نضع الختم في كتاب العمل بشكل صحيح: متى وأين ولماذا؟ يتم إلغاء الطوابع في كتب العمل.

العمل يشير إلى الوثائق تقارير صارمةلذلك يجب ملؤها باهتمام خاص. حتى الخطأ البسيط أو الختم غير الصحيح يمكن أن يبطل الإدخال الذي تم إجراؤه عليه. لذلك، عند إعداد كتاب، يجب عليك اتباعها أنشأها القانونقواعد.

لأول مرة يتم تدوين الملاحظات في سجل العمل أثناء التسجيل الأولي للموظف في الشركة. يتم وضع ختم المؤسسة أو قسم شؤون الموظفين صفحة عنوان الكتابالكتاب بعد إدخال البيانات الشخصية لهذا الموظف فيه:

• تاريخ الميلاد الكامل؛
• بيانات عن التعليم الذي تم تلقيه؛
• مذكرة حول مؤهلات ومهنة الموظف.

يجب أن تستند جميع البيانات المدخلة في الكتاب من قبل متخصصي الموارد البشرية إلى المستندات الداعمة: جواز السفر، الدبلوم، رخصة القيادة، إلخ.

ويجب تأكيد أي إدخالات سيتم إجراؤها في هذه الوثيقة من خلال توقيع الشخص المسؤول الذي يؤكد صحة ما هو مكتوب. من يمكنه التوقيع على كتاب العمل عند الفصل والإجراءات الأخرى؟ تناط هذه الصلاحيات برئيس المؤسسة وموظفي قسم الموارد البشرية.

إذا كان من الضروري لسبب ما نقل الحق في إعداد وصيانة دفاتر العمل إلى شخص آخر، فيجب على إدارة المؤسسة إصدار أمر مناسب. وسيعمل هذا الشخص على أساسه خلال الفترة التي صدرت من أجلها.

في الممارسة العملية، يواجه العديد من موظفي قسم الموارد البشرية الحاجة إلى إجراء تغييرات على كتاب العمل. تنشأ مثل هذه المواقف عندما تتغير البيانات الشخصية. في هذه الحالة، يتم شطب البيانات القديمة بخط متصل واحد، و دخول جديد. بجانبه يجب الإشارة إلى المستند الذي تم إجراء التغييرات على أساسه. يتم وضع الختم مع الجانب المعاكسغلاف الكتاب مع توقيع الشخص المفوض.

هناك موقف آخر يجب مراعاته وهو إدراج الاستغناء. ويكتمل عندما يتم ملء جميع صفحات الكتاب بالكامل. يتم إجراء إدخال مماثل حول هذا الأمر في سجل العمل، مع الإشارة إلى رقم الوثيقة الصادرة. الإدخال صالح فقط مع الكتاب نفسه.

هل الطوابع مطلوبة؟ دفتر العملعند الفصل؟ نهاية علاقات العمليجب إضفاء الطابع الرسمي عليها بطريقة مناسبة. في هذه الحالة، ينبغي إيلاء الاهتمام انتباه خاصتسجيل المحضر، حيث أنه في حالة مخالفة قواعد تسجيل محضر الفصل قد يتم الاعتراف به الإجراء القضائيغير صالح. عندها ستتحمل الشركة المسؤولية وخسائر إضافية، وقد "يخسر" الموظف جزءا من أقدميته.

غالبًا ما يطرح السؤال أيضًا: "هل يجب على الموظف التوقيع على دفتر العمل عند الفصل؟" وفقًا لمعايير التشريع الحالي، بالإضافة إلى توقيع الشخص المسؤول عن صيانة الدفاتر، عند إجراء الدفعات إلى حساب العمل، يجب على العامل أيضًا التوقيع. فقط بعد هذا يتم ختمه.

تم توضيح إجراءات التسجيل بوضوح في تشريعات العمل الحالية. ينص الجزء 5 من المادة 84.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على أنه يجب أن يتم ذلك بالإشارة إلى القاعدة التي يتم بموجبها إنهاء علاقة العمل.

يجب إصدار دفتر العمل مع جميع المستندات الأخرى للموظف في يوم الفصل. وفي الوقت نفسه، يجب أن يتم الدفع النهائي. وفقا للجزء 2 من الفن. 84.1 من قانون العمل، يعتبر يوم إنهاء علاقات العمل هو اليوم الأخير الذي يؤدي فيه الموظف مهام عمله. الاستثناءات الوحيدة هي المواقف التي لم يكن فيها في العمل. يحدث هذا غالبًا إذا كان الموظف في إجازة مرضية أو في إجازة.

ما هو الختم المستخدم عند إدخال الإدخالات في كتاب العمل؟

وفقًا لقواعد تسجيل وثيقة العمل، لا يمكن وضع سوى ختم المؤسسة أو ختم قسم شؤون الموظفين، إذا كان لدى الشركة واحدًا. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه لا يمكن وضع ختم خدمة الموظفين إلا على التوقيع الذي يقوم به موظف في هذا القسم. إذا كانت الوثيقة تحتوي على توقيع رئيس المؤسسة، فلا يمكن التصديق عليها إلا بختم الشركة. استخدام علامة الإطار في هذه الحالة أمر غير مقبول. وفي الوقت نفسه، فإن الوضع المعاكس - عندما يكون توقيع موظف الموارد البشرية مصدقًا بختم المنظمة - مقبول تمامًا.

في الممارسة العملية، يفضل موظفو قسم الموارد البشرية العمل بهذا الختم المعين، لأن ذلك يسمح لهم بتجنب الأخطاء عند إعداد المستندات. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه من الناحية القانونية يتمتع بقوة أكبر. لذلك يتم استخدامه أيضًا عند الرؤية:

• نسخ من الوثائق؛
• الشهادات الصادرة عن خدمة شؤون الموظفين؛
• صياغات؛
• إدراجات، الخ.

عند ملء، يتم استخدام ختم العمل فقط عند إعداد صفحة عنوان المستند مع البيانات الشخصية للموظف، وكذلك في الحالات الموضحة أعلاه. في جميع الحالات الأخرى، عند إجراء إدخال في سجل التوظيف (حول التوظيف والنقل وما إلى ذلك)، لا يتم وضع العلامة، لأن هذا يعد انتهاكًا مباشرًا للتشريعات الحالية.

بشكل منفصل، من الضروري النظر في كيفية ختم كتاب العمل بشكل صحيح عند الفصل لتجنب المشاكل في المستقبل. وفقًا لقواعد إعداد وصيانة هذه المستندات، من الضروري أولاً تسجيل إنهاء علاقة العمل، مع الإشارة إلى مادة من تشريعات العمل، بالإضافة إلى أمر الفصل. بعد ذلك يجب على ضابط شؤون الموظفين والموظف المفصول التوقيع على الكتاب. بعد هذا يتم وضع الختم.

وتجدر الإشارة إلى أنه إذا كان من الضروري القيام بذلك معلومات إضافيةإلى مكتب العمل بعد إقالة الموظف - يمكن القيام بذلك. ومع ذلك، من المهم الالتزام بقواعد معينة:

1. أولاً، قم بالإشارة إلى التفاصيل الكاملة لشركتك.
2. وبعد ذلك يتم إجراء التسجيل اللازم.
3. وفي النهاية يتم وضع توقيع وختم المنظمة.

وفي هذا النموذج، سيكون للسجل القوة القانونية اللازمة.

قواعد وضع الختم في وثيقة العمل

يجب أن يكون مفهوما أن قواعد وضع العلامة تعتمد بشكل مباشر على مكان وضعها. على سبيل المثال، عند تصميم صفحة عنوان لكتاب، يجب عمل الختم في أسفل الصفحة في الزاوية اليمنى. يجب أن تكون مؤرخة وموقعة.

يتم أيضًا طرح عدد من المتطلبات الإضافية عليها:

• ولا ينبغي أن يكون شاحبًا أو غير مكتمل؛
• يجب ألا يكون هناك أي أوساخ متبقية.
• يمكن أن يكون الختم المستخدم بيضاويًا أو مستطيلًا فقط.

أين يتم وضع الختم في كتاب العمل عند الفصل؟ يتم استخدام علامة مختلفة لتأييد الإدخال في النموذج. من الضروري وضع علامة بحيث يلتقط نصفها بيانات العمل، ويذهب الآخر إلى الرابط إلى الطلب المقابل. هذا هو البيان الذي يعتبر صحيحا. لفهم مكان وضع الطوابع في كتاب العمل عند الفصل، يمكن العثور على عينة على الإنترنت.

ومن الجدير أيضًا الانتباه إلى حقيقة أنه من المستحسن وضع الختم بطريقة تلتقط المسمى الوظيفي للموظف المفصول. تنطبق هذه القاعدة على جميع المستندات، إذا كان موقع العلامة فيها ممكنا. سيؤدي هذا إلى تجنب الأسئلة حول صحة الوثيقة.

ماذا تفعل إذا تم وضع الختم بشكل غير صحيح؟

من الناحية العملية، غالبًا ما تحدث مواقف عندما تحدث أخطاء عند التصديق على الإدخالات في الكتاب. قد يكون الختم خاطئًا أو في المكان الخطأ.

إذا نسوا وضع الختم على الإطلاق، فما على المواطن سوى الاتصال بالمؤسسة التي كان يعمل فيها سابقًا لوضع الختم. وهذا لا يمكن تأخيره، حيث يمكن تصفية الشركة وبعد ذلك سيكون من الضروري الذهاب إلى المحكمة. إذا خضعت الشركة لعملية إعادة تنظيم أو تغييرات هيكلية أخرى، فستحتاج إلى الحصول على شهادة إضافية منها تؤكد هذه الحقيقة.

إذا تم الإشارة إلى تفاصيل الشركة بشكل غير صحيح أو حدث خطأ فيها، عند تسجيل سجل العمل، فهناك عدة خيارات لحل المشكلة. إذا تم استخدام ختم غير صحيح، فمن المقبول وضع العلامة الصحيحة بجانبه. إذا حدثت أخطاء في النص، يتم إجراء التصحيحات ووضع ختم بجانبها.

ومع ذلك، فإن هذا لا يكفي من الناحية العملية، لأن مثل هذه التصحيحات قد تثير الشكوك بين موظفي صندوق التقاعد. لتجنب المشاكل، عند إجراء تغييرات على مستند، تصدر المؤسسة شهادة تفيد بأن الموظف المحدد قد عمل في هذه المؤسسة لفترة زمنية معينة.

إذا تم وضع الختم في المكان الخطأ، فإن الختم الثاني مقبول أيضًا. ومع ذلك، قد تنشأ أسئلة هنا أيضا. الخيار الأفضلهو تكرار للتسجيل الذي تم إجراؤه مع وضع الختم الصحيح في المكان المناسب. يعتبر هذا الخيار هو الأصح. ومع ذلك، فإن هذا ليس ممكنًا دائمًا، حيث قد لا يتم اكتشاف الخطأ على الفور، ولكن فقط بعد إجراء إدخالات جديدة في سجل العمل.

يرجى ملاحظة أنه إذا تم إكمال سجل الفصل بشكل غير صحيح، فقد يتم إبطاله. وهذا يمكن أن يسبب مشاكل ليس فقط للموظف، ولكن أيضا للشركة. لذلك، يجب على موظفي الموارد البشرية توخي الحذر عند ملء نموذج التوظيف، وتدوين الملاحظات بعناية حتى تكون مرئية وقابلة للقراءة بوضوح.

ومن المهم أن نتذكر أن الختم دليل على أن المواطن يعمل في هذه المؤسسة. قد يؤدي انتهاك قواعد التسجيل إلى مشاكل خطيرةوخاصة عند التقدم بطلب للحصول على معاش تقاعدي. وعلى الرغم من استخدام أشياء جديدة اليوم الأساليب الحديثةومع حساب مساهمات المعاشات التقاعدية، تظل هذه المشكلة قائمة.

موقعة من قبل صاحب العمل

تنتهي علاقات العمل مع الموظف بإصدار أمر بالفصل وإشعار بذلك إدخالات في كتاب العمل. سامو إشعار بالفصلمن السهل جدًا القيام بذلك، لأنه في التعليمات الخاصة بذلك ملء كتب العمل(فيما يلي - التعليمات) هناك نماذج من الصياغة المتعلقة تقريبًا بجميع الأسباب الأكثر شيوعًا للإنهاء (الإنهاء) عقد التوظيف.

لذا، إشعار بالفصلدخلت. الآن الموظف المسؤول عن إجراء سجلات العمل، يجب "إغلاق"، التصديق على جميع الإدخالات التي تم إجراؤها دفتر العملمن قبل صاحب العمل هذا. كيف افعلها؟ يمكن العثور على إجابة هذا السؤال في قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل وإنتاج النماذج دفتر العملوتوفيرها لأصحاب العمل (المشار إليها فيما بعد بالقواعد). وفقًا للفقرة 10 من القواعد، عند فصل الموظف (إنهاء عقد العمل)، جميع الإدخالات التي تم إجراؤها في حسابه دفتر العملأثناء العمل في هذه المنظمة، مصدقة بتوقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عنه الحفاظ على سجلات العملوختم المؤسسة (قسم الموارد البشرية) وتوقيع الموظف نفسه.

للوهلة الأولى، تحتوي هذه القاعدة على تعليمات واضحة للغاية. وعلى الرغم من ذلك، يواجه المتخصصون في الممارسة العملية بعض الصعوبات. بداية، السؤال الذي يطرح نفسه: أي من مسؤولي المنظمة يجب أن يوقع نيابة عن صاحب العمل في هذه الحالة؟ وفقا للمادة 45 من القواعد، المسؤولية عن العمل مع كتاب العمل(الصيانة والتخزين والمحاسبة والإصدار وغيرها) يتحملها صاحب العمل. لكن صاحب العمل للموظف هو كيانأو رجل أعمال فردي (أصحاب العمل الآخرين - فرادىلا يحتفظون بدفاتر العمل لموظفيهم). مع رجل الأعمال الفردي، كل شيء واضح - هو نفسه يمكنه المساهمة إدخالات في كتاب العمل. ماذا لو كان صاحب العمل كيانًا قانونيًا؟ وفي هذه الحالة يكون المدير (أي الهيئة التنفيذية الوحيدة) مسؤولاً عن كل شيء. يمكن أن يطلق عليه المدير، المدير العاموحتى الرئيس. وهذا لا يغير الجوهر - فالمسؤولية الكاملة تقع على عاتقه كممثل لصاحب العمل. وهذا يعني أن المدير نفسه يمكنه التصديق على السجلات عند الفصل.

تفويض الصلاحيات

ومع ذلك، فمن النادر أن يشارك القائد شخصيًا كتب العمل(ربما باستثناء مديري الأعمال الصغيرة). في أغلب الأحيان، مسؤولية الصيانة والتخزين والتسجيل والإصدار سجلات العمليتحملها شخص مفوض خصيصًا يتم تعيينه بأمر (تعليمات) من صاحب العمل. يمكن أن يكون هذا ضابط شؤون الموظفين أو محاسبًا أو سكرتيرًا تم تكليفه بمسؤوليات إضافية الحفاظ على سجلات العملداخل إدارة سجلات الموظفين. يرجى ملاحظة أن مجرد ذكر هذه المسؤوليات في عقد العمل أو المسمى الوظيفيليس كافي. في كل مرة يتم تعيين شخص مسؤولا عن كتب العمليتعين على الموظف إصدار أمر مناسب (انظر المثال 1).

يمكن لرجل الأعمال الفردي أيضًا تعيين المسؤولية عن ذلك العمل مع كتب العملأي من موظفيها، كما يحدث غالبًا في الممارسة العملية.

الاستبدال المؤقت للشخص المسؤول

يحدث أحيانًا أن الموظف المعين مسؤولاً عن هذا العمل (في مثالنا، هذا هو السكرتير) يذهب في إجازة مرضية، وبالتالي لا يمكنه ذلك إصدار كتاب عملالى الموظف المستقيل ماذا تفعل في هذه الحالة؟ من الأفضل أن يكون القائد مستقلاً سوف يصدر كتاب عملموظف. إذا كان المدير لسبب ما لا يريد أو لا يستطيع القيام بذلك، فيجب عليه إصدار أمر بالمحتوى التالي (انظر المثال 2).

وبالتالي، يتم إغلاق كتلة السجلات في دفتر العمليجب أن يتم التوقيع من قبل شخص مفوض بشكل خاص. إذا كنت مثل هذا الشخص، فقد يكون لديك عدد من الأسئلة الأخرى المتعلقة بطريقة التسجيل.

كيف ينبغي أن يبدو توقيعك؟

لا تحتوي الأفعال القانونية المعيارية (القواعد والتعليمات) على أي تعليمات في هذا الصدد ولا تقدم أي عينات. ومن الناحية العملية، من المعتاد التوقيع على النحو التالي:

في بعض الأحيان، لا تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى في نص التوقيع، ولكن تتم كتابة لقب المسؤول فقط. وهذا بالطبع عيب، رغم أنه ليس ذا طبيعة أساسية. ربما يعتمد العديد من ضباط شؤون الموظفين على صفحة عنوان كتاب العمل، حيث من المعتاد كتابة لقب الشخص الذي أصدر كتاب العمل بخط اليد. في الواقع، في الزاوية اليمنى السفلى من صفحة العنوان دفتر العملمعلن:

"توقيع الشخص،

مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل

____________________________________»

(واضح)

وفقا للممارسة المعمول بها، يتم إدخال اللقب هناك دون الإشارة إلى الأحرف الأولى. ومع ذلك، فإن نسخ اللقب "بشكل مقروء" ليس توقيعا بمعناه الفعلي.

وفقًا للفقرة 3.22 من GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. "متطلبات إعداد المستندات" يتضمن شرط "التوقيع" ما يلي:

المسمى الوظيفي للشخص الذي وقع الوثيقة؛

توقيع شخصي؛

فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب) (انظر المثال 4).

بالطبع، سيكون من المناسب الإشارة إلى صفحة العنوان دفتر العملالصياغة التالية:

"الاسم الأخير للشخص
مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل
____________________________________»
(واضح)

لكن نموذج سجل العملتمت الموافقة عليه في هذا النموذج وليس في نموذج آخر، لذلك يتعين على الكتبة المبتدئين معرفة كيفية إدخال "توقيع مقروء".

لذلك، اكتشفنا ما هي سمة "التوقيع". بالإضافة إلى الإشارة إلى المنصب، فهو يتضمن توقيعًا شخصيًا على شكل خط مكتوب بخط اليد ونصه يشير إلى اللقب والأحرف الأولى.

بالطبع، لا تشير القواعد والتعليمات بشكل مباشر إلى الحاجة إلى الاسترشاد بـ GOST عند العمل مع كتاب العمل، و تاريخ التوظيفبالمعنى الدقيق للكلمة، لا ينطبق على الوثائق التنظيمية والإدارية. ومع ذلك، من المقبول تماما الاسترشاد بهذا المعيار، لأنه لا يتعارض النظام العامصيانة وملء كتب العمل ويتوافق مع الممارسة المعمول بها.

توقيع رجل الأعمال الفردي

التغييرات التي تم إدخالها على قانون العمل في الاتحاد الروسي بموجب القانون الاتحادي رقم 90-FZ تلزم صاحب العمل الفردي بالاحتفاظ بدفاتر العمل لموظفيه (المادة 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). ولذلك، تنطبق الفقرة 35 من القواعد الآن أيضًا على "الأفراد".

إذا قام رجل أعمال فردي بتعيين شخص مسؤول عن الصيانة سجلات العمل، فلا توجد مشاكل في التصديق على السجلات من قبل صاحب العمل. سيقوم السكرتير أو المحاسب أو مفتش شؤون الموظفين بإضافة توقيعه إلى دفتر العمل كالمعتاد.

كيفية ملء تفاصيل "التوقيع" إذا الحفاظ على كتاب سجل العملهل يقوم رجل الأعمال الفردي بذلك بشكل مستقل؟ كما تعلم، فإن اسم "رائد أعمال فردي" ليس مسمى وظيفي. ولكن لا يمكن أن تكون سمة "التوقيع" غير مكتملة، لذا فإن التوقيع بهذا النموذج مقبول:

هل من الممكن اختصار اسم "رجل الأعمال الفردي" إلى الاختصار "IP"؟ فمن ناحية، تشترط اللوائح عدم وجود اختصارات في كتاب العمل. ومن ناحية أخرى، وبحسب المؤلف، فإن المفتشين لن يفرضوا غرامات حتى لو تضمن هذا المطلب مثل هذا الاختصار، إذ لم تقم القواعد والتعليمات حتى الآن (قبل إجراء تغييرات وإضافات عليها تجعلها متوافقة مع النظام الجديد) أحكام قانون العمل في الاتحاد الروسي فيما يتعلق بأصحاب المشاريع الفردية) لا تحتوي على أي تفسيرات في هذا الصدد.

يمكن أن يكون التصميم التالي أيضًا حلاً:

بالطبع، هذا لا يتوافق تمامًا مع تكوين "التوقيع" الذي حددته GOST R 6.30-2003، ولكن يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن رجل الأعمال الفردي ليس لديه منصب على الإطلاق. بالإضافة إلى ذلك، تنص المادة 35 من القواعد على ما يلي: "... جميع الإدخالات التي تم إدخالها في دفتر عمله أثناء عمله في هذه المنظمة معتمدة توقيع صاحب العملأو الشخص المسؤول عنه الحفاظ على سجلات العمل…».

سيتم حل جميع هذه المشكلات إذا قام رجل الأعمال الفردي بتعيين شخص مفوض خصيصًا بأمره مسؤولاً عن صيانة وتخزين وتسجيل وإصدار سجلات العمل
(البند 45 من القواعد).

انتبه لتوقيع الموظف!

هل قرأت السجلات؟

بعد توقيع الشخص المسؤول الحفاظ على سجلات العمل، من الضروري أن يقوم الموظف بالتوقيع. هنا إبداع زملائنا لا يعرف حدودا. في أغلب الأحيان، يضع الموظف توقيعه تحت التوجيه الصارم للسكرتير (مسؤول شؤون الموظفين أو المحاسب)، ونتيجة لذلك قد يظهر التوقيع التالي:

لقد سبق أن ذكرنا عدم وجود الأحرف الأولى في نسخة التوقيع وهذا عيب.

العيب الثاني هو وجود عبارة "لقد قرأت السجلات" والتي لا ينص عليها أي قانون. أين تظهر في كتب عمل العمال؟ وكما يوضح بعض الممارسين في المؤسسات، فقد أخذوا مثالاً على هذا السجل من زميل ذي خبرة أو من دليل مرجعي وعملي أو مقالة وما إلى ذلك. ويشير البعض إلى البند 35 من القواعد، الذي ينص على أن "جميع السجلات ... معتمدة توقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عن حفظ سجلات العمل، ختم... وتوقيع الموظف نفسه." في رأيهم، يجب أن يبدو الضمان هكذا.

ومع ذلك، إذا قرأت البند 35 من القواعد بعناية، فستجد أن الشهادة يجب أن يتم إجراؤها بالتساوي من قبل كل من صاحب العمل والموظف. فلماذا، على سبيل المثال، لا يكتب ضابط شؤون الموظفين: "السجلات صحيحة. مفتش الموارد البشرية أ.أ. سامويلوف"؟

والحقيقة هي أن العاملين في مجال الموارد البشرية والمحاسبين، على عكس المتخصصين في إدارة المكاتب، في هذه الحالة لا يفهمون بشكل صحيح تماما كلمة "الضمان". وينبغي أن تفهم عبارة "مصدق بالتوقيع" حرفيا. "التصديق بالتوقيع" يعني ببساطة إعادة إنتاج التوقيع على الوثيقة ذات الصلة.

لفك التشفير أم لا؟

خطأ شائع آخر هو أنه بعد الشخص المسؤول عن التوقيع الحفاظ على سجلات العمل(أو حتى بجانبه) من غير المفهوم تمامًا من يظهر توقيعه الشخصي دون أي فك تشفير.

والحقيقة أن بعض الخبراء يعتبرون أنه يكفي، بدلاً من “التوقيع” الكامل المطلوب، إدخال جزء منه فقط على شكل توقيع شخصي. في رأيهم، التوقيع والتوقيع الشخصي هما شيئان متطابقان. بطبيعة الحال، الأمر ليس كذلك.

التوقيع الشخصي دون فك التشفير يفقد معناه، لأنه لا يسمح بتجسيد الشخص الذي قام بإنتاجه. في بعض الأحيان قد يكون من الصعب أن نفهم أن رمزًا رسوميًا معينًا، مكتوبًا بخط اليد، هو التوقيع الشخصي لشخص ما، نظرًا لأن بعض الأشخاص لديهم ضربات غريبة جدًا تمثل التوقيع، على سبيل المثال، هذه:. والتوقيعات الأصلية بشكل خاص هي توقيعات العمال من بلدان أخرى، حيث يختلف نظام الكتابة تمامًا عن النظام الذي اعتدنا عليه.

لهذه الأسباب، فك التشفير ضروري. ومع ذلك، هناك اعتراضات هنا أيضا.

يُعتقد أن فك تشفير التوقيع (التوقيع الشخصي) للموظف عند إغلاق مجموعة من السجلات ليس ضروريًا، حيث قام الموظف بالتوقيع على صفحة العنوان دفتر العملومن الممكن دائمًا مقارنة توقيع شخصي بآخر. للوهلة الأولى يبدو هذا معقولا. لكن لنتخيل أن الموظفة المستقيلة امرأة تزوجت وغيرت اسمها الأخير. على صفحة العنوان دفتر العملتم إجراء التغييرات المناسبة. على سبيل المثال، كان لدى العامل لقب فولكوفا، ولكن بعد زوجها أصبحت زايتسيفا. على هذا الأساس، وفقًا لجميع القواعد، تم شطب اللقب السابق "Volkova" بعناية، وتم إدخال اللقب الجديد "Zaitseva" بدلاً من اللقب القديم. ومع ذلك، على صفحة عنوان دفتر العمل، لم تضع هذه العاملة توقيعًا آخر يتوافق معها اسم جديدلأن هذا غير منصوص عليه في القواعد. مرة أخرى، اتضح أن التوقيع دون فك التشفير، الذي يشهد على مجموعة من السجلات عند الفصل، هو "بلا مالك".

مع أو بدون منصب؟

خيار آخر هو عندما لا يتم توقيع الموظف بالكامل وفقًا للقواعد: هناك توقيع شخصي، وهناك نسخة، ولكن لا يوجد ما يشير إلى منصب الموظف، على سبيل المثال، "I. I. ". إيفانوف."

لكن عدم وجود إشارة إلى الموقف يجعل صفة "التوقيع" غير مكتملة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن توقيع المسؤول عن حفظ سجلات العمل وتوقيع الموظف المفصول يجب أن يتم وفقاً لنفس القواعد، حيث أن البند 35 من القواعد لا يميز بينهما. وبالتالي، فإن توقيع الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات العمل لا يمكن تصوره دون الإشارة إلى المنصب (انظر المثال 3). فلماذا يتم تجاهل هذه التعليمات عندما يوقع الموظف؟ ويرى المؤلف أنه ينبغي إعادة إنتاج كلا التوقيعين وفقا لقواعد مماثلة.

في بعض الأحيان يتم تقديم حجة غير عادية إلى حد ما ضد الإشارة إلى المنصب في توقيع الموظف في دفتر العمل. ويعتقد أن الموظف المستقيل هو بالفعل "قطعة مقطوعة"، أي أنه لم يعد موظفا، وبالتالي ليست هناك حاجة للإشارة إلى منصبه، لأنه ليس لديه.

لكن مثل هذه الحجة تتعارض مع قواعد قانون العمل في الاتحاد الروسي. وفقا للفن. 84.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يوم الفصل (يوم إنهاء عقد العمل) هو آخر يوم عمل. في هذا اليوم يجب عمل محضر بالفصل (البند 10 من القواعد) وإصداره أيضًا تاريخ التوظيففي يد الموظف. يُشار إلى هذا اليوم في الجدول الزمني على أنه يوم عمل. أي أنه في آخر يوم عمل لا يزال الشخص يعمل وفقًا لوظيفة العمل المنصوص عليها في عقد العمل، مما يعني أنه يؤدي العمل وفقًا لمنصبه وفقًا لجدول التوظيف (المادة 15 من قانون العمل) الاتحاد الروسي). وبالتالي فإن موقف الموظف المفصول لا يختفي.

تشير كل هذه الحجج إلى ضرورة الإشارة إلى المنصب في توقيع الموظف.

وفي الوقت نفسه، هناك تحذير واحد. لنتخيل أن الموظف المغادر يشغل منصب المستشار القانوني. سيكون توقيعه هكذا:

لنتخيل الآن أن مهندس أنظمة التحكم الآلي قد استقال من عمله. العمليات التكنولوجيةقسم الدعم الفني (هكذا يبدو هذا الاسم حسب جدول التوظيف، عقد العمل مع الموظف وسجل التوظيف دفتر العمل). قد يستغرق إعادة إنتاج هذه المسميات الوظيفية نصف صفحة دفتر العمل(حسب خط يد الموظف). ومن الواضح أن هذا يمكن أن يكون غير مريح للغاية. قد تنشأ حالة أخرى مثيرة للاهتمام عندما الحفاظ على سجلات العمليعمل، على سبيل المثال، من قبل مفتش الموظفين، والموظف المفصول لديه موقف مماثل. ماذا تفعل في هذه الحالات؟ وبحسب المؤلف، يمكن استبدال المسمى الوظيفي بكلمة "موظف":

الحقيقة هي أن الفقرة 35 من القواعد تنص على أن "جميع السجلات ... معتمدة ... وموقعة من الموظف نفسه". في الوقت نفسه، سيتم الالتزام رسميًا بـ GOST R 6.30-2003، وكلا التوقيعين (للشخص الذي يقوم بإدخال الإدخالات) دفتر العمل، والموظف المستقيل) سيتم تنفيذه بشكل موحد.

ينصح المؤلف أصحاب العمل بعدم الانجراف في المسميات الوظيفية الطويلة و"المزهرة". وهذا ليس مناسبًا دائمًا لإدارة سجلات الموظفين، وبالإضافة إلى ذلك، قد تنشأ مشاكل تتعلق بتغييرات الموظفين.

مكان للتوقيعات والختم

من المقبول أن يكون توقيع الشخص المسؤول عن الحفاظ على دفاتر العمل والموظف موجودًا في العمود 3، واحدًا تحت واحد، دون تخطي الأسطر.

كما ذكرنا سابقًا، في بعض الأحيان يكون التوقيع الشخصي للموظف المستقيل على نفس خط توقيع السكرتير أو مفتش شؤون الموظفين. وهذا أمر غير مقبول على الإطلاق. أولاً، قد يبدو أن التوقيع الثاني تم إجراؤه مرة أخرى من قبل السكرتير (أو مفتش الموارد البشرية)، خاصة إذا كان توقيعه "الحقيقي" مغطى بالكامل (مخفي) بطبعة الختم. ثانيًا، إذا تم عمل هذين التوقيعين وفقًا لجميع القواعد، فلا يمكن أن يتناسبا مع سطر واحد. ثالثا، يحدد البند 35 من القواعد تسلسل التوقيعات - أولا توقيع الشخص المسؤول، ثم الموظف.

بالمعنى الدقيق للكلمة، بعد توقيع الشخص المسؤول، يجب عليه وضع ختم على الفور. ولكن من الناحية العملية، غالبًا ما يتم وضع الختم بعد توقيع الموظف. ربما يتم ذلك من أجل وضع انطباع الختم على النحو الأمثل.

وفقا للقواعد المعمول بها في الممارسة العملية، يجب ألا يخفي طبعة الختم التوقيعات الشخصية، وكذلك التفاصيل المهمة للوثيقة أو النص نفسه. يجب أن يغطي الختم قليلاً اسم الوظيفة فقط. لكن تاريخ التوظيفلديه تنسيق صغير (الحجم تاريخ التوظيفمثل جواز السفر العام)، وليس من الممكن دائمًا وضع ختم الختم بنجاح. بعض الناس يضعون ختمًا على اليمين، ومن ثم يصعب قراءة تفاصيل أمر الفصل. من الممكن تمامًا أن يكون الموظفون عند التقدم للحصول على معاش تقاعدي صندوق التقاعدوسوف تحتاج روسيا إلى تأكيد هذه الفترة مدة الخدمةالمعلومات الأرشيفية، والتي يمكن أن تكون صعبة للغاية مع مرور الوقت. كما أنه من المستحيل أن يخفي الختم تاريخ الفصل، لأن تاريخ الفصل المشار إليه في العمود 2 مهم جداً لحساب مدة الخدمة.

ينصح المؤلف بعدم الخوف من وضع الختم بحيث يحتل الأسطر الفارغة السفلية. وهذا أمر مقبول تماما. ستقوم المنظمة التالية بفتح مجموعة السجلات الخاصة بها، متخطية الأسطر التي يشغلها ختم المنظمة السابقة. هذه السطور ليست فارغة، كما يعتقد بعض الخبراء بشكل خاطئ. وهي مشغولة بالسمة المقدمة، حتى لو كانت هذه السمة لا تشغل هذه الخطوط عبر عرضها بالكامل.

ما الختم؟

وفقا للوثائق التنظيمية في دفتر العمليمكن لصقه بختم المنظمة نفسها وختم قسم الموارد البشرية.

إن ختم قسم الموارد البشرية ليس إلزامياً في أغلب الأحيان، حيث يكتفي أصحاب العمل بختم واحد فقط في جميع الحالات. علاوة على ذلك، إذا كان لا يزال هناك ختم قسم الموارد البشرية، فيجب أن تضع في اعتبارك أنه يتم لصقه فقط على توقيع موظف الموارد البشرية. إذا قام المدير نفسه، لسبب ما، بوضع سجل الفصل (على سبيل المثال، في حالة عدم وجود مفتش شؤون الموظفين في العمل)، فيمكن التصديق على توقيعه حصريًا بختم المنظمة. وفي الوقت نفسه، فإن الوضع المعاكس (ختم المنظمة بتوقيع موظف الموارد البشرية) يعد قانونيًا تمامًا حتى لو كانت المنظمة تحمل ختم إدارة الموارد البشرية.

إذا لم يكن لدى المنظمة قسم شؤون الموظفين، فإن طلب ختم لقسم شؤون الموظفين غير عملي على الإطلاق. في مثل هذه الحالات، يستخدم العديد من الأشخاص الأختام التي تقول "للمستندات" أو "من أجل". وثائق الموظفين" ومع ذلك، تشير القواعد والتعليمات على وجه التحديد إلى ختم قسم شؤون الموظفين (أي ختم الوحدة الهيكلية المقابلة)، وليس أي ختم بسيط آخر. أي استخدم الختم "للمستندات" أو "للمستندات الشخصية" في دفتر العملغير صحيح. ومع ذلك، نادرا ما يهتم المفتشون بهذا. ولكن إذا اتبعت هذه اللوائح بدقة، فيجب على السكرتير التصديق على توقيعه في كتاب العمل فقط بختم المنظمة.

وبذلك تم تحرير محضر الفصل وتصديقه بالتوقيع والختم وتسليمه للموظف. وفي الوقت نفسه، يجب أن تتذكر إعطاء الموظف بطاقة شخصية في نموذج T-2 ودفتر سجل مروري للتوقيع سجلات العمل. بعد ذلك، يمكن اعتبار التعاون مع الموظف مكتملاً.

* * *

وبالتالي إجراءات التسجيل دفتر العملعند فصل الموظف، فإنه يتطلب الحذر الشديد ومعرفة بعض الفروق الدقيقة، والتي لم يتم ذكرها في القواعد أو في التعليمات. مما لا شك فيه، بعض هذه الفروق الدقيقة ذات طبيعة رسمية فقط، ولن تستلزم الأخطاء الصغيرة عقوبة إدارية في شكل غرامة (على الرغم من أنه يمكن الإشارة إليها في تقرير تفتيش مفتشية العمل). ولكن يجب أن نتذكر إدخالات في كتاب العملإثبات للمنظمات الأخرى مدى الجدية والمسؤولية التي يتعامل بها صاحب العمل مع إجراءات الموارد البشرية وموظفيه. بالإضافة إلى ذلك، في بلدنا، لا تعرف أبدًا كيف سينتهي الإصلاح التالي وما هي عواقب الأخطاء البسيطة التي نرتكبها اليوم. حسنا، وربما، الشيء الأكثر أهمية هو الفخر المهني للمتخصص، الذي لا ينبغي أن يسمح له بإهمال حتى أدنى القواعد في مجاله المهني.

تغير قواعد الحفاظ على كتب العمل؟ نعم!

كل شيء كان بسيطا من قبل. جديد دفتر العمللقد بدأناها فقط للموظف الذي كان يتقدم لوظيفته الأولى. في حالة فقدان أو تلف دفتر العمل السابق، يتم إصدار نسخة مكررة بدلاً منه. الآن في كلتا الحالتين يجب علينا إصدار جديد دفتر العمل! ما هي الفرص التي تتيحها الأحكام الجديدة لقانون العمل للعمال عديمي الضمير؟ كل التفاصيل موجودة في مقال "بدلاً من التكرار نصدر كتاب عمل جديد" المنشور فيعدد أغسطس من المجلة"إدارة المكاتب وتدفق المستندات في المؤسسة" لعام 2007.

3 يرجى ملاحظة أن الإدخالات في كتاب العمل تتم بدون أي اختصارات. في الوقت نفسه، فإن الأحرف الأولى في سمة "التوقيع" ليست اختصارًا بهذا المعنى، لذلك ليس من الضروري كتابة الاسم الكامل والعائلي.

4 في الوقت نفسه، تم ذكر دفتر الاستلام والنفقات للنماذج المحاسبية لكتب العمل والإدخالات في مصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة ويخضع لـ GOST R 6.30-2003. يتضمن هذا المصنف أيضًا وثيقة مثل كتاب الراعي (الراعي، الراعي، إلخ).

5 لاحظ أنه تمت إزالة توقيع الموظف دفتر العملإذا كان حاضراً بشكل مباشر عند تسجيل الفصل في آخر يوم عمل. الاستثناءات من هذه القاعدة هي الحالات التي يتغيب فيها الموظف عن العمل في ذلك اليوم أو يرفض لسبب ما التوقيع على دفتر العمل (البند 39 من القواعد).

6 على سبيل المثال، إذا تمت الإشارة إلى وحدة هيكلية في عقد العمل مع اسم الوظيفة، فيمكن "نقل" الموظف إلى قسم (متجر) آخر لنفس الوظيفة فقط من خلال النقل، وليس من خلال نقل أكثر ملاءمة في هذه الحالة.

يجب أن يتم تسجيل كتب العمل وفقًا لقواعد معينة لا تتعارض مع تشريعات العمل في الاتحاد الروسي. وهذا ينطبق أيضًا على الأختام. يتم تسجيل الختم عند فصل الموظف، وكذلك في بداية كتاب العمل، عندما يحصل الشخص على وظيفته الأولى. يجب على كل متخصص مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل أن يعرف ما إذا كان من الممكن وضع ختم قسم الموارد البشرية في دفتر العمل.

يتم تنظيم إجراءات ملء الكتب من خلال وثيقتين رئيسيتين. هذه هي قواعد الصيانة والتعليمات التي يتم بموجبها ملء الوثيقة. إذا قمت بدراسة المعلومات المقدمة في التعليمات والقواعد بالتفصيل، يمكنك أن تستنتج: يتم وضع أختام الشركة وخدمة الموظفين في كتاب العمل في ثلاث حالات:

• عند تقديم مستند أثناء تنفيذه الأول (في الورقة الأولى))
• عند تغيير البيانات الشخصية للموظف (على الغلاف الداخلي))
• أثناء إعداد المستندات عند فصل الموظف (في عمود "معلومات العمل").

عندما يتلقى أحد الموظفين في إحدى المؤسسات إدخالاً، يُطلب منه إعطاؤه ختمًا. وهي مطبوعة صغيرة مستطيلة الشكل توجد إما داخل الكتاب أو على صفحة عنوانه.

يقول الخبراء أن إحدى أهم المشاكل المرتبطة بصيانة وتعبئة دفاتر العمل هي الطوابع الملصقة بشكل غير صحيح. الحقيقة هي أنه لا توجد اليوم أعمال من شأنها أن تنظم هذه القضية. وبالتالي، حتى موظفي قسم شؤون الموظفين ذوي الخبرة في بعض الأحيان ليس لديهم أي فكرة عما يجب فعله بهذا الخطأ، وكيفية تصحيح أو إلغاء الإدخال الذي تم إجراؤه.

من الواضح أنه من المستحيل ترك ختم غير صحيح في الكتاب وعدم الاهتمام به في المستقبل. والحقيقة هي أنه في المستقبل، عند حساب المعاشات التقاعدية لموظفي صندوق المعاشات التقاعدية، قد تنشأ قضايا مثيرة للجدل. يقترح بعض الخبراء تصحيح مثل هذه الأخطاء بنفس طريقة تصحيح المعلومات الوظيفية غير الصحيحة، مثل اسم الموظف أو منصبه.

قد تكون خوارزمية التصحيح على النحو التالي. بجانب الختم يتم وضع ملاحظة تشير إلى أن الختم تم وضعه بشكل غير صحيح، ويجب الإشارة إلى الرقم التسلسلي خلف الختم الأخير. ولمنع الموظف من مواجهة مشاكل التصحيحات في المستقبل، يوصى بطلب نسخ من المستندات في مكان العمل التي تؤكد مشروعية هذا التصحيح.

ما هي الطوابع الممنوع وضعها في دفتر العمل؟

في بعض الأحيان يرتكب موظفو الموارد البشرية خطأً فادحًا. قد لا يعلم البعض أنه لا يمكنك وضع ختم قسم الموارد البشرية على دفتر عملك، لكنهم يكسرون هذه القاعدة. والحقيقة هي أن مفهوم "ختم صاحب العمل" ليس مطابقًا على الإطلاق لمفهوم "ختم خدمة موظفي صاحب العمل". ويمكن لضباط شؤون الموظفين، دون التمييز بين هذين الختمين، وضع الختم الثاني بدلا من الأول، وهو ما يشكل انتهاكا.

ووفقا للقواعد الجديدة، التي تم تعديلها عدة مرات، من الآن فصاعدا، يستخدم قانون العمل مصطلح "صاحب العمل" بدلا من مصطلح "المنظمة". في السابق (كما هو الحال الآن) العديد من الأفراد الذين هم أصحاب المشاريع الفردية، لم ينظموا قسم شؤون الموظفين، حيث لم تكن هناك حاجة كبيرة لهم. وهكذا، يقوم صاحب العمل بنفسه بإعداد كتاب عمل الموظف.

ولهذا السبب تم تغيير فقرة القواعد التي كانت تسمح سابقًا بوضع ختم قسم الموارد البشرية في دفتر العمل. منذ لحظة إجراء التغييرات، لا ينبغي أن يكون لدى موظفي الموارد البشرية أسئلة حول ما إذا كان ختم قسم الموارد البشرية في دفتر العمل صالحًا، حيث يتعين عليهم معرفة أنه محظور. ينطبق الحظر على جميع الكيانات القانونية.

منذ متى يتم تطبيق الحظر وبعض الفروق الدقيقة؟

تم إجراء التغييرات الرئيسية، التي أدت إلى حظر لصق أختام خدمات الموظفين في دفتر العمل، في عام 2008. ثم الحكومة الاتحاد الروسيتم تغيير الفقرة 35 في القواعد، والتي تم فيها تغيير عبارة "ختم صاحب العمل" إلى "ختم المنظمة (خدمة الموارد البشرية)". سيكون هذا هو الجواب على السؤال حول أي عام لا يتم وضع ختم قسم الموارد البشرية على كتاب العمل.

وفي الوقت نفسه، هناك موقف آخر مخالف تماما لهذا الموقف. قد يتم تقديم عدد من المتطلبات المحددة إلى الصحافة في أي منظمة. ويجب أن تكون مستديرة الشكل وتحتوي على الاسم الكامل للشركة باللغة الروسية، بالإضافة إلى عنوان الموقع. وقد دخلت هذه القواعد حيز التنفيذ منذ عام 1998 وما زالت قيد التعديل. وفي الوقت نفسه، قد يكون لدى صاحب العمل نفسه عدة أختام، يحق له استخدامها إذا تمت الإشارة إليها بجميع التفاصيل اللازمة. وفي هذه الحالة، فإن الختم الذي يتم تخزينه في قسم شؤون الموظفين هو أيضًا أحد أختام المنظمة. ووفقا لوجهة النظر هذه، يمكن استخدامه لتأكيد الإدخالات في دفتر العمل عند الفصل.

لتجنب النزاعات حول ما إذا كان من الممكن ختم المستندات في كتاب العمل، يجب عليك اتباع المسار الأبسط والأكثر رسمية. يجب على كل صاحب عمل أن يضع ختم المنظمة التي لن تسبب مشاكل غير ضرورية في المستقبل.

ماذا تفعل إذا لم يكن هناك ختم

وفقًا للتشريعات المعمول بها في الاتحاد الروسي، يتم وضع الإدخال الأول والختم في دفتر العمل في قسم شؤون الموظفين بالشركة التي حصل فيها الموظف على الوظيفة لأول مرة. يتم وضع جميع الأختام اللاحقة بدلاً من محضر الفصل. هناك حالات عندما يرتكب موظف في قسم الموارد البشرية خطأً فادحًا عند ملء كتاب العمل ولا يختمه.

ويرى بعض الخبراء أن عدم وجود ختم على الصفحة الأولى من الكتاب عند ملئه ليس خطأ، إذ أن هذا ليس أساساً كافياً لإعلان بطلانه لاحقاً. لكن مازال هذه الحالةالأمر يستحق الإصلاح لتجنب المشاكل في المستقبل.

إذا كان موقع الشركة التي سيتم وضع الختم الأول فيها غير معروف، يوصي المحامون بالاتصال بموظفي أرشيف المدينة. يتم تخزين كافة المعلومات حول المنظمة التي تبحث عنها هنا. لذلك، يمكنك طلب نسخة من الأمر الخاص بتوظيف الموظف في هذه المنظمة أو الذهاب إلى المحكمة لطلب إثبات حقيقة أن الشخص كان موظفًا في هذه الشركة. بعد تحديد موقع الشركة، عند الاتصال بالمدير، يجب ألا يرفض الأخير تسجيل كتاب العمل عالي الجودة والسليم. علاوة على ذلك، فإن الصفحة الأولى مختومة قانونًا بختم الشركة، وليس قسم الموارد البشرية.

وفي حالات أخرى، إذا تبين عدم وجود ختم في مكان سجل الفصل، يحق للموظف الاتصال بهذه المؤسسة لطلب وضع ختم المنظمة. الأساس القانونييمكن لصق الختم المفقود على عقد العمل ونسخته المصدقة بالإضافة إلى عدد من الشهادات والمستخرجات.

مزيد من التغييرات المحتملة في تشريعات العمل

تتغير تشريعات الاتحاد الروسي باستمرار وتتكيف مع الحقائق المحيطة. وهذا ينطبق على جميع مجالات النشاط، بما في ذلك العمل. في المستقبل القريب، تدرس سلطات البلاد إمكانية إلغاء الطوابع، وربما أيضا كتب العمل بشكل عام.

واليوم، تتولى وزارة التنمية الاقتصادية المشروع، الذي يقترح على جميع المؤسسات التجارية رفض وضع الطوابع في دفاتر العمل. وبالتالي فمن المتوقع أن يكون ذلك في المستقبل إجراءات التسجيلسيتم تخفيض أي شركة خاصة وتصبح أرخص أيضًا.

ونتيجة لذلك، يمكن إعادة تنظيم أنشطة جميع أقسام الموارد البشرية بالكامل. في الوقت نفسه، تنص خطة المشروع على هذا الابتكار فيما يتعلق بالشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة. المشكلة هي أنه في هذه الحالة من الضروري إجراء تحديث كامل لتشريعات العمل، حيث أن كتاب العمل لن يكون وثيقة تسجل تجربة عمل الموظف. بعد كل شيء، يمكن لهذا الموظف أن يصبح موظفا كفرد شركة مساهمةوالمنظمة التي سيتم الاحتفاظ بالمستند فيها في نفس الوقت. ونتيجة لذلك، سيتم فقدان جوهر كتاب العمل، ولتسجيل تجربة العمل، سيتعين عليك تطوير نظام مختلف تماما.

إجراءات الفصل وإنهاء عقد العمل معقدة ومتعددة الأوجه. وفي الوقت نفسه، من الضروري الإشارة بشكل صحيح في كتاب العمل - الوثيقة الرئيسية التي تسجل التغيير في حالة الموظف.

يحدث عدد كبير من النزاعات بسبب الختم الذي يتم وضعه عند فصل الموظف. يهتم الكثيرون بنوعه وضرورته وقواعد وضعه وإجراءات العمل إذا لم يكن موجودًا في الوثيقة الصادرة. سنتحدث عن هذه المواضيع في مقالتنا.

يُلزم الموظفين المسؤولين في إدارة صاحب العمل والمتخصصين في إدارة الموارد البشرية بوضع ختم على كل إشعار بالفصل. وهذا ضروري لسبب واحد بسيط - فبدون الختم المناسب لن يكون هناك ضمان بأن إشعار الفصل حقيقي. على هذا الأساس صاحب العمل الجديدقد يحرمك من العمل.

لذا ضع في اعتبارك - إذا لم تجد ختمًا عندما تتلقى كتاب العمل الخاص بك، فيجب عليك إعادته إلى قسم الموارد البشرية وتقديم مطالبة مناسبة. يعد الحصول على تصريح عمل بدون ختم خطأ كبيرا، وإذا قمت بالتوقيع على المستندات التي تفيد بأنه ليس لديك أي مطالبات ضد المنظمة، فمن غير المرجح أن تعطيك ختما في المستقبل.

أين يتم وضع الختم؟

كافٍ اسأل الفائدةوهو ما يطلبه كل من المتخصصين والعاملين. النقطة المهمة هي أن الختم لا ينبغي أن يحجب المعلومات المهمة وفي نفس الوقت لا ينبغي أن يكون منفصلاً عن السجل نفسه. ولذلك فإن معظم الموقع الصحيحختم مباشرة تحت إشعار الفصل في الزاوية اليسرى. في هذه الحالة، من المرغوب فيه أن يلتقط نصًا صغيرًا، لكنه لا يتداخل معه - وبهذه الطريقة لن يتسبب ذلك في نفس الوقت موضوع مثير للجدل، ولن يضر النص. وفي هذه الحالة يجب أن تكون هناك مساحة كافية على يمين الختم بحيث يمكن وضع توقيعين.

هل أحتاج إلى التصديق على الختم؟

نعم، تم توضيح هذه الحاجة في قانون العملالترددات اللاسلكية.ويجب تأكيد كل ختم بتوقيعين. الأول يتم وضعه من قبل الموظف المسؤول الذي قام بملء معلومات الفصل. التوقيع الثاني يتم وضعه من قبل صاحب دفتر العمل بنفسه بعد التدقيق فيه والتأكد من أن كل شيء سليم مع المستندات.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن الموظف المسؤول لديه كل الحقبالإضافة إلى ذلك، قم بحماية الختم عن طريق لصق ملصق عليه - صورة ثلاثية الأبعاد من إنتاج شركة Gossnak. ووجوده ليس ضروريا، ولكنه غالبا ما يستخدم لحماية الأختام والتوقيعات وغيرها معلومات مهمةمن التعديلات.

ماذا تفعل إذا تم وضع الختم بشكل غير صحيح؟

يحدث أحيانًا أن يتم وضع الختم عن طريق الخطأ. يمكن أن يحدث هذا في عدة حالات:

• تم استخدام الختم الخاطئ؛
• الختم يشهد على السجل الخاطئ؛
• سجل الفصل نفسه خاطئ.

يمكن أن يتسبب هذا الخطأ في حدوث مشكلات كبيرة في المستقبل ويجب تصحيحه على الفور. ولكن هذا ليس من السهل القيام به. د للبدء، تحتاج إلى إعداد قانون يجب تقديمه إلى الإدارة للمراجعة.بعد ذلك، بناءً على القانون، سوف تحتاج إلى إصدار أمر لإدخاله في سجل العمل.

الخطوة التالية ستكون إضافة سطر منفصل إلى وثيقة العمل، وإلغاء البند المصدق بالختم.هذه هي الطريقة الوحيدة التي ستفقد بها قوتها. سيكون الشيء الرئيسي في مثل هذا السجل هو الإشارة إلى الأمر الحالي، والذي يعطي الحق في إلغاء شرط الفصل المقدم مسبقًا.

ستكون الخطوة الأخيرة إجراء تعديل جديد كفقرة منفصلة تحتوي على المعلومات الحالية والختم الصحيح للمنظمة.

من أي تاريخ يتم إلغاء الطوابع في كتب العمل؟ هل يحق للجميع رفض الطوابع في كتب العمل؟ هل من الضروري إصدار أمر برفض استخدام الأختام؟ دعونا معرفة ذلك.

معلومات تمهيدية

اعتبارًا من 7 أبريل 2015، يمكن للمؤسسات التوقف عن استخدام الأختام الدائرية. لقد حصلوا على هذا الحق بعد دخول القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل حيز التنفيذ. 2015 رقم 82-FZ. اعتبارًا من هذا التاريخ، يحق للشركات ذات المسؤولية المحدودة وشركات المساهمة المشتركة أن تقرر بشكل مستقل ما إذا كان يجب الحصول على الختم أم لا.

ولكن هل من الضروري وضع الطوابع في كتب العمل؟ هذا السؤال يقلق العديد من ضباط شؤون الموظفين والمحاسبين. علاوة على ذلك، فإن هذه القضية مهمة أيضًا بالنسبة للعمال. بعد كل شيء، سيكون الكثيرون غير راضين للغاية إذا لم تكن هناك طوابع في كتب العمل الخاصة بهم.

مسألة مثيرة للجدل

لا يمكن إثبات التزام الشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة باستخدام الختم إلا في القانون الاتحادي (الفقرة 1، الفقرة 7، المادة 2 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ، الفقرة 1، الفقرة 5، المادة 2 من القانون الاتحادي الصادر في 02/08/1998 رقم 14-FZ). ومع ذلك، لا يوجد أي شرط في القوانين الفيدرالية لاستخدام الختم للتصديق على الإدخالات في كتاب العمل. اتضح أن المنظمات لها الحق في عدم وضع الطوابع على دفاتر العمل إذا لم يكن لديها ختم.

ومع ذلك، هناك لوائح تلزم المنظمات بوضع ختم على صفحة العنوان وعند الفصل. تشمل هذه المتطلبات ما يلي:

• في الفقرة 1 من البند 35 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225؛
• الفقرة 2 من الفقرة 2.2، الفقرة 2 من الفقرة 2.3 من تعليمات ملء دفاتر العمل، المعتمدة بقرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69

ومن المثير للاهتمام أن روسترود، في رسالة بتاريخ 15 مايو 2015 رقم 1168-6-1، ذكر أن المنظمات لا تزال مطالبة بالتصديق على الإدخالات في دفاتر العمل بالأختام.

ونتيجة لذلك، كان هناك موقف مثير للجدل: لا يسمح التشريع بالحصول على ختم اعتبارا من 7 أبريل 2016، ويصر روسترود على وضع الأختام الإلزامية في كتب العمل.

مشاريع وزارة العمل بشأن إلغاء الطوابع

قررت وزارة العمل تصحيح الوضع الحالي وأعدت مشروع أمر “بشأن تعديل تعليمات ملء دفاتر العمل”. تنص هذه الوثيقة على إجراء تغييرات على الفقرتين 2.2 و2.3 من التعليمات، والتي بموجبها يتم وضع الختم في دفاتر العمل على الورقة الأولى فقط "إذا كان متاحًا". أي أنه إذا لم يكن لدى المنظمة ختم، فلا داعي لوضع ختم.

كما أعدت وزارة العمل مشروع توضيح حول قواعد حفظ وتخزين دفاتر العمل وإصدار نماذج دفتر العمل وتقديمها لأصحاب العمل.

يوضح المسؤولون ما يلي:

• حكم الفقرة من الفقرة الأولى 35<Правил ведения и хранения трудовых книжек>عند التصديق بختم عند فصل الموظف (إنهاء عقد العمل) لجميع الإدخالات التي تم إجراؤها في دفتر عمله أثناء عمله مع من صاحب العمل هذاتتم ملاحظة الشركات التجارية إذا كان هناك ختم، وكذلك في الصفحة الأولى من كتاب العمل، يتم إجراء إدراج في كتاب العمل، إذا كان هناك ختم؛
• ويتم التصديق على القيد الذي يتم في دفتر عمل الموظف أثناء العمل بتوقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عن الحفاظ على دفاتر العمل، وتوقيع الموظف نفسه.
  وهكذا نصت مشاريع الوثائق المعدة على عدم وضع الختم في دفاتر العمل إلا في حالة توفره.

وقد تمت الموافقة رسمياً على هذه المشاريع لاحقاً، وهي:

أمر وزارة العمل في روسيا بأمر بتاريخ 31 أكتوبر 2016 رقم 589 "بشأن الموافقة على توضيح بشأن بعض القضايا المتعلقة بتطبيق قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وإنتاج نماذج كتب العمل وتوفيرها لأصحاب العمل، تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "في دفاتر سجلات العمل" ؛

أمر وزارة العمل في روسيا بتاريخ 31 أكتوبر 2016 رقم 588 ن "بشأن التعديلات على تعليمات ملء كتب العمل، المعتمدة بقرار وزارة العمل والعمل" التنمية الاجتماعيةالاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69.