हमने कार्यपुस्तिका में मुहर सही ढंग से लगाई: कब, कहाँ और क्यों? कार्यपुस्तिकाओं में स्टांप रद्द कर दिए गए हैं।

श्रम का तात्पर्य दस्तावेजों से है सख्त रिपोर्टिंगइसलिए, इसे विशेष ध्यान से भरना चाहिए। यहां तक ​​कि एक छोटी सी गलती या गलत स्टांपिंग भी उस पर की गई प्रविष्टि को अमान्य कर सकती है। इसलिए किताब तैयार करते समय आपको इसका पालन करना चाहिए कानून द्वारा स्थापितनियम।

पहली बार, कंपनी में किसी कर्मचारी के प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान श्रम रिकॉर्ड में नोट्स बनाए जाते हैं। उद्यम या कार्मिक विभाग की मुहर लगाई जाती है शीर्षक पेजइस कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा दर्ज करने के बाद बुक करें:

• जन्म की पूरी तारीख;
• प्राप्त शिक्षा पर डेटा;
• कर्मचारी की योग्यता और पेशे पर एक नोट.

मानव संसाधन विशेषज्ञों द्वारा पुस्तक में दर्ज किया गया सभी डेटा सहायक दस्तावेजों पर आधारित होना चाहिए: पासपोर्ट, डिप्लोमा, ड्राइवर का लाइसेंस, आदि।

इस दस्तावेज़ में जो भी प्रविष्टियाँ की जाएंगी, उनकी पुष्टि जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा की जानी चाहिए, जो लिखी गई बातों की शुद्धता की पुष्टि करती है। बर्खास्तगी और अन्य कार्रवाइयों पर कार्यपुस्तिका पर कौन हस्ताक्षर कर सकता है? ये शक्तियाँ उद्यम के प्रमुख और मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों में निहित हैं।

यदि किसी कारण से कार्य पुस्तकों को तैयार करने और बनाए रखने का अधिकार किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करना आवश्यक है, तो उद्यम के प्रबंधन को संबंधित आदेश जारी करना होगा। ऐसा व्यक्ति उस अवधि के दौरान इसके आधार पर कार्य करेगा जिसके लिए इसे जारी किया गया था।

व्यवहार में, कई मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों को कार्यपुस्तिका में बदलाव करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। जब भी व्यक्तिगत डेटा में बदलाव होता है तो ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं। इस मामले में, पुराने डेटा को एक ठोस रेखा से काट दिया जाता है, और नविन प्रवेश. इसके आगे आपको वह दस्तावेज़ बताना चाहिए जिसके आधार पर परिवर्तन किए गए थे। स्टाम्प साथ लगाया गया है विपरीत पक्षकिसी अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ पुस्तक का कवर।

विचार करने योग्य एक अन्य स्थिति इन्सर्ट डिस्पेंसिंग है। यह तब पूरा होता है जब पुस्तक के सभी पन्ने पूरी तरह भर जाते हैं। इसके बारे में एक संबंधित प्रविष्टि श्रम रिकॉर्ड में की जाती है, जो जारी किए गए दस्तावेज़ की संख्या को दर्शाती है। प्रविष्टि केवल पुस्तक के साथ ही मान्य है।

क्या स्टांप की आवश्यकता है? कार्यपुस्तिकाबर्खास्तगी पर? समापन श्रमिक संबंधीउचित तरीके से औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। ऐसे में ध्यान देना चाहिए विशेष ध्यानरिकॉर्ड का पंजीकरण, क्योंकि यदि बर्खास्तगी रिकॉर्ड के पंजीकरण के नियमों का उल्लंघन किया जाता है, तो इसे मान्यता दी जा सकती है न्यायिक प्रक्रियाअमान्य। तब कंपनी जिम्मेदारी और अतिरिक्त नुकसान उठाएगी, और कर्मचारी अपनी वरिष्ठता का हिस्सा "खो" सकता है।

यह प्रश्न भी अक्सर उठता है: "क्या किसी कर्मचारी को बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका पर हस्ताक्षर करना चाहिए?" वर्तमान कानून के मानदंडों के अनुसार, श्रम खाते में भुगतान करते समय, पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के अलावा, कार्यकर्ता को भी हस्ताक्षर करना होगा। इसके बाद ही इस पर मुहर लगती है.

वर्तमान श्रम कानून में पंजीकरण की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से उल्लिखित है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 84.1 के भाग 5 में कहा गया है कि यह उस मानदंड के संदर्भ में किया जाना चाहिए जिसके अनुसार रोजगार संबंध समाप्त किया जाता है।

कार्यपुस्तिका, अन्य सभी दस्तावेजों के साथ, कर्मचारी को बर्खास्तगी के दिन जारी की जानी चाहिए। उसी समय, अंतिम भुगतान किया जाना चाहिए। कला के भाग 2 के अनुसार। श्रम संहिता के 84.1, रोजगार संबंधों की समाप्ति के दिन को अंतिम दिन माना जाता है जिस दिन कर्मचारी अपने श्रम कार्य करता है। एकमात्र अपवाद वे स्थितियाँ हैं जब वह काम पर नहीं था। अधिकतर ऐसा तब होता है जब कर्मचारी बीमार छुट्टी पर या छुट्टी पर होता है।

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ करते समय किस मुहर का उपयोग किया जाता है?

श्रम दस्तावेज़ के पंजीकरण के नियमों के अनुसार, केवल उद्यम की मुहर या कार्मिक विभाग की मुहर, यदि कंपनी के पास है, तो उस पर लगाई जा सकती है। यहां यह ध्यान में रखना चाहिए कि कार्मिक सेवा की मुहर केवल इस विभाग के किसी कर्मचारी द्वारा किए गए हस्ताक्षर पर ही लगाई जा सकती है। यदि दस्तावेज़ में उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर हैं, तो इसे केवल कंपनी की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। इस मामले में फ़्रेम चिह्न का उपयोग अस्वीकार्य है। उसी समय, विपरीत स्थिति - जब मानव संसाधन अधिकारी के हस्ताक्षर संगठन की मुहर द्वारा समर्थित होते हैं - काफी स्वीकार्य है।

व्यवहार में, मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी इस विशेष मुहर के साथ काम करना पसंद करते हैं, क्योंकि इससे उन्हें दस्तावेज़ तैयार करते समय त्रुटियों से बचने की अनुमति मिलती है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि कानूनी दृष्टि से इसकी ताकत अधिक है। इसलिए, इसका उपयोग देखते समय भी किया जाता है:

• दस्तावेजों की प्रतियां;
• कार्मिक सेवा द्वारा जारी प्रमाण पत्र;
• कथन;
• आवेषण, आदि

भरते समय, श्रमिक मुहर का उपयोग केवल कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के साथ-साथ ऊपर वर्णित मामलों में दस्तावेज़ का शीर्षक पृष्ठ तैयार करते समय किया जाता है। अन्य सभी स्थितियों में, जब रोजगार रिकॉर्ड (भर्ती, स्थानांतरण, आदि के बारे में) में कोई प्रविष्टि की जाती है, तो निशान नहीं लगाया जाता है, क्योंकि यह वर्तमान कानून का सीधा उल्लंघन है।

भविष्य में समस्याओं से बचने के लिए बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका पर सही ढंग से मुहर कैसे लगाई जाए, इस पर अलग से विचार करना आवश्यक है। इन दस्तावेजों की तैयारी और रखरखाव के नियमों के अनुसार, श्रम कानून के एक लेख के साथ-साथ बर्खास्तगी के आदेश के संदर्भ में, रोजगार संबंध की समाप्ति का रिकॉर्ड बनाना सबसे पहले आवश्यक है। इसके बाद कार्मिक अधिकारी और बर्खास्त कर्मचारी को पुस्तक पर हस्ताक्षर करना होगा। इसके बाद मोहर लगा दी जाती है.

इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि यदि बनाना आवश्यक हो अतिरिक्त जानकारीकर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद श्रम कार्यालय में - यह किया जा सकता है। हालाँकि, कुछ नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है:

1. सबसे पहले, अपनी कंपनी का पूरा विवरण बताएं।
2. इसके बाद जरूरी रिकॉर्डिंग की जाती है.
3. अंत में संगठन के हस्ताक्षर एवं मुहर लगाई जाती है।

इस रूप में, रिकॉर्ड में आवश्यक कानूनी बल होगा।

श्रम दस्तावेज़ में मुहर लगाने के नियम

यह समझा जाना चाहिए कि निशान लगाने के नियम सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करते हैं कि उसे कहां रखा गया है। उदाहरण के लिए, किसी पुस्तक का शीर्षक पृष्ठ डिज़ाइन करते समय, पृष्ठ के निचले भाग में दाएँ कोने पर मुहर बनाई जानी चाहिए। यह दिनांकित और हस्ताक्षरित होना चाहिए।

इसके लिए कई अतिरिक्त आवश्यकताएँ भी सामने रखी गई हैं:

• यह फीका या अधूरा नहीं होना चाहिए;
• पीछे कोई गंदगी नहीं रहनी चाहिए;
• प्रयुक्त सील केवल अंडाकार या आयताकार आकार की हो सकती है।

बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में मोहर कहाँ लगाएँ? प्रपत्र पर प्रविष्टि का समर्थन करने के लिए एक अलग चिह्न का उपयोग किया जाता है। एक निशान लगाना आवश्यक है ताकि इसका एक आधा हिस्सा श्रम डेटा को कैप्चर करे, और दूसरा संबंधित क्रम के लिंक पर जाए। यह वह कथन है जिसे सही माना जाता है। यह समझने के लिए कि बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में मुहर कहाँ लगाई जाती है, एक नमूना इंटरनेट पर पाया जा सकता है।

इस तथ्य पर भी ध्यान देने योग्य है कि मुहर को इस तरह लगाने की सलाह दी जाती है कि यह बर्खास्त कर्मचारी के नौकरी के शीर्षक को पकड़ ले। यह नियम सभी दस्तावेज़ों पर लागू होता है, यदि उनमें चिह्न का ऐसा स्थान संभव हो। इससे दस्तावेज़ की वैधता के बारे में सवालों से बचा जा सकेगा.

यदि सील गलत तरीके से लगाई गई हो तो क्या करें?

व्यवहार में, अक्सर ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब किसी पुस्तक में प्रविष्टियों को प्रमाणित करते समय त्रुटियाँ हो जाती हैं। स्टाम्प गलत या गलत जगह पर हो सकता है।

यदि वे स्टाम्प लगाना भूल गए हैं, तो नागरिक को इसे लगवाने के लिए बस उस उद्यम से संपर्क करना होगा जहां उसने पहले काम किया था। और इसमें देरी नहीं की जा सकती, क्योंकि कंपनी का परिसमापन हो सकता है और फिर अदालत जाना आवश्यक होगा। यदि कंपनी का पुनर्गठन या अन्य संरचनात्मक परिवर्तन हुए हैं, तो आपको इस तथ्य की पुष्टि करने वाला उनसे एक अतिरिक्त प्रमाणपत्र प्राप्त करना होगा।

यदि, कार्य रिकॉर्ड दर्ज करते समय, कंपनी का विवरण गलत तरीके से दर्शाया गया था या उनमें कोई त्रुटि हुई थी, तो समस्या को हल करने के लिए कई विकल्प हैं। यदि गलत सील का उपयोग किया गया था, तो उसके बगल में सही चिह्न लगाना स्वीकार्य है। यदि पाठ में त्रुटियाँ हो जाती हैं, तो सुधार किया जाता है और उनके बगल में एक मोहर लगा दी जाती है।

हालाँकि, व्यवहार में यह पर्याप्त नहीं है, क्योंकि इस तरह के सुधार से पेंशन फंड कर्मचारियों के बीच संदेह पैदा हो सकता है। समस्याओं से बचने के लिए, दस्तावेज़ में परिवर्तन करते समय, उद्यम एक प्रमाण पत्र जारी करता है जिसमें कहा गया है कि निर्दिष्ट कर्मचारी ने एक निश्चित अवधि के लिए इस संगठन में काम किया है।

यदि सील गलत स्थान पर लगी हो तो दूसरी सील भी स्वीकार्य है। हालाँकि, यहाँ भी सवाल उठ सकते हैं। सबसे बढ़िया विकल्पसही स्थान पर सही स्टांप लगाकर की गई रिकॉर्डिंग का दोहराव है। यह विकल्प सबसे सही माना जाता है. हालाँकि, यह हमेशा संभव नहीं होता है, क्योंकि त्रुटि का तुरंत पता नहीं लगाया जा सकता है, बल्कि कार्य रिकॉर्ड में नई प्रविष्टियाँ किए जाने के बाद ही पता लगाया जा सकता है।

कृपया ध्यान दें कि यदि बर्खास्तगी रिकॉर्ड गलत तरीके से भरा गया है, तो इसे अमान्य किया जा सकता है। इससे न सिर्फ कर्मचारी, बल्कि कंपनी को भी परेशानी हो सकती है। इसलिए, एचआर कर्मचारियों को रोजगार फॉर्म भरते समय सावधान रहने की जरूरत है और ध्यान से नोट्स बनाने की जरूरत है ताकि वे स्पष्ट रूप से दिखाई और पढ़ने योग्य हों।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि मुहर इस बात का प्रमाण है कि नागरिक ने इस उद्यम में काम किया था। पंजीकरण नियमों का उल्लंघन करने पर परिणाम भुगतना पड़ सकता है गंभीर समस्याएं, विशेषकर पेंशन के लिए आवेदन करते समय। और यद्यपि आजकल नये प्रयोग किये जाते हैं आधुनिक तरीकेपेंशन अंशदान के लेखांकन में, यह समस्या प्रासंगिक बनी हुई है।

नियोक्ता द्वारा हस्ताक्षरित

किसी कर्मचारी के साथ श्रम संबंध बर्खास्तगी आदेश और इस बारे में नोटिस जारी होने के साथ समाप्त हो जाते हैं कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ. सामु बर्खास्तगी की सूचनाऐसा करना काफी सरल है, क्योंकि इसके लिए निर्देश दिए गए हैं कार्यपुस्तिकाएँ भरना(इसके बाद - निर्देश) समाप्ति (समाप्ति) के लगभग सभी सबसे सामान्य आधारों से संबंधित शब्दों के नमूने हैं रोजगार अनुबंध.

इसलिए, बर्खास्तगी की सूचनाप्रविष्टि की। अब जिम्मेदार कर्मचारी आयोजन कार्य अभिलेख, को "बंद" करना होगा, इसमें की गई सभी प्रविष्टियों को प्रमाणित करना होगा कार्यपुस्तिकाइस नियोक्ता द्वारा. इसे कैसे करना है? इस प्रश्न का उत्तर कार्य पुस्तकों और उत्पादन प्रपत्रों के रखरखाव और भंडारण के नियमों में पाया जा सकता है कार्यपुस्तिकाऔर उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करना (बाद में नियमों के रूप में संदर्भित)। नियमों के खंड 10 के अनुसार, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी (रोजगार अनुबंध की समाप्ति) पर, उसकी सभी प्रविष्टियाँ कार्यपुस्तिकाइस संगठन में काम के दौरान, नियोक्ता या उसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है कार्य रिकॉर्ड बनाए रखना, संगठन की मुहर (मानव संसाधन विभाग) और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर।

पहली नज़र में, इस मानदंड में अत्यंत स्पष्ट निर्देश हैं। इसके बावजूद, व्यवहार में विशेषज्ञों को कुछ कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है। सबसे पहले, सवाल उठता है: इस मामले में संगठन के किस अधिकारी को नियोक्ता के लिए हस्ताक्षर करना चाहिए? नियमों के खंड 45 के अनुसार, जिम्मेदारी कार्यपुस्तिका के साथ कार्य करना(रखरखाव, भंडारण, लेखांकन, जारी करना, आदि) नियोक्ता द्वारा वहन किया जाता है। लेकिन कर्मचारी के लिए नियोक्ता है इकाईया एक व्यक्तिगत उद्यमी (अन्य नियोक्ता - व्यक्तियोंवे अपने कर्मचारियों के लिए कार्यपुस्तिका नहीं रखते हैं)। एक व्यक्तिगत उद्यमी के साथ सब कुछ स्पष्ट है - वह स्वयं योगदान दे सकता है कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ. यदि नियोक्ता एक कानूनी इकाई है तो क्या होगा? इस मामले में, प्रबंधक (अर्थात, एकमात्र कार्यकारी निकाय) हर चीज़ के लिए ज़िम्मेदार है। उन्हें निर्देशक कहा जा सकता है, महानिदेशकऔर यहां तक ​​कि राष्ट्रपति भी. इससे सार नहीं बदलता - नियोक्ता के प्रतिनिधि के रूप में पूरी जिम्मेदारी उसकी होती है। इसका मतलब यह है कि प्रबंधक स्वयं बर्खास्तगी पर रिकॉर्ड प्रमाणित कर सकता है।

शक्तियां सौंपना

हालाँकि, ऐसा दुर्लभ है कि कोई नेता व्यक्तिगत रूप से शामिल हो कार्य पुस्तकें(शायद छोटे व्यवसाय प्रबंधकों को छोड़कर)। अक्सर, रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की ज़िम्मेदारी कार्य अभिलेखनियोक्ता के आदेश (निर्देश) द्वारा नियुक्त विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति द्वारा वहन किया जाता है। यह एक कार्मिक अधिकारी, एक लेखाकार या एक सचिव हो सकता है जिसे अतिरिक्त जिम्मेदारियाँ सौंपी गई हैं कार्य रिकॉर्ड बनाए रखनाअंदर कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन. कृपया ध्यान दें कि केवल रोजगार अनुबंध में इन जिम्मेदारियों का उल्लेख करना या नौकरी का विवरणपर्याप्त नहीं। हर बार एक व्यक्ति को जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है कार्य पुस्तकेंकर्मचारी को उचित आदेश जारी करना आवश्यक है (उदाहरण 1 देखें)।

एक व्यक्तिगत उद्यमी भी जिम्मेदारी सौंप सकता है कार्य पुस्तकों के साथ काम करेंइसका कोई भी कर्मचारी, जैसा कि अक्सर व्यवहार में होता है।

प्रभारी व्यक्ति का अस्थायी प्रतिस्थापन

कभी-कभी ऐसा होता है कि इस कार्य के लिए जिम्मेदार नियुक्त कर्मचारी (हमारे उदाहरण में, यह सचिव है) बीमार छुट्टी पर चला जाता है, और इसलिए नहीं कर सकता एक कार्यपुस्तिका जारी करेंइस्तीफा देने वाले कर्मचारी को. ऐसे में क्या करें? यह सबसे अच्छा है अगर नेता स्वतंत्र रूप से एक कार्यपुस्तिका जारी करेगाकर्मचारी। यदि प्रबंधक किसी कारण से ऐसा नहीं करना चाहता या नहीं कर सकता, तो उसे निम्नलिखित सामग्री के साथ एक आदेश जारी करना चाहिए (उदाहरण 2 देखें)।

इस प्रकार, रिकॉर्ड्स के ब्लॉक को बंद करना कार्यपुस्तिकाकिसी विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। अगर आप ऐसे व्यक्ति हैं तो आपके मन में रजिस्ट्रेशन के तरीके को लेकर और भी कई सवाल हो सकते हैं.

आपका हस्ताक्षर कैसा दिखना चाहिए?

मानक कानूनी कृत्यों (नियम, निर्देश) में इस संबंध में कोई निर्देश नहीं हैं और कोई नमूना प्रदान नहीं किया गया है। व्यवहार में, इस प्रकार हस्ताक्षर करने की प्रथा है:

कभी-कभी हस्ताक्षर की प्रतिलिपि में प्रारंभिक संकेत नहीं दिए जाते हैं, बल्कि केवल अधिकारी का उपनाम लिखा जाता है। बेशक, यह एक कमी है, हालाँकि यह मौलिक प्रकृति की नहीं है। संभवतः, कई कार्मिक अधिकारी कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर भरोसा करते हैं, जहां कार्यपुस्तिका तैयार करने वाले व्यक्ति का उपनाम हाथ से लिखने की प्रथा है। दरअसल, शीर्षक पृष्ठ के निचले दाएं कोने में कार्यपुस्तिकाकहा गया:

"व्यक्ति के हस्ताक्षर,

कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार

____________________________________»

(स्पष्ट)

स्थापित प्रथा के अनुसार, उपनाम को प्रारंभिक संकेत दिए बिना वहां दर्ज किया जाता है। हालाँकि, उपनाम "सुपाठ्य" का पुनरुत्पादन अपने वास्तविक अर्थ में एक हस्ताक्षर नहीं है।

GOST R 6.30-2003 के पैराग्राफ 3.22 के अनुसार “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" "हस्ताक्षर" अपेक्षित में शामिल हैं:

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का नौकरी का शीर्षक;

व्यक्तिगत हस्ताक्षर;

हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम) (उदाहरण 4 देखें)।

निःसंदेह, शीर्षक पृष्ठ पर इसका उल्लेख करना अधिक उपयुक्त होगा कार्यपुस्तिकानिम्नलिखित शब्दांकन:

"व्यक्ति का अंतिम नाम
कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार
____________________________________»
(स्पष्ट)

लेकिन कार्य रिकॉर्ड प्रपत्रइस फॉर्म में स्वीकृत है और दूसरे में नहीं, इसलिए नौसिखिए क्लर्कों को यह पता लगाना होगा कि "सुपाठ्य हस्ताक्षर" कैसे दर्ज किया जाए।

तो, हमें पता चला कि "हस्ताक्षर" विशेषता क्या है। स्थिति को इंगित करने के अलावा, इसमें हस्तलिखित स्ट्रोक के रूप में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उपनाम और आद्याक्षर का संकेत देने वाली इसकी प्रतिलेख शामिल है।

बेशक, कार्यपुस्तिका के साथ काम करते समय नियम और निर्देश सीधे GOST द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता को इंगित नहीं करते हैं, और रोजगार इतिहास, सख्ती से कहें तो, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण पर लागू नहीं होता है। हालाँकि, इस मानक द्वारा निर्देशित होना काफी स्वीकार्य है, क्योंकि यह विरोधाभासी नहीं है सामान्य आदेशकार्य पुस्तकों को बनाए रखना और भरना स्थापित अभ्यास के अनुरूप है।

एक व्यक्तिगत उद्यमी के हस्ताक्षर

संघीय कानून संख्या 90-एफजेड द्वारा रूसी संघ के श्रम संहिता में किए गए परिवर्तनों ने व्यक्तिगत उद्यमी नियोक्ता को अपने कर्मचारियों के लिए कार्यपुस्तिकाएं रखने के लिए बाध्य किया (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 66)। इसलिए, नियमों का पैराग्राफ 35 अब "व्यक्तियों" पर भी लागू होता है।

यदि किसी व्यक्तिगत उद्यमी ने रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया है कार्य अभिलेख, तो नियोक्ता द्वारा अभिलेखों के प्रमाणीकरण में कोई समस्या नहीं है। सचिव, लेखाकार या कार्मिक निरीक्षक हमेशा की तरह कार्यपुस्तिका में अपना हस्ताक्षर जोड़ेंगे।

यदि "हस्ताक्षर" विवरण कैसे भरें कार्य रिकॉर्ड बुक बनाए रखनाक्या एक व्यक्तिगत उद्यमी इसे स्वतंत्र रूप से करता है? जैसा कि आप जानते हैं, "व्यक्तिगत उद्यमी" नाम नौकरी का शीर्षक नहीं है। लेकिन "हस्ताक्षर" विशेषता अधूरी नहीं हो सकती, इसलिए इस फॉर्म में हस्ताक्षर स्वीकार्य है:

क्या "व्यक्तिगत उद्यमी" नाम को संक्षिप्त नाम "आईपी" से छोटा करना संभव है? एक ओर, विनियमों के अनुसार कार्यपुस्तिका में कोई संक्षिप्तीकरण नहीं होना चाहिए। दूसरी ओर, लेखक के अनुसार, निरीक्षक जुर्माना नहीं लगाएंगे, भले ही इस अपेक्षित में ऐसा संक्षिप्त नाम शामिल हो, क्योंकि न तो नियम और न ही निर्देश अभी तक (उनमें परिवर्तन और परिवर्धन करने से पहले जो उन्हें नए के अनुपालन में लाएंगे) व्यक्तिगत उद्यमियों के संबंध में आरएफ श्रम संहिता के प्रावधानों में इस संबंध में कोई स्पष्टीकरण नहीं है।

निम्नलिखित डिज़ाइन भी एक समाधान हो सकता है:

बेशक, यह पूरी तरह से GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित "हस्ताक्षर" की संरचना के अनुरूप नहीं है, लेकिन यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक व्यक्तिगत उद्यमी के पास कोई पद नहीं है। इसके अलावा, नियमों के खंड 35 में निम्नलिखित कहा गया है: "...इस संगठन में उनके काम के दौरान उनकी कार्यपुस्तिका में की गई सभी प्रविष्टियाँ प्रमाणित हैं नियोक्ता के हस्ताक्षरया इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति कार्य रिकॉर्ड बनाए रखना…».

इन सभी मुद्दों का समाधान हो जाएगा यदि व्यक्तिगत उद्यमी अपने आदेश से रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने के लिए जिम्मेदार एक विशेष अधिकृत व्यक्ति को नियुक्त करता है कार्य अभिलेख
(नियमों का खंड 45)।

कर्मचारी के हस्ताक्षर पर ध्यान दें!

क्या आपने रिकॉर्ड पढ़े हैं?

जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के बाद कार्य रिकॉर्ड बनाए रखना, कर्मचारी का हस्ताक्षर करना आवश्यक है। यहां वास्तव में हमारे सहयोगियों की रचनात्मकता की कोई सीमा नहीं है। अक्सर, कर्मचारी अपना हस्ताक्षर सचिव (कार्मिक अधिकारी या लेखाकार) के सख्त मार्गदर्शन में करता है, और परिणामस्वरूप निम्नलिखित हस्ताक्षर दिखाई दे सकते हैं:

हस्ताक्षर प्रतिलेख में प्रारंभिक अक्षरों की अनुपस्थिति का उल्लेख पहले ही किया जा चुका है, यह एक कमी है;

दूसरा दोष "मैंने रिकॉर्ड पढ़ लिया है" शब्दों की उपस्थिति है, जो किसी भी कानूनी अधिनियम द्वारा प्रदान नहीं किया गया है। यह श्रमिकों की कार्यपुस्तिकाओं में कहाँ दिखाई देता है? जैसा कि उद्यमों के कुछ व्यवसायी बताते हैं, उन्होंने ऐसे रिकॉर्ड का उदाहरण किसी अनुभवी सहकर्मी से या किसी संदर्भ और व्यावहारिक मैनुअल, लेख आदि से लिया। कुछ लोग नियमों के खंड 35 का उल्लेख करते हैं, जिसमें कहा गया है कि "सभी रिकॉर्ड...प्रमाणित हैं।" नियोक्ता के हस्ताक्षर या कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, एक मुहर ... और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर। उनकी राय में, आश्वासन इस तरह दिखना चाहिए।

हालाँकि, यदि आप नियमों के खंड 35 को ध्यान से पढ़ेंगे, तो आप पाएंगे कि प्रमाणीकरण नियोक्ता और कर्मचारी दोनों द्वारा समान रूप से किया जाना चाहिए। तो फिर, उदाहरण के लिए, कार्मिक अधिकारी यह क्यों नहीं लिखता: “रिकॉर्ड सही हैं। मानव संसाधन निरीक्षक ए.ए. समोइलोव"?

तथ्य यह है कि कार्यालय प्रबंधन विशेषज्ञों के विपरीत, मानव संसाधन कर्मचारी और लेखाकार, इस मामले में "आश्वासन" शब्द को सही ढंग से नहीं समझते हैं। वाक्यांश "हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित" को शब्दशः समझा जाना चाहिए। "हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित करना" का सीधा सा अर्थ है संबंधित दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर को दोबारा प्रस्तुत करना।

डिक्रिप्ट करना है या नहीं?

एक और आम गलती यह है कि हस्ताक्षर करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बाद कार्य रिकॉर्ड बनाए रखना(या इसके आगे भी) यह पूरी तरह से समझ से बाहर है कि बिना किसी डिकोडिंग के किसका व्यक्तिगत हस्ताक्षर दिखाई देता है।

तथ्य यह है कि कुछ विशेषज्ञ पूर्ण "हस्ताक्षर" के बजाय, व्यक्तिगत हस्ताक्षर के रूप में इसका केवल एक हिस्सा दर्ज करना पर्याप्त मानते हैं। उनकी राय में, एक हस्ताक्षर और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर समान चीजें हैं। स्वाभाविक रूप से, ऐसा नहीं है.

डिकोडिंग के बिना एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर अपना अर्थ खो देता है, क्योंकि यह उस व्यक्ति के व्यक्तित्व की अनुमति नहीं देता है जिसने इसे बनाया है। कभी-कभी यह समझना भी मुश्किल हो सकता है कि हाथ से लिखा गया एक निश्चित ग्राफिक प्रतीक, किसी का व्यक्तिगत हस्ताक्षर है, क्योंकि कुछ लोगों के पास बहुत ही अजीब स्ट्रोक होते हैं जो हस्ताक्षर का प्रतिनिधित्व करते हैं, उदाहरण के लिए, ये:। विशेष रूप से मूल अन्य देशों के श्रमिकों के हस्ताक्षर हैं, जहां लेखन प्रणाली उस प्रणाली से काफी भिन्न है जिसके हम आदी हैं।

इन कारणों से, डिक्रिप्शन की आवश्यकता है. हालाँकि, यहाँ भी आपत्तियाँ हैं।

ऐसा माना जाता है कि रिकॉर्ड के ब्लॉक को बंद करते समय कर्मचारी के हस्ताक्षर (व्यक्तिगत हस्ताक्षर) को डिकोड करना आवश्यक नहीं है, क्योंकि कर्मचारी ने शीर्षक पृष्ठ पर हस्ताक्षर किए हैं कार्यपुस्तिकाऔर एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर की दूसरे से तुलना करना हमेशा संभव होता है। पहली नजर में यह बात उचित लगती है. लेकिन आइए कल्पना करें कि इस्तीफा देने वाली कर्मचारी एक महिला है जिसने शादी कर ली है और अपना अंतिम नाम बदल लिया है। शीर्षक पृष्ठ पर कार्यपुस्तिकाउचित परिवर्तन किये गये हैं। उदाहरण के लिए, एक कार्यकर्ता का उपनाम वोल्कोवा था, लेकिन अपने पति के बाद वह जैतसेवा बन गई। इस आधार पर, सभी नियमों के अनुसार, पिछले उपनाम "वोल्कोवा" को सावधानीपूर्वक काट दिया गया, और पुराने उपनाम "जैतसेवा" के स्थान पर नया उपनाम दर्ज किया गया। हालाँकि, कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर, इस कार्यकर्ता ने उसके अनुरूप कोई अन्य हस्ताक्षर नहीं किया नया नाम, क्योंकि यह नियमों द्वारा प्रदान नहीं किया गया है। फिर, यह पता चला है कि डिकोडिंग के बिना हस्ताक्षर, जो बर्खास्तगी पर रिकॉर्ड के एक ब्लॉक को प्रमाणित करता है, "मालिक रहित" है।

पद के साथ या उसके बिना?

एक अन्य विकल्प यह है कि जब कर्मचारी के हस्ताक्षर पूरी तरह से नियमों के अनुसार नहीं किए जाते हैं: एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर होता है, एक प्रतिलेख होता है, लेकिन कर्मचारी की स्थिति का कोई संकेत नहीं होता है, उदाहरण के लिए, "आई.आई. इवानोव।"

लेकिन स्थिति के संकेत का अभाव "हस्ताक्षर" विशेषता को अधूरा बना देता है। इसके अलावा, कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और बर्खास्त कर्मचारी के हस्ताक्षर समान नियमों के अनुसार किए जाने चाहिए, क्योंकि नियमों का खंड 35 उनके बीच अंतर नहीं करता है। इस प्रकार, कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर स्थिति को इंगित किए बिना अकल्पनीय हैं (उदाहरण 3 देखें)। फिर जब कर्मचारी हस्ताक्षर करता है तो ऐसे निर्देश की अनदेखी क्यों की जाती है? लेखक की राय में, दोनों हस्ताक्षरों को समान नियमों के अनुसार पुन: प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

कभी-कभी कार्यपुस्तिका में कर्मचारी के हस्ताक्षर में स्थिति दर्शाने के विरुद्ध एक असामान्य तर्क दिया जाता है। ऐसा माना जाता है कि इस्तीफा देने वाला कर्मचारी पहले से ही "कटा हुआ टुकड़ा" है, यानी, वह अब कर्मचारी नहीं है, और इसलिए उसकी स्थिति को इंगित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उसके पास कोई नहीं है।

लेकिन ऐसा तर्क रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों का खंडन करता है। कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 84.1, बर्खास्तगी का दिन (रोजगार अनुबंध की समाप्ति का दिन) काम का आखिरी दिन है। इस दिन, बर्खास्तगी का रिकॉर्ड बनाया जाना चाहिए (नियमों का खंड 10), और जारी भी किया जाना चाहिए रोजगार इतिहासकर्मचारी के हाथ में. इस दिन को टाइमशीट पर काम के रूप में दर्शाया गया है। अर्थात्, काम के आखिरी दिन, एक व्यक्ति अभी भी रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित श्रम कार्य के अनुसार काम कर रहा है, जिसका अर्थ है कि वह स्टाफिंग शेड्यूल (श्रम संहिता के अनुच्छेद 15) के अनुसार अपनी स्थिति के अनुसार काम कर रहा है। रूसी संघ)। इस प्रकार, बर्खास्त कर्मचारी का पद नहीं जाता है।

ये सभी तर्क कर्मचारी के हस्ताक्षर में स्थिति को इंगित करने की आवश्यकता को इंगित करते हैं।

साथ ही, एक चेतावनी भी है। आइए कल्पना करें कि दिवंगत कर्मचारी ने कानूनी सलाहकार का पद संभाला था। उनका हस्ताक्षर इस तरह दिखेगा:

अब आइए कल्पना करें कि एक स्वचालित नियंत्रण प्रणाली इंजीनियर नौकरी छोड़ देता है। तकनीकी प्रक्रियाएंतकनीकी सहायता विभाग (इसके अनुसार यह नाम ऐसा दिखता है स्टाफिंग टेबल, कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध और रोजगार रिकॉर्ड कार्यपुस्तिका). ऐसे कार्य शीर्षकों को पुन: प्रस्तुत करने में आधा पृष्ठ लग सकता है कार्यपुस्तिका(कर्मचारी की लिखावट के आधार पर)। यह स्पष्ट है कि यह अत्यंत असुविधाजनक हो सकता है। एक और दिलचस्प स्थिति तब उत्पन्न हो सकती है जब कार्य रिकॉर्ड बनाए रखनाउदाहरण के लिए, एक कार्मिक निरीक्षक द्वारा किया जाता है, और बर्खास्त कर्मचारी की स्थिति समान होती है। इन मामलों में क्या करें? लेखक के अनुसार, आप नौकरी के शीर्षक को "कर्मचारी" शब्द से बदल सकते हैं:

तथ्य यह है कि नियमों के अनुच्छेद 35 में कहा गया है कि "सभी रिकॉर्ड...प्रमाणित हैं...और कर्मचारी द्वारा स्वयं हस्ताक्षरित हैं।" उसी समय, GOST R 6.30-2003 का औपचारिक रूप से पालन किया जाएगा, और दोनों हस्ताक्षर (प्रविष्टियाँ करने वाले के) कार्यपुस्तिका, और इस्तीफा देने वाले कर्मचारी) को समान रूप से किया जाएगा।

लेखक नियोक्ताओं को सलाह देता है कि वे लंबे और "फुल्के" नौकरी शीर्षकों के चक्कर में न पड़ें। यह कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है, और इसके अलावा, कार्मिक परिवर्तन में समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं।

हस्ताक्षर और मुहर के लिए स्थान

यह स्वीकार किया जाता है कि कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और कर्मचारी के हस्ताक्षर कॉलम 3 में, एक के नीचे एक, बिना पंक्तियों को छोड़े स्थित होते हैं।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, कभी-कभी इस्तीफा देने वाले कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर सचिव या कार्मिक निरीक्षक के हस्ताक्षर के समान होते हैं। यह पूरी तरह से अस्वीकार्य है. सबसे पहले, ऐसा प्रतीत हो सकता है कि दूसरा हस्ताक्षर सचिव (या मानव संसाधन निरीक्षक) द्वारा फिर से किया गया था, खासकर यदि उसका "वास्तविक" हस्ताक्षर सील छाप द्वारा पूरी तरह से कवर (छिपा हुआ) हो। दूसरे, यदि ये दोनों हस्ताक्षर सभी नियमों के अनुसार किए गए हैं, तो वे एक पंक्ति में फिट नहीं हो सकते। तीसरा, नियमों का खंड 35 हस्ताक्षरों का क्रम स्थापित करता है - पहले जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, फिर कर्मचारी के।

कड़ाई से बोलते हुए, जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद, उसे तुरंत एक स्टाम्प लगाना होगा। लेकिन व्यवहार में, स्टांप अक्सर कर्मचारी के हस्ताक्षर करने के बाद लगाया जाता है। ऐसा संभवतः सील छाप को सबसे बेहतर ढंग से लगाने के लिए किया जाता है।

व्यवहार में स्थापित नियमों के अनुसार, मुहर छाप में व्यक्तिगत हस्ताक्षर, साथ ही दस्तावेज़ या पाठ के महत्वपूर्ण विवरण नहीं छिपने चाहिए। सील को केवल स्थिति के नाम को थोड़ा सा कवर करना चाहिए। लेकिन रोजगार इतिहासइसका एक छोटा प्रारूप (आकार) है रोजगार इतिहाससामान्य पासपोर्ट के समान), और सील छाप को सफलतापूर्वक लगाना हमेशा संभव नहीं होता है। कुछ लोग दाहिनी ओर मोहर लगा देते हैं और फिर बर्खास्तगी आदेश का विवरण पढ़ना कठिन हो जाता है। यह बहुत संभव है कि कर्मचारी पेंशन के लिए आवेदन करते समय पेंशन निधिरूस को इस अवधि की पुष्टि की आवश्यकता होगी सेवा की लंबाईअभिलेखीय जानकारी, जो समय के साथ काफी कठिन हो सकती है। मुहर छाप के लिए बर्खास्तगी की तारीख को छिपाना भी असंभव है, क्योंकि कॉलम 2 में इंगित बर्खास्तगी की तारीख सेवा की लंबाई की गणना के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

लेखक सलाह देता है कि मोहर लगाने से न डरें ताकि वह नीचे की खाली पंक्तियों पर कब्जा कर ले। ये पूरी तरह से स्वीकार्य है. अगला संगठन पिछले संगठन की मुहर वाली पंक्तियों को छोड़कर, अपने रिकॉर्ड के ब्लॉक को खोलेगा। ये पंक्तियाँ खाली नहीं हैं, जैसा कि कुछ विशेषज्ञ ग़लत मानते हैं। वे प्रदत्त विशेषता द्वारा व्याप्त हैं, भले ही यह विशेषता इन पंक्तियों को उनकी पूरी चौड़ाई में व्याप्त न करती हो।

कौन सी मुहर?

नियामक दस्तावेजों के अनुसार कार्यपुस्तिकाइसे संगठन की मुहर और मानव संसाधन विभाग की मुहर दोनों के साथ चिपकाया जा सकता है।

मानव संसाधन विभाग की मुहर अनिवार्य नहीं है; अक्सर, नियोक्ता सभी मामलों के लिए केवल एक ही मुहर से काम चलाते हैं। इसके अलावा, यदि अभी भी मानव संसाधन विभाग की मुहर है, तो आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि यह केवल मानव संसाधन अधिकारी के हस्ताक्षर पर चिपका हुआ है। यदि, किसी कारण से, बर्खास्तगी रिकॉर्ड स्वयं प्रबंधक द्वारा तैयार किया जाता है (उदाहरण के लिए, काम पर कार्मिक निरीक्षक की अनुपस्थिति में), तो उसके हस्ताक्षर को विशेष रूप से संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है। वहीं, विपरीत स्थिति (संगठन की मुहर मानव संसाधन अधिकारी के हस्ताक्षर पर लगी होती है) बिल्कुल कानूनी है, भले ही संगठन के पास मानव संसाधन विभाग की मुहर हो।

यदि संगठन के पास कार्मिक विभाग नहीं है, तो कार्मिक विभाग के लिए सील का आदेश देना पूरी तरह से अव्यावहारिक है। ऐसे मामलों में, कई लोग उन मुहरों का उपयोग करते हैं जिन पर "दस्तावेजों के लिए" या "के लिए" लिखा होता है कार्मिक दस्तावेज़" हालाँकि, नियम और निर्देश विशेष रूप से कार्मिक विभाग की मुहर (यानी, संबंधित संरचनात्मक इकाई की मुहर) का संकेत देते हैं, न कि किसी अन्य साधारण मुहर का। अर्थात्, "दस्तावेज़ों के लिए" या "कार्मिक दस्तावेज़ों के लिए" मुहर का उपयोग करें कार्यपुस्तिकागलत. हालांकि इंस्पेक्टर इस ओर कम ही ध्यान देते हैं. लेकिन यदि आप इन नियमों का कड़ाई से पालन करते हैं, तो सचिव को कार्यपुस्तिका में अपने हस्ताक्षर केवल संगठन की मुहर के साथ प्रमाणित करने होंगे।

अतः बर्खास्तगी रिकार्ड बनाकर हस्ताक्षर एवं मुहर द्वारा प्रमाणित कर कर्मचारी को सौंप दिया गया है। साथ ही, आपको कर्मचारी को टी-2 फॉर्म में एक व्यक्तिगत कार्ड और हस्ताक्षर के लिए एक ट्रैफिक रिकॉर्ड बुक देना याद रखना चाहिए कार्य अभिलेख. इसके बाद कर्मचारी के साथ सहयोग पूर्ण माना जा सकता है।

* * *

इस प्रकार, पंजीकरण प्रक्रिया कार्यपुस्तिकाकिसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय अत्यधिक सावधानी और कुछ बारीकियों के ज्ञान की आवश्यकता होती है, जिनका उल्लेख न तो नियमों में और न ही निर्देशों में किया गया है। निस्संदेह, इनमें से कुछ बारीकियाँ केवल औपचारिक प्रकृति की हैं, और छोटी त्रुटियों के लिए जुर्माने के रूप में प्रशासनिक दंड नहीं दिया जाएगा (हालाँकि उन्हें श्रम निरीक्षणालय की निरीक्षण रिपोर्ट में नोट किया जा सकता है)। लेकिन हमें याद रखना चाहिए कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँअन्य संगठनों को प्रदर्शित करें कि नियोक्ता मानव संसाधन प्रक्रियाओं और उसके कर्मियों को कितनी गंभीरता और जिम्मेदारी से लेता है। इसके अलावा, हमारे देश में आप कभी नहीं जानते कि अगला सुधार कैसा होगा और आज की छोटी गलतियों के परिणाम क्या होंगे। खैर, और, शायद, सबसे महत्वपूर्ण बात एक विशेषज्ञ का पेशेवर गौरव है, जिसे उसे अपने पेशेवर क्षेत्र में मामूली नियमों की भी उपेक्षा करने की अनुमति नहीं देनी चाहिए।

बदला हुआ कार्यपुस्तिकाएँ बनाए रखने के नियम? हाँ!

पहले सब कुछ सरल था. नया कार्यपुस्तिकाहमने इसे केवल उस कर्मचारी के लिए शुरू किया था जो अपनी पहली नौकरी के लिए आवेदन कर रहा था। यदि पिछली कार्यपुस्तिका खो जाती थी या क्षतिग्रस्त हो जाती थी, तो उसके स्थान पर एक डुप्लिकेट जारी किया जाता था। अब दोनों ही स्थितियों में हमें नया जारी करना होगा कार्यपुस्तिका! बेईमान श्रमिकों के लिए श्रम संहिता के नए प्रावधान क्या अवसर खोलते हैं? में प्रकाशित लेख "डुप्लिकेट के बजाय, हम एक नई कार्यपुस्तिका जारी करते हैं" में सभी विवरण हैंपत्रिका का अगस्त अंक2007 के लिए "उद्यम में कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रवाह"।

3 कृपया ध्यान दें कि कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियाँ बिना किसी संक्षिप्तीकरण के की जाती हैं। साथ ही, "हस्ताक्षर" विशेषता के शुरुआती अक्षर इस अर्थ में संक्षिप्त नाम नहीं हैं, इसलिए पूरा नाम और संरक्षक लिखना आवश्यक नहीं है।

4 साथ ही, कार्य पुस्तकों और आवेषणों के लेखांकन रूपों के लिए रसीद और व्यय पुस्तक का उल्लेख प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के अखिल रूसी वर्गीकरण में किया गया है और यह GOST R 6.30-2003 के अधीन है। इस वर्गीकरण में एक दस्तावेज़ भी शामिल है जैसे चरवाहे (चरवाहे, चरवाहे, आदि) की किताब।

5 ध्यान दें कि कर्मचारी के हस्ताक्षर हटा दिए गए हैं कार्यपुस्तिका, यदि वह कार्य के अंतिम दिन बर्खास्तगी दर्ज करते समय सीधे उपस्थित था। इस नियम के अपवाद ऐसे मामले हैं जब कर्मचारी उस दिन काम से अनुपस्थित रहता है या किसी कारण से कार्यपुस्तिका (नियमों के खंड 39) पर हस्ताक्षर करने से इनकार कर देता है।

6 उदाहरण के लिए, यदि रोजगार अनुबंध में पद के नाम के साथ एक संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया गया है, तो एक कर्मचारी को केवल स्थानांतरण के माध्यम से उसी पद के लिए दूसरे विभाग (दुकान) में "स्थानांतरित" किया जा सकता है, न कि अधिक सुविधाजनक स्थानांतरण के माध्यम से इस मामले में।

कार्य पुस्तकों का पंजीकरण कुछ नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए जो रूसी संघ के श्रम कानून का खंडन नहीं करते हैं। यह बात मुहरों पर भी लागू होती है। जब किसी कर्मचारी को बर्खास्त किया जाता है तो स्टाम्प रिकॉर्ड पर लगाया जाता है, साथ ही कार्यपुस्तिका की शुरुआत में भी, जब किसी व्यक्ति को उसकी पहली नौकरी मिलती है। श्रम रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार प्रत्येक विशेषज्ञ को यह जानना चाहिए कि क्या श्रम पुस्तिका में मानव संसाधन विभाग की मुहर लगाना संभव है।

पुस्तकें भरने की प्रक्रिया दो मुख्य दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित होती है। ये रखरखाव के नियम हैं, साथ ही निर्देश भी हैं जिनके अनुसार दस्तावेज़ भरा जाता है। यदि आप निर्देशों और नियमों में प्रस्तुत जानकारी का विस्तार से अध्ययन करते हैं, तो आप निष्कर्ष निकाल सकते हैं: कंपनी और कार्मिक विभाग की मुहरें तीन मामलों में कार्यपुस्तिका में रखी जाती हैं:

• किसी दस्तावेज़ को उसके पहले निष्पादन के दौरान सबमिट करते समय (पहली शीट पर))
• किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा बदलते समय (अंदर के कवर पर))
• किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी पर दस्तावेज़ तैयार करते समय ("कार्य सूचना" कॉलम में)।

जब किसी संगठन में कोई कर्मचारी कोई प्रविष्टि प्राप्त करता है, तो उसे उस पर एक मोहर लगानी होती है। यह एक छोटा आयताकार प्रिंट है जो या तो पुस्तक के अंदर या उसके शीर्षक पृष्ठ पर स्थित होता है।

विशेषज्ञों का कहना है कि कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने और भरने से जुड़ी सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं में से एक गलत तरीके से लगाए गए टिकट हैं। तथ्य यह है कि आज ऐसे कोई अधिनियम नहीं हैं जो इस मुद्दे को नियंत्रित कर सकें। इस प्रकार, कार्मिक विभाग के अनुभवी कर्मचारियों को भी कभी-कभी पता नहीं होता है कि इस त्रुटि के साथ क्या किया जाए, की गई प्रविष्टि को कैसे ठीक किया जाए या रद्द किया जाए।

यह स्पष्ट है कि पुस्तक में गलत मोहर छोड़ना और भविष्य में उस पर ध्यान न देना असंभव है। तथ्य यह है कि भविष्य में पेंशन फंड के कर्मचारियों द्वारा पेंशन की गणना करते समय विवादास्पद मुद्दे उठ सकते हैं। कुछ विशेषज्ञ ऐसी त्रुटियों को गलत नौकरी की जानकारी, जैसे कर्मचारी का नाम या स्थिति की तरह ही ठीक करने का सुझाव देते हैं।

सुधार एल्गोरिथ्म इस प्रकार हो सकता है। मुहर के बगल में, एक नोट रखा गया है जो दर्शाता है कि मुहर गलत तरीके से लगाई गई है, और आपको अंतिम मुहर के पीछे क्रमांक अंकित करना होगा। कर्मचारी को भविष्य में सुधार के साथ समस्याओं से बचाने के लिए, कार्यस्थल पर उन दस्तावेजों की प्रतियों का अनुरोध करने की अनुशंसा की जाती है जो इस सुधार की वैधता की पुष्टि करते हैं।

कार्यपुस्तिका में कौन से टिकट लगाना वर्जित है?

कभी-कभी मानव संसाधन कर्मचारी गंभीर गलती करते हैं। कुछ लोग यह नहीं जानते होंगे कि आप अपनी कार्यपुस्तिका पर मानव संसाधन विभाग की मोहर नहीं लगा सकते, लेकिन वे इस नियम को तोड़ते हैं। तथ्य यह है कि अब "नियोक्ता की मुहर" की अवधारणा "नियोक्ता की कार्मिक सेवा की मुहर" की अवधारणा के समान नहीं है। कार्मिक अधिकारी इन दोनों सीलों में अंतर न करते हुए पहली की जगह दूसरी सील लगा सकते हैं, जो उल्लंघन है।

नए नियमों के अनुसार, जिन्हें कई बार संशोधित किया गया है, अब से श्रम संहिता "संगठन" शब्द के बजाय "नियोक्ता" शब्द का उपयोग करती है। पहले (अब की तरह) बहुत से व्यक्ति ऐसे हैं व्यक्तिगत उद्यमी, कार्मिक विभाग का आयोजन नहीं किया, क्योंकि उनकी कोई बड़ी आवश्यकता नहीं थी। इस प्रकार, नियोक्ता स्वयं कर्मचारी की कार्यपुस्तिका तैयार करता है।

इसीलिए नियमों का पैराग्राफ, जो पहले मानव संसाधन विभाग की मुहर को कार्यपुस्तिका में लगाने की अनुमति देता था, बदल दिया गया। परिवर्तन किए जाने के क्षण से, मानव संसाधन अधिकारियों के मन में यह प्रश्न नहीं होना चाहिए कि कार्यपुस्तिका में मानव संसाधन विभाग की मुहर वैध है या नहीं, क्योंकि उन्हें यह जानना आवश्यक है कि यह निषिद्ध है। प्रतिबंध सभी कानूनी संस्थाओं पर लागू होता है।

प्रतिबंध कब से लागू है और कुछ बारीकियाँ?

मुख्य परिवर्तन, जिसके परिणामस्वरूप कार्यपुस्तिका में कार्मिक सेवाओं की मुहर लगाने पर प्रतिबंध लगा दिया गया, 2008 में किए गए थे। फिर सरकार रूसी संघनियमों में अनुच्छेद 35 को बदल दिया गया, जिसमें वाक्यांश "नियोक्ता की मुहर" को "संगठन की मुहर (एचआर सेवा)" में बदल दिया गया था। यह इस प्रश्न का उत्तर होगा कि किस वर्ष से कार्यपुस्तिका पर मानव संसाधन विभाग की मोहर नहीं लगाई गई है।

वहीं, एक और स्थिति है जो इससे बिल्कुल उलट है. किसी भी संगठन की प्रेस के सामने कई विशिष्ट आवश्यकताएँ प्रस्तुत की जा सकती हैं। इसका आकार गोल होना चाहिए और इसमें रूसी में कंपनी का पूरा नाम, साथ ही स्थान का पता भी होना चाहिए। ये नियम 1998 से लागू हैं और अभी भी संशोधित किए जा रहे हैं। साथ ही, नियोक्ता के पास स्वयं कई मुहरें हो सकती हैं, जिनका उपयोग करने का उसे अधिकार है यदि उन पर सभी आवश्यक विवरण दर्शाए गए हों। इस मामले में, कार्मिक विभाग में संग्रहीत मुहर भी संगठन की मुहरों में से एक है। इस दृष्टिकोण के अनुसार, इसका उपयोग बर्खास्तगी पर कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियों की पुष्टि करने के लिए किया जा सकता है।

इस बात पर विवादों से बचने के लिए कि क्या किसी कार्यपुस्तिका में दस्तावेजों पर मुहर लगाना संभव है, आपको सबसे सरल और सबसे आधिकारिक मार्ग का पालन करना चाहिए। प्रत्येक नियोक्ता को ऐसे संगठन की मुहर अवश्य लगानी चाहिए जिससे भविष्य में अनावश्यक समस्याएं पैदा न हों।

अगर सील न हो तो क्या करें

रूसी संघ में लागू कानून के अनुसार, कार्यपुस्तिका में पहली प्रविष्टि और मुहर कंपनी के कार्मिक विभाग में लगाई जाती है जहां कर्मचारी को पहली बार नौकरी मिली थी। बाद की सभी मुहरें बर्खास्तगी रिकॉर्ड के स्थान पर लगाई जाती हैं। कई बार कार्यपुस्तिका भरते समय मानव संसाधन विभाग का कोई कर्मचारी गंभीर गलती कर देता है और उस पर मुहर नहीं लगाता है।

कुछ विशेषज्ञों का मानना ​​है कि पुस्तक भरते समय उसके पहले पृष्ठ पर स्टाम्प का न होना कोई त्रुटि नहीं है, क्योंकि भविष्य में इसे अमान्य करने के लिए यह पर्याप्त आधार नहीं है। लेकिन अभी भी यह स्थितिभविष्य में समस्याओं से बचने के लिए इसे ठीक करना उचित है।

यदि कंपनी का वह स्थान जहां पहली मुहर लगाई जानी थी अज्ञात है, तो वकील शहर अभिलेखागार कर्मचारियों से संपर्क करने की सलाह देते हैं। आप जिस संगठन की तलाश कर रहे हैं उसके बारे में सारी जानकारी यहां संग्रहीत है। इसलिए, आप इस संगठन में कर्मचारी के रोजगार के आदेश की एक प्रति का अनुरोध कर सकते हैं या इस तथ्य को स्थापित करने के अनुरोध के साथ अदालत जा सकते हैं कि वह व्यक्ति इस कंपनी का कर्मचारी था। कंपनी का स्थान स्थापित करने के बाद, निदेशक से संपर्क करने पर, बाद वाले को कार्यपुस्तिका के उच्च-गुणवत्ता और उचित पंजीकरण से इनकार नहीं करना चाहिए। इसके अलावा, पहले पृष्ठ पर कानूनी तौर पर कंपनी की मुहर लगी होती है, मानव संसाधन विभाग की नहीं।

अन्य मामलों में, यदि यह पाया गया कि बर्खास्तगी रिकॉर्ड के स्थान पर कोई मुहर नहीं है, तो कर्मचारी को संगठन की मुहर लगाने के अनुरोध के साथ इस संगठन से संपर्क करने का अधिकार है। कानूनी आधारगुम हुई मुहर को एक रोजगार अनुबंध, उसकी प्रमाणित प्रति, साथ ही कई प्रमाणपत्रों और उद्धरणों पर चिपकाया जा सकता है।

श्रम कानून में और बदलाव संभव

रूसी संघ का कानून लगातार बदल रहा है और आसपास की वास्तविकताओं के अनुरूप ढल रहा है। यह श्रम सहित गतिविधि के सभी क्षेत्रों पर लागू होता है। निकट भविष्य में, देश के अधिकारी टिकटों को समाप्त करने की संभावना पर विचार कर रहे हैं, और संभवतः, सामान्य रूप से कार्यपुस्तिकाएँ भी।

आज, इस परियोजना को आर्थिक विकास मंत्रालय द्वारा नियंत्रित किया जा रहा है, जिसका प्रस्ताव है कि सभी वाणिज्यिक उद्यम कार्य पुस्तकों में टिकट लगाने से इनकार कर दें। ऐसे में भविष्य में भी ऐसी ही उम्मीद है पंजीकरण प्रक्रियाकिसी भी प्राइवेट कंपनी का बजट कम हो जाएगा और सस्ता भी हो जाएगा।

परिणामस्वरूप, सभी मानव संसाधन विभागों की गतिविधियों को पूरी तरह से पुनर्गठित किया जा सकता है। साथ ही, परियोजना योजना एलएलसी और जेएससी के संबंध में इस नवाचार का प्रावधान करती है। समस्या यह है कि इस मामले में श्रम कानून का पूर्ण आधुनिकीकरण करना आवश्यक है, क्योंकि कार्यपुस्तिका कर्मचारी के कार्य अनुभव को रिकॉर्ड करने वाला दस्तावेज़ नहीं रह जाएगी। आख़िरकार, यह कर्मचारी एक निजी कर्मचारी बन सकता है संयुक्त स्टॉक कंपनी, और वह संगठन जिसमें दस्तावेज़ एक ही समय में बनाए रखा जाएगा। नतीजतन, कार्यपुस्तिका का सार खो जाएगा, और कार्य अनुभव को रिकॉर्ड करने के लिए एक पूरी तरह से अलग प्रणाली विकसित करनी होगी।

रोजगार अनुबंध को बर्खास्त करने और समाप्त करने की प्रक्रिया जटिल और बहुआयामी है। साथ ही, इसे कार्यपुस्तिका में सही ढंग से नोट किया जाना चाहिए - कर्मचारी की स्थिति में परिवर्तन दर्ज करने वाला मुख्य दस्तावेज़।

किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय लगाए जाने वाले स्टांप के कारण बड़ी संख्या में विवाद होते हैं। कई लोग इसके प्रकार, आवश्यकता, प्लेसमेंट नियमों और कार्रवाई की प्रक्रिया में रुचि रखते हैं यदि यह जारी किए गए दस्तावेज़ में नहीं है। हम अपने आर्टिकल में इन विषयों पर बात करेंगे.

नियोक्ता के प्रबंधन के जिम्मेदार कर्मचारियों और मानव संसाधन विभाग के विशेषज्ञों को बर्खास्तगी के प्रत्येक नोटिस पर मुहर लगाने के लिए बाध्य किया गया है। यह एक साधारण कारण से आवश्यक है - उपयुक्त स्टाम्प के बिना इस बात की कोई गारंटी नहीं होगी कि बर्खास्तगी का नोटिस वास्तविक है। इस आधार पर नया नियोक्ताआपको रोजगार से वंचित किया जा सकता है।

इसलिए ध्यान रखें - यदि आपको अपनी कार्यपुस्तिका प्राप्त होने पर कोई सील नहीं मिलती है, तो आपको इसे मानव संसाधन विभाग को वापस देना होगा और संबंधित दावा दायर करना होगा। बिना स्टांप के वर्क परमिट लेना एक बड़ी गलती है, और यदि आप यह कहते हुए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं कि संगठन के खिलाफ आपका कोई दावा नहीं है, तो भविष्य में वे आपको स्टांप देने की संभावना नहीं रखते हैं।

मोहर कहाँ लगाई जाती है?

पर्याप्त रुचि पूछो, जो विशेषज्ञों और श्रमिकों दोनों द्वारा पूछा जाता है। मुद्दा यह है कि मुहर महत्वपूर्ण जानकारी को अस्पष्ट नहीं करना चाहिए और साथ ही रिकॉर्ड से अलग नहीं होना चाहिए। इसलिए, अधिकांश सही स्थानबाएं कोने में बर्खास्तगी की सूचना के नीचे सीधे मुहर लगाएं। इस मामले में, यह वांछनीय है कि यह थोड़ा पाठ कैप्चर करता है, लेकिन इसे ओवरलैप नहीं करता है - इस तरह यह एक साथ कारण नहीं बनेगा विवादास्पद मामले, और पाठ को नुकसान नहीं पहुंचाएगा। इस मामले में, मुहर के दाईं ओर पर्याप्त जगह होनी चाहिए ताकि दो हस्ताक्षर किए जा सकें।

क्या मुझे मुहर प्रमाणित करने की आवश्यकता है?

हाँ, ऐसी आवश्यकता का उल्लेख किया गया है श्रम कोडआरएफ.प्रत्येक मुहर की पुष्टि दो हस्ताक्षरों से होनी चाहिए। पहला जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा डाला जाता है जिसने बर्खास्तगी की जानकारी भरी थी। दूसरा हस्ताक्षर कार्यपुस्तिका के मालिक द्वारा स्वयं इसकी जाँच करने और यह सुनिश्चित करने के बाद किया जाता है कि सब कुछ दस्तावेजों के साथ क्रम में है।

इसके अलावा, जिम्मेदार कर्मचारी है हर अधिकारअतिरिक्त रूप से उस पर एक स्टिकर चिपकाकर सील की रक्षा करें - गोस्ज़्नक द्वारा निर्मित एक होलोग्राम। इसकी उपस्थिति आवश्यक नहीं है, लेकिन इसका उपयोग अक्सर मुहरों, हस्ताक्षरों और अन्य की सुरक्षा के लिए किया जाता है महत्वपूर्ण सूचनासंपादनों से.

यदि सील गलत तरीके से लगाई गई हो तो क्या करें?

कई बार ऐसा होता है कि सील गलती से लग जाती है. ऐसा कई मामलों में हो सकता है:

• ग़लत सील का उपयोग किया गया था;
• मुहर गलत रिकॉर्ड को प्रमाणित करती है;
• बर्खास्तगी का रिकार्ड ही गलत है।

यह त्रुटि भविष्य में महत्वपूर्ण समस्याएँ पैदा कर सकती है और इसे तुरंत ठीक किया जाना चाहिए। लेकिन ये करना इतना आसान नहीं है. डी आरंभ करने के लिए, आपको एक अधिनियम तैयार करना होगा जिसे समीक्षा के लिए प्रबंधन को प्रस्तुत करना होगा।इसके बाद, अधिनियम के आधार पर, आपको श्रम रिकॉर्ड में प्रविष्टि बनाने के लिए एक आदेश तैयार करना होगा।

अगला कदम होगा श्रम दस्तावेज़ में एक अलग पंक्ति जोड़ना, मुहर द्वारा प्रमाणित वस्तु को रद्द करना।यही एकमात्र तरीका है जिससे वह अपनी शक्ति खो देगी। ऐसे रिकॉर्ड में मुख्य बात वर्तमान आदेश का संदर्भ होगा, जो पहले शुरू किए गए बर्खास्तगी खंड को रद्द करने का अधिकार देता है।

अंतिम चरण होगा वर्तमान जानकारी और संगठन की सही मुहर वाले एक अलग पैराग्राफ के रूप में एक नया संशोधन करना।

कार्यपुस्तिकाओं में स्टाम्प किस दिनांक से रद्द किये जाते हैं? क्या सभी को कार्यपुस्तिकाओं में स्टाम्प देने से इंकार करने का अधिकार है? क्या मुहरों का उपयोग करने से इनकार करने का आदेश जारी करना आवश्यक है? आइए इसका पता लगाएं।

परिचयात्मक जानकारी

7 अप्रैल 2015 से, संगठन गोल मुहरों का उपयोग बंद कर सकते हैं। 6 अप्रैल के संघीय कानून के लागू होने के बाद उन्हें यह अधिकार प्राप्त हुआ। 2015 नंबर 82-एफजेड। इस तिथि से, एलएलसी और जेएससी को स्वतंत्र रूप से यह निर्णय लेने का अधिकार है कि मुहर लगानी है या नहीं।

लेकिन क्या कार्यपुस्तिकाओं में टिकट लगाना आवश्यक है? यह प्रश्न कई कार्मिक अधिकारियों और लेखाकारों को चिंतित करता है। इसके अलावा यह मुद्दा श्रमिकों के लिए भी महत्वपूर्ण है। आख़िरकार, बहुत से लोग बहुत नाखुश होंगे यदि उनकी कार्यपुस्तिकाओं में कोई टिकट न हो।

विवादित मसला

सील का उपयोग करने के लिए एलएलसी और जेएससी का दायित्व केवल संघीय कानून (26 दिसंबर, 1995 के संघीय कानून के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 7, अनुच्छेद 2, संख्या 208-एफजेड, अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 5, अनुच्छेद 2) में स्थापित किया जा सकता है। 02/08/1998 का ​​संघीय कानून संख्या 14-एफजेड)। हालाँकि, संघीय कानूनों में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियों को प्रमाणित करने के लिए मुहर का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। यह पता चला है कि संगठनों को यह अधिकार है कि यदि उनके पास मुहर नहीं है तो कार्यपुस्तिकाओं पर मुहर न लगाएं।

हालाँकि, ऐसे उपनियम हैं जो संगठनों को शीर्षक पृष्ठ पर और बर्खास्तगी पर मुहर लगाने के लिए बाध्य करते हैं। इन आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के खंड 35 के पैराग्राफ 1 में;
• 10 अक्टूबर 2003 नंबर 69 के रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के पैराग्राफ 2.2 के पैराग्राफ 2, पैराग्राफ 2.3 के पैराग्राफ 2

यह दिलचस्प है कि रोस्ट्रुड ने 15 मई, 2015 के पत्र संख्या 1168-6-1 में कहा कि संगठनों को अभी भी कार्य पुस्तकों में प्रविष्टियों को मुहरों के साथ प्रमाणित करना आवश्यक है।

परिणामस्वरूप, एक विवादास्पद स्थिति उत्पन्न हो गई: कानून 7 अप्रैल, 2016 से मुहर नहीं लगाने की अनुमति देता है, और रोस्ट्रुड कार्य पुस्तकों में मुहर लगाने की अनिवार्यता पर जोर देता है।

स्टाम्प उन्मूलन पर श्रम मंत्रालय की परियोजनाएँ

श्रम मंत्रालय ने वर्तमान स्थिति को ठीक करने का निर्णय लिया और "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों में संशोधन पर" एक मसौदा आदेश तैयार किया। यह दस्तावेज़ निर्देशों के पैराग्राफ 2.2 और 2.3 में बदलाव का प्रावधान करता है, जिसके अनुसार पहली शीट पर कार्य पुस्तकों में मुहर केवल "यदि उपलब्ध हो" लगाई जाती है। अर्थात यदि संस्था के पास मुहर नहीं है तो मुहर छाप लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

श्रम मंत्रालय ने कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियमों पर एक मसौदा स्पष्टीकरण भी तैयार किया है।

अधिकारी निम्नलिखित बताते हैं:

• पहले पैराग्राफ 35 का प्रावधान<Правил ведения и хранения трудовых книжек>किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी (रोजगार अनुबंध की समाप्ति) पर उसके काम के दौरान उसकी कार्यपुस्तिका में की गई सभी प्रविष्टियों के मुहर के साथ प्रमाणीकरण पर इस नियोक्ता काव्यावसायिक कंपनियों का अवलोकन किया जाता है यदि कोई मुहर है, साथ ही कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ पर, कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि की जाती है, यदि मुहर है तो किया जाता है;
• काम के दौरान कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में की गई प्रविष्टियाँ नियोक्ता या कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्वयं कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती हैं।
  इस प्रकार, तैयार किए गए मसौदा दस्तावेज़ यह निर्धारित करते हैं कि कार्यपुस्तिकाओं में मुहर तभी लगाई जानी चाहिए जब वह उपलब्ध हो।

इन परियोजनाओं को बाद में आधिकारिक तौर पर मंजूरी दे दी गई, अर्थात्:

रूस के श्रम मंत्रालय के आदेश दिनांक 31 अक्टूबर 2016 संख्या 589 द्वारा "कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्रों के उत्पादन और नियोक्ताओं को उनके प्रावधान के लिए नियमों के आवेदन के कुछ मुद्दों पर स्पष्टीकरण के अनुमोदन पर, 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 "श्रम रिकॉर्ड पर" पुस्तकों के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित;

रूस के श्रम मंत्रालय का आदेश दिनांक 31 अक्टूबर 2016 संख्या 588एन "श्रम मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों में संशोधन पर और सामाजिक विकासरूसी संघ दिनांक 10 अक्टूबर 2003 क्रमांक 69।”