كيفية ترقيم الطلبات في سجلات الموظفين عينة من كتاب الطلب

يجب تسجيل جميع الطلبات الخاصة بالأنشطة الرئيسية بالترتيب المناسب. يعكس السجل عنوان المستند وتاريخه وغير ذلك معلومات مهمة. نموذج إدخال وأمثلة لملء المجلة - كل هذا يمكن العثور عليه في المقالة.

أي أمر هو إجراء قانوني داخلي، يصدر عادة عن رئيس الشركة تقسيم منفصل، فرع. يتم تصنيف الطلبات وفقًا لمعايير مختلفة، بما في ذلك المجال الذي تنظمه. على سبيل المثال، قد تتعلق بالموظفين الموارد الماديةالشركات. وفي الوقت نفسه، هناك مجموعة كبيرة من الأوامر التي تنظم القضايا المعقدة والمعقدة التي تؤثر على الشركة بأكملها. يطلق عليهم أوامر للأنشطة الرئيسية. هناك عدة أنواع من هذه الوثائق:

1. بشأن تعيين المدير.
2. بشأن تشكيل قسم الشركة.
3. بشأن تنفيذ جدول التوظيف المطور.
4. حول إدخال نظام النقل أجورمن خلال المدفوعات غير النقدية.
5. حول تعليمات ملء قسيمة الراتب.
6. بشأن وضع لوائح العمل.
7. حول تسريح موظف واحد أو أكثر.
8. بشأن تدابير حماية المعلومات التي تشكل سراً تجارياً.
9. بشأن إنشاء المسؤولية المالية الجماعية للعمال.

هناك أنواع أخرى تتعلق أيضًا بالنشاط الرئيسي - وهي قابلة للتسجيل في سجل التسجيل. علاوة على ذلك، لا ينبغي الخلط بينه أنواع مختلفةوثائق. على سبيل المثال، إذا دخل حيز التنفيذ قانون يوافق على موظف رئيسي تم تحديد منصبه في الميثاق (لا يمكن أن يكون هذا مديرًا فحسب، بل أيضًا رئيس الحسابات، رئيس جهاز الأمن)، يجب تسجيل هذا الأمر على وجه التحديد في المجلة للنشاط الرئيسي، وليس للموظفين.

آخر نقطة مهمة– يتم تسجيل الوثائق المتعلقة بالنشاط الرئيسي والقضايا الإدارية والاقتصادية بشكل منفصل، حيث يتم تخزين الأخيرة لمدة 5 سنوات. أما المجموعة الأولى من الأفعال فينبغي الاحتفاظ بها إلى الأبد ( لا يقل عن 75 سنة). ويتم تخزين السجل أيضًا لنفس الفترة الزمنية.

نموذج إدخال دفتر اليومية: تعليمات للملء

يعد تثبيت سجل إنشاء الطلب أمرًا إلزاميًا، لأنه في هذه الحالة تدخل الوثيقة حيز التنفيذ أخيرًا. وبالتالي، فإن الإدخال يمنحه القوة القانونية كعمل تنظيمي داخلي، إلزامي للتنفيذ داخل المؤسسة بأكملها أو قسمها المنفصل المحدد. بالإضافة إلى ذلك، بفضل نظام التثبيت المرتب، أصبح البحث مبسطًا إلى حد كبير الوثيقة المطلوبةمن بين آلاف الأوراق المشابهة لذلك.

صفحة عنوان الكتاب

على صفحة عنوان الكتابيصف الشخص المسؤول ما يلي:

1. اسم الشركة، لها الشكل التنظيمي. يُسمح بالاختصارات الشائعة - LLC وPJSC وغيرها، على سبيل المثال: Dolce Vita LLC.
2. التاريخ الذي تم فيه إنشاء المستند. وقد لا يتزامن مع بداية العام الميلادي، وهو أمر طبيعي.
3. تاريخ اكتمال المستند (مكتمل آخر صفحة). بعد ذلك، يتم نقل المجلة إلى الأرشيف للتخزين طويل الأمد (75 عامًا على الأقل).
4. المسؤول عن الصيانة - المنصب واللقب والأحرف الأولى.
5. في عمود "فترة التخزين" أشر إلى "بشكل دائم".

سجلات الطلب

يمكن إنشاء إجراء إنشاء السجل بشكل مستقل، حيث لا توجد متطلبات قانونية صارمة للنموذج. عادة يتم تسجيل كافة السجلات في شكل جدول. الإشارة إلى المعلومات التالية:

1. رقم المستند – يتم الترقيم بترتيب مستمر، من بداية العام إلى نهايته. المستندات التي يتم تسجيل المعلومات الخاصة بها في مجلات مختلفة لها أرقام مختلفة - المستندات المتعلقة بالأنشطة الرئيسية والموظفين وما إلى ذلك لها ترتيبها الخاص.
2. بعد ذلك يأتي تاريخ نشر الوثيقة - اعتبارًا من هذا اليوم تدخل حيز التنفيذ عادةً.
3. ثم يتم إعطاء العنوان (تمامًا كما في الترتيب). هنا يمكنك أيضا الكتابة ملخص.
4. يتم تحديد عدد الأوراق والمرفقات بشرطة مائلة "/".
5. في العمود "المسؤول"، اكتب الألقاب والأحرف الأولى للموظفين المسؤولين عن تنفيذ الأمر الصادر.
6. في عمود "التعريف" - الألقاب والأحرف الأولى للموظفين الذين يجب عليهم التعرف على نص المستند كتابيًا (تحت التوقيع).

إذا رغبت في ذلك، يمكنك أيضًا إدراج عمود "الملاحظات"، حيث يتم كتابة تعليقات مختصرة على الطلبات الصادرة، إذا لزم الأمر.

بعد الانتهاء من المجلة، من الضروري إضفاء الطابع الرسمي على نهاية صيانتها. للقيام بذلك، تحتاج أولاً إلى ربط جميع الصفحات وربطها بسلك. ثم يكتبون عدد الأوراق (وليس الصفحات)، ويضعون التاريخ والتوقيع مع النص (الاسم الأخير، الأحرف الأولى). يتم إجراء هذه الإدخالات من قبل الشخص المسؤول الذي احتفظ بالمجلة طوال فترة وجودها (أو الشخص الذي يحل محل هذا الموظف).

طرق التصرف والمسؤولية

يمكن الحفاظ على دفتر السجل بطريقتين:

1. تقليديا - نسخة مكتوبة بخط اليد. وتستخدم أقلام زرقاء أو سوداء لا تترك علامات أو خطوط. تتم جميع الإدخالات بعناية، ولا يمكن إجراء التصحيحات إلا في حالات استثنائية. من الضروري أيضًا التأكد من أن المستند لا يحتوي على صفحات ممزقة وإدراجات إضافية (بدلاً من الصفحات السابقة) وما إلى ذلك.
2. بشكل إلكتروني: في هذه الحالة يحق فقط للموظف الذي له حق التوقيع الإلكتروني إدخال القيود في اليومية وتصحيحها.

قد يكون الموظفون التاليون مسؤولين عن ملء المستند:

• سكرتير؛
• سكرتير مساعد؛
• موظفون آخرون يتم تعيينهم بناء على تعليمات المدير.

عادة، طريقة محددةتتم الموافقة على الإدارة، وكذلك الشخص المسؤول، بموجب قانون قانوني محلي منفصل، يتم اعتماده في المؤسسة.

كيف يبدو دفتر السجل؟

شكل هذه الوثيقة عبارة عن كتاب صغير مكون من 64 صفحة بغلاف مصنوع من الورق المقوى الذهبي (بحجم 210*288 ملم). توجد فتحات لربط الصفحات ثم أرشفة المستند.

إذا لم يتم خياطة المجلة في البداية، عليك أن تفعل ذلك بنفسك.

بالإضافة إلى ذلك، يحتفظ قسم الموارد البشرية بالسجلات: لا توجد نماذج قياسية لهذه السجلات، لذلك يحق لقسم الموارد البشرية في المؤسسة تطويرها بشكل مستقل. تمت الإشارة إلى القائمة الكاملة للكتب والمجلات التي تحتفظ بها خدمة الموظفين، بالإضافة إلى فترات تخزينها، في القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558. هل من الممكن الاحتفاظ بواحدة سجل جميع الطلبات أم أنه من الضروري الاحتفاظ بسجلات لكل نوع من أنواع الطلبات؟ لا تحتوي تشريعات العمل على التزام صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلات الطلبات. يحق لصاحب العمل أن يقرر بشكل مستقل ما إذا كان يجب الاحتفاظ بسجل واحد لجميع الطلبات، أو عدة سجلات لكل نوع من الطلبات، أو عدم الاحتفاظ بالسجلات على الإطلاق. يبدو منطقيًا وأكثر ملاءمة من وجهة نظر تنظيم عمل خدمة الموظفين الاحتفاظ بمجلات منفصلة لكل نوع من أنواع الطلبات.

هل من الممكن الاحتفاظ بسجل الطلبات في شكل إلكتروني؟

إن الحفاظ على وثائق الموظفين ينطوي في المقام الأول على مسؤولية كبيرة. إلى جانب ذلك، يتطلب جمع وتحليل وتسجيل الوثائق ذات الطبيعة النظامية زيادة التركيز والالتزام الصارم بالقانون.

هل من الممكن الاحتفاظ بالمجلات إلكترونيا؟

لذلك، إذا كان من الضروري تقديم طلب في "الفترة الماضية"، فإنهم عمليًا يستخدمون إصدار أمر تحت الكسر (11/1-P) أو أي فهرس آخر لحرف أبجدية فهرس الطلب أهمية قانونية. لكن استخدامه يبسط عمل ضابط شؤون الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، في حالة الطلب المحتمل من قبل السلطات التنظيمية على الأوامر الصادرة عن المؤسسة، فمن المستحسن أن تتزامن تواريخ إصدار الأوامر مع الأحداث الحقيقية.
وهذا النهج سوف يتجنب زيادة الاهتمام من جانب مسؤولي التفتيش. فيما يتعلق بالتصحيح الاصطناعي للأخطاء، فإن الشيء الوحيد الذي يمكن التوصية به هنا هو استبدال المستندات التي لا تتداخل مع الطلبات الأخرى فقط، وخاصة تلك التي لا يمكن استبدالها.
إن التسلسل الزمني للأحداث ضروري في المقام الأول لصاحب العمل نفسه.

سجل الطلب

ولكن في هذه الحالة يجب إدخال رقمه في المجلة، وإلا فإنه بدون ذلك يستحيل اعتبار المجلة مختومة. الأشخاص المسؤولون فيما يتعلق بالأنشطة الرئيسية للمؤسسة، يتم إعداد الطلبات نيابة عن المدير من قبل رؤساء أقسام الأقسام.
إذا كان هناك سؤال حول حل مشكلة معقدة، فيمكن للمدير إنشاء لجنة خاصة تتكون من متخصصين متعددي التخصصات. ولكن بما أن المهام ليست أساسية فحسب، بل هي أيضًا تشغيلية، فيجب تصنيف الأوامر. يمكنك تقديم هذا الخيار:

1. أوامر للأنشطة الأساسية. يتم إصدار هذه الأوامر كجزء من تنفيذ المهام التنظيمية.
2. أوامر بشأن الأنشطة الإدارية.

تخضع الطلبات في المجالات المذكورة أعلاه لتسجيل منفصل.

هل من الضروري الاحتفاظ بالسجلات الورقية؟

يحق للمنظمة أن تختار بشكل مستقل ما إذا كانت تريد الاحتفاظ بسجل منفصل لكل نوع من أنواع الطلبات أو تسجيل جميع الطلبات للموظفين في مستند واحد. مهم! أوامر تعيين المدير وكبير المحاسبين والأشخاص الآخرين المحددين في الوثائق القانونيةالشركات، تنتمي إلى فئة الأوامر المتعلقة بالأنشطة الرئيسية لكيان قانوني، وليس الأوامر المتعلقة بالموظفين (على سبيل المثال، الفقرة.

انتباه

القانون الاتحادي "في الشركات ذات ذات مسؤولية محدودة" بتاريخ 08/02/1998 رقم 14-ق. قواعد الاحتفاظ بمجلة لتسجيل الطلبات للموظفين ترد قائمة شاملة بالكتب والمجلات المحاسبية التي يجب أن تحتفظ بها خدمة شؤون الموظفين في قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية...، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة في روسيا بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 (يشار إليها فيما يلي بالقائمة رقم 558).

كيفية الاحتفاظ بسجل أوامر الموظفين (عينة) بشكل صحيح؟

بالنسبة للرد على الرسالة، توجد تفاصيل الفهرس بالترتيب العكسي: على سبيل المثال، بالرقم 08-11/144 يذهب أولاالفهرس الرقمي للوحدة الهيكلية هو 08، ثم من خلال واصلة، رقم الحالة وفقًا للتسمية هو 11، والذي يتم فصل الرقم التسلسلي للوثيقة بخط مائل - 144. تم تحديد هذه القواعد في الفقرة 3.2 .1.1 من المؤسسة التعليمية لميزانية الدولة، تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 25 مايو 1988.

رقم 33. استمارة التسجيل يمكنك تسجيل المستندات:

• في مجلات التسجيل الخاصة؛
• على البطاقات (يتم تسجيل البيانات المتعلقة بالمستند على بطاقة خاصة، ثم يتم وضعها في خزانة الملفات).

كل من طرق التسجيل هذه لها مزاياها الخاصة. في المجلة، يتم تجميع كافة المعلومات المتعلقة بالمستندات بشكل مضغوط، ويتم تخزين المجلة نفسها بشكل ملائم وفي إمكانية وصول محدودة.

سجل الطلب: النموذج والصيانة والتخزين في عام 2018

لتحقيق توافق المعلومات لبيانات التسجيل وتهيئة الظروف للانتقال إلى التسجيل الآلي، يتم إنشاء التكوين الإلزامي التالي لتفاصيل التسجيل: المؤلف (المراسل)؛ اسم نوع الوثيقة؛ تاريخ الوثيقة؛ فهرس الوثيقة (تاريخ وفهرس استلام الوثيقة) (*)؛ عنوان الوثيقة أو ملخصها؛ القرار (المنفذ، محتويات الأمر، المؤلف، التاريخ)؛ فترة التنفيذ مذكرة حول التنفيذ (سجل موجز لحل المشكلة من حيث الأسس الموضوعية وتاريخ التنفيذ الفعلي وفهرس وثيقة الرد) ؛ الحالة ن. يمكن استكمال قائمة التفاصيل الإلزامية، إذا لزم الأمر: فناني الأداء، وإيصال فنان الأداء لاستلام الوثيقة، وتقدم التنفيذ، والمرفقات، وما إلى ذلك.

6 قواعد للاحتفاظ بسجل الطلبات للأنشطة الأساسية

ومع ذلك، لا توجد متطلبات لتسجيلهم معتمدة على المستوى التشريعي. بواسطة قاعدة عامةويجب الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة 75 عامًا.

معلومات

بالنسبة لبعض فئات المعلومات، يتم توفير فترة الاحتفاظ لمدة 5 سنوات. وتشمل هذه سجلات الطلب:

• وحول العقوبات التأديبية؛
• الإجازات السنوية مدفوعة الأجر؛
• إجازات الدراسة؛
• في الخدمة؛
• رحلات عمل قصيرة المدى في روسيا والخارج.

يجب الموافقة على قواعد ملء سجل التسجيل وشكل صيانته في القانون التنظيمي المحلي للمنظمة (تعليمات أو لوائح العمل المكتبي، وما إلى ذلك). في هذه الحالة، يمكننا أن نأخذ كأساس، على سبيل المثال، لوائح تسجيل وفهرسة الوثائق المنصوص عليها في البند 3.2.1 من نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 25 مايو 1988 العدد 33.

لحل هذه المشكلة، سيكون الحل الأمثل هو تضمينها في التعليمات. ولا ينبغي أن ننسى أن العمل الكتابي الحديث فيه إلى حد كبيريتم تحديده من قبل المؤسسة نفسها، في حين أن اللوائح ذات طبيعة توصية.

لذلك، لتأسيس العمل المكتبي، لا بد من وضع وثيقتين أساسيتين:

1. تعليمات العمل المكتبي. يجب أن يعكس القانون المحلي المحدد جميع القواعد التنظيمية الداخلية للعمل والتعامل مع الوثائق. في حالة عدم قيام المؤسسة بعد بتشكيل قواعدها الخاصة لإجراء الأعمال الكتابية أو إذا كان تطوير التعليمات في هذه المرحلة يبدو غير مناسب، فيمكنك استخدام الأحكام المناسبة مؤقتًا.
2. تسميات الحالات.

هل من الممكن الاحتفاظ بسجل الطلبات في شكل إلكتروني؟

ولكن، كما تبين الممارسة، هناك حالات مختلفة، والتي غالبًا ما يكون حلها مهتمًا بالطرفين، أي صاحب العمل والموظف في المؤسسة. وعلى هذا الأساس، في بعض الأحيان يكون هناك انتهاك قسري لإجراءات التسجيل.

دعونا نفكر في العديد من الخيارات الممكنة.

1. إذا لم يكن هناك تسجيل آخر للطلبات في المؤسسة، فيمكن تقديم الطلب بأثر رجعي.
2. إذا كانت الشركة لديها تسجيل إضافي، فيمكنك تقديم مذكرة موجهة إلى المدير توضح الأسباب وتسجيل الطلب بالتاريخ الحالي. الخيار الثاني جيد لأنه في حالة التفتيش، فإن المذكرة التوضيحية سوف تبرر الوضع الحالي للسلطات التنظيمية.

على سبيل المثال وثائق التخطيط - في قسم التخطيط، المشتريات - في قسم التوريدات، البروتوكولات وقرارات المجلس - في السكرتارية، المستندات الإدارية الخاصة بالأنشطة الرئيسية الموقعة من رئيس المنظمة، المستندات الواردة من المنظمات العليا أو المرسلة من قبلهم - في خدمة دعم التوثيق، وما إلى ذلك. هـ. يتم تحديد مكان تسجيل المستند في تعليمات دعم التوثيق للإدارة أو في جدول المستندات الخاص بالمنظمة. 3.2.1.4. يتم تسجيل المستندات على بطاقات مراقبة التسجيل (RCC) أو نماذج بيانات التسجيل الأخرى.

يتساءل العديد من مديري الأعمال عما إذا كان من الضروري الاحتفاظ بسجل لأوامر الموظفين.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وطوال أيام الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

دعونا نلقي نظرة على ما يقوله التشريع الروسي ذو الصلة في عام 2019 حول هذا الموضوع. المحافظة وثائق الموظفين- عنصر مهم في أنشطة كل شركة.

بعد كل شيء، بهذه الطريقة يمكنك تسجيل أي حدث في الحياة العملية للموظفين. تقوم الشركات بتجميع الكثير من المستندات التي يتم تجميعها كل يوم.

يجب عليك الاتصال بهم عند إجراء الفحص، أو تحتاج إلى تقديم شهادات معينة للموظف.

لتنظيم المستندات وتحسينها، تحتاج إلى استخدام مجلات خاصة.

ما تحتاج إلى معرفته

يجب تسجيل جميع الطلبات والمستندات الأخرى في المجلة والكتاب المناسبين.

إحدى هذه المستندات هي سجل أوامر الموظفين. ما هو هذا المفهوم وما هو محتوى المجلة وقواعد التصميم؟

لنفترض على الفور أنه لا توجد قواعد واضحة يجب اتباعها إذا قررت الاحتفاظ بسجل.

الشروط الأساسية

تسجل المجلة جميع الأوامر الصادرة في الشركة والمتعلقة بالإجراءات المختلفة المتعلقة بالموظفين.

يتم تسجيل مسار عمل الموظفين. وإذا دعت الحاجة، يمكنك العثور بسرعة على أمر معين.

وتستخدم مثل هذه المجلة في الإجراءات أمام السلطة القضائية. هذه وثيقة داعمة، دليل.

التسجيل هو تسجيل المعلومات المحاسبية حول التوثيق وفقا للعينات المنظمة.

التسجيل يمكن أن يعطي الوثائق قوة قانونية. وإلى أن يتم تسجيل الوثيقة وتخصيص رقم لها، لا تعتبر منفذة، مما يعني أنها غير موجودة بالفعل.

الغرض من الوثيقة

يتم استخدام هذا النوع من السجل من قبل خدمات شؤون الموظفين لتتبع الوثائق (أوامر الموظفين)، والتي تحدد عددًا من الوظائف الرسمية والرسمية والعمالية للمرؤوسين.

ومن الضروري الاحتفاظ بمثل هذا السجل للأسباب التالية:

لدى بعض الشركات قاعدة لتسجيل المستندات، وهذه هي الطريقة الوحيدة التي ستكون صالحة. يعد التسجيل في مجلة الطلب ضروريًا لتصديق الوثيقة ذات الصلة.

الإطار التشريعي

لا تذكر الوثائق التشريعية شيئًا عن ترتيب ترقيم الأوامر. وهذا يعني أنه يمكنك الالتزام بالتعليمات التي تمت الموافقة عليها.

يتم حفظ السجلات وفقا للوثائق التالية:

كيفية الاحتفاظ بسجل أوامر الموظفين بشكل صحيح

يتم تخصيص جميع طلبات الموظفين تقريبًا. أنواع الأوامر للموظفين:

1. عند تعيين موظف في الشركة.
2. عند إنهاء الاتفاقية مع الموظف.
3. او لوظيفة اخرى.
4. حول الجمع بين المواقف.
5. حول إرسال موظف إلى.
6. أوه، الخ.

تلك الأوامر التي يتم بموجبها تعيين أول شخص في الشركة في أحد المناصب هي أوامر للنشاط الرئيسي، وليس للموظفين.

يتم إعداد أوامر منفصلة وفقا ل شكل موحدالمستندات المحاسبية الأولية لسجلات الموظفين.

إذا ما استخدمت تسمية الرسالة"أ" تعني أن الأمر صدر فيما يتعلق بعدة أشخاص.

من يملأ الاستمارة

يتم ملء دفتر اليومية من لحظة بدء الشركة نشاطها حتى يوم نفاد الأوراق. لذلك، يُنصح باستخدام دفتر ملاحظات سميك حتى لا تضطر إلى تغييره كثيرًا.

وبما أن سجل التسجيل هو أحد الوثائق الرئيسية التي يتم نقلها إلى الأرشيف، فيجب أن يكون لدى الشركة موظف سيكون مسؤولاً عن صيانته.

يتم تعيين مثل هذا الشخص عن طريق إصدار أمر. ولكن يحدث أن الالتزام المقابل موصوف لمتخصصي الموارد البشرية.

يتم الاحتفاظ بالوثيقة من قبل الأشخاص التاليين:

• موظف قسم الموارد البشرية؛
• مدير الموارد البشرية؛
• سكرتير
• كتبة.
• قائد.

يعتمد تحديد من سيحتفظ بالمجلة على حجم الشركة وهيكلها التنظيمي.

الإجراء للتجميع

من الضروري مراعاة المتطلبات التالية عند تصميم المجلة. استخدم الغلاف الصلب، خاصة عند تسجيل الطلبات طويلة المدى.

بعد كل شيء، ينبغي الحرص على تخزين المجلة لفترة طويلة. العنوان والفهرس مكتوبان على الأغلفة.

يتم ترقيم جميع الصفحات (يتم استخدام الطريقة المستمرة - يتم إعطاء الأرقام التسلسلية). ثم يتم خياطتها وفقًا لمتطلبات الوثائق التنظيمية. وضعوا الحشوة.

يتم خياطة المجلة بخيوط، ويتم ربطها في عقدة على الجوانب الأمامية. يتم لصق قطعة من الورق تحتوي على معلومات حول تاريخ إكمال المستند ورقم أمر إكماله على الخيوط.

يجب وضع الختم بحيث يكون جزء منه على المجلة نفسها وجزء منه على العقد الخيطية.

يجب أن تحتوي الصفحة الأخيرة على المعلومات التالية:

• عدد الصفحات؛
• توقيع رئيس الشركة أو رئيس قسم الموارد البشرية؛
• ختم.

بهذه الطريقة يمكنك التأكد من حماية المستند من التصحيح. قبل تسجيل أمر في المجلة، يجب على موظف قسم شؤون الموظفين التحقق مما إذا كانت الوثيقة شرعية.

التحقق:

• هل يوجد رابط للوثيقة التي صدر الأمر على أساسها ( اتفاقيات العمل، الأفعال القانونية، وما إلى ذلك)؛
• هل هناك تاريخ، اسم، رقم، هل تم ذكر المكان الذي تم فيه إعداد الطلب؟
• هل هناك عنوان ونص وتوقيع؟
• هل توجد علامة تؤكد الموافقة على الطلب لدى أحد المتخصصين المعتمدين لدى الشركة.

وبما أن القانون لا يحدد شكل موحدمجلة، تقوم كل مؤسسة بتطوير عينتها الخاصة.

عادة يحتوي على:

• صفحة عنوان الكتاب؛
• قسم يسرد الموظفين المسؤولين عن الحفاظ على الوثيقة؛
• القسم الذي يتم فيه تسجيل أوامر الموظفين.

في صفحة العنوان يكتبون:

• اسم الشركة؛
• عنوان الوثائق؛
• التاريخ الذي بدأت فيه المجلة؛
• التاريخ الذي يتوقف فيه الملء.

القسم الثاني يحتوي على :

• الاسم الكامل، ومناصب الموظفين المسؤولين عن صيانة المجلة؛
• معلومات عن الوثائق التي هي الأساس لتعيين العمال؛
• توقيعات كل شخص من هذا القبيل؛
• معلومات عن الفترة التي يحتفظ فيها الشخص بالسجلات.

يعكس القسم الرئيسي المعلومات التالية:

• رقم سجل تسجيل الطلب؛
• التاريخ ورقم الأمر الذي تمت الموافقة عليه؛
• نوع الطلب
• الاسم الكامل، رقم الموظف؛
• المستندات التي كانت بمثابة الأساس لإصدار الأمر.

هذا النوع من المجلات مهم وثيقة قانونية. هذا يعني أن الأمر يستحق تنسيقه بشكل صحيح. يجب أن يكون كل إدخال كاملا.

لا ينبغي تقليل البيانات إذا أدى ذلك إلى تفسير إشكالي. لا يُسمح بالأخطاء والتصحيحات، ولا يمكن استخدام أدوات التصحيح لتحرير السجلات.

إذا كان هناك خطأ، يتم شطبه بخطوط متصلة. يتم كتابة البيانات الصحيحة بجانبه.

تحدد الإدارة قواعد الاحتفاظ بالمجلة في لوائح منفصلة بشأن النشاط الرئيسي، والتي ينبغي وضعها في نماذج مجانية وتحدد:

• من سيكون الشخص المسؤول؟
• ومن سيحل محل الأشخاص المسؤولين في حالة غيابهم؛
• ما هي فترة الصيانة وأين سيتم تخزين الوثيقة.

يجدر النظر في الميزات التالية للتدوين:

يجدر النظر في الفروق الدقيقة التالية:

ملء العينة

إذا قارنا المجلات التي تديرها شركات مختلفة، فسنرى اختلافات كبيرة. بعض الشركات تقوم بالتنظيف نقاط محددة، يضيف البعض عددًا من الحقول الإضافية.

الفيديو: ما هي السجلات التي يجب أن تكون وكيفية وميضها

لدى الإدارة الفرصة ليس فقط لتطوير وثيقة بشكل مستقل، مع مراعاة احتياجاتهم، ولكن أيضا لشراء مجلة جاهزة.

ما هي مدة الصلاحية

تختلف فترات تخزين الطلبات بشكل كبير:

يجوز للشركة الاحتفاظ بمجلات منفصلة للطلبات طويلة الأجل والأوامر قصيرة الأجل. إذا كانت المؤسسة كبيرة، فمن المستحسن تقسيمها إلى عدة مجموعات (مجلة منفصلة لكل مجموعة).

يتم تعيين فترة تخزين سجل التسجيل وفقًا للقواعد الأساسية للعمل مع أرشفة المستندات.

يتم تجميع الطلبات وتشكيلها في حالات منفصلة. وعندما ينتهون من حفظ المجلة، يتم نقلها إلى الأرشيف. هناك سيتم تخزينه لمدة 5 أو 75 سنة.

يفكر كل مدير شركة عاجلاً أم آجلاً في مسألة التنظيم الصحيح والمريح وتخزين الوثائق الموجودة. وفقا لقانون شؤون الارشيف الاتحاد الروسي، يتم تحديد فترات تخزين مختلفة للمستندات.

على سبيل المثال، بعض أوامر الأنشطة الإدارية والاقتصادية صالحة لمدة 5 سنوات، وقد تم تصميم أوامر الموظفين ليتم تخزينها لمدة 75 عامًا. هذا هو سبب رئيسي، لماذا من المهم جدًا تقسيم جميع الوثائق إلى إصدارات تسجيل مختلفة.

ما هو عليه

طبعة مسماة مخصص لتسجيل المعلومات حول جميع أوامر المنظمة. بمعنى آخر، تسجل المجلة الأوامر التي تحدد معايير وظيفة العمل لكل من الموظفين العاديين في الشركة وإدارتها.

على هذه اللحظة لا يوجد نموذج واحد مقبول بشكل عام للوثيقة، ولكل منظمة الحق في هيكلتها وفقًا لتقديرها الخاص. كقاعدة عامة، المكونات الرئيسية لمثل هذا المنشور نكون:

صفحة عنوان الكتاب. أنه يحتوي على:

• اسم الشركة؛
• اسم الوثيقة؛
• تاريخ بدء الصيانة؛
• موعد الإكمال.

قسم يوضح قائمة الموظفين المسؤولين عن العمل بالمجلة. هنا يتم تسجيل:

• الاسم الكامل، مناصب الأشخاص المسؤولين؛
• روابط للوثائق التي تحدد مسؤوليات الموظفين المكلفين بالنشر؛
• توقيعاتهم التي تؤكد الاحتفاظ بالمجلة لمدة معينة من الزمن.

القسم الرئيسى. وهو مخصص لتسجيل الطلبات ويتضمن:

• الرقم التسلسلي للطلب؛
• رقم واسم وتاريخ الوثيقة المسجلة؛
• عدد الأوراق في الوثيقة؛
• الاسم الكامل. ومناصب الأشخاص الذين تخضع أنشطتهم للأمر.

ما هو المطلوب ل

يعد الحفاظ على هذه المجلة لكل منظمة أمرًا إلزاميًا وقد تم عدد من العوامل الإيجابية عند تنظيم وتخزين الوثائق:

• أقصى قدر من التحسين للعمل مع الوثائق الإدارية؛
• إمكانية التقييم الرقم الإجماليالأوامر الصادرة؛
• إجراء بحث سريع عن الطلب المطلوب؛
• تسجيل حقيقة إصدار الأمر وإمكانية تأكيد قوته القانونية.

ما هي الأفعال المحلية المسجلة

كما ذكرنا سابقًا، تحتوي المجلة على معلومات حول الطلبات المتعلقة بوظائف العمل لجميع موظفي المنظمة أو الإدارة (على سبيل المثال، المدير العام، نائب المدير، كبير المحاسبين). هذه هي الطريقة التي تختلف بها عن الطلبات الأكثر تخصيصًا للموظفين.

سجل الطلبات المسجلة

الأفعال المحلية الرئيسية، والمعلومات التي يتم إدخالها في المجلة، هي الأوامر التالية حول (حول):

• تعيين مدير عام؛
• تعيين كبير المحاسبين؛
• الموافقة على الشعار؛
• الموافقة على هيكل المنظمة أو تغييره؛
• ضمان سلامة الأسرار التجارية؛
• الموافقة على جدول التوظيف؛
• تحديد ساعات العمل ولوائح العمل الداخلية؛
• الموافقة على اللوائح والقواعد والتعليمات والوثائق التنظيمية الأخرى؛
• تخطيط الأنشطة الرئيسية للشركة والرقابة المناسبة عليها، الخ.

يجدر تسليط الضوء عليه مجموعة من الطلبات بفترة تخزين أقل من 5 سنوات:

• العقوبات التأديبية؛
• العطل؛
• الإجازات السنوية مدفوعة الأجر؛
• رحلات عمل قصيرة المدى، الخ.

النموذج القياسي

وثيقة تسجيل يمكن إصدارها ليس فقط على شكل ورق. يُسمح أيضًا باستخدام النموذج الإلكتروني.

عند تعبئة النسخة الورقية يجدر تذكر بعض القواعد:

• يجب أن تكون جميع الأوراق مرقمة، ويجب أن تكون الوثيقة مخيطة بالكامل ومختومة بختم الشركة؛
• يجب وضع ملصق على البرنامج الثابت يشير إلى: عدد الأوراق المتوفرة والاسم الكامل. ومنصب الشاهد (رئيس الشركة أو الموظف المسؤول المعين بأمر منفصل)، وتوقيع الشاهد.

بجانب، يتم وضع ختم الشركة على الملصق لختم النقش.

مجلة أيضا ويمكن أيضًا صيانتها إلكترونيًا باستخدام برامج خاصة. في هذه الحالة، يجب على الموظفين المعينين أن يتذكروا الالتزام بفترات الاحتفاظ بالمستندات، أنشأها القانون(البند 2.30 من قواعد التنظيم والتخزين والاستحواذ<…>، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526). يمكن أن يؤدي النموذج الإلكتروني للوثيقة إلى تسريع عملية العثور على الطلب المطلوب؛ ويكون هذا الخيار فعالاً في حالة دوران الموظفين وتدفق المستندات بشكل كبير.

قالب المجلة

لا ينظم القانون النموذج القياسي للنشر؛ ويُقبل أي عدد من الأعمدة ومتطلبات المعلومات الضرورية للأمر المسجل. خطة الخاميبدو السجل المترجم مثل هذا:

يمكنك أيضًا شراء منشور مماثل من إحدى المكتبات. تحتوي النسخة النهائية بالفعل على تنسيق مناسب تم تطويره، مما سيوفر الوقت في إعدادها.

التنظيم التنظيمي

يعتبر معظم المديرين أن الاحتفاظ بوثيقة التسجيل أمر اختياري، وهو خطأ جوهري. ينظم القانون وجود مجلة المنظمة (أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "عند الموافقة على" قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة، الحكومات والمنظمات المحلية، مع الإشارة إلى فترات التخزين").

فيديو يتحدث عن فترات الاحتفاظ وتسجيل أوامر الموظفين.

الشخص المسؤول عن الحفاظ على الوثيقة

من المهم تعيين شخص مسؤول عن تخزين وصيانة دفتر التسجيل. عادة، يصبح الموظف المعين بأمر منفصل مسؤولاً. ومع ذلك، غالبا ما تقع هذه المسؤولية على عاتق أخصائي الموارد البشرية.

يتم وصف وظيفة عمل مماثلة في المسمى الوظيفيوالتي يمكن التعرف عليها عند التقدم لوظيفة. في حالة الإجازة الطويلة لأخصائي الموارد البشريةيتم تكليف موظف آخر بالعمل بالمجلة ويصدر له أمر بذلك.

القواعد الاساسية

لقد سبق أن ذكرنا سابقًا عن عدم وجود شكل مقبول للنشر بشكل عام، ومع ذلك، فمن الضروري الالتزام بقواعد معينة عند إجراء:

• يجب أن تشير صفحة العنوان إلى تفاصيل الشركة وتاريخي البدء والانتهاء لملء المستند والرقم المقابل ومعلومات عن الموظف المسؤول عن المجلة وفترة تخزين المستندات (5 أو 75 سنة).
• يجب ألا ننسى الحروف المخصصة لكل أمر: LS - للمستندات التي يجب تخزينها لمدة 75 عامًا، K - لجميع الطلبات الأخرى التي يجب تسجيلها؛
• يجب أن يكون ترقيم الأوراق صحيحًا؛ ويمنع تمزيق الأوراق من المجلة؛
• لا ينصح بإدخال معلومات حول الطلبات "بأثر رجعي". هذا ممكن فقط مع المترجمة مذكرة توضيحيةموجهة إلى رئيس المنظمة توضح أسباب الظروف الحالية.
• يتم إجراء أي تصحيحات عن طريق الترقيم المتسلسل مع الإشارة الإلزامية إلى سبب إدخاله؛
• يجب أن يتم ملء دفتر التسجيل بقلم من نفس اللون - أسود أو أزرق؛
• لا يوصى بأي شطب أو تعديلات أو تظليل؛
• يشير منشور التسجيل هذا إلى الوثائق المخصصة للاستخدام الداخلي فقط داخل المنظمة. ولا يمكن التعرف على محتوياته إلا بحضور الموظف المكلف به.

تتيح الصيانة السليمة لسجل التسجيل تنظيم سجل الوثائق المتاحة بفترات تخزين مختلفة، بالإضافة إلى التحكم في المؤشرات الكمية للأوامر الصادرة.

يعد نظام تدفق المستندات الأمثل أحد أهم العوامل الضرورية لضمان سجلات الموظفين عالية الجودة للمؤسسة. في هذه المقالة، سنخبرك عن محاسبة الطلبات في المنظمة: هل من الضروري تسجيل الطلبات، وفي أي شكل يجب تجميع دفتر السجل، وسنقوم أيضًا بتحليل الأخطاء الرئيسية والإجابة على الأسئلة الشائعة حول هذا الموضوع.

ما هو سجل الطلب؟

تتمثل المهمة الرئيسية للمجلة في تحسين المعلومات حول الطلبات لتحقيق أقصى قدر من الراحة في العمل مع المستندات. تم تحقيق هذا الهدف بطريقة خاصةملء المجلة:

• يتم إدخال المعلومات في المجلة بالترتيب الزمني؛
• تقوم المجلة بتصنيف الطلبات حسب النوع (معلوماتية، إدارية) ومجالات أنشطة الشركة (الأنشطة الرئيسية، الموظفين).

وبالتالي، إذا كان لديك مجلة، فإن عملية البحث عن الأمر المطلوب لن تستغرق سوى القليل من الوقت.

هل من الضروري الاحتفاظ بمجلة؟

لا يحتوي التشريع الحالي على قواعد مباشرة فيما يتعلق بالإجراءات الإلزامية للحفاظ على المجلة. ومع ذلك، مع تدفق المستندات الضخم، تعد المجلة ضرورة "حيوية". بعد كل شيء، بمساعدته، يمكن لضابط شؤون الموظفين تنظيم المستندات على النحو الأمثل بغرض سهولة الاستخدام في العمل المستقبلي.

ميزة أخرى للحفاظ على المجلة هي التأكيد الإضافي على حقيقة نشر الوثيقة بحلول تاريخ التسجيل. حينما موضوع مثير للجدلعندما لا يتوافق تاريخ دخول الأمر حيز التنفيذ مع تاريخ توقيع المستند، فإن تاريخ تسجيل الأمر في المجلة يعد تأكيدًا إضافيًا على شرعية الأوامر الموضحة في الأمر.

الإطار التشريعي لتسجيل التوثيق

كما ذكر أعلاه، القانون الحاليلا يتطلب من الشركات تسجيل الطلبات في المجلة. تظل محاسبة الطلبات خاضعة لتقدير إدارة الشركة، وفي هذا الصدد، يتم تحديد إجراءات إدخال المعلومات في المجلة وشكلها وإجراءات تخزينها من قبل كل شركة على حدة. وفي الوقت نفسه، هناك عدد من اللوائح الحالية التي تقدم توصيات بشأن إجراءات الحفاظ على المجلة.

تنظيم محاسبة النظام

كيفية ترقيم الطلبات في المجلة

قبل إدخال معلومات حول أمر ما في المجلة، يجب تعيين رقم فردي للمستند. لسهولة العمل مع المستندات ووفقًا للتعليمات الحالية، يتم استخدام نظام ترقيم وفهرسة الطلبات التالي:

1. يجب تجميع كافة الأوامر حسب الأنواع الرئيسية (الأنشطة الرئيسية والموظفين والأنشطة الإدارية والاقتصادية).
2. بناءً على نوع الأمر، يتم تعيين فهرس لرقم المستند (نظام التشغيل - النشاط الرئيسي، LS - الأفراد، AHD - الأنشطة الإدارية والاقتصادية).
3. يتم ترقيم المستندات رقميا وفقا لقواعد الترقيم المستمر.

تتطور الشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين ومجموعة كبيرة من المستندات قواعد إضافيةالترميز والفهرسة. على سبيل المثال، يتم تقسيم أوامر الموظفين أيضًا إلى أوامر التوظيف (Rr)، والفصل (Uv)، والنقل إلى منصب آخر (Per)، وما إلى ذلك.

لتحسين تدفق المستندات بشكل أكبر، تقوم بعض المؤسسات بترقيم الطلبات وفقًا لتاريخ التسجيل (تاريخ الطلب للنشاط الرئيسي هو 07.14.17، والأمر مرقم 140717 - OD).

على الرغم من انتهاك مبدأ الترقيم المستمر في هذه الحالة، فإن آلية تعيين الأرقام هذه لا تتعارض مع التشريعات الحالية ويمكن استخدامها إذا تم تحديد الإجراء في الوثائق التنظيمية الداخلية للشركة.

المثال رقم 1.لدى شركة Blank LLC عدد قليل من الموظفين والاستخدامات النظام المشتركترقيم وفهرسة الأوامر:

• الترقيم المستمر وفقاً للتسلسل الزمني لإصدار الأوامر؛
• الفهرسة حسب أنواع المستندات (OD، LS، AHD).

وفي النصف الثاني من عام 2017 أصدر “بلانك” الأوامر التالية:

1. 07.17، وفقًا للأمر، تم تعيين خبير اقتصادي كموظف في شركة Blank LLC. الأمر مرقم 14-LS.
2. 07.17 صدر أمر بفتح جديد نقطة البيع(رقم 15-OD).
3. بتاريخ 07.17، بموجب الأمر رقم 16-AHD، تم تعيين الموظفين المسؤولين عن ربط منفذ البيع بالتجزئة بشبكة التدفئة بالمدينة.

المثال رقم 2.لدى JSC GlavStroy عدد كبير من الموظفين ويستخدم نظامًا خاصًا لترقيم وفهرسة الأوامر:

• يتم تعيين رقم الطلب وفقًا لتاريخ توقيع المستند؛
• تتم فهرسة أوامر الموظفين بطريقة خاصة (التوظيف - العلاقات العامة، الفصل - الأشعة فوق البنفسجية، النقل إلى منصب آخر - لكل).

في يوليو 2017، أصدرت شركة GlavStroy JSC الأوامر التالية:

• 07.17 تم تعيين تقني ورشة إنتاج (الأمر رقم 130717-PRR)؛
• 07.17 تم رفضه في الإرادةكبير الاقتصاديين بقسم التخطيط (الأمر رقم 140717-Uv)؛
• 07.17 تم نقل موظف قسم المبيعات إلى منصب رئيس القسم (الأمر رقم 150717-لكل).

كيفية إعداد سجل الطلبات

في الإجراء العاميتم تجميع سجل الطلبات لمدة عام واحد، أي أنه يتم إدخال معلومات حول الطلبات الموقعة والتي دخلت حيز التنفيذ خلال السنة التقويمية. لو نحن نتحدث عنحول شركة كبيرة ذات تدفق كبير للمستندات، فمن المستحسن أن تبدأ هذه المنظمات في الصيانة مجلة جديدةكل ستة أشهر أو ربع سنوية.

يجب أن تحتوي المجلة الجديدة على صفحة عنوان تشير إلى:

• اسم المؤسسة
• عنوان الوثيقة
• تواريخ البدء والانتهاء لصيانة المجلة؛
• الاسم الكامل ومنصب الشخص المسؤول عن صيانة المجلة.

في نهاية الفترة المشار إليها في صفحة العنوان، يجب ربط الوثيقة وفقًا للمتطلبات العامة، وهي الإشارة إلى عدد الأوراق وختمها.

الإجراء الخاص بإدخال البيانات في دفتر يومية الطلب

لكل مؤسسة الحق في تطوير واستخدام نموذج المجلة بشكل مستقل. ومع ذلك، كقاعدة عامة، يتم ملء المستند في شكل جدول ويحتوي على البيانات التالية:

1. رقم سري. بما أن المجلة تتضمن إدخالاً زمنيًا للمعلومات وترقيمًا مستمرًا، فإن جميع الطلبات الواردة في المجلة يجب أن يكون لها رقم تسلسلي خاص بها.
2. تاريخ الوثيقة. يتم إدخال تاريخ توقيع أمر المدير ودخول الوثيقة حيز التنفيذ في العمود. هذا التاريخ هو المعيار للحفاظ على السجل الزمني.
3. رقم المستند. يتم ترقيم الطلبات حسب الترتيب المعتمد من قبل المنظمة. تم إدخال المجلة العدد الكاملالنظام (بما في ذلك الفهرس).
4. وصف الوثيقة. يقدم العمود ملخصًا للأمر (حول إنشاء خدمة مراقبة مالية، عند الإرسال في رحلة عمل، عند إصدار ملابس خاصة).
5. المسؤول عن التنفيذ. يحتوي نص الأمر على معلومات حول الشخص المسؤول عن تنفيذ الأمر. يجب نقل البيانات المتعلقة بالشخص المسؤول (الاسم الكامل، المنصب) إلى المجلة.
6. الأشخاص المألوفين. يجب أن يعكس العمود معلومات حول الأشخاص الذين يحتاجون إلى التعرف على الأمر (على سبيل المثال، جميع الموظفين، وموظفي قسم معين، والأشخاص الذين يشغلون مناصب معينة، وموظفين محددين - بالاسم الكامل).

سجل طلب العينة

في أغسطس 2017، أصدرت شركة Globus LLC الأوامر التالية:

• 08.17 – حول إنشاء خط إنتاج جديد؛
• 08.17 - بشأن التغييرات في جدول التوظيف؛
• 08.17 – حول العمل التنظيمي المتعلق بالانتقال إلى مكتب جديد.

يتم ترقيم الطلبات وفقا للنظام الداخلي. يتم تنسيق سجل الطلب على النحو التالي:

الأشخاص المسؤولين عن التنفيذ

في حالة استخدام دفتر الطلبات، تقوم إدارة المنظمة بتعيين شخص مسؤول عن صيانته وتسجيله وتخزينه وحفظه. بشكل عام، هذا الشخص هو موظف في قسم الموارد البشرية. إذا تم الاحتفاظ بالمجلة في شركة صغيرة، فقد يكون الموظف المسؤول محاسبًا.

يجب الإشارة إلى الشخص المسؤول عن الحفاظ على الوثيقة في الوثيقة التنظيمية الداخلية (في إجراء سجل الموظفين). يُنصح بالإشارة ليس إلى الاسم الكامل لموظف معين، بل إلى المنصب، لأنه في هذه الحالة، عند فصل الموظف، ستنتقل واجباته إلى خليفته.

الأخطاء الشائعة عند إنشاء دفتر يومية الطلب

أدناه سنلقي نظرة على أهم 3 أخطاء شائعة تم ارتكابها عند الحفاظ على سجل الطلبات.

الخطأ رقم 1.لا يتم تحديد إجراءات الاحتفاظ بسجل الطلبات بموجب اللوائح الداخلية.

الخطأ رقم 2.من الضروري لرجل الأعمال الفردي الاحتفاظ بمجلة.

لا توجد أي التزامات بالاحتفاظ بمجلة أوامر لجميع الشركات ورجال الأعمال، بغض النظر عن الهيكل التنظيمي والقانوني ومجال النشاط وعدد الموظفين وما إلى ذلك. وبالتالي، فإن الحاجة إلى الاحتفاظ بمجلة لرواد الأعمال الأفراد تظل وفقًا لتقدير رائد الأعمال.

الخطأ رقم 3.لا يوجد شخص مسؤول عن صيانة المجلة.

ويجب أن تحدد الوثيقة الداخلية المنظمة للقواعد العامة لملء وتصميم المجلة الشخص المسؤول عن صيانة الوثيقة. هذا الشخص، كقاعدة عامة، هو ممثل خدمة الموظفين، ولكن وفقا لتقدير الإدارة، قد يتم تعيين المسؤولية لموظفين آخرين. يتم تكليف الموظف المسؤول بالتزامات تصميم المجلة وإكمالها وتخزينها وتدبيسها.

عنوان "سؤال وجواب"

السؤال رقم 1.هل يمكن الاحتفاظ بالمجلة إلكترونيا؟

لا يحدد القانون شكل حفظ الجريدة وإجراءات تعبئتها. لذلك، وفقًا لتقدير المنظمة، يمكن الاحتفاظ بالمجلة إلكترونيًا. يتم تطوير واعتماد نموذج الملف الإلكتروني وآلية إدخال المعلومات فيه من قبل الشركة بشكل فردي. عادة، نموذج إلكترونييتم استخدام المجلة في الشركات الكبيرة وتلك المنظمات التي نفذت إدارة المستندات الإلكترونية. يقلل هذا النموذج بشكل كبير من الوقت المستغرق في ملء المجلة والعمل اللاحق مع المستندات.

السؤال رقم 2.هل من الممكن الإشارة في إجراء الاحتفاظ بسجلات الموظفين إلى الاسم الكامل للموظف المسؤول عن الحفاظ على المجلة؟

إن الإشارة إلى الاسم الكامل لموظف معين باعتباره الشخص المسؤول عن صيانة المجلة لا يتعارض مع التشريعات الحالية. ومع ذلك، فإن هذه الطريقة لتعيين الشخص المسؤول ليست الأكثر عقلانية. بعد كل شيء، عندما يتم فصل موظف أو نقله إلى منصب آخر، ستحتاج المنظمة إلى إجراء تغييرات على الإجراء. في هذه الحالة، من المستحسن الإشارة إلى المنصب المحدد الذي تم تعيين المسؤولية عنه (على سبيل المثال، أخصائي أول في قسم الموارد البشرية).

السؤال رقم 3.هل يمكن تسجيل الأوامر ليس بالترتيب الزمني للتوقيع بل بحلول تاريخ دخولها حيز التنفيذ؟

استخدام هذه الطريقة غير محظور. وفي هذه الحالة يجب إضافة عمود "تاريخ دخول الوثيقة حيز التنفيذ" إلى الجريدة وتطبيقه وفقاً لهذا التاريخ الترتيب الزمني. ومع ذلك، تظهر الممارسة أن آلية التسجيل هذه ليست الأكثر ملاءمة وتعقد بشكل كبير البحث والعمل اللاحق مع المستندات.

مكالمة بنقرة واحدة