क्या कार्यपुस्तिका पर मानव संसाधन विभाग की मुहर लगाना संभव है? विशेष: बर्खास्तगी की सूचना के बाद कोई मोहर नहीं है: नए नियोक्ता को क्या करना चाहिए?

प्रतिनिधियों संघीय सेवाश्रम और रोजगार पर नियोक्ता द्वारा रिकॉर्ड के प्रमाणीकरण के मुद्दे पर अपनी स्थिति को रेखांकित किया गया कार्यपुस्तिकाकर्मचारी। यह प्रमाणन प्रक्रिया ही नहीं है जो गर्म विवाद का कारण बनती है, बल्कि इस या उस नियोक्ता की मुहर की स्थिति है, जिसे वह आधिकारिक दस्तावेजों में उपयोग करता है। विशेष रूप से, किसी मानव संसाधन कर्मचारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करते समय संगठन के मानव संसाधन विभाग की मुहर का उपयोग करना कितना कानूनी है। अक्सर, ऐसे विवाद उन स्थितियों में उत्पन्न होते हैं जहां कार्यपुस्तिका में समाप्ति के बारे में एक प्रविष्टि की जाती है। रोजगार अनुबंधकर्मचारी और नियोक्ता के बीच.

कार्यपुस्तिका में की गई प्रविष्टियों के प्रमाणीकरण पर

इस मुद्दे पर कानूनी आधार 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 (बाद में नियमों के रूप में संदर्भित) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों में निहित है। नियमों के पैराग्राफ 35 में कहा गया है कि किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी (रोजगार अनुबंध की समाप्ति) पर, उसके रोजगार के दौरान उसकी कार्यपुस्तिका में की गई सभी प्रविष्टियाँ इस नियोक्ता का, नियोक्ता के हस्ताक्षर या कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, नियोक्ता की मुहर और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

विधायकों के अनुसार, कार्यपुस्तिका में कार्मिक सेवा मुहर, यानी नियोक्ता की एक और मुहर होना उल्लंघन नहीं होगा, जिससे कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन नहीं होगा।

आइए हम याद करें कि इसी तरह के स्पष्टीकरण रोस्ट्रुड अधिकारियों द्वारा 24 नवंबर 2008 के पत्र संख्या 2607-6-1 और 22 नवंबर 2012 के संख्या 1450-6-1 में दिए गए थे। विधायकों की प्रारंभिक स्थिति यह थी कि कार्यपुस्तिकाओं में कार्मिक विभाग की मुहर का उपयोग अस्वीकार्य है। यह 1 मार्च 2008 संख्या 132 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के कारण था, जिसने नियमों के कुछ शब्दों में संशोधन किया और कार्मिक विभाग की मुहर का उपयोग करने की प्रत्यक्ष संभावना को बाहर कर दिया। फिर विधायकों की स्थिति कुछ बदली. नियमों के अनुच्छेद 35 में निहित मानदंड के आवेदन के लिए एक औपचारिक दृष्टिकोण, उनकी राय में, किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय नियोक्ता के अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन को काफी जटिल बना सकता है। विशेष रूप से, कार्मिक विभाग में नियोक्ता की मुहर की अनुपस्थिति के कारण किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी पर दस्तावेजों की तैयारी में देरी हो सकती है, जो आवश्यक होगी।

यह ध्यान देने योग्य है कि वर्तमान कानून में मुख्य और अतिरिक्त मुहरों के संचालन को विनियमित करने वाले नियम शामिल नहीं हैं। इसलिए, नियोक्ता को स्वयं संबंधित स्थानीय नियमों को मंजूरी देकर मुहरों का उपयोग करने की प्रक्रिया निर्धारित करने का अधिकार है। इस मामले में मुख्य बात यह है कि मुहर वर्तमान कानून की आवश्यकताओं का अनुपालन करती है और इसमें नियोक्ता के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी होती है।

संगठन की मुहर के लिए आवश्यकताएँ

इस प्रकार, 02/08/1998 नंबर 14-एफजेड के संघीय कानून के अनुच्छेद 2 के अनुच्छेद 5 में "कंपनियों पर" सीमित दायित्व»संगठन की मुहर के लिए आवश्यकताएँ शामिल हैं। एलएलसी के पास एक गोल मुहर होनी चाहिए जिसमें रूसी (साथ ही रूसी संघ के लोगों की किसी भी भाषा और (या) विदेशी) में उसका पूरा कॉर्पोरेट नाम और कंपनी के स्थान का संकेत होना चाहिए। मुहरों के लिए समान आवश्यकताएं 26 दिसंबर 1995 के संघीय कानून संख्या 208-एफजेड "ऑन" में निहित हैं। संयुक्त स्टॉक कंपनियों"(भाग 7, अनुच्छेद 2), और 12 जनवरी 1996 के संघीय कानून संख्या 7-एफजेड में "पर गैर - सरकारी संगठन"(खंड 4, अनुच्छेद 3)। जिससे यह निष्कर्ष निकलता है कि ऐसा करना कोई उल्लंघन नहीं होगा अतिरिक्त जानकारी, ऊपर बताए गए लोगों के अलावा। नियोक्ता मुहरों का वर्गीकरण संख्या निर्दिष्ट करके या संरचनात्मक इकाइयों को इंगित करके किया जा सकता है।

संघीय कानून संख्या 14-एफजेड दिनांक 02/08/1998 के अनुच्छेद 2 के अनुच्छेद 5 में "सीमित देयता कंपनियों पर" संगठन की मुहर के लिए आवश्यकताएं शामिल हैं। एलएलसी के पास एक गोल मुहर होनी चाहिए जिसमें रूसी (साथ ही रूसी संघ के लोगों की किसी भी भाषा और (या) विदेशी) में उसका पूरा कॉर्पोरेट नाम और कंपनी के स्थान का संकेत होना चाहिए।

आइए निष्कर्ष में एक और बात पर ध्यान दें। एक नियोक्ता-कानूनी इकाई एक ऐसा संगठन है जिसे कई मुहरों का उपयोग करने का अधिकार है। यदि उन पर पूरा नाम दर्शाया गया है तो उन सभी को एक संगठन की मुहर माना जाएगा कानूनी इकाई. यह मानना ​​तर्कसंगत होगा कि मानव संसाधन विभाग की मुहर को एक विशिष्ट संबद्धता होने के कारण नियोक्ता की मुहर कहलाने का अधिकार है।

इस प्रकार, जैसा कि विधायकों का मानना ​​​​है, कार्यपुस्तिका में कार्मिक सेवा मुहर का उल्लंघन नहीं होगा, यानी नियोक्ता की एक और मुहर, जो कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन नहीं करेगी। यह पर्याप्त है कि इस मुहर में नियोक्ता (कानूनी इकाई) के नाम और उसके स्थान के बारे में जानकारी हो। इस मामले में, कर्मचारी की कार्य रिकॉर्ड बुक में रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर प्रविष्टि की पुष्टि की जाएगी, साथ ही कार्य रिकॉर्ड बुक को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर भी। नियोक्ता की मुहर एक गारंटी के रूप में कार्य करती है कि मानव संसाधन प्रतिनिधि वास्तव में कर्मचारी के व्यक्तिगत दस्तावेज़ में प्रविष्टियाँ करने के लिए अधिकृत है।

कार्यपुस्तिका एक बुनियादी दस्तावेज़ है जो पुष्टि करती है श्रम गतिविधिव्यक्ति। साथ ही, इसमें प्रविष्टियाँ रूसी कानून द्वारा विनियमित कुछ नियमों के अनुसार की जानी चाहिए। विशेष रूप से, किसी कर्मचारी की प्रारंभिक नियुक्ति और बर्खास्तगी के दौरान, कार्यपुस्तिका में एक उपयुक्त मोहर लगाई जानी चाहिए।

वह स्थान जहाँ वे कार्यपुस्तिका में मोहर लगाते हैं

नौकरी के लिए प्रारंभिक और बाद के पंजीकरण के दौरान, एक ही उद्यम के भीतर एक पद से दूसरे स्थान पर स्थानांतरण या एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरण, बर्खास्तगी पर और अन्य मामलों में, नियोक्ता को सामना करना पड़ता है महत्वपूर्ण सवाल, जहां उन्होंने कार्यपुस्तिका में मोहर लगाई।

डेटा दर्ज करते समय

सबसे पहले, संगठन की मुहर या मानव संसाधन विभाग की मुहर उसके प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर लगाई जाती है। इससे पहले, कर्मचारी के बारे में व्यक्तिगत जानकारी शीर्षक पर दर्शाई गई है:

• उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक)
• जन्म का दिन, महीना और वर्ष)
• उसकी उचित शिक्षा प्राप्त करने के बारे में जानकारी)
• अर्जित पेशे या विशेषता का नाम।

कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ पर निर्दिष्ट डेटा दर्ज करने के बाद, कर्मचारी प्रदान किए गए डेटा की शुद्धता की पुष्टि करते हुए हस्ताक्षर करता है। अंत में, सभी पूर्ण प्रविष्टियों पर कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और मुहर के साथ प्रमाणित किया जाता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी के बारे में सभी व्यक्तिगत जानकारी एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा प्रासंगिक दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, एक डिप्लोमा) के आधार पर भरी जाती है उच्च शिक्षा, पासपोर्ट, ड्राइवर का लाइसेंस और अन्य)।

जब डेटा बदलता है

दूसरे, यदि कर्मचारी ने अपना अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक या अन्य डेटा बदल दिया है तो संगठन की मुहर लगा दी जाती है। इस मामले में, पिछली प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है और एक नई प्रविष्टि सावधानीपूर्वक दर्ज की जाती है, जिसमें संबंधित दस्तावेजों का संकेत दिया जाता है, जिसके आधार पर ऐसे परिवर्तन किए जाते हैं। कार्यपुस्तिका के कवर पर विपरीत पक्षअधिकृत व्यक्ति अपना हस्ताक्षर और मुहर लगाता है।

इन्सर्ट वितरित करते समय

तीसरा, ऐसे मामले हैं जिनमें कार्यपुस्तिका के किसी भी अनुभाग के सभी उपलब्ध पृष्ठ भरे हुए हैं। ऐसी स्थितियों में, संबंधित दस्तावेजों को जारी करने और बनाए रखने में शामिल व्यक्ति एक इंसर्ट जारी करने के लिए बाध्य होता है, जो केवल कार्यपुस्तिका के साथ मान्य होता है। इस प्रक्रिया को कार्यपुस्तिका में दर्ज किया जाता है और एक मुहर (स्टाम्प) द्वारा प्रमाणित किया जाता है जिसमें शिलालेख "जारी किया गया सम्मिलित करें" लिखा होता है जो इसके क्रमांक और क्रम संख्या को दर्शाता है।

बर्खास्तगी पर

चौथा, जब किसी कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है इच्छानुसारया अन्य कारणों से, कार्यपुस्तिका पर उस संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जिसमें कर्मचारी ने काम किया है, या कार्यपुस्तिकाएं जारी करने और उनके रखरखाव के लिए कार्यात्मक कर्तव्यों का पालन करने वाले किसी अन्य व्यक्ति द्वारा, और सीधे कर्मचारी द्वारा स्वयं। इसके बाद कार्मिक विभाग के कर्मचारी को कार्यपुस्तिका में मोहर लगानी होती है।

कार्यपुस्तिकाओं में टिकटें: विशेष मामले

इसके अलावा, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी दर्ज की जाती है, लेकिन विशिष्ट जानकारी गायब होती है जो दर्शाती है कि कर्मचारी को किसी अन्य पद पर स्थानांतरित किया जा रहा है या किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरित किया जा रहा है, और कर्मचारी जोर देता है कि संबंधित प्रविष्टियाँ दर्ज की जाएं। अधिकांश मानव संसाधन कर्मचारियों का मानना ​​है कि की गई बर्खास्तगी प्रविष्टि को रद्द करना और गुम जानकारी दर्ज करना आवश्यक है, और फिर "खारिज (बर्खास्तगी का कारण बताते हुए)" फिर से दर्ज करना आवश्यक है।

हालाँकि, नियामक कानूनी कृत्यों के दृष्टिकोण से, यह कार्रवाई पूरी तरह से सही नहीं है, क्योंकि शिलालेख को रद्द करने का कोई महत्वपूर्ण आधार नहीं मिला। इस मामले में, निम्नानुसार आगे बढ़ने की सलाह दी जाती है: अधिकृत व्यक्ति को संगठन के सभी विवरणों के अनिवार्य संकेत के साथ बर्खास्तगी दर्ज करने के बाद अतिरिक्त रूप से लापता जानकारी दर्ज करनी होगी। इसके बाद की गई प्रविष्टियों की पुष्टि उचित मुहर द्वारा की जाती है।

भुगतान करें विशेष ध्यानउपरोक्त मामलों के अलावा, कार्यपुस्तिका में टिकट केवल कर्मचारी की बर्खास्तगी की स्थिति में ही लगाए जाते हैं। किसी भी अन्य स्थिति में, विशेष रूप से, रोजगार के रिकॉर्ड की पुष्टि करने वाले टिकट, उसी संगठन के भीतर किसी अन्य पद पर स्थानांतरण, किसी कर्मचारी के पुरस्कार के बारे में जानकारी का प्रमाणीकरण आदि, कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने पर वर्तमान कानून का सीधा उल्लंघन है।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ करते समय किस मुहर का उपयोग किया जाना चाहिए?

वर्तमान कानून द्वारा स्थापित प्रावधानों में रूसी संघ, दो प्रकार की मुहरों का उल्लेख किया गया है, अर्थात्:

• संगठन की मुहर)
• एचआर सील.

मानव संसाधन विभाग की मुहर अनिवार्य नहीं है और इसे केवल मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी द्वारा किए गए हस्ताक्षर पर ही लगाया जा सकता है। उसी समय, कार्यपुस्तिका में मुहर का उपयोग कार्मिक दस्तावेज़अनुमति नहीं। यदि किसी प्रक्रिया का क्रियान्वयन प्रबंधक के हस्ताक्षर से प्रमाणित हो तो ऐसा मामलासंस्था की मुहर अवश्य लगी होनी चाहिए। हालाँकि, यह बिल्कुल कानूनी है अगर ऐसी मुहर किसी कार्मिक कर्मचारी के हस्ताक्षर पर लगाई जाती है।

साथ ही, किसी भी त्रुटि या अशुद्धि को रोकने के लिए, एक प्रकार की मुहर - नियोक्ता संगठन की मुहर का उपयोग करना सबसे अच्छा है। यह वह है जिसके पास कार्मिक अधिकारियों की मुहर से अधिक कानूनी बल है। इसे कार्य पुस्तकों की प्रतियों, शैक्षिक दस्तावेजों, कार्मिक विभाग द्वारा जारी प्रमाण पत्र, कार्य पुस्तकों के उद्धरण आदि दस्तावेजों पर लगाने की सलाह दी जाती है।

सही मुद्रण स्थिति

प्रस्तुत दस्तावेज़ की वैधता के बारे में किसी भी प्रश्न से बचने के लिए, मुहर में आंशिक रूप से कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक शामिल होना चाहिए। साथ ही, कर्मचारी के हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलिपि पढ़ने में आसान होनी चाहिए और संदेह पैदा नहीं करना चाहिए। इसके अलावा, सील की छाप स्पष्ट, पठनीय और स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाली होनी चाहिए।

यदि कार्यपुस्तिका पर स्टांप गलत है तो क्या करें?

कार्यपुस्तिका में संबंधित प्रविष्टियों को प्रमाणित करने के लिए सील का उपयोग करते समय, ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब गलत सील लगाई जाती है या वह गलत स्थान पर होती है। ऐसे मामलों में क्या करें?

संगठन की मुहर नहीं लगी है

इस तरह के दोष को ठीक करने का सबसे आसान तरीका यह है कि इस पर मुहर लगवाने के लिए अपने पिछले कार्यस्थल से संपर्क करें। हालाँकि, आपको इस निर्णय में देरी नहीं करनी चाहिए, क्योंकि संगठन में संरचनात्मक परिवर्तन हो सकते हैं और इस मामले में पूर्व नियोक्ता से, या इसके पुनर्गठन की स्थिति में, कानूनी उत्तराधिकारी से एक अतिरिक्त प्रमाणपत्र प्राप्त करना आवश्यक होगा।

ग़लत संगठन विवरण

ऐसे मामले तब घटित हो सकते हैं जब कोई व्यक्ति किसी बड़ी होल्डिंग कंपनी का कर्मचारी हो, या यदि कंपनी का पुनर्गठन हुआ हो और उसने अपना नाम बदल लिया हो।

इस समस्या को हल करने के लिए कई विकल्प हैं। पहले मामले में, केवल गलत स्टाम्प के बगल में आवश्यक स्टाम्प लगाने का प्रस्ताव है) दूसरे में - एक सुधारात्मक प्रविष्टि बनाने और उसके आगे सही स्टाम्प लगाने का प्रस्ताव है। हालाँकि, घटनाओं का कोई भी परिणाम पेंशन अधिकारियों या भावी नियोक्ताओं के बीच संदेह पैदा कर सकता है। इसलिए, अनावश्यक प्रश्नों से खुद को बचाने के लिए, एक प्रमाण पत्र जारी किया जाता है जिसमें कहा गया है कि कर्मचारी एक विशिष्ट अवधि के लिए एक विशिष्ट संगठन का सदस्य था।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियों की शुद्धता, मुहरों के विवरण और सभी आवश्यक हस्ताक्षरों की उपस्थिति की सावधानीपूर्वक निगरानी करें, ताकि भविष्य में समस्याओं का सामना न करना पड़े।

इस लेख में हम श्रम दस्तावेज़ पर मुहर लगाने के नियमों के बारे में बात करते हैं - कहाँ, कौन सी और कब। और यह भी कि यदि आपने गलती से स्टांप चिपका दिया है और अन्य सामान्य समस्या स्थितियों के बारे में भी क्या करना है

हमारा लेख पढ़ें:

बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में कहाँ और कौन सी मोहर लगानी है

चूँकि कार्यपुस्तिका है सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़पेंशन पंजीकृत करने के लिए, और पेंशन फंड आमतौर पर इसमें मौजूद सभी सूचनाओं की पूरी तरह से जांच करता है, दस्तावेज़ भरने की आवश्यकताएं काफी सख्त हैं। यदि आप उन्हें अनदेखा करते हैं, तो आप दस्तावेज़ को आसानी से बर्बाद कर सकते हैं और उसे पुनर्स्थापित करना होगा।

विशेष रूप से, मुहर लगाने के कुछ नियम हैं। स्टांप केवल इस पर चिपकाया जाता है:

• किसी पुस्तक या डुप्लिकेट को पहली बार भरते समय शीर्षक पृष्ठ पर;
• परिवर्तित बुनियादी जानकारी को प्रमाणित करते समय अंदर के कवर पर;
• बर्खास्तगी की सूचना पर.

में पिछले साल कासवाल तेजी से उठता है - 2019 में निकलते समय कार्यपुस्तिका में कौन सी मोहर लगाई जाए। यह कठिनाई दिनांक 03/01/2008 के "कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के नियम" के अनुच्छेद 35 में परिवर्तन के कारण हुई है। यदि इस समय से पहले "संगठन की मुहर (एचआर सेवा)" लगाने का प्रस्ताव था, तो उसके बाद पहले से ही "नियोक्ता की मुहर" थी। यहीं पर कठिनाई उत्पन्न होती है - क्या मानव संसाधन विभाग की मुहर "नियोक्ता की मुहर" की अवधारणा को संदर्भित करती है और क्या इसका उपयोग श्रम दस्तावेज़ में किया जा सकता है।

चूंकि इस बारीकियों को कानून द्वारा स्पष्ट नहीं किया गया है, अनुभवी कार्मिक अधिकारी कंपनी की आधिकारिक मुहर का उपयोग करने की सलाह देते हैं - यह किसी भी मामले में सही होगा, और कोई समस्या उत्पन्न नहीं होगी।

यदि मोहर लगाना संभव नहीं है, तो मानव संसाधन विभाग की मुहर के साथ प्रमाणीकरण की अनुमति है (यदि इसमें संगठन के सभी विवरण शामिल हैं), लेकिन आपको इस तथ्य के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है। सबसे अधिक संभावना है, इन समस्याओं को फ़्रेम प्रिंट के उपयोग की वैधता के पक्ष में हल किया जाएगा, लेकिन इससे समय की बर्बादी होगी।

नियोक्ता की मुहर के साथ 2019 में रोजगार रिकॉर्ड में बर्खास्तगी रिकॉर्ड को प्रमाणित करने के पक्ष में एक और तर्क किसी भी हस्ताक्षर के संबंध में इसका उपयोग करने की क्षमता है - प्रबंधक और कार्मिक अधिकारी दोनों। जबकि कार्मिक सेवा की छाप निदेशक के हस्ताक्षर के बाद नहीं, बल्कि कार्मिक कर्मचारी के हस्ताक्षर के बाद ही लगाई जाती है।

"दस्तावेजों के लिए" स्टांप को कार्यपुस्तिका में नहीं रखा जा सकता है, इसका उपयोग उद्यम में पूरी तरह से अलग उद्देश्यों के लिए किया जाता है;

आमतौर पर फॉर्म भरने वालों के मन में यह सवाल नहीं होता कि बर्खास्तगी पर उस पर मुहर कहां लगाई जाए। हालाँकि, यह काफी है महत्वपूर्ण बिंदु, क्योंकि यदि प्रमाणीकरण गलत है, तो स्टाम्प की परीक्षा की नियुक्ति तक, प्रामाणिकता के बारे में संदेह उत्पन्न हो सकता है। सामान्य नियमहैं:

• सील सीधी लगाई जाती है, उलटी या बग़ल में नहीं;
• जब सभी घटक हस्तलिखित होते हैं तो स्टाम्प सबसे अंत में चिपकाया जाता है
• दोनों ऑटोग्राफ सहित प्रविष्टियाँ पहले ही की जा चुकी हैं;
• प्रविष्टि करने वाले कर्मचारी के बारे में जानकारी का हिस्सा कैप्चर करता है;
• बर्खास्त कर्मचारी के हस्ताक्षर ओवरलैप नहीं होते;
• स्पष्ट और धब्बा-मुक्त प्रिंट।

2019 में श्रम बल में मुहर के साथ बर्खास्तगी रिकॉर्ड के प्रमाणीकरण के लिए, यह उन सभी नियोक्ताओं के लिए अनिवार्य है जिनके पास मुहर है। 2015 के संघीय कानून-82 के आधार पर बिना मुहर के काम करने वाले कुछ एलएलसी और जेएससी द्वारा एक अपवाद बनाया गया है। वे "कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के आवेदन के कुछ मुद्दों पर स्पष्टीकरण ..." से चिंतित हैं। 2016 के श्रम मंत्रालय के अनुसार, "कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ पर मुहर लगाना, सम्मिलित करना, साथ ही कुछ अन्य में, मुहर के साथ किया जाता है।" और आगे यह निर्धारित किया गया है कि यदि संगठन के पास स्टाम्प नहीं है तो बर्खास्तगी रिकॉर्ड को केवल प्रबंधक के हस्ताक्षर से प्रमाणित करने की अनुमति है।

क्या नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका पर मोहर लगाई जाती है?

काम पर रखने के बारे में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियों पर मुहर लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि किसी दिए गए उद्यम में काम से संबंधित जानकारी के पूरे ब्लॉक का अंतिम प्रमाणीकरण बर्खास्तगी पर होता है। यदि, फिर भी, रोजगार या किसी अन्य पद पर स्थानांतरण का रिकॉर्ड मुहर द्वारा प्रमाणित किया गया था, तो यह एक गंभीर त्रुटि नहीं बनेगी, क्योंकि कानून में इस पर कोई प्रत्यक्ष प्रतिबंध नहीं है।

हालाँकि, एक कार्यपुस्तिका इतनी बड़ी दस्तावेज़ नहीं है कि आपको लगभग हर पंक्ति पर टिकटें लगाने की ज़रूरत पड़े; यह टेढ़ी-मेढ़ी दिखेगी और रिकॉर्ड एक-दूसरे को छू सकते हैं, जिससे वे पढ़ने योग्य नहीं रह जाएंगे।

समस्याग्रस्त स्थितियाँ

प्रत्येक कर्मचारी जिसे कार्यपुस्तिकाएँ भरने का काम सौंपा गया है, उसे पहले से निर्देश दिया जाना चाहिए कि उन्हें ठीक से कैसे तैयार किया जाए। मुद्रण के ग़लत उपयोग से अक्सर समस्याएँ उत्पन्न होती हैं। पहले, ऐसी त्रुटियों के सुधार के साथ-साथ, कर्मचारी को, बस मामले में, उसकी सेवा की लंबाई की पुष्टि करने वाला एक प्रमाण पत्र दिया जाता था। 2019 में, बर्खास्तगी के बाद से इसकी आवश्यकता नहीं है।

टिप्पणी

यदि कार्मिक अधिकारी गलत मोहर लगा दे तो क्या करें?

मुहरों को मिलाने के बाद, कार्मिक अधिकारी ने एक गलती की, जिससे प्रविष्टि अमान्य हो गई, जिसका अर्थ है कि आपको सामान्य "श्रम संहिता बनाए रखने के नियम" के अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है:

• नीचे की पंक्ति में पहले कॉलम में हम अगला नंबर डालते हैं, दूसरे में - सुधार की तारीख।
• तीसरे कॉलम में हम लिखते हैं "रिकॉर्ड नंबर (पिछला नंबर) अमान्य है।"
• हम नीचे एक और पंक्ति पर जाते हैं, अब इसे क्रमांकित नहीं करते हैं, और प्रविष्टि को फिर से दर्ज करते हैं।
• हम कार्मिक अधिकारी और जाने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ रिकॉर्ड को प्रमाणित करते हैं और आवश्यक मोहर लगाते हैं।

गलत प्रिंट को काटना या उसके ऊपर सही प्रिंट डालना अस्वीकार्य है।

अगर स्टांप गलत जगह पर लगा है

यह अत्यंत दुर्लभ मामला है कि गलत पन्ने पर स्टाम्प लगा दिया गया हो। यदि ऐसा होता है, तो इसे छोड़ देना और सील को उस स्थान पर लगाना बेहतर है जहां यह होना चाहिए।

टिप्पणी

कार्यपुस्तिकाओं की सभी त्रुटियों को ठीक किया जाना चाहिए। उनमें से कुछ आपको कानूनी कार्यवाही की धमकी देते हैं। कार्यपुस्तिकाओं में सभी त्रुटियों को ठीक करना आपके हित में क्यों है और किन त्रुटियों के कारण कर्मचारियों के साथ कानूनी कार्यवाही हो सकती है?

यदि कार्यपुस्तिका पर खराब मुहर लगी हो

बेशक, यह सलाह दी जाती है कि फॉर्म पर लगाने से पहले यह जांच लें कि स्टांप में पर्याप्त स्याही है या नहीं सख्त रिपोर्टिंग. यदि प्रिंट पीला, पढ़ने में कठिन या धुंधला हो जाता है, तो आपको सील को फिर से भरना होगा और ड्राफ्ट पर इसकी जांच करने के बाद, इसे पहले वाले के बगल में रखना होगा।

यदि बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में कोई मुहर नहीं है

यह नियमों का गंभीर उल्लंघन है कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन, जो कर्मचारी और उसके पूर्व और भविष्य के नियोक्ताओं के लिए बहुत सारी समस्याएं पैदा करता है। इस मामले में, आपको उस कंपनी से संपर्क करना चाहिए जिसने कर्मचारी को निकाल दिया और स्टाम्प का अनुरोध करना चाहिए।

एक सामान्य नियम के रूप में, यदि गलत या गलत प्रविष्टि करने वाले संगठन को समाप्त कर दिया जाता है, तो नियोक्ता द्वारा संबंधित दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी आदेश की एक प्रति) के आधार पर कार्य के नए स्थान पर सुधार किया जाता है।

किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय, इस नियोक्ता के लिए काम करने के दौरान उसकी कार्यपुस्तिका में की गई सभी प्रविष्टियों को कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, नियोक्ता की मुहर और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए ऐसा भी होता है कि कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में अंतिम नियोक्ता द्वारा की गई प्रविष्टियाँ मुहर द्वारा प्रमाणित नहीं होती हैं। और जब तक कर्मचारी किसी अन्य नियोक्ता के लिए काम पर जाता है, तब तक इस नियोक्ता को पहले ही समाप्त कर दिया जाता है और एकीकृत राज्य कानूनी संस्थाओं के रजिस्टर से बाहर कर दिया जाता है। क्या कोई नया नियोक्ता कार्यपुस्तिका में पिछले नियोक्ता की मुहर की अनुपस्थिति को ठीक कर सकता है? रोस्ट्रुड के उप प्रमुख इवान इवानोविच शक्लोवेट्स ने इस प्रश्न का उत्तर दिया: “यदि किसी कर्मचारी के पास उसकी नियुक्ति और बर्खास्तगी की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ हैं, तो नए नियोक्ता को कार्यपुस्तिका में सुधार करने का अधिकार है। हालाँकि, पिछले नियोक्ता के रिकॉर्ड को प्रमाणित करने वाली मुहर की अनुपस्थिति को ठीक नहीं किया जा सकता है। में से एक संभावित विकल्पइस स्थिति में - काम के लिए आवेदन करने वाले व्यक्ति के लिखित आवेदन पर एक नई कार्यपुस्तिका जारी करना, जिसमें कार्यपुस्तिका जारी करने की आवश्यकता का कारण दर्शाया गया हो।ध्यान रखें कि एक नए नियोक्ता को ऐसे व्यक्ति को उसकी मुख्य नौकरी पर तभी नियुक्त करने का अधिकार है, जब उसके पास उसकी पिछली नौकरी से बर्खास्तगी की पुष्टि करने वाले दस्तावेज हों (उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी आदेश की एक प्रति)। अन्यथा, वह उसे केवल अंशकालिक नौकरी पर रख सकता है।इसके अलावा, यदि कार्यपुस्तिका पर पिछले नियोक्ता की मुहर नहीं है, तो इसे अनुचित तरीके से निष्पादित माना जाता है, इसलिए, बीमार छुट्टी के भुगतान के लिए सेवा की लंबाई की गणना करते समय, नियोक्ता को अन्य दस्तावेजों (समान) का उपयोग करना होगा बर्खास्तगी आदेश की प्रति)।भविष्य में, कर्मचारी को रोजगार सेवा (जो बेरोजगारी लाभ की गणना के लिए भुगतान किए गए कार्य की अवधि के दौरान इन अवधियों की गणना नहीं कर सकती है) के साथ-साथ श्रम पेंशन आवंटित करते समय रूसी संघ के पेंशन फंड के साथ समस्याएं हो सकती हैं।आइए संक्षेप में बताएं: यदि कर्मचारी के हाथ में बर्खास्तगी आदेश की एक प्रति है, तो उसकी कार्यपुस्तिका में काम पर रखने के बारे में प्रविष्टि करना, यदि उसमें पिछले नियोक्ता की कोई मुहर नहीं है, तो यह आपके या कर्मचारी के लिए किसी गंभीर बात से भरा नहीं है। . बस कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में बर्खास्तगी आदेश की एक प्रति संलग्न करना याद रखें। आपको इसकी आवश्यकता होगी: सामाजिक बीमा लाभों की गणना के लिए कर्मचारी के बीमा अनुभव की गणना की शुद्धता की पुष्टि करने के लिए; कर्मचारी के लिए - लाभ के लिए सेवा की अवधि की पुष्टि करने के लिए और बाद में पेंशन आवंटित करने के लिए यदि नए कर्मचारी के पास उसके पिछले कार्यस्थल से बर्खास्तगी की पुष्टि करने वाला कोई दस्तावेज नहीं है, और आप उसे मुख्य नौकरी के लिए नियुक्त करते हैं, तो यह है। बेहतर होगा कि उसके अनुरोध पर उसे एक नई कार्यपुस्तिका दिलवा दी जाए। आखिरकार, जाँच करते समय, श्रम निरीक्षणालय यह मान सकता है कि आपने अपने मुख्य कार्य के लिए किसी कर्मचारी को अवैध रूप से काम पर रखा है और उल्लंघन के लिए आप पर जुर्माना लगाया जा सकता है श्रम कानून.

श्रम रिपोर्ट एक सख्ती से रिपोर्टिंग दस्तावेज़ है, इसलिए इसके पूरा होने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यहां तक ​​कि एक छोटी सी गलती या गलत स्टांपिंग भी उस पर की गई प्रविष्टि को अमान्य कर सकती है। इसलिए, किसी पुस्तक का पंजीकरण करते समय, आपको कानून द्वारा स्थापित नियमों का पालन करना चाहिए।

पहली बार, कंपनी में किसी कर्मचारी के प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान श्रम रिकॉर्ड में नोट्स बनाए जाते हैं। इस कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा दर्ज करने के बाद उद्यम या कार्मिक विभाग की मुहर पुस्तक के शीर्षक पृष्ठ पर लगाई जाती है:

• जन्म की पूरी तारीख;
• प्राप्त शिक्षा पर डेटा;
• कर्मचारी की योग्यता और पेशे पर एक नोट.

मानव संसाधन विशेषज्ञों द्वारा पुस्तक में दर्ज किया गया सभी डेटा सहायक दस्तावेजों पर आधारित होना चाहिए: पासपोर्ट, डिप्लोमा, ड्राइवर का लाइसेंस, आदि।

इस दस्तावेज़ में जो भी प्रविष्टियाँ की जाएंगी, उनकी पुष्टि जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा की जानी चाहिए, जो लिखी गई बातों की शुद्धता की पुष्टि करती है। बर्खास्तगी और अन्य कार्रवाइयों पर कार्यपुस्तिका पर कौन हस्ताक्षर कर सकता है? ये शक्तियाँ उद्यम के प्रमुख और मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों में निहित हैं।

यदि किसी कारण से कार्य पुस्तकों को तैयार करने और बनाए रखने का अधिकार किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करना आवश्यक है, तो उद्यम के प्रबंधन को संबंधित आदेश जारी करना होगा। ऐसा व्यक्ति उस अवधि के दौरान इसके आधार पर कार्य करेगा जिसके लिए इसे जारी किया गया था।

व्यवहार में, कई मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों को कार्यपुस्तिका में बदलाव करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। जब भी व्यक्तिगत डेटा में बदलाव होता है तो ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं। इस मामले में, पुराने डेटा को एक ठोस रेखा से काट दिया जाता है, और नविन प्रवेश. इसके आगे आपको वह दस्तावेज़ बताना चाहिए जिसके आधार पर परिवर्तन किए गए थे। किताब के कवर के पीछे एक अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ मुहर लगाई जाती है।

विचार करने योग्य एक अन्य स्थिति इन्सर्ट डिस्पेंसिंग है। यह तब पूरा होता है जब पुस्तक के सभी पन्ने पूरी तरह भर जाते हैं। इसके बारे में एक संबंधित प्रविष्टि श्रम रिकॉर्ड में की जाती है, जो जारी किए गए दस्तावेज़ की संख्या को दर्शाती है। प्रविष्टि केवल पुस्तक के साथ ही मान्य है।

क्या बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में स्टाम्प की आवश्यकता है? समापन श्रमिक संबंधीउचित तरीके से औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। इस स्थिति में, रिकॉर्ड के पंजीकरण पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि यदि बर्खास्तगी रिकॉर्ड दर्ज करने के नियमों का उल्लंघन किया जाता है, तो इसे मान्यता दी जा सकती है न्यायिक प्रक्रियाअमान्य। तब कंपनी जिम्मेदारी और अतिरिक्त नुकसान उठाएगी, और कर्मचारी अपनी वरिष्ठता का हिस्सा "खो" सकता है।

यह प्रश्न भी अक्सर उठता है: "क्या किसी कर्मचारी को बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका पर हस्ताक्षर करना चाहिए?" वर्तमान कानून के मानदंडों के अनुसार, श्रम खाते में भुगतान करते समय, पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के अलावा, कार्यकर्ता को भी हस्ताक्षर करना होगा। इसके बाद ही इस पर मुहर लगती है.

वर्तमान श्रम कानून में पंजीकरण की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से उल्लिखित है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 84.1 के भाग 5 में कहा गया है कि यह उस मानदंड के संदर्भ में किया जाना चाहिए जिसके अनुसार रोजगार संबंध समाप्त किया जाता है।

कार्यपुस्तिका, अन्य सभी दस्तावेजों के साथ, कर्मचारी को बर्खास्तगी के दिन जारी की जानी चाहिए। उसी समय, अंतिम भुगतान किया जाना चाहिए। कला के भाग 2 के अनुसार। श्रम संहिता के 84.1, रोजगार संबंधों की समाप्ति के दिन को अंतिम दिन माना जाता है जिस दिन कर्मचारी अपने श्रम कार्य करता है। एकमात्र अपवाद वे स्थितियाँ हैं जब वह काम पर नहीं था। अधिकतर ऐसा तब होता है जब कर्मचारी बीमार छुट्टी पर या छुट्टी पर होता है।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ करते समय किस मुहर का उपयोग किया जाता है?

श्रम दस्तावेज़ के पंजीकरण के नियमों के अनुसार, केवल उद्यम की मुहर या कार्मिक विभाग की मुहर, यदि कंपनी के पास है, तो उस पर लगाई जा सकती है। यहां यह ध्यान में रखना चाहिए कि कार्मिक सेवा की मुहर केवल इस विभाग के किसी कर्मचारी द्वारा किए गए हस्ताक्षर पर ही लगाई जा सकती है। यदि दस्तावेज़ में उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर हैं, तो इसे केवल कंपनी की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। इस मामले में फ़्रेम चिह्न का उपयोग अस्वीकार्य है। उसी समय, विपरीत स्थिति - जब मानव संसाधन अधिकारी के हस्ताक्षर संगठन की मुहर द्वारा समर्थित होते हैं - काफी स्वीकार्य है।

व्यवहार में, मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी इस विशेष मुहर के साथ काम करना पसंद करते हैं, क्योंकि इससे उन्हें दस्तावेज़ तैयार करते समय त्रुटियों से बचने की अनुमति मिलती है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि कानूनी दृष्टि से इसकी ताकत अधिक है। इसलिए, इसका उपयोग देखते समय भी किया जाता है:

• दस्तावेजों की प्रतियां;
• कार्मिक सेवा द्वारा जारी प्रमाण पत्र;
• कथन;
• आवेषण, आदि

भरते समय श्रमिक मुहरइसका उपयोग केवल कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के साथ-साथ ऊपर वर्णित मामलों में किसी दस्तावेज़ का शीर्षक पृष्ठ तैयार करते समय किया जाता है। अन्य सभी स्थितियों में, जब रोजगार रिकॉर्ड (भर्ती, स्थानांतरण, आदि के बारे में) में कोई प्रविष्टि की जाती है, तो निशान नहीं लगाया जाता है, क्योंकि यह वर्तमान कानून का सीधा उल्लंघन है।

भविष्य में समस्याओं से बचने के लिए बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका पर सही ढंग से मुहर कैसे लगाई जाए, इस पर अलग से विचार करना आवश्यक है। इन दस्तावेजों की तैयारी और रखरखाव के नियमों के अनुसार, श्रम कानून के एक लेख के साथ-साथ बर्खास्तगी के आदेश के संदर्भ में, रोजगार संबंध की समाप्ति का रिकॉर्ड बनाना सबसे पहले आवश्यक है। इसके बाद कार्मिक अधिकारी और बर्खास्त कर्मचारी को पुस्तक पर हस्ताक्षर करना होगा। इसके बाद मोहर लगा दी जाती है.

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद श्रम रिपोर्ट में अतिरिक्त जानकारी दर्ज करना आवश्यक है, तो ऐसा किया जा सकता है। हालाँकि, कुछ नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है:

1. सबसे पहले, अपनी कंपनी का पूरा विवरण बताएं।
2. इसके बाद जरूरी रिकॉर्डिंग की जाती है.
3. अंत में संगठन के हस्ताक्षर एवं मुहर लगाई जाती है।

इस रूप में, रिकॉर्ड में आवश्यक कानूनी बल होगा।

श्रम दस्तावेज़ में मुहर लगाने के नियम

यह समझा जाना चाहिए कि निशान लगाने के नियम सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करते हैं कि उसे कहां रखा गया है। उदाहरण के लिए, पंजीकरण करते समय शीर्षक पेजपुस्तकों पर मुहर पृष्ठ के निचले भाग में दाएँ कोने पर लगी होनी चाहिए। यह दिनांकित और हस्ताक्षरित होना चाहिए।

इसके लिए कई अतिरिक्त आवश्यकताएँ भी सामने रखी गई हैं:

• यह फीका या अधूरा नहीं होना चाहिए;
• पीछे कोई गंदगी नहीं रहनी चाहिए;
• प्रयुक्त सील केवल अंडाकार या आयताकार आकार की हो सकती है।

बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में मोहर कहाँ लगाएँ? प्रपत्र पर प्रविष्टि का समर्थन करने के लिए एक अलग चिह्न का उपयोग किया जाता है। एक निशान लगाना आवश्यक है ताकि इसका एक आधा हिस्सा श्रम डेटा को कैप्चर करे, और दूसरा संबंधित क्रम के लिंक पर जाए। यह वह कथन है जिसे सही माना जाता है। यह समझने के लिए कि बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में मुहर कहाँ लगाई जाती है, एक नमूना इंटरनेट पर पाया जा सकता है।

इस तथ्य पर भी ध्यान देने योग्य है कि मुहर को इस तरह लगाने की सलाह दी जाती है कि यह बर्खास्त कर्मचारी के नौकरी के शीर्षक को पकड़ ले। यह नियम सभी दस्तावेज़ों पर लागू होता है, यदि उनमें चिह्न का ऐसा स्थान संभव हो। इससे दस्तावेज़ की वैधता के बारे में सवालों से बचा जा सकेगा.

यदि सील गलत तरीके से लगाई गई हो तो क्या करें?

व्यवहार में, अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब किसी पुस्तक में प्रविष्टियों को प्रमाणित करते समय त्रुटियाँ हो जाती हैं। स्टाम्प गलत या गलत जगह पर हो सकता है।

यदि वे स्टाम्प लगाना भूल गए हैं, तो नागरिक को इसे लगवाने के लिए बस उस उद्यम से संपर्क करना होगा जहां उसने पहले काम किया था। और इसमें देरी नहीं की जा सकती, क्योंकि कंपनी का परिसमापन हो सकता है और फिर अदालत जाना आवश्यक होगा। यदि कंपनी का पुनर्गठन या अन्य संरचनात्मक परिवर्तन हुए हैं, तो आपको इस तथ्य की पुष्टि करने वाला उनसे एक अतिरिक्त प्रमाणपत्र प्राप्त करना होगा।

यदि, कार्य रिकॉर्ड दर्ज करते समय, कंपनी का विवरण गलत तरीके से दर्शाया गया था या उनमें कोई त्रुटि हुई थी, तो समस्या को हल करने के लिए कई विकल्प हैं। यदि गलत सील का उपयोग किया गया था, तो उसके बगल में सही चिह्न लगाना स्वीकार्य है। यदि पाठ में त्रुटियाँ हो जाती हैं, तो सुधार किया जाता है और उनके बगल में एक मोहर लगा दी जाती है।

हालाँकि, व्यवहार में यह पर्याप्त नहीं है, क्योंकि ऐसे सुधारों से कर्मचारियों के बीच संदेह पैदा हो सकता है पेंशन निधि. समस्याओं से बचने के लिए, दस्तावेज़ में परिवर्तन करते समय, उद्यम एक प्रमाण पत्र जारी करता है जिसमें कहा गया है कि निर्दिष्ट कर्मचारी ने एक निश्चित अवधि के लिए इस संगठन में काम किया है।

यदि सील गलत स्थान पर लगी हो तो दूसरी सील भी स्वीकार्य है। हालाँकि, यहाँ भी सवाल उठ सकते हैं। सबसे अच्छा विकल्प यह है कि की गई रिकॉर्डिंग को सही जगह पर लगाए गए सही स्टाम्प के साथ डुप्लिकेट किया जाए। यह विकल्प सबसे सही माना जाता है. हालाँकि, यह हमेशा संभव नहीं होता है, क्योंकि त्रुटि का तुरंत पता नहीं लगाया जा सकता है, बल्कि कार्य रिकॉर्ड में नई प्रविष्टियाँ किए जाने के बाद ही पता लगाया जा सकता है।

कृपया ध्यान दें कि यदि बर्खास्तगी रिकॉर्ड गलत तरीके से भरा गया है, तो इसे अमान्य किया जा सकता है। इससे न सिर्फ कर्मचारी, बल्कि कंपनी को भी परेशानी हो सकती है। इसलिए, एचआर कर्मचारियों को रोजगार फॉर्म भरते समय सावधान रहने की जरूरत है और ध्यान से नोट्स बनाने की जरूरत है ताकि वे स्पष्ट रूप से दिखाई और पढ़ने योग्य हों।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि मुहर इस बात का प्रमाण है कि नागरिक ने इस उद्यम में काम किया था। पंजीकरण नियमों का उल्लंघन करने पर परिणाम भुगतना पड़ सकता है गंभीर समस्याएं, विशेषकर पेंशन के लिए आवेदन करते समय। और यद्यपि आजकल नये प्रयोग किये जाते हैं आधुनिक तरीकेपेंशन अंशदान के लेखांकन में, यह समस्या प्रासंगिक बनी हुई है।