कार्मिक रिकॉर्ड में आदेशों को क्रमांकित कैसे करें। नमूना ऑर्डर बुक

मुख्य गतिविधियों के सभी आदेश उचित क्रम में पंजीकृत होने चाहिए। रिकॉर्ड शीर्षक, दस्तावेज़ की तारीख और अन्य को दर्शाता है महत्वपूर्ण सूचना. एक नमूना प्रविष्टि, एक जर्नल भरने के उदाहरण - यह सब लेख में पाया जा सकता है।

कोई भी आदेश आंतरिक कार्रवाई का एक कानूनी कार्य है, जो आमतौर पर कंपनी के प्रमुख द्वारा जारी किया जाता है अलग विभाजन, शाखा। आदेशों को विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है, जिसमें वह क्षेत्र भी शामिल है जिसे वे विनियमित करते हैं। उदाहरण के लिए, वे कर्मियों से संबंधित हो सकते हैं भौतिक संसाधनउद्यम। साथ ही, आदेशों का एक बड़ा समूह है जो पूरी कंपनी को प्रभावित करने वाले जटिल, जटिल मुद्दों को नियंत्रित करता है। इन्हें मुख्य गतिविधियों के आदेश कहा जाता है। ऐसे दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं:

1. निदेशक की नियुक्ति पर.
2. कंपनी प्रभाग के गठन पर.
3. विकसित स्टाफिंग टेबल के कार्यान्वयन पर.
4. स्थानांतरण प्रणाली की शुरूआत के बारे में वेतनगैर-नकद भुगतान के माध्यम से.
5. वेतन पर्ची भरने के निर्देशों के बारे में।
6. श्रम नियमों की स्थापना पर.
7. 1 या अधिक कर्मचारियों की छंटनी के बारे में.
8. व्यापार रहस्य बनाने वाली जानकारी की सुरक्षा के उपायों पर।
9. श्रमिकों के सामूहिक वित्तीय दायित्व की स्थापना पर.

अन्य प्रकार भी हैं जो मुख्य गतिविधि से संबंधित हैं - वे पंजीकरण लॉग में रिकॉर्डिंग के अधीन हैं। इसके अलावा किसी को भ्रमित नहीं होना चाहिए अलग - अलग प्रकारदस्तावेज़. उदाहरण के लिए, यदि किसी प्रमुख कर्मचारी को मंजूरी देने वाला अधिनियम लागू होता है जिसकी स्थिति चार्टर में निर्दिष्ट है (यह न केवल एक निदेशक हो सकता है, बल्कि यह भी हो सकता है) मुख्य लेखाकार, सुरक्षा सेवा के प्रमुख), ऐसा आदेश विशेष रूप से मुख्य गतिविधि के लिए जर्नल में पंजीकृत किया जाना चाहिए, न कि कर्मियों के लिए।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु- मुख्य गतिविधि और प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों से संबंधित दस्तावेज़ अलग-अलग पंजीकृत किए जाते हैं, क्योंकि बाद वाले 5 वर्षों तक संग्रहीत होते हैं। कृत्यों के पहले समूह के लिए, उन्हें स्थायी रूप से रखा जाना चाहिए ( कम से कम 75 वर्ष पुराना). लॉग को भी उसी अवधि के लिए संग्रहीत किया जाता है।

नमूना जर्नल प्रविष्टि: भरने के लिए निर्देश

किसी आदेश के निर्माण का रिकॉर्ड दर्ज करना अनिवार्य है, क्योंकि इस मामले में दस्तावेज़ अंततः लागू हो जाता है। इस प्रकार, प्रविष्टि इसे एक आंतरिक नियामक अधिनियम के रूप में कानूनी बल देती है, जो पूरे उद्यम या उसके विशिष्ट अलग प्रभाग के भीतर कार्यान्वयन के लिए अनिवार्य है। इसके अलावा, आदेशित निर्धारण प्रणाली के लिए धन्यवाद, खोज बहुत सरल हो गई है आवश्यक दस्तावेज़इसके जैसे हजारों पत्रों के बीच।

शीर्षक पेज

पर शीर्षक पेजजिम्मेदार व्यक्ति निर्धारित करता है:

1. कंपनी का नाम, उसका संगठनात्मक स्वरूप. सामान्य संक्षिप्ताक्षरों की अनुमति है - एलएलसी, पीजेएससी और अन्य, उदाहरण के लिए: डोल्से वीटा एलएलसी।
2. वह दिनांक जब दस्तावेज़ बनाया गया था. यह कैलेंडर वर्ष की शुरुआत के साथ मेल नहीं खा सकता है, जो सामान्य है।
3. वह तारीख जब दस्तावेज़ पूरा हुआ (पूरा हुआ)। अंतिम पृष्ठ). इसके बाद, पत्रिका को दीर्घकालिक भंडारण (कम से कम 75 वर्ष) के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।
4. बनाए रखने के लिए जिम्मेदार - पद, उपनाम, आद्याक्षर।
5. "भंडारण अवधि" कॉलम में "स्थायी रूप से" इंगित करें।

रिकॉर्ड ऑर्डर करें

रिकॉर्ड बनाने की प्रक्रिया स्वतंत्र रूप से स्थापित की जा सकती है, क्योंकि फॉर्म के लिए कोई सख्त कानूनी आवश्यकताएं नहीं हैं। आमतौर पर सभी रिकॉर्ड सारणीबद्ध रूप में दर्ज किए जाते हैं; निम्नलिखित जानकारी इंगित करें:

1. दस्तावेज़ संख्या - क्रमांकन वर्ष की शुरुआत से अंत तक निरंतर क्रम में होता है। दस्तावेज़, जिनके बारे में जानकारी विभिन्न पत्रिकाओं में दर्ज की जाती है, की अलग-अलग संख्या होती है - मुख्य गतिविधियों, कर्मियों आदि पर दस्तावेज़ों का अपना क्रम होता है।
2. इसके बाद दस्तावेज़ के प्रकाशन की तारीख आती है - इस दिन से यह आमतौर पर लागू हो जाता है।
3. फिर शीर्षक दिया जाता है (बिल्कुल क्रम में)। यहां आप लिख भी सकते हैं सारांश.
4. शीटों और अनुलग्नकों की संख्या को स्लैश "/" से चिह्नित किया गया है।
5. "जिम्मेदार" कॉलम में, उन कर्मचारियों के उपनाम और आद्याक्षर दर्ज करें जो जारी आदेश के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार हैं।
6. "परिचयित करें" कॉलम में - कर्मचारियों के उपनाम और आद्याक्षर, जिन्हें लिखित रूप में (हस्ताक्षर के तहत) दस्तावेज़ के पाठ से परिचित होना चाहिए।

यदि चाहें, तो आप एक "नोट्स" कॉलम भी सम्मिलित कर सकते हैं, जहाँ, यदि आवश्यक हो, जारी आदेशों पर संक्षिप्त टिप्पणियाँ लिखी जाती हैं।

जर्नल पूरा होने के बाद, इसके रखरखाव के अंत को औपचारिक रूप देना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आपको सबसे पहले सभी पन्नों पर लेस लगानी होगी और उन्हें एक रस्सी से बांधना होगा। फिर वे शीटों की संख्या लिखते हैं (पन्ने नहीं), एक तारीख डालते हैं और एक प्रतिलेख (अंतिम नाम, प्रारंभिक) के साथ एक हस्ताक्षर करते हैं। ये प्रविष्टियाँ उस जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा की जाती हैं जिसने जर्नल को पूरी अवधि के दौरान रखा (या इस कर्मचारी की जगह लेने वाला व्यक्ति)।

आचरण और जिम्मेदारी के तरीके

लॉग बुक को दो तरीकों से बनाए रखा जा सकता है:

1. परंपरागत रूप से - हस्तलिखित संस्करण। नीले या काले पेन का उपयोग किया जाता है जो निशान या धारियाँ नहीं छोड़ते। सभी प्रविष्टियाँ सावधानीपूर्वक की जाती हैं, सुधार केवल असाधारण मामलों में ही संभव हैं। यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि दस्तावेज़ में फटे हुए पृष्ठ, अतिरिक्त प्रविष्टियाँ (पिछले वाले के बजाय) आदि न हों।
2. इलेक्ट्रॉनिक रूप में: इस मामले में, केवल वही कर्मचारी जिसके पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करने का अधिकार है, जर्नल में प्रविष्टियाँ कर सकता है और उन्हें सही कर सकता है।

दस्तावेज़ भरने के लिए निम्नलिखित कर्मचारी जिम्मेदार हो सकते हैं:

• सचिव;
• सहायक सचिव;
• निदेशक के निर्देश पर नियुक्त अन्य कर्मचारी।

आम तौर पर, विशिष्ट तरीकाप्रबंधन, साथ ही जिम्मेदार व्यक्ति, को एक अलग स्थानीय कानूनी अधिनियम द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसे उद्यम में अपनाया जाता है।

लॉगबुक कैसी दिखती है?

इस दस्तावेज़ का स्वरूप 64 पृष्ठों की एक छोटी पुस्तक है जिसका कवर सुनहरे कार्डबोर्ड (प्रारूप 210*288 मिमी) से बना है। पृष्ठों को जोड़ने और फिर दस्तावेज़ को संग्रहित करने के लिए छेद हैं।

यदि पत्रिका शुरू में नहीं सिली गई थी, तो आपको इसे स्वयं करने की आवश्यकता है।

इसके अलावा, मानव संसाधन विभाग लॉग रखता है: इन लॉग के लिए कोई मानक रूप नहीं हैं, इसलिए किसी संगठन के मानव संसाधन विभाग को उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित करने का अधिकार है। कार्मिक सेवा द्वारा रखी गई पुस्तकों और पत्रिकाओं की पूरी सूची, साथ ही उनके भंडारण की अवधि, रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश दिनांक 25 अगस्त, 2010 संख्या 558 द्वारा अनुमोदित सूची में दर्शाई गई है। क्या इसे रखना संभव है सभी ऑर्डरों का लॉग रखें या क्या प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर के लिए लॉग रखना आवश्यक है? श्रम कानून में ऑर्डर लॉग रखने के लिए नियोक्ता का दायित्व शामिल नहीं है। नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि सभी ऑर्डर के लिए एक लॉगबुक, प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर के लिए कई लॉगबुक, या बिल्कुल लॉगबुक नहीं रखना है। कार्मिक सेवा के कार्य को व्यवस्थित करने की दृष्टि से प्रत्येक प्रकार के आदेश के लिए अलग-अलग जर्नल बनाए रखना तर्कसंगत और अधिक सुविधाजनक लगता है।

क्या ऑर्डर का लॉग इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखना संभव है?

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखना, सबसे पहले, बड़ी जिम्मेदारी का तात्पर्य है। इसके साथ ही, ऑर्डर प्रकृति के दस्तावेज़ीकरण के संग्रह, विश्लेषण और पंजीकरण के लिए अधिक एकाग्रता और कानून के सख्त पालन की आवश्यकता होती है।

क्या पत्रिकाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखना संभव है?

इसलिए, यदि "पिछली अवधि" में कोई आदेश देना आवश्यक है, तो व्यवहार में वे एक अंश (11/1-पी) या किसी अन्य सूचकांक के तहत एक आदेश जारी करने का उपयोग करते हैं। आदेश सूचकांक वर्णमाला के अक्षर में कोई नहीं है कानूनी महत्व. लेकिन, इसके प्रयोग से कार्मिक अधिकारी का कार्य सरल हो जाता है। इसके अलावा, उद्यम द्वारा जारी किए गए आदेशों के लिए नियामक अधिकारियों द्वारा संभावित मांग के मामले में, यह वांछनीय है कि आदेश जारी करने की तारीखें वास्तविक घटनाओं के साथ मेल खाती हैं।
इस दृष्टिकोण से निरीक्षण अधिकारियों की ओर से बढ़ती रुचि से बचा जा सकेगा। त्रुटियों के कृत्रिम सुधार के संबंध में, केवल एक चीज जिसकी यहां अनुशंसा की जा सकती है वह केवल उन दस्तावेजों को प्रतिस्थापित करना है जो अन्य आदेशों के साथ ओवरलैप नहीं होते हैं, विशेष रूप से जिन्हें प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है।
घटनाओं का कालक्रम, सबसे पहले, स्वयं नियोक्ता के लिए आवश्यक है।

ऑर्डर लॉग

लेकिन इस मामले में, इसका नंबर जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए, अन्यथा इसके बिना जर्नल को सीलबंद मानना ​​असंभव है। जिम्मेदार व्यक्ति उद्यम की मुख्य गतिविधियों के संबंध में निदेशक की ओर से प्रभागों के विभागों के प्रमुखों द्वारा आदेश तैयार किए जाते हैं।
यदि किसी जटिल समस्या को हल करने का प्रश्न है, तो प्रबंधक एक विशेष आयोग बना सकता है, जिसमें बहु-विषयक विशेषज्ञ शामिल होंगे। लेकिन, चूंकि कार्य न केवल बुनियादी हैं, बल्कि परिचालनात्मक भी हैं, इसलिए आदेशों को वर्गीकृत किया जाना चाहिए। आप यह विकल्प पेश कर सकते हैं:

1. मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश. ऐसे आदेश संगठनात्मक कार्यों के कार्यान्वयन के हिस्से के रूप में जारी किए जाते हैं।
2. प्रशासनिक गतिविधियों पर आदेश.

उपरोक्त क्षेत्रों में ऑर्डर अलग पंजीकरण के अधीन हैं।

क्या पेपर लॉग रखना आवश्यक है?

संगठन को स्वतंत्र रूप से यह चुनने का अधिकार है कि प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर के लिए एक अलग पंजीकरण लॉग रखना है या कर्मियों के लिए सभी ऑर्डर को 1 दस्तावेज़ में रिकॉर्ड करना है। महत्वपूर्ण! प्रबंधक, मुख्य लेखाकार और निर्दिष्ट अन्य व्यक्तियों की नियुक्ति पर आदेश वैधानिक दस्तावेज़कंपनियाँ, एक कानूनी इकाई की मुख्य गतिविधियों पर आदेशों की श्रेणी से संबंधित हैं, न कि कर्मियों पर आदेशों की श्रेणी में (उदाहरण के लिए, पैराग्राफ)।

ध्यान

संघीय कानून "कंपनियों पर सीमित दायित्व"दिनांक 02/08/1998 संख्या 14-एफजेड)। कर्मियों के लिए आदेशों को पंजीकृत करने के लिए एक जर्नल बनाए रखने के नियम कार्मिक सेवा द्वारा बनाए रखी जाने वाली पुस्तकों और लेखा पत्रिकाओं की एक विस्तृत सूची मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची में दी गई है..., रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित दिनांक 25 अगस्त 2010 क्रमांक 558 (इसके बाद इसे सूची क्रमांक 558 कहा गया है)।

कार्मिकों (नमूना) के लिए आदेशों का लॉग ठीक से कैसे रखें?

किसी पत्र की प्रतिक्रिया के लिए, सूचकांक विवरण उल्टे क्रम में स्थित हैं: उदाहरण के लिए, संख्या 08-11/144 में पहले जाता हैसंरचनात्मक इकाई का डिजिटल सूचकांक 08 है, फिर, एक हाइफ़न के माध्यम से, नामकरण के अनुसार केस संख्या 11 है, जिसमें से दस्तावेज़ की क्रम संख्या को एक तिरछी रेखा द्वारा अलग किया जाता है - 144। ऐसे नियम पैराग्राफ 3.2 में स्थापित किए गए हैं राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान का .1.1, 25 मई 1988 के यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित।

संख्या 33. पंजीकरण प्रपत्र आप दस्तावेज़ पंजीकृत कर सकते हैं:

• विशेष पंजीकरण पत्रिकाओं में;
• कार्डों पर (दस्तावेज़ के बारे में डेटा एक विशेष कार्ड पर दर्ज किया जाता है, जिसे बाद में फ़ाइल कैबिनेट में रखा जाता है)।

इन पंजीकरण विधियों में से प्रत्येक के अपने फायदे हैं। जर्नल में, दस्तावेजों के बारे में सभी जानकारी को कॉम्पैक्ट रूप से समूहीकृत किया जाता है, और जर्नल स्वयं सीमित पहुंच में आसानी से संग्रहीत होता है।

ऑर्डर रजिस्टर: 2018 में फॉर्म, रखरखाव और भंडारण

पंजीकरण डेटा की सूचना संगतता प्राप्त करने और स्वचालित पंजीकरण में संक्रमण के लिए स्थितियां बनाने के लिए, पंजीकरण विवरण की निम्नलिखित अनिवार्य संरचना स्थापित की गई है: लेखक (संवाददाता); दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; कागजातों की तारीख; दस्तावेज़ सूचकांक (दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि और सूचकांक) (*); दस्तावेज़ का शीर्षक या उसका सारांश; संकल्प (निष्पादक, आदेश की सामग्री, लेखक, तिथि); निष्पादन की अवधि; निष्पादन पर एक नोट (गुण-दोष के आधार पर समस्या के समाधान का संक्षिप्त रिकॉर्ड, वास्तविक निष्पादन की तारीख और प्रतिक्रिया दस्तावेज़ का सूचकांक); केस एन। यदि आवश्यक हो तो अनिवार्य विवरणों की सूची को पूरक किया जा सकता है: कलाकार, दस्तावेज़ की निष्पादक की रसीद, निष्पादन की प्रगति, संलग्नक, आदि।

मुख्य गतिविधियों के लिए ऑर्डर का लॉग रखने के 6 नियम

हालाँकि, उनके पंजीकरण के लिए विधायी स्तर पर अनुमोदित कोई आवश्यकता नहीं है। द्वारा सामान्य नियमऐसे दस्तावेज़ को 75 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।

जानकारी

जानकारी की कुछ श्रेणियों के लिए, 5 वर्ष की अवधारण अवधि प्रदान की जाती है। इनमें ऑर्डर लॉग शामिल हैं:

• अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के बारे में;
• वार्षिक भुगतान छुट्टियाँ;
• अध्ययन के पत्ते;
• काम पर;
• रूस और विदेश में अल्पकालिक व्यापारिक यात्राएँ।

पंजीकरण लॉग भरने के नियम और उसके रखरखाव के फॉर्म को संगठन के स्थानीय नियामक अधिनियम (कार्यालय कार्य पर निर्देश या विनियम, आदि) में अनुमोदित किया जाना चाहिए। इस मामले में, हम एक आधार के रूप में ले सकते हैं, उदाहरण के लिए, प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन की राज्य प्रणाली के खंड 3.2.1 में प्रदान किए गए दस्तावेजों के पंजीकरण और अनुक्रमण के लिए नियम, यूएसएसआर के मुख्य पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित। 25 मई 1988 क्रमांक 33.

इस समस्या को हल करने के लिए, उन्हें निर्देशों में शामिल करना एक उत्कृष्ट समाधान होगा। यह नहीं भूलना चाहिए कि आधुनिक लिपिकीय कार्य एक बड़ी हद तकउद्यम द्वारा ही निर्धारित किया जाता है, जबकि विनियम अधिक अनुशंसा प्रकृति के होते हैं।

इसलिए, कार्यालय कार्य स्थापित करने के लिए दो बुनियादी दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक है:

1. कार्यालय कार्य हेतु निर्देश. निर्दिष्ट स्थानीय अधिनियम को काम करने और दस्तावेज़ीकरण को संभालने के लिए सभी आंतरिक संगठनात्मक नियमों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यदि उद्यम ने अभी तक लिपिकीय कार्य करने के लिए अपने स्वयं के नियम नहीं बनाए हैं या इस स्तर पर निर्देशों का विकास अनुपयुक्त लगता है, तो आप अस्थायी रूप से उचित प्रावधानों का उपयोग कर सकते हैं।
2. मामलों का नामकरण.

क्या ऑर्डर का लॉग इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखना संभव है?

लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, वहाँ हैं विभिन्न स्थितियाँ, जिसके समाधान में अक्सर दोनों पक्ष रुचि रखते हैं, यानी नियोक्ता और उद्यम के कर्मचारी। इस आधार पर कभी-कभी पंजीकरण प्रक्रिया का जबरन उल्लंघन होता है।

आइए कई संभावित विकल्पों पर विचार करें।

1. यदि उद्यम में आदेशों का कोई और पंजीकरण नहीं है, तो आदेश पूर्वव्यापी रूप से किया जा सकता है।
2. यदि कंपनी के पास आगे पंजीकरण है, तो आप प्रबंधक को कारण बताते हुए एक ज्ञापन बना सकते हैं और वर्तमान तिथि के साथ आदेश पंजीकृत कर सकते हैं। दूसरा विकल्प अच्छा है क्योंकि निरीक्षण की स्थिति में, व्याख्यात्मक नोट नियामक अधिकारियों को वर्तमान स्थिति को उचित ठहराएगा।

उदाहरण के लिए, योजना दस्तावेज - योजना विभाग में, खरीद - आपूर्ति विभाग में, प्रोटोकॉल और बोर्ड के निर्णय - सचिवालय में, संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित मुख्य गतिविधियों पर प्रशासनिक दस्तावेज, उच्च संगठनों से आने वाले या भेजे गए दस्तावेज उनके द्वारा - दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा, आदि में। ई. दस्तावेज़ के पंजीकरण का स्थान प्रबंधन के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के निर्देशों या संगठन की दस्तावेज़ तालिका में तय किया गया है। 3.2.1.4. दस्तावेज़ पंजीकरण नियंत्रण कार्ड (आरसीसी) या अन्य पंजीकरण डेटा फॉर्म पर पंजीकृत हैं।

कई व्यवसाय प्रबंधक सोच रहे हैं कि क्या कर्मियों के लिए ऑर्डर का लॉग रखना आवश्यक है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

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आइए देखें कि 2019 में प्रासंगिक रूसी कानून इस बारे में क्या कहता है। को बनाए रखने कार्मिक दस्तावेज़- प्रत्येक कंपनी की गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण घटक।

आख़िरकार, इस तरह आप कर्मचारियों के कामकाजी जीवन की किसी भी घटना को रिकॉर्ड कर सकते हैं। कंपनियाँ बहुत सारे दस्तावेज़ जमा करती हैं जिन्हें हर दिन संकलित किया जाता है।

जब कोई निरीक्षण किया जाता है, या आपको किसी कर्मचारी को कुछ प्रमाणपत्र प्रदान करने की आवश्यकता होती है, तो आपको उनसे संपर्क करना होगा।

दस्तावेज़ों को व्यवस्थित और अनुकूलित करने के लिए, आपको विशेष पत्रिकाओं का उपयोग करने की आवश्यकता है।

आपको क्या जानने की आवश्यकता है

सभी आदेश और अन्य दस्तावेज़ उपयुक्त जर्नल और पुस्तक में दर्ज किए जाने चाहिए।

इन दस्तावेज़ों में से एक कार्मिक आदेशों का लॉग है। यह अवधारणा क्या है, पत्रिका की सामग्री और डिज़ाइन नियम क्या हैं?

आइए तुरंत कहें कि ऐसे कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए यदि आप लॉगबुक रखने का निर्णय लेते हैं।

मूल शर्तें

जर्नल कंपनी में जारी किए गए सभी आदेशों को रिकॉर्ड करता है और कर्मियों के संबंध में विभिन्न कार्यों से संबंधित होता है।

कर्मचारियों का कार्य पथ दर्ज किया जाता है। और यदि आवश्यकता पड़ी, तो आप तुरंत एक विशिष्ट ऑर्डर ढूंढ सकते हैं।

ऐसी पत्रिका का उपयोग न्यायिक प्राधिकारी के समक्ष कार्यवाही में किया जाता है। यह एक सहायक दस्तावेज़ है, प्रमाण है।

पंजीकरण विनियमित नमूनों के अनुसार दस्तावेज़ीकरण के बारे में लेखांकन जानकारी की रिकॉर्डिंग है।

पंजीकरण दस्तावेजों को कानूनी बल दे सकता है। जब तक दस्तावेज़ को पंजीकृत नहीं किया जाता है और एक नंबर नहीं दिया जाता है, तब तक इसे निष्पादित नहीं माना जाता है, जिसका अर्थ है कि यह वास्तव में मौजूद नहीं है।

दस्तावेज़ का उद्देश्य

इस प्रकार के रजिस्टर का उपयोग कार्मिक सेवाओं द्वारा दस्तावेज़ीकरण (कर्मियों के लिए आदेश) का ट्रैक रखने के लिए किया जाता है, जो अधीनस्थों के कई आधिकारिक, आधिकारिक और श्रम कार्यों को निर्धारित करता है।

निम्नलिखित कारणों से ऐसा लॉग रखना आवश्यक है:

कुछ कंपनियों में दस्तावेज़ पंजीकृत करने का नियम है, और यह एकमात्र तरीका है जिससे यह मान्य होगा। संबंधित दस्तावेज़ को वैध बनाने के लिए ऑर्डर जर्नल में पंजीकरण आवश्यक है।

विधायी ढाँचा

विधायी दस्तावेज़ आदेशों की संख्या के क्रम के बारे में कुछ नहीं कहते हैं। इसका मतलब यह है कि आप स्वीकृत निर्देशों का पालन कर सकते हैं।

रिकॉर्ड रखने का कार्य निम्नलिखित दस्तावेजों के अनुसार किया जाता है:

कर्मियों के लिए आदेशों का लॉग ठीक से कैसे रखें

कर्मियों के लिए लगभग सभी आदेश वैयक्तिकृत हैं। कर्मियों के लिए आदेश के प्रकार:

1. कंपनी में एक कर्मचारी को काम पर रखने पर.
2. किसी कर्मचारी के साथ अनुबंध की समाप्ति पर.
3. हे दूसरी नौकरी के लिए.
4. पदों के संयोजन के बारे में.
5. एक कर्मचारी को भेजने के बारे में.
6. ओह, आदि.

वे आदेश जिनके अनुसार कंपनी के पहले व्यक्ति को किसी पद पर नियुक्त किया जाता है, वे मुख्य गतिविधि के लिए आदेश होते हैं, कर्मियों के लिए नहीं।

के अनुसार पृथक-पृथक आदेश तैयार किये जाते हैं एकीकृत रूपकार्मिक रिकॉर्ड के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़।

यदि उपयोग किया जाए पत्र पदनाम"ए" का अर्थ है कि आदेश कई लोगों के संबंध में जारी किया गया है।

फॉर्म कौन भरता है

कंपनी द्वारा अपनी गतिविधियाँ शुरू करने के क्षण से लेकर शीट ख़त्म होने के दिन तक जर्नल भरा जाता है। इसलिए, एक मोटी नोटबुक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है ताकि आपको इसे बार-बार बदलना न पड़े।

चूंकि पंजीकरण लॉग संग्रह में स्थानांतरित किए जाने वाले मुख्य दस्तावेजों में से एक है, इसलिए कंपनी के पास एक कर्मचारी होना चाहिए जो इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।

ऐसे व्यक्ति की नियुक्ति एक आदेश जारी कर की जाती है. लेकिन ऐसा होता है कि संबंधित दायित्व मानव संसाधन विशेषज्ञों को निर्धारित किया जाता है।

दस्तावेज़ का रखरखाव निम्नलिखित व्यक्तियों द्वारा किया जाता है:

• मानव संसाधन विभाग कर्मचारी;
• मानव संसाधन प्रबंधक;
• सचिव
• क्लर्क;
• नेता।

पत्रिका को वास्तव में कौन रखेगा यह कंपनी के आकार और उसकी संगठनात्मक संरचना पर निर्भर करेगा।

संकलन की प्रक्रिया

पत्रिका डिज़ाइन करते समय निम्नलिखित आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है। हार्ड कवर का उपयोग करें, खासकर लंबी अवधि के ऑर्डर रिकॉर्ड करते समय।

आख़िरकार, यह सुनिश्चित करने का ध्यान रखा जाना चाहिए कि पत्रिका लंबे समय तक संग्रहीत रहे। शीर्षक और सूचकांक कवर पर लिखे गए हैं।

सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया गया है (एक सतत विधि का उपयोग किया जाता है - क्रमांक दिए गए हैं)। फिर उन्हें नियामक दस्तावेजों की आवश्यकताओं के अनुसार सिला जाता है। उन्होंने एक फिलिंग डाल दी.

पत्रिका को धागों से सिला गया है, और उन्हें सामने की तरफ एक गाँठ में बांधा गया है। दस्तावेज़ की अंतिम तिथि और उसके पूरा होने के आदेश की संख्या के बारे में जानकारी वाला कागज का एक टुकड़ा धागों से चिपका हुआ है।

सील को इस तरह से लगाया जाना चाहिए कि इसका एक हिस्सा पत्रिका पर ही हो, और इसका एक हिस्सा धागे की गांठों पर हो।

अंतिम पृष्ठ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• पृष्ठों की संख्या;
• कंपनी के प्रमुख या मानव संसाधन विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर;
• मुहर।

इस तरह आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ सुधार से सुरक्षित है। किसी आदेश को जर्नल में दर्ज करने से पहले, कार्मिक विभाग के कर्मचारी को यह जांचना होगा कि दस्तावेज़ वैध है या नहीं।

जाँच की गई:

• क्या उस दस्तावेज़ का कोई लिंक है जिसके आधार पर आदेश जारी किया गया था ( श्रम समझौते, कानूनी कार्य, आदि);
• क्या कोई तारीख, नाम, संख्या, वह स्थान बताया गया है जहां ऑर्डर तैयार किया गया था?
• क्या कोई शीर्षक और पाठ, हस्ताक्षर है;
• क्या कंपनी के किसी अधिकृत विशेषज्ञ द्वारा ऑर्डर के अनुमोदन की पुष्टि करने वाला कोई चिह्न है।

चूंकि कानून स्थापित नहीं करता है एकसमान रूपपत्रिका, प्रत्येक उद्यम अपना स्वयं का नमूना विकसित करता है।

आमतौर पर इसमें शामिल हैं:

• शीर्षक पेज;
• एक अनुभाग जो उन कर्मचारियों को सूचीबद्ध करता है जो दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं;
• अनुभाग जहां कर्मियों के लिए आदेश पंजीकृत हैं।

शीर्षक पृष्ठ पर वे लिखते हैं:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ों का शीर्षक;
• वह दिनांक जब से पत्रिका आरंभ हुई;
• वह तिथि जब भरना बंद हो जाता है।

दूसरे खंड में शामिल हैं:

• जर्नल के रखरखाव के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों का पूरा नाम, पद;
• दस्तावेज़ीकरण पर जानकारी, जो श्रमिकों की नियुक्ति का आधार है;
• ऐसे प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• उस अवधि के बारे में जानकारी जिसके दौरान व्यक्ति रिकॉर्ड रखता है।

मुख्य अनुभाग निम्नलिखित जानकारी दर्शाता है:

• ऑर्डर पंजीकरण रिकॉर्ड की संख्या;
• दिनांक, उस आदेश की संख्या जिसे अनुमोदित किया गया था;
• आदेश का प्रकार;
• कर्मचारी का पूरा नाम, कार्मिक संख्या;
• दस्तावेज़ जो आदेश जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते थे।

इस तरह की पत्रिका महत्वपूर्ण है कानूनी दस्तावेज़. इसका मतलब यह है कि इसे सही ढंग से फ़ॉर्मेट करना उचित है। प्रत्येक प्रविष्टि पूर्ण होनी चाहिए.

यदि इससे व्याख्या में समस्या आती है तो डेटा को कम नहीं किया जाना चाहिए। त्रुटियों और सुधारों की अनुमति नहीं है, और रिकॉर्ड को संपादित करने के लिए सुधार उपकरणों का उपयोग नहीं किया जा सकता है।

यदि कोई त्रुटि है, तो उसे ठोस रेखाओं से काट दिया जाता है। इसके आगे सही डेटा लिखा है.

जर्नल रखने के नियम प्रबंधन द्वारा मुख्य गतिविधि पर अलग-अलग नियमों में निर्धारित किए जाते हैं, जिन्हें मुक्त रूपों में तैयार किया जाना चाहिए और निर्धारित किया जाना चाहिए:

• जिम्मेदार व्यक्ति कौन होगा;
• जिम्मेदार व्यक्तियों की अनुपस्थिति की स्थिति में उनका स्थान कौन लेगा;
• रखरखाव की अवधि और दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत किया जाएगा।

जर्नलिंग की निम्नलिखित विशेषताओं पर विचार करना उचित है:

निम्नलिखित बारीकियों पर विचार करना उचित है:

नमूना भरना

यदि हम विभिन्न कंपनियों द्वारा संचालित पत्रिकाओं की तुलना करें, तो हमें महत्वपूर्ण अंतर दिखाई देंगे। कुछ व्यवसाय सफाई कर रहे हैं कुछ बिंदु, कुछ कई अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़ते हैं।

वीडियो: लॉग क्या होने चाहिए और उन्हें कैसे फ्लैश करना चाहिए

प्रबंधन के पास न केवल अपनी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए स्वतंत्र रूप से एक दस्तावेज़ विकसित करने का अवसर है, बल्कि एक तैयार पत्रिका खरीदने का भी अवसर है।

शेल्फ लाइफ क्या है

ऑर्डर के लिए भंडारण अवधि बहुत भिन्न होती है:

एक कंपनी दीर्घकालिक ऑर्डर और अल्पकालिक ऑर्डर के लिए अलग-अलग जर्नल रख सकती है। यदि उद्यम बड़ा है, तो इसे कई समूहों (प्रत्येक समूह के लिए एक अलग पत्रिका) में विभाजित करने की सलाह दी जाती है।

पंजीकरण लॉग की भंडारण अवधि दस्तावेज़ संग्रह के साथ काम करने के बुनियादी नियमों के अनुसार निर्धारित की गई है।

आदेशों को समूहीकृत किया जाता है और अलग-अलग मामलों में बनाया जाता है। जब वे जर्नल रखना समाप्त कर लेते हैं, तो इसे अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है। वहां इसे 5 या 75 साल तक स्टोर किया जाएगा.

प्रत्येक कंपनी प्रबंधक देर-सबेर मौजूदा दस्तावेज़ों के सही, सुविधाजनक व्यवस्थितकरण और भंडारण के मुद्दे के बारे में सोचता है। अभिलेखीय मामलों पर कानून के अनुसार रूसी संघ, दस्तावेजों के लिए अलग-अलग भंडारण अवधि परिभाषित की गई है।

उदाहरण के लिए, प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों के लिए कुछ आदेश 5 वर्षों के लिए वैध हैं, कर्मियों के लिए आदेश 75 वर्षों तक संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह है मुख्य कारण, सभी दस्तावेज़ों को अलग-अलग पंजीकरण संस्करणों में अलग करना इतना महत्वपूर्ण क्यों है।

यह क्या है

नामित संस्करण संगठन के सभी आदेशों के बारे में जानकारी दर्ज करने का इरादा है. दूसरे शब्दों में, जर्नल उन आदेशों को रिकॉर्ड करता है जो कंपनी के सामान्य कर्मचारियों और उसके प्रबंधन दोनों के लिए श्रम कार्य मानक स्थापित करते हैं।

पर इस पल दस्तावेज़ का कोई एक आम तौर पर स्वीकृत रूप नहीं है, प्रत्येक संगठन को अपने विवेक से इसकी संरचना करने का अधिकार है। एक नियम के रूप में, ऐसे प्रकाशन के मुख्य घटक हैं:

शीर्षक पेज. इसमें है:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• रखरखाव की आरंभ तिथि;
• पूरा करने की तिथि।

अनुभाग उन कर्मचारियों की सूची दर्शाता है जो पत्रिका के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार हैं. यहाँ दर्ज हैं:

• पूरा नाम, जिम्मेदार व्यक्तियों के पद;
• उन दस्तावेज़ों के लिंक जो प्रकाशन के लिए सौंपे गए कर्मचारियों की ज़िम्मेदारियों को निर्दिष्ट करते हैं;
• उनके हस्ताक्षर एक निश्चित अवधि के लिए पत्रिका को रखने की पुष्टि करते हैं।

मुख्य अनुभाग. यह आदेशों को पंजीकृत करने के लिए है और इसमें शामिल हैं:

• आदेश की क्रम संख्या;
• पंजीकृत दस्तावेज़ की संख्या, नाम और तारीख;
• दस्तावेज़ में शीटों की संख्या;
• पूरा नाम। और उन व्यक्तियों के पद जिनकी गतिविधियाँ आदेश के अधीन हैं।

इसकी क्या जरूरत है

प्रत्येक संगठन के लिए इस जर्नल को बनाए रखना अनिवार्य है और है दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित और संग्रहीत करते समय कई सकारात्मक कारक:

• प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम का अधिकतम अनुकूलन;
• मूल्यांकन की संभावना कुल गणनाजारी किए गए आदेश;
• आवश्यक आदेश के लिए त्वरित खोज करना;
• आदेश जारी करने के तथ्य को रिकॉर्ड करना और इसके कानूनी बल की पुष्टि करने की आगे की संभावना।

कौन से स्थानीय कृत्य दर्ज किए गए हैं

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, जर्नल में संगठन या प्रबंधन के सभी कर्मचारियों (उदाहरण के लिए, सामान्य निदेशक, उप निदेशक, मुख्य लेखाकार) के श्रम कार्यों से संबंधित आदेशों के बारे में जानकारी होती है। इस प्रकार वे कर्मियों के लिए अधिक वैयक्तिकृत आदेशों से भिन्न हैं।

पंजीकृत आदेशों का रजिस्टर

मुख्य स्थानीय अधिनियम, जिनके बारे में जानकारी जर्नल में दर्ज की जाती है, हैं (के बारे में) निम्नलिखित आदेश:

• एक सामान्य निदेशक की नियुक्ति;
• मुख्य लेखाकार की नियुक्ति;
• लोगो अनुमोदन;
• संगठन की संरचना का अनुमोदन या परिवर्तन;
• व्यापार रहस्यों की सुरक्षा सुनिश्चित करना;
• स्टाफिंग टेबल का अनुमोदन;
• काम के घंटे और आंतरिक श्रम नियम स्थापित करना;
• विनियमों, नियमों, निर्देशों और अन्य नियामक दस्तावेजों का अनुमोदन;
• कंपनी की मुख्य गतिविधियों की योजना बनाना और उस पर उचित नियंत्रण रखना आदि।

यह उजागर करने लायक है 5 वर्ष से कम की भंडारण अवधि वाले ऑर्डरों का समूह:

• अनुशासनात्मक प्रतिबंध;
• छुट्टियाँ;
• वार्षिक भुगतान छुट्टियाँ;
• अल्पकालिक व्यावसायिक यात्राएँ, आदि।

आदर्श फॉर्म

पंजीकरण दस्तावेज़ न केवल कागजी माध्यम के रूप में जारी किया जा सकता है. इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म के उपयोग की भी अनुमति है।

पेपर संस्करण भरते समय यह कुछ नियमों को याद रखने लायक है:

• सभी शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, दस्तावेज़ को पूरी तरह से सिला जाना चाहिए और कंपनी की मुहर के साथ सील किया जाना चाहिए;
• फ़र्मवेयर पर एक स्टिकर लगाया जाना चाहिए जो दर्शाता हो: उपलब्ध शीट की संख्या, पूरा नाम। और गवाह की स्थिति (कंपनी का प्रमुख या एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त जिम्मेदार कर्मचारी), गवाह के हस्ताक्षर।

अलावा, कंपनी की सील स्टिकर पर लगाई जाती है, जिससे शिलालेख सील हो जाता है.

पत्रिका भी विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी बनाए रखा जा सकता है. इस मामले में, नामित कर्मचारियों को दस्तावेज़ प्रतिधारण अवधि का अनुपालन करना याद रखना चाहिए, कानून द्वारा स्थापित(संगठन, भंडारण, अधिग्रहण के नियमों का खंड 2.30<…>, रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च 2015 क्रमांक 526) के आदेश द्वारा अनुमोदित। दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप आवश्यक ऑर्डर खोजने की प्रक्रिया को तेज़ कर सकता है; यह विकल्प स्टाफ टर्नओवर और महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह के मामले में प्रभावी है।

पत्रिका टेम्पलेट

प्रकाशन का मानक रूप कानून द्वारा विनियमित नहीं है; पंजीकृत आदेश की आवश्यक जानकारी के लिए किसी भी संख्या में कॉलम और आवश्यकताएं स्वीकार्य हैं। अनुमानित योजनासंकलित लॉग इस प्रकार दिखता है:

आप इसी तरह का प्रकाशन किसी किताब की दुकान से भी खरीद सकते हैं। तैयार प्रति में पहले से ही एक विकसित सुविधाजनक प्रारूप शामिल है, जिससे इसकी तैयारी में समय की बचत होगी।

विनियामक विनियमन

अधिकांश प्रबंधक पंजीकरण दस्तावेज़ बनाए रखने को वैकल्पिक मानते हैं, जो मौलिक रूप से गलत है। किसी संगठन की पत्रिका की उपस्थिति कानून द्वारा विनियमित होती है (रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 "राज्य निकायों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची" के अनुमोदन पर, स्थानीय सरकारें और संगठन, भंडारण अवधि दर्शाते हैं”)।

एक वीडियो जो प्रतिधारण अवधि और कार्मिक आदेशों की रिकॉर्डिंग के बारे में बात करता है।

दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति

पंजीकरण पुस्तिका के भंडारण एवं रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति महत्वपूर्ण है। आम तौर पर, एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त कर्मचारी जिम्मेदार हो जाता है. हालाँकि, अक्सर यह जिम्मेदारी मानव संसाधन विशेषज्ञ के कंधों पर आती है।

एक समान श्रम कार्य निर्धारित है नौकरी का विवरण, जिससे वह नौकरी के लिए आवेदन करते समय परिचित हो सके। मानव संसाधन विशेषज्ञ की लंबी छुट्टी के मामले में, एक अन्य कर्मचारी को पत्रिका के साथ काम करने के लिए नियुक्त किया जाता है, और उसे एक संबंधित आदेश जारी किया जाता है।

बुनियादी नियम

हालाँकि, प्रकाशन के आम तौर पर स्वीकृत रूप की कमी के बारे में पहले ही उल्लेख किया जा चुका है। संचालन करते समय कुछ नियमों का पालन करना आवश्यक है:

• शीर्षक पृष्ठ पर कंपनी का विवरण, दस्तावेज़ भरने की आरंभ और समाप्ति तिथियां, संबंधित संख्या, जर्नल के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के बारे में जानकारी, दस्तावेज़ भंडारण अवधि (5 या 75 वर्ष) का संकेत होना चाहिए।
• हमें प्रत्येक आदेश को सौंपे गए पत्रों के बारे में नहीं भूलना चाहिए: एलएस - उन दस्तावेजों के लिए जिन्हें 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए, के - अन्य सभी आदेशों के लिए जिन्हें दर्ज किया जाना चाहिए;
• शीटों की संख्या क्रम में होनी चाहिए, पत्रिका से शीट फाड़ना मना है;
• आदेशों के बारे में जानकारी "पूर्वव्यापी रूप से" दर्ज करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। यह केवल संकलित से ही संभव है व्याख्यात्मक नोटसंगठन के प्रमुख को संबोधित, जो वर्तमान परिस्थितियों के कारणों की व्याख्या करता है।
• कोई भी सुधार इसके परिचय के आधार के अनिवार्य संकेत के साथ अनुक्रमिक क्रमांकन द्वारा किया जाता है;
• पंजीकरण पुस्तिका भरना एक ही रंग के पेन से किया जाना चाहिए - काला या नीला;
• किसी भी प्रकार की क्रॉसिंग, समायोजन, या छायांकन की अनुशंसा नहीं की जाती है;
• यह पंजीकरण प्रकाशन केवल संगठन के भीतर आंतरिक उपयोग के लिए लक्षित दस्तावेज़ को संदर्भित करता है। इसकी सामग्री से स्वयं को परिचित करना केवल इसे सौंपे गए कर्मचारी की उपस्थिति में ही संभव है।

पंजीकरण पुस्तक का उचित रखरखाव विभिन्न भंडारण अवधि के साथ उपलब्ध दस्तावेज़ीकरण के रजिस्टर को व्यवस्थित करना संभव बनाता है, साथ ही जारी किए गए आदेशों के मात्रात्मक संकेतकों को नियंत्रण में रखना भी संभव बनाता है।

किसी उद्यम के उच्च गुणवत्ता वाले कार्मिक रिकॉर्ड को सुनिश्चित करने के लिए एक अनुकूलित दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। इस लेख में हम आपको किसी संगठन में आदेशों के लेखांकन के बारे में बताएंगे: क्या आदेशों को पंजीकृत करना आवश्यक है, लॉगबुक को किस रूप में संकलित किया जाना चाहिए, और हम मुख्य गलतियों का भी विश्लेषण करेंगे और विषय पर सामान्य प्रश्नों के उत्तर देंगे।

ऑर्डर लॉग किसके लिए है?

जर्नल का मुख्य कार्य दस्तावेजों के साथ काम करने की अधिकतम सुविधा के लिए आदेशों के बारे में जानकारी का अनुकूलन करना है। यह लक्ष्य हासिल कर लिया गया है विशेष रूप सेजर्नल भरना:

• जर्नल में जानकारी कालानुक्रमिक क्रम में दर्ज की गई है;
• पत्रिका प्रकार (सूचना, प्रशासनिक) और कंपनी की गतिविधियों के क्षेत्रों (मुख्य गतिविधियों, कर्मियों) के आधार पर ऑर्डर देती है।

इस प्रकार, यदि आपके पास एक जर्नल है, तो आवश्यक ऑर्डर ढूंढने की प्रक्रिया में बहुत कम समय लगेगा।

क्या जर्नल रखना जरूरी है?

वर्तमान कानून में जर्नल को बनाए रखने की अनिवार्य प्रक्रिया के संबंध में प्रत्यक्ष नियम शामिल नहीं हैं। हालाँकि, विशाल दस्तावेज़ प्रवाह के साथ, जर्नल एक "महत्वपूर्ण" आवश्यकता है। आखिरकार, इसकी मदद से, एक कार्मिक अधिकारी भविष्य के काम में उपयोग में आसानी के उद्देश्य से दस्तावेजों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकता है।

जर्नल बनाए रखने का एक अन्य लाभ पंजीकरण की तारीख तक दस्तावेज़ के प्रकाशन के तथ्य की अतिरिक्त पुष्टि है। जब कभी भी विवादास्पद मामले, जब आदेश के लागू होने की तारीख दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख से मेल नहीं खाती है, तो जर्नल में आदेश के पंजीकरण की तारीख आदेश में वर्णित आदेशों की वैधता की अतिरिक्त पुष्टि है।

दस्तावेज़ीकरण की रिकॉर्डिंग के लिए विधायी ढांचा

जैसा ऊपर उल्लिखित है, वर्तमान कानूनकंपनियों को जर्नल में ऑर्डर दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। आदेशों का लेखांकन कंपनी के प्रबंधन के विवेक पर रहता है; इस संबंध में, जर्नल में जानकारी दर्ज करने की प्रक्रिया, उसका रूप और भंडारण प्रक्रिया प्रत्येक कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। साथ ही, ऐसे कई मौजूदा नियम हैं जो जर्नल को बनाए रखने की प्रक्रिया के संबंध में सिफारिशें प्रदान करते हैं।

ऑर्डर लेखांकन का संगठन

किसी जर्नल में ऑर्डरों को क्रमांकित कैसे करें

किसी ऑर्डर के बारे में जर्नल में जानकारी दर्ज करने से पहले, दस्तावेज़ को एक व्यक्तिगत नंबर दिया जाना चाहिए। दस्तावेजों के साथ काम करने की सुविधा के लिए और वर्तमान निर्देशों के अनुसार, आदेशों की संख्या और अनुक्रमण की निम्नलिखित प्रणाली का उपयोग किया जाता है:

1. सभी आदेशों को मुख्य प्रकारों (मुख्य गतिविधियाँ, कार्मिक, प्रशासनिक और व्यावसायिक गतिविधियाँ) द्वारा समूहीकृत किया जाना चाहिए।
2. आदेश के प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ संख्या (ओएस - मुख्य गतिविधि, एलएस - कार्मिक, एएचडी - प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियां) को एक सूचकांक सौंपा गया है।
3. दस्तावेज़ों को निरंतर क्रमांकन के नियमों के अनुसार डिजिटल रूप से क्रमांकित किया जाता है।

एक नियम के रूप में, बड़े कर्मचारियों और दस्तावेजों की एक बड़ी श्रृंखला के साथ उद्यम विकसित होते हैं अतिरिक्त नियमएन्कोडिंग और अनुक्रमण। उदाहरण के लिए, कर्मियों के आदेशों को आगे काम पर रखने (आरआर), बर्खास्तगी (यूवी), किसी अन्य पद पर स्थानांतरण (प्रति), आदि के आदेशों में विभाजित किया गया है।

दस्तावेज़ प्रवाह को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, कुछ उद्यम पंजीकरण की तारीख के अनुसार ऑर्डर क्रमांकित करते हैं (मुख्य गतिविधि के लिए ऑर्डर की तारीख 07.14.17 है, ऑर्डर क्रमांक 140717 - ओडी है)।

इस तथ्य के बावजूद कि इस मामले में निरंतर नंबरिंग के सिद्धांत का उल्लंघन किया जाता है, नंबर निर्दिष्ट करने का यह तंत्र वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है और इसका उपयोग किया जा सकता है यदि कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों में प्रक्रिया स्थापित की गई हो।

उदाहरण क्रमांक 1.ब्लैंक एलएलसी के पास छोटा स्टाफ और उपयोग है सामान्य प्रणालीआदेशों की क्रमांकन और अनुक्रमणिका:

• आदेश जारी करने के कालक्रम के अनुसार निरंतर क्रमांकन;
• दस्तावेज़ों के प्रकार (ओडी, एलएस, एएचडी) द्वारा अनुक्रमण।

2017 की दूसरी छमाही में, "ब्लैंक" ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

1. 07.17, आदेश के अनुसार, एक अर्थशास्त्री को ब्लैंक एलएलसी के कर्मचारी के रूप में नियुक्त किया गया था। आदेश क्रमांक 14-एलएस है।
2. 07.17 एक नया खोलने का आदेश जारी किया गया बिक्री केन्द्र(नंबर 15-ओडी).
3. 07.17, आदेश संख्या 16-एएचडी द्वारा, रिटेल आउटलेट को शहर के हीटिंग नेटवर्क से जोड़ने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को नियुक्त किया गया था।

उदाहरण क्रमांक 2.जेएससी ग्लैवस्ट्रॉय के पास एक बड़ा स्टाफ है और आदेशों की संख्या और अनुक्रमण के लिए एक विशेष प्रणाली का उपयोग करता है:

• आदेश संख्या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तिथि के अनुसार निर्दिष्ट की गई है;
• कर्मियों के आदेशों को एक विशेष तरीके से अनुक्रमित किया जाता है (भर्ती - पीआर, बर्खास्तगी - यूवी, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण - प्रति)।

जुलाई 2017 में, ग्लैवस्ट्रॉय जेएससी ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 07.17 को एक प्रोडक्शन शॉप टेक्नोलॉजिस्ट को काम पर रखा गया (आदेश संख्या 130717-पीआरआर);
• 07.17 ख़ारिज इच्छानुसारयोजना विभाग के मुख्य अर्थशास्त्री (आदेश संख्या 140717-यूवी);
• 07.17 बिक्री विभाग के एक कर्मचारी को विभाग के प्रमुख के पद पर स्थानांतरित किया गया (आदेश संख्या 150717-प्रति)।

ऑर्डर लॉग कैसे बनाएं

में सामान्य प्रक्रियाऑर्डर रजिस्टर एक वर्ष की अवधि के लिए संकलित किया जाता है, अर्थात, कैलेंडर वर्ष के दौरान हस्ताक्षरित और लागू हुए आदेशों की जानकारी इसमें दर्ज की जाती है। अगर हम बात कर रहे हैंबड़े दस्तावेज़ प्रवाह वाली एक बड़ी कंपनी के बारे में, तो ऐसे संगठनों को रखरखाव शुरू करने की सलाह दी जाती है नई पत्रिकाहर छह महीने या त्रैमासिक.

नए जर्नल में एक शीर्षक पृष्ठ होना चाहिए जो यह दर्शाता हो:

• उद्यम का नाम;
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• जर्नल रखरखाव की आरंभ और समाप्ति तिथियां;
• जर्नल के रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम और पद।

शीर्षक पृष्ठ पर इंगित अवधि के अंत में, दस्तावेज़ को सामान्य आवश्यकताओं के अनुसार बाध्य किया जाना चाहिए, अर्थात् शीटों की संख्या इंगित करें और इसे सील करें।

ऑर्डर जर्नल में डेटा दर्ज करने की प्रक्रिया

प्रत्येक उद्यम को जर्नल फॉर्म को स्वतंत्र रूप से विकसित करने और उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ एक तालिका के रूप में भरा जाता है और इसमें निम्नलिखित डेटा होता है:

1. क्रम संख्या। चूँकि जर्नल में सूचना की कालानुक्रमिक प्रविष्टि और निरंतर क्रमांकन शामिल होता है, इसलिए जर्नल में प्रतिबिंबित सभी आदेशों का अपना क्रमांक होना चाहिए।
2. कागजातों की तारीख। प्रबंधक के आदेश पर हस्ताक्षर करने और दस्तावेज़ के लागू होने की तारीख कॉलम में दर्ज की गई है। यह तिथि कालानुक्रमिक रिकॉर्ड बनाए रखने की कसौटी है।
3. दस्तावेज़ संख्या। आदेशों को संगठन द्वारा अनुमोदित आदेश के अनुसार क्रमांकित किया जाता है। जर्नल में प्रवेश किया गया है पूर्ण संख्याआदेश (सूचकांक सहित)।
4. दस्तावेज़ का विवरण. कॉलम आदेश का सारांश प्रदान करता है (वित्तीय निगरानी सेवा के निर्माण पर, व्यापार यात्रा पर भेजने पर, विशेष कपड़े जारी करने पर)।
5. क्रियान्वयन के लिए जिम्मेदार. आदेश के पाठ में उस व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है जो आदेश को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार है। जिम्मेदार व्यक्ति (पूरा नाम, पद) के बारे में डेटा जर्नल में स्थानांतरित किया जाना चाहिए।
6. परिचित व्यक्ति. कॉलम में उन व्यक्तियों के बारे में जानकारी प्रदर्शित होनी चाहिए जिन्हें आदेश से परिचित होने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, सभी कर्मचारी, किसी विशेष विभाग के कर्मचारी, कुछ पदों पर रहने वाले व्यक्ति, विशिष्ट कर्मचारी - पूरे नाम से)।

नमूना आदेश लॉग

अगस्त 2017 में, ग्लोबस एलएलसी ने निम्नलिखित आदेश जारी किए:

• 08.17 - एक नई उत्पाद श्रृंखला के निर्माण के बारे में;
• 08.17 - स्टाफिंग टेबल में बदलाव पर;
• 08.17 - नए कार्यालय में जाने से संबंधित संगठनात्मक कार्य के बारे में।

आदेशों को आंतरिक क्रम के अनुसार क्रमांकित किया गया है। ऑर्डर लॉग इस प्रकार स्वरूपित है:

कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति

ऑर्डर बुक का उपयोग करने के मामले में, संगठन का प्रबंधन इसके रखरखाव, पंजीकरण, भंडारण और फाइलिंग के लिए जिम्मेदार एक व्यक्ति को नियुक्त करता है। सामान्य तौर पर, यह व्यक्ति मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी है। यदि जर्नल किसी छोटी कंपनी में रखा जाता है, तो जिम्मेदार कर्मचारी एक अकाउंटेंट हो सकता है।

दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को आंतरिक नियामक दस्तावेज़ (कार्मिक रिकॉर्ड प्रक्रिया में) में दर्शाया जाना चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि किसी विशिष्ट कर्मचारी का पूरा नाम नहीं, बल्कि पद दर्शाया जाए, क्योंकि इस मामले में, जब कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है, तो उसके कर्तव्य उसके उत्तराधिकारी के पास चले जाएंगे।

ऑर्डर जर्नल बनाते समय सामान्य गलतियाँ

नीचे हम ऑर्डर लॉग बनाए रखते समय की जाने वाली शीर्ष 3 सामान्य गलतियों पर नजर डालेंगे।

गलती #1.ऑर्डर लॉग बनाए रखने की प्रक्रिया आंतरिक नियमों द्वारा तय नहीं की गई है।

गलती #2.एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए एक जर्नल रखना अनिवार्य है।

संगठनात्मक और कानूनी संरचना, गतिविधि के क्षेत्र, कर्मचारियों की संख्या आदि की परवाह किए बिना, सभी कंपनियों और उद्यमियों के लिए जर्नल ऑफ ऑर्डर बनाए रखने की कोई बाध्यता नहीं है। इस प्रकार, व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए जर्नल बनाए रखने की आवश्यकता उद्यमी के विवेक पर निर्भर रहती है।

गलती #3.जर्नल के रखरखाव के लिए कोई भी जिम्मेदार व्यक्ति नहीं है।

जर्नल को भरने और डिज़ाइन करने के सामान्य नियमों को विनियमित करने वाले आंतरिक दस्तावेज़ में दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निर्दिष्ट करना होगा। यह व्यक्ति, एक नियम के रूप में, कार्मिक सेवा का प्रतिनिधि है, लेकिन प्रबंधन के विवेक पर, अन्य कर्मचारियों को जिम्मेदारी सौंपी जा सकती है। जिम्मेदार कर्मचारी को जर्नल के डिजाइन, समापन, भंडारण और स्टेपलिंग के लिए दायित्व सौंपा गया है।

रूब्रिक "प्रश्न और उत्तर"

प्रश्न क्रमांक 1.क्या जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखना संभव है?

जर्नल रखने का रूप, साथ ही इसे भरने की प्रक्रिया, कानून द्वारा तय नहीं है। इसलिए, संगठन के विवेक पर जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल का रूप और उसमें जानकारी दर्ज करने का तंत्र कंपनी द्वारा व्यक्तिगत रूप से विकसित और अनुमोदित किया जाता है। आम तौर पर, इलेक्ट्रॉनिक रूपजर्नल का उपयोग बड़ी कंपनियों और उन संगठनों में किया जाता है जिन्होंने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन लागू किया है। यह फॉर्म जर्नल को भरने और उसके बाद दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को काफी कम कर देता है।

प्रश्न संख्या 2.क्या कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया में जर्नल बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का पूरा नाम बताना संभव है?

जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में किसी विशिष्ट कर्मचारी का पूरा नाम इंगित करना वर्तमान कानून का खंडन नहीं करता है। हालाँकि, किसी प्रभारी व्यक्ति को नियुक्त करने का यह तरीका सबसे तर्कसंगत नहीं है। आख़िरकार, जब किसी कर्मचारी को निकाल दिया जाता है या किसी अन्य पद पर स्थानांतरित किया जाता है, तो संगठन को प्रक्रिया में बदलाव करने की आवश्यकता होगी। इस मामले में, उस विशिष्ट स्थिति को इंगित करना उचित है जिसके लिए जिम्मेदारी सौंपी गई है (उदाहरण के लिए, मानव संसाधन विभाग में वरिष्ठ विशेषज्ञ)।

प्रश्न क्रमांक 3.क्या आदेशों को हस्ताक्षर के कालानुक्रमिक क्रम में नहीं, बल्कि उनके लागू होने की तिथि तक पंजीकृत करना संभव है?

इस पद्धति का उपयोग निषिद्ध नहीं है. इस मामले में, कॉलम "दस्तावेज़ के लागू होने की तिथि" को जर्नल में जोड़ा जाना चाहिए और इस तिथि के अनुसार लागू किया जाना चाहिए कालानुक्रमिक क्रम में. हालाँकि, अभ्यास से पता चलता है कि ऐसा पंजीकरण तंत्र सबसे सुविधाजनक नहीं है और दस्तावेजों के साथ खोज और उसके बाद के काम को बहुत जटिल बनाता है।

एक-क्लिक कॉल