कार्य नमूना एक्सेल के लिए टाइम शीट। सरलीकृत टाइमशीट बनाए रखने के नियम

टाइम शीट आपको संभावित अंशकालिक काम, घंटों के बाद काम पर जाना और ओवरटाइम को रिकॉर्ड करने की अनुमति देती है, साथ ही छुट्टियों और छुट्टी के समय को ध्यान में रखते हुए काम किए गए घंटों की कुल संख्या के बारे में जानकारी प्राप्त करती है। यह सारी जानकारी पेरोल के लिए महत्वपूर्ण है।

प्रश्नगत दस्तावेज़ को बनाए रखना नियोक्ताओं के लिए अनिवार्य है। यह रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 में कानूनी रूप से निहित है।

2019 के लिए टाइम शीट बनाए रखने की प्रक्रिया

टाइम शीट तैयार करने का आदेश संगठन के प्रमुख द्वारा जारी और हस्ताक्षरित किया जाता है। एक नियम के रूप में, एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को उसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में नियुक्त किया जाता है।

दस्तावेज़ को एक ही प्रति में तैयार किया जाता है और प्रतिदिन भरा जाता है। प्रत्येक माह के अंत में प्रदर्शित किया जाता है कुलदिन और घंटे काम किये। दस्तावेज़ पर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद इसे लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

इस दस्तावेज़ के दो रूप हैं - फॉर्म टी-12 और फॉर्म टी-13, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी 2004 नंबर 1 के संकल्प द्वारा अनुमोदित "श्रम लेखांकन और उसके भुगतान के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" ।” पहला फॉर्म आपको न केवल रोजगार के समय को ध्यान में रखने की अनुमति देता है, बल्कि कर्मचारियों को भुगतान की निगरानी भी करता है। इसके विपरीत, फॉर्म टी-13 में केवल काम किए गए वास्तविक समय को भरने के लिए कॉलम होते हैं। आप 2019 के लिए टाइम शीट (फॉर्म) नीचे डाउनलोड कर सकते हैं।

फॉर्म टी-12

फॉर्म टी-13

समय पत्रक बनाए रखने के नियम

ऑपरेशन की किसी भी अवधि के लिए, स्थापित मोड की परवाह किए बिना, जानकारी तालिका में दो तरीकों से दिखाई जा सकती है:

• कार्य से उपस्थिति एवं अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि;
• केवल विचलन (नो-शो, ओवरटाइम, आदि) रिकॉर्ड करके।

सामान्य रोजगार स्थितियों (अनुपस्थिति, बीमारी की छुट्टी, ओवरटाइम काम, आदि) से विचलन पर सभी नोट्स की पुष्टि प्रासंगिक दस्तावेजों (चिकित्सा प्रमाण पत्र, आदेश, आदि) द्वारा की जानी चाहिए।

रिपोर्ट कार्ड के सभी पदनाम और कोड दर्शाए गए हैं शीर्षक पेज. उदाहरण के लिए, अक्षर "I" का अर्थ है काम पर रिपोर्ट करना, "OT" का अर्थ है छुट्टी, "B" का अर्थ है एक दिन की छुट्टी, आदि।

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लेखांकन सॉफ्टवेयर

कुछ संगठन कर्मचारियों के काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करते हैं, जो काम पर कर्मचारियों की उपस्थिति, उनके आगमन और प्रस्थान के समय, काम की अवधि और कर्मचारियों के आराम आदि के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से एकत्र, संग्रहीत और संसाधित करते हैं।

हालाँकि, अधिकांश संगठनों में अभी भी विवरण को मैन्युअल रूप से भरने की प्रथा है। चूंकि वह है सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़न केवल वेतन की गणना के लिए, बल्कि वेतन के लिए कंपनी के खर्चों की घोषणा करने के लिए भी, जो बदले में करों की मात्रा को प्रभावित करता है। इसलिए इसे सही और सावधानी से भरना चाहिए।

टाइम शीट के लिए भंडारण अवधि

कर्मचारियों के साथ श्रम अनुबंध समाप्त करते समय, एक व्यावसायिक इकाई को उनके कार्य समय की रिकॉर्डिंग की व्यवस्था करनी चाहिए। इन उद्देश्यों के लिए, एक टाइम शीट का उपयोग किया जा सकता है, जिसे हर महीने खोला जाता है, और इसमें प्रभारी व्यक्ति कर्मचारियों के काम के समय, उनकी छुट्टियों, बीमार छुट्टी और काम से अन्य प्रकार की अनुपस्थिति को दर्शाता है। इस दस्तावेज़ में मौजूद आंकड़ों के अनुसार वेतन की गणना बाद में की जाती है।

विधान के अनुसार किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी के प्रशासन को प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम की अवधि के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और बनाए रखने की आवश्यकता होती है। कार्य समय पत्रक भरना जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है, जो प्रबंधन के आदेश द्वारा निर्धारित किया जाता है।

अक्सर, ऐसे व्यक्ति विभागों के प्रमुख, कार्मिक अधिकारी, लेखाकार आदि हो सकते हैं। उनकी जिम्मेदारी कोड और सिफर का उपयोग करके कार्य अवधि को टाइमशीट में दर्ज करना है।

कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए तकनीकी साधनों के विकास के साथ, कार्ड का उपयोग करने वाली एक विशेष प्रणाली का भी उपयोग किया जा सकता है, जिसकी सहायता से उद्यम में किसी कर्मचारी की उपस्थिति और प्रस्थान को रिकॉर्ड किया जाता है। कार्य समय को कार्य के निरंतर प्रतिबिंब के रूप में दर्ज किया जा सकता है या संक्षेप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

भविष्य में, विशेष रूप से समय-आधारित प्रणाली के साथ, वेतन की गणना करते समय टाइम शीट की जानकारी का उपयोग किया जाता है। रोजगार अनुबंध के साथ, कार्य समय पत्रक कंपनी के खर्चों के औचित्य में से एक है, खासकर कर उद्देश्यों के लिए।

कार्य समय पत्रक न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करता है, बल्कि आपको कर्मचारी के श्रम अनुशासन के अनुपालन की निगरानी करने की भी अनुमति देता है। इसका उपयोग काम के घंटों के अनुपालन की निगरानी और ओवरटाइम काम की पहचान करने के लिए किया जाता है। सांख्यिकी को प्रस्तुत की गई और कार्मिक रिकॉर्ड डेटा वाली कई रिपोर्टें टाइम शीट के आधार पर भरी जाती हैं।

महत्वपूर्ण!यदि कोई कंपनी टाइम शीट नहीं रखती है, तो नियामक अधिकारी उस पर उचित जुर्माना लगा सकते हैं।

किसी कर्मचारी के कार्य समय की गणना कैसे की जाती है?

कानून दो प्रकार के मानक स्थापित करता है - छह दिवसीय कार्य सप्ताह (36 घंटे) और पांच दिवसीय कार्य सप्ताह (40 घंटे)। यानी, श्रमिक आठ घंटे के कार्य दिवस के साथ पांच दिन या छह घंटे के कार्य दिवस के साथ छह दिन काम कर सकते हैं। दुर्लभ मामलों में उनके उल्लंघन की अनुमति है - सारांशित लेखांकन या अनियमित अनुसूची के साथ।

पहले मामले में, मानकों को बड़ी अवधि में लागू किया जाता है, उदाहरण के लिए, एक चौथाई, आधा वर्ष, आदि। यह पता चलता है कि काम की छोटी अवधि में, तथ्य मौजूदा मानकों के अनुरूप नहीं हो सकता है, लेकिन इसे चयनित बड़ी समय अवधि में मानकों से अधिक नहीं होना चाहिए।

कुछ श्रमिकों के लिए, कम दैनिक या साप्ताहिक दर लागू हो सकती है। आपको वास्तव में कर्मचारियों के कार्य समय को कैसे ध्यान में रखना है, इसे दर्ज किया जाना चाहिए। टाइमशीट में वह सारा समय भी दर्शाया जाना चाहिए जब कर्मचारी काम नहीं करता था, लेकिन उद्यम में पंजीकृत था।

ऐसी अवधियों में शामिल हो सकते हैं:

• बीमारी के लिए अवकाश।
• डाउनटाइम, आदि

टाइमशीट महीने की शुरुआत में खुलती है और महीने के अंत में बंद हो जाती है। महीने के मध्य में, जिम्मेदार व्यक्ति कार्य समय के पहले भाग के डेटा को दर्शाते हुए अंतरिम परिणामों का सारांश प्रस्तुत करता है। दस्तावेज़ पर विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और सत्यापन के लिए मानव संसाधन विभाग को प्रस्तुत किया जाता है। फिर इसे पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है।

ध्यान! 2017 की टाइम शीट, पिछली अवधियों की तरह, दो प्रकार की हो सकती है - फॉर्म टी-12 और फॉर्म टी-13। पहले में न केवल कार्य समय की रिकॉर्डिंग शामिल है, बल्कि मजदूरी की गणना की संभावना भी शामिल है। फॉर्म टी-13 का उपयोग केवल कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है; अन्य दस्तावेजों का उपयोग मजदूरी की गणना के लिए किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक निगरानी प्रणाली का उपयोग करना कानूनी है?

कानून कर्मचारी के समय को रिकॉर्ड करने के लिए नियोक्ता के दायित्व का प्रावधान करता है। इन उद्देश्यों के लिए, उसे विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का उपयोग करने का अधिकार है। लेकिन उन्हें व्यवहार में लागू करने के लिए, कंपनी प्रशासन को अपने आंतरिक नियमों और कर्मचारियों के साथ संपन्न नियमों में, श्रम अनुबंधप्रतिबिंबित होना इस पल.

यदि ऐसा नहीं किया गया तो इन इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का उपयोग नहीं किया जा सकेगा।

विभिन्न माध्यमों का उपयोग करके उद्यम से आगमन और प्रस्थान का समय दर्ज किया जाता है। भविष्य में, ऐसी प्रणाली, प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, स्वचालित रूप से एक टाइमशीट भर देती है।

रिपोर्ट कार्ड भरने का फॉर्म और नमूना डाउनलोड करें

एक्सेल फॉर्मेट में टाइमशीट डाउनलोड फॉर्म, धीरे-धीरे।

वर्ड फॉर्मेट में.

एक्सेल प्रारूप में.

ध्यान!यदि अनुपस्थिति का कारण अज्ञात है, तो रिपोर्ट कार्ड पर अक्षर कोड "एनएन" दर्ज किया जाना चाहिए। भविष्य में इस कोड को परिष्कृत किया जाएगा. यदि इस अवधि के दौरान कर्मचारी बीमार था, तो कोड को सही करके "बी" कर दिया जाता है। ऐसे मामले में जहां कोई सहायक दस्तावेज नहीं हैं, तो कोड "एनएन" के बजाय "पीआर" कोड दर्ज किया जाता है।

छुट्टियों के दौरान छुट्टियाँ पड़ गईं

श्रम संहिता के अनुसार, यदि अवकाश अवधि के दौरान हैं छुट्टियां, तो उन्हें कैलेंडर दिनों की गणना में शामिल नहीं किया जाता है।

जब किसी कर्मचारी को वार्षिक छुट्टी दी जाती है, तो उसकी अवधि के दौरान, सप्ताहांत को टाइम शीट में नोट नहीं किया जाता है, क्योंकि वे कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल होते हैं - उनके स्थान पर अक्षर कोड "ओटी" या डिजिटल पदनाम 09 होता है। वार्षिक छुट्टी, साथ ही कोड ओडी या पदनाम 10 - अतिरिक्त छुट्टी के लिए।

ध्यान!गैर-कार्यशील छुट्टियाँ कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं। इसलिए, टाइमशीट में ऐसे दिनों को अक्षर कोड "बी" या संख्या 26 द्वारा निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

छुट्टी के दौरान एक कर्मचारी बीमार पड़ गया

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ जाता है, तो इस तथ्य की पुष्टि के लिए उसे उचित रूप से जारी बीमार छुट्टी प्रदान की जानी चाहिए। परिणामस्वरूप, बीमार छुट्टी के दौरान आराम के दिनों को बढ़ाया जाना चाहिए, या किसी अन्य समय के लिए स्थगित किया जाना चाहिए।

प्रारंभ में, छुट्टी के समय को टाइमशीट में अक्षर कोड "ओटी" या डिजिटल पदनाम 09 के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए। बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, टाइमशीट को समायोजित किया जाना चाहिए - बीमार दिनों के लिए, पिछले पदनाम के बजाय, कोड " बी” या डिजिटल पदनाम 19 लिखा है।

व्यापारिक यात्रा सप्ताहांत पर पड़ी

श्रम मंत्रालय के पत्र के अनुसार, व्यावसायिक यात्रा के सभी दिनों को टाइमशीट पर नोट किया जाना चाहिए, भले ही वे सप्ताहांत पर हों। ऐसा करने के लिए, आपको टाइमशीट में पदनामों का उपयोग करने की आवश्यकता है - एक विशेष अक्षर कोड "K" या डिजिटल पदनाम 06। इस मामले में, आपको घंटों की संख्या दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है।

यदि, व्यावसायिक यात्रा के दौरान, कर्मचारी ने सप्ताहांत पर काम किया, तो टाइमशीट में उन्हें "РВ" कोड के साथ चिह्नित किया जाता है - सप्ताहांत पर काम करें, या डिजिटल पदनाम 03 के साथ। काम के घंटों की संख्या केवल दर्ज की जानी चाहिए एक मामला - जब कंपनी प्रबंधन ने कर्मचारी को विशिष्ट निर्देश दिए कि उसे दिन में कितने घंटे काम करने के लिए समर्पित करने की आवश्यकता है।

ध्यान!इसका भुगतान कैसे किया जाता है, इसके बारे में अधिक विवरण दिया गया है, साथ ही इस लेख में अन्य विशेषताओं का भी वर्णन किया गया है।

समय पत्रकएक स्थापित दस्तावेज़ है जिसमें प्रत्येक कर्मचारी द्वारा कार्य घंटों के अनुपालन के बारे में जानकारी शामिल है।

प्रत्येक उद्यम के पास एक ही प्रति में ऐसा दस्तावेज़ होना चाहिए; इसके डिज़ाइन में कई बारीकियाँ हैं, जिनके बारे में हम इस लेख में विस्तार से चर्चा करेंगे, और हम टाइम शीट भरने का एक नमूना भी प्रदान करेंगे।

प्रिय पाठक! हमारे लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करते हैं, लेकिन प्रत्येक मामला अद्वितीय है।

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टाइमशीट कैसे भरें

पूरे संगठन के लिए या प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए अलग से एक सामान्य टाइमशीट भरने की अनुमति है।
यह इस उद्यम के कर्मचारियों द्वारा कार्य समय के उपयोग के बारे में विश्वसनीय जानकारी दर्शाता है। टाइमकीपर वास्तव में काम किए गए समय और काम न किए गए समय दोनों को नोट करता है। यह हो सकता है: डाउनटाइम, बीमारी, व्यावसायिक यात्राएँ।

टाइमशीट को दो तरीकों से बनाए रखा जा सकता है

संबंधित प्राधिकारियों द्वारा अनुमोदित तैयार एकीकृत प्रपत्र हैं:

• यदि उद्यम ने परिचय दिया है समय भुगतानश्रम, फिर फॉर्म टी-13 और टी-12 का उपयोग किया जाता है।
• यदि यह मौजूद है, तो उद्यम को लेखांकन और नियंत्रण के लिए अपने स्वयं के फॉर्म और फॉर्म विकसित करने का अधिकार है।

फॉर्म टी-12 - मैन्युअल रूप से भरा गया।

फॉर्म टी-13 - इसका उपयोग वहां किया जाता है जहां लेखांकन डेटा के प्रसंस्करण को स्वचालित करना संभव है।

प्रविष्टियाँ फॉर्म टी-12 में की जाती हैं बॉलपॉइंट कलम, ध्यान से, बिना धब्बा बनाए, हाथ से। कंसीलर का उपयोग नहीं किया जा सकता.

धारा 1 (कॉलम 1-6) को एक तालिका में स्वरूपित किया गया है।

चौथे कॉलम में कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति को अंकित करने के लिए 2 पंक्तियाँ हैं। भरने की सुविधा:

• पहली पंक्ति बड़े अक्षरों (प्रतीकों) से भरी हुई है;
• दूसरी पंक्ति में एक निश्चित अवधि के लिए काम किए गए घंटों की संख्या दर्शाने वाला एक आंकड़ा होता है;

धारा 2 एक अकाउंटेंट द्वारा पूरी की जाती है।

यह अनुभाग एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया गया है जहां प्रत्येक कर्मचारी के लिए टाइमशीट संख्या, उसका वेतन और काम के घंटे दर्ज किए जाते हैं। इन आंकड़ों के आधार पर वेतन की गणना की जाती है।
फॉर्म के चौथे पृष्ठ पर, आप डेटा दर्ज करें जो आपको सांख्यिकीय रिपोर्ट संकलित करने में मदद करेगा। इसे विशेष निर्देशों के अनुसार भरा जाता है।

संचालन का दूसरा तरीका

टी-13 फॉर्म में, कुछ कॉलम पहले से ही स्वचालित रूप से भरे हुए हैं: विभाग, कर्मचारी का उपनाम और पेशा, टाइमशीट नंबर।

स्वीकृत सम्मेलन.

पूरी सूचीटी-12 के रूप में देखा जा सकता है। कुछ बुनियादी बातें तालिका में प्रस्तुत की गई हैं:

• काम का समय पत्र पदनामडिजिटल कोड.
• नियमित उपस्थिति I 01.
• रात्रि समय एन 02.
• छुट्टियों और सप्ताहांत पर रिलीज़ आरपी 03।
• 05 से पुनर्चक्रण।
• व्यापार यात्रा K 06.
• 09 से अवकाश.
• अतिरिक्त अवकाश आयुध डिपो 10.
• अध्ययन अवकाश यू 11.
• नौकरी पर मौजूद छात्रों के लिए काम के घंटे कम किए गए एलवी 12।
• अपने स्वयं के खर्च पर अध्ययन अवकाश यूडी 13।
• मातृत्व अवकाश आर 14.
• 15 वर्ष की आयु तक के 3 वर्ष तक के बच्चे की देखभाल के लिए छोड़ दें।
• अपने स्वयं के खर्च पर अवकाश स्वास्थ्य बीमा 17.
• बीमार छुट्टी बी 19.
• चैंपियंस लीग 21 के लिए काम के घंटे कम किए गए।
• अनुपस्थिति पीआर 24.
• गैर-कार्य दिवस, 26 बजे छुट्टी।
• अज्ञात कारण से अनुपस्थिति एनएन 30।

टाइमशीट के मूल रूप

चित्र 1. फॉर्म टी-12।

चित्र 1 उन श्रमिकों की श्रेणी के लिए सही समय रिकॉर्डिंग का एक उदाहरण दिखाता है जिनके काम के घंटे कानूनी रूप से कम कर दिए गए हैं।

इस प्रकार, सार्वजनिक छुट्टियों की पूर्व संध्या पर, कार्य दिवस सामान्य से एक घंटा कम हो जाता है। संगठनों के सभी कर्मचारी इस अधिकार का आनंद लेते हैं। रिपोर्ट कार्ड में सात नंबर दर्ज है.
उदाहरण। कर्मचारी सिदोरोव वी.पी. से कार्य दिवस 7 घंटे का है. छुट्टी से पहले 6 घंटे होंगे और रिपोर्ट कार्ड पर नंबर छह दर्ज किया जाएगा. पुनर्चक्रण से बचने के लिए इस बिंदु का अवश्य ध्यान रखना चाहिए।

चित्र 2. फॉर्म टी-13.

टाइमशीट भरने का अधिकार किसे है

इसे संबंधित आदेश द्वारा नामित कोई भी कर्मचारी भर सकता है। उदाहरण के लिए:

• तीमारदार - यदि कोई पद हो स्टाफिंग टेबल. टाइमशीट भरना उसकी सीधी जिम्मेदारी होगी।
• एक अन्य स्टाफ सदस्य. उनके लिए टाइम शीट रखना उनकी मुख्य जिम्मेदारियों में से एक है। इसलिए, यह, दूसरों के बीच, या तो रोजगार अनुबंध में या उसके नौकरी विवरण में निर्धारित है।
• मानव संसाधन निरीक्षक.
• किसी अन्य कर्मचारी को ये कर्तव्य सौंपे गए।

रिपोर्ट कार्ड में पाई गईं सामान्य त्रुटियां

स्थिति 1.

कार्यकर्ता जाता है एक और छुट्टी. हमें याद है कि छुट्टियों के दिनों को कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल किया जाता है और उन्हें "बी" (छुट्टी का दिन) अक्षर से चिह्नित नहीं किया जाता है। आप “ओटी” के रूप में एक प्रतीक या एक संख्या – “09” डाल सकते हैं।

ध्यान! यदि अवकाश अवधि के दौरान कोई गैर-कार्यशील अवकाश है, तो इसे कैलेंडर दिवस नहीं माना जाता है। रिपोर्ट कार्ड में, उसे एक छुट्टी के दिन के रूप में दर्शाया गया है: प्रतीक "बी" या संख्या "26" का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण। कर्मचारी रिचकोव वी.वी. 4.06 से 18.06 तक 14 कैलेंडर दिनों के लिए छुट्टी लेता है। हम इस बात को ध्यान में रखते हैं कि 12 जून - सार्वजनिक अवकाश. टाइमशीट चित्र 3 में दर्शाए अनुसार भरी जाएगी।

स्थिति 2.

एक जून से 15 जून तक छुट्टी पर रहने के दौरान कर्मचारी बीमार पड़ गया। वह 4 जून से 9 जून (6 दिन) तक उद्यम प्रबंधन को अपनी बीमारी के बारे में सूचित करता है। एक बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र है.
उनकी छुट्टियाँ 6 दिनों तक चलेंगी, जिसका उपयोग उन्होंने बीमारी के कारण नहीं किया।

इस उदाहरण में, कर्मचारी ने तीन कैलेंडर दिनों की छुट्टी का उपयोग किया, फिर बीमार हो गया और उसके पास 11 और कैलेंडर दिन बचे थे। उन्हें 22 जून को काम पर लौटना है।

अंशकालिक श्रमिकों के लिए टाइमशीट कैसे भरें

यदि कोई अंशकालिक कर्मचारी किसी अन्य उद्यम से "आ रहा है", तो उसे टाइमशीट में एक अलग लाइन पर दर्ज किया जाता है और एक व्यक्तिगत कार्मिक नंबर सौंपा जाता है।
मुख्य कर्मचारी, जो अंशकालिक कार्यकर्ता के रूप में अतिरिक्त कार्य करता है, को दो अलग-अलग टाइम शीट के अनुसार दो कार्मिक संख्याएँ सौंपी जाती हैं।
या, एक विकल्प के रूप में, एक टाइम शीट रखी जाती है, लेकिन उसके द्वारा लिए गए प्रत्येक पद के लिए एक अलग लाइन और दो अलग-अलग कार्मिक संख्याएँ होती हैं।

टाइमशीट पर व्यावसायिक यात्रा को पंजीकृत करने के विशेष मामले

व्यावसायिक यात्राओं, छुट्टियों या अन्य क्षणों की अवधि निर्धारित करते समय, आप निम्नलिखित अनुशंसाओं का उपयोग कर सकते हैं:

1. व्यापार यात्रा को "K" अक्षर से चिह्नित किया गया है। व्यापार यात्रा की अवधि संबंधित क्रम में नोट की गई है।
2. यदि, जब कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर होता है, उस दिन छुट्टी या छुट्टी होती है, तो उसे दोगुनी दर से भुगतान किया जाएगा। रिपोर्ट कार्ड पर "के एम" अंकित है, आउटपुट "बी" नहीं।

यदि कोई कर्मचारी बीमार छुट्टी पर है तो व्यावसायिक यात्रा को ठीक से कैसे चिह्नित करें? अभ्यास से मामला.

उत्पादन कारणों से, उद्यम का प्रशासन "बंद होने" से पहले ही उसे बुलाने और व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का निर्णय लेता है। बीमारी के लिए अवकाश. ऐसे में प्रशासन और कर्मचारी का कृत्य श्रम कानूनों का उल्लंघन है.

टाइमकीपर वास्तव में टाइमशीट को इस प्रकार भरता है:

1. व्यापार यात्रा शुरू होने से पहले अनुपस्थिति (बीमारी) का तथ्य नोट किया गया है प्रतीक"बी"।
2. प्रतीक "K" व्यापार यात्रा के दिनों को दर्शाता है।
3. इससे लौटने के बाद, हम या तो "बी" डालते हैं (यदि बीमार छुट्टी अभी तक बंद नहीं हुई है), या "आई" - यदि बीमार छुट्टी बंद है।

लेकिन अगर आप इस तरह से रिपोर्ट कार्ड भरेंगे तो इसके दुष्परिणाम हो सकते हैं।

जोखिम 1.यदि प्रविष्टियाँ इस तरह दिखती हैं: "बी" (बीमारी), "के" (व्यापार यात्रा), इसके बाद - "मैं" (काम के लिए उपस्थित होना), बीमार छुट्टी को कवर किए बिना, तो रूस का एफएसएस संख्या को नहीं पहचानेगा जिन दिनों कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर था। बीमारी लाभ का यह हिस्सा।

जोखिम 2.यदि रिपोर्ट कार्ड इस तरह भरा जाता है: "बी" (बीमारी), "के" (व्यापार यात्रा), और इसके बाद - बीमारी "बी" की निरंतरता - तो एफएसएस लाभ की पूरी राशि की भरपाई करने से इनकार कर देगा। .

यह याद रखना चाहिए कि लाभ का भुगतान बीमारी के लिए किया जाता है। अगर कोई कर्मचारी काम पर लौटता है तो इसका मतलब है कि वह काम करने में सक्षम है।

1. टाइमकीपर केवल तभी फॉर्म भरता है जब कोई कारण हो: कोई आदेश या लिखित निर्देश, या अन्य दस्तावेज़।
2. में एकीकृत रूपइसमें दिए गए सभी विवरण दर्ज किए गए हैं और सभी लाइनें भरी गई हैं। न भरी गई पंक्तियों को काट देना चाहिए।
3. यदि वेतन की गणना महीने में दो बार की जाती है, तो प्रति माह दो टाइमशीट तैयार की जाती हैं, पहली छमाही के लिए और दूसरी छमाही के लिए।
4. रिपोर्ट कार्ड भरते समय की गई त्रुटियों को कड़ाई से स्थापित नियमों के अनुसार ठीक किया जाता है: सबसे पहले, गलत प्रविष्टियों को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और सही प्रविष्टियों को उनके ऊपर लिखा जाता है। टाइमशीट भरने वाला कर्मचारी अपने हस्ताक्षर करता है और इस दस्तावेज़ के लिए जिम्मेदार सभी व्यक्ति हस्ताक्षर करते हैं।
5. यदि टाइमकीपर को अभी तक पता नहीं है कि कर्मचारी ने रिपोर्ट क्यों नहीं की कार्यस्थल, तो रिपोर्ट कार्ड को एनएन के रूप में चिह्नित किया गया है। जब सहायक दस्तावेज़ उपलब्ध कराए जाते हैं, तो रिपोर्ट कार्ड समायोजित किया जाता है।

रिपोर्ट कार्ड की आवश्यकता किसे है और क्यों?

प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में इसकी आवश्यकता है:

1. लेखांकन।इस दस्तावेज़ के आधार पर कर्मचारी के वेतन की गणना की जाती है। रिपोर्ट कार्ड इस तथ्य की पुष्टि करता है कि कर्मचारी अपने कर्तव्यों को पूरा कर रहा है।
2. कर निरीक्षणालय.वेतन से करों की गणना या कटौती की शुद्धता की जाँच की जाती है। टाइमशीट में नोट किए गए काम के घंटों का मिलान वेतन भुगतान के आंकड़ों के साथ किया जाता है।
3. रूसी सामाजिक बीमा कोष के विशेषज्ञों को रिपोर्ट कार्ड की आवश्यकता हो सकती है।निधि से लाभ के भुगतान की शुद्धता की जाँच की जाती है।
4. संघीय प्रवासन सेवा के निकाय।उन नियोक्ताओं की जाँच करते समय जो विदेशी नागरिकों को कर्मचारियों के रूप में नियुक्त करते हैं।
5. श्रम निरीक्षणालय के विशेषज्ञ।इंस्पेक्टर रिपोर्ट कार्ड की जांच कर तथ्य स्थापित कर सकेंगे। इस प्रकार, ओवरटाइम घंटों के मानदंड के अनुपालन की जाँच करते समय, पाए गए विचलन के लिए जुर्माना लगाया जाता है। यदि संदर्भ की शर्तों का दोबारा उल्लंघन किया जाता है, तो प्रबंधक को उसके पद से बर्खास्त किया जा सकता है।
6. यदि कोई मामला सामने आता है तो रिपोर्ट कार्ड को अदालत में सबूत के तौर पर इस्तेमाल किया जा सकता है।उदाहरण के लिए, अनुपस्थिति के लिए किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने की वैधता।
7. सांख्यिकीय प्राधिकारी.रिपोर्ट कार्ड के अनुसार कई रिपोर्टें संकलित की जाती हैं। उदाहरण के लिए, फॉर्म पी-4 पर एक रिपोर्ट।

कामकाजी घंटों की रिकॉर्डिंग के लिए कौन से फॉर्म स्वीकृत हैं? एक साधारण समय रिकॉर्डिंग फॉर्म को सही ढंग से कैसे भरें? इस लेख में हम दस्तावेज़ प्रपत्रों को सही ढंग से भरने के तरीके के बारे में बात करेंगे। हमारी वेबसाइट पर आप एक सरल टाइम शीट फॉर्म भी डाउनलोड कर सकते हैं।

एक शीट पर टाइम शीट

फॉर्म संख्या टी-13 के अनुसार ए4 एक्सेल की एक शीट पर कार्य समय पत्रक फॉर्म नियोक्ता के बारे में जानकारी से शुरू होता है:

1. कंपनी का नाम
2. ओकेपीओ कोड
3. विभाग का नाम (यदि उपलब्ध हो)।

जब आप टी-13 वर्दी के बिना नहीं रह सकते,

टाइम शीट, एक ए4 शीट पर डाउनलोड फॉर्म, जो इस वेबसाइट पर डाउनलोड के लिए उपलब्ध है, में प्रत्येक उद्यम या डिवीजन के सभी कर्मचारियों की एक सूची शामिल है। प्रत्येक विशेषज्ञ का पूरा नाम अवश्य दर्शाया जाना चाहिए। दस्तावेज़ भरते समय, गैर-उपस्थिति/उपस्थिति का कारण डिजिटल या वर्णमाला कोड का उपयोग करके शीर्ष 1 और 3 पंक्तियों में दर्ज किया जाता है। पंक्ति संख्या 2 और संख्या 4 काम किए गए और उपस्थित रहने वाले घंटों की कुल संख्या दर्शाती हैं।

सरलीकृत समय पत्रक

टी-12 फॉर्म के अनुसार वर्ड और एक्सेल में सरलीकृत वर्किंग टाइम शीट फॉर्म को एक प्रति में रखा गया है। इस दस्तावेज़ को भरने के लिए 2 विकल्प हैं:

1. प्रपत्र कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति को दर्शाता है।
2. दस्तावेज़ में केवल विचलन, अर्थात् डाउनटाइम और छूटे हुए कार्य दर्ज किए जाते हैं।

किसी भी स्थिति में, सरलीकृत एक्सेल में 2 प्रकार की जानकारी होती है:

1. एक डिजिटल या वर्णमाला कोड जो बताता है कि कर्मचारी कार्यस्थल पर मौजूद था या नहीं
2. विशेषज्ञ द्वारा कार्यस्थल पर बिताए गए घंटों की कुल संख्या.

पूरा किया गया सरलीकृत टाइम शीट फॉर्म, जो इस पृष्ठ पर मुफ्त में डाउनलोड के लिए उपलब्ध है, लेखा विभाग को भेजा जाता है।

टाइमशीट का उपयोग किस लिए किया जाता है?

काम किए गए समय को रिकॉर्ड करना नियोक्ताओं की सनक नहीं है, बल्कि श्रम कानून में निर्धारित दायित्व है। आपको न केवल रिकॉर्ड रखना आवश्यक है कानूनी संस्थाएं, लेकिन व्यक्तिगत उद्यमी. इस प्रयोजन के लिए, गोस्कोमस्टैट ने 2 फॉर्म विकसित किए हैं - नंबर टी-12 और नंबर टी-13।

कार्य समय पत्र प्रपत्र को 5 जनवरी 2004 को राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित किया गया था। यह दस्तावेज़ मदद करता है:

1. उस समय का रिकॉर्ड रखें जब कर्मचारी ने उद्यम में काम किया
2. अनुपालन की निगरानी करें कार्यसूची
3. गणना के लिए प्रत्येक अधीनस्थ ने कंपनी में कितने समय तक काम किया, इसका आधिकारिक प्रमाण प्राप्त करें वेतनऔर सांख्यिकीय रिपोर्टों का संकलन।

आप हमारी वेबसाइट पर एक खाली वर्ड फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं, जो अकाउंटेंट को किसी विशेष राशि के संचय की वैधता की पुष्टि करने की अनुमति देता है। यह दस्तावेज़ कार्मिक विभाग के कर्मचारियों के लिए भी बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आपको यह पता लगाने की अनुमति देता है कि कर्मचारी किस दिन अनुपस्थित था और उस पर जुर्माना लगाने के लिए काम पर उपस्थित था।

टाइम शीट, एक्सेल में मुफ्त में डाउनलोड करें जिसे आप नीचे दे सकते हैं, श्रेय श्रम कानूनवे दस्तावेज़ जो बर्खास्त कर्मचारी को अनुरोध पर प्राप्त होते हैं।

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एकीकृत प्रपत्र टी-13 एक दस्तावेज़ है जिसका उपयोग टाइम शीट बनाए रखने के विकल्पों में से एक के रूप में किया जा सकता है। आइए विचार करें कि इसकी विशेषताएं क्या हैं और यह फॉर्म कहां मिलेगा।

फॉर्म टी-13 का उपयोग कब किया जाता है?

प्रत्येक नियोक्ता को अपने कर्मचारियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91)। इस प्रयोजन के लिए, वह अपने संचालन के तरीके की विशिष्टताओं के लिए उपयुक्त किसी भी रूप का उपयोग कर सकता है, जिसमें स्वयं द्वारा विकसित भी शामिल है।

राज्य सांख्यिकी समिति के एक संकल्प द्वारा अनुमोदित 2 फॉर्म हैं, जिनका उपयोग काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने के प्रयोजनों के लिए किया जा सकता है, या तो अपरिवर्तित या संशोधित:

• फॉर्म टी-12, जिसका पहला खंड टाइम शीट के रूप में बनाया गया है।
• फॉर्म टी-13, जिसे वास्तव में टाइम शीट कहा जाता है।

फॉर्म टी-13 को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी 2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था। आप इसे हमारी वेबसाइट पर डाउनलोड कर सकते हैं।

टी-12 फॉर्म के पहले खंड और टी-13 फॉर्म की तालिकाएं बहुत समान हैं, लेकिन अंतर भी हैं:

• टी-12 फॉर्म में किसी विशिष्ट कर्मचारी से संबंधित महीने के दिनों का डेटा पहले से क्षैतिज रूप से क्रमिक रूप से व्यवस्थित किया जाता है। आखिरी दिन. टी-13 रूप में इन्हें 2 भागों (माह का आधा भाग) में विभाजित किया गया है, जो एक दूसरे के नीचे स्थित हैं।
• इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि प्रत्येक दिन, काम किए गए घंटों की संख्या के अलावा, कर्मचारी की काम पर उपस्थिति या अनुपस्थिति का कारण इंगित किया जाता है, टी -12 फॉर्म में तालिकाओं के निर्माण की ख़ासियत के कारण, प्रत्येक व्यक्ति को आवंटित किया जाता है 2 पंक्तियाँ, और T-13 रूप में - 4 पंक्तियाँ।
• टी-13 फॉर्म की तालिका के अंतिम भाग में ऐसे कॉलम हैं जो टी-12 फॉर्म में गायब हैं। वे भुगतान प्रकार के कोड और संबंधित लेखा खाते को प्रतिबिंबित करते हैं जिसमें अर्जित मजदूरी दर्ज की जाएगी।

आप उपरोक्त में से किसी भी फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। इसकी उपस्थिति का तथ्य ही निर्णायक है। विश्वसनीय समय-पत्र के बिना, वेतन की सही गणना करना असंभव है।

फॉर्म टी-13 बनाए रखने की प्रक्रिया का अनुमोदन

टी-13 फॉर्म भरने की प्रक्रिया में प्रत्येक विशिष्ट नियोक्ता के लिए अपनी बारीकियां हो सकती हैं, इसलिए इसे उपयुक्त दस्तावेज़ (निर्देश या मैनुअल) में समेकित करने की सलाह दी जाती है। इसमें निम्नलिखित बिंदुओं को प्रतिबिंबित करना आवश्यक होगा:

• टाइम शीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (या व्यक्तियों) की नियुक्ति।
• विभाग द्वारा अलग-अलग समय पत्रक बनाए रखने की आवश्यकता।
• कार्य से बाहर निकलने या अनुपस्थित रहने के लिए अतिरिक्त कोड की स्वीकृति।
• रिपोर्ट कार्ड में डेटा प्रतिबिंब के क्रम का अनुमोदन: उपस्थिति/अनुपस्थिति या केवल अनुपस्थिति के सभी तथ्य।
• उस क्रम का निर्धारण करना जिसमें आउटपुट/नॉन-एग्जिट पर डेटा जटिल या गैर-मानक स्थितियों में परिलक्षित होता है।

फॉर्म टी-13 भरना

टी-13 फॉर्म का हेडर भाग नियोक्ता (नाम, ओकेपीओ कोड, विभाग का नाम), दस्तावेज़ की संख्या और तारीख और उस अवधि के बारे में जानकारी प्रदान करता है जिसके लिए इसे संकलित किया गया था।

किसी कर्मचारी को टाइम शीट में जोड़ने का आधार उसकी नियुक्ति का आदेश है, और बहिष्करण का आधार बर्खास्तगी का आदेश है। प्रत्येक कर्मचारी का पूरा नाम पूर्ण रूप से दर्शाया जाना चाहिए। अनुपस्थिति के सभी कारणों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।

जानकारी भरते समय किसी विशिष्ट व्यक्ति कोऊपर से पहली शीर्ष और तीसरी पंक्तियों में, उपस्थिति/अनुपस्थिति का कारण वर्णमाला या संख्यात्मक कोड में दर्शाया गया है, और उनके नीचे की पंक्तियों में (दूसरी और चौथी) - काम किए गए घंटों की संख्या। घंटों की संख्या के लिए आवंटित लाइनों में अनुपस्थिति के डेटा के लिए, या तो शून्य या कुछ भी दर्ज नहीं किया गया है। किसी विशेष महीने के लिए अतिरिक्त दिनों को "X" से काट दिया जाता है। सप्ताहांत को "बी" अक्षर से चिह्नित किया जाता है। टाइमशीट में दर्शाए गए सामान्य कार्य दिवस की लंबाई कर्मचारी के रोजगार अनुबंध में स्थापित या कानून द्वारा निर्धारित घंटों की संख्या के अनुरूप होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, छोटे छुट्टी से पहले के दिनों के लिए)। ओवरटाइम कार्य की अवधि नियोक्ता के आदेश द्वारा स्थापित की जाती है।

अनुपस्थिति के प्रकारों को ध्यान में रखा जाता है पंचांग दिवस(छुट्टी, बीमार छुट्टी), निशान निरंतर तरीके से चिपकाया जाता है, यानी। सप्ताहांत सहित. किसी व्यावसायिक यात्रा से संबंधित छुट्टी के दिन प्रस्थान/आगमन को व्यावसायिक यात्रा दिवस के रूप में जाना जाता है।

आप हमारी वेबसाइट पर 40 घंटे के कार्य सप्ताह के साथ 8 घंटे के कार्य दिवस के लिए टी-13 फॉर्म भरने का एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं।

इस उदाहरण में, काम सप्ताहांत पर होता है। यह कर्मचारी की सहमति से प्रबंधक के आदेश द्वारा किया जाता है। आदेश में यह दर्शाया जाना चाहिए कि इस दिन का भुगतान कैसे किया जाएगा: या तो दोगुना (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 153), या कार्य दिवस पर समय की छुट्टी प्रदान करके।

फॉर्म टी-13 के लिए कोड कहां से प्राप्त करें

सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले उपस्थिति/अनुपस्थिति कोड (वर्णमाला और संख्यात्मक) टी-12 फॉर्म की पहली शीट पर स्थित होते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप उनमें या ऐसे कोड की अपनी तालिका में परिवर्धन विकसित कर सकते हैं।

चूंकि फॉर्म टी-13 की तालिका के अंतिम भाग को भरते समय भुगतान प्रकार के कोड दर्ज किए जाते हैं, जो फॉर्म टी-12 में शामिल नहीं है, डेटा तुलनीयता के उद्देश्य से, परिशिष्ट 1 में दिए गए कोड का उपयोग करना अधिक उचित है। रूस की संघीय कर सेवा का आदेश दिनांक 10 सितंबर 2015 क्रमांक एमएमवी-7- 11/387@. फॉर्म 2-एनडीएफएल भरते समय इस एप्लिकेशन के कोड का उपयोग किया जाता है।