकते हैं।

यह ज्ञात है कि टाइम शीट को निम्नलिखित रूपों में रखा जाना चाहिए:

1. टी-12 एक फॉर्म है जिसका उपयोग श्रम प्रबंधन के साथ-साथ मजदूरी की गणना के लिए भी किया जाता है।
2. टी-13 - यूआरवी रिपोर्ट कार्ड।

2016 एटीसी रिपोर्ट कार्ड इस पृष्ठ पर उपलब्ध है। मुफ्त डाउनलोड करने के लिए:

2016 के लिए यूआरवी रिपोर्ट कार्ड (नमूना)

फॉर्म नंबर टी-13:

फॉर्म नंबर टी-12:

2016 में यूआरवी रिपोर्ट कार्ड भरने के नियम।

यह तुरंत ध्यान देने योग्य है कि फॉर्म टी-12/टी-13 का उपयोग उस समय को रिकॉर्ड करते समय किया जाता है जो कंपनी/संगठन के प्रत्येक कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से वास्तव में काम किया गया था/नहीं किया गया था। सामान्य स्थापित कामकाजी घंटों (डब्ल्यूडब्ल्यू) के साथ कर्मचारियों के अनुपालन की निगरानी करना, काम किए गए घंटों के बारे में जानकारी प्रदान करना, वेतन की गणना करना और श्रम पर एक सांख्यिकीय रिपोर्ट संकलित करना आवश्यक है। यदि कार्य प्रबंधन का अलग-अलग रखरखाव, साथ ही वेतन के संबंध में कर्मियों के साथ समझौता किया जाता है, तो धारा 1 का उपयोग करना संभव है, जिसे फॉर्म नंबर टी -12 की टाइम शीट के "काम के घंटों के लिए लेखांकन" कहा जाता है। एक स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में ("भुगतान श्रम के लिए कर्मियों के साथ निपटान" शीर्षक वाली धारा 2 को भरने की यहां आवश्यकता नहीं है)। जहां तक ​​फॉर्म नंबर टी-13 की बात है तो इसका इस्तेमाल यूआरए के लिए किया जाना चाहिए।

2016 में यूआरवी के लिए रिपोर्ट कार्ड। ऐसा करने के लिए आवश्यक प्राधिकार रखने वाले व्यक्ति द्वारा केवल एक प्रति में तैयार किया जाना चाहिए। इसके बाद, इसे संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, मानव संसाधन कर्मचारी को हस्ताक्षर के लिए भेजा जाता है, और लेखा विभाग को भेजा जाता है।

काम से अनुपस्थिति के कारणों के संबंध में रिपोर्ट कार्ड में अंक, अपूर्ण कार्य समय की प्रणाली के तहत काम / कर्मचारी / नियोक्ता के अनुरोध पर स्थापित समय से अधिक, रूसी संघ की कम अवधि, और इसी तरह के अनुसार किया जाना चाहिए तदनुसार तैयार किए गए दस्तावेज़ों के साथ। ये दस्तावेज़ हैं:

1. काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र.
2. राज्य/सार्वजनिक कर्तव्यों/कार्य के निष्पादन के संबंध में प्रमाण पत्र।
3. डाउनटाइम के संबंध में लिखित चेतावनी.
4. अंशकालिक कार्य के संबंध में विवरण.
5. केवल कानून आदि द्वारा स्थापित मामलों में ओवरटाइम काम करने के लिए कर्मचारियों की लिखित सहमति।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत रूप से महीने के लिए आरवी की दैनिक लागत को प्रतिबिंबित करने के लिए, टाइमशीट में विशेष रूप से निर्दिष्ट पंक्तियाँ हैं:

1. फॉर्म नंबर टी-12 में कॉलम 4, कॉलम 6 - दो लाइनें हैं।
2. फॉर्म नंबर टी-13 में - यहां कॉलम 4 है - चार लाइनें (महीने के प्रत्येक आधे हिस्से के लिए - 2 लाइनें), साथ ही कॉलम 15, कॉलम 16।

फॉर्म नंबर टी-12 और नंबर टी-13 में, अर्थात् कॉलम 4.6 में, ऊपरी पंक्तियों का उपयोग आरवी लागतों के प्रतीकों (कोड) को चिह्नित करने में सक्षम होने के लिए किया जाता है, और निचली पंक्तियों का उपयोग संबंधित प्रविष्टियां करने के लिए किया जाता है। किसी विशिष्ट तिथि के लिए विशेष लागत कोड आरवी के अनुसार कार्य/अकार्य समय की अवधि (मिनट, घंटे)। यदि कार्य घंटों के अनुसार अतिरिक्त विवरण दर्ज करने के लिए कॉलमों की संख्या बढ़ाने की आवश्यकता है, तो यह काफी स्वीकार्य है। उदाहरण के लिए, आम तौर पर स्वीकृत स्थितियों से भिन्न स्थितियों में काम के प्रारंभ और समाप्ति समय को नोट करना आवश्यक है।

फॉर्म संख्या टी-12 की टाइमशीट के कॉलम 5.7 को भरते समय, काम किए गए दिनों की संख्या शीर्ष पंक्तियों में दर्ज की जानी चाहिए, और लेखांकन अवधि के दौरान प्रत्येक कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से काम किए गए घंटों की संख्या नीचे की पंक्तियों में दर्ज की जानी चाहिए।

टाइमशीट आरवी की लागत को दर्शाती है। आप काम पर उपस्थिति/अनुपस्थिति को पूरी तरह से रिकॉर्ड करने, केवल विचलन (विलंबता, नो-शो, ओवरटाइम, आदि) रिकॉर्ड करने की विधि का भी उपयोग कर सकते हैं। काम से अनुपस्थिति को प्रतिबिंबित करते समय, यदि उन्हें दिन के हिसाब से दर्ज किया जाता है (छुट्टियां, अस्थायी विकलांगता के दिन, व्यापार यात्राएं, प्रशिक्षण के कारण छुट्टी, राज्य/सार्वजनिक कर्तव्यों को पूरा करने का समय, आदि), तो उपयुक्त पंक्ति में शीर्ष पंक्ति में टाइमशीट में कॉलम, आपको विशेष रूप से प्रतीक कोड दर्ज करना चाहिए, और सबसे नीचे - खाली छोड़ देना चाहिए।

फॉर्म नंबर टी-12 के अनुसार टाइमशीट संकलित करते समय, धारा 2 में, सभी कर्मचारियों के लिए एक प्रकार के भुगतान के साथ-साथ संबंधित खाते के लिए प्रावधान किया गया है, कॉलम 18 से 22 भरे जाने चाहिए, और कॉलम 18 से 34 प्रदान किए जाने चाहिए प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से।

फॉर्म नंबर टी-13, जिसे "रिपोर्ट कार्ड" कहा जाता है, का उपयोग लेखांकन डेटा के स्वचालित प्रसंस्करण के दौरान किया जाता है।

फॉर्म संख्या टी-13 के अनुसार टाइम शीट संकलित करते समय:

1. यदि आप विशेष रूप से एक प्रकार के भुगतान और संबंधित खाते के लिए वेतन की गणना के लिए आवश्यक लेखांकन डेटा रिकॉर्ड कर रहे हैं, जो कि टाइम शीट में शामिल कर्मचारियों के लिए सामान्य है, तो आपको "भुगतान कोड का प्रकार" विवरण भी भरना होगा। तालिका के ऊपर "संबंधित खाते" के रूप में जिसमें 7 से 9 और कॉलम 9 तक कॉलम हैं (यहां कॉलम 7 और 8 को भरने की कोई आवश्यकता नहीं है)।
2. यदि आप कई प्रकार के भुगतानों और संबंधित खातों के लिए मजदूरी की गणना के लिए आवश्यक लेखांकन डेटा रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो आपको कॉलम 7 से 9 भरना होगा। भुगतान के प्रकारों के लिए संबंधित डेटा भरने के लिए समान कॉलम संख्याओं वाला एक अतिरिक्त अनुभाग प्रदान किया गया है, यदि कोई हो उनमें से चार से अधिक हैं.

फॉर्म संख्या टी-13 के अनुसार टाइमशीट फॉर्म, जिसमें विवरण आंशिक रूप से भरे हुए हैं, उपयुक्त कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके तैयार किए जा सकते हैं। इन विवरणों में शामिल हो सकते हैं:

मुख्य दस्तावेज़ जिसके आधार पर कोई कंपनी अपने कर्मचारियों के वेतन की गणना करती है वह टाइम शीट है। एक नियम के रूप में, एक एकीकृत फॉर्म का उपयोग किया जाता है (यहां डाउनलोड किया जा सकता है)। आइए इसे कैसे भरें इसका एक नमूना देखें।

किन रूपों का उपयोग किया जा सकता है

काम के घंटे और पेरोल रिकॉर्ड करने के लिए मुख्य दस्तावेज़ के रूप में, एक कंपनी इसका उपयोग कर सकती है:

1. राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित एकीकृत रिपोर्ट प्रपत्र;
2. स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्र जिनमें कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा प्रदान किए गए सभी विवरण शामिल हैं और लेखांकन नीति के एक तत्व के रूप में अनुमोदित हैं।

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टाइम शीट का एकीकृत रूप

एकीकृत टाइम शीट फॉर्म दो प्रकार के होते हैं:

1. काम के घंटों की रिकॉर्डिंग और वेतन की गणना के लिए टाइमशीट (फॉर्म संख्या टी-12);
2. टाइम शीट (फॉर्म नंबर टी-13)।

कंपनी को कोई भी फॉर्म चुनने का अधिकार है. कानून में कोई प्रतिबंध नहीं है। दोनों प्रपत्रों को राज्य सांख्यिकी समिति दिनांक 5 जनवरी, 2004 संख्या 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।

टाइमशीट फॉर्म

उपरोक्त प्रपत्रों के रिक्त प्रपत्र इस प्रकार दिखते हैं:

1. फॉर्म नंबर टी-12. टाइम शीट और वेतन की गणना

1. फॉर्म नंबर टी-13. समय पत्रक

टाइम शीट संकलित करने की विधियाँ

श्रम संहिता कंपनियों पर अपने कर्मियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड रखने का दायित्व लगाती है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91)। टाइमशीट संकलित करने के दो तरीके हैं:

1. कार्य से सभी उपस्थिति एवं अनुपस्थिति का पंजीकरण।
2. केवल विचलन का पंजीकरण: छुट्टियाँ, बीमारियाँ, अन्य कारणों से अनुपस्थिति, स्थापित समय सीमा से परे काम, आदि।

किसी भी विकल्प का चुनाव नियोक्ता के विवेक पर निर्भर है। यह कंपनी में स्थापित कार्य घंटों पर निर्भर नहीं करता है।

एक नियम के रूप में, वे वह तरीका चुनते हैं जो मानव संसाधन विशेषज्ञों के लिए सुविधाजनक हो। उदाहरण के लिए, पहला काम के घंटों के संचयी लेखांकन के लिए उपयुक्त है, जब कुछ दिनों की कमी की भरपाई दूसरों पर ओवरटाइम द्वारा की जाती है।

काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने की यह प्रक्रिया हमें लेखांकन अवधि के दौरान सभी ओवरटाइम या कमियों की पहचान करने की अनुमति देती है।

दूसरी विधि (विचलन का पंजीकरण) तब सुविधाजनक होती है जब कार्य दिवस स्थिर और ज्ञात हो। इस मामले में, दस्तावेज़ भरने वाले व्यक्ति को प्रत्येक कार्य दिवस में कार्य घंटों की ठीक-ठीक संख्या पता होती है। इसलिए, केवल विचलन दर्ज करना अधिक सुविधाजनक है।

टाइमशीट या तो अकाउंटेंट या मानव संसाधन कर्मचारी (टाइमकीपर) द्वारा भरी जाती है। आमतौर पर इसके पंजीकरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति कंपनी के निदेशक द्वारा की जाती है। ऐसा करने के लिए, निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश जारी किया जाता है।

टाइमशीट कैसे भरें

भरते समय, उन्हें श्रम लेखांकन दस्तावेज़ीकरण प्रपत्रों के उपयोग और पूरा करने के निर्देशों द्वारा निर्देशित किया जाता है, जिसे राज्य सांख्यिकी समिति ने 01/05/2004 के संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित किया है। काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए, फॉर्म में कई कॉलम और पंक्तियाँ होती हैं:

1. टी-12 (कॉलम 4, 6) - दो पंक्तियाँ;
2. टी-13 (कॉलम 4) - चार पंक्तियाँ (एक महीने के आधे हिस्से के लिए 2) और कॉलम 15 और 16।

कार्य समय के प्रतीकों (कोड) के लिए इन दोनों रूपों में से किसी एक की शीर्ष पंक्ति की आवश्यकता होती है। नीचे संबंधित कोड के अनुसार उस समय की अवधि को दर्शाया गया है जो काम किया गया था या काम नहीं किया गया था (घंटों, मिनटों में)। नियोक्ता को कार्य शेड्यूल पर अतिरिक्त डेटा रिकॉर्ड करने के लिए टाइमशीट में कॉलम की संख्या बढ़ाने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, किसी शिफ्ट का प्रारंभ और समाप्ति समय दर्ज करें। यह उचित है यदि कार्मिक सामान्य परिस्थितियों से भिन्न परिस्थितियों में काम करते हैं।

टी-12 फॉर्म के कॉलम 5 और 7 में, शीर्ष पंक्तियाँ काम किए गए दिनों की संख्या दर्शाती हैं। निचली पंक्तियाँ काम किए गए घंटों के लिए हैं।

टाइमशीट में अनुपस्थिति (विचलन) दर्ज करते समय, जिसे दिनों में गिना जाता है (उदाहरण के लिए, बीमारी या छुट्टी के दिन), एक अक्षर कोड शीर्ष पंक्ति में रखा जाता है प्रतीककोई शो नहींं। निचले कॉलम खाली छोड़ दिए गए हैं।

फॉर्म टी-12 (धारा 2) में भुगतान की राशि दर्शाएं। इसके अलावा, यहां वे संबंधित खाते को दर्शाते हैं जिसमें उन्हें जमा किया गया है वेतनसमय के लिए काम किया. अधिकांश मामलों में, ये व्यय खाते हैं (20, 26, 44, 91)। इसी तरह का डेटा फॉर्म टी-13 के कॉलम 8 में दर्शाया गया है।

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टाइमशीट भरने के नमूने

आइए देखें कि ऊपर प्रस्तुत दो फॉर्मों का उपयोग करके टाइम शीट कैसे भरें।

फॉर्म टी-12 भरना:

फॉर्म टी-13 भरना:

रिपोर्ट कार्ड में प्रतीक

रिपोर्ट कार्ड में जानकारी राज्य सांख्यिकी समिति की आवश्यकताओं के अनुसार एन्कोड की जानी चाहिए। नीचे दी गई तालिका कोड और उनकी व्याख्या दिखाती है।

उदाहरण के लिए, टुकड़े-टुकड़े वेतन के लिए कार्य समय की कोडिंग:

और एक महिला को अपने बच्चे को दूध पिलाने के लिए ब्रेक देते समय कोड लिखना

टाइमशीट भरने की विशेषताएं

व्यवहार में, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब टाइमशीट भरने की अपनी विशिष्टताएँ होती हैं। इस प्रकार, छुट्टी से पहले का दिन एक घंटा छोटा हो जाता है। उदाहरण के लिए, 7 मार्च को, कानून 7 घंटे का कार्य दिवस निर्धारित करता है। यदि टाइमशीट 8 घंटे दिखाती है, तो कर्मचारियों ने आखिरी घंटे में ओवरटाइम काम किया। आठवें घंटे के लिए कम से कम डेढ़ गुना राशि का भुगतान किया जाना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 152)। अन्यथा, कंपनी पर 50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है। (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 5.27)।

यदि व्यक्तिगत कर्मचारियों के पास छुट्टी से पहले के दिन अपनी टाइमशीट में 8 घंटे हैं तो कंपनी को समान जुर्माना का सामना करना पड़ता है। उदाहरण के लिए, नाबालिग और गर्भवती महिलाएं। उनसे ओवरटाइम काम कराने की जरूरत नहीं होनी चाहिए.

छुट्टी से पहले का दिन छोटा करने का नियम सभी कर्मचारियों पर लागू होता है। यहां तक ​​कि जो लोग पार्ट टाइम काम करते हैं। यदि कोई कर्मचारी 7 घंटे काम करता है, तो छुट्टी से एक दिन पहले वे रिपोर्ट कार्ड में 6 घंटे डालते हैं।

अंशकालिक श्रमिकों के लिए टाइम शीट वास्तव में काम किए गए समय को इंगित करती है। अंशकालिक श्रमिकों के लिए निर्धारित प्रतिबंधों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। जब कोई व्यक्ति अपने मुख्य स्थान पर व्यस्त रहता है. दैनिक अवधिउसका अंशकालिक कार्य 4 घंटे से अधिक नहीं हो सकता। वह उन दिनों में 4 घंटे से अधिक काम कर सकता है जब वह अपने मुख्य स्थान पर व्यस्त नहीं होता है। अंशकालिक श्रमिकों के मासिक कार्य घंटे मासिक कार्य घंटों के आधे से अधिक नहीं होने चाहिए।

अंशकालिक श्रमिकों द्वारा काम किए गए समय की अवधि (घंटों और मिनटों में) फॉर्म नंबर टी-12 की निचली पंक्ति (कॉलम 4 और 6) या फॉर्म नंबर की दूसरी और चौथी पंक्ति (कॉलम 4) में परिलक्षित होती है। टी-13. भिन्नात्मक संख्याएँ निर्दिष्ट करना निषिद्ध नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि कोई अंशकालिक कार्यकर्ता 3 घंटे 12 मिनट काम करता है, तो आप टाइमशीट पर एक भिन्नात्मक संख्या दर्ज कर सकते हैं - 3.2 घंटे (3 घंटे + 12 मिनट: 60 मिनट/घंटा)।

1सी और कार्यक्षमता में समान प्रोग्राम में, आप टाइमशीट को स्वचालित रूप से भर सकते हैं।

टाइमशीट भरने का एक व्यावहारिक उदाहरण

आइए कुल कार्य घंटों को रिकॉर्ड करते समय टाइमशीट भरने की प्रक्रिया का एक उदाहरण देखें।

उदाहरण

एक व्यक्ति को कार्य समय (एक महीना एक लेखांकन अवधि है) का एक संक्षिप्त लेखा-जोखा और दिन में हर 2, दस घंटे में 2 का शेड्यूल सौंपा जाता है। जून में शेड्यूल इस प्रकार है:

01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.

उत्पादन कैलेंडर के अनुसार, जून में मानक कार्य समय 159 घंटे है। घंटों की इस संख्या से अधिक के बिना शेड्यूल तैयार किया जाना चाहिए। इसे हासिल करने के लिए कुछ दिनों में काम के घंटे घटाकर 8-9 घंटे कर दिए गए।

01 से 07.06 तक कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर था। वहीं, छुट्टी के दिनों में रोजगार को लेकर कोई आदेश जारी नहीं किया गया. व्यावसायिक यात्रा पर, एक व्यक्ति उस कंपनी के शेड्यूल के अनुसार काम करता है जिसमें उसे भेजा गया था। लेकिन व्यावसायिक यात्रा के दिनों की औसत कमाई की गणना करते समय, लेखाकार नियोजित कार्यक्रम के अनुसार घंटों की संख्या लेगा।

कर्मचारी 01 और 07.06 को व्यावसायिक यात्रा के स्थान पर जा रहा था और वापस आ रहा था। इसके अलावा, 07 तारीख उनके लिए छुट्टी का दिन है। मजदूरी की गणना के प्रयोजनों के लिए, छुट्टी के दिन सड़क पर बिताए गए दिनों को छुट्टी के दिन के काम के दिनों के बराबर किया जाता है। इस मामले में, समय उस परिवहन के प्रस्थान के क्षण से निर्धारित किया जाता है जिस पर कर्मचारी रवाना हुआ था और प्रस्थान के दिन के अंत तक। उदाहरण के अनुसार - 9 घंटे.

शेड्यूल के शेष दिन (08 से 30.06 तक) योजना के अनुसार काम किए गए।

समय कार्य तालिका

जून में मानक कार्य घंटे इस प्रकार निर्धारित किए गए थे। 159 कार्य घंटों (उत्पादन कैलेंडर के अनुसार) से, हमने व्यापार यात्रा के लिए निर्धारित समय को बाहर कर दिया:

159 घंटे - (10 घंटे × 4 दिन) = 119 घंटे।

व्यापार यात्रा के बाद (08 से 30 जून तक) वास्तव में काम किया गया समय 128 घंटे है। यह 159 घंटे से भी कम है. इसलिए, ओवरटाइम घंटों के लिए कोई अतिरिक्त भुगतान नहीं है। 128 घंटे के हिसाब से वेतन दिया जाएगा.

व्यावसायिक यात्रा के दौरान एक व्यक्ति जो समय चूकता है (आगमन और प्रस्थान के दिनों सहित) वह 49 घंटे है। उनमें से:

• औसत कमाई के आधार पर 40 घंटे का भुगतान किया जाएगा;
• छुट्टी के दिन 9 घंटे काम के रूप में भुगतान किया जाएगा।

कर्मचारियों के साथ श्रम अनुबंध समाप्त करते समय, एक व्यावसायिक इकाई को उनके कार्य समय की रिकॉर्डिंग की व्यवस्था करनी चाहिए। इन उद्देश्यों के लिए, एक टाइम शीट का उपयोग किया जा सकता है, जिसे हर महीने खोला जाता है, और इसमें प्रभारी व्यक्ति कर्मचारियों के काम के समय, उनकी छुट्टियों, बीमार छुट्टी और काम से अन्य प्रकार की अनुपस्थिति को दर्शाता है। इस दस्तावेज़ में मौजूद आंकड़ों के अनुसार वेतन की गणना बाद में की जाती है।

विधान के अनुसार किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी के प्रशासन को प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम की अवधि के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और बनाए रखने की आवश्यकता होती है। कार्य समय पत्रक भरना जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है, जो प्रबंधन के आदेश द्वारा निर्धारित किया जाता है।

अक्सर, ऐसे व्यक्ति विभागों के प्रमुख, कार्मिक अधिकारी, लेखाकार आदि हो सकते हैं। उनकी जिम्मेदारी कोड और सिफर का उपयोग करके कार्य अवधि को टाइमशीट में दर्ज करना है।

कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए तकनीकी साधनों के विकास के साथ, कार्ड का उपयोग करने वाली एक विशेष प्रणाली का भी उपयोग किया जा सकता है, जिसकी सहायता से उद्यम में किसी कर्मचारी की उपस्थिति और प्रस्थान को रिकॉर्ड किया जाता है। कार्य समय को कार्य के निरंतर प्रतिबिंब के रूप में दर्ज किया जा सकता है या संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

भविष्य में, वेतन की गणना करते समय टाइम शीट की जानकारी का उपयोग किया जाता है, खासकर जब समय प्रणाली. रोजगार अनुबंध के साथ, कार्य समय पत्रक कंपनी के खर्चों के औचित्य में से एक है, खासकर कर उद्देश्यों के लिए।

कार्य समय पत्रक न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करता है, बल्कि आपको कर्मचारी के श्रम अनुशासन के अनुपालन की निगरानी करने की भी अनुमति देता है। इसका उपयोग काम के घंटों के अनुपालन की निगरानी और ओवरटाइम काम की पहचान करने के लिए किया जाता है। सांख्यिकी को प्रस्तुत की गई और कार्मिक रिकॉर्ड डेटा वाली कई रिपोर्टें टाइम शीट के आधार पर भरी जाती हैं।

महत्वपूर्ण!यदि कोई कंपनी टाइम शीट नहीं रखती है, तो नियामक अधिकारी उस पर उचित जुर्माना लगा सकते हैं।

किसी कर्मचारी के कार्य समय की गणना कैसे की जाती है?

कानून दो प्रकार के मानक स्थापित करता है - छह दिवसीय कार्य सप्ताह (36 घंटे) और पांच दिवसीय कार्य सप्ताह (40 घंटे)। यानी, श्रमिक आठ घंटे के कार्य दिवस के साथ पांच दिन या छह घंटे के कार्य दिवस के साथ छह दिन काम कर सकते हैं। दुर्लभ मामलों में उनके उल्लंघन की अनुमति है - सारांशित लेखांकन या अनियमित अनुसूची के साथ।

पहले मामले में, मानकों को बड़ी अवधि में लागू किया जाता है, उदाहरण के लिए, एक चौथाई, आधा वर्ष, आदि। यह पता चलता है कि काम की छोटी अवधि में, तथ्य मौजूदा मानकों के अनुरूप नहीं हो सकता है, लेकिन इसे चयनित बड़ी समय अवधि में मानकों से अधिक नहीं होना चाहिए।

कुछ श्रमिकों के लिए, कम दैनिक या साप्ताहिक दर लागू हो सकती है। आपको वास्तव में कर्मचारियों के कार्य समय को कैसे ध्यान में रखना है, इसे दर्ज किया जाना चाहिए। टाइमशीट में वह सारा समय भी दर्शाया जाना चाहिए जब कर्मचारी काम नहीं करता था, लेकिन उद्यम में पंजीकृत था।

ऐसी अवधियों में शामिल हो सकते हैं:

• बीमारी के लिए अवकाश।
• डाउनटाइम, आदि

टाइमशीट महीने की शुरुआत में खुलती है और महीने के अंत में बंद हो जाती है। महीने के मध्य में, जिम्मेदार व्यक्ति कार्य समय के पहले भाग के डेटा को दर्शाते हुए अंतरिम परिणामों का सारांश प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ पर विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और सत्यापन के लिए मानव संसाधन विभाग को प्रस्तुत किया जाता है। फिर इसे पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है।

ध्यान! 2017 की टाइम शीट, पिछली अवधियों की तरह, दो प्रकार की हो सकती है - फॉर्म टी-12 और फॉर्म टी-13। पहले में न केवल कार्य समय की रिकॉर्डिंग शामिल है, बल्कि मजदूरी की गणना की संभावना भी शामिल है। फॉर्म टी-13 का उपयोग केवल कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है; अन्य दस्तावेजों का उपयोग मजदूरी की गणना के लिए किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक निगरानी प्रणाली का उपयोग करना कानूनी है?

कानून कर्मचारी के समय को रिकॉर्ड करने के लिए नियोक्ता के दायित्व का प्रावधान करता है। इन उद्देश्यों के लिए, उसे विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का उपयोग करने का अधिकार है। लेकिन उन्हें व्यवहार में लागू करने के लिए, कंपनी प्रशासन को अपने आंतरिक नियमों और कर्मचारियों के साथ संपन्न नियमों में, श्रम अनुबंधप्रतिबिंबित होना इस पल.

यदि ऐसा नहीं किया गया तो इन इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का उपयोग नहीं किया जा सकेगा।

विभिन्न माध्यमों का उपयोग करके उद्यम से आगमन और प्रस्थान का समय दर्ज किया जाता है। भविष्य में, ऐसी प्रणाली, प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, स्वचालित रूप से एक टाइमशीट भर देती है।

रिपोर्ट कार्ड भरने का फॉर्म और नमूना डाउनलोड करें

एक्सेल फॉर्मेट में टाइमशीट डाउनलोड फॉर्म, धीरे-धीरे।

वर्ड फॉर्मेट में.

एक्सेल प्रारूप में.

ध्यान!यदि अनुपस्थिति का कारण अज्ञात है, तो रिपोर्ट कार्ड पर अक्षर कोड "एनएन" दर्ज किया जाना चाहिए। भविष्य में इस कोड को परिष्कृत किया जाएगा। यदि इस अवधि के दौरान कर्मचारी बीमार था, तो कोड को सही करके "बी" कर दिया जाता है। ऐसे मामले में जहां कोई सहायक दस्तावेज नहीं हैं, तो कोड "एनएन" के बजाय "पीआर" कोड दर्ज किया जाता है।

छुट्टियों के दौरान छुट्टियाँ पड़ गईं

श्रम संहिता के अनुसार, यदि अवकाश अवधि के दौरान छुट्टियाँ पड़ती हैं पंचांग दिवसवे चालू नहीं होते.

जब किसी कर्मचारी को वार्षिक छुट्टी दी जाती है, तो उसकी अवधि के दौरान, सप्ताहांत को टाइम शीट में नोट नहीं किया जाता है, क्योंकि वे कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल होते हैं - उनके स्थान पर अक्षर कोड "ओटी" या डिजिटल पदनाम 09 होता है। वार्षिक छुट्टी, साथ ही कोड OD या पदनाम 10 - के लिए अतिरिक्त छुट्टी.

ध्यान!गैर-कार्यशील छुट्टियाँ कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं। इसलिए, टाइमशीट में ऐसे दिनों को अक्षर कोड "बी" या संख्या 26 द्वारा निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

छुट्टी के दौरान एक कर्मचारी बीमार पड़ गया

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ जाता है, तो इस तथ्य की पुष्टि के लिए उसे उचित रूप से जारी बीमार छुट्टी प्रदान की जानी चाहिए। परिणामस्वरूप, बीमार छुट्टी के दौरान आराम के दिनों को बढ़ाया जाना चाहिए, या किसी अन्य समय के लिए स्थगित किया जाना चाहिए।

प्रारंभ में, छुट्टी के समय को टाइमशीट में अक्षर कोड "ओटी" या डिजिटल पदनाम 09 के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए। बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, टाइमशीट को समायोजित किया जाना चाहिए - बीमार दिनों के लिए, पिछले पदनाम के बजाय, कोड " बी” या डिजिटल पदनाम 19 लिखा है।

व्यापारिक यात्रा सप्ताहांत पर पड़ी

श्रम मंत्रालय के पत्र के अनुसार, व्यावसायिक यात्रा के सभी दिनों को टाइमशीट पर नोट किया जाना चाहिए, भले ही वे सप्ताहांत पर हों। ऐसा करने के लिए, आपको टाइमशीट में पदनामों का उपयोग करने की आवश्यकता है - एक विशेष अक्षर कोड "K" या डिजिटल पदनाम 06. इस मामले में, आपको घंटों की संख्या दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि, व्यावसायिक यात्रा के दौरान, कर्मचारी ने सप्ताहांत पर काम किया, तो टाइमशीट में उन्हें "РВ" कोड के साथ चिह्नित किया जाता है - सप्ताहांत पर काम करें, या डिजिटल पदनाम 03 के साथ। काम के घंटों की संख्या केवल दर्ज की जानी चाहिए एक मामला - जब कंपनी प्रबंधन ने कर्मचारी को विशिष्ट निर्देश दिए कि उसे दिन में कितने घंटे काम करने के लिए समर्पित करने की आवश्यकता है।

ध्यान!इसका भुगतान कैसे किया जाता है, इसके बारे में अधिक विवरण दिया गया है, साथ ही इस लेख में अन्य विशेषताओं का भी वर्णन किया गया है।