Paano magbilang ng mga order sa mga talaan ng tauhan. Sample ng order book

Ang lahat ng mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay dapat na nakarehistro sa naaangkop na pagkakasunud-sunod. Ang talaan ay sumasalamin sa pamagat, petsa ng dokumento, at iba pa mahalagang impormasyon. Isang sample na entry, mga halimbawa ng pagpuno ng isang journal - lahat ng ito ay matatagpuan sa artikulo.

Ang anumang utos ay isang ligal na pagkilos ng panloob na aksyon, na kadalasang ibinibigay ng pinuno ng kumpanya, nito hiwalay na dibisyon, sangay. Inuri ang mga order ayon sa iba't ibang pamantayan, kabilang ang lugar na kanilang kinokontrol. Halimbawa, maaaring may kinalaman sila sa mga tauhan materyal na mapagkukunan mga negosyo. Kasabay nito, mayroong isang malaking grupo ng mga order na kumokontrol sa kumplikado, kumplikadong mga isyu na nakakaapekto sa buong kumpanya sa kabuuan. Ang mga ito ay tinatawag na mga order para sa mga pangunahing gawain. Mayroong ilang mga uri ng naturang mga dokumento:

1. Sa paghirang ng isang direktor.
2. Sa pagbuo ng isang dibisyon ng kumpanya.
3. Sa pagpapatupad ng binuo talahanayan ng staffing.
4. Tungkol sa pagpapakilala ng sistema ng paglilipat sahod sa pamamagitan ng mga pagbabayad na hindi cash.
5. Tungkol sa mga tagubilin para sa pagpuno ng payslip.
6. Sa pagtatatag ng mga regulasyon sa paggawa.
7. Tungkol sa tanggalan ng 1 o higit pang empleyado.
8. Sa mga hakbang upang protektahan ang impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng kalakalan.
9. Sa pagtatatag ng kolektibong pananagutan sa pananalapi ng mga manggagawa.

Mayroong iba pang mga uri na nauugnay din sa pangunahing aktibidad - napapailalim sila sa pag-record sa log ng pagpaparehistro. Bukod dito, hindi dapat malito ang isa iba't ibang uri mga dokumento. Halimbawa, kung ang isang aksyon na nag-aapruba sa isang pangunahing empleyado na ang posisyon ay tinukoy sa charter ay magkakabisa (ito ay maaaring hindi lamang isang direktor, ngunit din Punong Accountant, pinuno ng serbisyo sa seguridad), ang naturang order ay dapat na partikular na nakarehistro sa journal para sa pangunahing aktibidad, at hindi para sa mga tauhan.

Isa pa mahalagang punto– Ang mga dokumento na may kaugnayan sa pangunahing aktibidad at mga isyu sa administratibo at pang-ekonomiya ay nakarehistro nang hiwalay, dahil ang huli ay nakaimbak ng 5 taon. Tulad ng para sa unang pangkat ng mga gawa, dapat silang panatilihing permanente ( hindi bababa sa 75 taong gulang). Ang log ay naka-imbak din para sa parehong yugto ng panahon.

Sample journal entry: mga tagubilin para sa pagpuno

Ang pag-record ng isang talaan ng paglikha ng isang order ay ipinag-uutos, dahil sa kasong ito ang dokumento sa wakas ay magkakabisa. Kaya, binibigyan ito ng entry ng legal na puwersa bilang isang internal na regulasyong batas, na ipinag-uutos para sa pagpapatupad sa loob ng buong negosyo o ang partikular na hiwalay na dibisyon nito. Bilang karagdagan, salamat sa iniutos na sistema ng pag-aayos, ang paghahanap ay lubos na pinasimple ang kinakailangang dokumento sa libu-libong papel na tulad nito.

Pahina ng titulo

Naka-on Pahina ng titulo inireseta ng responsableng tao:

1. Pangalan ng kumpanya, nito porma ng organisasyon. Pinapayagan ang mga karaniwang pagdadaglat - LLC, PJSC at iba pa, halimbawa: Dolce Vita LLC.
2. Ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Maaaring hindi ito tumutugma sa simula ng taon ng kalendaryo, na karaniwan.
3. Ang petsa kung kailan nakumpleto ang dokumento (nakumpleto huling pahina). Pagkatapos nito, ang journal ay inilipat sa archive para sa pangmatagalang imbakan (hindi bababa sa 75 taon).
4. Responsable para sa pagpapanatili – posisyon, apelyido, inisyal.
5. Sa column na "panahon ng pag-iimbak" ay ipahiwatig ang "permanenteng".

Mga talaan ng order

Ang pamamaraan para sa paglikha ng isang talaan ay maaaring itatag nang nakapag-iisa, dahil walang mahigpit na legal na mga kinakailangan para sa form. Karaniwan ang lahat ng mga tala ay naitala sa anyong tabular; ipahiwatig ang sumusunod na impormasyon:

1. Numero ng dokumento - ang pagnunumero ay nangyayari sa tuluy-tuloy na pagkakasunud-sunod, mula sa simula hanggang sa katapusan ng taon. Ang mga dokumento, impormasyon tungkol sa kung saan ay naitala sa iba't ibang mga journal, ay may iba't ibang pagnunumero - mga dokumento sa mga pangunahing aktibidad, mga tauhan, atbp ay may sariling pagkakasunud-sunod.
2. Ito ay sinusundan ng petsa ng paglalathala ng dokumento - mula sa araw na ito ay karaniwang may bisa.
3. Pagkatapos ay ibinigay ang pamagat (eksaktong tulad ng sa pagkakasunud-sunod). Dito ka rin magsulat buod.
4. Ang bilang ng mga sheet at attachment ay minarkahan ng slash na "/".
5. Sa column na "responsable", ilagay ang mga apelyido at inisyal ng mga empleyado na responsable para sa pagpapatupad ng inilabas na kautusan.
6. Sa hanay na "pamilyar" - ang mga apelyido at inisyal ng mga empleyado na dapat pamilyar sa teksto ng dokumento nang nakasulat (sa ilalim ng lagda).

Kung ninanais, maaari ka ring magpasok ng isang haligi na "Mga Tala", kung saan, kung kinakailangan, ang mga maikling komento sa mga ibinigay na order ay nakasulat.

Matapos makumpleto ang journal, kinakailangan na gawing pormal ang pagtatapos ng pagpapanatili nito. Upang gawin ito, kailangan mo munang itali ang lahat ng mga pahina at i-fasten ang mga ito gamit ang isang kurdon. Pagkatapos ay isulat nila ang bilang ng mga sheet (hindi mga pahina), maglagay ng petsa at isang lagda na may transcript (apelyido, inisyal). Ang mga entry na ito ay ginawa ng responsableng tao na nag-iingat ng journal sa buong panahon nito (o ang taong pumalit sa empleyadong ito).

Paraan ng pagsasagawa at pananagutan

Ang log book ay maaaring mapanatili sa dalawang paraan:

1. Ayon sa kaugalian - sulat-kamay na bersyon. Ang mga asul o itim na panulat ay ginagamit na hindi nag-iiwan ng mga marka o guhit. Ang lahat ng mga entry ay ginawang maingat, ang mga pagwawasto ay posible lamang sa mga pambihirang kaso. Kinakailangan din upang matiyak na ang dokumento ay hindi naglalaman ng mga punit na pahina, karagdagang mga pagsingit (sa halip na mga nauna), atbp.
2. Sa elektronikong anyo: sa kasong ito, ang empleyado lamang na may karapatang pumirma sa elektronikong paraan ang maaaring gumawa ng mga entry sa journal at itama ang mga ito.

Ang mga sumusunod na empleyado ay maaaring may pananagutan sa pagpuno ng dokumento:

• kalihim;
• assistant Secretary;
• iba pang mga empleyado na itinalaga sa mga tagubilin ng direktor.

Karaniwan, tiyak na paraan ang pamamahala, gayundin ang responsableng tao, ay inaprubahan ng isang hiwalay na lokal na legal na batas, na pinagtibay sa negosyo.

Ano ang hitsura ng logbook?

Ang anyo ng dokumentong ito ay isang maliit na aklat na may 64 na pahina na may takip na gawa sa gintong karton (format 210*288 mm). May mga butas upang itali ang mga pahina at pagkatapos ay i-archive ang dokumento.

Kung ang magazine ay hindi paunang natahi, kailangan mong gawin ito sa iyong sarili.

Bilang karagdagan, ang departamento ng HR ay nagpapanatili ng mga tala: Walang mga karaniwang form para sa mga log na ito, kaya ang departamento ng HR ng isang organisasyon ay may karapatan na bumuo ng mga ito nang nakapag-iisa. Ang isang kumpletong listahan ng mga libro at magasin na pinananatili ng serbisyo ng mga tauhan, pati na rin ang kanilang mga panahon ng pag-iimbak, ay ipinahiwatig sa listahan na inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558. Posible bang panatilihin ang isa log ng lahat ng order o kailangan bang magtago ng mga log para sa bawat uri ng order? Ang batas sa paggawa ay hindi naglalaman ng obligasyon ng employer na panatilihin ang mga log ng order. Ang tagapag-empleyo ay may karapatan na independiyenteng tukuyin kung mag-iingat ng isang logbook para sa lahat ng mga order, ilang logbook para sa bawat uri ng order, o hindi magtago ng mga logbook. Tila lohikal at mas maginhawa mula sa pananaw ng pag-aayos ng gawain ng serbisyo ng tauhan upang mapanatili ang hiwalay na mga journal para sa bawat uri ng order.

Posible bang panatilihin ang isang log ng mga order sa electronic form?

Ang pagpapanatili ng dokumentasyon ng tauhan, una sa lahat, ay nagpapahiwatig ng malaking responsibilidad. Kasabay nito, ang koleksyon, pagsusuri at pagpaparehistro ng dokumentasyon ng isang kaayusan ay nangangailangan ng mas mataas na konsentrasyon at mahigpit na pagsunod sa batas.

Posible bang panatilihing elektroniko ang mga journal?

Samakatuwid, kung kinakailangan na maglagay ng isang order sa "nakaraang panahon," sa pagsasanay ay ginagamit nila ang pagpapalabas ng isang order sa ilalim ng isang fraction (11/1-P) o anumang iba pang index. Ang titik ng alpabeto ng index ng order ay walang legal na kahalagahan. Ngunit, ang paggamit nito ay nagpapasimple sa trabaho ng tauhan ng opisyal. Bilang karagdagan, sa kaso ng posibleng demand ng mga awtoridad sa regulasyon para sa mga order na inisyu ng enterprise, ito ay kanais-nais na ang mga petsa ng pagpapalabas ng mga order ay nag-tutugma sa mga tunay na kaganapan.
Ang pamamaraang ito ay maiiwasan ang pagtaas ng interes sa bahagi ng mga opisyal ng inspeksyon. Tungkol naman sa artificial correction of errors, ang mairerekomenda lang dito ay ang palitan lamang ang mga dokumentong hindi nagsasapawan sa ibang mga order, lalo na iyong mga hindi mapapalitan.
Ang kronolohiya ng mga kaganapan ay, una sa lahat, kailangan para sa employer mismo.

Log ng order

Ngunit sa kasong ito, ang numero nito ay dapat na maipasok sa journal, kung wala ito imposibleng isaalang-alang ang journal na selyadong. Mga responsableng tao Kaugnay ng mga pangunahing aktibidad ng negosyo, ang mga order ay inihanda sa ngalan ng direktor ng mga pinuno ng mga departamento ng mga dibisyon.
Kung mayroong isang katanungan tungkol sa paglutas ng isang kumplikadong problema, kung gayon ang tagapamahala ay maaaring lumikha ng isang espesyal na komisyon, na binubuo ng mga multidisciplinary na espesyalista. Ngunit, dahil ang mga gawain ay hindi lamang basic, kundi pati na rin sa pagpapatakbo, ang mga order ay dapat na uriin. Maaari kang mag-alok ng opsyong ito:

1. Mga order para sa mga pangunahing aktibidad. Ang mga naturang order ay inilabas bilang bahagi ng pagpapatupad ng mga gawaing pang-organisasyon.
2. Mga order sa mga aktibidad na pang-administratibo.

Ang mga order sa mga lugar sa itaas ay napapailalim sa hiwalay na pagpaparehistro.

Kailangan bang magtago ng mga papel na tala?

Ang organisasyon ay may karapatan na independiyenteng pumili kung magtatago ng hiwalay na log ng pagpaparehistro para sa bawat uri ng order o itala ang lahat ng mga order para sa mga tauhan sa 1 dokumento. MAHALAGA! Mga order sa appointment ng isang manager, punong accountant at iba pang mga tao na tinukoy sa mga dokumentong ayon sa batas mga kumpanya, nabibilang sa kategorya ng mga order sa mga pangunahing aktibidad ng isang legal na entity, at hindi sa mga order sa mga tauhan (halimbawa, talata.

Pansin

Pederal na Batas “Sa Mga Kumpanya na may limitadong pananagutan" na may petsang 02/08/1998 No. 14-FZ). Mga panuntunan para sa pagpapanatili ng isang journal para sa pagrehistro ng mga order para sa mga tauhan Ang isang kumpletong listahan ng mga libro at accounting journal na dapat panatilihin ng serbisyo ng mga tauhan ay ibinibigay sa Listahan ng mga karaniwang dokumento ng archival ng pamamahala..., na inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 Blg. 558 (mula rito ay tinutukoy bilang Listahan Blg. 558) .

Paano maayos na panatilihin ang isang log ng mga order para sa mga tauhan (sample)?

Para sa tugon sa isang liham, ang mga detalye ng index ay matatagpuan sa reverse order: halimbawa, sa numero 08-11/144 mauuna ang digital index ng structural unit ay 08, pagkatapos, sa pamamagitan ng isang hyphen, ang case number ayon sa nomenclature ay 11, kung saan ang serial number ng dokumento ay pinaghihiwalay ng isang pahilig na linya - 144. Ang mga naturang patakaran ay itinatag sa talata 3.2 .1.1 ng State Budgetary Educational Institution, na inaprubahan ng order ng Main Archive ng USSR na may petsang Mayo 25, 1988.

33. Registration form Maaari kang magrehistro ng mga dokumento:

• sa mga espesyal na journal sa pagpaparehistro;
• sa mga card (ang data tungkol sa dokumento ay naitala sa isang espesyal na card, na pagkatapos ay inilalagay sa isang file cabinet).

Ang bawat isa sa mga pamamaraan ng pagpaparehistro ay may sariling mga pakinabang. Sa journal, ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ay pinagsama-sama, at ang journal mismo ay maginhawang nakaimbak sa limitadong pag-access.

Register ng order: form, maintenance at storage sa 2018

Upang makamit ang pagkakatugma ng impormasyon ng data ng pagpaparehistro at lumikha ng mga kondisyon para sa paglipat sa awtomatikong pagpaparehistro, ang sumusunod na ipinag-uutos na komposisyon ng mga detalye ng pagpaparehistro ay itinatag: may-akda (correspondent); pangalan ng uri ng dokumento; Petsa na dokumento; index ng dokumento (petsa at index ng pagtanggap ng dokumento) (*); pamagat ng dokumento o buod nito; resolution (tagapagpatupad, nilalaman ng order, may-akda, petsa); panahon ng pagpapatupad; isang tala sa pagpapatupad (isang maikling talaan ng paglutas ng isyu sa mga merito, ang petsa ng aktwal na pagpapatupad at ang index ng dokumento ng tugon); kaso N. Ang listahan ng mga mandatoryong detalye ay maaaring dagdagan kung kinakailangan: ​​mga gumaganap, resibo ng tagapalabas ng dokumento, pag-unlad ng pagpapatupad, mga attachment, atbp.

6 na panuntunan para sa pagpapanatili ng isang log ng mga order para sa mga pangunahing aktibidad

Gayunpaman, walang mga kinakailangan para sa kanilang pagpaparehistro na naaprubahan sa antas ng pambatasan. Sa pamamagitan ng pangkalahatang tuntunin ang naturang dokumentasyon ay dapat itago sa loob ng 75 taon.

Impormasyon

Para sa ilang mga kategorya ng impormasyon, isang panahon ng pagpapanatili ng 5 taon ay ibinigay. Kabilang dito ang mga log ng order:

• tungkol sa mga parusang pandisiplina;
• taunang bayad na pista opisyal;
• dahon ng pag-aaral;
• nasa trabaho;
• panandaliang mga paglalakbay sa negosyo sa Russia at sa ibang bansa.

Ang mga patakaran para sa pagpuno ng log ng pagpaparehistro at ang anyo ng pagpapanatili nito ay dapat na maaprubahan sa lokal na regulasyong batas ng organisasyon (mga tagubilin o regulasyon sa trabaho sa opisina, atbp.). Sa kasong ito, maaari naming kunin bilang batayan, halimbawa, ang mga regulasyon para sa pagpaparehistro at pag-index ng mga dokumento na ibinigay para sa sugnay 3.2.1 ng State System of Documentation Support for Management, na inaprubahan ng order ng Main Archive ng USSR na may petsang Mayo 25, 1988 No. 33.

Upang malutas ang problemang ito, ang isang mahusay na solusyon ay isama ang mga ito sa mga tagubilin. Hindi dapat kalimutan na ang modernong klerikal ay nagtatrabaho sa mas malaking lawak ay tinutukoy ng negosyo mismo, habang ang mga regulasyon ay higit na likas na rekomendasyon.

Samakatuwid, upang maitaguyod ang trabaho sa opisina, kinakailangan na bumuo ng dalawang pangunahing dokumento:

1. Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina. Ang tinukoy na lokal na batas ay dapat na sumasalamin sa lahat ng mga panloob na panuntunan ng organisasyon para sa pagtatrabaho at paghawak ng dokumentasyon. Kung sakaling ang negosyo ay hindi pa nakabuo ng sarili nitong mga patakaran para sa pagsasagawa ng gawaing klerikal o ang pagbuo ng mga tagubilin sa yugtong ito ay tila hindi naaangkop, maaari mong pansamantalang gamitin ang naaangkop na mga probisyon.
2. Nomenclature ng mga kaso.

Posible bang panatilihin ang isang log ng mga order sa electronic form?

Pero, as practice shows, meron iba't ibang sitwasyon, sa resolusyon kung saan ang parehong partido ay madalas na interesado, i.e. ang employer at ang empleyado ng enterprise. Sa batayan na ito, kung minsan ay may sapilitang paglabag sa pamamaraan ng pagpaparehistro.

Isaalang-alang natin ang ilang posibleng opsyon.

1. Kung walang karagdagang pagpaparehistro ng mga order sa enterprise, ang order ay maaaring gawin nang retroactive.
2. Kung ang kumpanya ay may karagdagang pagpaparehistro, pagkatapos ay maaari kang gumawa ng isang memo na naka-address sa manager na nagpapaliwanag ng mga dahilan at irehistro ang order sa kasalukuyang petsa. Ang pangalawang opsyon ay mabuti dahil sa kaganapan ng isang inspeksyon, ang paliwanag na tala ay magbibigay-katwiran sa kasalukuyang sitwasyon sa mga awtoridad sa regulasyon.

Halimbawa, dokumentasyon ng pagpaplano - sa departamento ng pagpaplano, pagkuha - sa departamento ng suplay, mga protocol at desisyon ng lupon - sa sekretarya, mga dokumentong pang-administratibo sa mga pangunahing aktibidad na nilagdaan ng pinuno ng organisasyon, mga dokumento na nagmumula sa mas mataas na mga organisasyon o ipinadala ng mga ito - sa serbisyo ng suporta sa dokumentasyon, atbp. e. Ang lugar ng pagpaparehistro ng dokumento ay naayos sa mga tagubilin para sa suporta sa dokumentasyon ng pamamahala o sa Talaan ng mga Dokumento ng organisasyon. 3.2.1.4. Ang mga dokumento ay nakarehistro sa registration control card (RCC) o iba pang mga form ng data ng pagpaparehistro.

Maraming mga tagapamahala ng negosyo ang nagtataka kung kinakailangan na magtago ng isang log ng mga order para sa mga tauhan.

Minamahal na mga mambabasa! Ang artikulo ay nagsasalita tungkol sa mga karaniwang paraan upang malutas ang mga legal na isyu, ngunit ang bawat kaso ay indibidwal. Kung gusto mong malaman kung paano lutasin nang eksakto ang iyong problema- makipag-ugnayan sa isang consultant:

ANG MGA APLIKASYON AT TAWAG AY TINANGGAP 24/7 at 7 araw sa isang linggo.

Ito ay mabilis at LIBRE!

Tingnan natin kung ano ang sinasabi ng batas ng Russia na nauugnay sa 2019 tungkol dito. Pagpapanatili mga dokumento ng tauhan- isang mahalagang bahagi ng mga aktibidad ng bawat kumpanya.

Pagkatapos ng lahat, sa ganitong paraan maaari mong maitala ang anumang kaganapan sa buhay ng pagtatrabaho ng mga empleyado. Ang mga kumpanya ay nag-iipon ng maraming mga dokumento na pinagsama-sama araw-araw.

Kailangan mong makipag-ugnayan sa kanila kapag nagsagawa ng inspeksyon, o kailangan mong magbigay ng ilang mga sertipiko sa isang empleyado.

Upang ma-systematize at ma-optimize ang mga dokumento, kailangan mong gumamit ng mga espesyal na journal.

Anong kailangan mong malaman

Ang lahat ng mga order at iba pang mga dokumento ay dapat na naitala sa naaangkop na journal at libro.

Ang isa sa mga dokumentong ito ay isang log ng mga order ng tauhan. Ano ang konseptong ito, ano ang nilalaman ng magasin at ang mga panuntunan sa disenyo?

Sabihin na natin kaagad na walang malinaw na alituntunin na dapat sundin kung magpasya kang magtago ng logbook.

Pangunahing termino

Itinatala ng journal ang lahat ng mga order na inilabas sa kumpanya at nauugnay sa iba't ibang mga aksyon na may kaugnayan sa mga tauhan.

Ang landas ng trabaho ng mga empleyado ay naitala. At kung kinakailangan, maaari mong mabilis na makahanap ng isang tiyak na pagkakasunud-sunod.

Ang nasabing journal ay ginagamit sa mga paglilitis sa harap ng isang hudisyal na awtoridad. Ito ay isang sumusuportang dokumento, patunay.

Ang pagpaparehistro ay ang pagtatala ng impormasyon sa accounting tungkol sa dokumentasyon ayon sa mga regulated sample.

Ang pagpaparehistro ay maaaring magbigay ng mga dokumento ng legal na puwersa. Hanggang sa ang dokumento ay nakarehistro at nagtalaga ng isang numero, hindi ito itinuturing na naisakatuparan, na nangangahulugang hindi ito umiiral.

Layunin ng dokumento

Ang ganitong uri ng rehistro ay ginagamit ng mga serbisyo ng tauhan upang subaybayan ang dokumentasyon (mga order para sa mga tauhan), na tumutukoy sa isang bilang ng mga opisyal, opisyal at mga tungkulin sa paggawa ng mga subordinates.

Kinakailangang panatilihin ang naturang log para sa mga sumusunod na dahilan:

Ang ilang mga kumpanya ay may panuntunan upang magrehistro ng mga dokumento, at ito ang tanging paraan na ito ay magiging wasto. Ang pagpaparehistro sa order journal ay kinakailangan upang gawing legal ang nauugnay na dokumento.

Ang legislative framework

Ang mga dokumentong pambatasan ay walang sinasabi tungkol sa pagkakasunud-sunod ng pag-numero ng mga order. Nangangahulugan ito na maaari mong sundin ang Mga Tagubilin na naaprubahan.

Ang pag-iingat ng rekord ay isinasagawa alinsunod sa mga sumusunod na dokumento:

Paano maayos na panatilihin ang isang log ng mga order para sa mga tauhan

Halos lahat ng mga order para sa mga tauhan ay personalized. Mga uri ng mga order para sa mga tauhan:

1. Sa pagkuha ng empleyado sa kumpanya.
2. Sa pagwawakas ng isang kasunduan sa isang empleyado.
3. O para sa ibang trabaho.
4. Tungkol sa pagsasama-sama ng mga posisyon.
5. Tungkol sa pagpapadala ng empleyado sa.
6. Oh, atbp.

Ang mga order na alinsunod sa kung saan ang unang tao ng kumpanya ay hinirang sa isang posisyon ay mga order para sa pangunahing aktibidad, at hindi para sa mga tauhan.

Ang mga hiwalay na order ay inihanda alinsunod sa pinag-isang anyo pangunahing mga dokumento ng accounting para sa mga rekord ng tauhan.

Kung ginamit pagtatalaga ng liham Ang ibig sabihin ng “a” ay ang kautusan ay inilabas kaugnay ng ilang tao.

Sino ang nag-fill out ng form

Ang journal ay pinupunan mula sa sandaling simulan ng kumpanya ang mga aktibidad nito hanggang sa araw na maubos ang mga sheet. Kaya naman, ipinapayong gumamit ng makapal na kuwaderno upang hindi mo na ito madalas palitan.

Dahil ang log ng pagpaparehistro ay isa sa mga pangunahing dokumento na inilipat sa archive, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng isang empleyado na magiging responsable para sa pagpapanatili nito.

Ang gayong tao ay hinirang sa pamamagitan ng pagpapalabas ng isang utos. Ngunit nangyayari na ang kaukulang obligasyon ay inireseta sa mga espesyalista sa HR.

Ang dokumento ay pinananatili ng mga sumusunod na tao:

• empleyado sa departamento ng HR;
• Tagapamahala ng HR;
• kalihim
• mga klerk;
• pinuno.

Sino ang eksaktong mag-iingat ng magazine ay depende sa laki ng kumpanya at kung ano ang istraktura ng organisasyon nito.

Pamamaraan para sa compilation

Kinakailangang isaalang-alang ang mga sumusunod na kinakailangan kapag nagdidisenyo ng isang magasin. Gumamit ng hard cover, lalo na kapag nagre-record ng mga pangmatagalang order.

Pagkatapos ng lahat, ang pag-iingat ay dapat gawin upang matiyak na ang magasin ay nakaimbak ng mahabang panahon. Ang pamagat at index ay nakasulat sa mga pabalat.

Ang lahat ng mga pahina ay binibilang (isang tuluy-tuloy na pamamaraan ang ginagamit - ibinigay ang mga serial number). Pagkatapos ay tinatahi ang mga ito alinsunod sa mga kinakailangan ng mga dokumento ng regulasyon. Naglagay sila ng palaman.

Ang magasin ay tinahi ng mga sinulid, at ang mga ito ay nakatali sa isang buhol sa mga gilid sa harap. Ang isang piraso ng papel na may impormasyon tungkol sa petsa ng pagtatapos ng dokumento at ang bilang ng order para sa pagkumpleto nito ay nakadikit sa mga thread.

Ang selyo ay dapat ilagay sa paraang ang bahagi nito ay nasa magazine mismo, at ang bahagi nito ay nasa mga thread node.

Ang huling pahina ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon:

• bilang ng mga pahina;
• pirma ng pinuno ng kumpanya o pinuno ng departamento ng human resources;
• selyo.

Sa ganitong paraan maaari mong matiyak na ang dokumento ay protektado mula sa pagwawasto. Bago magrehistro ng isang order sa journal, dapat suriin ng empleyado ng departamento ng tauhan kung ang dokumento ay lehitimo.

Sinuri:

• may link ba sa dokumento kung saan inilabas ang order ( mga kasunduan sa paggawa, mga legal na gawain, atbp.);
• may petsa, pangalan, numero, nakalagay ba ang lugar kung saan inihanda ang order?
• mayroon bang pamagat at teksto, lagda;
• may marka ba na nagpapatunay sa pag-apruba ng order sa isang awtorisadong espesyalista ng kumpanya.

Dahil ang batas ay hindi nagtatatag pare-parehong anyo magazine, ang bawat negosyo ay bubuo ng sarili nitong sample.

Karaniwang naglalaman ito ng:

• Pahina ng titulo;
• isang seksyon na naglilista ng mga empleyado na responsable para sa pagpapanatili ng dokumento;
• seksyon kung saan nakarehistro ang mga order para sa mga tauhan.

Sa pahina ng pamagat isinusulat nila:

• Pangalan ng Kumpanya;
• pamagat ng mga dokumento;
• ang petsa kung saan nagsimula ang journal;
• ang petsa kung kailan hihinto ang pagpuno.

Ang pangalawang seksyon ay naglalaman ng:

• Buong pangalan, mga posisyon ng mga empleyado na may pananagutan sa pagpapanatili ng journal;
• impormasyon sa dokumentasyon, na siyang batayan para sa paghirang ng mga manggagawa;
• mga pirma ng bawat naturang tao;
• impormasyon tungkol sa panahon kung kailan ang tao ay nag-iingat ng mga talaan.

Ang pangunahing seksyon ay sumasalamin sa sumusunod na impormasyon:

• numero ng talaan ng pagpaparehistro ng order;
• petsa, numero ng order na naaprubahan;
• uri ng pagkakasunud-sunod;
• Buong pangalan, numero ng tauhan ng empleyado;
• mga dokumento na nagsilbing batayan para sa pagpapalabas ng kautusan.

Ang ganitong uri ng magasin ay mahalaga legal na dokumento. Nangangahulugan ito na sulit na i-format ito nang tama. Dapat kumpleto ang bawat entry.

Hindi dapat bawasan ang data kung hahantong ito sa problemadong interpretasyon. Ang mga error at pagwawasto ay hindi pinapayagan, at ang mga tool sa pagwawasto ay hindi maaaring gamitin upang i-edit ang mga talaan.

Kung mayroong isang error, ito ay e-cross out na may mga solidong linya. Ang tamang data ay nakasulat sa tabi nito.

Ang mga patakaran para sa pagpapanatili ng isang journal ay inireseta ng pamamahala sa magkakahiwalay na mga regulasyon sa pangunahing aktibidad, na dapat iguhit sa mga libreng form at matukoy:

• sino ang magiging responsableng tao;
• sino ang papalit sa mga responsableng tao kung sakaling sila ay wala;
• anong panahon ng pagpapanatili at kung saan itatabi ang dokumento.

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa mga sumusunod na tampok ng journaling:

Ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa mga sumusunod na nuances:

Sample na pagpuno

Kung ihahambing natin ang mga magazine na pinananatili ng iba't ibang kumpanya, makikita natin ang mga makabuluhang pagkakaiba. Naglilinis ang ilang negosyo ilang mga punto, ang ilan ay nagdaragdag ng ilang karagdagang mga field.

Video: kung ano dapat ang mga log at kung paano i-flash ang mga ito

Ang pamamahala ay may pagkakataon na hindi lamang nakapag-iisa na bumuo ng isang dokumento, isinasaalang-alang ang kanilang mga pangangailangan, kundi pati na rin upang bumili ng isang handa na magazine.

Ano ang shelf life

Ang mga panahon ng imbakan para sa mga order ay lubhang nag-iiba:

Ang isang kumpanya ay maaaring magpanatili ng hiwalay na mga journal para sa mga pangmatagalang order at panandaliang mga order. Kung ang negosyo ay malaki, pagkatapos ay ipinapayong hatiin ito sa ilang mga grupo (isang hiwalay na magazine para sa bawat grupo).

Ang panahon ng pag-iimbak para sa log ng pagpaparehistro ay itinakda alinsunod sa Mga Pangunahing Panuntunan para sa Paggawa gamit ang Pag-archive ng Dokumento.

Ang mga order ay pinagsama-sama at nabuo sa magkakahiwalay na mga kaso. Kapag natapos na nilang itago ang journal, inilipat ito sa archive. Doon ito itatabi ng 5 o 75 taon.

Ang bawat tagapamahala ng kumpanya ay maaga o huli ay nag-iisip tungkol sa isyu ng tama, maginhawang sistematisasyon at pag-iimbak ng umiiral na dokumentasyon. Ayon sa batas sa archival affairs Pederasyon ng Russia, iba't ibang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ay tinukoy.

Halimbawa, ang ilang mga order para sa mga aktibidad na pang-administratibo at pang-ekonomiya ay may bisa sa loob ng 5 taon, ang mga order para sa mga tauhan ay idinisenyo upang maimbak sa loob ng 75 taon. Ito ay pangunahing dahilan, bakit napakahalagang paghiwalayin ang lahat ng dokumentasyon sa iba't ibang edisyon ng pagpaparehistro.

Ano ito

Pinangalanang edisyon nilayon para sa pagtatala ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga order ng organisasyon. Sa madaling salita, ang journal ay nagtatala ng mga order na nagtatatag ng mga pamantayan sa paggana ng paggawa para sa parehong mga ordinaryong empleyado ng kumpanya at pamamahala nito.

Naka-on sa sandaling ito walang iisang pangkalahatang tinatanggap na anyo ng dokumento, ang bawat organisasyon ay may karapatan na buuin ito sa sarili nitong pagpapasya. Bilang isang patakaran, ang mga pangunahing bahagi ng naturang publikasyon ay:

Pahina ng titulo. Naglalaman ito ng:

• pangalan ng Kumpanya;
• pangalan ng dokumento;
• petsa ng pagsisimula ng pagpapanatili;
• Petsa ng Pagkumpleto.

Seksyon na nagsasaad ng listahan ng mga empleyado na responsable sa pagtatrabaho sa magazine. Narito ang mga naitala:

• Buong pangalan, posisyon ng mga responsableng tao;
• mga link sa mga dokumento na tumutukoy sa mga responsibilidad ng mga empleyado na nakatalaga sa publikasyon;
• ang kanilang mga lagda na nagpapatunay sa pag-iingat ng journal para sa isang tiyak na tagal ng panahon.

Pangunahing seksyon. Ito ay inilaan para sa pagpaparehistro ng mga order at kasama ang:

• serial number ng order;
• numero, pangalan at petsa ng nakarehistrong dokumento;
• bilang ng mga sheet sa dokumento;
• BUONG PANGALAN. at mga posisyon ng mga tao na ang mga aktibidad ay napapailalim sa utos.

Ano ang kailangan nito

Ang pagpapanatili ng journal na ito para sa bawat organisasyon ay sapilitan at mayroon ilang positibong salik kapag nag-aayos at nag-iimbak ng dokumentasyon:

• maximum na pag-optimize ng trabaho sa mga dokumentong pang-administratibo;
• posibilidad ng pagsusuri kabuuang bilang naglabas ng mga order;
• pagsasagawa ng mabilis na paghahanap para sa kinakailangang order;
• pagtatala ng katotohanan ng pag-isyu ng isang kautusan at ang karagdagang posibilidad ng pagkumpirma ng legal na puwersa nito.

Anong mga lokal na kilos ang naitala

Tulad ng nabanggit kanina, ang journal ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga order na may kaugnayan sa mga tungkulin sa paggawa ng lahat ng empleyado ng organisasyon o pamamahala (halimbawa, pangkalahatang direktor, representante na direktor, punong accountant). Ito ay kung paano sila naiiba mula sa mas personalized na mga order para sa mga tauhan.

Magrehistro ng mga nakarehistrong order

Ang mga pangunahing lokal na kilos, impormasyon tungkol sa kung saan ay ipinasok sa journal, ay ang mga sumusunod na order tungkol sa (tungkol sa):

• paghirang ng isang pangkalahatang direktor;
• paghirang ng isang punong accountant;
• pag-apruba ng logo;
• pag-apruba o pagbabago ng istraktura ng organisasyon;
• tinitiyak ang kaligtasan ng mga lihim ng kalakalan;
• pag-apruba ng talahanayan ng mga tauhan;
• pagtatatag ng mga oras ng pagtatrabaho at mga panloob na regulasyon sa paggawa;
• pag-apruba ng mga regulasyon, panuntunan, tagubilin, at iba pang mga dokumento ng regulasyon;
• pagpaplano ng mga pangunahing aktibidad ng kumpanya at tamang kontrol dito, atbp.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-highlight isang pangkat ng mga order na may panahon ng imbakan na mas mababa sa 5 taon:

• mga parusa sa pagdidisiplina;
• pista opisyal;
• taunang bayad na pista opisyal;
• panandaliang paglalakbay sa negosyo, atbp.

Karaniwang anyo

Dokumento ng pagpaparehistro maaaring ilabas hindi lamang bilang isang midyum na papel. Ang paggamit ng electronic form ay pinahihintulutan din.

Kapag pinupunan ang isang bersyon ng papel Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala sa ilang mga patakaran:

• ang lahat ng mga sheet ay dapat na may bilang, ang dokumento ay dapat na ganap na tahiin at selyadong sa selyo ng kumpanya;
• ang isang sticker ay dapat ilapat sa firmware na nagpapahiwatig ng: ang bilang ng mga magagamit na sheet, buong pangalan. at ang posisyon ng saksi (ang pinuno ng kumpanya o isang responsableng empleyado na hinirang ng isang hiwalay na utos), ang pirma ng saksi.

Bukod sa, Ang selyo ng kumpanya ay inilapat sa sticker, tinatakan ang inskripsiyon.

Magasin din maaari ding mapanatili sa elektronikong paraan gamit ang mga espesyal na programa. Sa kasong ito, dapat tandaan ng mga itinalagang empleyado na sumunod sa mga panahon ng pagpapanatili ng dokumento, itinatag ng batas(sugnay 2.30 ng Mga Panuntunan para sa organisasyon, imbakan, pagkuha<…>, na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526). Ang elektronikong anyo ng dokumento ay maaaring mapabilis ang proseso ng paghahanap ng kinakailangang order; ang pagpipiliang ito ay epektibo sa kaso ng paglilipat ng mga kawani at makabuluhang daloy ng dokumento.

Template ng magazine

Ang karaniwang anyo ng publikasyon ay hindi kinokontrol ng batas; anumang bilang ng mga haligi at mga kinakailangan para sa kinakailangang impormasyon ng nakarehistrong order ay katanggap-tanggap. Magaspang na plano ganito ang hitsura ng pinagsama-samang log:

Maaari ka ring bumili ng katulad na publikasyon sa isang bookstore. Ang natapos na kopya ay naglalaman na ng isang binuo na maginhawang format, na makatipid ng oras sa paghahanda nito.

Regulasyon ng regulasyon

Karamihan sa mga tagapamahala ay isinasaalang-alang ang pagpapanatili ng isang dokumento sa pagpaparehistro bilang opsyonal, na sa panimula ay mali. Ang pagkakaroon ng journal ng isang organisasyon ay kinokontrol ng batas (Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Agosto 25, 2010 No. 558 "Sa pag-apruba ng "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala ng archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagsasaad ng mga panahon ng pag-iimbak”).

Isang video na nagsasabi tungkol sa mga panahon ng pagpapanatili at pagtatala ng mga order ng tauhan.

Responsableng tao para sa pagpapanatili ng dokumento

Ang paghirang ng isang taong responsable sa pag-iimbak at pagpapanatili ng aklat ng pagpaparehistro ay mahalaga. Karaniwan, ang isang empleyado na hinirang ng isang hiwalay na kautusan ay nagiging responsable. Gayunpaman, kadalasan ang responsibilidad na ito ay nasa balikat ng isang espesyalista sa human resources.

Ang isang katulad na tungkulin sa paggawa ay inireseta sa Deskripsyon ng trabaho, kung saan maaari siyang maging pamilyar kapag nag-aaplay para sa isang trabaho. Sa kaso ng mahabang bakasyon ng isang HR specialist, isa pang empleyado ang itinalaga upang magtrabaho kasama ang magasin, at isang kaukulang utos ang ibinigay sa kanya.

Pangunahing panuntunan

Nabanggit na kanina ang tungkol sa kakulangan ng pangkalahatang tinatanggap na anyo ng publikasyon, gayunpaman, ito ay kinakailangan upang sumunod sa ilang mga patakaran kapag nagsasagawa:

• dapat ipahiwatig ng pahina ng pamagat ang mga detalye ng kumpanya, ang mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpuno ng dokumento, ang kaukulang numero, impormasyon tungkol sa empleyado na responsable para sa journal, ang panahon ng pag-iimbak ng dokumento (5 o 75 taon).
• Hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa mga liham na itinalaga sa bawat order: LS - para sa mga dokumento na dapat itago sa loob ng 75 taon, K - para sa lahat ng iba pang mga order na dapat itala;
• ang pag-numero ng mga sheet ay dapat na maayos, ito ay ipinagbabawal na pilasin ang mga sheet sa labas ng magazine;
• Hindi inirerekumenda na magpasok ng impormasyon tungkol sa mga order nang "retrospectively". Ito ay posible lamang sa isang compiled tala ng paliwanag hinarap sa pinuno ng organisasyon, na nagpapaliwanag ng mga dahilan para sa kasalukuyang mga pangyayari.
• ang anumang mga pagwawasto ay ginawa sa pamamagitan ng sequential numbering na may obligadong indikasyon ng batayan para sa pagpapakilala nito;
• ang pagpuno sa libro ng pagpaparehistro ay dapat gawin gamit ang isang panulat ng parehong kulay - itim o asul;
• Ang anumang pagtawid, pagsasaayos, o pagtatabing ay hindi inirerekomenda;
• Ang publikasyong ito sa pagpaparehistro ay tumutukoy sa dokumentasyong inilaan lamang para sa panloob na paggamit sa loob ng organisasyon. Posible na maging pamilyar sa mga nilalaman nito lamang sa pagkakaroon ng empleyado na nakatalaga dito.

Ang wastong pagpapanatili ng aklat ng pagpaparehistro ay ginagawang posible upang ayusin ang rehistro ng magagamit na dokumentasyon na may iba't ibang mga panahon ng pag-iimbak, pati na rin upang mapanatili ang kontrol sa dami ng mga tagapagpahiwatig ng mga inilabas na order.

Ang isang na-optimize na sistema ng daloy ng dokumento ay isa sa pinakamahalagang salik na kinakailangan upang matiyak ang mataas na kalidad na mga talaan ng tauhan ng isang negosyo. Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo ang tungkol sa accounting ng mga order sa isang samahan: kinakailangan bang magrehistro ng mga order, sa anong anyo dapat i-compile ang Accounting Log, at susuriin din namin ang mga pangunahing pagkakamali at sasagutin ang mga karaniwang tanong sa paksa.

Para saan ang order log?

Ang pangunahing gawain ng Journal ay upang i-optimize ang impormasyon tungkol sa mga order para sa maximum na kaginhawahan ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Nakamit ang layuning ito sa isang espesyal na paraan pagpuno ng Journal:

• ang impormasyon sa Journal ay ipinasok sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod;
• Ang magazine ay nagraranggo ng mga order ayon sa uri (impormasyon, administratibo) at mga lugar ng mga aktibidad ng kumpanya (pangunahing aktibidad, tauhan).

Kaya, kung mayroon kang Journal, ang proseso ng paghahanap ng kinakailangang order ay tatagal ng napakaliit na oras.

Kailangan bang magtago ng Journal?

Ang kasalukuyang batas ay hindi naglalaman ng mga direktang tuntunin tungkol sa ipinag-uutos na pamamaraan para sa pagpapanatili ng Journal. Gayunpaman, sa napakaraming daloy ng dokumento, ang Journal ay isang "mahalaga" na pangangailangan. Pagkatapos ng lahat, sa tulong nito, ang isang opisyal ng tauhan ay maaaring mahusay na mag-systematize ng mga dokumento para sa layunin ng kadalian ng paggamit sa hinaharap na trabaho.

Ang isa pang bentahe ng pagpapanatili ng isang Journal ay karagdagang kumpirmasyon ng katotohanan ng paglalathala ng dokumento sa petsa ng pagpaparehistro. Kahit kailan mga kontrobersyal na isyu, kapag ang petsa ng pagpasok sa puwersa ng order ay hindi tumutugma sa petsa ng pagpirma ng dokumento, ang petsa ng pagpaparehistro ng order sa Journal ay karagdagang kumpirmasyon ng legalidad ng mga order na inilarawan sa order.

Legislative framework para sa pagtatala ng dokumentasyon

Gaya ng nabanggit sa itaas, kasalukuyang batas hindi nangangailangan ng mga kumpanya na magrehistro ng mga order sa Journal. Ang accounting ng mga order ay nananatili sa pagpapasya ng pamamahala ng kumpanya; sa pagsasaalang-alang na ito, ang pamamaraan para sa pagpasok ng impormasyon sa Journal, ang anyo nito at pamamaraan ng pag-iimbak ay tinutukoy ng bawat kumpanya nang paisa-isa. Kasabay nito, mayroong isang bilang ng mga kasalukuyang regulasyon na nagbibigay ng mga rekomendasyon tungkol sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng Journal.

Organisasyon ng order accounting

Paano magbilang ng mga order sa isang journal

Bago magpasok ng impormasyon tungkol sa isang order sa Journal, ang dokumento ay dapat magtalaga ng isang indibidwal na numero. Para sa kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga dokumento at alinsunod sa kasalukuyang mga tagubilin, ang sumusunod na sistema ng pag-numero at pag-index ng mga order ay ginagamit:

1. Ang lahat ng mga order ay dapat ipangkat ayon sa mga pangunahing uri (pangunahing aktibidad, tauhan, administratibo at aktibidad sa negosyo).
2. Batay sa uri ng pagkakasunud-sunod, ang isang index ay itinalaga sa numero ng dokumento (OS - pangunahing aktibidad, LS - tauhan, AHD - administratibo at pang-ekonomiyang aktibidad).
3. Ang mga dokumento ay binibilang nang digital ayon sa mga patakaran ng tuloy-tuloy na pagnunumero.

Ang mga negosyo na may malaking kawani at isang malaking hanay ng mga dokumento, bilang panuntunan, ay bubuo karagdagang mga patakaran pag-encode at pag-index. Halimbawa, ang mga order para sa mga tauhan ay nahahati pa sa mga order para sa pagkuha (Rr), pagpapaalis (Uv), paglipat sa ibang posisyon (Per), atbp.

Upang higit pang ma-optimize ang daloy ng dokumento, ang ilang mga negosyo ay naglalagay ng mga order alinsunod sa petsa ng pagpaparehistro (ang petsa ng order para sa pangunahing aktibidad ay 07/14/17, ang order ay may bilang na 140717 - OD).

Sa kabila ng katotohanan na sa kasong ito ang prinsipyo ng patuloy na pag-numero ay nilabag, ang mekanismong ito para sa pagtatalaga ng mga numero ay hindi sumasalungat sa kasalukuyang batas at maaaring magamit kung ang pamamaraan ay itinatag sa mga panloob na dokumento ng regulasyon ng kumpanya.

Halimbawa Blg. 1. Ang Blank LLC ay may maliit na kawani at gamit karaniwang sistema pag-numero at pag-index ng mga order:

• patuloy na pagnunumero alinsunod sa kronolohiya ng pagpapalabas ng mga order;
• pag-index ayon sa mga uri ng mga dokumento (OD, LS, AHD).

Sa ika-2 kalahati ng 2017, inilabas ng "Blank" ang mga sumusunod na order:

1. 07.17, ayon sa utos, ang isang ekonomista ay tinanggap bilang isang empleyado ng Blank LLC. Ang order ay may bilang na 14-LS.
2. 07.17 isang utos ang inilabas upang magbukas ng bago punto ng pagbebenta(No. 15-OD).
3. 07.17, sa pamamagitan ng order No. 16-AHD, hinirang ang mga empleyadong responsable sa pagkonekta sa retail outlet sa city heating network.

Halimbawa Blg. 2. Ang JSC GlavStroy ay may malaking kawani at gumagamit ng isang espesyal na sistema para sa pagnumero at pag-index ng mga order:

• ang numero ng order ay itinalaga alinsunod sa petsa ng pagpirma sa dokumento;
• ang mga order para sa mga tauhan ay na-index sa isang espesyal na paraan (pag-hire - PR, pagpapaalis - Uv, paglipat sa ibang posisyon - Per).

Noong Hulyo 2017, naglabas ang GlavStroy JSC ng mga sumusunod na order:

• 07.17 isang production shop technologist ang tinanggap (order No. 130717-PrR);
• 07.17 na-dismiss sa kalooban punong ekonomista ng departamento ng pagpaplano (order No. 140717-Uv);
• 07.17 ang isang empleyado ng departamento ng pagbebenta ay inilipat sa posisyon ng pinuno ng departamento (order No. 150717-Per).

Paano gumuhit ng isang Log ng Order

SA pangkalahatang pamamaraan Ang rehistro ng order ay pinagsama-sama para sa isang panahon ng isang taon, iyon ay, ang impormasyon tungkol sa mga order na nilagdaan at ipinatupad sa panahon ng taon ng kalendaryo ay ipinasok dito. Kung pinag-uusapan natin tungkol sa isang malaking kumpanya na may malaking daloy ng dokumento, pagkatapos ito ay ipinapayong para sa mga naturang organisasyon na simulan ang pagpapanatili bagong magazine tuwing anim na buwan o quarterly.

Ang bagong Journal ay dapat magkaroon ng isang pahina ng pamagat na nagsasaad ng:

• pangalan ng negosyo;
• pamagat ng dokumento;
• petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng pagpapanatili ng Journal;
• Buong pangalan at posisyon ng taong responsable sa pagpapanatili ng Journal.

Sa pagtatapos ng panahon na ipinahiwatig sa pahina ng pamagat, ang dokumento ay dapat na nakatali alinsunod sa mga pangkalahatang kinakailangan, ibig sabihin, ipahiwatig ang bilang ng mga sheet at i-seal ito.

Ang pamamaraan para sa pagpasok ng data sa Order Journal

Ang bawat negosyo ay may karapatan na independiyenteng bumuo at gumamit ng Journal form. Gayunpaman, bilang isang patakaran, ang dokumento ay napunan sa anyo ng isang talahanayan at naglalaman ng sumusunod na data:

1. Serial number. Dahil ang Journal ay nagsasangkot ng kronolohikal na pagpasok ng impormasyon at tuloy-tuloy na pagnunumero, lahat ng mga order na makikita sa Journal ay dapat na may sariling serial number.
2. Petsa na dokumento. Ang petsa ng pagpirma ng utos ng tagapamahala at ang pagpasok sa puwersa ng dokumento ay ipinasok sa hanay. Ang petsang ito ay ang pamantayan para sa pagpapanatili ng isang kronolohikal na talaan.
3. Numero ng Dokumento. Ang mga order ay binibilang ayon sa order na inaprubahan ng organisasyon. Ang Journal ay ipinasok buong numero order (kabilang ang index).
4. Paglalarawan ng dokumento. Ang column ay nagbibigay ng buod ng order (Sa paglikha ng serbisyo sa pagsubaybay sa pananalapi, Sa pagpapadala sa isang business trip, Sa pagbibigay ng espesyal na damit).
5. Responsable para sa pagpapatupad. Ang teksto ng utos ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa taong responsable sa pagpapatupad ng utos. Ang data tungkol sa taong responsable (buong pangalan, posisyon) ay dapat ilipat sa Journal.
6. Mga pamilyar na tao. Dapat ipakita ng column ang impormasyon tungkol sa mga taong kailangang maging pamilyar sa order (halimbawa, lahat ng empleyado, empleyado ng isang partikular na departamento, mga taong sumasakop sa ilang mga posisyon, partikular na empleyado - sa buong pangalan).

Halimbawang log ng order

Noong Agosto 2017, inilabas ng Globus LLC ang mga sumusunod na order:

• 08.17 – tungkol sa paglikha ng isang bagong linya ng produkto;
• 08.17 - sa mga pagbabago sa talahanayan ng staffing;
• 08.17 – tungkol sa gawaing pang-organisasyon na may kaugnayan sa paglipat sa isang bagong opisina.

Ang mga order ay binibilang alinsunod sa panloob na pagkakasunud-sunod. Ang log ng order ay naka-format tulad ng sumusunod:

Mga responsableng tao para sa pagpapatupad

Sa kaso ng paggamit ng Order Book, ang pamamahala ng organisasyon ay nagtatalaga ng isang taong responsable para sa pagpapanatili, pagpaparehistro, pag-iimbak at pag-file nito. Sa pangkalahatan, ang taong ito ay isang empleyado ng departamento ng HR. Kung ang Journal ay itinatago sa isang maliit na kumpanya, kung gayon ang responsableng empleyado ay maaaring isang accountant.

Ang taong responsable para sa pagpapanatili ng dokumento ay dapat ipahiwatig sa panloob na dokumento ng regulasyon (sa Pamamaraan sa Pagrekord ng Tauhan). Maipapayo na ipahiwatig hindi ang buong pangalan ng isang tiyak na empleyado, ngunit ang posisyon, dahil sa kasong ito, kapag ang empleyado ay na-dismiss, ang kanyang mga tungkulin ay ipapasa sa kanyang kahalili.

Mga karaniwang pagkakamali kapag gumagawa ng isang order journal

Sa ibaba ay titingnan natin ang TOP 3 karaniwang pagkakamali na ginawa kapag pinapanatili ang Order Log.

Pagkakamali #1. Ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng Order Log ay hindi naayos ng mga panloob na regulasyon.

Pagkakamali #2. Sapilitan para sa isang indibidwal na negosyante na panatilihin ang isang Journal.

Walang mga obligasyon na mapanatili ang isang Journal of Orders para sa lahat ng kumpanya at negosyante, anuman ang organisasyonal at legal na istraktura, larangan ng aktibidad, bilang ng mga empleyado, atbp. Kaya, ang pangangailangan na mapanatili ang isang Journal para sa mga indibidwal na negosyante ay nananatili sa pagpapasya ng negosyante.

Pagkakamali #3. Walang taong responsable para sa pagpapanatili ng Journal.

Ang panloob na dokumento na kumokontrol sa mga pangkalahatang tuntunin para sa pagpuno at pagdidisenyo ng Journal ay dapat tukuyin ang taong responsable para sa pagpapanatili ng dokumento. Ang taong ito, bilang panuntunan, ay isang kinatawan ng serbisyo ng tauhan, ngunit sa pagpapasya ng pamamahala, ang responsibilidad ay maaaring italaga sa ibang mga empleyado. Ang responsableng empleyado ay itinalaga ng mga obligasyon para sa disenyo, pagkumpleto, pag-iimbak at stapling ng Journal.

Rubric "Tanong at sagot"

Tanong Blg. 1. Posible bang panatilihing elektroniko ang Journal?

Ang paraan ng pagpapanatili ng Journal, pati na rin ang pamamaraan para sa pagpuno nito, ay hindi itinatakda ng batas. Samakatuwid, sa pagpapasya ng organisasyon, ang journal ay maaaring itago sa electronic form. Ang anyo ng electronic file at ang mekanismo para sa pagpasok ng impormasyon dito ay binuo at inaprubahan ng kumpanya nang paisa-isa. Karaniwan, elektronikong anyo Ginagamit ang journal sa malalaking kumpanya at sa mga organisasyong iyon na nagpatupad ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang form na ito ay makabuluhang binabawasan ang oras na ginugol sa pagpuno sa Journal at kasunod na trabaho sa mga dokumento.

Tanong Blg. 2. Posible bang ipahiwatig sa Pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan ang buong pangalan ng empleyado na responsable sa pagpapanatili ng Journal?

Ang pagpahiwatig ng buong pangalan ng isang partikular na empleyado bilang ang taong responsable sa pagpapanatili ng Journal ay hindi sumasalungat sa kasalukuyang batas. Gayunpaman, ang pamamaraang ito ng paghirang ng isang taong namamahala ay hindi ang pinaka-makatuwiran. Pagkatapos ng lahat, kapag ang isang empleyado ay tinanggal o inilipat sa ibang posisyon, ang organisasyon ay kailangang gumawa ng mga pagbabago sa Pamamaraan. Sa kasong ito, ipinapayong ipahiwatig ang tiyak na posisyon kung saan itinalaga ang responsibilidad (halimbawa, senior na espesyalista sa departamento ng HR).

Tanong Blg. 3. Posible bang magrehistro ng mga order hindi sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod ng pag-sign, ngunit sa petsa ng pagpasok sa puwersa?

Ang paggamit ng paraang ito ay hindi ipinagbabawal. Sa kasong ito, ang column na "Petsa ng pagpasok sa bisa ng dokumento" ay dapat idagdag sa Journal at ilapat ayon sa petsang ito magkakasunod-sunod. Gayunpaman, ipinapakita ng kasanayan na ang gayong mekanismo ng pagpaparehistro ay hindi ang pinaka-maginhawa at lubos na kumplikado ang paghahanap at kasunod na trabaho sa mga dokumento.

Isang-click na tawag