Sådan nummereres ordrer i personaleregistre. Eksempel på ordrebog

Alle ordrer til hovedaktiviteter skal registreres i den relevante rækkefølge. Posten afspejler titlen, datoen for dokumentet og andet vigtig information. En prøvepost, eksempler på udfyldning af et tidsskrift - alt dette kan findes i artiklen.

Enhver ordre er en juridisk handling af intern handling, som normalt udstedes af lederen af ​​virksomheden, dens separat opdeling, afdeling. Ordrer er klassificeret efter forskellige kriterier, herunder det område, de regulerer. De kan for eksempel vedrøre personale materielle ressourcer virksomheder. Samtidig er der en stor gruppe af ordrer, der regulerer komplekse, komplekse problemstillinger, der berører hele virksomheden som helhed. De kaldes ordrer for hovedaktiviteter. Der er flere typer af sådanne dokumenter:

1. Om ansættelse af en direktør.
2. Om dannelsen af ​​en selskabsdeling.
3. Om implementeringen af ​​den udviklede bemandingstabel.
4. Om indførelsen af ​​overførselssystemet løn gennem ikke-kontante betalinger.
5. Om vejledning til udfyldelse af lønseddel.
6. Om fastsættelse af arbejdsbestemmelser.
7. Om afskedigelse af 1 eller flere medarbejdere.
8. Om foranstaltninger til beskyttelse af oplysninger, der udgør en forretningshemmelighed.
9. Om etablering af kollektivt økonomisk ansvar for arbejdere.

Der er andre typer, der også relaterer sig til hovedaktiviteten - de er underlagt registrering i registreringsloggen. Desuden skal man ikke forvirre forskellige typer Dokumenter. For eksempel, hvis en handling, der godkender en nøglemedarbejder, hvis stilling er specificeret i charteret, træder i kraft (dette kan ikke kun være en direktør, men også Regnskabschef, leder af sikkerhedstjenesten), bør en sådan ordre registreres specifikt i journalen for hovedaktiviteten og ikke for personalet.

En anden vigtigt punkt– dokumenter relateret til hovedaktiviteten og administrative og økonomiske spørgsmål registreres særskilt, fordi sidstnævnte opbevares i 5 år. Hvad angår den første gruppe af retsakter, bør de bevares permanent ( mindst 75 år gammel). Loggen gemmes også i samme tidsrum.

Eksempel på journalindførsel: instruktioner til udfyldning

Fastsættelse af en registrering af oprettelsen af ​​en ordre er obligatorisk, fordi i dette tilfælde træder dokumentet endelig i kraft. Posten giver den således retskraft som en intern reguleringsakt, obligatorisk for implementering inden for hele virksomheden eller dens specifikke separate afdeling. Derudover, takket være det bestilte fikseringssystem, er søgningen meget forenklet det påkrævede dokument blandt tusindvis af aviser kan lide det.

Titel side

På titel side den ansvarlige person foreskriver:

1. Firmanavn, dets organisationsform. Almindelige forkortelser er tilladt - LLC, PJSC og andre, for eksempel: Dolce Vita LLC.
2. Datoen, hvor dokumentet blev oprettet. Det falder muligvis ikke sammen med begyndelsen af ​​kalenderåret, hvilket er normalt.
3. Datoen, hvor dokumentet blev udfyldt (udfyldt sidste side). Herefter overføres journalen til arkivet til langtidsopbevaring (mindst 75 år).
4. Ansvarlig for vedligeholdelse – stilling, efternavn, initialer.
5. I kolonnen "opbevaringsperiode" angives "permanent".

Ordreposter

Proceduren for oprettelse af en post kan etableres uafhængigt, da der ikke er strenge lovkrav til formularen. Normalt er alle optegnelser registreret i tabelform; angiv følgende oplysninger:

1. Bilagsnummer – nummerering sker i løbende rækkefølge, fra begyndelsen til slutningen af ​​året. Dokumenter, hvorom oplysninger er registreret i forskellige journaler, har forskellig nummerering - dokumenter om hovedaktiviteter, personale osv. har deres egen rækkefølge.
2. Dernæst kommer datoen for offentliggørelsen af ​​dokumentet - fra denne dag træder det normalt i kraft.
3. Derefter gives titlen (præcis som i rækkefølgen). Her kan du også skrive Resumé.
4. Antallet af ark og bilag er markeret med en skråstreg "/".
5. I kolonnen "ansvarlig" skal du skrive efternavne og initialer på de medarbejdere, der er ansvarlige for gennemførelsen af ​​den udstedte ordre.
6. I kolonnen "kendskab" - efternavne og initialer på medarbejdere, der skal gøre sig bekendt med teksten i dokumentet skriftligt (under underskrift).

Hvis det ønskes, kan du også indsætte en "Noter" kolonne, hvor der om nødvendigt skrives korte kommentarer til afgivne ordrer.

Når journalen er afsluttet, er det nødvendigt at formalisere afslutningen af ​​dens vedligeholdelse. For at gøre dette skal du først snøre alle siderne og fastgøre dem med en ledning. Derefter skriver de antallet af ark ned (ikke sider), sætter en dato og en underskrift med en udskrift (efternavn, initialer). Disse indtastninger foretages af den ansvarlige person, der førte journalen i hele dens periode (eller den person, der afløser denne medarbejder).

Måder at opføre og ansvarlig

Logbogen kan vedligeholdes på to måder:

1. Traditionelt - håndskrevet version. Der bruges blå eller sorte kuglepenne, der ikke efterlader mærker eller striber. Alle indtastninger foretages omhyggeligt, rettelser er kun mulige i undtagelsestilfælde. Det er også nødvendigt at sikre, at dokumentet ikke indeholder iturevne sider, yderligere indstik (i stedet for tidligere) osv.
2. I elektronisk form: i dette tilfælde er det kun den medarbejder, der har ret til elektronisk underskrift, der kan foretage indtastninger i journalen og rette dem.

Følgende medarbejdere kan være ansvarlige for at udfylde dokumentet:

• sekretær;
• assisterende sekretær;
• øvrige medarbejdere udpeget efter direktørens anvisning.

Som regel, bestemt måde ledelsen samt den ansvarlige person godkendes af en særskilt lokal retsakt, som vedtages på virksomheden.

Hvordan ser logbogen ud?

Formen af ​​dette dokument er en lille bog på 64 sider med et omslag af gyldent karton (format 210*288 mm). Der er huller til at snøre siderne og derefter arkivere dokumentet.

Hvis magasinet ikke oprindeligt blev syet, skal du gøre det selv.

Derudover fører HR-afdelingen logs: Der er ingen standardformularer til disse logs, så HR-afdelingen i en organisation har ret til selvstændigt at udvikle dem. En komplet liste over bøger og magasiner, der vedligeholdes af personaletjenesten, samt deres opbevaringsperioder, er angivet på listen godkendt ved ordre fra det russiske kulturministerium af 25. august 2010 nr. 558. Er det muligt at beholde en log over alle ordrer eller er det nødvendigt at føre logfiler for hver type ordrer. Arbejdslovgivningen indeholder ikke en arbejdsgivers forpligtelse til at føre ordrejournaler. Arbejdsgiveren har ret til selvstændigt at bestemme, om der skal føres én logbog for alle ordrer, flere logbøger for hver ordretype, eller slet ikke at føre logbog. Det virker logisk og mere bekvemt ud fra et synspunkt om at organisere personaletjenestens arbejde at føre separate journaler for hver type ordre.

Er det muligt at føre en ordrebog i elektronisk form?

Vedligeholdelse af personaledokumentation indebærer først og fremmest et stort ansvar. Sideløbende hermed kræver indsamling, analyse og registrering af dokumentation af ordenskarakter øget koncentration og streng overholdelse af loven.

Er det muligt at føre journaler elektronisk?

Derfor, hvis det er nødvendigt at afgive en ordre i den "sidste periode", bruger de i praksis udstedelse af en ordre under en brøkdel (11/1-P) eller et hvilket som helst andet indeks Bogstavet i ordreindeksalfabetet har nr juridisk betydning. Men brugen af ​​den forenkler personaleofficerens arbejde. Hertil kommer, at i tilfælde af mulig efterspørgsel fra tilsynsmyndigheder for ordrer udstedt af virksomheden, er det ønskeligt, at datoerne for udstedelse af ordrer falder sammen med virkelige begivenheder.
Denne tilgang vil undgå øget interesse fra inspektionspersonalets side. Med hensyn til kunstig korrektion af fejl, er det eneste, der kan anbefales her, kun at erstatte de dokumenter, der ikke overlapper med andre ordrer, især dem, der ikke kan erstattes.
Kronologien af ​​begivenheder er først og fremmest nødvendig for arbejdsgiveren selv.

Ordrelog

Men i dette tilfælde skal dets nummer indtastes i journalen, ellers uden dette er det umuligt at betragte journalen som forseglet. Ansvarlige personer I relation til virksomhedens hovedaktiviteter udarbejdes ordrer på vegne af direktøren af ​​afdelingslederne for afdelingerne.
Hvis der er et spørgsmål om at løse et komplekst problem, kan lederen oprette en særlig kommission, som vil bestå af tværfaglige specialister. Men da opgaver ikke kun er grundlæggende, men også operationelle, skal ordrer klassificeres. Du kan tilbyde denne mulighed:

1. Ordrer til kerneaktiviteter. Sådanne påbud udstedes som led i gennemførelsen af ​​organisatoriske opgaver.
2. Bekendtgørelser om administrative aktiviteter.

Bestillinger inden for ovenstående områder skal tilmeldes særskilt.

Er det nødvendigt at føre papirlogfiler?

Organisationen har ret til selvstændigt at vælge, om der skal føres en separat logbog for hver type ordre eller at registrere alle ordrer for personale i 1 dokument. VIGTIG! Bekendtgørelser om ansættelse af leder, regnskabschef og andre personer, der er angivet i lovpligtige dokumenter virksomheder, tilhører kategorien af ​​ordrer om en juridisk enheds hovedaktiviteter og ikke til ordrer om personale (f.eks. stk.

Opmærksomhed

Føderal lov "om virksomheder med begrænset ansvar" dateret 02/08/1998 nr. 14-FZ). Regler for vedligeholdelse af en journal til registrering af ordrer til personale En udtømmende liste over bøger og regnskabsjournaler, der skal vedligeholdes af personaletjenesten, er angivet i Listen over standardadministrative arkivdokumenter..., godkendt efter ordre fra det russiske kulturministerium dateret 25. august 2010 nr. 558 (herefter benævnt liste nr. 558) .

Hvordan fører man korrekt en log over ordrer til personale (prøve)?

For et svar på et brev er indeksoplysningerne placeret i omvendt rækkefølge: for eksempel i nummer 08-11/144 går først det digitale indeks for den strukturelle enhed er 08, derefter, gennem en bindestreg, er sagsnummeret i henhold til nomenklaturen 11, hvorfra dokumentets serienummer er adskilt af en skrå linje - 144. Sådanne regler er fastsat i afsnit 3.2. .1.1 af statens budgetmæssige uddannelsesinstitution, godkendt efter ordre fra USSR's hovedarkiv af 25. maj 1988.

nr. 33. Registreringsblanket Du kan registrere dokumenter:

• i særlige registreringsjournaler;
• på kort (data om dokumentet registreres på et særligt kort, som derefter placeres i et arkivskab).

Hver af disse registreringsmetoder har sine egne fordele. I journalen er alle oplysninger om dokumenter kompakt grupperet, og selve journalen er bekvemt gemt i begrænset adgang.

Ordreregister: formular, vedligeholdelse og opbevaring i 2018

For at opnå informationskompatibilitet af registreringsdata og skabe betingelser for overgangen til automatiseret registrering etableres følgende obligatoriske sammensætning af registreringsoplysninger: forfatter (korrespondent); navnet på dokumenttypen; dokument dato; dokumentindeks (dato og indeks for modtagelse af dokumentet) (*); titel på dokumentet eller dets resumé; resolution (eksekutor, indholdet af ordren, forfatter, dato); udførelsesperiode; en note om udførelse (en kort oversigt over løsningen af ​​spørgsmålet om realiteterne, datoen for den faktiske udførelse og indekset for svardokumentet); sag N. Listen over obligatoriske detaljer kan suppleres, hvis det er nødvendigt: kunstnere, kunstnerens kvittering for modtagelse af dokumentet, udførelsesforløb, bilag mv.

6 regler for at føre log over ordrer for kerneaktiviteter

Der er dog ingen krav til deres registrering godkendt på lovniveau. Ved almindelig regel sådan dokumentation skal opbevares i 75 år.

Info

For nogle kategorier af oplysninger er der angivet en opbevaringsperiode på 5 år. Disse omfatter ordrelogfiler:

• om disciplinære sanktioner;
• årlige betalte feriedage;
• studieblade;
• på vagt;
• kortvarige forretningsrejser i Rusland og i udlandet.

Reglerne for udfyldning af registreringsloggen og formen for dens vedligeholdelse skal godkendes i organisationens lokale lovbestemmelser (instruktioner eller regler om kontorarbejde osv.). I dette tilfælde kan vi for eksempel tage udgangspunkt i reglerne for registrering og indeksering af dokumenter, der er fastsat i paragraf 3.2.1 i State System of Documentation Support for Management, godkendt efter ordre fra USSR's Hovedarkiv dateret. 25. maj 1988 nr. 33.

For at løse dette problem ville en glimrende løsning være at inkludere dem i instruktionerne. Det skal ikke glemmes, at moderne præstearbejde i i højere grad bestemmes af virksomheden selv, mens regler mere er af anbefalingskarakter.

Derfor, for at etablere kontorarbejde, er det nødvendigt at udvikle to grundlæggende dokumenter:

1. Instruktioner til kontorarbejde. Den angivne lokale lov bør afspejle alle interne organisatoriske regler for arbejde og håndtering af dokumentation. Hvis virksomheden endnu ikke har dannet sine egne regler for udførelse af kontorarbejde, eller udviklingen af ​​instruktioner på dette stadium virker uhensigtsmæssig, kan du midlertidigt bruge de relevante bestemmelser.
2. Nomenklatur af sager.

Er det muligt at føre en ordrebog i elektronisk form?

Men som praksis viser, er der forskellige situationer, hvor begge parter ofte er interesserede, dvs. arbejdsgiveren og virksomhedens ansatte. På dette grundlag er der nogle gange en tvungen overtrædelse af registreringsproceduren.

Lad os overveje flere mulige muligheder.

1. Hvis der ikke er yderligere registrering af ordrer hos virksomheden, kan ordren ske med tilbagevirkende kraft.
2. Hvis virksomheden har yderligere registrering, kan du lave et notat adresseret til lederen, der forklarer årsagerne og registrere ordren med den aktuelle dato. Den anden mulighed er god, fordi den forklarende bemærkning i tilfælde af en inspektion vil begrunde den aktuelle situation over for de regulerende myndigheder.

Eksempelvis planlægningsdokumentation - i planlægningsafdelingen, indkøb - i forsyningsafdelingen, protokoller og bestyrelsens beslutninger - i sekretariatet, administrative dokumenter om hovedaktiviteterne underskrevet af organisationens leder, dokumenter, der kommer fra højere organisationer eller sendes af dem - i dokumentationsstøttetjenesten osv. e. Registreringsstedet for dokumentet er fastsat i ledelsens instruktioner for dokumentationsstøtte eller i organisationens dokumenttabel. 3.2.1.4. Dokumenter registreres på registreringskontrolkort (RCC) eller andre registreringsdatablanketter.

Mange virksomhedsledere spekulerer på, om det er nødvendigt at føre en log over ordrer til personale.

Kære læsere! Artiklen taler om typiske måder at løse juridiske problemer på, men hver sag er individuel. Hvis du vil vide hvordan løse præcis dit problem- kontakt en konsulent:

ANSØGNINGER OG OPKALD ACCEPTERES 24/7 og 7 dage om ugen.

Det er hurtigt og GRATIS!

Lad os se på, hvad russisk lovgivning, der er relevant i 2019, siger om dette. Vedligeholdelse personaledokumenter- en vigtig komponent i enhver virksomheds aktiviteter.

På denne måde kan du trods alt optage enhver begivenhed i medarbejdernes arbejdsliv. Virksomheder akkumulerer en masse dokumenter, der kompileres hver dag.

Du skal kontakte dem, når der foretages kontrol, eller du skal udlevere visse certifikater til en medarbejder.

For at systematisere og optimere dokumenter skal du bruge specielle journaler.

Hvad du behøver at vide

Alle ordrer og andre dokumenter skal registreres i den relevante journal og bog.

Et af disse dokumenter er en log over personaleordrer. Hvad er dette koncept, hvad er indholdet af magasinet og designreglerne?

Lad os sige med det samme, at der ikke er nogen klare regler, som skal følges, hvis du beslutter dig for at føre en logbog.

Grundlæggende vilkår

Journalen registrerer alle ordrer, der er afgivet i virksomheden og vedrører forskellige handlinger i forhold til personale.

Medarbejdernes arbejdsvej registreres. Og hvis behovet opstår, kan du hurtigt finde en bestemt ordre.

En sådan journal bruges i sager for en retslig myndighed. Dette er et støttedokument, bevis.

Registrering er registrering af regnskabsoplysninger om dokumentation i henhold til regulerede prøver.

Registrering kan give dokumenter retskraft. Indtil dokumentet er registreret og tildelt et nummer, betragtes det ikke som udført, hvilket betyder, at det faktisk ikke eksisterer.

Formålet med dokumentet

Denne form for register bruges af personaletjenester til at holde styr på dokumentation (personaleordrer), som bestemmer en række officielle, officielle og arbejdsmæssige funktioner for underordnede.

Det er nødvendigt at føre en sådan log af følgende grunde:

Nogle virksomheder har en regel om at registrere dokumenter, og det er den eneste måde, det vil være gyldigt. Registrering i ordrejournalen er nødvendig for at legalisere det relevante dokument.

Den lovgivningsmæssige ramme

Lovdokumenterne siger ikke noget om rækkefølgen af ​​nummerering af ordrer. Det betyder, at du kan følge den vejledning, der er godkendt.

Journalføring udføres i overensstemmelse med følgende dokumenter:

Hvordan man korrekt fører en log over ordrer til personale

Næsten alle ordrer til personale er personlige. Typer af ordrer til personale:

1. Ved ansættelse af en medarbejder til virksomheden.
2. Ved opsigelse af en overenskomst med en medarbejder.
3. O for et andet job.
4. Om at kombinere stillinger.
5. Om at sende en medarbejder til.
6. Åh osv.

De ordrer, hvorefter den første person i virksomheden udnævnes til en stilling, er ordrer for hovedaktiviteten og ikke for personale.

Der udarbejdes særskilte bestillinger iht samlet form primære regnskabsbilag til personaleregistre.

Hvis brugt bogstavsbetegnelse"a" betyder, at påbuddet udstedes i forhold til flere personer.

Hvem udfylder formularen

Journalen udfyldes fra det øjeblik virksomheden påbegynder sine aktiviteter, til den dag arkene løber tør. Derfor er det tilrådeligt at bruge en tyk notesbog, så du ikke skal skifte den ofte.

Da registreringsloggen er et af hoveddokumenterne, der overføres til arkivet, skal virksomheden have en medarbejder, som skal stå for vedligeholdelsen af ​​den.

En sådan person udpeges ved udstedelse af en ordre. Men det sker, at den tilsvarende forpligtelse er ordineret til HR-specialister.

Dokumentet vedligeholdes af følgende personer:

• HR afdelingens medarbejder;
• HR-chef;
• sekretær
• ekspedienter;
• leder.

Hvem der præcist skal beholde bladet, afhænger af virksomhedens størrelse og organisationsstruktur.

Fremgangsmåde for kompilering

Det er nødvendigt at tage hensyn til følgende krav, når du designer et magasin. Brug hårdt omslag, især når du optager langsigtede ordrer.

Når alt kommer til alt, skal man sørge for, at magasinet opbevares i lang tid. Titel og stikordsregister er skrevet på omslagene.

Alle sider er nummererede (en kontinuerlig metode anvendes - løbenumre er angivet). Derefter sys de i overensstemmelse med kravene i regulatoriske dokumenter. De putter et fyld.

Magasinet er syet med tråde, og de bindes til en knude på forsiderne. Et stykke papir med information om slutdatoen for dokumentet og nummeret på ordren for dets færdiggørelse limes til trådene.

Tætningen skal placeres på en sådan måde, at en del af den er på selve magasinet, og en del af den er på gevindknuderne.

Den sidste side skal indeholde følgende oplysninger:

• antal sider;
• underskrift af lederen af ​​virksomheden eller lederen af ​​personaleafdelingen;
• forsegle.

På denne måde kan du sikre dig, at dokumentet er beskyttet mod rettelse. Inden en ordre registreres i journalen, skal personaleafdelingens medarbejder kontrollere, om dokumentet er legitimt.

Tjekket:

• er der et link til det dokument, som ordren blev udstedt på grundlag af ( arbejdsaftaler, retsakter osv.);
• er der en dato, navn, nummer, er det sted, hvor ordren blev udarbejdet, angivet?
• er der en titel og tekst, signatur;
• er der et mærke, der bekræfter godkendelsen af ​​ordren hos en autoriseret specialist fra virksomheden.

Da loven ikke fastslår ensartet form magasin, udvikler hver virksomhed sit eget eksemplar.

Typisk indeholder det:

• titel side;
• et afsnit, der viser de medarbejdere, der er ansvarlige for at vedligeholde dokumentet;
• afsnit, hvor bestillinger på personale registreres.

På titelbladet skriver de:

• Firmanavn;
• titel på dokumenter;
• den dato, hvorfra journalen begyndte;
• datoen, hvor påfyldningen stopper.

Det andet afsnit indeholder:

• Fulde navn, stillinger for medarbejdere, der er ansvarlige for at føre journalen;
• oplysninger om dokumentation, som er grundlaget for udnævnelsen af ​​arbejdstagere;
• underskrifter af hver sådan person;
• oplysninger om den periode, personen fører journaler.

Hovedafsnittet afspejler følgende oplysninger:

• nummeret på ordreregistreringsposten;
• dato, nummer på den ordre, der blev godkendt;
• type ordre;
• Medarbejderens fulde navn, personalenummer;
• dokumenter, der tjente som grundlag for udstedelse af ordren.

Den slags blade er vigtige juridisk dokument. Det betyder, at det er værd at formatere det korrekt. Hver post skal være komplet.

Data bør ikke reduceres, hvis dette fører til problematisk fortolkning. Fejl og rettelser er ikke tilladt, og rettelsesværktøjer kan ikke bruges til at redigere poster.

Hvis der er en fejl, er den overstreget med fuldt optrukne linjer. De korrekte data er skrevet ved siden af.

Reglerne for journalføring er fastsat af ledelsen i særskilte bestemmelser om hovedaktiviteten, som skal udarbejdes i frie former og bestemme:

• hvem vil være den ansvarlige person;
• hvem vil erstatte de ansvarlige personer i tilfælde af deres fravær;
• hvilken vedligeholdelsesperiode og hvor dokumentet vil blive opbevaret.

Det er værd at overveje følgende funktioner ved journalisering:

Det er værd at overveje følgende nuancer:

Prøvefyldning

Hvis vi sammenligner magasiner vedligeholdt af forskellige virksomheder, vil vi se betydelige forskelle. Nogle virksomheder rydder op visse punkter, nogle tilføjer en række yderligere felter.

Video: hvilke logfiler skal være, og hvordan man flasher dem

Ledelsen har mulighed for ikke kun at udvikle et dokument selvstændigt under hensyntagen til deres behov, men også at købe et færdiglavet magasin.

Hvad er holdbarheden

Opbevaringsperioderne for ordrer varierer meget:

En virksomhed kan føre separate kladder for langsigtede ordrer og kortsigtede ordrer. Hvis virksomheden er stor, er det tilrådeligt at opdele den i flere grupper (et separat magasin for hver gruppe).

Opbevaringsperioden for registreringsloggen er fastsat i henhold til Grundreglerne for arbejde med dokumentarkivering.

Ordrer er grupperet og dannet i separate sager. Når de er færdige med at føre journalen, bliver den overført til arkiverne. Der skal den opbevares i 5 eller 75 år.

Enhver virksomhedsleder tænker før eller siden over spørgsmålet om korrekt, bekvem systematisering og opbevaring af eksisterende dokumentation. Ifølge lov om arkivforhold Den Russiske Føderation, er forskellige opbevaringsperioder for dokumenter defineret.

For eksempel er nogle ordrer for administrative og økonomiske aktiviteter gyldige i 5 år, ordrer til personale er designet til at blive opbevaret i 75 år. Dette er hovedårsagen, hvorfor er det så vigtigt at adskille al dokumentation i forskellige registreringsudgaver.

Hvad er det

Navngivet udgave beregnet til at registrere oplysninger om alle ordrer i organisationen. Med andre ord registrerer journalen ordrer, der fastlægger arbejdsfunktionsstandarder for både ordinære medarbejdere i virksomheden og dens ledelse.

På dette øjeblik der findes ikke en enkelt almindeligt accepteret dokumentformular, har hver organisation ret til at strukturere den efter eget skøn. Som regel er hovedkomponenterne i en sådan publikation er:

Titel side. Det indeholder:

• navn på virksomheden;
• dokumentets navn;
• startdato for vedligeholdelse;
• færdiggørelsesdato.

Afsnit med angivelse af listen over medarbejdere, der er ansvarlige for arbejdet med bladet. Her er optaget:

• Fulde navn, ansvarlige personers stillinger;
• links til dokumenter, der specificerer ansvarsområder for medarbejdere, der er tildelt publikationen;
• deres underskrifter, der bekræfter føringen af ​​journalen i en vis periode.

Hovedafsnit. Den er beregnet til registrering af ordrer og inkluderer:

• ordrens serienummer;
• nummer, navn og dato for det registrerede dokument;
• antal ark i dokumentet;
• FULDE NAVN. og stillinger for personer, hvis aktiviteter er omfattet af ordren.

Hvad skal det til

Vedligeholdelse af denne journal for hver organisation er obligatorisk og har en række positive faktorer ved tilrettelæggelse og opbevaring af dokumentation:

• maksimal optimering af arbejdet med administrative dokumenter;
• mulighed for evaluering samlet antal udstedte ordrer;
• udføre en hurtig søgning efter den nødvendige ordre;
• registrering af det faktum, at en ordre er afgivet, og den yderligere mulighed for at bekræfte dens retskraft.

Hvilke lokale handlinger er registreret

Som tidligere nævnt indeholder journalen oplysninger om ordrer vedrørende arbejdsfunktionerne for alle medarbejdere i organisationen eller ledelsen (for eksempel generaldirektør, vicedirektør, regnskabschef). Sådan adskiller de sig fra mere personlige bestillinger til personale.

Register over registrerede ordrer

De vigtigste lokale akter, oplysninger om hvilke er indført i journalen, er følgende ordrer om (ca.):

• udnævnelse af en generaldirektør;
• udnævnelse af en regnskabschef;
• logo godkendelse;
• godkendelse eller ændring af organisationens struktur;
• sikring af forretningshemmeligheders sikkerhed;
• godkendelse af personaletabellen;
• fastlæggelse af arbejdstider og interne arbejdsbestemmelser;
• godkendelse af regler, regler, instruktioner og andre regulatoriske dokumenter;
• planlægning af virksomhedens hovedaktiviteter og behørig kontrol hermed mv.

Det er værd at fremhæve en gruppe af ordrer med en lagertid på mindre end 5 år:

• disciplinære sanktioner;
• helligdage;
• årlige betalte feriedage;
• kortvarige forretningsrejser mv.

Standard formular

Registreringsdokument kan udstedes ikke kun som papir. Det er også tilladt at bruge en elektronisk formular.

Når du udfylder en papirversion Det er værd at huske nogle regler:

• alle ark skal nummereres, dokumentet skal være fuldstændigt syet og forseglet med virksomhedens segl;
• et klistermærke skal sættes på firmwaren, der angiver: antallet af tilgængelige ark, fulde navn. og vidnets stilling (lederen af ​​virksomheden eller en ansvarlig medarbejder udpeget ved særskilt kendelse), vidnets underskrift.

Udover, Virksomhedsseglet påføres klistermærket og forsegler inskriptionen.

Også magasin kan også vedligeholdes elektronisk ved hjælp af specielle programmer. I dette tilfælde skal udpegede medarbejdere huske at overholde dokumentopbevaringsperioderne, fastsat ved lov(punkt 2.30 i reglerne for organisation, opbevaring, erhvervelse<…>, godkendt efter ordre fra det russiske kulturministerium af 31. marts 2015 nr. 526). Den elektroniske form for dokumentet kan fremskynde processen med at finde den nødvendige ordre. Denne mulighed er effektiv i tilfælde af personaleomsætning og betydelig dokumentflow.

Magasin skabelon

Standardformen for publikationen er ikke reguleret ved lov, og krav til de nødvendige oplysninger i den registrerede ordre er acceptable. Groft plan den kompilerede log ser således ud:

Du kan også købe en lignende udgivelse i en boghandel. Den færdige kopi indeholder allerede et udviklet praktisk format, som vil spare tid på forberedelsen.

Regulativ regulering

De fleste ledere anser opretholdelse af et registreringsdokument for at være valgfrit, hvilket er grundlæggende forkert. Tilstedeværelsen af ​​en organisations journal er reguleret ved lov (Bekendtgørelse fra det russiske kulturministerium af 25. august 2010 nr. 558 "Ved godkendelse af "Liste over standardstyringsarkivdokumenter genereret i løbet af statslige organers aktiviteter, lokale myndigheder og organisationer, med angivelse af opbevaringsperioder").

En video, der fortæller om opbevaringsperioder og registrering af personaleordrer.

Ansvarlig person for vedligeholdelse af dokumentet

Udpegningen af ​​en person, der er ansvarlig for opbevaring og vedligeholdelse af registreringsbogen er vigtig. Som regel, en medarbejder, der er udpeget ved en særskilt bekendtgørelse, bliver ansvarlig. Men ofte falder dette ansvar på en HR-specialists skuldre.

En lignende arbejdsfunktion er foreskrevet i job beskrivelse, som han kan blive bekendt med, når han søger job. I tilfælde af lang orlov af en HR-specialist, anvises en anden medarbejder til at arbejde med bladet, og der udstedes en tilsvarende ordre til ham.

Grundlæggende regler

Det er allerede tidligere nævnt om manglen på en almindeligt accepteret udgivelsesform, dog det er nødvendigt at overholde visse regler, når du udfører:

• titelsiden skal angive virksomhedens detaljer, start- og slutdatoer for udfyldning af dokumentet, det tilsvarende nummer, oplysninger om den medarbejder, der er ansvarlig for journalen, dokumentets opbevaringsperiode (5 eller 75 år).
• Vi må ikke glemme de bogstaver, der er tildelt hver ordre: LS - for dokumenter, der skal opbevares i 75 år, K - for alle andre ordrer, der skal registreres;
• nummereringen af ​​ark skal være i orden; det er forbudt at rive ark ud af magasinet;
• Det anbefales ikke at indtaste oplysninger om ordrer "tilbagevirkende". Dette er kun muligt med en kompileret forklarende note rettet til organisationens leder, som forklarer årsagerne til de aktuelle forhold.
• eventuelle rettelser foretages ved sekventiel nummerering med den obligatoriske angivelse af grundlaget for dets indførelse;
• udfyldning af registreringsbogen skal ske med en pen i samme farve - sort eller blå;
• Enhver overstregning, justeringer eller skygge anbefales ikke;
• Denne registreringspublikation henviser til dokumentation, der udelukkende er beregnet til intern brug i organisationen. Det er kun muligt at gøre dig bekendt med indholdet i nærværelse af den medarbejder, der er tildelt det.

Korrekt vedligeholdelse af registreringsbogen gør det muligt at organisere registret over tilgængelig dokumentation med forskellige opbevaringsperioder samt at holde de kvantitative indikatorer for udstedte ordrer under kontrol.

Et optimeret dokumentflowsystem er en af ​​de vigtigste faktorer, der er nødvendige for at sikre højkvalitets personaleregistreringer for en virksomhed. I denne artikel vil vi fortælle dig om bogføringen af ​​ordrer i en organisation: er det nødvendigt at registrere ordrer, i hvilken form skal logbogen kompileres, og vi vil også analysere de vigtigste fejl og besvare almindelige spørgsmål om emnet.

Hvad er ordreloggen til?

Journalens hovedopgave er at optimere information om ordrer for maksimal bekvemmelighed ved at arbejde med dokumenter. Dette mål er nået på en særlig måde udfylde journalen:

• oplysninger i Journalen er indført i kronologisk rækkefølge;
• Bladet rangerer ordrer efter type (information, administrativ) og områder af virksomhedens aktiviteter (hovedaktiviteter, personale).

Derfor, hvis du har en Journal, vil processen med at søge efter den nødvendige ordre tage meget lidt tid.

Er det nødvendigt at føre dagbog?

Den nuværende lovgivning indeholder ikke direkte regler om den obligatoriske procedure for journalføring. Men med et omfangsrigt dokumentflow er tidsskriftet en "vigtig" nødvendighed. En personalemedarbejder kan jo med sin hjælp optimalt systematisere dokumenter med henblik på brugervenlighed i det fremtidige arbejde.

En anden fordel ved at vedligeholde en journal er yderligere bekræftelse af offentliggørelsen af ​​dokumentet på registreringsdatoen. Hver gang kontroversielle spørgsmål, når datoen for ikrafttrædelsen af ​​ordren ikke svarer til datoen for underskrivelsen af ​​dokumentet, er datoen for registrering af ordren i Journalen en yderligere bekræftelse af lovligheden af ​​de ordrer, der er beskrevet i ordren.

Lovgrundlag for registrering af dokumentation

Som nævnt ovenfor, gældende lov kræver ikke, at virksomheder registrerer ordrer i Journalen. Regnskabsføringen af ​​ordrer forbliver efter selskabets ledelses skøn i denne henseende, proceduren for indtastning af oplysninger i Journalen, dens form og opbevaringsprocedure bestemmes af hver virksomhed individuelt. Samtidig er der en række gældende forskrifter, der giver anbefalinger vedrørende proceduren for ajourføring af Journalen.

Organisering af ordreregnskab

Sådan nummereres ordrer i en journal

Inden oplysninger om en ordre indtastes i Journalen, skal dokumentet tildeles et individuelt nummer. For at gøre det nemmere at arbejde med dokumenter og i overensstemmelse med gældende instruktioner, bruges følgende system til nummerering og indeksering af ordrer:

1. Alle ordrer bør grupperes efter hovedtyper (hovedaktiviteter, personale, administrative og økonomiske aktiviteter).
2. Baseret på ordretypen tildeles et indeks til dokumentnummeret (OS - hovedaktivitet, LS - personale, AHD - administrative og økonomiske aktiviteter).
3. Dokumenter nummereres digitalt efter reglerne for løbende nummerering.

Virksomheder med et stort personale og en bred vifte af dokumenter udvikler sig som regel yderligere regler kodning og indeksering. Fx opdeles ordrer på personale yderligere i ordrer om ansættelse (Rr), afskedigelse (Uv), overflytning til anden stilling (Per) mv.

For yderligere at optimere dokumentflowet nummererer nogle virksomheder ordrer i overensstemmelse med registreringsdatoen (datoen for ordren for hovedaktiviteten er 07.14.17, ordren er nummereret 140717 - OD).

På trods af det faktum, at princippet om kontinuerlig nummerering i dette tilfælde er overtrådt, er denne mekanisme til tildeling af numre ikke i modstrid med gældende lovgivning og kan bruges, hvis proceduren er fastlagt i virksomhedens interne reguleringsdokumenter.

Eksempel nr. 1. Blank LLC har et lille personale og bruger fælles system nummerering og indeksering af ordrer:

• kontinuerlig nummerering i overensstemmelse med kronologien for udstedelse af ordrer;
• indeksering efter typer af dokumenter (OD, LS, AHD).

I 2. halvår af 2017 udstedte "Blank" følgende ordrer:

1. 07.17 blev der i henhold til bekendtgørelsen ansat en økonom som medarbejder i Blank LLC. Ordren er nummereret 14-LS.
2. 07.17 blev der givet ordre om at åbne en ny salgsstedet(Nr. 15-OD).
3. 07.17 blev der ved bekendtgørelse nr. 16-AHD udpeget medarbejdere med ansvar for tilslutning af detailudsalget til byvarmenettet.

Eksempel nr. 2. JSC GlavStroy har en stor stab og bruger et særligt system til nummerering og indeksering af ordrer:

• ordrenummeret tildeles i overensstemmelse med datoen for underskrivelsen af ​​dokumentet;
• ordrer på personale indekseres på en særlig måde (ansættelse - PR, afskedigelse - Uv, overflytning til anden stilling - Pr.).

I juli 2017 udstedte GlavStroy JSC følgende ordrer:

• 07.17 blev en produktionsbutikteknolog ansat (ordre nr. 130717-PrR);
• 07.17 afskediget forgodtbefindende cheføkonom i planlægningsafdelingen (ordre nr. 140717-Uv);
• 07.17 blev en medarbejder i salgsafdelingen overflyttet til stillingen som afdelingsleder (ordre nr. 150717-Per).

Sådan opretter du en ordrelog

I generel procedure Ordreregistret er udarbejdet for en periode på et år, det vil sige, at oplysninger om ordrer, der er underskrevet og trådt i kraft i løbet af kalenderåret, indføres i det. Hvis vi taler om om en stor virksomhed med et stort dokumentflow, så er det tilrådeligt for sådanne organisationer at begynde at vedligeholde nyt blad hvert halve år eller kvartalsvis.

Det nye tidsskrift skal have en titelside, der angiver:

• navnet på virksomheden;
• titel på dokumentet;
• start- og slutdatoer for journalvedligeholdelse;
• Fulde navn og stilling på den person, der er ansvarlig for at føre Journalen.

Ved slutningen af ​​den periode, der er angivet på titelbladet, skal dokumentet være indbundet i overensstemmelse med de generelle krav, nemlig angive antallet af ark og forsegle det.

Fremgangsmåden for indtastning af data i Ordrejournalen

Hver virksomhed har ret til selvstændigt at udvikle og bruge Journalformularen. Men som regel udfyldes dokumentet i form af en tabel og indeholder følgende data:

1. Serienummer. Da Journalen involverer kronologisk indtastning af oplysninger og løbende nummerering, skal alle ordrer, der afspejles i Journalen, have deres eget løbenummer.
2. Dokumentdato. Datoen for underskrivelsen af ​​lederens ordre og dokumentets ikrafttræden indtastes i kolonnen. Denne dato er kriteriet for at opretholde en kronologisk registrering.
3. Dokument Nummer. Ordrer er nummereret i henhold til den rækkefølge, der er godkendt af organisationen. Journalen indtastes fulde antal rækkefølge (inklusive indeks).
4. Beskrivelse af dokumentet. Kolonnen giver en oversigt over ordren (Om oprettelse af en finansiel overvågningstjeneste, Om afsendelse på forretningsrejse, Om udstedelse af specialtøj).
5. Ansvarlig for udførelse. Ordreteksten indeholder oplysninger om den person, der er ansvarlig for at udføre ordren. Data om den ansvarlige (fulde navn, stilling) skal overføres til Journalen.
6. Kendte personer. Kolonnen skal afspejle oplysninger om de personer, der skal gøres bekendt med ordren (for eksempel alle ansatte, ansatte i en bestemt afdeling, personer, der besætter bestemte stillinger, specifikke medarbejdere - med fulde navn).

Eksempel på ordrelog

I august 2017 udstedte Globus LLC følgende ordrer:

• 08.17 – om oprettelsen af ​​en ny produktlinje;
• 08.17 – om ændringer af personaletabellen;
• 08.17 – om organisationsarbejde i forbindelse med flytning til nyt kontor.

Ordrer nummereres i overensstemmelse med intern ordre. Ordreloggen er formateret som følger:

Ansvarlige personer for udførelse

I tilfælde af brug af ordrebogen udpeger ledelsen af ​​organisationen en person, der er ansvarlig for dens vedligeholdelse, registrering, opbevaring og arkivering. Generelt er denne person ansat i HR-afdelingen. Hvis Journalen føres i en mindre virksomhed, kan den ansvarlige medarbejder være revisor.

Den person, der er ansvarlig for at vedligeholde dokumentet, bør angives i det interne reguleringsdokument (i personalejournalproceduren). Det er tilrådeligt ikke at angive det fulde navn på en bestemt medarbejder, men stillingen, for i dette tilfælde, når medarbejderen afskediges, vil hans pligter overgå til hans efterfølger.

Almindelige fejl ved oprettelse af en ordrekladde

Nedenfor vil vi se på de TOP 3 almindelige fejl, der begås ved vedligeholdelse af ordreloggen.

Fejl #1. Proceduren for vedligeholdelse af ordreloggen er ikke fastsat af interne regler.

Fejl #2. Det er obligatorisk for en individuel iværksætter at føre en Journal.

Der er ingen pligter til at føre en Ordrejournal for alle virksomheder og iværksættere, uanset den organisatoriske og juridiske struktur, aktivitetsområde, antal ansatte mv. Behovet for at vedligeholde en Journal for individuelle iværksættere forbliver således op til iværksætterens skøn.

Fejl #3. Der er ingen ansvarlig for at føre journalen.

Det interne dokument, der regulerer de almindelige regler for udfyldning og udformning af Journalen, skal angive, hvem der er ansvarlig for at vedligeholde dokumentet. Denne person er som udgangspunkt repræsentant for personaletjenesten, men efter ledelsens skøn kan ansvaret tildeles andre medarbejdere. Den ansvarlige medarbejder pålægges forpligtelser for udformning, færdiggørelse, opbevaring og hæftning af Journalen.

Rubrik "Spørgsmål og svar"

Spørgsmål nr. 1. Er det muligt at føre journalen elektronisk?

Formen for at føre Journalen samt proceduren for udfyldning er ikke fastsat ved lov. Derfor kan journalen efter organisationens skøn føres elektronisk. Formen for den elektroniske fil og mekanismen til indtastning af oplysninger i den udvikles og godkendes af virksomheden individuelt. Som regel, elektronisk formular Journalen bruges i store virksomheder og de organisationer, der har implementeret elektronisk dokumenthåndtering. Denne formular reducerer betydeligt tidsforbruget til at udfylde Journalen og efterfølgende arbejde med dokumenter.

Spørgsmål nr. 2. Er det muligt at angive det fulde navn på den medarbejder, der er ansvarlig for at føre journalen, i proceduren for vedligeholdelse af personaleregistre?

At angive det fulde navn på en bestemt medarbejder som den ansvarlige for at vedligeholde Journalen er ikke i modstrid med gældende lovgivning. Denne metode til at udpege en ansvarlig person er dog ikke den mest rationelle. Når en medarbejder bliver fyret eller overført til en anden stilling, skal organisationen trods alt foretage ændringer i proceduren. I dette tilfælde er det tilrådeligt at angive den specifikke stilling, som ansvaret er tildelt (for eksempel seniorspecialist i HR-afdelingen).

Spørgsmål nr. 3. Er det muligt at registrere ordrer ikke i den kronologiske rækkefølge efter underskrivelse, men inden ikrafttrædelsesdatoen?

Brugen af ​​denne metode er ikke forbudt. I dette tilfælde skal kolonnen "Dato for dokumentets ikrafttræden" tilføjes til journalen og anvendes i henhold til denne dato kronologisk rækkefølge. Praksis viser imidlertid, at en sådan registreringsmekanisme ikke er den mest bekvemme og i høj grad komplicerer søgningen og det efterfølgende arbejde med dokumenter.

Et-klik opkald