Kokoukset ja kokoukset, yleiset ja erikoiskyltit. Käsitteet "kokous" ja "istunto"
Käytännössä kokoukset on jaettu niiden tehtävien ja tavoitteiden mukaan. Tästä erotetaan ongelmalliset, opettavaiset ja operatiiviset kokoukset Henkilökohtainen johtaminen: Oppikirja / S.D. Reznik ja muut - 2. painos, tarkistettu. ja ylimääräistä - M.: INFRA-M, 2004. - 622 s.
Ongelmatapaamisen tarkoituksena on löytää paras johtamisratkaisu käsiteltävään ongelmaan. Päätökset tällaisessa kokouksessa muotoillaan yleensä keskustelun tuloksena ja tehdään äänestyksen jälkeen. Tällainen kokous pidetään järjestelmän mukaisesti: raportit; kysymykset puhujille; keskustelu; päätöksenteko.
Tiedotustilaisuuden tehtävänä on siirtää tilaukset ja tarvittavat tiedot johtamissuunnitelmassa ylhäältä alas niiden nopeampaa ja tehokkaampaa toteuttamista varten. Tällaisessa kokouksessa johtaja tuo kokouksen tietoon tehdyt hallinnolliset päätökset.
Operatiiviset kokoukset ovat ns. suunnittelukokouksia, kesäkokouksia, viiden minuutin kokouksia. Ne eivät viivyttele. Tällaisten tapaamisten tarkoituksena on saada tietoa aiheesta nykyinen tila työskennellä tuotannossa. Toisin kuin tiedotustilaisuudessa, operatiivisessa kokouksessa varmistetaan tiedon siirtäminen alhaalta ylöspäin valvontajärjestelmää pitkin. Saatuaan ajantasaiset tiedot kokouksen osallistujilta johtaja tunnistaa "pullonkaulojen", ruuhkan ja epäonnistumisten syyt, täällä hän tekee tarvittavat päätökset, antaa ohjeita ja määrittää niiden toteuttamisen määräajat. Päällä operatiivisessa kokouksessaälä tee raportteja. päätavoite- tunnistaa ne tuotannon ongelmat, joiden ratkaisemiseen tulisi suunnata tiimin pääponnistelut.
Kokouksen tai kokouksen pitämisen päätavoite on kuitenkin yhteisen päätöksen tekeminen kollektiivisen tiedonvaihdon jälkeen eli tietyn tuloksen saavuttaminen.
Kokousten ja kokousten luokittelu
Kokoukset ja tapaamiset ovat virallisia ja epävirallisia. Jotta tapahtuma voidaan toteuttaa onnistuneesti, on ensin määritettävä sen luonne.
Kokoustyypit voidaan luokitella esimiestehtävien mukaan:
1. Suunnittelukokoukset, joissa keskustellaan organisaation strategiasta ja taktiikoista, suunnitelmien toteuttamiseen tarvittavista resursseista;
2. Työmotivaatiota käsittelevät kokoukset, joissa keskustellaan tuottavuuden ja laadun ongelmista, henkilöstön tyytyväisyydestä, alhaisen motivaation syistä, mahdollisuudesta muuttaa sitä, moraalisia ja aineellisia kannustimia;
3. Kokoukset päällä sisäinen organisaatio, jossa keskustelunaiheena ovat organisaation jäsentäminen, rakenneyksiköiden toiminnan koordinointi, valtuuksien delegointi jne.;
4. Kokouksissa, joissa seurataan työntekijöiden toimintaa, keskustellaan toiminnan tuloksista, tavoitteiden saavuttamisesta, häiriöongelmista, alhaisesta tuottavuudesta;
5. Organisaatiokohtaiset kokoukset, joissa keskustellaan johtamisen operatiivisista asioista liittyen organisaation tilanteeseen, innovaatioihin ja niiden toteuttamismahdollisuuksiin, selviytymisongelmiin, kilpailukykyyn, imagoon, tyyliin.
Kokoukset luokitellaan myös pitotavan mukaan:
1. Autokraattiset kokoukset, joissa vain johtajalla on oikeus puhua ja tehdä päätöksiä. Näihin kokouksiin osallistuvien tulee kuunnella johtajan esittämiä kysymyksiä ja vastata niihin. Tällaisia kokouksia pidetään, kun johtajan on tiedotettava tai annettava ohjeita alaisilleen.
2. Ilmaisilla kokouksilla ei ole esityslistaa. Ne voidaan pitää ilman puheenjohtajaa. Tällaiset kokoukset rajoittuvat näkemysten vaihtoon, jota koskevia päätöksiä ei ole vahvistettu. Tällainen kokous pidetään keskustelun tai keskustelun muodossa.
3. Keskustelukokoukset - tapa saada päätökset mistä tahansa asiasta luomalla uusia ideoita ja analysoimalla ehdotettuja ratkaisuja tuloksena ryhmätyö ryhmiä tiettyjen sääntöjen mukaisesti pidetyn kokouksen aikana. ominaispiirre tämä menetelmä on kritiikin ja esitettyjen ajatusten arvioinnin puute.
Virallisella tapahtumalla on selkeästi määritelty asema ja se järjestetään vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Erityiskutsut ovat aina läsnä tällaisessa kokouksessa. Tapahtuman pääkomponentit:
1. Esityslista (keskusteltavien asioiden luettelo);
2. Raportit (joissa kerrotaan asioiden ydin);
3. Puheenvuorot (esityslistan kohdista keskustelu);
4. Muutokset (keskustelu keskusteluun ehdotetuista muutoksista);
5. Keskustelu (keskustelun pitäminen);
7. Pöytäkirjan laatiminen (kirjallinen selvitys tapahtumista);
8. Muut asiat (keskustelu asioista, jotka eivät olleet esityslistalla).
Epävirallisissa tapaamisissa ihmiset tuntevat olonsa helpommaksi, mutta myös tällaisiin tapahtumiin kannattaa valmistautua. Epävirallisiin tapaamisiin tarvitset:
1. Luettelo keskustelunaiheista;
2. Tapahtuman isäntä;
3. Pöytäkirja saavutetuista sopimuksista.
Epäviralliset tapahtumat tapahtuvat rennommassa ilmapiirissä, mutta silti on muistettava, että vain hyvin järjestetty kokous tai tapaaminen antaa positiivisen tuloksen.
Jokaisella kokouksella tulee olla esityslista, joka on suunniteltava etukäteen. Agenda auttaa säästämään aikaa ja olemaan pohtimatta toissijaisia asioita pitkään.
Hyvin valmisteltu esityslista koostuu:
* kokouksen tarkoitus, päivämäärä, aika ja paikka;
* luettelo kutsutuista henkilöistä;
* luettelo käsitellyistä ongelmista;
* pääaihe;
* sekalaiset;
* seuraavan kokouksen päivämäärät.
Tapaaminen on tapa vaihtaa ryhmää yritystiedot hyväksymällä (tuomalla) erityisiä ratkaisuja. Kokouksen järjestää yleensä johto tiedottaakseen työntekijöille.
Kokousten, konferenssien järjestäminen. Tapaaminen konflikteja
Yleisesti hyväksyttyjä tapoja kommunikoida alaisten kanssa ja samalla esimiehen työn organisointimuotoja ovat tuotantokokoukset ja tapaamiset.
Kokoukset ja konferenssit ovat tapa vaihtaa yhteistä liiketoimintaa koskevia tietoja pomon johdolla konkreettisten päätösten tekemiseen.
Tavoitteiden mukaan erotetaan seuraavat tapaamiset ja tapaamiset:
Johdanto (uusien projektien esittely, jatkokoulutus);
Informaatio (tiedon yleistäminen, näkökulmien tutkiminen);
selittävä (työntekijöiden vakuuttaminen jostakin);
Ongelmallinen (yhteinen ratkaisun etsiminen ongelmaan);
opettavainen (tarvittavan tiedon tuominen ja toiminnan selittäminen);
Operatiivinen ("RAM") (ajankohtaisen tiedon hankkiminen asioiden tilasta ja "pullonkaulojen" tunnistaminen);
Suunnittelukokous (tehtävien ja suunnitelmien asettaminen seuraavalle lyhyelle ajanjaksolle)
Koordinointi (vuorovaikutuksen varmistaminen
divisioonat);
Lopullinen (yhteenveto tietyn ajanjakson tai tuotantosyklin tuloksista);
Juhlallisuus (juhlallinen yhteenveto,
yritykselle tärkeät päivämäärät tai tapahtumat, palkitseminen parhaat työntekijät);
"Työkollektiivin kokous" (kaikki muut
kokouksiin kokoontuu myös työryhmä, mutta tämä nimi korostaa, että kokouksessa keskustellaan joistakin tärkeistä asioista, enemmän työryhmälle kuin johdolle, asioita - työolot, valmistelut
lomat, jotkut muut epäviralliset aiheet, jotka eivät liity suoraan tuotantoon; samasta sarjasta - ammattiliiton kokous).
Termejä "kokous" ja "kokous" pidetään usein synonyymeinä. Tarkkaan ottaen konventti ja kokous eroavat kuitenkin toisistaan sekä tarkoitukseltaan että tapaltaan.
tarvittavat asiantuntijat ja kuuntelee heidän mielipiteitään (järjestää keskustelun) päätöksentekoa varten. Yleensä kokouksiin osallistuvat johtaja, osastojen päälliköt, johtavat asiantuntijat - eli ne, joiden mielipide on merkittävä ja voi vaikuttaa adoptioon.
Kokouksen tehtävänä on siis tiedottaa työryhmälle, kokouksen tehtävänä on kehittää yhteistä
ratkaisua suppeammassa ongelmaan osallistuneiden piirissä
asiantuntijoita. Näiden yritysviestinnän muotojen välinen ero on helppo ymmärtää etymologiaa analysoimalla
(alkuperä) heidän nimensä: he kokoontuvat kokoukseen
mitä tahansa tarkoitusta varten he kokoontuvat kokoukseen neuvottelemaan. Jokainen kokous on kokous, mutta jokainen kokous ei ole kokous. Kokous on yleensä kapeampi muoto, joten tarkastelemme alla kokouksen järjestämisen ja pitämisen perusperiaatteita, jotta voimme kattaa laajemmat näkökohdat.
Kokouksen valmistelu alkaa tavoitteen asettamisesta, aiheen, agendan ja osallistujien kokoonpanon määrittelemisestä.
Kokouksen tehokkuus määräytyy suurelta osin
pitoaika ja -paikka sekä sen koostumus
osallistujia. Kokoukseen tulee kutsua vähimmäismäärä ihmisiä - vain niitä, joita ilman se ei ole tehokasta. (Joskus on järkevää päästää irti niistä työntekijöistä, joiden läsnäolo ei enää ole tarpeen, ennen kuin kokous on ohi.)
Avain onnistuneeseen tapaamiseen on hyvin järjestetty esityslista. Yleensä se tuodaan kokouksen osallistujille etukäteen, jotta he jo tietävät, mitä asioita kokouksessa käsitellään ja voivat valmistautua. Joka tapauksessa esityslista on julkistettava heti kokouksen alussa.
Esityslista toteutetaan usein erillisenä asiakirjana. Tämä asiakirja on myös
kokouskutsu ja määräys kokouksen järjestämisestä sellaisesta ja sellaisesta aiheesta
sellaisia kysymyksiä ja sellaisia ja sellaisia osallistujia. Siksi on järkevää lähettää se tilaustaululle.
Kokouksen asialistalla tulee olla:
kokouksen nimi (aihe);
tiedot kokouksen paikasta, ajasta ja kestosta; .
tiedot kokouksen osallistujista (keille saapua);
luettelo keskustelunaiheista (tarvittaessa - puhujien nimillä);
Säännöt - ajan jakaminen esityslistan kohtiin. Jos kokouksen tila on merkityksetön, riittää mainita aihe, aika, paikka, asialista ja
Jotkut kokoukset eivät vaadi yksityiskohtaista esityslistaa. Esimerkiksi pitää joskus pienen kokouksen
riittää, kun ilmoitat suullisesti paikka ja aika, osallistujien kokoonpano ja
aihe. Luettelo käsiteltävistä asioista laaditaan itse kokouksessa.
Kokouksen alku. Kokouksen johtaa aina yksi henkilö -
Puheenjohtaja on usein itse johtaja. Kokouksen ensimmäisessä, alkuvaiheessa puheenjohtaja ennen kaikkea kiinnittää pääasiallisen huomion menettelyllisiä kysymyksiä: kokouksen aihe ja tarkoitus, esityslistan sisältö, säännöt.
Kokouksen johtaminen johtajalle se on aina jaettu kahteen rinnakkaiseen linjaan: menettelyn ylläpitoon ja sisällön ylläpitoon.
Kokouksen johtaminen
On olemassa monenlaisia tapahtumia, jotka järjestetään tietylle ihmisryhmälle, tietyssä paikassa, missä eri aiheista tai päätöksiä tehdään erityiskysymyksiä. Esimerkiksi neljännesvuosittainen osakkeenomistajien kokous tai yhtiökokous. Nämä toiminnot on jaettu useisiin tyyppeihin:
ü Tapaaminen
ü tapaaminen
ü Liiketapaaminen:
Ø Liikekeskustelu
Ø Neuvottelut
Tapaaminen suoritetaan tiettyjen sääntöjen mukaisesti kokousmenettely), joka on määritelty organisaation peruskirjassa. Kokouksen pitäminen ja siinä tehtävät päätökset kirjataan erityiseen asiakirjaan ns kokouspöytäkirjat.
tapaaminen eroaa kokouksesta siinä, että kokoukseen kutsutaan yleensä kapea joukko ihmisiä. Esimerkiksi ihmiset, jotka edustavat saman organisaation eri osastoja tai eri yritysten ja yritysten edustajia.
Kokoukset ovat usein säännöllisempiä kuin kokoukset. Ne kutsutaan koolle määrättynä hetkenä, yleensä kerran viikossa. Tapaamisissa pohditaan ajankohtaisia ongelmia ja asioita. Tällaiset kokoukset voivat olla myös luonteeltaan suunnittelemattomia, jos ne ovat perusteltuja kiireellisen tarpeen vuoksi. Kokouksissa ei yleensä pidetä pöytäkirjaa, mutta tulosten perusteella tehdään varmasti päätös.
Liiketapaamiset jaettu edelleen liikekeskusteluja ja neuvottelu.
liikekeskustelutapahtuu vapaan keskustelun muodossa ja keskustellaan erilaisista kiireellisistä hetkellisistä tehtävistä, mutta lopulta annetaan väistämättä tuomio.
Neuvottelutarjoavat ratkaisun perustavanlaatuisempiin kysymyksiin ja tehtäviin yhteistä toimintaa yritykset, organisaatiot tai yritykset, kuten: vuorovaikutuspiirin määritteleminen, vaikutuspiirien rajoittaminen ja niin edelleen. Neuvottelut päättyvät lopullisen sopimuksen tai suullisen lausunnon allekirjoittamiseen.
Jokaisen yrittäjän, liikemiehen, kauppiaan on toimintansa luonteen vuoksi usein toimittava osallistujana tai järjestettävä itse erilaisia kokouksia, konferensseja ja liiketapaamisia. Näiden toimintojen toteuttamiselle on olemassa vakiintunut menettelytapa, jota tulee noudattaa, koska se vaikuttaa suoraan liiketoiminnan menestykseen ja kehitykseen.
Mitä ehtoja tulee täyttää, jotta nämä tapahtumat voidaan valmistaa ja toteuttaa laadukkaasti?
1. On tärkeää määritellä selkeästi aihe ja hahmotella asialista.
Esityslistalla tulisi olla 2-3 tärkeitä asioita ja 3-4 pientä. Miksi tällainen suhde? Jos pääkysymyksiä on vähän, voit varata enemmän aikaa niiden pohtimiseen ja käsitellä niitä perusteellisemmin. Jos niitä on paljon, niin rajallisen ajan vuoksi pääasiat käsitellään pinnallisesti ja monet vivahteet jäävät huomaamatta.
2. Tee luettelo henkilöistä, jotka on kutsuttu kokoukseen, kokoukseen, neuvotteluihin.
Poikkeus on tuotantokokous. Se järjestetään säännöllisesti ja ennallaan läsnäolijoista.
3. Aseta tapahtumalle päivämäärä ja tarkka aika.
Neuvottelujen päivämäärä ja kellonaika on sovittava kaikkien osapuolten kanssa.
4. Pakollinen ilmoitus kaikille mahdollisille henkilöille tapahtuman päivämäärästä ja kellonajasta.
Kokouksen toteuttamiseksi se on tehtävä vähintään viikkoa ennen kokousta. Vain niitä ihmisiä, jotka eivät ole pysyviä osallistujia, varoitetaan tulevasta tuotantokokouksesta.
5. Määritä aika, jonka aikana tämä tapahtuma järjestetään, ja ilmoita siitä kaikille osallistujille.
Kokemus osoittaa, että varoitus tapahtuman päättymisajasta kurittaa kaikkia läsnä olevia ja lyhentää tapahtuman aikaa 10-15 %.
6. On tarpeen valmistella pääpuhe. Se voi olla raportti tai pieni viesti. Nimeä keskusteluun tarvittavat osallistujat.
Puhe tulee pitää tiukasti aiheesta ja paljastaa pohdittava ongelma. Argumentit ja johtopäätökset on perusteltava ja tuettava tosiasioilla. Tyhjä puhe ja epämääräisyys aiheuttavat kuulijoissa vain välinpitämättömyyttä ja välinpitämättömyyttä.
7. Päätä tilat ja valmistele se tapahtumaa varten.
Huoneen tai aulan tulee olla mukava ja sen kokoinen, että siihen mahtuu kaikki aiotut osallistujat. Harkitse etukäteen istumapaikkojen määrää - tuoleja pitäisi olla tarpeeksi kaikille. Varmista, että sinulla on varaosa hätätilanteita varten. Neuvotteluja varten on hyödyllistä asettaa jokaisen osallistujan eteen kortti täydellä nimikirjaimella. Merkitse siihen sen organisaation tai yrityksen nimi, jonka puolesta tämä henkilö on läsnä. Aseta paperi/muistivihko ja muutama kynä pöydille jokaiselle osallistujalle. Juomien (kivennäisvesi soodalla ja ilman) ja lasien läsnäolo on tervetullutta. Kohteliaisuussäännöissä määrätään teen ja kahvin tarjoilusta neuvottelujen aikana.
Työ on aloitettava tiukasti sovittuna ajankohtana. Viivästykset aiheuttavat vain lisäviivästyksiä seuraavissa tapahtumissa. Neuvotteluja järjestäessään kaikki osapuolet - osallistujat päättivät noudattaa ehdoitta työn alkamisajankohtaa. Kumppanien kohtuuton viivästyminen neuvotteluissa katsotaan äärimmäisenä laiminlyönnin astetta, ja tulevia tuloksia on vaikea ennustaa.
Varmista, että yleinen ilmapiiri tapahtuman aikana on ystävällinen. Siirtymiä persoonallisuuksiin, välienselvittelyjä, loukkauksia ja provokaatioita ei voida hyväksyä.
Kokouksen pitämiseksi pitää valita puheenjohtaja. Tämä tehdään yleisellä avoimella tai suljetulla äänestyksellä. Tämä vaihe on kirjattava pöytäkirjaan.
Puheenjohtaja on velvollinen valvomaan sääntöjä ja ilmoittamaan jokaisen puhujan etu- ja sukunimen, asemansa sekä sen yrityksen nimen, jonka puolesta osallistuja puhuu.
Valitun puhujan on oltava henkilö, jolla on tiettyjä ominaisuuksia. Ensinnäkin puheenjohtajan on oltava pätevä ja puolueeton henkilö. On kyettävä ilmaisemaan itseään selkeästi ja selkeästi, suvaitsevaisia vastakkaisia mielipiteitä kohtaan. Hänellä ei ole oikeutta antaa ketään etusijalle ja määrätä mielipidettään. Jos hänellä on kokouksen aikana omia ehdotuksia, puheenjohtajalla on oikeus ilmaista vasta kaikkien puheenvuoron käyttäneiden jälkeen.
Minkä tahansa tapahtuman tärkein hetki on yhteenveto ja päätöksenteko. Useimmiten tällä hetkellä on jonkinlainen energian menetys ja avuttomuus. Syy tähän on psykologinen puoli: osallistujat eivät ymmärrä, että aika on loppumassa ja jokin päätös on tehtävä. He alkavat epäillä, epäröidä, epäröidä valintaa. Jos tällainen tilanne syntyy, paras tapa selvitä siitä on ottaa yksi ehdotus ja harkita sitä. On erittäin tärkeää, että et missaa hetkeä, jolloin sinun pitäisi lopettaa keskustelu. Riippuu täysin puheenjohtajan kokemuksesta. Käytännössä on myös väliäänestys, jossa kunkin keskustelun vaiheen tulokset lasketaan yhteen. Mutta ei myöskään kannata kiirehtiä lopullisen päätöksen kanssa, jos vähemmistö hylkää tämän päätöksen. Tässä tapauksessa keskustelua on jatkettava, jotta saadaan aikaan keskustelun kaikkia osapuolia tyydyttävä päätös.
Yksi sihteerin pyhistä tehtävistä on valmistella johtajien käynnistämiä kokouksia, kokouksia ja kokouksia. eri tasoilla. Useimmissa tapauksissa sihteeri myös pitää pöytäkirjaa tällaisista tapahtumista. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka voit tehdä näistä prosesseista tehokkaampia.
Aloittaaksemme puhua pöytäkirjasta, meidän on ensinnäkin keskityttävä kokousten valmisteluun. Ennen vastaava tapahtuma on tärkeää miettiä esityslistaa, määrittää osallistujien kokoonpano, lukea kaikkien puhujien raportit ja muu materiaali. Kaikki tämä vaatii lisäponnisteluja, mutta seurauksena protokollan pitäminen on paljon helpompaa.
MITEN SÄÄSTÄT AIKAA?
Erilaisten tutkimusten mukaan 10-50 % organisaation johtajan ja muiden työntekijöiden työajasta voidaan käyttää kokouksiin. Ajan säästämiseksi kokouksen alullepanijoiden, isäntien ja osallistujien tulee pitää mielessä seuraavat säännöt:
Keskustele kokouksessa vain asioista, joita ei voida ratkaista työjärjestyksessä.
Rajoita kokouksen osallistujien määrää. Se on suoraan verrannollinen tapahtuman kestoon. Jos 5 hengen tapaaminen kestää 1 tunnin, niin vähintään 10 osallistujan tapaaminen kestää todennäköisesti 2 tuntia tai enemmän.
Valmistele kokouksen tiedotusmateriaali etukäteen. Laskelmat, analyyttiset raportit, taulukot, kaaviot, yhteenvedot, valokuva- ja videomateriaalit, esitykset, tuotenäytteet, asiantuntijalausunnot tulee toimittaa alan ammattilaisten toimesta. Mutta kokouksen sihteeri on velvollinen tarkistamaan materiaalien valmiuden. Siksi päivää tai kaksi ennen tapahtumaa tulisi:
a) laatia esityksiä pitävien vastuuhenkilöiden avulla luettelo kaikista tiedotusmateriaaleista;
b) vastaanottaa vastuuhenkilöiltä sähköisessä muodossa tehtyjä materiaaleja (esim. esityksiä, selittäviä huomautuksia jne.);
c) vastaanottaa painettuja tiivistelmiä ja raporttitekstejä vastuuhenkilöiltä.
Nimeä jokaiselle asialle yksi vastuullinen työntekijä, vaikka toimeksianto joutuisi toteuttamaan ryhmän ihmisiä.
Älä tuhlaa aikaa syyllisten paljastamiseen. Muista, että jokaisen kokouksen päätehtävänä on keskustella asialistasta ja tehdä sitä koskevia päätöksiä.
AGENDA
Tämä on luettelo asioista, joista on tarkoitus keskustella kokouksessa. Niistä päättää kokouksen puheenjohtaja. Sihteeri voi kuitenkin myös olla mukana tässä prosessissa.
Noudata seuraavia ohjeita, kun asetat esityslistaa:
- Jaa liian laajat kokousaiheet useisiin ala-aiheisiin. Vastuuhenkilöt voivat tarvittaessa pitää kutakin alateemaa varten valmistelevia kokouksia.
Esimerkiksi kuun lopulle suunniteltua kokousta aiheesta "Suunniteltujen indikaattoreiden toteuttamisesta päätuotantolaitoksissa" tulisi edeltää sarja pieniä kokouksia myymälöissä: "Suunnitelman toimeenpanosta valimo", "Suunnitelman toteuttamisesta aihiossa", "Suunnitelman toteuttamisesta konepajassa", "Suunnitelman toteuttamisesta kokoonpanopajassa". Tai tapaamista aiheesta "ERP-järjestelmän käyttöönotosta yrityksessä" tulisi edeltää useita kokouksia: "ERP-järjestelmän käyttöönoton ongelmista tuotannossa", "Kommunikoinnin tarjoamisesta ERP-järjestelmän ja 1C:n välillä kirjanpidossa" ”, “ERP-järjestelmän teknisestä tuesta ja tiedonsiirrosta” jne.
- Ota asialistalle yhtä tärkeitä asioita, joita yhdistää yhteinen teema. Esimerkiksi kuljetuksen järjestäminen, toimitusjärjestys varastoon, valmiiden tuotteiden lähetys ja vienti yrityksen alueelta.
Lisää voidaan ottaa asialistalle leveä ympyrä toisiinsa liittyviä ongelmia. Ne voivat sisältää esimerkiksi:
Uuden tuotantolinjan hankinta;
Tuotannon tekninen valmistelu;
Muutosten tekeminen suunnitteluun ja teknologiseen dokumentaatioon uusien laitteiden hankinnan yhteydessä;
Tuotantorakennusten modernisointi ja konesidosten kehittäminen;
Tuotannon logistiikkatuki.
Samalla tehtaan sisäänkäynnin saneeraus tai tehdasruokalan passien sähköisen maksamisen järjestäminen ei selvästikään ole keskustelun arvoinen tässä kokouksessa.
On selvää, että sihteeri ei voi aina vaikuttaa esityslistan sisältöön. Kokouksen kokoaa johtaja, joka myös hahmottelee aihepiirin. Ja jos johtaja ottaa yhden kokouksen esityslistalle uuden tuotantolinjan oston valukappaleiden tuotantoa varten ja kevätsubbotnikin järjestämisen alueen puhdistamiseksi, häntä ei ehkä ole mahdollista vakuuttaa. Mutta omalta osaltamme voimme tarjota keskustelun subbotnikin järjestämisestä toiseen kokoukseen yhdistämällä sen esimerkiksi rakennuksen julkisivun maalaamiseen tai juhlien järjestämiseen järjestön syntymäpäivän kunniaksi.
- Ota asialistalle vain ne asiat, jotka kuuluvat kokouksen osallistujien toimivaltaan ja vastuualueeseen. Olisi esimerkiksi hyödytöntä keskustella toimituskysymyksistä ilman toimituspäällikköä.
- Rajoita aiheiden ja esityslistan kohtien määrää. Niitä tulee olla niin monta kuin voidaan tehokkaasti keskustella ja ratkaista varatun ajan kuluessa. Esimerkiksi 1 tunnin kokouksen aikana voit keskustella 1-5 asiasta riippuen keskusteltujen aiheiden laajuudesta ja kokouksen valmistelun laadusta.
- Sisällytä esityslistalle selvitys edellisessä kokouksessa annetuista tehtävistä ja tehtävistä jos kokoukset yhdistetään yhteinen teema ja osallistujien kokoonpano. Varaudu siihen, että vaikka tällaista kohtaa ei olisikaan esityslistalla, puheenjohtaja voi valtuudellaan ottaa sen esille. Siksi on parempi tulostaa ohjeluettelo etukäteen - puheenjohtajalla, vastuuhenkilöllä ja sihteerillä tulee olla se.
KOKOUKSEN OSALLISTUJAT
Yleiset vaatimukset tapahtuman osallistujille:
Pätevyys ja kiinnostus esityslistalla oleviin kysymyksiin;
Riittävän korkea asema tehdä päätöksiä ja antaa ohjeita alaisille kokouksen tulosten perusteella.
Osallistujalista voi muuttua tapahtuman aikana. Jos esityslistalla on aiheita, jotka koskevat kaikkia kokouksen osallistujia, ja asioita, jotka koskevat vain osaa heistä, tulee ensin keskustella yleisistä asioista. Tämän kokouksen osan lopussa voidaan vapauttaa työntekijät, jotka eivät ole mukana jatkokeskustelussa.
Kuinka ilmoittaa kaikille
Ilmoita kaikille kokouksen osallistujille sen päivämäärästä, kellonajasta, pitopaikasta, tapahtuman aiheesta.
Voit ilmoittaa kokouksesta käyttämällä puhelu, tekstiviestit, sähköposti(toimitus- ja lukuilmoituksella), henkilökohtainen ohitus.
Jos yksi osallistujista ei ole työpaikalla eri syistä (vuosiloma, tilapäinen työkyvyttömyys, työmatka jne.), on selvitettävä poissaolon syy ja muistutettava korvausjärjestelmän mukaisesti poissa olevaa henkilöä, että hänen on oltava läsnä kokouksessa.
On myös hyödyllistä lisätä työkaluvihje tietokoneesi kalenteriin, kuten "muistuta varajäsentä, että hänen on oltava läsnä suunnittelukokouksessa".
Tiedot siitä, ketä ja milloin on varoitettu kokouksesta, voidaan syöttää taulukkoon (esimerkki 1).
ESIMERKKI 1
Ilmoita kokouksen osallistujille
Kokous pidetään 24.6.2017 klo 11.00 hankintajohtajan kansliassa.
Aihe: Sopimusten solmiminen tavarantoimittajien kanssa vuoden 2017 toiselle puoliskolle.
Istumajärjestelyt kokouksen osallistujille
Muista valmistella istumataulukko kokoukseen, jos siellä on:
Korkeat virkamiehet (kaupungit, alueet, alueet, tasavallat, liitot);
Ylikansallisten yritysten ja osakkeiden omistajat jne.;
Kumppaniorganisaatioiden edustajat.
Sihteeri saa mahdollisuuksien mukaan istua erillisessä pöydässä puheenjohtajan pöydän viereen (esimerkki 2).
Esimerkki 2
Istumajärjestys
Nimikortit
Vastaavia paikkoja vastapäätä oleviin pöytiin on tarpeen sijoittaa nimikortit, joissa on asema ja (tai) koko nimi. jokainen osallistuja. Yksinkertaisin vaihtoehto on "taloksi" taitettu paperiarkki (kuva 1)
Riisi. yksi. Kokouksen osallistujan nimikortti
Tunnusmerkit
Erityisen kriittisissä tapauksissa on tarpeen valmistaa rintamerkit (rintakilvet), joissa on ilmoitettava:
KOKO NIMI. osallistujat;
heidän asemansa;
Sen organisaation nimi, jota kukin osallistuja edustaa;
Paikkakunta, jossa määritetty organisaatio sijaitsee.
Tunnus voi sisältää myös:
sen organisaation logo, jota osallistuja edustaa;
Tapahtuman logo (tunnus) (kokoukset, konferenssit jne.).
Voit käyttää merkkejä narulla tai pyykkipuikolla. Niitä myydään paperi- ja toimistotarvikeliikkeissä.
Voit kehittää tekstiä sisältäviä liitteitä itse, tulostaa ne tulostimella, leikata saksilla ja laittaa ne merkkeihin (kuva 2).
Riisi. 2. Itse suunnittelema merkkisisäke
Jos valmisteluun on varattu riittävästi varoja, voit tilata liitekortteja painopalveluita tarjoavalta organisaatiolta. Ja tavallisiin sisäisiin kokouksiin merkkejä ei tarvita ollenkaan.
KOKOUKSEN KESTO
Päällä erilaisia kokoukset ovat eripituisia. Esimerkiksi aamukokous voi kestää noin puoli tuntia, kun taas tiettyä asiaa käsittelevä alueiden välinen kokous voi kestää koko päivän.
Tapaamisen kesto tulee suunnitella etukäteen. Kaikkien osallistujien tulee tietää tapahtuman alkamis- ja päättymisajat. Tämä auttaa sinua työskentelemään nopeasti ja tehokkaasti, jotta et jää myöhään.
taukoja
Jos kokouksen kesto ylittää tähtitieteellinen tunti(60 minuuttia), jokaisen jälkeen on tarpeen pitää taukoja akateeminen tunti(45 minuuttia).
Erityisen pitkissä tapahtumissa voidaan järjestää taukoja, joiden aikana osallistujille tarjotaan välipaloja (voileipiä, hedelmiä, makeisia) ja juomia (tee, kahvi, mehut, kivennäisvesi jne.).
Kun kokouksen taso on matala ja salin vieressä, jossa kokous pidetään, on jäähdytin, kahvinkeitin ja kertakäyttöiset astiat toimistovieraille kokouksen osallistujat voivat kaataa itselleen kahvia, teetä tai vettä.
Vesipullot ja lasit voidaan asettaa etukäteen pöydille, joissa kokouksen osallistujat istuvat - silloin he voivat sammuttaa janonsa ei vain tauon aikana, vaan milloin tahansa. On parempi olla laittamatta ruokaa pöydille. On kiusallista, jos joku osallistujista pudottaa voileivän yrityspapereille tai läikyttää kahvia.
Pöytä välipaloilla ja juomilla on parempi kattaa erilliseen huoneeseen. Tämän tekee yleensä sihteeri, mutta vain jos hän ei pidä pöytäkirjaa. Jos sihteeri ei voi poistua huoneesta kokouksen aikana, tauon pitämiseen määrätyn toisen työntekijän tulee järjestää tauko. Tai vaihtoehtoisesti sihteeri valmistaa kaiken kahvitaukoja varten ennen kokousta. Pidemmissä kokouksissa avustajat ovat yleensä välttämättömiä.
Aikaikkuna
Tapahtuman kesto on säänneltävä. Kokouksen puheenjohtaja valvoo tämän säännön noudattamista.
Kun suunnittelet tapaamista, muista ottaa huomioon kunkin puhujan puhe- ja keskusteluaika.
Tarkista puheenjohtajalta kunkin puheen aikataulu.
Varaa taukoja tarvittaessa.
Laske kaikki aikajaksot yhteen ja lisää saatuun summaan
Kuinka kauan kokous voi kestää, on ilmoitettava puheenjohtajalle. Jos hän hyväksyy tämän luvun, säännöt tulee saattaa kaikkien osallistujien tietoon, jos ei, heidän on tehtävä muutoksia ja raportoitava puheenjohtajalle.
Sovimisen jälkeen esityslista aikarajoitetuin lähetetään kaikille kokouksen osallistujille (esimerkki 3).
ESIMERKKI 3
Agenda aikarajoittein
KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA: 5 PERUSASKETTA
pöytäkirja dokumentoida sekä pysyvien kollegiaalisten elinten (toimikunnat, komiteat, neuvostot jne.) että tilapäisten kollegiaalisten toimielinten - erilaisia kokouksia, kokouksia, seminaareja ja konferensseja - toimintaa.
jakaa seuraavat tyypit protokollat:
. Lyhyt pöytäkirja- asiakirja, johon koko nimi on kiinnitetty. ja kokouksen osallistujien kannat, sen aihe, pääasiat, yhteenveto raportit, tehtyjä päätöksiä, luettelo kunkin vastuuhenkilön tehtävistä. Tällaista pöytäkirjaa pidetään pääsääntöisesti operatiivisissa kokouksissa.
. Täydellinen pöytäkirja, sisältää kaiken edellä mainitun lisäksi yksityiskohtaiset tallenteet kaikista puheenvuoroista, mielipiteistä, tarkistuksista ja muista keskustelun vivahteista. Tämän asiakirjan avulla voit palauttaa yksityiskohtainen kuva kokouksia.
Pöytäkirjan pitämismuodon valitsee kokouksen puheenjohtaja tai yrityksen johtaja.
Kokousta varten laaditut puheentekstit ja muu materiaali laaditaan hakemusten muodossa. Niihin on viitattava pöytäkirjan tekstissä.
Sihteeri vastaa siitä, kuinka oikein ja täydellisesti kokouksen kulku on kirjattu. Tätä vastuuta ei voi aliarvioida, sillä pöytäkirja on ainoa asiakirja, joka heijastelee kaikkia puheita, keskusteluja, kommentteja ja päätöksiä, jotka on pantava täytäntöön. Kokouksen aikana sen osallistujat eivät ehkä kuule jotain, heillä ei ehkä ole aikaa kirjoittaa sitä muistiin. Tämä on helppo palauttaa protokollaan viittaamalla.
Vaihe 1: Valmistele työpaikka
Pöytäkirjan pitämisen helpottamiseksi ennen kokouksen alkua:
. Valitse paikkasi salissa missä tapahtuma järjestetään. Sen tulee olla kaikkien osallistujien nähtävissä kasvoista, puheenjohtajan, puhujien puheet ja "huomautukset yleisöltä" ovat selvästi kuultavissa (katso istumataulukko esimerkissä 2).
. Laita pöydällesi luettelo kokouksen osallistujista täydellisine nimineen. ja paikat sekä istuinkartta. Ennen kokouksen alkua olisi hyvä tutkia tarkkaan, kuka istuu missä, ja katsoa sitten kaaviota tarvittaessa.
. Varaa paperitavarat. Ota mukaan 2-3 kynää, 2 kynää ja 2 pyyhekumia.
. Tarkista, toimivatko toimistolaitteet ja muut laitteet: kello, ääninauhuri, videokamera (jos saatavilla). Älä unohda virtajohtoa ja varaparistoja tai akkuja.
Ennen kokousta selvitä kaikkien raporttien pääkohdat.
Vaihe 2: korjaa kokouksen edistyminen
Kokousta varten laaditun materiaalin (selvitystekstit, puheet, referenssit, päätösluonnokset, esityslista, osallistujaluettelot jne.) lisäksi pöytäkirja laaditaan äänitallenteen, videotallenteen, pöytäkirjan tai käsinkirjoitettujen muistiinpanojen perusteella. joita säilytetään kokouksen aikana.
Kuinka säilyttää muistiinpanoja?
1. Valmistele arkit pöytäkirjaluonnosta varten- niiden lukumäärä riippuu esityslistan laajuudesta. Kirjoita ensimmäiselle arkille kokouksen päivämäärä, aihe, pöytäkirjan numero, osallistujaluettelo, esityslista (esimerkki 4).
ESIMERKKI 4
Kokouksen pöytäkirjaluonnos. Arkki numero 1
Kysymykset lähetetty keskusteluun, kirjoita erikseen puhtaat lakanat, jättäen riittävästi tilaa kirjoituksille:
Arkki numero 2: "Ei-rautametallien ja rautametallien toimitussopimusten tekemiseen liittyvien töiden tilasta." Prokhorovin raportti P.D.;
Arkki numero 3
Arkki numero 4: "Kuljetustarvikkeiden tarjonnasta." Medvedev V. Yu:n raportti;
Arkki numero 5: ... (täydennetään kokouksen aikana);
Arkki numero 6: "Raaka-aineiden ja materiaalien ostoa koskevien tehtyjen ja toteutettujen sopimusten mukaisten selvitysten tilasta." Raportti Fomina K.D.;
Arkki numero 7: ... (täydennetään kokouksen aikana);
Arkki numero 8: "Sopimusten tekemisestä Amethyst LLC:n kanssa teräksen ja seosten toimittamisesta OAO ESPZ:lle". Teleginin ehdotukset I.I.;
Arkki numero 9: … (täydennetään kokouksen aikana).
2. Tarkista, ovatko kaikki kokouksen osallistujat paikalla. Yliviivaa lyijykynällä ne, jotka ovat poissa pöytäkirjaluonnoksesta - he voivat myöhästyä. Selvitä poissaolon ja myöhästymisen syyt kokouksen jälkeen.
Myöhästyneiden saapumisaika, kiinnitä suoraan pöytäkirjan tekstiin suluissa:
Tässä tapauksessa tiedetään tarkalleen, ketkä läsnä olevista ja mitä tarkalleen jäivät väliin kokouksen aikana.
3. Täytä kohta "KUULUNI". Merkitse koko nimi johdonmukaisesti luonnoksen ensimmäiselle sivulle ja raporttien vastaavilla otsikoilla varustettuihin arkkeihin. ja puhujien paikat, puheenaiheet ja niiden yhteenveto. Sinun on korjattava vain perustiedot: päivämääriä, lukuja, faktoja. Tarkista sen jälkeen muistiinpanot toimitetuilla puheteksteillä (tiivistelmät). Jos havaitset ristiriitoja, ilmoita niistä kokouksen puheenjohtajalle.
4. Syötä kohta "PUHETTU"(jos välttämätöntä). Tämä kohta täytetään, kun puhujien puheen kulku keskeytyy muiden osallistujien kommenteista, kysymyksistä ja vastalauseista. täydessä protokollassa Jokainen tällainen huomautus tulee kirjata välittömästi, varsinkin jos siihen liittyy lause: "merkitkää se pöytäkirjaan." Esimerkiksi:
Tosiasia on, että mikä tahansa lausunto voi muuttaa kokouksen kulkua, ja myöhemmin voi olla tarpeen korostaa hetkeä, jolloin ja sen yhteydessä, mitä tämä tapahtui.
Lyhyessä protokollassa
Kokous on pakollinen tilaisuus, johon kaikki organisaation jäsenet osallistuvat, kuten varsinainen yhtiökokous tai yhtiökokous osuuskunnan jäseniä. Kokouksen pitämismenettelystä määrätään asianomaisen organisaation työjärjestyksessä, kokouksen kulku ja tehdyt päätökset kirjataan erityiseen asiakirjaan - kokouksen pöytäkirjaan.
Toisin kuin kokouksessa, kokoukseen osallistuu pääsääntöisesti tietty kiinteä henkilöpiiri, jotka ovat yrityksen eri yritysten tai osastojen edustajia. Kokoukset ovat yleensä säännöllisiä, tiukasti kokoontuvia
jaettu aika, useimmiten kerran viikossa, ja niillä on tarkoitus keskustella ajankohtaisista asioista, vaikka tuotantotarpeista johtuvia tapaamisia saattaa olla odottamattomiakin. Kokouspöytäkirjaa ei vaadita, mutta päätös tehdään yleensä kokouksen lopussa.
Liiketapaamiset jakautuvat liikekeskusteluihin ja neuvotteluihin. Liikekeskustelut käydään vapaassa muodossa, ja niissä keskustellaan esiin tulleista asioista, jotka eivät välttämättä pääty päätökseen. Neuvotteluilla on tarkoitus ratkaista vakavia kysymyksiä yritysten yhteistoiminnasta, toiminta-alueiden rajaamisesta, hintapolitiikan kehittämisestä jne. Ne päättyvät lopullisten asiakirjojen tai suullisten julistusten hyväksymiseen.
Työnsä erityispiirteistä johtuen jokainen kauppias joutuu melko usein osallistumaan erilaisiin kokouksiin, konferensseihin ja liiketapaamisiin sekä järjestämään nämä tapahtumat itse. Niiden järjestämisessä ja käytöksessä on noudatettava vahvistettua menettelyä, koska usein kaiken kaupallisen työn menestys riippuu siitä.
Kun valmistelet kokousta, kokousta tai neuvotteluja, sinun tulee:
1. Valitse ja muotoile selkeästi agenda. Esityslistalla voi olla kaksi tai kolme pääasiaa ja kolme tai neljä sivuasiaa. Jos pääkysymyksiä on vähän, niin kokous etenee hitaasti ja vie yhtä paljon aikaa kuin jos niitä olisi tarpeeksi, ja jos suurissa määrissä keskustelusta tulee pinnallista.
2. Selvitä osallistujien kokoonpano (kokoukseen, neuvotteluihin). Poikkeuksen muodostavat tuotantokokoukset, joita pidetään säännöllisesti (yleensä kerran viikossa) ja osallistujien kokoonpano on vakio.
3. Valitse tapahtuman päivä ja aika. Neuvotteluissa päivästä ja ajasta sovitaan etukäteen kaikkien osallistujien kanssa.
4. Ilmoita osallistujille tapahtuman päivästä ja kellonajasta. Kokousta pidettäessä on toivottavaa tehdä se 5-7 päivää etukäteen. Tuotantokokouksen päivä ja kellonaika ilmoitetaan vain siihen kutsutuille henkilöille, jotka eivät ole kokouksessa pysyviä osallistujia.
5. Aseta tapahtuman odotettu kesto ja varoita osallistujia siitä. Kokemus osoittaa, että kokouksen tai kokouksen päättymisajan ilmoittaminen lyhentää sen kestoa 10-15 %.
6. Valmistele pääraportti tai -viesti ja määritä keskustelun pakolliset osallistujat. Raportin on oltava täsmällinen, heijastettava käsiteltävän asian ydintä, johtopäätökset on perusteltava. Raportin tai viestin monisanaisuus ja epämääräisyys aiheuttaa kuuntelijoissa välinpitämättömyyttä.
7. Valitse ja valmistele huone. On huolehdittava siitä, että huone on riittävän mukava kaikille osallistujille. Tuoleista ei pitäisi olla pulaa. Neuvotteluja järjestettäessä jokaisen osallistujan edessä oleville pöydille on suositeltavaa laittaa kortti, josta käy ilmi hänen edustamansa sukunimi, etunimi, sukunimi ja nimi. Pöydillä tulee olla myös paperia ja kirjoitustarvikkeita, virvoitusjuomia voi laittaa. hyvä sävy sen katsotaan tarjottavan teetä tai kahvia neuvottelujen aikana pieni määrä paistaminen.
Työt on aloitettava oikeaan aikaan. Kokouksen tai kokouksen alkamisen viivästyminen johtaa yleensä siihen, että osallistujat kokoontuvat hyvin myöhään seuraavan kerran, kun kokous pidetään. Neuvottelujen alkamisaikaa on tapana noudattaa tiukasti kaikkien osapuolten toimesta, neuvotteluista myöhästyminen on äärimmäistä epäkunnioitusta kumppaneita kohtaan ja voi johtaa ei-toivottuihin seurauksiin.
Tilanne kokouksen (konferenssin) aikana tai liiketapaaminen pitäisi olla kiltti. Henkilökohtaiset hyökkäykset osallistujia kohtaan, välienselvittely eivät ole hyväksyttäviä.
Valitaan kokouksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan päätehtävät ovat:
noudata sääntöjä;
ilmoittaa puhujan nimi ja asema, sen organisaation nimi, jota hän edustaa.
Kokouksen puheenjohtajan tulee täyttää tietyt vaatimukset, joista tärkeimmät ovat: pätevyys, puolueettomuus, kyky ilmaista selkeästi ja selkeästi sekä suvaitsevaisuus toisten mielipiteitä kohtaan. Puheenjohtajalla ei ole oikeutta ilmaista mielipidettä tai kokouksen osanottajaa, eikä myöskään määrätä mielipidettään. Hänen pitäisi loppujen lopuksi esittää ehdotuksensa.
Tärkeä askel missä tahansa kokouksessa tai kokouksessa on päätöksen hyväksyminen. Tällaisina hetkinä tapaamisesta tulee usein avuton, ikään kuin menettäisi energiaa. Tämä johtuu siitä, että osallistujat eivät pysty ymmärtämään, että on aika tehdä päätös, tai epäröivät, etteivät uskalla tehdä valintaa. Tällaisissa tapauksissa on parasta valita yksi ehdotus ja jatkaa sen tarkastelua. On tärkeää olla hukkaamatta sitä hetkeä, jolloin keskustelu pitäisi sulkea - tässä tarvitaan puheenjohtajan kokemusta ja taitoa. Hyvä tapa- väliäänestys. Se tiivistää keskustelun seuraavan vaiheen. Lopullisen äänestyksen kanssa ei kuitenkaan pidä olla liian hätäinen on mahdollista tehdä päätös, jonka vähemmistö hylkää. Tässä tapauksessa vähemmistön jäsenet voivat ryhtyä toimiin osoittaakseen enemmistön olevan väärässä, mikä voi johtaa keskustelun jatkamiseen ja jo saavutettujen tulosten menettämiseen.
erikoislaatuinen kokous on ns aivoriihi". Tällainen kokous pidetään, kun on tarpeen ratkaista monimutkainen ongelma, löytää tie ulos hämmentävästä tilanteesta ja tehdä vastuullinen päätös.
Tällaisen kokouksen pitämiseksi on ensinnäkin välttämätöntä muotoilla tehtävä selkeästi - vain yksi, vaikein tai tärkein. On toivottavaa, että keskusteluun osallistuu enintään 7-12 henkilöä. On suositeltavaa järjestää tuolit ympyrään siten, että siellä ei ole "galleriaa" ja "puheenjohtajistoa". On välttämätöntä määrittää tarkasti keskustelun aika. Ajanpuute aiheuttaa stressiä, joka stimuloi aivojen toimintaa. Optimaalinen aika tällaiselle kokoukselle on noin 30 minuuttia. Kenenkään ei pidä arvostella ehdotettuja ehdotuksia. Suurin osa ihmisistä ei voi työskennellä luovasti moraalisen riskin olosuhteissa, jos joku joutuu alas, muut ajattelevat vain, kuinka olla näyttämättä typerimmältä kuin kaikki muut. Keskustelun alussa esitetään yleensä banaaleja, tyhjiä ideoita. Kritiikin kielto helpottaa ideoiden esittämistä, joiden joukossa voi olla erittäin arvokkaita. On suositeltavaa valita parhaita ideoita pahimman hylkäämisen sijaan nyt käyttökelvottomalta näyttänyt voi olla hyödyllistä myöhemmin. Ei tarvitse vahvistaa ideoiden tekijää - parhaat ideat ovat aina kollektiivisen luovuuden tulosta.
Kun ulospääsy näyttää löytyvän vaikea tilanne, on suositeltavaa jakaa kahteen ryhmään - "kannattajat" ja "vastustajat" ja yrittää löytää heikkoja kohtia kehitetyssä ratkaisussa. Lopullinen päätös on muotoiltava selkeästi ja kirjattava ylös.
