कर्मचाऱ्यांच्या नोंदींमध्ये ऑर्डरची संख्या कशी द्यावी. नमुना ऑर्डर बुक

मुख्य क्रियाकलापांसाठी सर्व ऑर्डर योग्य क्रमाने नोंदणीकृत असणे आवश्यक आहे. रेकॉर्ड शीर्षक, दस्तऐवजाची तारीख आणि इतर प्रतिबिंबित करते महत्वाची माहिती. नमुना प्रविष्टी, जर्नल भरण्याची उदाहरणे - हे सर्व लेखात आढळू शकते.

कोणतीही ऑर्डर ही अंतर्गत कारवाईची कायदेशीर कृती असते, जी सहसा कंपनीच्या प्रमुखाद्वारे जारी केली जाते, इ स्वतंत्र विभागणी, शाखा. ऑर्डर विविध निकषांनुसार वर्गीकृत केल्या जातात, ज्यात ते नियमन करतात त्या क्षेत्रासह. उदाहरणार्थ, ते कर्मचाऱ्यांशी संबंधित असू शकतात भौतिक संसाधनेउपक्रम त्याच वेळी, ऑर्डरचा एक मोठा समूह आहे जो संपूर्ण कंपनीवर परिणाम करणाऱ्या जटिल, जटिल समस्यांचे नियमन करतो. त्यांना मुख्य क्रियाकलापांसाठी ऑर्डर म्हणतात. अशा कागदपत्रांचे अनेक प्रकार आहेत:

1. संचालकाच्या नियुक्तीवर.
2. कंपनी विभागाच्या निर्मितीवर.
3. विकसित स्टाफिंग टेबलच्या अंमलबजावणीवर.
4. हस्तांतरण प्रणालीच्या परिचयाबद्दल मजुरीनॉन-कॅश पेमेंटद्वारे.
5. पेस्लिप भरण्याच्या सूचनांबद्दल.
6. कामगार नियमांच्या स्थापनेवर.
7. 1 किंवा अधिक कर्मचाऱ्यांच्या कामावरून कमी केल्याबद्दल.
8. व्यापार गुपित असलेल्या माहितीचे संरक्षण करण्याच्या उपायांवर.
9. कामगारांच्या सामूहिक आर्थिक दायित्वाच्या स्थापनेवर.

इतर प्रकार आहेत जे मुख्य क्रियाकलापांशी देखील संबंधित आहेत - ते नोंदणी लॉगमध्ये रेकॉर्डिंगच्या अधीन आहेत. शिवाय, एखाद्याने गोंधळ करू नये वेगळे प्रकारकागदपत्रे उदाहरणार्थ, सनदीमध्ये ज्या मुख्य कर्मचाऱ्याचे स्थान निर्दिष्ट केले आहे अशा कर्मचाऱ्यांना मान्यता देणारा कायदा अंमलात आला तर (हे केवळ संचालकच नाही तर मुख्य लेखापाल, सुरक्षा सेवेचे प्रमुख), असा आदेश विशेषत: मुख्य क्रियाकलापांसाठी जर्नलमध्ये नोंदणीकृत असावा, कर्मचाऱ्यांसाठी नाही.

दुसरा महत्वाचा मुद्दा- मुख्य क्रियाकलाप आणि प्रशासकीय आणि आर्थिक समस्यांशी संबंधित कागदपत्रे स्वतंत्रपणे नोंदणीकृत आहेत, कारण नंतरचे 5 वर्षांसाठी संग्रहित केले जातात. कृतींच्या पहिल्या गटासाठी, ते कायमस्वरूपी ठेवले पाहिजेत ( किमान 75 वर्षांचे). लॉग देखील त्याच कालावधीसाठी संग्रहित केला जातो.

नमुना जर्नल एंट्री: भरण्यासाठी सूचना

ऑर्डरच्या निर्मितीचे रेकॉर्ड रेकॉर्ड करणे अनिवार्य आहे, कारण या प्रकरणात दस्तऐवज शेवटी अंमलात येतो. अशा प्रकारे, एंट्री त्याला अंतर्गत नियामक कायदा म्हणून कायदेशीर शक्ती देते, संपूर्ण एंटरप्राइझ किंवा त्याच्या विशिष्ट स्वतंत्र विभागामध्ये अंमलबजावणीसाठी अनिवार्य आहे. याव्यतिरिक्त, ऑर्डर केलेल्या फिक्सेशन सिस्टमबद्दल धन्यवाद, शोध मोठ्या प्रमाणात सरलीकृत आहे आवश्यक कागदपत्रसारख्या हजारो पेपर्समध्ये.

शीर्षक पृष्ठ

चालू शीर्षक पृष्ठजबाबदार व्यक्ती लिहून देते:

1. कंपनीचे नाव, त्याचे संस्थात्मक फॉर्म. सामान्य संक्षेपांना परवानगी आहे - LLC, PJSC आणि इतर, उदाहरणार्थ: Dolce Vita LLC.
2. दस्तऐवज तयार केल्याची तारीख. हे कॅलेंडर वर्षाच्या सुरुवातीशी जुळत नाही, जे सामान्य आहे.
3. कागदपत्र पूर्ण झाल्याची तारीख (पूर्ण शेवटचं पान). यानंतर, जर्नल दीर्घकालीन स्टोरेजसाठी (किमान 75 वर्षे) संग्रहणात हस्तांतरित केले जाते.
4. राखण्यासाठी जबाबदार - स्थान, आडनाव, आद्याक्षरे.
5. "स्टोरेज कालावधी" कॉलममध्ये "कायमस्वरूपी" सूचित करते.

ऑर्डर रेकॉर्ड

रेकॉर्ड तयार करण्याची प्रक्रिया स्वतंत्रपणे स्थापित केली जाऊ शकते, कारण फॉर्मसाठी कोणतीही कठोर कायदेशीर आवश्यकता नाही. सहसा सर्व नोंदी सारणीच्या स्वरूपात नोंदवल्या जातात; खालील माहिती सूचित करा:

1. दस्तऐवज क्रमांक - वर्षाच्या सुरुवातीपासून शेवटपर्यंत क्रमांकन सतत क्रमाने होते. कागदपत्रे, ज्याची माहिती वेगवेगळ्या जर्नल्समध्ये रेकॉर्ड केली जाते, त्यांची संख्या भिन्न असते - मुख्य क्रियाकलाप, कर्मचारी इत्यादींवरील दस्तऐवजांचा स्वतःचा क्रम असतो.
2. हे दस्तऐवजाच्या प्रकाशनाच्या तारखेनंतर होते - या दिवसापासून ते सहसा अंमलात येते.
3. नंतर शीर्षक दिले जाते (अगदी क्रमानुसार). इथे तुम्ही पण लिहू शकता सारांश.
4. पत्रके आणि संलग्नकांची संख्या स्लॅश "/" सह चिन्हांकित केली आहे.
5. "जबाबदार" स्तंभात, जारी केलेल्या आदेशाच्या अंमलबजावणीसाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचार्यांची आडनावे आणि आद्याक्षरे प्रविष्ट करा.
6. "परिचित करा" स्तंभात - कर्मचाऱ्यांची आडनावे आणि आद्याक्षरे ज्यांनी स्वतःला दस्तऐवजाच्या मजकुरासह लेखी (स्वाक्षरीखाली) परिचित केले पाहिजे.

इच्छित असल्यास, आपण "नोट्स" स्तंभ देखील समाविष्ट करू शकता, जेथे आवश्यक असल्यास, जारी केलेल्या ऑर्डरवर संक्षिप्त टिप्पण्या लिहिल्या जातात.

जर्नल पूर्ण झाल्यानंतर, त्याच्या देखभालीच्या समाप्तीची औपचारिकता करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, आपल्याला प्रथम सर्व पृष्ठे लेस करणे आणि त्यांना कॉर्डने बांधणे आवश्यक आहे. मग ते पत्रकांची संख्या (पृष्ठे नव्हे) लिहून ठेवतात, प्रतिलेख (आडनाव, आद्याक्षरे) सह तारीख आणि स्वाक्षरी ठेवतात. या नोंदी जबाबदार व्यक्तीने केल्या आहेत ज्याने जर्नल संपूर्ण कालावधीत ठेवली (किंवा या कर्मचाऱ्याची जागा घेणारी व्यक्ती).

आचरण आणि जबाबदार मार्ग

लॉग बुक दोन प्रकारे राखले जाऊ शकते:

1. पारंपारिकपणे - हस्तलिखित आवृत्ती. निळ्या किंवा काळ्या पेनचा वापर केला जातो जे खुणा किंवा रेषा सोडत नाहीत. सर्व नोंदी काळजीपूर्वक केल्या आहेत, केवळ अपवादात्मक प्रकरणांमध्येच दुरुस्त्या शक्य आहेत. दस्तऐवजात फाटलेली पृष्ठे, अतिरिक्त इन्सर्ट (मागील ऐवजी) इत्यादी नसल्याची खात्री करणे देखील आवश्यक आहे.
2. इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात: या प्रकरणात, केवळ इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी करण्याचा अधिकार असलेला कर्मचारी जर्नलमध्ये नोंदी करू शकतो आणि त्या दुरुस्त करू शकतो.

दस्तऐवज भरण्यासाठी खालील कर्मचारी जबाबदार असू शकतात:

• सचिव;
• सहाय्यक सचिव;
• संचालकांच्या सूचनेनुसार नियुक्त केलेले इतर कर्मचारी.

सहसा, विशिष्ट मार्गव्यवस्थापन, तसेच जबाबदार व्यक्ती, स्वतंत्र स्थानिक कायदेशीर कायद्याद्वारे मंजूर केले जातात, जे एंटरप्राइझमध्ये स्वीकारले जाते.

लॉगबुक कसे दिसते?

या दस्तऐवजाचे स्वरूप सोनेरी पुठ्ठ्याने बनविलेले मुखपृष्ठ असलेले 64 पृष्ठांचे छोटे पुस्तक आहे (स्वरूप 210*288 मिमी). पृष्ठे बांधण्यासाठी आणि नंतर दस्तऐवज संग्रहित करण्यासाठी छिद्र आहेत.

जर मासिक सुरुवातीला शिवले गेले नसेल, तर तुम्हाला ते स्वतः करावे लागेल.

याव्यतिरिक्त, एचआर विभाग लॉग ठेवतो: या लॉगसाठी कोणतेही मानक फॉर्म नाहीत, म्हणून एखाद्या संस्थेच्या एचआर विभागाला ते स्वतंत्रपणे विकसित करण्याचा अधिकार आहे. 25 ऑगस्ट 2010 च्या रशियाच्या संस्कृती मंत्रालयाच्या आदेश क्रमांक 558 द्वारे मंजूर केलेल्या यादीमध्ये कर्मचारी सेवेद्वारे देखरेख केलेली पुस्तके आणि मासिकांची संपूर्ण यादी, तसेच त्यांचा संग्रहण कालावधी दर्शविला आहे. एखादे ठेवणे शक्य आहे का? सर्व ऑर्डरचे लॉग किंवा प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी नोंदी ठेवणे आवश्यक आहे का? सर्व ऑर्डरसाठी एक लॉगबुक ठेवावे की नाही, प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी अनेक लॉगबुक ठेवावे की नाही हे स्वतंत्रपणे ठरवण्याचा अधिकार नियोक्त्याला आहे. प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी स्वतंत्र जर्नल्स राखण्यासाठी कर्मचारी सेवेचे कार्य आयोजित करण्याच्या दृष्टिकोनातून हे तार्किक आणि अधिक सोयीस्कर वाटते.

इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ऑर्डरचा लॉग ठेवणे शक्य आहे का?

कर्मचारी दस्तऐवजीकरण राखणे, सर्व प्रथम, मोठी जबाबदारी सूचित करते. यासह, ऑर्डरच्या स्वरूपाच्या दस्तऐवजीकरणाचे संकलन, विश्लेषण आणि नोंदणीसाठी वाढीव एकाग्रता आणि कायद्याचे कठोर पालन आवश्यक आहे.

जर्नल्स इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने ठेवणे शक्य आहे का?

म्हणून, जर "मागील कालावधी" मध्ये ऑर्डर देणे आवश्यक असेल, तर ते अपूर्णांक (11/1-पी) किंवा इतर कोणत्याही निर्देशांकाच्या अंतर्गत ऑर्डर जारी करणे वापरतात कायदेशीर महत्त्व. परंतु, त्याचा वापर कर्मचारी अधिकाऱ्याचे काम सुलभ करतो. याव्यतिरिक्त, एंटरप्राइझद्वारे जारी केलेल्या ऑर्डरसाठी नियामक प्राधिकरणांकडून संभाव्य मागणीच्या बाबतीत, ऑर्डर जारी करण्याच्या तारखा वास्तविक घटनांशी एकरूप असणे इष्ट आहे.
हा दृष्टीकोन तपासणी अधिकाऱ्यांचे वाढलेले स्वारस्य टाळेल. त्रुटींच्या कृत्रिम दुरुस्त्याबद्दल, येथे शिफारस केली जाऊ शकते की फक्त तेच कागदपत्रे पुनर्स्थित करणे जे इतर ऑर्डरसह ओव्हरलॅप होत नाहीत, विशेषत: जे बदलले जाऊ शकत नाहीत.
इव्हेंट्सचे कालक्रम, सर्व प्रथम, नियोक्तासाठी स्वतः आवश्यक आहे.

ऑर्डर लॉग

परंतु या प्रकरणात, जर्नलमध्ये त्याची संख्या प्रविष्ट करणे आवश्यक आहे, अन्यथा त्याशिवाय जर्नल सीलबंद विचारात घेणे अशक्य आहे. जबाबदार व्यक्ती एंटरप्राइझच्या मुख्य क्रियाकलापांच्या संबंधात, विभागांच्या विभाग प्रमुखांद्वारे संचालकांच्या वतीने ऑर्डर तयार केले जातात.
जर एखाद्या जटिल समस्येचे निराकरण करण्याचा प्रश्न असेल तर व्यवस्थापक एक विशेष कमिशन तयार करू शकतो, ज्यामध्ये बहु-अनुशासनात्मक तज्ञ असतील. परंतु, कार्ये केवळ मूलभूत नसून कार्यरत असल्याने, ऑर्डरचे वर्गीकरण करणे आवश्यक आहे. आपण हा पर्याय देऊ शकता:

1. मुख्य क्रियाकलापांसाठी ऑर्डर. संघटनात्मक कार्यांच्या अंमलबजावणीचा भाग म्हणून असे आदेश जारी केले जातात.
2. प्रशासकीय कामकाजाचे आदेश.

वरील क्षेत्रातील ऑर्डर स्वतंत्र नोंदणीच्या अधीन आहेत.

कागदी नोंदी ठेवणे आवश्यक आहे का?

प्रत्येक प्रकारच्या ऑर्डरसाठी स्वतंत्र नोंदणी लॉग ठेवायचा की 1 दस्तऐवजात कर्मचाऱ्यांसाठी सर्व ऑर्डर रेकॉर्ड करायचे हे स्वतंत्रपणे निवडण्याचा संस्थेला अधिकार आहे. महत्त्वाचे! मध्ये निर्दिष्ट व्यवस्थापक, मुख्य लेखापाल आणि इतर व्यक्तींच्या नियुक्तीचे आदेश वैधानिक कागदपत्रेकंपन्या, कायदेशीर घटकाच्या मुख्य क्रियाकलापांवरील ऑर्डरच्या श्रेणीशी संबंधित आहेत आणि कर्मचाऱ्यांच्या ऑर्डरसाठी नाहीत (उदाहरणार्थ, परिच्छेद.

लक्ष द्या

फेडरल कायदा “सह कंपन्यांवर मर्यादित दायित्व" दिनांक 02/08/1998 क्रमांक 14-FZ). कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डरची नोंदणी करण्यासाठी जर्नल ठेवण्याचे नियम कर्मचारी सेवेद्वारे राखले जाणे आवश्यक असलेल्या पुस्तके आणि लेखा जर्नल्सची संपूर्ण यादी मानक व्यवस्थापन अभिलेखीय दस्तऐवजांच्या सूचीमध्ये दिली आहे..., रशियाच्या संस्कृती मंत्रालयाच्या आदेशाद्वारे मंजूर दिनांक 25 ऑगस्ट 2010 क्रमांक 558 (यापुढे सूची क्रमांक 558 म्हणून संदर्भित).

कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डरचा लॉग (नमुना) व्यवस्थित कसा ठेवायचा?

पत्राच्या प्रतिसादासाठी, निर्देशांक तपशील उलट क्रमाने स्थित आहेत: उदाहरणार्थ, क्रमांक 08-11/144 मध्ये प्रथम जातोस्ट्रक्चरल युनिटचा डिजिटल इंडेक्स 08 आहे, नंतर, हायफनद्वारे, नामांकनानुसार केस क्रमांक 11 आहे, ज्यामधून दस्तऐवजाचा अनुक्रमांक एका तिरकस रेषेने विभक्त केला आहे - 144. असे नियम परिच्छेद 3.2 मध्ये स्थापित केले आहेत. 25 मे 1988 च्या यूएसएसआरच्या मुख्य संग्रहणाच्या आदेशानुसार मंजूर राज्य अर्थसंकल्पीय शैक्षणिक संस्थेचे .1.1.

क्र. ३३. नोंदणी फॉर्म तुम्ही कागदपत्रांची नोंदणी करू शकता:

• विशेष नोंदणी जर्नल्समध्ये;
• कार्ड्सवर (दस्तऐवजाचा डेटा एका विशेष कार्डवर रेकॉर्ड केला जातो, जो नंतर फाइल कॅबिनेटमध्ये ठेवला जातो).

या प्रत्येक नोंदणी पद्धतीचे स्वतःचे फायदे आहेत. जर्नलमध्ये, दस्तऐवजांची सर्व माहिती संक्षिप्तपणे गटबद्ध केली जाते आणि जर्नल स्वतःच मर्यादित प्रवेशामध्ये सोयीस्करपणे संग्रहित केले जाते.

ऑर्डर रजिस्टर: 2018 मध्ये फॉर्म, देखभाल आणि स्टोरेज

नोंदणी डेटाची माहिती सुसंगतता प्राप्त करण्यासाठी आणि स्वयंचलित नोंदणीमध्ये संक्रमणासाठी परिस्थिती निर्माण करण्यासाठी, नोंदणी तपशीलांची खालील अनिवार्य रचना स्थापित केली आहे: लेखक (वार्ताहर); दस्तऐवज प्रकाराचे नाव; दस्तऐवज तारीख; दस्तऐवज निर्देशांक (दस्तऐवज मिळाल्याची तारीख आणि अनुक्रमणिका) (*); दस्तऐवजाचे शीर्षक किंवा त्याचा सारांश; ठराव (एक्झिक्युटर, ऑर्डरची सामग्री, लेखक, तारीख); अंमलबजावणीचा कालावधी; अंमलबजावणीवर एक टीप (गुणवत्तेवर समस्येच्या निराकरणाची संक्षिप्त नोंद, वास्तविक अंमलबजावणीची तारीख आणि प्रतिसाद दस्तऐवजाची अनुक्रमणिका); केस एन. आवश्यक असल्यास अनिवार्य तपशीलांची यादी पूरक केली जाऊ शकते: कलाकार, दस्तऐवजाची परफॉर्मरची पावती, अंमलबजावणीची प्रगती, संलग्नक इ.

मुख्य क्रियाकलापांसाठी ऑर्डरचा लॉग ठेवण्यासाठी 6 नियम

तथापि, त्यांच्या नोंदणीसाठी विधायी स्तरावर मान्यताप्राप्त कोणतीही आवश्यकता नाही. द्वारे सामान्य नियमअसे दस्तऐवज 75 वर्षे जतन करणे आवश्यक आहे.

माहिती

माहितीच्या काही श्रेणींसाठी, 5 वर्षांचा धारणा कालावधी प्रदान केला जातो. यामध्ये ऑर्डर लॉग समाविष्ट आहेत:

• अनुशासनात्मक प्रतिबंधांबद्दल;
• वार्षिक सशुल्क सुट्ट्या;
• अभ्यासाची पाने;
• कर्तव्य;
• रशिया आणि परदेशात अल्पकालीन व्यवसाय सहली.

नोंदणी लॉग भरण्याचे नियम आणि त्याच्या देखभालीचा फॉर्म संस्थेच्या स्थानिक नियामक कायद्यामध्ये (कार्यालयीन कामावरील सूचना किंवा नियम इ.) मंजूर करणे आवश्यक आहे. या प्रकरणात, आम्ही एक आधार म्हणून घेऊ शकतो, उदाहरणार्थ, यूएसएसआरच्या मुख्य संग्रहणाच्या आदेशानुसार मंजूर केलेल्या व्यवस्थापनासाठी राज्य प्रणालीच्या दस्तऐवजीकरण समर्थनाच्या कलम 3.2.1 मध्ये प्रदान केलेल्या दस्तऐवजांच्या नोंदणी आणि अनुक्रमणिकेसाठीचे नियम. 25 मे 1988 क्र. 33.

या समस्येचे निराकरण करण्यासाठी, त्यांना सूचनांमध्ये समाविष्ट करणे हा एक उत्कृष्ट उपाय असेल. मध्ये आधुनिक कारकुनी काम करतात हे विसरता कामा नये मोठ्या प्रमाणातएंटरप्राइझद्वारेच निर्धारित केले जाते, तर नियम हे शिफारसीचे स्वरूप असतात.

म्हणून, कार्यालयीन काम स्थापित करण्यासाठी, दोन मूलभूत कागदपत्रे विकसित करणे आवश्यक आहे:

1. कार्यालयीन कामकाजाच्या सूचना. विनिर्दिष्ट स्थानिक कायद्याने कार्य आणि कागदपत्रे हाताळण्यासाठी सर्व अंतर्गत संस्थात्मक नियम प्रतिबिंबित केले पाहिजेत. जर एंटरप्राइझने अद्याप कारकुनी काम करण्यासाठी स्वतःचे नियम तयार केले नाहीत किंवा या टप्प्यावर सूचनांचा विकास अयोग्य वाटत असेल तर, आपण तात्पुरते योग्य तरतुदी वापरू शकता.
2. प्रकरणांचे नामकरण.

इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ऑर्डरचा लॉग ठेवणे शक्य आहे का?

पण, सराव शो म्हणून, आहेत विविध परिस्थिती, ज्याच्या ठरावामध्ये दोन्ही पक्षांना सहसा स्वारस्य असते, म्हणजे नियोक्ता आणि एंटरप्राइझचे कर्मचारी. या आधारावर, काहीवेळा नोंदणी प्रक्रियेचे सक्तीचे उल्लंघन केले जाते.

चला अनेक संभाव्य पर्यायांचा विचार करूया.

1. एंटरप्राइझमध्ये ऑर्डरची पुढील नोंदणी नसल्यास, ऑर्डर पूर्वलक्षी पद्धतीने केली जाऊ शकते.
2. जर कंपनीकडे आणखी नोंदणी असेल, तर तुम्ही व्यवस्थापकाला कारणे सांगणारा मेमो बनवू शकता आणि सध्याच्या तारखेसह ऑर्डरची नोंदणी करू शकता. दुसरा पर्याय चांगला आहे कारण तपासणीच्या घटनेत, स्पष्टीकरणात्मक नोट नियामक प्राधिकरणांना वर्तमान परिस्थितीचे समर्थन करेल.

उदाहरणार्थ, नियोजन दस्तऐवज - नियोजन विभागात, खरेदी - पुरवठा विभागात, प्रोटोकॉल आणि बोर्डाचे निर्णय - सचिवालयात, संस्थेच्या प्रमुखाने स्वाक्षरी केलेल्या मुख्य क्रियाकलापांवरील प्रशासकीय दस्तऐवज, उच्च संस्थांकडून आलेली किंवा पाठविलेली कागदपत्रे. त्यांच्याद्वारे - दस्तऐवज समर्थन सेवा, इ. दस्तऐवजाच्या नोंदणीचे ठिकाण व्यवस्थापनाच्या दस्तऐवजीकरण समर्थनासाठी किंवा संस्थेच्या दस्तऐवजांच्या सारणीमध्ये निश्चित केले आहे. ३.२.१.४. दस्तऐवज नोंदणी नियंत्रण कार्ड (RCC) किंवा इतर नोंदणी डेटा फॉर्मवर नोंदणीकृत आहेत.

कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डरची नोंद ठेवणे आवश्यक आहे की नाही याबद्दल बरेच व्यवसाय व्यवस्थापक आश्चर्यचकित आहेत.

प्रिय वाचकांनो! लेख कायदेशीर समस्यांचे निराकरण करण्याच्या विशिष्ट मार्गांबद्दल बोलतो, परंतु प्रत्येक केस वैयक्तिक आहे. आपण कसे जाणून घेऊ इच्छित असल्यास तुमची समस्या नक्की सोडवा- सल्लागाराशी संपर्क साधा:

अर्ज आणि कॉल 24/7 आणि आठवड्याचे 7 दिवस स्वीकारले जातात.

हे वेगवान आहे आणि विनामूल्य!

2019 मध्ये संबंधित रशियन कायदे याबद्दल काय म्हणतात ते पाहूया. राखणे कर्मचारी दस्तऐवज- प्रत्येक कंपनीच्या क्रियाकलापांचा एक महत्त्वाचा घटक.

तथापि, अशा प्रकारे आपण कर्मचार्यांच्या कामकाजाच्या जीवनातील कोणतीही घटना रेकॉर्ड करू शकता. कंपन्या दररोज संकलित केलेली भरपूर कागदपत्रे जमा करतात.

जेव्हा तपासणी केली जाते तेव्हा तुम्हाला त्यांच्याशी संपर्क साधावा लागेल किंवा तुम्हाला एखाद्या कर्मचाऱ्याला काही प्रमाणपत्रे प्रदान करणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवज व्यवस्थित आणि ऑप्टिमाइझ करण्यासाठी, आपल्याला विशेष जर्नल्स वापरण्याची आवश्यकता आहे.

आपल्याला काय माहित असणे आवश्यक आहे

सर्व ऑर्डर आणि इतर दस्तऐवज योग्य जर्नल आणि पुस्तकात रेकॉर्ड केले पाहिजेत.

यापैकी एक दस्तऐवज कर्मचारी ऑर्डरचा लॉग आहे. ही संकल्पना काय आहे, मासिकाची सामग्री आणि डिझाइनचे नियम काय आहेत?

आपण लॉगबुक ठेवण्याचा निर्णय घेतल्यास पाळले जावे असे कोणतेही स्पष्ट नियम नाहीत हे लगेच सांगूया.

मूलभूत अटी

जर्नल कंपनीमध्ये जारी केलेल्या सर्व ऑर्डरची नोंद करते आणि कर्मचाऱ्यांच्या संबंधात विविध क्रियांशी संबंधित आहे.

कर्मचाऱ्यांचा कामाचा मार्ग रेकॉर्ड केला जातो. आणि आवश्यक असल्यास, आपण त्वरीत एक विशिष्ट ऑर्डर शोधू शकता.

अशा जर्नलचा उपयोग न्यायिक प्राधिकरणासमोरच्या कार्यवाहीमध्ये केला जातो. हा एक सहाय्यक दस्तऐवज, पुरावा आहे.

नोंदणी म्हणजे नियमन केलेल्या नमुन्यांनुसार दस्तऐवजाच्या लेखासंबंधी माहितीचे रेकॉर्डिंग.

नोंदणीमुळे कागदपत्रांना कायदेशीर शक्ती मिळू शकते. जोपर्यंत दस्तऐवज नोंदणीकृत होत नाही आणि एक नंबर नियुक्त केला जात नाही तोपर्यंत तो अंमलात आणला जात नाही, याचा अर्थ ते प्रत्यक्षात अस्तित्वात नाही.

दस्तऐवजाचा उद्देश

या प्रकारचे रजिस्टर कर्मचारी सेवांद्वारे दस्तऐवजांचा मागोवा ठेवण्यासाठी वापरले जाते (कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डर), जे अधीनस्थांची अनेक अधिकृत, अधिकृत आणि कामगार कार्ये निर्धारित करते.

खालील कारणांसाठी असा लॉग ठेवणे आवश्यक आहे:

काही कंपन्यांमध्ये दस्तऐवजांची नोंदणी करण्याचा नियम आहे आणि हा एकमेव मार्ग आहे की तो वैध असेल. संबंधित दस्तऐवज कायदेशीर करण्यासाठी ऑर्डर जर्नलमध्ये नोंदणी करणे आवश्यक आहे.

विधान चौकट

विधान दस्तऐवज ऑर्डरच्या क्रमांकाच्या क्रमाबद्दल काहीही सांगत नाहीत. याचा अर्थ तुम्ही मंजूर केलेल्या सूचनांचे पालन करू शकता.

रेकॉर्ड ठेवणे खालील कागदपत्रांनुसार केले जाते:

कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डरचा लॉग योग्यरित्या कसा ठेवावा

कर्मचाऱ्यांसाठी जवळजवळ सर्व ऑर्डर वैयक्तिकृत आहेत. कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डरचे प्रकार:

1. कंपनीत कर्मचारी नियुक्त केल्यावर.
2. कर्मचाऱ्याशी करार संपुष्टात आणल्यावर.
3. दुसऱ्या नोकरीसाठी ओ.
4. पोझिशन्स एकत्र करण्याबद्दल.
5. कडे कर्मचारी पाठविण्याबाबत.
6. अरे वगैरे.

ज्या ऑर्डरनुसार कंपनीच्या पहिल्या व्यक्तीला एखाद्या पदावर नियुक्त केले जाते ते ऑर्डर मुख्य क्रियाकलापांसाठी असतात, कर्मचाऱ्यांसाठी नाहीत.

त्यानुसार स्वतंत्र आदेश तयार केले जातात युनिफाइड फॉर्मकर्मचारी रेकॉर्डसाठी प्राथमिक लेखा दस्तऐवज.

वापरले तर पत्र पदनाम"a" चा अर्थ असा आहे की आदेश अनेक लोकांच्या संबंधात जारी केला जातो.

जो फॉर्म भरतो

जर्नल कंपनीने त्याचे कार्य सुरू केल्यापासून शीट्स संपेपर्यंत भरले जाते. म्हणून, जाड नोटबुक वापरण्याचा सल्ला दिला जातो जेणेकरुन आपल्याला ती वारंवार बदलण्याची गरज नाही.

नोंदणी लॉग हे मुख्य दस्तऐवजांपैकी एक आहे जे आर्काइव्हमध्ये हस्तांतरित केले जाते, कंपनीकडे एक कर्मचारी असणे आवश्यक आहे जो त्याच्या देखभालीसाठी जबाबदार असेल.

अशा व्यक्तीची नियुक्ती आदेश जारी करून केली जाते. परंतु असे घडते की संबंधित दायित्व एचआर तज्ञांना विहित केले जाते.

खालील व्यक्तींद्वारे दस्तऐवजाची देखभाल केली जाते:

• एचआर विभाग कर्मचारी;
• एचआर व्यवस्थापक;
• सचिव
• लेखनिक;
• नेता

मासिक नेमके कोण ठेवणार हे कंपनीच्या आकारावर आणि त्याची संघटनात्मक रचना काय आहे यावर अवलंबून असेल.

संकलनाची प्रक्रिया

मासिकाची रचना करताना खालील आवश्यकता लक्षात घेणे आवश्यक आहे. हार्ड कव्हर वापरा, विशेषत: दीर्घकालीन ऑर्डर रेकॉर्ड करताना.

शेवटी, मासिक दीर्घकाळ साठवले जाईल याची काळजी घेतली पाहिजे. मुखपृष्ठांवर शीर्षक आणि निर्देशांक लिहिलेले आहेत.

सर्व पृष्ठे क्रमांकित आहेत (एक सतत पद्धत वापरली जाते - अनुक्रमांक दिले जातात). मग ते नियामक दस्तऐवजांच्या आवश्यकतांनुसार टाकले जातात. त्यांनी एक फिलिंग ठेवले.

नियतकालिक थ्रेड्ससह शिवलेले आहे आणि ते पुढच्या बाजूंनी गाठीमध्ये बांधलेले आहेत. दस्तऐवजाच्या शेवटच्या तारखेबद्दल आणि त्याच्या पूर्ण होण्याच्या ऑर्डरची संख्या याबद्दल माहिती असलेला कागदाचा तुकडा थ्रेड्सवर चिकटलेला आहे.

सील अशा प्रकारे ठेवले पाहिजे की त्याचा काही भाग मॅगझिनवर असेल आणि काही भाग थ्रेड नोड्सवर असेल.

शेवटच्या पानावर खालील माहिती असावी:

• पृष्ठांची संख्या;
• कंपनीच्या प्रमुखाची किंवा मानव संसाधन विभागाच्या प्रमुखांची स्वाक्षरी;
• शिक्का.

अशा प्रकारे आपण हे सुनिश्चित करू शकता की दस्तऐवज दुरुस्तीपासून संरक्षित आहे. जर्नलमध्ये ऑर्डर नोंदवण्यापूर्वी, कर्मचारी विभागाच्या कर्मचाऱ्याने कागदपत्र कायदेशीर आहे की नाही हे तपासणे आवश्यक आहे.

तपासले:

• ज्या दस्तऐवजाच्या आधारे आदेश जारी करण्यात आला होता त्याची लिंक आहे का ( कामगार करार, कायदेशीर कृत्ये इ.);
• तेथे तारीख, नाव, क्रमांक, ऑर्डर ज्या ठिकाणी तयार केली आहे ते सांगितले आहे का?
• तेथे शीर्षक आणि मजकूर, स्वाक्षरी आहे;
• कंपनीच्या अधिकृत तज्ञासह ऑर्डरच्या मंजुरीची पुष्टी करणारे चिन्ह आहे का?

कायदा स्थापन नाही पासून एकसमान फॉर्ममासिक, प्रत्येक एंटरप्राइझ स्वतःचा नमुना विकसित करतो.

सामान्यत: त्यात समाविष्ट आहे:

• शीर्षक पृष्ठ;
• दस्तऐवज राखण्यासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचाऱ्यांची यादी करणारा विभाग;
• विभाग जेथे कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डर नोंदवले जातात.

शीर्षक पृष्ठावर ते लिहितात:

• कंपनीचे नाव;
• कागदपत्रांचे शीर्षक;
• ज्या तारखेपासून जर्नल सुरू झाले;
• भरणे थांबते तेव्हाची तारीख.

दुसऱ्या विभागात हे समाविष्ट आहे:

• पूर्ण नाव, जर्नल राखण्यासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचाऱ्यांची पदे;
• कागदपत्रांवरील माहिती, जी कामगारांच्या नियुक्तीसाठी आधार आहे;
• अशा प्रत्येक व्यक्तीच्या स्वाक्षऱ्या;
• व्यक्ती रेकॉर्ड ठेवते त्या कालावधीबद्दल माहिती.

मुख्य विभाग खालील माहिती प्रतिबिंबित करतो:

• ऑर्डर नोंदणी रेकॉर्डची संख्या;
• तारीख, मंजूर झालेल्या ऑर्डरची संख्या;
• ऑर्डरचा प्रकार;
• पूर्ण नाव, कर्मचारी संख्या;
• ऑर्डर जारी करण्यासाठी आधार म्हणून काम करणारे दस्तऐवज.

या प्रकारचे मासिक महत्वाचे आहे कायदेशीर दस्तऐवज. याचा अर्थ ते योग्यरित्या स्वरूपित करणे योग्य आहे. प्रत्येक प्रवेश पूर्ण असणे आवश्यक आहे.

यामुळे समस्याप्रधान अर्थ लावला जात असल्यास डेटा कमी केला जाऊ नये. त्रुटी आणि दुरुस्त्यांना परवानगी नाही आणि रेकॉर्ड संपादित करण्यासाठी सुधारणा साधने वापरली जाऊ शकत नाहीत.

त्रुटी असल्यास, ती घन रेषांसह ओलांडली जाते. त्याच्या पुढे योग्य डेटा लिहिलेला आहे.

जर्नल ठेवण्याचे नियम व्यवस्थापनाद्वारे मुख्य क्रियाकलापांवर स्वतंत्र नियमांमध्ये विहित केलेले आहेत, जे विनामूल्य फॉर्ममध्ये तयार केले जावे आणि निर्धारित केले जावे:

• जबाबदार व्यक्ती कोण असेल;
• त्यांच्या अनुपस्थितीत जबाबदार व्यक्तींची कोण बदली करेल;
• देखभालीचा कालावधी आणि दस्तऐवज कुठे संग्रहित केला जाईल.

जर्नलिंगची खालील वैशिष्ट्ये विचारात घेणे योग्य आहे:

खालील बारकावे विचारात घेणे योग्य आहे:

नमुना भरणे

जर आपण वेगवेगळ्या कंपन्यांनी सांभाळलेल्या मासिकांची तुलना केली तर आपल्याला लक्षणीय फरक दिसेल. काही व्यवसायांची साफसफाई सुरू आहे काही मुद्दे, काही अनेक अतिरिक्त फील्ड जोडतात.

व्हिडिओ: लॉग कोणते असावे आणि ते कसे फ्लॅश करावे

व्यवस्थापनाला त्यांच्या गरजा लक्षात घेऊन स्वतंत्रपणे दस्तऐवज विकसित करण्याचीच नाही तर तयार मासिक खरेदी करण्याची देखील संधी आहे.

शेल्फ लाइफ काय आहे

ऑर्डरसाठी स्टोरेज कालावधी मोठ्या प्रमाणात बदलतात:

कंपनी दीर्घकालीन ऑर्डर आणि अल्प-मुदतीच्या ऑर्डरसाठी स्वतंत्र जर्नल्स ठेवू शकते. जर एंटरप्राइझ मोठा असेल तर त्यास अनेक गटांमध्ये विभागण्याचा सल्ला दिला जातो (प्रत्येक गटासाठी स्वतंत्र मासिक).

नोंदणी लॉगसाठी स्टोरेज कालावधी दस्तऐवज संग्रहणासह कार्य करण्याच्या मूलभूत नियमांनुसार सेट केला जातो.

ऑर्डर गटबद्ध केले जातात आणि स्वतंत्र प्रकरणांमध्ये तयार केले जातात. जेव्हा ते जर्नल ठेवणे पूर्ण करतात, तेव्हा ते संग्रहामध्ये हस्तांतरित केले जाते. तेथे ते 5 किंवा 75 वर्षांसाठी साठवले जाईल.

प्रत्येक कंपनी व्यवस्थापक लवकर किंवा नंतर विद्यमान दस्तऐवजांचे योग्य, सोयीस्कर पद्धतशीरीकरण आणि स्टोरेजच्या समस्येबद्दल विचार करतो. अभिलेखीय प्रकरणांवरील कायद्यानुसार रशियाचे संघराज्य, दस्तऐवजांसाठी वेगवेगळे स्टोरेज कालावधी परिभाषित केले आहेत.

उदाहरणार्थ, प्रशासकीय आणि आर्थिक क्रियाकलापांसाठी काही ऑर्डर 5 वर्षांसाठी वैध आहेत, कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डर 75 वर्षांसाठी संग्रहित करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहेत. हे आहे मुख्य कारण, सर्व दस्तऐवज वेगवेगळ्या नोंदणी आवृत्त्यांमध्ये विभक्त करणे इतके महत्त्वाचे का आहे.

हे काय आहे

नावाची आवृत्ती संस्थेच्या सर्व ऑर्डरबद्दल माहिती रेकॉर्ड करण्याच्या हेतूने. दुसऱ्या शब्दांत, जर्नल ऑर्डर रेकॉर्ड करते जे कंपनीच्या सामान्य कर्मचाऱ्यांसाठी आणि व्यवस्थापनासाठी श्रमिक कार्य मानक स्थापित करतात.

चालू हा क्षण दस्तऐवजाचा कोणताही एकच सामान्यतः स्वीकारलेला प्रकार नाही, प्रत्येक संस्थेला स्वतःच्या विवेकबुद्धीनुसार त्याची रचना करण्याचा अधिकार आहे. नियमानुसार, अशा प्रकाशनाचे मुख्य घटक आहेत:

शीर्षक पृष्ठ. त्यात समाविष्ट आहे:

• कंपनीचे नाव;
• दस्तऐवजाचे नाव;
• देखभाल प्रारंभ तारीख;
• पूर्ण झाल्याची तारीख.

नियतकालिकासह काम करण्यासाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचाऱ्यांची यादी दर्शविणारा विभाग. येथे रेकॉर्ड केले आहेत:

• पूर्ण नाव, जबाबदार व्यक्तींची पदे;
• दस्तऐवजांचे दुवे जे प्रकाशनास नियुक्त केलेल्या कर्मचार्यांच्या जबाबदाऱ्या निर्दिष्ट करतात;
• ठराविक कालावधीसाठी जर्नल ठेवल्याची पुष्टी करणारी त्यांची स्वाक्षरी.

मुख्य विभाग. हे ऑर्डर नोंदणी करण्याच्या उद्देशाने आहे आणि त्यात समाविष्ट आहे:

• ऑर्डरचा अनुक्रमांक;
• नोंदणीकृत दस्तऐवजाची संख्या, नाव आणि तारीख;
• दस्तऐवजातील पत्रकांची संख्या;
• पूर्ण नाव. आणि ज्या व्यक्तींचे क्रियाकलाप ऑर्डरच्या अधीन आहेत त्यांची स्थिती.

त्याची काय गरज आहे

प्रत्येक संस्थेसाठी या जर्नलची देखभाल करणे अनिवार्य आहे आणि आहे दस्तऐवज आयोजित आणि संग्रहित करताना अनेक सकारात्मक घटक:

• प्रशासकीय दस्तऐवजांसह कामाचे जास्तीत जास्त ऑप्टिमायझेशन;
• मूल्यांकनाची शक्यता एकूण संख्याजारी आदेश;
• आवश्यक ऑर्डरसाठी द्रुत शोध करत आहे;
• ऑर्डर जारी करण्याच्या वस्तुस्थितीची नोंद करणे आणि त्याच्या कायदेशीर शक्तीची पुष्टी करण्याची पुढील शक्यता.

कोणत्या स्थानिक कृत्यांची नोंद आहे

आधी नमूद केल्याप्रमाणे, जर्नलमध्ये संस्थेच्या किंवा व्यवस्थापनाच्या सर्व कर्मचाऱ्यांच्या (उदाहरणार्थ, सामान्य संचालक, उपसंचालक, मुख्य लेखापाल) यांच्या श्रमिक कार्यांशी संबंधित ऑर्डरची माहिती असते. अशा प्रकारे ते कर्मचाऱ्यांसाठी अधिक वैयक्तिकृत ऑर्डरपेक्षा वेगळे आहेत.

नोंदणीकृत ऑर्डरची नोंद

मुख्य स्थानिक कृत्ये, ज्याची माहिती जर्नलमध्ये प्रविष्ट केली आहे (बद्दल) खालील आदेश:

• सामान्य संचालकाची नियुक्ती;
• मुख्य लेखापालाची नियुक्ती;
• लोगो मंजूरी;
• संस्थेच्या संरचनेची मान्यता किंवा बदल;
• व्यापार रहस्यांची सुरक्षा सुनिश्चित करणे;
• स्टाफिंग टेबलची मान्यता;
• कामाचे तास आणि अंतर्गत कामगार नियम स्थापित करणे;
• नियम, नियम, सूचना आणि इतर नियामक दस्तऐवजांची मान्यता;
• कंपनीच्या मुख्य क्रियाकलापांचे नियोजन आणि त्यावर योग्य नियंत्रण इ.

हे हायलाइट करण्यासारखे आहे 5 वर्षांपेक्षा कमी स्टोरेज कालावधीसह ऑर्डरचा समूह:

• अनुशासनात्मक मंजुरी;
• सुट्ट्या;
• वार्षिक सशुल्क सुट्ट्या;
• अल्पकालीन व्यावसायिक सहली इ.

मानक फॉर्म

नोंदणी दस्तऐवज केवळ कागदी माध्यम म्हणून जारी केले जाऊ शकत नाही. इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म वापरण्यास देखील परवानगी आहे.

पेपर आवृत्ती भरताना काही नियम लक्षात ठेवण्यासारखे आहे:

• सर्व पत्रके क्रमांकित असणे आवश्यक आहे, दस्तऐवज पूर्णपणे शिवलेले आणि कंपनीच्या सीलसह सील केलेले असणे आवश्यक आहे;
• फर्मवेअरवर एक स्टिकर लागू करणे आवश्यक आहे जे सूचित करते: उपलब्ध शीट्सची संख्या, पूर्ण नाव. आणि साक्षीदाराची स्थिती (कंपनीचा प्रमुख किंवा वेगळ्या ऑर्डरद्वारे नियुक्त केलेला जबाबदार कर्मचारी), साक्षीदाराची स्वाक्षरी.

याशिवाय, शिलालेख सील करून, कंपनी सील स्टिकरवर लागू केले जाते.

तसेच मासिक विशेष कार्यक्रम वापरून इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने देखील राखले जाऊ शकते. या प्रकरणात, नियुक्त कर्मचाऱ्यांनी दस्तऐवज ठेवण्याच्या कालावधीचे पालन करणे लक्षात ठेवावे, कायद्याने स्थापित(संस्था, साठवण, संपादन या नियमांचे खंड 2.30<…>, दिनांक 31 मार्च 2015 क्रमांक 526 च्या रशियाच्या संस्कृती मंत्रालयाच्या आदेशाद्वारे मंजूर. दस्तऐवजाचा इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म आवश्यक ऑर्डर शोधण्याच्या प्रक्रियेस गती देऊ शकतो हा पर्याय कर्मचारी टर्नओव्हर आणि महत्त्वपूर्ण दस्तऐवज प्रवाहाच्या बाबतीत प्रभावी आहे;

मासिक टेम्पलेट

प्रकाशनाचे मानक स्वरूप कायद्याद्वारे नियंत्रित केले जात नाही; नोंदणीकृत ऑर्डरच्या आवश्यक माहितीसाठी कितीही स्तंभ आणि आवश्यकता स्वीकार्य आहेत. ढोबळ योजनासंकलित लॉग असे दिसते:

तुम्ही पुस्तकांच्या दुकानातही तत्सम प्रकाशन खरेदी करू शकता. तयार केलेल्या प्रतीमध्ये आधीच एक विकसित सोयीस्कर स्वरूप आहे, जे त्याच्या तयारीवर वेळ वाचवेल.

नियामक नियमन

बहुतेक व्यवस्थापक नोंदणी दस्तऐवज राखणे वैकल्पिक मानतात, जे मूलभूतपणे चुकीचे आहे. संस्थेच्या जर्नलची उपस्थिती कायद्याद्वारे नियंत्रित केली जाते (रशियाच्या संस्कृती मंत्रालयाचा आदेश दिनांक 25 ऑगस्ट, 2010 क्रमांक 558 “राज्य संस्थांच्या क्रियाकलापांच्या दरम्यान तयार केलेल्या मानक व्यवस्थापन अभिलेखीय दस्तऐवजांच्या यादीच्या मंजुरीवर, स्थानिक सरकारे आणि संस्था, स्टोरेज कालावधी दर्शवितात”).

एक व्हिडिओ जो धारणा कालावधी आणि कर्मचारी ऑर्डर रेकॉर्डिंगबद्दल बोलतो.

दस्तऐवज राखण्यासाठी जबाबदार व्यक्ती

नोंदणी पुस्तकाची साठवण आणि देखभाल करण्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीची नियुक्ती महत्त्वाची आहे. सहसा, वेगळ्या आदेशाने नियुक्त केलेला कर्मचारी जबाबदार होतो. तथापि, बहुतेकदा ही जबाबदारी मानव संसाधन तज्ञाच्या खांद्यावर येते.

मध्ये समान श्रम कार्य विहित केलेले आहे कामाचे स्वरूप, ज्याद्वारे तो नोकरीसाठी अर्ज करताना परिचित होऊ शकतो. एचआर स्पेशालिस्टच्या दीर्घ रजेच्या बाबतीत, दुसऱ्या कर्मचाऱ्याला नियतकालिकासह काम करण्यासाठी नियुक्त केले जाते आणि त्याला संबंधित आदेश जारी केला जातो.

मूलभूत नियम

सामान्यतः स्वीकारल्या जाणाऱ्या प्रकाशनाच्या अभावाबद्दल आधीच नमूद केले गेले होते, तथापि, आयोजित करताना काही नियमांचे पालन करणे आवश्यक आहे:

• शीर्षक पृष्ठावर कंपनीचे तपशील, दस्तऐवज भरण्याच्या प्रारंभ आणि समाप्तीच्या तारखा, संबंधित क्रमांक, जर्नलसाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचाऱ्याची माहिती, दस्तऐवज संचयन कालावधी (5 किंवा 75 वर्षे) सूचित केले पाहिजे.
• आम्ही प्रत्येक ऑर्डरसाठी नियुक्त केलेल्या अक्षरांबद्दल विसरू नये: एलएस - 75 वर्षांसाठी संग्रहित केलेल्या दस्तऐवजांसाठी, के - इतर सर्व ऑर्डरसाठी जे रेकॉर्ड केले जाणे आवश्यक आहे;
• पत्रकांची संख्या क्रमाने असणे आवश्यक आहे; पत्रके फाडण्यास मनाई आहे
• ऑर्डर बद्दल माहिती प्रविष्ट करण्याची शिफारस केलेली नाही “पूर्वलक्षी”. हे केवळ संकलित सह शक्य आहे स्पष्टीकरणात्मक नोटसंस्थेच्या प्रमुखांना उद्देशून, जे सध्याच्या परिस्थितीची कारणे स्पष्ट करते.
• कोणत्याही सुधारणा त्याच्या परिचयाच्या आधाराच्या अनिवार्य संकेतासह अनुक्रमिक क्रमांकाद्वारे केल्या जातात;
• नोंदणी पुस्तक भरणे त्याच रंगाच्या पेनने केले पाहिजे - काळा किंवा निळा;
• कोणत्याही क्रॉसिंग आउट, समायोजन किंवा शेडिंगची शिफारस केलेली नाही;
• हे नोंदणी प्रकाशन केवळ संस्थेतील अंतर्गत वापरासाठी असलेल्या दस्तऐवजीकरणाचा संदर्भ देते. केवळ त्यास नियुक्त केलेल्या कर्मचाऱ्याच्या उपस्थितीतच त्यातील सामग्रीसह स्वत: ला परिचित करणे शक्य आहे.

नोंदणी पुस्तिकेची योग्य देखभाल केल्याने उपलब्ध कागदपत्रांचे रजिस्टर वेगवेगळ्या स्टोरेज कालावधीसह व्यवस्थित करणे तसेच जारी केलेल्या ऑर्डरच्या परिमाणात्मक निर्देशकांवर नियंत्रण ठेवणे शक्य होते.

एखाद्या एंटरप्राइझच्या उच्च-गुणवत्तेच्या कर्मचा-यांच्या नोंदी सुनिश्चित करण्यासाठी एक ऑप्टिमाइझ केलेली दस्तऐवज प्रवाह प्रणाली ही सर्वात महत्वाची बाब आहे. या लेखात आम्ही तुम्हाला संस्थेतील ऑर्डरच्या लेखाविषयी सांगू: ऑर्डरची नोंदणी करणे आवश्यक आहे का, अकाउंटिंग लॉग कोणत्या स्वरूपात संकलित केले जावे आणि आम्ही मुख्य चुकांचे विश्लेषण करू आणि विषयावरील सामान्य प्रश्नांची उत्तरे देखील देऊ.

ऑर्डर लॉग कशासाठी आहे?

दस्तऐवजांसह काम करण्याच्या जास्तीत जास्त सोयीसाठी ऑर्डरबद्दल माहिती ऑप्टिमाइझ करणे हे जर्नलचे मुख्य कार्य आहे. हे ध्येय साध्य झाले आहे विशेष मार्गानेजर्नल भरणे:

• जर्नलमधील माहिती कालक्रमानुसार प्रविष्ट केली जाते;
• मॅगझिन प्रकारानुसार (माहिती, प्रशासकीय) आणि कंपनीच्या क्रियाकलापांचे क्षेत्र (मुख्य क्रियाकलाप, कर्मचारी) क्रमवारी लावते.

अशा प्रकारे, जर तुमच्याकडे जर्नल असेल, तर आवश्यक ऑर्डर शोधण्याच्या प्रक्रियेस फारच कमी वेळ लागेल.

जर्नल ठेवणे आवश्यक आहे का?

वर्तमान कायद्यामध्ये जर्नल राखण्यासाठी अनिवार्य प्रक्रियेबाबत थेट नियम नाहीत. तथापि, प्रचंड दस्तऐवज प्रवाहासह, जर्नल ही एक "महत्वाची" गरज आहे. तथापि, त्याच्या मदतीने, कर्मचारी अधिकारी भविष्यातील कामात वापरण्यास सुलभतेच्या उद्देशाने कागदपत्रे चांगल्या प्रकारे व्यवस्थित करू शकतात.

जर्नल राखण्याचा आणखी एक फायदा म्हणजे नोंदणीच्या तारखेपर्यंत दस्तऐवजाच्या प्रकाशनाच्या वस्तुस्थितीची अतिरिक्त पुष्टी. केव्हाही वादग्रस्त मुद्दे, जेव्हा ऑर्डर अंमलात येण्याची तारीख दस्तऐवजावर स्वाक्षरी करण्याच्या तारखेशी संबंधित नसते, तेव्हा जर्नलमध्ये ऑर्डरच्या नोंदणीची तारीख ही ऑर्डरमध्ये वर्णन केलेल्या ऑर्डरच्या कायदेशीरतेची अतिरिक्त पुष्टी असते.

दस्तऐवजीकरण रेकॉर्डिंगसाठी विधान फ्रेमवर्क

वर नमूद केल्याप्रमाणे, वर्तमान कायदाजर्नलमध्ये कंपन्यांना ऑर्डरची नोंदणी करणे आवश्यक नाही. ऑर्डरचे लेखांकन कंपनीच्या व्यवस्थापनाच्या निर्णयावर अवलंबून असते, जर्नलमध्ये माहिती प्रविष्ट करण्याची प्रक्रिया, त्याचे स्वरूप आणि स्टोरेज प्रक्रिया प्रत्येक कंपनीद्वारे वैयक्तिकरित्या निर्धारित केली जाते; त्याच वेळी, अनेक वर्तमान नियम आहेत जे जर्नल राखण्याच्या प्रक्रियेबद्दल शिफारसी देतात.

ऑर्डर अकाउंटिंगची संस्था

जर्नलमध्ये ऑर्डरची संख्या कशी द्यावी

जर्नलमध्ये ऑर्डरबद्दल माहिती प्रविष्ट करण्यापूर्वी, दस्तऐवजास वैयक्तिक क्रमांक नियुक्त केला पाहिजे. दस्तऐवजांसह कार्य करण्याच्या सोयीसाठी आणि वर्तमान सूचनांनुसार, ऑर्डरची क्रमांकन आणि अनुक्रमणिका खालील प्रणाली वापरली जाते:

1. सर्व ऑर्डर मुख्य प्रकारांनुसार गटबद्ध केल्या पाहिजेत (मुख्य क्रियाकलाप, कर्मचारी, प्रशासकीय आणि व्यावसायिक क्रियाकलाप).
2. ऑर्डरच्या प्रकारावर आधारित, दस्तऐवज क्रमांकावर एक निर्देशांक नियुक्त केला जातो (OS - मुख्य क्रियाकलाप, LS - कर्मचारी, AHD - प्रशासकीय आणि आर्थिक क्रियाकलाप).
3. सतत क्रमांकाच्या नियमांनुसार दस्तऐवज डिजिटल पद्धतीने क्रमांकित केले जातात.

नियमानुसार, मोठा कर्मचारी आणि कागदपत्रांच्या मोठ्या श्रेणीसह उपक्रम विकसित होतात अतिरिक्त नियमएन्कोडिंग आणि इंडेक्सिंग. उदाहरणार्थ, कर्मचाऱ्यांसाठीचे आदेश पुढे नियुक्ती (Rr), डिसमिस (Uv), दुसऱ्या पदावर बदली (प्रति) इत्यादींमध्ये विभागलेले आहेत.

दस्तऐवज प्रवाह अधिक अनुकूल करण्यासाठी, काही उपक्रम नोंदणीच्या तारखेनुसार ऑर्डर देतात (मुख्य क्रियाकलापासाठी ऑर्डरची तारीख 07/14/17 आहे, ऑर्डर 140717 - OD क्रमांकित आहे).

या प्रकरणात सतत क्रमांकन करण्याच्या तत्त्वाचे उल्लंघन केले जात असूनही, संख्या नियुक्त करण्याची ही यंत्रणा सध्याच्या कायद्याला विरोध करत नाही आणि कंपनीच्या अंतर्गत नियामक दस्तऐवजांमध्ये प्रक्रिया स्थापित केली असल्यास ती वापरली जाऊ शकते.

उदाहरण क्रमांक १.ब्लँक एलएलसीमध्ये लहान कर्मचारी आणि वापर आहेत सामान्य प्रणालीऑर्डरची संख्या आणि अनुक्रमणिका:

• ऑर्डर जारी करण्याच्या कालक्रमानुसार सतत क्रमांकन;
• दस्तऐवजांच्या प्रकारांनुसार अनुक्रमणिका (OD, LS, AHD).

2017 च्या दुसऱ्या सहामाहीत, "रिक्त" ने खालील आदेश जारी केले:

1. 07.17, आदेशानुसार, एका अर्थशास्त्रज्ञाला रिक्त एलएलसीचे कर्मचारी म्हणून नियुक्त केले गेले. ऑर्डर 14-LS क्रमांकित आहे.
2. 07.17 नवीन उघडण्याचा आदेश जारी करण्यात आला विक्री केंद्र(क्रमांक 15-ओडी).
3. 07.17, ऑर्डर क्रमांक 16-AHD द्वारे, रिटेल आउटलेटला शहर हीटिंग नेटवर्कशी जोडण्यासाठी जबाबदार कर्मचारी नियुक्त केले गेले.

उदाहरण क्रमांक २. JSC GlavStroy कडे मोठा कर्मचारी वर्ग आहे आणि ऑर्डरिंग आणि इंडेक्सिंगसाठी एक विशेष प्रणाली वापरते:

• दस्तऐवजावर स्वाक्षरी करण्याच्या तारखेनुसार ऑर्डर क्रमांक नियुक्त केला जातो;
• कर्मचाऱ्यांसाठी ऑर्डर एका विशेष प्रकारे अनुक्रमित केल्या जातात (भरती - पीआर, डिसमिस - यूव्ही, दुसर्या पदावर बदली - प्रति).

जुलै 2017 मध्ये, GlavStroy JSC ने खालील आदेश जारी केले:

• 07.17 प्रोडक्शन शॉप टेक्नॉलॉजिस्टची नियुक्ती करण्यात आली होती (ऑर्डर क्र. 130717-PrR);
• 07.17 डिसमिस केले इच्छेनुसारनियोजन विभागाचे मुख्य अर्थशास्त्रज्ञ (ऑर्डर क्र. 140717-Uv);
• 07.17 विक्री विभागातील एका कर्मचाऱ्याची विभागप्रमुख पदावर बदली करण्यात आली (ऑर्डर क्र. 150717-प्रति).

ऑर्डर लॉग कसा काढायचा

IN सामान्य प्रक्रियाऑर्डर रजिस्टर एका वर्षाच्या कालावधीसाठी संकलित केले जाते, म्हणजेच कॅलेंडर वर्षात स्वाक्षरी केलेल्या आणि अंमलात आणलेल्या ऑर्डरची माहिती त्यात प्रविष्ट केली जाते. तर आम्ही बोलत आहोतमोठ्या दस्तऐवजाचा प्रवाह असलेल्या मोठ्या कंपनीबद्दल, नंतर अशा संस्थांनी देखरेख सुरू करणे उचित आहे नवीन मासिकदर सहा महिन्यांनी किंवा त्रैमासिक.

नवीन जर्नलमध्ये हे दर्शविणारे शीर्षक पृष्ठ असावे:

• एंटरप्राइझचे नाव;
• दस्तऐवजाचे शीर्षक;
• जर्नल देखभाल सुरू आणि समाप्ती तारखा;
• जर्नल राखण्यासाठी जबाबदार व्यक्तीचे पूर्ण नाव आणि स्थान.

शीर्षक पृष्ठावर दर्शविलेल्या कालावधीच्या शेवटी, दस्तऐवज सामान्य आवश्यकतांनुसार बंधनकारक असले पाहिजे, म्हणजे, पत्रकांची संख्या दर्शवा आणि त्यावर सील करा.

ऑर्डर जर्नलमध्ये डेटा प्रविष्ट करण्याची प्रक्रिया

प्रत्येक एंटरप्राइझला जर्नल फॉर्म स्वतंत्रपणे विकसित करण्याचा आणि वापरण्याचा अधिकार आहे. तथापि, नियमानुसार, दस्तऐवज टेबलच्या स्वरूपात भरला जातो आणि त्यात खालील डेटा असतो:

1. अनुक्रमांक. जर्नलमध्ये माहितीची कालक्रमानुसार नोंद आणि सतत क्रमांकन समाविष्ट असल्याने, जर्नलमध्ये परावर्तित होणाऱ्या सर्व ऑर्डरचा स्वतःचा अनुक्रमांक असणे आवश्यक आहे.
2. दस्तऐवज तारीख. मॅनेजरच्या ऑर्डरवर स्वाक्षरी करण्याची तारीख आणि दस्तऐवज अंमलात आणण्याची तारीख स्तंभात प्रविष्ट केली आहे. ही तारीख कालक्रमानुसार नोंद ठेवण्याचा निकष आहे.
3. दस्तऐवज क्रमांक. संस्थेने मंजूर केलेल्या ऑर्डरनुसार ऑर्डरची संख्या दिली जाते. जर्नल प्रविष्ट केले आहे पूर्ण संख्याऑर्डर (इंडेक्ससह).
4. दस्तऐवजाचे वर्णन. स्तंभ ऑर्डरचा सारांश प्रदान करतो (आर्थिक देखरेख सेवेच्या निर्मितीवर, व्यवसायाच्या सहलीवर पाठविण्यावर, विशेष कपडे जारी करण्यावर).
5. अंमलबजावणीसाठी जबाबदार. ऑर्डरच्या मजकुरात ऑर्डरची अंमलबजावणी करण्यासाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीबद्दल माहिती असते. जबाबदार व्यक्तीबद्दलचा डेटा (पूर्ण नाव, स्थिती) जर्नलमध्ये हस्तांतरित केला जावा.
6. परिचित व्यक्ती. कॉलममध्ये त्या व्यक्तींबद्दलची माहिती प्रतिबिंबित करणे आवश्यक आहे ज्यांना ऑर्डरशी परिचित असणे आवश्यक आहे (उदाहरणार्थ, सर्व कर्मचारी, विशिष्ट विभागाचे कर्मचारी, विशिष्ट पदांवर कार्यरत व्यक्ती, विशिष्ट कर्मचारी - पूर्ण नावाने).

नमुना ऑर्डर लॉग

ऑगस्ट 2017 मध्ये, Globus LLC ने खालील आदेश जारी केले:

• 08.17 - नवीन उत्पादन लाइन तयार करण्याबद्दल;
• 08.17 - स्टाफिंग टेबलमधील बदलांवर;
• 08.17 - नवीन कार्यालयात जाण्याशी संबंधित संस्थात्मक कामाबद्दल.

ऑर्डर अंतर्गत क्रमानुसार क्रमांकित आहेत. ऑर्डर लॉग खालीलप्रमाणे स्वरूपित केले आहे:

अंमलबजावणीसाठी जबाबदार व्यक्ती

ऑर्डर बुक वापरण्याच्या बाबतीत, संस्थेचे व्यवस्थापन त्याच्या देखभाल, नोंदणी, स्टोरेज आणि फाइलिंगसाठी जबाबदार असलेल्या व्यक्तीची नियुक्ती करते. सर्वसाधारणपणे, ही व्यक्ती एचआर विभागाची कर्मचारी आहे. जर्नल एका छोट्या कंपनीत ठेवले असेल तर जबाबदार कर्मचारी अकाउंटंट असू शकतो.

दस्तऐवजाची देखरेख करण्यासाठी जबाबदार व्यक्ती अंतर्गत नियामक दस्तऐवजात (कार्मिक रेकॉर्ड प्रक्रियेमध्ये) सूचित केली पाहिजे. विशिष्ट कर्मचाऱ्याचे पूर्ण नाव नव्हे तर स्थान दर्शविण्याचा सल्ला दिला जातो, कारण या प्रकरणात, जेव्हा कर्मचारी डिसमिस केला जातो तेव्हा त्याची कर्तव्ये त्याच्या उत्तराधिकारीकडे जातात.

ऑर्डर जर्नल तयार करताना सामान्य चुका

खाली आम्ही ऑर्डर लॉगची देखभाल करताना केलेल्या शीर्ष 3 सामान्य चुका पाहू.

चूक #1.ऑर्डर लॉग राखण्याची प्रक्रिया अंतर्गत नियमांद्वारे निश्चित केलेली नाही.

चूक # 2.वैयक्तिक उद्योजकासाठी जर्नल ठेवणे अनिवार्य आहे.

संघटनात्मक आणि कायदेशीर संरचना, क्रियाकलाप क्षेत्र, कर्मचाऱ्यांची संख्या इत्यादीकडे दुर्लक्ष करून, सर्व कंपन्या आणि उद्योजकांसाठी जर्नल ऑफ ऑर्डर राखण्यासाठी कोणतेही बंधन नाही. अशा प्रकारे, वैयक्तिक उद्योजकांसाठी जर्नल राखण्याची गरज उद्योजकाच्या विवेकबुद्धीनुसार राहते.

चूक #3.जर्नलच्या देखरेखीसाठी कोणतीही व्यक्ती जबाबदार नाही.

जर्नल भरण्यासाठी आणि डिझाइन करण्यासाठी सामान्य नियमांचे नियमन करणारे अंतर्गत दस्तऐवज दस्तऐवज राखण्यासाठी जबाबदार व्यक्ती निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे. ही व्यक्ती, नियमानुसार, कर्मचारी सेवेचा प्रतिनिधी आहे, परंतु व्यवस्थापनाच्या विवेकबुद्धीनुसार, इतर कर्मचाऱ्यांना जबाबदारी दिली जाऊ शकते. जर्नलची रचना, पूर्णता, स्टोरेज आणि स्टॅपलिंगसाठी जबाबदार कर्मचाऱ्याला जबाबदार्या नियुक्त केल्या जातात.

रुब्रिक "प्रश्न आणि उत्तर"

प्रश्न क्रमांक १.जर्नल इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने ठेवणे शक्य आहे का?

जर्नल ठेवण्याचा फॉर्म, तसेच ते भरण्याची प्रक्रिया कायद्याने निश्चित केलेली नाही. म्हणून, संस्थेच्या विवेकबुद्धीनुसार, जर्नल इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ठेवली जाऊ शकते. इलेक्ट्रॉनिक फाईलचा फॉर्म आणि त्यामध्ये माहिती प्रविष्ट करण्याची यंत्रणा कंपनीद्वारे वैयक्तिकरित्या विकसित आणि मंजूर केली जाते. सहसा, इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मजर्नल मोठ्या कंपन्या आणि इलेक्ट्रॉनिक दस्तऐवज व्यवस्थापन लागू केलेल्या संस्थांमध्ये वापरले जाते. हा फॉर्म जर्नल भरण्यासाठी आणि त्यानंतरच्या दस्तऐवजांसह काम करण्यात घालवलेला वेळ लक्षणीयरीत्या कमी करतो.

प्रश्न क्रमांक 2.जर्नलच्या देखरेखीसाठी जबाबदार असलेल्या कर्मचा-याचे पूर्ण नाव कर्मचारी नोंदी ठेवण्याच्या प्रक्रियेत सूचित करणे शक्य आहे का?

जर्नलच्या देखरेखीसाठी जबाबदार व्यक्ती म्हणून विशिष्ट कर्मचाऱ्याचे पूर्ण नाव सूचित करणे सध्याच्या कायद्याला विरोध करत नाही. तथापि, प्रभारी व्यक्तीची नियुक्ती करण्याची ही पद्धत सर्वात तर्कसंगत नाही. शेवटी, जेव्हा एखाद्या कर्मचाऱ्याला काढून टाकले जाते किंवा दुसऱ्या पदावर स्थानांतरित केले जाते, तेव्हा संस्थेला प्रक्रियेत बदल करणे आवश्यक आहे. या प्रकरणात, कोणत्या विशिष्ट पदावर जबाबदारी सोपवली आहे हे सूचित करणे उचित आहे (उदाहरणार्थ, एचआर विभागातील वरिष्ठ तज्ञ).

प्रश्न क्रमांक 3.स्वाक्षरीच्या कालक्रमानुसार नव्हे तर अंमलात येण्याच्या तारखेपर्यंत ऑर्डरची नोंदणी करणे शक्य आहे का?

या पद्धतीचा वापर करण्यास मनाई नाही. या प्रकरणात, जर्नलमध्ये "दस्तऐवज लागू झाल्याची तारीख" हा स्तंभ जोडला जावा आणि या तारखेनुसार लागू केला जावा. कालक्रमानुसार. तथापि, सराव दर्शवितो की अशी नोंदणी यंत्रणा सर्वात सोयीस्कर नाही आणि कागदपत्रांसह शोध आणि त्यानंतरच्या कामात मोठ्या प्रमाणात गुंतागुंत निर्माण करते.

एक-क्लिक कॉल